Uitvoeringsregeling Individueel Klachtrecht. Artikel 1 Werkingssfeer

Transcriptie

1 Uitvoeringsregeling Individueel Klachtrecht Artikel 1 Werkingssfeer Lid 1 Deze uitvoeringsregeling heeft tot doel aan de individuele werknemer de mogelijkheid te bieden om zijn klacht, over een gedraging door of vanwege de werkgever, bespreekbaar te maken en te doen onderzoeken op zodanige wijze, dat een rechtvaardige klachtbehandeling met een in redelijkheid te verlangen bescherming van zijn individuele belangen wordt gewaarborgd. Deze uitvoeringsregeling strekt zich eveneens uit tot de stagiair en de gedetacheerde, die zich benadeeld voelt door een gedraging door of vanwege een werknemer in het kader van de door hem uitgeoefende werkzaamheden. Artikel 2 Klacht Een klacht kan alleen betrekking hebben op een gedraging door of vanwege de werkgever, te weten een door deze ten aanzien van een individuele werknemer genomen beslissing, een verrichte handeling, dan wel een nalaten of een uitgesproken weigering om te beslissen of te handelen. De werknemer kan een klacht instellen, indien hij het met de desbetreffende gedraging niet eens is, omdat die naar zijn oordeel in strijd is met de voor hem geldende arbeidsvoorwaarden, dan wel omdat hij erdoor in zijn belangen ten aanzien van zijn werksituatie of in zijn rechtspositie door wordt getroffen of benadeeld. Geen klacht kan worden ingesteld ten aanzien van een voorgenomen ontslag, dat voorgelegd is aan UWV Werkbedrijf, dan wel ten aanzien van een procedure tot ontbinding van een arbeidsovereenkomst, die bij de bevoegde rechter aanhangig is gemaakt en waarover door de werkgever schriftelijk mededeling is gedaan aan de werknemer. Artikel 3 Ontvankelijkheid Een klacht van de werknemer wordt alleen in behandeling genomen indien: - het een individuele klacht betreft of een klacht, voortvloeiend uit de individuele toepassing van een algemene regeling; - de werknemer belang heeft bij de situatie, waarover beklag wordt gedaan; - over hetzelfde feit of over dezelfde gebeurtenis, bepaald naar tijd en plaats, niet eerder door dezelfde werknemer een klacht is ingediend; - een beslissing omtrent de oplossing van de klacht binnen het vermogen van de werkgever ligt. Een klacht wordt niet in behandeling genomen indien: - de klacht een aangelegenheid betreft, waarover reeds een gerechtelijke procedure aangespannen is, dan wel is geweest; - de klacht een onderwerp betreft, waarvoor een speciale beroepsprocedure geldt, dan wel een andere interne beroepsprocedure geldt, dan wel een andere interne beroepsprocedure open staat of heeft gestaan; - de werknemer de procedure, zoals deze in deze regeling is vastgesteld, niet heeft gevolgd. Deze regeling laat onverlet de rechten en aanspraken, die de werknemer anderszins kan doen gelden krachtens de wet of zijn individuele arbeidsovereenkomst. De werknemer kan de klacht te allen tijde schriftelijk intrekken.

