Verslag Algemene Ledenvergadering 17 maart 2011

Transcriptie

1 VERENIGING VAN KPN GEPENSIONEERDEN TELE-PLUS TE GRONINGEN Opgericht in 1981 Ook voor oud-medewerkers Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Groningen onder nr Secr. J. Boeijink, Perzikstraat 80, 9408 BS Assen. Tel Website: Verslag Algemene Ledenvergadering 17 maart 2011 De Algemene Ledenvergadering is op donderdag 17 maart 2010 om uur gehouden in het Multifunctioneel Centrum De Wijert-Helpman te Groningen. Aanwezig: het bestuur: Dik Niewold (voorz.), Theo Verbiest (penningmeester.), Janni Boeijink (secretaris), Nita Westerhof, Jan Verwoerd. Afwezig met kennisgeving: dhr. en Mevr. H.P. Velvis, O. Oeseburg, H. Oostinga, R. Oosting, L. Middel, E. Drost, A.H. Nijboer, G. Vrieling Totaal (incl. bestuur) 42 deelnemers. 1. Opening Voorzitter opent de Algemene Ledenvergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Hij verzoekt de aanwezigen de presentielijst in te vullen en te tekenen. 2.Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Mededelingen Het ledenaantal van de vereniging is op dit moment: 530 leden op 339 adressen. Het ledental van de vereniging loopt terug en de komst van nieuwe leden stagneert. Een van de redenen tot opzegging is dat: nieuwe leden het moeilijk vinden tijdens de ontmoetingsdagen aansluiting bij al gevormde groepen te vinden. Eind 2010 beëindigde Eef Drost om bovenstaande reden zijn lidmaatschap. De voorzitter zag hierin aanleiding een gesprek met Eef Drost te voeren en hem over te halen, in ieder geval nog een jaar, lid van de vereniging te blijven en het bestuur te helpen om meer opzeggingen om die reden te voorkomen. Het resultaat van dit gesprek is dat het bestuur in 2011 een kennismakingsbijeenkomst voor nieuwe en aspirant leden zal organiseren. Jan Verwoerd zal hierin actie nemen. 4. Ingekomen stukken De secretaris deelt mee dat 8 leden zich hebben afgemeld voor de vergadering. Bij de voorzitter is een mail van Dik Hundt (gedateerd ) binnengekomen, waarin deze vraagt of er op de website ook een afgesloten deel kan worden gecreëerd waarin stukken ten behoeve van de algemene ledenvergadering kunnen worden geplaatst. Het bestuur heeft besloten dat, in verband met het risico dat wachtwoorden uitlekken, deze mogelijkheid niet wordt geopend. Wel is het mogelijk stukken ten behoeve van de algemene ledenvergadering, op verzoek, via mail aan de deelnemers te verstrekken. Leden van de vereniging worden daarom gevraagd wijzigingen in het mailadres via de website (onder de kop: contact) door te geven. 5.Leden- en verenigingsnieuws

2 De voorzitter deelt mee dat er in de periode vanaf de ledenvergadering 2010 en de ledenvergadering 2011: 9 nieuwe leden en 24 opzeggingen (om velerlei redenen maar vooral gezondheidsredenen) zijn geweest. Bovendien zijn er een aantal leden overleden. Het betreft: Dhr. A.Wildeboer, dhr. J.W. Boersma, dhr. M. Staal, dhr. D. Heikens, dhr. I.H. Oost, Mw. J. Brink, dhr. J. Boonstra, dhr. K.H. van Dijk, dhr. J. Flap, dhr. W. Mulder, dhr. J.P. de Groot (erelid), dhr. J.T. Dolfin, H. Eggens. Mochten door het niet ontvangen van een overlijdensbericht namen ontbreken, dan biedt het bestuur hier zijn excuses voor aan. De voorzitter vraagt de aanwezigen te willen gaan staan en een ogenblik stilte in acht te nemen ter nagedachtenis aan alle overleden leden. 6.Verslag van de vorige Alg.Ledenvergadering van 11 maart 2010 Het verslag is al met dank aan de secretaris goedgekeurd. 7.Jaarverslag van de secretaris Het jaarverslag geeft geen aanleiding tot op of aanmerkingen en wordt goedgekeurd. De voorzitter bedankt de secretaris. 8.Jaarverslag van de penningmeester Het jaarverslag van de penningmeester geeft geen aanleiding tot op of aanmerkingen. De voorzitter bedankt de penningmeester. 9. Verslag van de kascommissie De kascommissie heeft op 18 januari 2011 conform artikel 16 de jaarrekening en verantwoording van het bestuur over het jaar 2010 onderzocht. De boeken zijn uitgebreid nagekeken en gecontroleerd. De administratie is correct en uitstekend verzorgd. De voorzitter van de kascommissie stelt de Algemene Ledenvergadering voor de penningmeester voor zijn beheer en financiële verantwoordingen décharge te verlenen. Het voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen. 10.Bestuursverkiezing Er zijn geen statutair en volgens rooster aftredende bestuursleden. Er zijn 2 nog op te vullen vacatures binnen het bestuur bij de activiteiten en de reiscommissie. Voor het vervullen van de openstaande vacatures stelt het bestuur de volgende kandidaten voor: Wilma Jakobs en Joke Stoker-van de Bult. De vergadering gaat akkoord met de benoeming van de voorgestelde kandidaten. Er waren geen tegenkandidaten. 11.Stemming: voordracht tot benoeming erelidmaatschap Op basis van het gestelde in de statuten (artikel 3.3) en het huishoudelijk reglement (artikel 5) draagt het bestuur de heer Lou Middel voor als erelid. De reden voor deze voordracht is de rol die Lou Middel vele jaren lang heeft gespeeld d en tot vorig jaar nog speelde in de automatisering van de ledenadministratie. Hij heeft vele secretarissen en penningmeesters ingewijd in het gebruik van het ledenadministratiesysteem. En was voortdurend bereid het systeem aan de wensen aan te passen. Door benoeming tot erelid wil het bestuur haar dank uitdrukken voor de wijze waarop Lou Middel binnen de vereniging functioneerde. De deelnemers aan de vergadering betreuren het dat de statuten van de vereniging niet voorzien in de term lid van verdienste. De titel erelid heeft naar hun mening een andere gradatie. Het bestuur neemt het verzoek van de deelnemers aan de vergadering mee en zal gaan onderzoeken of de statuten kunnen worden gewijzigd of aangevuld kunnen worden met de titel lid van verdienste. Het risico van deze aanpassing is wel dat de titel erelid dan niet meer zal (kunnen) worden gebruikt.

