In één keer overstappen op mobiel werken? Zo doet u dat

Transcriptie

1 In één keer overstappen op mobiel werken? Zo doet u dat In samenwerking met

2 Met een big bang klaar voor de toekomst Door met uw organisatie in één keer over te stappen op het nieuwe werken, maakt u uw bedrijf klaar voor de toekomst. Hoe zit dat? Mobiel werken, het nieuwe werken of flexwerken. Hoe u het ook noemt, het komt in alle gevallen op hetzelfde neer: werknemers de mogelijkheid bieden te werken waar en wanneer ze maar willen. De voordelen van mobiel werken zijn evident. Medewerkers voelen zich er goed bij als ze altijd en overal kunnen werken. Ze krijgen meer zeggenschap over hun tijdsindeling en de plaats waar zij werken. Soms werken ze overdag, soms s avonds. Soms op kantoor, soms onderweg van of naar een klant, soms thuis. Zo kunnen ze werk en privé beter combineren dan vroeger. Ze krijgen meer ruimte voor zelfsturing en initiatief en kunnen zichzelf beter ontwikkelen. Winstgevend Overstappen op mobiel werken is niet alleen gunstig voor werknemers, ook het bedrijf zelf profiteert ervan. Zo dragen mobiele werkers meer bij aan de winstgevendheid van het bedrijf, juist doordat ze sneller en productiever werken. Daarnaast zijn er grote kostenbesparingen mogelijk door kantoorruimte af te stoten en de overgebleven ruimte efficiënter te benutten. Een werkplek thuis kost 75 procent minder dan een werkplek op kantoor. Ook de reiskosten nemen af. Doen dus. Mobiele werkers dragen meer bij aan de winstgevendheid van het bedrijf Dat klinkt ingrijpend, en dat is het natuurlijk ook Ingrijpend Waarschijnlijk was u bij het downloaden van deze whitepaper al aardig overtuigd van de voordelen. U overweegt of bent immers voornemens met een big bang over te stappen. Oftewel, al uw medewerkers ontvangen tegelijkertijd op een vooraf afgesproken moment een nieuw mobiel device en het kantoor wordt bij wijze van spreken in een weekend omgebouwd tot een flexwerkplek. Dat klinkt ingrijpend, en dat is het natuurlijk ook. Soepele overgang Maar wat komt er allemaal kijken bij zo n big bangimplementatie van het nieuwe werken? Wat zijn de vooren nadelen van in één keer overstappen? Hoeveel tijd neemt de voorbereiding in beslag en op welke nazorg moet u berekend zijn? Een stappenplan om de overgang snel en soepel te laten verlopen. 2

3 De voor- en nadelen van een big bang-implementatie Voor u overstapt op mobiel werken volgens de big bang-methode, is het goed u te realiseren wat hiervan de voor- en nadelen zijn. We zetten ze voor u op een rij. Minimale werkverstoring Bij een big bang-implementatie is de verstoring van het werk minimaal. HP Nederland garandeert bijvoorbeeld dat organisaties in 2 dagen kunnen overstappen, desgewenst in het weekend of tijdens de vakantie. Dat wil zeggen: alle verouderde hard- en software worden dan in één klap vervangen voor nieuwe (mobiele) varianten. Afgedankt maar niet afgeschreven Er is een reële kans dat apparatuur die nog niet is afgeschreven wordt afgedankt. En waarschijnlijk moet u ook softwarelicenties en contracten vervangen die nog niet zijn verlopen. Dat betekent dus dat er geld wordt weggegooid. Goedkoper Een big bang-implementatie is goedkoper. Al was het maar omdat u niet voor langere periode de oude en nieuwe ITomgeving naast elkaar hoeft te draaien. En ook het langdurig opslaan van de reeds gekochte hardware voor werknemers die pas op een later moment overstappen kost geld. Niet alle werknemers kunnen al die vernieuwing in één keer verwerken Hoge kostenpost In één keer overstappen mag dan goedkoper zijn dan gefaseerd overstappen, u kunt die kosten helaas niet uitsmeren over een langere periode. De rekening voor de aanschaf van al die mobiele hard-en software krijgt u in één keer gepresenteerd. Betere samenwerking Ook voor gebruikers is een big bang prettig, aangezien de nieuwe apparaten en software goed op elkaar zijn afgestemd - in elk geval beter dan wanneer oud en nieuw naast elkaar draaien. Bovendien kunt u alle betrokkenen in één keer voorlichten over de veranderingen en wat de nieuwe situatie voor hen betekent. Te snelle ontwikkelingen Voor sommige werknemers kan al die vernieuwing te veel zijn om in één keer te verwerken. Afgebakende stappen zijn voor hen makkelijker te overzien en biedt hen de mogelijkheid op eigen tempo te anticiperen op nieuwe ontwikkelingen. Iedereen tevreden Geen enkele werknemer hoeft zijn collega s met scheve ogen aan te kijken: iedereen is immers tegelijkertijd overgestapt, niemand is oneerlijk voorgetrokken of achtergesteld. 3