2 Artikel 4 Formele klachtbehandeling De klacht moet schriftelijk, binnen een termijn van vier weken, nadat de werknemer in kennis is gesteld van de gedraging, worden ingediend bij de directie. De werknemer beschrijft hierin zo nauwkeurig mogelijk de reden van zijn klacht. De werknemer stelt tegelijkertijd degene, over wiens handelen geklaagd wordt, in kennis van het aanhangig gemaakte geschil. Indien de klacht gericht is tegen een gedraging van een lid van de Directie, dient de klacht ingediend te worden bij de voorzitter van het Bestuur. Indien de klacht gericht is tegen een gedraging van een lid van het Bestuur dient de klacht ingediend te worden bij het Bestuur. Degene bij wie de klacht is ingediend, bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk binnen twee weken na binnenkomst. In deze brief wordt de wijze en de termijn van de afwikkeling van de klacht vermeld. De beslissingsbevoegde hoort betrokkene en diens leidinggevende, alsmede al diegenen wier oordeel hij in het belang van de besluitvorming wenselijk acht. lid 5 Binnen een termijn van vier weken na ontvangst van de klacht neemt de directie een beslissing en brengt deze schriftelijk en gemotiveerd ter kennis van de werknemer. lid 6 Indien de directie niet bevoegd is tot het nemen van een beslissing, wordt de besluitvorming, met inachtneming van het gestelde in de voorgaande leden, door de voorzitter van het Bestuur overgenomen. Betrokkene krijgt hiervan van de zijde van de directie schriftelijk bericht. De in lid 5 genoemde termijn bedraagt dan zes weken. lid 7 Indien de directie, noch de voorzitter van het Bestuur beslissingsbevoegd is, beslist het Bestuur met inachtneming van de in lid 6 aangegeven procedure. De in dit lid genoemde termijn bedraagt dan tien weken. Het Bestuur vraagt advies aan de Klachtadviescommissie, waarna zij een besluit neemt. lid 8 Met goedvinden van de werknemer kunnen in bijzondere omstandigheden de termijnen genoemd in de leden 5, 6 en 7 met maximaal vier weken worden verlengd. lid 9 Indien van de zijde van de werkgever of diegene, die hem in deze vertegenwoordigt, de in de voorgaande leden aangegeven procedure en termijnen niet worden gevolgd, heeft de werknemer het recht zijn klacht schriftelijk in te dienen bij de Klachtadviescommissie conform het gestelde in artikel 5. Artikel 5 Klachtbehandeling door de Klachtadviescommissie Indien - de werknemer zich niet kan verenigen met de beslissing genomen naar aanleiding van zijn klacht, of - de werkgever, dan wel degene die hem in deze vertegenwoordigt, verzuimt te beslissen of te handelen binnen de daarvoor gestelde termijn, kan de werknemer binnen vier weken na kennisgeving van deze beslissing, dan wel het verzuim om te beslissen of te handelen, zijn klacht schriftelijk indienen bij de Klachtadviescommissie. De werknemer, die zijn klacht aanhangig wil maken bij de Klachtadviescommissie, dient daartoe een door hem gedateerde en ondertekende brief in bij de secretaris van de Klachtadviescommissie binnen de in van dit artikel vermelde termijn.

3 Deze brief dient geadresseerd te worden als volgt: PERSOONLIJK Aan de secretaris van de Klachtadviescommissie SMC: p/a P&O Science Park 123, 1098 XG AMSTERDAM De werknemer voegt hierbij een afschrift van: - de brief waarmee hij zijn klacht eerder aanhangig heeft gemaakt; - alle stukken m.b.t. de klacht. De secretaris bevestigt de werknemer zo spoedig mogelijk schriftelijk de ontvangst van diens brief. Hij deelt de wijze en de termijn van de afwikkeling van de klacht aan de werknemer mede en stelt de voorzitter en leden van de Klachtadviescommissie in kennis van de klacht onder toezending van een afschrift van alle stukken met betrekking tot deze zaak. De secretaris draagt er zorg voor, dat ook de klager en degene tegen wie de klacht gericht is een afschrift van alle stukken ontvangen. Artikel 6 Samenstelling Klachtadviescommissie De Klachtadviescommissie bestaat uit een voorzitter en twee leden, die bij voorkeur werknemer in actieve dienst moeten zijn. Zij hebben ieder een plaatsvervanger. Indien de voorzitter of een lid verhinderd is aan het werk van deze commissie deel te nemen, dan wel persoonlijk betrokken is geweest bij het onderwerp van de klacht, treedt zijn plaatsvervanger in zijn plaats op. De werkgever en de Ondernemingsraad wijzen ieder één lid en een plaatsvervangend lid aan. De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter worden aangewezen in gezamenlijk overleg tussen de werkgever en de Ondernemingsraad. De voorzitter en de twee leden, alsook hun plaatsvervangers worden, overeenkomstig de in van dit artikel bedoelde voordracht, door het Bestuur benoemd voor een periode van vier jaar. Ingeval van tussentijds aftreden wordt een opvolger benoemd voor de periode, die zijn voorganger nog had te vervullen. De voorzitter, en de leden, alsook hun plaatsvervangers, zijn herbenoembaar, met dien verstande, dat zij slechts gedurende maximaal acht jaar achtereenvolgens als zodanig kunnen optreden. De Klachtadviescommissie wordt voor de administratieve uitvoerende werkzaamheden bijgestaan door een secretaris, die zelf geen deel uitmaakt van deze commissie, geen stemrecht of vertegenwoordigingsbevoegdheid heeft. De secretaris wordt in overleg met de commissie door de werkgever benoemd. Artikel 7 Werkwijze van de Klachtadviescommissie Na kennisneming van de klacht stelt de Klachtadviescommissie een onderzoek in. De commissie is bevoegd alle informatie in te winnen, die zij meent nodig te hebben om tot een oordeel te komen. In ieder geval hoort de commissie zowel de werknemer, die zich beklaagt, als degene tegen wiens gedraging de klacht gericht is. Voorts kan de commissie andere werknemers oproepen en ter zitting horen, indien zij dit voor haar advisering nuttig acht. De leden van de Klachtadviescommissie onthouden zich van persoonlijk contact met de bij de klacht betrokken partijen over het onderwerp van de klacht. De zittingen van de Klachtadviescommissie zijn niet openbaar. De Klachtadviescommissie onderzoekt of de gedraging, waartegen de klacht gericht is in strijd is met: a. wettelijke voorschriften; b. voor de werknemer geldende bepalingen uit de individuele arbeidsovereenkomst;

