BEHEER VAN CONTACTGEGEVENS BEHEER VAN DE BIJ AFAS BEKENDE KLANTGEGEVENS EN CONTACTPERSONEN

Transcriptie

1 BEHEER VAN CONTACTGEGEVENS BEHEER VAN DE BIJ AFAS BEKENDE KLANTGEGEVENS EN CONTACTPERSONEN

2 BEHEER VAN GEGEVENS Klanten van AFAS kunnen de gegevens die over hen bekend zijn zelf beheren via de AFAS Klantportal. In dit document staat beschreven welke informatie belangrijk is om te beheren, hoe dit gedaan kan worden waarom dit belangrijk is. WAAROM IS HET BELANGRIJK OM GEGEVENS UP-TO-DATE TE HOUDEN? AFAS communiceert graag zo effectief mogelijk met haar klanten. Als de gegevens die AFAS van haar klanten niet up-to-date zijn, dan kan het zijn dat belangrijke informatie niet goed overgebracht kan worden. Ook is het belangrijk om de bij AFAS bekende contactpersonen goed te beheren. Alléén geregistreerde contactpersonen kunnen contact met ons hebben over de software en de inrichting. Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor dit beheer; AFAS-medewerkers kunnen geen contactpersonen toevoegen of blokkeren. Ook vanuit het oogpunt van informatiebeveiliging is het belangrijk om het contactpersonenbestand up-to-date te hebben. Medewerkers die uit dienst zijn, maar nog wel als contactpersoon geregistreerd staan, kunnen mogelijk toegang krijgen tot organisatiegegevens. De informatie in dit document is bedoeld voor contactpersonen van AFAS en beheerders van de klantportal. Deze laatste groep kan ook de gegevens van de organisatie aanpassen en de gegevens van andere contactpersonen. 2 BEHEER VAN KLANTGEGEVENS

3 ORGANISATIEGEGEVENS Van een organisatie zijn verschillende gegevens bij AFAS bekend. Het is belangrijk om deze van tijd tot tijd te controleren en waar nodig aan te passen om goede informatievoorziening te waarborgen. COMMUNICATIEGEGEVENS Dit zijn de gegevens waarmee met de organisatie gecommuniceerd kan worden. Controleer hier o.a. het bezoekadres, postadres, aantal medewerkers en het KvK-nummer. CONTACTPERSONEN FACTUREN Dit zijn de contactpersonen die facturen van AFAS ontvangen. Als er niets gevuld is anders dan bij 'Verkoopfactuur', zal het contact van de 'verkoopfactuur' worden genomen. Het hoeft dus alleen gevuld te worden indien er afwijkingen zijn t.o.v. de bovenste regel. HOE WIJZIG IK DE ORGANISATIEGEGEVENS? (ALLEEN VOOR KLANTPORTALBEHEERDERS) Dit kan via Organisatiegegevens in de Klantportal. Door op de knop aanpassen' te klikken kunnen de 3 BEHEER VAN KLANTGEGEVENS

4 CONTACTPERSONEN Van alle contactpersonen zijn verschillende gegevens bekend bij AFAS. Om effectief te kunnen communiceren is het goed om in ieder geval de volgende gegevens van een contactpersoon te controleren: Naam adres Functie (evt. 'functie op visitekaart' indien functie -tabel niet voldoet) LET OP: het verdient de sterke voorkeur om géén adres op te geven bij een contactpersoon. Deze mailadressen worden door veel mailproviders geblokkeerd, waardoor de mail niet aankomt. HOE WIJZIG IK MIJN EIGEN GEGEVENS? Dit kan via de pagina Persoonlijke gegevens in de Klantportal. Door op de knop aanpassen' te klikken kunnen de HOE WIJZIG IK DE GEGEVENS VAN ANDERE CONTACTPERSONEN BINNEN DE ORGANISATIE? (ALLEEN VOOR KLANTPORTALBEHEERDERS) De gegevens van andere contactpersonen kunnen aangepast via het menu-item Organisatiegegevens Contactpersonen. Hier zijn de contactpersonen van de organisatie zichtbaar en kunnen klantportalbeheerders deze gegevens wijzigen. 4 BEHEER VAN KLANTGEGEVENS

5 ROL BIJ ORGANISATIE VAN CONTACTPERSOON Het is mogelijk om per contactpersoon de rol binnen de organisatie op te geven. Deze zijn in sommige gevallen al ingevuld op basis van de functie. Deze rol wordt gebruikt om proactief te communiceren over zaken die spelen binnen AFAS, specifiek voor deze rollen. Hierbij moet gedacht worden aan ontwikkelingen voor de AFAS beheerders of nieuws voor bijvoorbeeld salarisadministrateurs. HOE WIJZIG IK DEZE ROLLEN? Dit kan via de pagina Persoonlijke gegevens in de Klantportal. Door op de knop aanpassen' te klikken kunnen de Klantportalbeheerders kunnen dit ook doen voor andere contactpersonen. Het wordt in elk geval aangeraden om op deze manier de AFAS beheerders bekend te maken. 5 BEHEER VAN KLANTGEGEVENS