Transitie Traject De raad wil een van de MT-leden vragen om een toelichting te komen geven op onder andere aangeleverde documenten.

Transcriptie

1 NOTULEN DOMEINRAAD DMCI VERGADERING 28 APRIL Aanwezig: S. van den Berge, E. Blasius, R. Freije, M. Goedkoop, M. Kloek, G. Korte, M. Meeusen, J. Piscaer, J. Riester, P. Rijnierse, M. Vreeswijk Afwezig met bericht: J. Bergman, D. Kamp, J Man, R. Stam, L. Wientjes Voorzitter: E. Blasius : A. Witte Locatie: Benno Premselahuis, Raadszaal, 4 e etage 1. OPENING De voorzitter opent de vergadering om uur. 2. MEDEDELINGEN DB / CMR / INGEKOMEN POST Afmeldingen L. Wientjes heeft zich afgemeld en heeft M. Meeusen gemachtigd. R. Stam heeft zich afgemeld en heeft G. Donga gemachtigd. J. Bergman heeft zich afgemeld en heeft G. Korte gemachtigd. J Man heeft zich afgemeld en heeft D. Kamp gemachtigd. D. Kamp heeft zich afgemeld en heeft niemand gemachtigd. Medezeggenschapsverkiezingen studentleden deelraden Het Centraal Stembureau van de HvA (CSB) heeft de voorlopige aantallen kandidaten doorgegeven. Voor de domeinraad DMCI hebben zich precies voldoende kandidaten aangemeld; deze zullen zonder verkiezingen worden geplaatst. Als er te weinig kandidaten zijn, blijven er zetels vacant. Als er door terugtreden van kandidaten zetels vrijkomen, kan de domeinraad vanaf september aan het CSB vragen om tussentijdse verkiezingen te mogen organiseren. Instemmingsrecht domeinraad op ontwikkeling nieuwe masters. De CMO heeft een spoedconsult aangevraagd bij de VMH (Vereniging Medezeggenschap Hogescholen) om te kijken wat er landelijk speelt rondom de ontwikkeling voor nieuwe masters: hoe is het daar geregeld qua instemmingsrecht. Er zijn tot nu toe 5 reacties ontvangen: 1 hogeschool geeft aan instemmingsrecht te hebben en 4 hogescholen geven aan adviesrecht te hebben. Website domeinraad De voorzitter verzoekt de raadsleden en commissies die dit nog niet hebben gedaan om zo spoedig mogelijk foto s en een korte tekst aan te leveren bij J Man van de commissie CoCo. Transitie Traject De raad wil een van de MT-leden vragen om een toelichting te komen geven op onder andere aangeleverde documenten. Inloopspreekuur domeinraad G. Donga en L. Wientjes organiseren een inloopspreekuur. De voorlopige datum is 26 mei. CoCo heeft de vraag over communicatie hiervan aan de medewerkers uitgezet bij Communicatie DMCI. Verdere toelichting hierop volgt tijdens de update van de commissies. Jaarverslag - De secretaris verzoekt om input vanuit de Commissies voor de commissiegedeeltes in het jaarverslag. Vorig jaar werd een aantal grote onderwerpen die dat jaar hebben gespeeld apart benoemd in het jaarverslag. De secretaris vraagt de voorzitters van de Commissies om een stukje te schrijven over de onderwerpen die afgelopen raadsjaar zijn behandeld door die betreffende commissie. 1