4 Bij een big bang-implementatie krijgen alle medewerkers een mobiel device en wordt het kantoor in een weekend omgebouwd tot flexwerkplek 4

5 Zo stapt u in één keer over op mobiel werken Overstappen op het nieuwe werken wordt steeds makkelijker. Steeds meer bedrijven stappen in één keer over. Hoe pakt u zo n snelle overgang aan? Een stappenplan. 01 De voorbereiding Is de organisatie klaar voor mobiel werken? Mobiel werken biedt veel voordelen voor de werknemer én het bedrijf. Maar die voordelen komen pas goed uit de verf als het bedrijf echt klaar is voor de overstap. Om het nieuwe werken succesvol in te kunnen voeren, moeten 3 belangrijke zaken op orde zijn: de benodigde technologie, de ruimtelijke aspecten en de menselijke factoren. Soms wordt ook wel gesproken van bytes, bricks en behaviour. Bytes: de benodigde technologie Voor mobiel werken is er meer nodig dan een snelle verbinding met de cloud, een smartphone en handige software. Om medewerkers mobiel te kunnen laten werken, is vaak een upgrade, uitbreiding of aanpassing van de bestaande IT-infrastructuur nodig, waaronder voor zover dat er nog niet is - een draadloos netwerk binnen het bedrijf (wifi). Voor een goede voorbereiding is het dus zaak te inventariseren welke hard- en software moeten worden aangeschaft en hoe die (nieuwe) IT-infrastructuur het beste kan worden geïmplementeerd. Een paar zaken waar u in de voorbereiding rekening mee dient te houden: Van wie is het device? Een belangrijke vraag is uiteraard welk mobiel device uw medewerker krijgt en wie dat regelt. Er zijn een paar manieren om werknemers van mobiele devices te voorzien:» BYOD (Bring Your Own Device): werknemers laten werken op hun privéapparaat heeft als voordeel dat ze daar reeds vertrouwd mee zijn en de ins en outs van het besturingssysteem kennen. Bovendien hoeft het bedrijf geen dure nieuwe apparatuur aan te schaffen. Grootste nadeel is echter dat het voor de IT-afdeling een grote uitdaging is om alle verschillende devices te beveiligen.» CYOD (Choose Your Own Device): als het bedrijf een beperkt aantal devices aanbiedt waaruit gebruikers kunnen kiezen, is het beheer ervan makkelijker. Bovendien heeft de werkgever meer zeggenschap over het (gewenste) gebruik van het device. Zo kan het makkelijker overgaan tot het op afstand wissen van inhoud bij verlies of diefstal.» COPE (Company-owned, Personally-enabled): het privégebruik van een bedrijfsapparaat brengt risico s met zich mee. Toch willen de meeste werknemers graag één apparaat voor alles gebruiken. Naast goede afspraken hierover, kun je er ook rekening mee houden bij de keuze van het type device. Zo heeft de HP Elite X3 bijvoorbeeld dual-sim-ondersteuning waardoor je 2 simkaarten (privé en zakelijk nummer) tegelijkertijd in het apparaat kunt plaatsen. Hoe mobiel werken? Elke type medewerker heeft zijn eigen behoeften afhankelijk van het soort werk dat hij verricht en de manier van werken. Deze verschillen tussen medewerkers hebben consequenties voor het soort device en de werkplek. Vaak kun je niet af met één soort nieuwe werkplek en/of één mobiel device. Maar hoe bepaal je welke manier van werken past bij welke medewerker? Door medewerkers te segmenteren:» Inventariseer behoeften: breng in kaart welke taken de verschillende type medewerkers uitvoeren en welke behoeften ze hebben voor wat betreft de hardware en software.» Stel medewerkersmatrix op: verdeel de medewerkers in groepen op basis van functie, overeenkomstige werkzaamheden, veelgebruikte applicaties en tools en behoeften.» Houd aanvullende vraaggesprekken: door met een selectie van de verschillende type werknemers te spreken, krijgt u nog meer inzicht in de groepswensen en behoeften. 5

