Handleiding Social Return bij de provincie

Transcriptie

1 Handleiding Social Return bij de provincie Richtlijnen voor toepassing en uitvoering in inkopen en aanbesteden EC, SSC IC Januari 2015

2 Colofon Uitgave provincie Overijssel Datum juni 2014 Auteur H.K. van Dijk-de Leeuw Inlichtingen bij EC SSC IC Adresgegevens Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2 Postbus GB Zwolle Telefoon Fax postbus@overijssel.nl

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding 5 2 Algemeen Algemeen Voorbereiding van een aanbesteding 7 - Hoe weet ik wat ik moet eisen? 7 - Bestekstekst en contracttekst opnemen b. Maatregelen 9 - c. Controle en verantwoording Informatie Bijlagen Wat is SR? Aanbesteding Wat is het beleid van de provincie? De opdracht is gegund, het contract gesloten en nu? Social Return in aanbestedingen Het Plan van aanpak a. (Verwachte) hoogte Handleiding Social Return bij de provincie 3

4 4 Handleiding Social Return bij de provincie

5 1 Inleiding Social Return (SR) is het opnemen van een voorwaarde in aanbestedingen en inkoopprocedures ten behoeve van het creëren van werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. Deze handleiding project beoogt handvatten voor de toepassing van SR aan de organisatie aan te reiken. Deze handleiding geeft aan: Hoe u bepaalt hoe SR ingezet moet worden; Hoe het proces loopt bij een aanbesteding; Wanneer SR wel of niet kan en hoe u maatwerk kunt toepassen; Wat er moet gebeuren als de opdracht gegund is en de overeenkomst gesloten; Hoe controle op de uitvoering plaatsvindt; Hoe rapportages dienen plaats te vinden. tevens aan wat u moet doen als social return onmogelijk is of lijkt te zijn. Handleiding Social Return bij de provincie 5

6 2 Algemeen 2.1 Algemeen Wat is SR? SR Return is gericht op personen met een grote(re) afstand tot de arbeidmarkt. Dit zijn in principe mensen die gedurende langere tijd werkloos zijn (langer dan 12 maanden), 50 jaar of ouder zijn en/of zonder re-integratieondersteuning niet of moeilijk aan het werk komen. Deze doelgroep is breed gedefinieerd en betreft diverse kwalificatieniveaus. Het gaat om personen uit: WWB* WW (langer dan 12 maanden werkloos en/of 50 jaar of ouder, in aansluiting op de premiekorting oudere werknemers) WIA/ WGA/ WAZ WAJONG IAOW/ IOAZ SW-geïndiceerden Niet uitkeringsgerechtigde werkzoekenden* Vroegtijdig schoolverlaters en jongeren met onvoldoende kwalificaties Leerlingen in het kader van BOL/BBL opleidingen, VSO en/of praktijkscholen. * Grotere afstand tot de arbeidsmarkt: mensen die langere tijd werkloos zijn (langer dan 12 maanden, 50 jaar of ouder zijn en/of die zonder re-integratieondersteuning of andere begeleiding niet zelfstandig aan werk kunnen komen Wat is het beleid van de provincie? De provincie wil met haar aanbestedingen zoveel mogelijk maatschappelijke waarde creëren. Zij hanteert daarvoor het uitgangspunt van een zo optimaal mogelijke prijs/kwaliteitverhouding. Daarbij wordt de kwaliteit mede bepaald door de in het inkoopen aanbestedingsbeleid opgenomen doelstellingen met betrekking tot innovatie, duurzaamheid en social return. Duurzaamheid wordtonderscheiden in duurzaamheid in middelen en in mensen. Deze handleiding gaat over duurzaamheid bij de inschakeling van mensen voor provinciale opdrachten. Social return is een middel om duurzaamheid in de inzet van mensen te bereiken. Volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het verplicht om vanaf de drempel voor meervoudig onderhands aanbesteden Social Return mee te nemen in de aanbesteding. Dit gebeurt als een eis bij de uitvoering van de overeenkomst, een zogenaamde bijzondere 6 Handleiding Social Return bij de provincie