2 Update CMR M. Kloek vertelt dat er tijdens de afgelopen CMR is doorgesproken wat er afgelopen weken is gebeurd op gebied van medezeggenschap. Ook zijn er afspraken gemaakt over de benoeming van een nieuwe voorzitter van het College van Bestuur (CvB). Bibliotheken. De CMR zal hier actief mee bezig blijven. BHV en incidenten. De CMR heeft twee nieuwe beleidsstukken besproken en hier vervolgafspraken over gemaakt. J. Riester vult aan het veel ging over andere onderwerpen in plaats van gesprekken tussen CMR en de raden van toezicht. De griffier van de CMR vraagt input over ideeën over hoe het zou moeten veranderen en hoe dan een nieuwe voorzitter van CvB en nieuwe rector zou moeten worden benoemd. Nu is de kans voor de raadsleden om daar input op te geven. Raadsleden kunnen hun input uiterlijk 4 mei mailen naar J. Riester. M. Kloek voegt toe: voor 6 januari 2016 moet er een procedure komen voor het benoemen van een rector en een rector magnificus. Ook op CMR niveau is men actief bezig met rol OC s. 3. VASTSTELLEN AGENDA 28 APRIL Punt 9. Onderwerpen studentengeleding zal worden behandeld voorafgaand aan het agendapunt Stand van zaken commissies. Naar aanleiding van: Instemmingsrecht op ontwikkeling nieuwe masters. G. Donga spreekt zijn zorg uit over de manier waarop er nog steeds wordt omgegaan met de rechten van medezeggenschap. Hij geeft aan dat hij graag wil dat de domeinraad bij de domeinvoorzitter aangeeft dat de domeinraad bezig is met uitvinden hoe het zit met instemmingsrechten voor de domeinraden. De toelichting van de contactpersonen op de ontwikkeling van de nieuwe masters staat hier wat hem betreft los van. De voorzitter geeft aan dat de toelichting van de contactpersonen bedoeld is om als domeinraad op de hoogte te komen en blijven van de inhoud van deze masters zodat de raad weet waar zij straks eventueel instemmingsrecht op heeft. M. Meeusen geeft aan dat de master Digital Design niet onder de opleiding AMFI valt maar domeinbreed is. De agenda wordt vastgesteld met inbegrip van de besproken wijzigingen. 4. VASTSTELLEN NOTULEN 14 APRIL P.1 Naar aanleiding van: G. Donga vraagt zich af wat de status is van de brief over de notitie Taaktoewijzing. De voorzitter geeft aan dat het MT met de normen per opleiding zou komen. De griffier zal hier navraag naar doen. G. Donga merkt op dat het verstandig is om bij het DMT aan te geven dat de termijnen dan opgeschort worden zolang deze informatie nog niet is ontvangen. De notulen worden vastgesteld met inbegrip van de besproken wijzigingen. 5. ONTWIKKELING NIEUWE MASTERS The head of the design department AMFI (hoofd fashion en design AMFI) is also heading up the development of the master Fashion Enterprise Creation (MA FEC). Started developing three years ago. It has taken a long time going through all the hurdles in the HvA. They are now at the stage where hopefully a complete dossier will be sent tot NVAO for accreditation. The idea is about fashion enterpreneurialism. This new master could be for anybody who would like to start up a business in fashion. They built the master together with the London College of Fashion (LCF) the same modules but different local specific content. We own our own masters and students but we are partners in the project. The International Business School AUAS is also involved in working on this masters. It is a master of enterpreneurship with a fashion focus. So it is two things combined. The presentation is available for council members on DLWO. S. van den Berge was wondering why the start would be in January