3 Bij de voordracht van een benoeming tot erelid hoort een schriftelijke stemming. Daarvoor worden de stembriefjes uitgedeeld. Een commissie bestaande uit: Wilma Jakobs, Marinus Middel en Dik Hundt tellen de uitgebrachte stemmen. Het aantal deelnemers ter vergadering is 42. Uitgebrachte stemmen: 37 ja, 4 neen en 1 blanco. De uitslag van de stemming betekent dat Lou Middel is benoemd tot erelid van de vereniging. 12. Benoemen nieuw lid kascommissie In de kascommissie hebben zitting Ab Deelman en Dik Hundt en het reservelid Kor Mulder. Ab heeft 2 jaar deel uitgemaakt van de commissie en moet statutair aftreden. Voorzitter bedankt de Ab voor het werk dat hij voor de vereniging heeft gedaan een laat dit vergezeld gaan van een cadeaubon. Als reservelid voor de kascommissie meldt zich Marinus Middel. De kascommissie 2011 bestaat uit: Dik Hundt, Kor Mulder en als reserve Marinus Middel. 13a. Afscheid aftredende rayonvertegenwoordigers Ook dit jaar is er onder de rayonvertegenwoordigers een aantal wijzigingen geweest. Om diverse redenen hebben de volgende rayonvertegenwoordigers aangegeven te willen stoppen. Het betreft: Iet de Jonge-Platje en Joop Donders Voorzitter bedankt ze voor het werk dat ze voor de vereniging hebben gedaan en reikt hen als dank een cadeaubon uit. 13b. Afscheid aftredende busbegeleiders Dit jaar nemen we ook afscheid van 2 busbegeleiders. Ab Deelman en mevr. Stien Oolders-Aardema hebben te kennen gegeven vanaf 2011 geen busbegeleider meer te willen zijn. Voorzitter bedankt Ab Deelman en vertelt hem dat in de al aan hem verstrekt cadeaubon dit afscheid is meegenomen. Mevr. Stien Oolders-Aardema is niet aanwezig en zal haar cadeaubon met een begeleidend bedankbriefje via de post ontvangen. 14.Benoeming nieuwe rayonvertegenwoordigers Nieuwe rayonvertegenwoordigers zijn Gert Vrieling en Joke Stoker-v.d. Bult Voor de rayonvertegenwoordigers in de stad Groningen komt er evt. nog een wijziging, Kasper Staal en Joke Stoker-v-d. Bult zijn bezig met een herindeling van de rayons binnen de stad Groningen. De herindeling zal ter goedkeuring aan het bestuur worden voorgelegd en de wijzigingen zullen door de secretaris in het ledenadministratiesysteem worden verwerkt. De leden zullen op de hoogte worden gesteld van de wijzigingen in de rayonvertegenwoordiging. Tijdens de algemene ledenvergadering meldt zich mevr. Andries-Luiting als nieuwe rayonvertegenwoordiger. Mevr. B. Zwikstra heeft te kennen gegeven ook rayonvertegenwoordiger te willen worden, maar omdat zij niet aanwezig zal er bij haar nog even navraag worden gedaan. 15.Begroting 2011 De penningmeester geeft een toelichting op de begroting Er is een tekort van 1500 op de begroting. Dit tekort is ontstaan door de extra kosten die moesten worden gemaakt bij de ontmoetingsbijeenkomst te Zuidbroek. Een 20-tal leden, dat zich wel hadden opgegeven voor de ontmoetingsdag zijn niet komen opdagen en dat betekent dat de vereniging voor de kosten opdraait. Het bestuur heeft daarom besloten voor de ontmoetingsbijeenkomst op 13 oktober 2011 een eigen bijdrage van 5 per persoon te vragen. De algemene ledenvergadering gaat akkoord met de begroting en daarmee is deze vastgesteld. 16. Vaststellen jaarcontributie 2012