7 uitvoeringsvoorwaarde. De ambtelijk opdrachtgever van de aanbesteding kan besluiten om gemotiveerd af te wijken van deze verplichting. 2.2 Social Return in aanbestedingen U moet Social Return opnemen in de aanbesteding als uitvoeringsvoorwaarde. Dit betekent dat u een aantal zaken in de gaten moet worden en acties moet ondernemen. Wat moet u doen? Voorbereiding van een aanbesteding In de voorbereiding van een aanbesteding moet er veel gebeuren. De omvang van de opdracht moet helder zijn, de (potentiële) markt moet verkend worden, zodat wat gevraagd wordt ook geleverd kan worden. Daarbij dienen de beleidsdoelstellingen uit het inkoopbeleid meegenomen worden. Zo ook social return. Bij het verkennen van de markt dient de (eenheids)inkoper te onderzoeken of de markt kan voldoen aan de eisen van de provincie op gebied van social return. Soms zal op voorhand al duidelijk zijn dat de markt dit kan (bijv. door eerdere ervaringen van de markt en de provincie). Als dit niet op voorhand mogelijk is zal en voor de concrete opdracht gericht onderzoek nodig zijn. Dit kan door te onderzoeken welke partijen potentiële aanbieders zijn en informatie te vragen van brancheorganisaties of de markt gericht te bevragen naar de mogelijkheden voor social return bijv. door middel van een marktconsultatie. De verantwoordelijkheid voor deze actie ligt bij de inkopende eenheid. De eenheid kan voor informatie en advies terecht bij SSC Inkoop en contractmanagement en de EC (arbeidsmarktbeleid). De inkopende eenheid neemt in het startformulier voor een aanbesteding op of Social Return wordt opgenomen. Hoe weet ik wat ik moet eisen? Uitgangspunt is dat een contractseis waarbij een opdrachtnemer 5% van de opdrachtwaarde moet inzetten voor social return reëel is. Uit het onderzoek dat uitgevoerd is kan blijken dat van dit percentage afgeweken moet worden. Er kan dan gemotiveerd voor een lager percentage gekozen worden. Voorbeelden Bij een opdracht waarbij veel materiaal en weinig personeelskosten gemaakt worden (bijv. asfalteringswerkzaamheden) zal een percentage van 5% in het algemeen te hoog zijn. Kies in dat geval voor bijv. een percentage van 2,5 %. Indien het gaat om een bedrijfstak waar het economisch slecht gaat zal het stellen van een hoog percentage over het algemeen niet reëel zijn. Denkbaar is dat in dat geval een laag percentage of afwijking van het beleid gevraagd wordt. Indien de potentiële aanbieders al veel doen aan social return kan het opleggen van een percentage van 5% hoog lijken. Het is in dat soort gevallen echter niet meteen nodig om het percentage lager te stellen. De provincie zet in op het duurzaam inzetten van mensen en maakt het ook mogelijk dat continuering van social-return maatregelen meetellen bij het percentage aan Social Return. Ondernemers worden hiermee gestimuleerd om mensen uit de doelgroepen aan het werk te houden. Als uit het onderzoek blijkt dat niet mogelijk is om Social Return toe te passen in de aanbesteding dan dient er gemotiveerd van het inkoopbeleid afgeweken te worden. Handleiding Social Return bij de provincie 7

8 Afwijking van de Social Return bepaling in het inkoopbeleid geschiedt door de (ambtelijk) opdrachtgever van de aanbesteding. Bestekstekst en contracttekst opnemen Als besloten is om Social Return in de aanbesteding toe te passen dan is gebeurt dit door middel van een contractseis. In geval van een Europese of nationale aanbesteding draagt het SSC Inkoop zorgt voor het proces en zal in overleg met de inkopende eenheid de bepalingen rondom Social Return opnemen. Bij het gebruik van Social Return als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde (contractseis) wordt de opdrachtnemer al bij voorbaat verplicht om in de uitvoering een bepaald percentage aan Social Return te besteden. De volgende tekst en bijlage dient in de offertevraag/beschrijvend document te staan: [zie bijlage 1] De bijbehorende teksten voor de opdracht/overeenkomst dient eveneens opgenomen te worden. De inkopende eenheid/het SSC Inkoop en Contractmanagement draagt zorg voor het opnemen van de juiste teksten Social Return Aanbesteding Op het moment dat de aanbesteding gaat lopen, kunnen er vragen gesteld worden over de aanbestedingsdocumenten en natuurlijk ook over de social return-verplichting. Het is belangrijk om deze vragen conform de procedure van de aanbesteding te laten verlopen. Dit wil zeggen dat alle vragen, gebundeld en geanonimiseerd beantwoord worden in een Nota van Inlichtingen en alle inschrijvers te informeren over de antwoorden op de gestelde vragen. Het is niet mogelijk om in deze fase vragen op een andere manier te beantwoorden. Voor de beantwoording van de vragen met betrekking tot Social Return kan kan beroep gedaan wordenop de deskundigheid van het SSC Inkoop en Contractmanagement. De inkopende eenheid (MVO-aanbesteding)/SSC Inkoop en Contractmanagement (nationale en Europese aanbesteding) is verantwoordelijk voor beantwoording van vragen over de aanbesteding. Vragen over Social Return kunnen met behulp van het SSC Inkoop en Contractmanagement beantwoord worden. Bij de beoordeling dient gecontroleerd te worden of de inschrijver akkoord gaat met de verplichting. Dit is gebruikelijk bij alle eisen en betekent dat indien een inschrijver niet akkoord gaat, hij uitgesloten wordt van de aanbesteding. De inkopende eenheid (MVO-aanbesteding)/SSC Inkoop en Contractmanagement (nationale en Europese aanbesteding) is verantwoordelijk voor controle op akkoord gaan met de verplichting. Het niet akkoord gaan leidt in principe tot uitsluiting van de procedure De opdracht is gegund, het contract gesloten en nu? 8 Handleiding Social Return bij de provincie