3 instead of September, the start of the new educational year. This is because the development process has met with some delays. M. Kloek asks if students that choose this master are eligible for a student loan. The head of the design department is getting mixed messages on this subject. The government does not want to fund anything to do with entrepreneurship because that would be unfair to existing nonfunded enterpreneurial initiatives. G. Donga asks about the financial risks. It will take 25 students over a period of two years to break even. There is some money from the innovation budget. The risk is minimal if the minimal amount of students is there. If there are less students it would simply take longer to break even. M. Goedkoop asks if this master falls under the AMFI umbrella. Yes it does. J. Riester asks about intellectual property ( IP ) rights. The head of the design department AMFI indicates that where he is concerned, students would own the IP rights because it would be the student s company. The conclusion is that the question about the IP rights is interesting and needs further research. M. Meeusen advises to look into the financial consequences especially if HvA is attracting international students, with regards to Erasmus. M. Meeusen asks in what ways crowd funding is being looked into. This could be part of the specific business development plans during the course. G. Donga asks if any international research was done. Yes it has and the website was also good research. De voorzitter bedankt het hoofd fashion en design van AMFI voor zijn heldere toelichting. De voorzitter heet de projectleider van de domeinbrede master Digital Design (voorheen: Dutch Digital Design ) welkom. Hij vertelt over het proces van ontwikkeling van deze master. Eerst vindt er een CDHO- (Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs) onderzoek plaats (een haalbaarheidsonderzoek) en daarna wordt de accreditatie aangevraagd bij de NVAO, zodat er studiefinanciering aangevraagd kan worden voor het wettelijk vastgestelde collegegeld. De ambitie is om in februari 2016 te starten. De HvA is benaderd door grote namen uit het werkveld die een hiaat zagen en vroegen om een specifieke opleiding op het gebied van digital design. Er zijn net sessies met het werkveld afgerond met vertegenwoordigers van acht topbureau s. Het procedurele traject en het inhoudelijke traject lopen nu parallel vanwege de gewenste startdatum van februari De aanzet is geweest de vraag vanuit het werkveld en na het persbericht kwamen er veel reacties van studenten. Binnen DMCI lagen er ook al plannen voor design thinking en dit is samengevoegd. G. Korte verlaat de vergadering om uur en machtigt R. Freije. De voorzitter bedankt de projectleider Digital Design voor zijn aanwezigheid en toelichting. In verband met de uitloop en het vertrek van G. Korte deelt de voorzitter mede toch de oorspronkelijke volgorde van de agenda aan te houden. De voorzitter schorst de vergadering om uur voor een korte pauze en heropent de vergadering om uur. 6. NALOPEN ACTIELIJST 28 APRIL De actielijst wordt nagelopen en vastgesteld. 7. STAND VAN ZAKEN COMMISSIES Commissie CoCo (Communicatie & Opleidingscommissie) M. Goedkoop geeft nogmaals aan de teksten van de commissies voor de website te willen ontvangen. CoCo wil de website van de domeinraad graag extern houden en niet in DLWO laten opnemen. De argumenten voor een extern gehoste website worden nu door CoCo geformuleerd en daarna naar de afdeling Communicatie gestuurd. CoCo wil ook een clickrate aan de website hangen. Contactpersoon CSB. D. Kamp is liaison tussen CSB en domeinraad. OC s. Op 12 mei is er een bijeenkomst voor OC s met OK&I over de OER De griffier zal een lokaal voor 12 mei reserveren voor 10 personen. Inloopspreekuur 26 mei. De voorzitter vraagt of de studenten hiervoor ook uitgenodigd zullen worden. CoCo en G. Donga pakken dit op. Communicatieplan. De voorzitter vraagt naar de stand van zaken rond het communicatieplan. M. Meeusen geeft aan hier nog niet aan toe te zijn gekomen en dat er tot nu toe zeer weinig input is ontvangen vanuit de raad. 3