6 » Maak persona s: maak van iedere groep een profiel met menselijke eigenschappen. U kunt dit zo uitgebreid doen als u zelf wilt, van karaktertrekken tot veelgebruikte apps.» Bepaal de benodigdheden: de beslissers kunnen zich aan de hand van de persona s beter inleven in de behoeften en wensen van de verschillende type werknemers. Op basis daarvan bepalen ze welke werkplekken en apparaten aangeschaft moeten worden. Koop of huur? Inventariseer voor u allerhande nieuwe hard- en software bestelt eerst even welke zaken u al in huis heeft. Zo voorkomt u dat u zaken dubbel afneemt in plaats van een upgrade naar bijvoorbeeld een cloudversie van bepaalde software te regelen. Houd daarnaast rekening met de benodigde flexibiliteit bij mobiel werken. Want hoewel het vroeger gebruikelijk was alle benodigdheden te kopen, de afgelopen jaren zijn allerlei vormen van huur en huurkoop in zwang geraakt. Bijvoorbeeld in de vorm van Infrastructure as a Service (IAAS) en Device as a Service (DAAS). Hierbij betaalt u alleen voor het gebruik van apparatuur - zonder extra kosten voor onderhoud of reparatie. Veel bedrijven kiezen er bovendien contractueel voor om apparaten na een jaar al te laten vervangen, als deze nog een hoge inruilwaarde hebben. Zo beschikken ze tegen geringe meerkosten steeds over de nieuwste apparatuur. Wanneer bestellen? Om de overgang naar mobiel werken volgens plan te laten verlopen, is het belangrijk op tijd alle benodigde hard- en software te bestellen. Houd rekening met verschillende levertijden van diverse producten. Om met een big bang te starten, is het belangrijk dat ook de zaken met een lange levertijd op tijd in huis zijn. Het kantoor wordt meer een ontmoetingsplaats Bricks: de ruimtelijke aspecten Idealiter stemt u ook het kantoor (de bricks) af op mobiel werken. Want doordat medewerkers minder tijd op kantoor spenderen dan in de oude situatie, krijgt het kantoor een andere functie. Het wordt meer een ontmoetingsplaats. Door de werkplek hierop in te richten, stimuleert u samenwerking en productiviteit. Hoe u dat doet? Door af te stappen van de vaste werkplek en verschillende ruimtes te creëren die passen bij de verschillende taken die werknemers moeten uitvoeren. Denk aan:» Een kantoortuin met flexplekken» Concentratiezones» Brainstormruimtes» Vergaderruimtes» Belruimtes» Loungeplekken Werknemers kiezen iedere ochtend waar ze die dag willen gaan werken. En sterker nog, ze wisselen vaak zelfs meerdere keren per dag van werkplek. Thuiswerkplek Ook de thuiswerkplek verdient aandacht. Volgens de ARBO-wet is de werkgever namelijk ook verantwoordelijk voor de bricks thuis. Zo heeft u als werkgever de plicht te onderzoeken of de arbeidsomstandigheden correct worden nageleefd en moet u toezien op de opstelling van de werkplek en naleving van de arbeidstijden. 6