4 c. algemene binnen CWI geldende richtlijnen en gebruikelijke procedures; d. algemene binnen CWI geldende ongeschreven gedragsregels, zulks in overeenstemming met in redelijkheid en billijkheid in acht te nemen normen voor een verantwoord sociaal beleid. Artikel 8 Advies en eindbeslissing Binnen zes weken, nadat de klacht of het verzoek om advies van het bestuur bij haar is ingediend, moet de Klachtadviescommissie tot haar eindoordeel komen. Met goedvinden van de werknemer kan in bijzondere omstandigheden deze termijn worden verlengd. De commissie besluit ter zitting over het uit te brengen advies bij meerderheid van stemmen. Tenzij tijdens de behandeling van de klacht een oplossing wordt bereikt, dan wel de werknemer zijn klacht intrekt, stelt de commissie steeds een gemotiveerd advies op dat eerst ter kennis van de werknemer wordt gebracht. Vervolgens, tenzij de werknemer binnen zeven werkdagen besluit zijn bezwaarschrift te herroepen, brengt de commissie, onder kennisgeving daarvan aan de werknemer: - advies uit aan het Bestuur, indien het een adviesaanvraag van het Bestuur betreft, dan wel het een klacht betreft tegen een lid van het Bestuur; - advies uit aan de voorzitter van het Bestuur in alle andere gevallen. Binnen vier weken, nadat de Klachtadviescommissie haar advies voor een eindbeslissing aan het Bestuur of de voorzitter van het Bestuur heeft uitgebracht, stelt het Bestuur of de voorzitter van het Bestuur de werknemer en degene(n), voor wie deze beslissing directe gevolgen heeft, schriftelijk in kennis van zijn eindbeslissing. Slechts in zwaarwegende gevallen zal deze eindbeslissing afwijken van het advies van de Klachtadviescommissie. Met goedvinden van de werknemer kan, in bijzondere omstandigheden, deze termijn eenmaal worden verlengd. Deze beslissing wordt met redenen omkleed en is onherroepelijk. De voorzitter van de Klachtadviescommissie kan op verzoek van het Bestuur in de gelegenheid worden gesteld toelichting te verstrekken op het uitgebrachte advies. lid 5 Het Bestuur of de voorzitter van het Bestuur zendt een afschrift van zijn eindbeslissing aan de Klachtadviescommissie. Voor zover deze eindbeslissing afwijkt van het door de commissie uitgebrachte advies, deelt het Bestuur of de voorzitter van het Bestuur de redenen daarvoor aan de Klachtadviescommissie mede. Artikel 9 Vertrouwenspersoon Bij het aanhangig maken van een klacht kan de werknemer zich bij het formuleren en het indienen van zijn klacht, alsmede gedurende de verdere klachtbehandeling, laten bijstaan door een door hem te kiezen vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon is bevoegd de werknemer in alle stadia van de klachtprocedure bij te staan. Hij is ten aanzien van de uitvoering van zijn taak alleen verantwoording schuldig aan de werknemer. De vertrouwenspersoon ontvangt dezelfde informatie -- voorzover die op de klacht betrekking heeft -- als de overige bij de behandeling van de klacht betrokkenen. De werkgever draagt er zorg voor dat de rechtspositie van de vertrouwenspersoon -- die in dienst is van de werkgever -- niet nadelig zal worden beïnvloed door het optreden als vertrouwenspersoon. Artikel 10 Bescherming en geheimhouding De werkgever draagt er zorg voor, dat de indiening en behandeling van een klacht op geen enkele wijze -- buiten het geschil om -- de rechtspositie van de werknemer nadelig zal beïnvloeden. Hetzelfde geldt voor de leden van de Klachtadviescommissie en hun plaatsvervangers. Behoudens in geval van een ontslagprocedure bij UWV Werkbedrijf dan wel in geval van een rechtsgeschil ten overstaan van de bevoegde rechter, zijn de vertrouwenspersoon, voorzitter en