4 Commissie POF (Personeel, Organisatie en Financiën) M. Vreeswijk geeft aan dat de commissie POF geen update heeft en een agenda heeft gemaakt voor volgende week. POF zal de manager bedrijfsvoering uitnodigen voor de onderwerpen Transitie en One Stop Shopping. M. Kloek gaat zich als penningmeester bezighouden met de begroting Zodra de griffier de planning van de domeinsecretaris krijgt zal deze doorgestuurd worden. Commissie OI (Onderwijsinnovatie) J. Riester geeft aan dat de conceptbrief over het advies van de domeinraad aan de OC s voorligt aan de raad en licht deze conceptbrief toe. De commissie OI zal de aanvullingen van de raad verwerken. Nieuwe vacatures voor o.a. AMOO zijn intern aan alle medewerkers van DMCI g d. Het gaat om stafmedewerkers die onderwijsinnovatie moeten gaan realiseren. De commissie vraagt zich af of dat structureel in een organisatie zal werken. 8. WERKBELEVINGSONDERZOEK Het hoofd P&O heeft zoals afgesproken een conceptbrief toegestuurd voor gezamenlijke communicatie van P&O en de domeinraad aan de achterban over de voortgang van het werkbelevingsonderzoek. De voorzitter vraagt de raadsleden om hun reactie op de conceptbrief. G. Donga vraagt zich af of het wel slim is hierin gezamenlijk op te trekken. J. Piscaer vindt dat de domeinraad zich niet moet lenen om een spreekbuis te zijn voor de organisatie. M. Goedkoop vindt dat de stukken waarin gezegd wordt dat er nog even gewacht wordt niet in de brief moeten en dat systemen niet leidend moeten zijn. P. Rijnierse geeft aan te vinden dat we samen zijn opgetrokken zijn in het signaleren en prioriteren en dat de domeinraad niet op de uitvoering moeten gaan zitten. De domeinraad is niet verantwoordelijk voor het oplossen van de speerpunten. De voorzitter vraagt of iemand een voorstel heeft om dit in de brief duidelijk te maken. J. Piscaer stelt dat als de raad zich inlaat met deze brief dat dan de schijn van onafhankelijkheid verdwijnt. Meerdere raadsleden geven aan het gezamenlijk optrekken hierin met P&O wel op prijs te stellen. Wel willen zij graag een onderscheid maken in de punten die de domeinraad heeft aangedragen en de oplossingen die P&O heeft geformuleerd. Dit kan volgens de raadsleden door een duidelijke scheiding aan te geven tussen het eerste en het tweede deel van de brief. De voorzitter vraagt middels een stemming of de raadsleden akkoord gaan met de aanvullingen en verbeteringen die net zijn benoemd. De uitslag van de stemming is: 12 voor 1 tegen 1 neutraal De voorzitter krijgt mandaat van de raad om dit met het hoofd P&O kort te sluiten. J. Riester verlaat de vergadering om uur en machtigt E. Blasius. 10. ONDERWERP STUDENTENGELEDING Vanuit de studentengeleding zijn signalen ontvangen over dat er weinig wordt gesproken over onderwerpen die studenten bezighouden. Het DB wil graag kijken hoe we dit kunnen verbeteren en punten inventariseren die studenten graag willen bespreken in de raad. Het DB wil ook bekijken hoe de medewerkersgeleding de studentgeleding hierbij kan helpen. De voorzitter stelt voor om als studentengeleding een keer vooraf bij elkaar te gaan zitten en punten voor te bereiden. De voorzitter nodigt alle studenten hierin uit. Als een van de oplossingen heeft het DB bedacht om voor de volgende themabijeenkomst een door de studenten gekozen onderwerp aan te leveren en uit te werken. De voorzitter peilt de animo voor dit voorstel. M. Goedkoop geeft aan dat de (medewerkersgeleding van de) raad ook huiswerk moet krijgen en moet kijken naar de werkwijze van de raad. Het heeft te maken met de wijze van vergaderen. S. van den Berge geeft aan dat studenten ook moeten leren om de punten in te brengen. M. Meeusen stelt voor om de themabijeenkomst ook als communicatiemoment naar de achterban te gebruiken en om de OC s te stimuleren waardoor de domeinraad beter kan functioneren omdat er minder over beleidsstukken vergaderd hoeft te worden. G. Donga geeft aan dat studenten meer invloed op de agenda moeten hebben en daarom onderwerpen moeten aandragen en dat deze onderwerpen dan bovenaan komen te staan. Ook de wijze van vergaderen kan aangepast worden zodat de onderwerpen van de studentgeleding zeker aan bod komen en niet door uitloop van de agenda verdwijnen: door eerst de onderwerpen van de studentgeleding te agenderen en daarna die van de docentgeleding. De griffier zal dit op de actielijst zetten. P. Rijnierse geeft aan dat de belangen van de studentgeleding ook in de commissies verankerd kan worden door bijvoorbeeld in een commissie Studentzaken, die in het verleden wel bestond. M. Goedkoop geeft aan dat actuele zaken die in de raad 4

5 behandeld worden soms ook totaal geen binding hebben met de werkelijkheid die leeft onder de studenten. S. van den Berge geeft aan dat er vaak zaken voorbijkomen waarover de informatie de studenten nog niet heeft bereikt. De voorzitter roept de studenten op na te denken over welke onderwerpen ze willen agenderen en voorbereiden. De griffier herinnert de (student)leden eraan dat (achtergrond)informatie over een bepaald onderwerp altijd via de griffier opgevraagd kan worden. P. Rijnierse verlaat de vergadering om uur en machtigt E. Blasius. 11. CONCEPTADVIES OC S Er ligt een conceptvoorstel voor. De raadsleden geven hun feedback op dit stuk en spreken hun waardering uit voor het concept dat er ligt. J. Riester en E. Blasius zullen de correcties verwerken. 13. RONDVRAAG De voorzitter vraagt of er nog een medewerker is die in plaats van R. Stam een kort interview wil geven voor het filmpje over de domeinraad. Er is een script beschikbaar. G. Donga stelt zich beschikbaar. M. Kloek vraagt de raadsleden nogmaals om de uitgestuurde datumprikker voor de werkgroep overdrachtstraining in te vullen. De griffier meldt dat morgen de kandidatenbijeenkomst van de nieuwe kandidaten voor de medezeggenschapsraden plaatsvindt. 14. SLUITING De voorzitter sluit de vergadering om uur. 5

