1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// AUDIT VLAANDEREN zoekt een Deskundige informatie, kwaliteit en communicatie contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Heb je een vlotte pen? Hou je ervan om met mensen te werken? Zoek je een job waarin je je passie en expertise voor communicatie kwijt kan? Lees dan zeker deze vacature bij Audit Vlaanderen. Als deskundige werk je mee aan een gestroomlijnde dienstverlening op het gebied van informatie, documentatie, communicatie en kwaliteit binnen het agentschap. Je wordt een vertrouwd gezicht binnen het agentschap en het aanspreekpunt op het vlak van informatie, kwaliteit en communicatie. Een greep uit de gevarieerde taken die jouw werkdag vullen: Je beheert de inhoud van de website van Audit Vlaanderen en maakt deze visueel aantrekkelijk voor bezoekers. Technische know how in het bouwen en onderhouden van websites komt hierbij goed van pas, maar is geen noodzaak. Je levert een kritische, redactionele bijdrage aan onder andere jaarverslagen, goede praktijken, nieuwsbrieven, brochures, Je gebruikt je ICT-talent en kennis van nieuwe ICT-technieken om auditoren administratief te ondersteunen en te ontlasten. Zo ontwikkel je tools en werkinstrumenten waaronder sjablonen, verzorg je de lay-out van documenten, maak je rapporten klaar voor verzending,.. Je beheert de bibliotheek en het archief van Audit Vlaanderen. Je neemt creatieve initiatieven en denkt strategisch mee met het oog op een modern, kwaliteitsvol informatiebeheer en het bewaken en optimaliseren van de kwaliteit van de interne en externe communicatie van het agentschap. Audit Vlaanderen telt momenteel 34 (senior) auditoren onder leiding van de administrateur generaal en 4 manager-auditoren, en een Team Omkadering van 5 personen. Als deskundige informatie, kwaliteit en communicatie kom je terecht in het team Omkadering en rapporteer je aan de stafmedewerker communicatie, PR en kwaliteit.

2 Je werkt vanuit het kantoor in Brussel met de mogelijkheid om, wanneer het werk en de dienstverlening dit toelaat van thuis uit te werken. 2 FUNCTIECONTEXT Audit Vlaanderen heeft als missie een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie te zijn bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico's, om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie. Audit Vlaanderen heeft als opdracht het interne controlesysteem van de Vlaamse administratie en van de lokale besturen te evalueren en aanbevelingen hierover te formuleren. Audit Vlaanderen kan op eigen initiatief of op vraag van derden ook forensische opdrachten uitvoeren bij de entiteiten waarvoor ze bevoegd is. Op vraag van de minister-president of de Vlaamse Regering kunnen ook forensische opdrachten uitgevoerd worden bij een kabinet van een lid van de Vlaamse Regering. Audit Vlaanderen wordt aangestuurd door twee auditcomités: het auditcomité van de Vlaamse administratie en het auditcomité van de lokale besturen. De twee auditcomités garanderen de onafhankelijkheid van Audit Vlaanderen. Ze staan in voor de aansturing, de opvolging, de controle en het toezicht door middel van een ondernemingsplan. Beide auditcomités kunnen advies geven aan de Vlaamse Regering. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Collega s bijstaan via ontwikkeling en uitbouw van een specifieke dienstverlening op het gebied van communicatie, informatie, documentatie en kwaliteit met als doel ertoe bij te dragen dat Audit Vlaanderen en de medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Resultaat (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct Voorbeelden van activiteiten - Behoeften en opportuniteiten bespreken met de stafmedewerker communicatie, PR en kwaliteit en de manager auditoren. - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de pagina 2 van 11

3 beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. organisatie op het gebied van communicatie, informatie, documentatie en kwaliteit. - Analyseren van ad hoc vragen en problemen. - Voorstellen doen en bespreken op het gebied van communicatie, informatie, documentatie en kwaliteit. - De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren. - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort. - Collega s ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen en toepassingen. - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwikkelen, verbeteren, onderhouden en/of toegankelijk maken vb. sjablonen van auditrapporten ontwikkelen, interne nieuwsbrieven schrijven, externe nieuwsbrieven op de website van Audit Vlaanderen publiceren en goede praktijken publiceren. - Uitwerken van procedures en richtlijnen. - Verzorgen van de lay-out van allerlei documenten, waaronder auditrapporten. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Adviseren over het toepassen en gebruiken van diensten, producten, sjablonen. - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen. - Collega s inhoudelijk helpen vanuit een specifieke deskundigheid. - Operationele ondersteuning bieden op het vlak van ICT en fungeren als intern aanspreekpunt in tweede lijn. - Nagaan welke formele aspecten ontbreken in een dossier en eventueel (laten) vervolledigen. - Instaan voor de bewaking van de kwaliteit van de communicatie van de website. - De kwaliteit van externe communicatie-initiatieven, zoals de goede praktijken en de nieuwsbrieven bewaken door bijvoorbeeld het taalgebruik op punt te stellen. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Meewerken aan de initiatieven op het vlak van communicatie zodat Audit Vlaanderen kan beschikken over efficiënte en interactieve kanalen voor informatieverstrekking en doorstroming en uitvoeren van de daarbij horende administratieve - Fungeren als aanspreekpunt voor de auditoren m.b.t sjablonen en opvolging van goede praktijken. - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen en infosessies. - Bijdragen aan een proactieve en klantgerichte informatie en communicatie naar specifieke doelgroepen via de sites van Audit Vlaanderen. - Meewerken aan en opvolgen van informatiegebonden dossiers en projecten om ervoor te zorgen dat deze tijdig worden afgewerkt: o.a. nieuwsbrieven, brochures, jaarverslagen en goede praktijken. - Beheren van de inhoud van de website van Audit pagina 3 van 11