5 leden van de Klachtadviescommissie, hun plaatsvervangers, en voorts allen, die uit hoofde van hun functie bij de behandeling van klachten zijn of worden betrokken, verplicht tot geheimhouding van al wat hun in de uitoefening van hun desbetreffende hoedanigheid ter kennis is gekomen. Ook personen, die door de Klachtadviescommissie geraadpleegd worden, alsmede degenen, die informatie verschaft hebben, zullen erop worden gewezen, dat zij tegenover derden terzake geheimhouding in acht dienen te nemen. Het advies van de Klachtadviescommissie kan in een eventuele procedure UWV Werkbedrijf dan wel een gerechtelijke procedure zowel door de werknemer als de werkgever worden gebruikt. Artikel 11 Opschortende werking, terugwerkende kracht en kracht van gewijsde Het indienen van een klacht in de formele klachtprocedure heeft ten aanzien van de gedraging, waartegen de klacht gericht is, in beginsel geen opschortende werking. Indien de werknemer echter bij het indienen van zijn klacht duidelijk gemotiveerd om opschortende werking verzoekt, kan de directie, respectievelijk de Klachtadviescommissie (in overleg met de directie) bepalen, dat tijdens de klachtbehandeling de gevolgen van de desbetreffende gedraging worden opgeschort, mits er naar hun oordeel hiervoor gegronde redenen aanwezig zijn en de omstandigheden opschorting toelaten. De beslissing als uitspraak, ingevolge deze regeling gedaan naar aanleiding van de klacht, bevestigt of vernietigt de gedraging, waartegen de klacht gericht is. Indien de bestreden gedraging wordt vernietigd, dan treedt de beslissing in werking met terugwerkende kracht tot de datum, waarop die gedraging plaatsvond. De in van dit artikel bedoelde beslissing is definitief: - zodra de termijn, waarbinnen de werknemer zijn klacht in de volgende instantie aanhangig kan maken, onbenut is verstreken; of - indien de beslissing is genomen door het Bestuur, nadat de Klachtadviescommissie ter zake advies heeft uitgebracht. Artikel 12 Voorzieningen De werknemer en de werkgever dragen in beginsel zelf de in verband met de procedure gemaakte eigen kosten, voorzover het navolgende daarvoor geen voorziening geeft. De werknemer, die de procedure is gestart, zijn eventuele vertrouwenspersoon en de werknemer, die anderszins door de Klachtadviescommissie is opgeroepen hebben, voorzover van toepassing, recht op buitengewoon verlof met doorbetaling van salaris om aan een oproep van deze commissie gevolg te kunnen geven, alsmede op vergoeding van in verband daarmee samenhangende noodzakelijke reiskosten, conform de rijksregelingen. De werkgever staat aan de Klachtadviescommissie het gebruik toe van de bij de werkgever beschikbare noodzakelijke voorzieningen. Artikel 13 Rapportage en archivering De Klachtadviescommissie brengt over haar werkzaamheden eenmaal per jaar, voor 1 februari van ieder kalenderjaar, rapport uit aan het Bestuur en de Ondernemingsraad. De rapportage geschiedt zonder vermelding van persoonlijke bijzonderheden over de door haar behandelde klachten. In het Sociaal Jaarverslag kan melding worden gemaakt van het aantal klachten, dat door de Klachtadviescommissie is behandeld, mits het onderwerp van de klacht noch de naam van de betrokken werknemer wordt vermeld.

6 Alle stukken met betrekking tot de klacht, ingediend bij de Klachtadviescommissie, dienen voor een tijd van maximaal vijf jaar te worden bewaard in het dossier van het betrokken personeelslid. Alvorens tot vernietiging van de desbetreffende stukken wordt overgegaan, wordt de betrokken werknemer daarvan in kennis gesteld. Op diens verzoek kunnen de stukken betrekking hebbende op zijn klachtbehandeling nog maximaal drie jaar langer worden bewaard. Artikel 14 Onvoorziene omstandigheden Indien zich naar het oordeel van de Klachtadviescommissie bijzondere omstandigheden voordoen en voorts in alle gevallen, waarin deze regeling niet voorziet, beslist het Bestuur na overleg met de Klachtadviescommissie.