6 Actielijst 101 Concept nieuw HR-reglement. Penningmees ter en Voorzitter 105 Visitekaartjes vormgeving kortsluiten. + CoCo 21 april 10 april 124 Tekst en foto t.b.v. website domeinraad mailen aan J Man. 17 februari 10 maart 150 Inventariseren gebruik blokevaluaties / Questback-evaluaties. OI 24 maart 19 mei 151 Voorstel overdrachtstraining maken. DB + werkgroep overdrachtstraining 24 maart 19 mei 167 Bij de achterban inventariseren en ook persoonlijk input aan de OC s vragen over taaklastnormen MIC en CO. L. Wientjes en G. Donga 169 Inloopmoment voor de achterban organiseren en daar input over het thema rendementsdenken verzamelen. G. Donga / L. Wientjes 26 mei 170 Agenderen rendementsdenken na ontvangst input vanuit achterban. DB 26 mei 174 Informeren naar voortgang normen per opleiding i.v.m. voortgang taaklast. 177 Agenderen bepalen en bespreken onderwerp volgende themabijeenkomst. Studentgeleding 19 mei 178 Aanleveren input voor jaarverslag bij Secretaris. Commissies 19 mei 179 Navragen bij manager bedrijfsvoering hoeveel D4-contracten er niet verlengd zullen worden m.b.t. Transitie Traject. 19 mei 180 Input over procedure benoeming bestuursleden mailen naar J. Riester. 4 mei 181 Navraag doen bij domeinsecretaris / MT naar normen per opleiding. 19 mei 182 Formuleren argumenten voor behoud externe website domeinraad DMCI. CoCo 19 mei 183 Reserveren lokaal voor OER-bijeenkomst met OK&I en OC s op 12 mei. 11 mei 184 Aanleveren input op Communicatieplan van CoCo. 19 mei 6

7 185 Manager bedrijfsvoering uitnodigen voor de onderwerpen Transitie en One Stop Shopping. POF 19 mei 186 Planning begroting opvragen bij de domeinsecretaris. 19 mei 187 Aanvullingen van de raad verwerken in conceptbrief van met advies over rol en rechten OC s. OI 19 mei 188 Aanvullingen op conceptbrief over voortgang werkbelevingsonderzoek kortsluiten met hoofd P&O. Voorzitter 19 mei 189 Agenderen en voorbereiden punten vanuit de studentgeleding. Studentgeleding 19 mei 190 Onderwerpen vanuit studentgeleding als eerste behandelen op de agenda. Voorzitter 19 mei 191 Invullen datumprikker werkgroep overdrachtstraining. 19 mei 7

8 Doorlopende acties 77 Verspreiden Facebookpagina onder eigen collega s en medestudenten. 9 december 104 Website domeinraad DMCI bijwerken. 107 Voorstel formuleren over wat er op Facebook geplaatst gaat worden. CoCo 111 Feedback op het Communicatieplan graag per naar M. Meeusen van de commissie CoCo 126 Update Transitie Traject. POF 17 februari 8

9 Besluitenlijst 1 Voorstelmail achterban is akkoord. Domeinraad 11 november 2 Domeinraad formuleert vragen voor projectleider OKI en geeft deze door aan de commissie OI. De commissie OI rapporteert na het gesprek aan de domeinraad. 3 Wijze van notuleren: voorstel 2: voorletter plus achternaam. Domeinraad / commissie OI Domeinraad 25 november 9 december 4 Besturen studieverenigingen en het DMT uitnodigen voor Nieuwjaarsborrel. 5 Onderwerp voor de eerste informele themabijeenkomst met de domeinvoorzitter begin : Samenwerking binnen de opleidingen binnen ons domein. 6 Wijze van notuleren: nalopen notulen en actielijst niet helemaal uitwerken in notulen. 7 Tekstuele wijzigingen in de conceptnotulen en actielijst van tevoren door te geven aan de griffier 8 Regelmatig uitnodigen manager bedrijfsvoering en Hoofd Onderwijslogistiek DMCI voor commissievergadering POF. Commissie POF 9 december 9 december 13 januari 17 februari 9