7 Behaviour: de menselijke factoren Het laatste punt dat op orde moet zijn om succesvol te kunnen overstappen op mobiel werken zijn de menselijke factoren. De behaviour vormt tegelijkertijd de belangrijkste uitdaging. Cultuur en gedrag bepaalt voor 80 procent of een overstap naar mobiel werken een succes wordt. Het succes staat of valt dus met de bereidheid van medewerkers én managers om te veranderen. Hoe zit dat? Verandering voor leidinggevenden Het nieuwe werken vereist een nieuwe manier van aansturen. Als manager moet u vertrouwen en ruimte durven geven en verantwoordelijkheden toekennen aan uw medewerkers. Uiteraard wel met duidelijke afspraken over de resultaten die u van uw werknemers verwacht. Veel managers hebben moeite met loslaten. Ze zijn gewend om te kijken naar het aantal uren dat iemand aanwezig is - onder hun ogen en duidelijk controleerbaar. Verandering voor werknemers Voor werknemers kan een beoordeling op prestaties zeker in het begin nogal intimiderend overkomen. Werknemers moeten bereid zijn inzicht te geven in hun eigen werkzaamheden aan collega s en leidinggevenden, informatie willen delen en feedback geven op elkaar. Kortom, om zich de ruimte toe te eigenen die ze krijgen toegekend. Onderschat dit niet: de juiste mentaliteit bij de werknemers blijkt het belangrijkste, wil de invoering van het nieuwe werken slagen. Het management moet volledig achter het nieuwe werken staan Blijven communiceren Communiceer daarom gedurende het gehele proces met de werknemers om na te gaan waar zij behoefte aan hebben en op welke punten ze weerstand voelen. Het management heeft een coördinerende rol in dit proces en moet volledig achter het nieuwe werken staan om de voordelen goed over te brengen op de werknemers. Zorg ook dat de visie van de organisatie helder is om de werknemers voldoende voor te kunnen bereiden op de nieuwe situatie, waardoor minder weerstand zal ontstaan. Werknemers gaan bij een verandering, zoals de overgang naar mobiel werken, bijna altijd door een aantal stadia heen: ontkenning, weerstand, gedeeltelijke aanpassing en betrokkenheid/volledige aanpassing. Houd hier rekening mee. 02 De uitrol Kan mobiel werken worden geïmplementeerd? Na een gedegen voorbereiding, kunt u mobiel werken eindelijk gaan invoeren. Een kwestie van werknemers van de geselecteerde apparaten voorzien. Toch komt daar meer bij kijken dan u denkt. Een overzicht van de belangrijkste zaken waarmee u in deze fase rekening moet houden: Hardware: om te beginnen moet u het verpakkingsmateriaal van de hardware verwijderen. Als u alle laptops, tablets en mobiele telefoons wilt voorzien van een bedrijfslogo, kunt u ze direct bestickeren en het startscherm aanpassen zodat het bedrijfslogo zichtbaar is. Software: vervolgens installeert u de software die nodig is om de apparatuur gebruiksklaar te maken en/of die werknemers nodig hebben om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Beveiliging: misschien wel het meest onderschatte aspect bij mobiel werken. Beveiliging kan op verschillende niveaus, denk aan:» Hardware: BIOS beveiliging met HP Surestart en Self Encrypting SSD s van HP» Software: harddrive encryptie en antivirusbescherming» Autorisatie: (biometrisch) multifactor-authenticatie en Identitity management» Data: versleuteling, dataclassificatiebeleid en Windows Information Protection 7