4 Het bestuur stelt voor, op basis van het financiële jaarverslag, de jaarcontributie voor 2012 te verhogen met 5 per persoon. De contributie bedraagt dan 20 voor een alleenstaande en 40 voor samenwonenden en/of partners. Aan de hand van de uitgedeelde rekenmodellen (geen actie) (wel actie) geeft het bestuur aan wat de consequenties voor de financiële huishouding van de vereniging zijn. De algemene ledenvergadering gaat hier niet met de verhoging van de contributie akkoord en verzoekt het bestuur een aantal andere opties te onderzoeken, zoals het verhogen van de eigen bijdrage voor de busreis. Het incalculeren van een 10% niet opkomst bij ontmoetingsdagen, Andere locaties reserveren voor ontmoetingsdagen voor 300 mensen. Voor de leden die de contributie nog niet of niet geheel hebben voldaan zal deze worden nagevorderd. Voor de leden die de eigen bijdrage voor het reisje niet of niet geheel hebben voldaan geldt eveneens een navordering door de penningmeester. Voor leden die een niet lid mee nemen op het reisje geldt het volgende: niet leden betalen de volledige kostprijs van de busreis. Voor 2011 is dat Ontmoetingsdagen (busreis) op 14 en 19 april a.s. Namens de reiscommissie geeft Nita Westerhof een toelichting op de voortgang van de busreis naar de Orchideeënhoeve, Dwarsgracht en Zuidlaren op 14 en 19 april a.s. Tot 7 maart 2011 bestond de mogelijkheid voor leden om zich voor deze reis aan te melden. Via de aanmeldingsstrookjes hebben zich 288 personen opgegeven. Over beide dagen zullen we met 6 bussen (de 14e: 3 en de 19 e : 3) op reis gaan. Na 7 maart hebben zich nog een aantal reizigers gemeld die o.a. van datum willen wijzigen. Het resultaat hiervan is dat er al reizigers op de wachtlijst staan. De betaling van de eigen bijdrage heeft tot problemen geleid. In de brief stond niet vermeld dat er 25 per persoon moest worden bijgedragen. De zinsnede net zoals vorig jaar is niet opgemerkt. Degenen die niet de juiste eigen bijdrage hebben betaald zullen worden benaderd om dit alsnog te doen. Er zijn ook betalingen zonder aanmeldingsbriefje binnengekomen, betrokkenen hebben geen keuze meer, maar moeten genoegen nemen met wat er nog aan plaatsen over is. Voor alle duidelijkheid niet betaald en/of niet helemaal betaald is niet mee op reis. Op de terugweg na het diner zal in iedere bus (door de busbegeleider) aan een ieder een vragenlijst/evaluatie worden verstrekt met het verzoek deze in te vullen en voor het uitstappen in te leveren bij de busbegeleider. 18.Najaarsontmoeting 2011 Ook dit jaar zal er weer een najaarsontmoeting plaatsvinden. Deze ontmoeting zal plaatsvinden op donderdag 13 oktober De vereniging bestaat dan 30 jaar. In principe bij Hotel v.d. Valk in Zuidbroek, maar er moeten nog wel verbeterpunten met v.d. Valk doorgesproken worden. 19.Rondvraag Is het mogelijk om aan de rayonvertegenwoordiger de voorwaarde te stellen dat deze een auto moeten hebben. De reden voor de vraag is het rondbrengen van de kerstattenties. Het bezit van een auto als voorwaarde stellen voor rayonvertegenwoordiger is geen optie. De rayonvertegenwoordiger moet wel zelf regelen hoe de kerstattenties worden rondgebracht. Het bepalen van de kosten van de kerstattenties is een actiepunt van het bestuur. Wordt er door de vereniging zaalhuur betaald bij v.d. Valk. Antwoord: neen. 20.Sluiting Voorzitter sluit, onder dankzegging aan de aanwezigen, de vergadering en wenst allen een goede reis naar huis.

5 Assen, 1 mei 2011 Janni Boeijink, secr Dik Niewold, voorz