4 taken. Vlaanderen ( alsook van andere communicatiekanalen: o zoeken, bewerken en maken van het gepaste beeldmateriaal (foto s, infografieken, videomateriaal), o.a. voor nieuwsberichten, globale rapporten en het jaarverslag; o beherenen van de de nieuwsbrieven; o meewerken aan de opmaak van het jaarverslag Audit Vlaanderen. - Fungeren als back up voor het technische beheer van de Audit Vlaanderen-sites. - De rapporten van de uitgevoerde auditopdrachten klaarmaken voor verzending aan de bestemmelingen in tweede lijn. - Notulering van de vergaderingen, zoals bijvoorbeeld van de vergadering van het team Omkadering. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van informatie en documentatie met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Volgen van nieuwe ontwikkelingen, op de hoogte blijven van nieuwe methoden en technieken op het vlak van presentaties ter ondersteuning van toelichtingen, presentaties op de website en presentaties in rapporten. - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten met betrekking tot communicatie, informatie en kwaliteit. - Volgen van ontwikkelingen m.b.t. informatiebeheer en archiefbeheer. - Opvragen en beheren van diverse algemene informatie zoals de documenten van de Vlaamse regering, de publicaties in het Staatsblad, de verslagen van het Rekenhof en departementale informatie. - Informatiedossiers aanleggen en ter beschikking stellen in de gevraagde vorm. - Beheren en aanpassen van documenten in een Sharepoint omgeving. - Beheren van de bibliotheek en archief van Audit Vlaanderen. - Gegevens in bestanden of documenten invoeren en actualiseren. - Meedenken over en meewerken aan het opstellen van het informatiebeheersplan. - Standaarddocumenten opstellen en aanmaken, zoals bijvoorbeeld presentaties. - Telefonische vragen beantwoorden en inlichtingen verstrekken. - Fungeren als back up voor het organiseren en verzorgen van de logistieke ondersteuning van o.a. vergaderingen en studiedagen. - Fungeren als back up voor het aanmaken en inbinden van auditrapporten en het verzenden van pagina 4 van 11

5 opdrachtdefinities en rapporten. - Aanleveren van gegevenslijsten voor het jaarverslag. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt ook deelnemen aan de selectieprocedure als je laatstejaarsstudent bent in het academiejaar Je kan de functie enkel opnemen indien je op het moment van indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum contractueel tewerkgesteld bent binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via horizontale mobiliteit dient te beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be). 4.2 ERVARING Technische know how in het bouwen en onderhouden van websites is geen formele deelnemingsvoorwaarde maar wel een extra troef in de voorselectie. pagina 5 van 11

6 4.3 COMPETENTIES Technische competenties Professionele kennis en kunde van MS Office, met inbegrip van het ontwerpen van sjablonen. Professionele kennis en kunde met betrekking tot het beheren en onderhouden van websites. Beheersen van Sharepoint op een professionele manier, of in staat zijn deze vaardigheid op korte termijn te verwerven Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1). Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2). Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1). Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1). Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1). Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1). Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 6 van 11

7 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2280,43 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 11

8 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 30 juni 2017 (datum onder voorbehoud). 6.2 VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden, op basis van het sollicitatieformulier, volgende punten beoordeeld: Motivatie Visie/Inzicht in de functie Ervaring in het bouwen en onderhouden van websites (professioneel, stage, vrijwilligerswerk, privé, ) Deze fase is eliminerend. Enkel kandidaten met een score van minstens 60%, en die behoren tot de 20 hoogst scorenden, mogen deelnemen aan de volgende selectiefase. Wie in deze fase zijn kandidatuur intrekt, wordt vervangen door de volgende best scorende kandidaat. De voorselectie vindt samen met de cv-screening plaats op 30 juni 2017 (datum onder voorbehoud). 6.3 SCHRIFTELIJKE PROEF In deze selectiefase worden, aan de hand van een computergestuurde oefening, volgende competenties en vaardigheden getest: Schriftelijke/redactionele vaardigheden Professionele kennis van MS Office Analysevermogen Deze proef is eliminerend. Om te slagen op dit onderdeel, moet je ten minste 60% behalen. Enkel wie slaagt op de schriftelijke proef en behoort tot de 8 hoogst scorenden, wordt toegelaten tot de volgende fase in de selectieprocedure. Wie in deze fase zijn kandidatuur intrekt, wordt vervangen door de volgende best scorende kandidaat. Deze selectiefase vindt plaats in Brussel op donderdag 6 juli 2017 (datum onder voorbehoud). pagina 8 van 11

9 6.4 JURYGESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie en verwachtingen Visie op en inzicht in de functie Technische competenties Persoonsgebonden competenties Inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 18 en/of 24 juli 2017 (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 28 juni Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur pagina 9 van 11

10 via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Ben je laatstejaarsstudent, bezorg ons dan in de plaats van het kopie van je diploma een attest dat vermeldt dat je laatstejaarsstudent bent. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 28 juni 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Sofie Cumps HR - specialist Sofie.cumps@vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Elisa Vanderveken Selectieverantwoordelijke elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 10 van 11

11 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden augustus Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van deskundige informatie, kwaliteit en communicatie bij Audit Vlaanderen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als deskundige informatie, kwaliteit en communicatie. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11