8 Data: de beschikbare data op de oude devices moet worden overgezet naar de nieuwe apparatuur en/of de cloud. Vervolgens wist u de oude (vertrouwelijke) gegevens. CMBD: zorg voor een Configuration Management DataBase (CMDB), waarin applicaties, clients, servers, netwerken, gebruikers, groepen, locaties, printers etc. staan geregistreerd. Image based back-ups: maak image based backups van besturingssystemen, software en instellingen. De hoeveelheid images, kunt u het beste laten afhangen van het aantal persona s. Als een telefoon of computer crasht, kan deze per type gebruiker makkelijk worden hersteld. En de data? Die staan als het goed is in de cloud, dus die kunnen zo worden ingelezen. Verwijderen: de oude apparatuur kan eventueel - nadat de restwaarde is bepaald - worden verkocht. Een andere mogelijkheid is de oude apparatuur weg te geven aan een goed doel. Werkplekken: afhankelijk van de mogelijkheden en wensen, richt u het kantoor opnieuw in met verschillende soorten werkruimtes. Denk daarbij ook aan de thuiswerkplekken. Medewerkersondersteuning: staan de hulptroepen stand-by om de medewerkers de eerste dagen te helpen bij eventuele opstartproblemen? U kunt al deze activiteiten natuurlijk zelf op u nemen, maar een leverancier als HP Nederland kan u dit werk ook uit handen nemen. Zeker wanneer het om tientallen werkplekken gaat, kan uitbesteden aantrekkelijk zijn. Het is immers niet uw core business, waardoor een andere partij het wellicht beter en goedkoper kan doen dan u. Het succes valt of staat met het gedrag van medewerkers Het uitdeelfeest Alle hard- en software is binnen, de werknemers zijn volledig op de hoogte en de IT-afdeling staat in de startblokken. Op vrijdagmiddag komen de hulptroepen van de leverancier het kantoor binnengewandeld. Samen met de IT-afdeling gaan zij alle devices letterlijk uitpakken, van de juiste software voorzien en samen met de bestelde accessoires in een bijpassende tas stoppen. Een pittige klus, want op maandagochtend moeten alle devices en de software up-and-running zijn. De voldoening is groot als het team dat een weekend lang heeft doorgewerkt om alle systemen goed werkend te krijgen, op maandagochtend iedere werknemer het juiste device geven. Vooral omdat de werknemers het device openklappen en gelijk aan het werk gaan. Missie geslaagd. 03 De uitgifte Hoe verlopen de eerste dagen na de invoering? Na een paar dagen hard doorwerken staan alle geprepareerde devices inclusief accessoires klaar. De eerstvolgende werkdag druppelen de eerste medewerkers al vroeg binnen. De tassen zijn voorzien van namen zodat iedereen zijn eigen device krijgt. Ze lopen naar hun flexplek, pakken hun nieuwe device en kunnen direct aan de slag. Klinkt logisch, maar in de praktijk blijkt het vaak iets minder soepel te verlopen. Werknemers begrijpen de nieuwere software niet of kunnen bepaalde data niet terugvinden. Zoals gezegd: het succes van het nieuwe werken valt of staat met de behaviour van die medewerkers. U kunt hun gedrag in goede banen leiden door: Trainingen: organiseer voorafgaande en vlak na de uitgifte trainingen op groeps- en/of individueel niveau. Dit kunt u zelf doen of uitbesteden aan bijvoorbeeld de leverancier. Medewerkersondersteuning: eerste hulp om gebruikers op weg te helpen is geen overbodige luxe. Let wel: vaak zijn hiervoor andere medewerkers nodig dan degenen die de vaste helpdesk bemannen. Idealiter zijn ze én inhoudelijk deskundig én kunnen ze op elk moment van de dag worden aangeschoten door mensen in nood. Zeker de eerste week kan het handig zijn om de ondersteuning in zichtbare shirts op verschillende afdelingen te laten werken, zodat ze makkelijk te benaderen zijn bij issues. 8

9 Het vervolgtraject inzetten Gefeliciteerd, het is gelukt. Al uw medewerkers zijn overgestapt op mobiel werken. Ze lijken er ook blij mee te zijn. Maar wacht, het werk zit er nog niet op. Zelfs wanneer u met een big bang bent overgestapt op mobiel werken is het niet klaar na de uitgifte en het gewenningsproces van de medewerkers. Het nieuwe werken vergt immers voortdurend onderhoud. Een vinger aan de pols houden van hoe het gaat is belangrijk om mobiel werken echt te laten slagen. Sturen de managers echt op output? Werken de medewerkers efficiënt of zijn er tools die ze nog niet kennen, maar wel nuttig zijn? Organiseer daarom regelmatig sessies waarin u verschillende type medewerkers en leidinggevenden bevraagt over wat er goed en niet goed gaat. Vlak na de overgang zullen die sessies frequenter nodig zijn dan wanneer mobiel werken meer ingebed is in de organisatie. Vragen die tijdens zo n sessie aan bod moeten komen, zijn:» Wat zijn de lessons learned?» Wat gaat er goed en wat niet?» Voldoet de gekozen opzet nog? Zijn er bijvoorbeeld nieuwe (technologische of organisatorische) mogelijkheden om tegemoet te komen aan (nieuwe) behoeften en wensen van de werknemers?» Welke veranderingen moeten er worden doorgevoerd om te zorgen voor het succes van mobiel werken in de toekomst? Meer weten over de implementatie van mobiel werken en wat daar allemaal bij komt kijken? Bezoek dan een van onze events of webinars die regelmatig plaatsvinden of neem contact op met een HP-mobility specialist. Colofon Dit is een uitgave van de MT MediaGroep. Redactie Jan Bletz, redactie Management Team Met medewerking van Bektas Gultekin van HP Copyright Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen en/of op enigerlei wijze worden gereproduceerd zonder toestemming van MT MediaGroep BV en HP. Contact Tel: (voor alle MKB-producten) December