9 Op het moment dat de gunning definitief is, is er een overeenkomst tussen de provincie en de opdrachtnemer. Het contract dient geregistreerd te worden in het contractenregister en er zal een contractmanager zijn ofwel iemand die de gemaakte afspraken bewaakt. De afspraken met betrekking tot Social Return vragen een nadere uitwerking. Zo moet de opdrachtnemer een plan van aanpak gaan maken hoe hij zijn verplichting gaat invullen. De contractmanager/-eigenaar is verantwoordelijk voor het vastlegende van deze nadere afspraken. Voor advies kan zonodig een beroep gedaan worden op het SSC IC. De inkopende eenheid is verantwoordelijk voor het registreren van het contract in het contractenregister en het benoemen van een contractmanager. De contractmanager draagt zorg voor het bewaken van de verplichtingen. Voor de uitwerking van Social Return dient een opdrachtnemer, in overleg met de contractmanager een plan van aanpak op te stellen. 2.3 Het Plan van aanpak In het Plan van Aanpak wordt het volgende opgenomen: a) De (verwachte) hoogte van de social returnverplichting b) De inzet van maatregelen c) De wijze van controle en verantwoording Het Plan van Aanpak wordt volgens vast model ingevuld, zodat alle opdrachtnemers op dezelfde manier informatie aanleveren. [zie bijlage 2] a. (Verwachte) hoogte I In het contract wordt de hoogte van de verplichting opgenomen. De hoogte van de verplichting is afhankelijk van de gefactureerde opdrachtsom. Over het algemeen zal dit de aanneemsom zijn. Soms is aan het begin van een opdracht echter nog niet helemaal duidelijk wat de uiteindelijke waarde is. Indien meerwerk of minderwerk (schriftelijk) wordt opgedragen dan is dit van invloed op het percentage dat aan social return besteed moet worden. De contractmanager dient de wijzigingen in hetplan van Aanpak vast te leggen. In geval van een raamovereenkomst is het nog helemaal niet duidelijk wat de contractswaarde gaat worden. Van belang is het in dat geval een inschatting te maken van de verwachte opdrachten. Er kan al vast een voorstel gemaakt worden over hoe de opdrachtnemer verwacht social return in te zetten. Op het moment dat de opdracht de waarde van ,= voor leveringen en diensten en ,= voor werken heeft overschreden begint de verplichting te lopen en kunnen de afspraken verder concreet gemaakt worden. Omdat een raamovereenkomst een langere looptijd heeft (maximaal 4 jaar) is het van belang dat de contractmanager de facturenstroom in de gaten houdt voor het verder concretiseren van het plan van aanpak. De contractmanager is verantwoordelijk voor de juiste informatie in het plan van aanpak over opdrachtsom en daarmee samenhangende social returnverplichting. b. Maatregelen De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de invulling van de social return verplichting. waarbij hij uit verschillende maatregelen en doelgroepen kan kiezen en combineren om zijn verplichting in te vullen. Handleiding Social Return bij de provincie 9

10 Om de waarde van de inspanningen met betrekking tot de Social Return-verplichting te kunnen meten, wordt de gerealiseerde waarde van de projecten/opdrachten uitgedrukt in een inspanningswaarde. Deze inspanningswaarde staat niet in relatie tot de werkelijke uitgave aan uitkeringen, maar is gerelateerd aan de afstand van de uitkeringsgroep tot de arbeidsmarkt en de inspanning die geleverd moet worden om persoon uit deze groep naar werk te geleiden. Tabel Inspanningswaarde SR (tabel geldig vanaf 2013) Soort en evt. duur van de uitkering < 2 jaar in WWB ,= > 2 jaar in WWB ,= < 1 jaar in WW ,= > 1 jaar in WW ,= WIA / WAO ,= Wajong ,= Waarde Social Return Inspanning (op basis van 1 fte/jaar ,= extra op bovenstaand bedrag Beroepsbegeleidend (BBL) traject* Beroepsopleidend (BOL) traject* WSW detachering en diensten MVO activiteiten** ,= 5.000,= Betaalde rekeningen aan SW-bedrijf P.M. (bijv. 100,= per besteed uur/% van de opdrachtwaarde) * Deze activiteit kan alleen worden opgenomen indien opdrachtnemer een erkend leerbedrijf is en de duur van de arbeidsovereenkomst overeenkomt met de eisen die de opleiding aan de leerwerkovereenkomst stelt. ** MVO activiteiten kunnen een scala aan activiteiten betekenen. U moet bijv. ook denken aan het begeleiden van stagiaires op het vakgebied van de opdracht, het geven van gastcollege s bij opleidingsinstituten. Ook zou u kunnen denken aan sponsoring van een beroepsgerichte opleiding aan iemand uit de doelgroep, het storten van een bijdrage in een opleidingsfonds dat door het agentschap SZW erkend is of het verkrijgen van een PSO-erkenning. De activiteiten mogen, mits er maar een relatie met de opdracht blijft bestaan, in de opdracht worden uitgevoerd maar ook in de bedrijfsvoering van de opdrachtnemer of bij een onderaannemer of toeleverancier. De opdrachtnemer blijft echter verantwoordelijk voor de uitvoering, ook als deze door een onderaannemer of toeleverancier wordt uitgevoerd. Uitgangspunt is dat het gaat om nieuwe, aanvullende maatregelen die alleen bij de provincie worden opgegeven. Reeds uitgevoerde maatregelen tellen niet mee tenzij tenzij er sprake is van een duurzame continuering van de inzet van iemand uit de doelgroep. Een voorbeeld: De gefactureerde opdrachtsom van een opdracht is bijvoorbeeld ,=. 5% hiervan is ,=. De Opdrachtnemer kan voor dit bedrag een <2 jaar in WWB voor een half jaar aan het werk zetten of een > 1 jaar in WW één jaar aan het werk zetten om te voldoen aan de Social Return-verplichting binnen de overeenkomst. Het uitgangspunt van de provincie is dat de inzet van social returnmaatregelen ten goede komt aan een duurzame arbeidsmarkt. Vandaar dat de insteek gericht is op het aan het werk krijgen en houden van personen uit de doelgroepen en het voorkomen dat deze personen wederom in de doelgroepen terugvallen. Om te voorkomen dat deze personen telkens weer worden ingezet onder de noemer van social return dient de maximale periode 10 Handleiding Social Return bij de provincie

11 van de inzet van een persoon uit de doelgroep gekoppeld te worden aan de termijn die in de arbeidswetgeving aan tijdelijke contracten gesteld wordt (2 jaar). Na die tijd wordt de persoon geacht de achterstand op de arbeidsmarkt te hebben ingelopen en komt hij niet wederom in aanmerking om meegeteld te worden bij het voldoen aan de social returnverplichting. Om starheid en disproportionaliteit te voorkomen is maatwerk in alle gevallen noodzakelijk. Uitgangspunt blijft duurzaamheid bij de inzet van mensen. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de invulling van social return en het voldoen aan zijn verplichting. Zo nodig en waar mogelijk ondersteunt de contracmanager hem bij het opstellen van het plan van aanpak. c. Controle en verantwoording Uiteraard is het van belang om te monitoren of de verplichtingen nagkomen worden en hoe het proces van inzet verloopt. Afhankelijk van de duur van de opdracht en de wijze van invulling dient er bepaald te worden of er tussenevaluatie plaatsvinden. Raadzaam is dit in ieder geval 1x per jaar te doen. Als de opdracht korter duurt dan een jaar volstaat een eindevaluatie. Indien noodzakelijk vindt dan ook bijstelling van het plan van aanpak plaats en worden er nadere afspraken gemaakt. Bij de eindevaluatie dient er verantwoording door de opdrachtnemer afgelegd te worden. Er wordt in ieder geval een Eigen Verklaring overgelegd [zie bijlage 3] voorzien van een ondertekende verklaring van de organisatie(s) die arbeidskrachten hebben aangeleverd [bijlage 4] dat de personen uit de gekozen doelgroep zijn ingezet ten behoeve van de provincie Overijssel voor de aangegeven periode. In de eindevaluatie wordt in ieder geval ook het definitieve percentage Social Return berekend. ` 2.4 Informatie Verdere informatie over het toepassen van social return is verkrijgbaar bij het SSC Inkoop en Contractmanagement (Agnus Overweg en Karin van Dijk) en EC (arbeidsmarktbeleid). Zij kunnen je verder op weg helpen. Ook het overheidsinkopersinformatieplatform Pianoo biedt een schat aan informatie en praktijkvoorbeelden. Handleiding Social Return bij de provincie 11

12 2.5 Bijlagen De bijlagen 1, 2, 3, 4 en 5 zijn als aparte documenten opgenomen 12 Handleiding Social Return bij de provincie