Screen Flanders-controlerichtlijnen

Transcriptie

1 Screen Flanders-controlerichtlijnen Deze richtlijnen dienen gevolgd te worden bij uitvoering van het project en bevatten de specifieke regels op basis waarvan de eindcontrole zal gebeuren. Het is belangrijk dit document reeds te lezen bij ontvangst van de beslissing tot steuntoekenning. Controlerichtlijnen van de Afdeling Inspectie en Ondersteuning van het Agentschap Innoveren en Ondernemen van toepassing op projecten ingediend in het kader van het Besluit van de Vlaamse Regering van 09/11/2012 tot toekenning van steun aan de audiovisuele werken van het type lange fictie-, documentaire- of animatiefilm, of van animatiereeksen. Inhoud 1) Algemene afspraken... 2 a) Ministerieel besluit... 2 b) Boekhouding en facturen... 2 c) Aanverwante organisaties... 2 d) Aanvraag derde schijf... 2 e) Combinatie met VAF-steun ) Afbakening subsidieperiode ) Aanvaardbare uitgaven... 3 a) Facturen dienstverlening... 4 b) Investeringskosten... 5 c) Leasing... 5 d) Loonkosten... 5 e) Honorarium producent... 6 f) Interimarbeid ) Niet-aanvaardbare uitgaven... 6 a) Algemene regels... 6 b) Specifieke niet-aanvaardbare uitgaven ) Financiering ) Steunbedrag ) Terugbetaling van de steun ) Communicatieverplichtingen en deliverables... 10

2 1) Algemene afspraken a) MINISTERIEEL BESLUIT Het Ministerieel besluit waarin de steun wordt toegekend en de daarin opgenomen parameters vormen het vaste kader van de samenwerking tussen het Agentschap Innoveren en Ondernemen en de producent. Alle elementen uit het ministerieel besluit worden in principe gecontroleerd tijdens de controle ter plaatse. Als een inspecteur van de Afdeling Inspectie en Ondersteuning van het Agentschap Innoveren en Ondernemen andere inbreuken vaststelt naast wat hierboven genoemd werd (zoals bv. opmerkingen betreffende de ontvankelijkheid), zullen deze opgenomen worden in het inspectieverslag. b) BOEKHOUDING EN FACTUREN De aanvrager moet een aparte, transparante, analytische boekhouding bijhouden die bij de controle moet worden voorgelegd. De boekhouding van de producent kan ter ondersteuning van de controlewerkzaamheden opgevraagd worden door het Agentschap Innoveren en Ondernemen. Tijdens de inspectie dienen de originele facturen en betalingsbewijzen te worden voorgelegd in de vorm die het Agentschap Innoveren en Ondernemen wenselijk acht. Algemeen geldt dat alle aanvaardbare facturen gefactureerd en betaald binnen de projectperiode en uitgeschreven aan en betaald door de begunstigde van Screen Flanders subsidieerbaar zijn. c) AANVERWANTE ORGANISATIES In wat volgt wordt verstaan onder aanverwante organisaties bedrijven die voldoen aan een van de volgende criteria: - de steun aanvragende onderneming heeft rechtstreeks of onrechtstreeks stemrechten of kapitaal van de dienstverlener in handen; - de dienstverlener heeft rechtstreeks of onrechtstreeks stemrechten of kapitaal van de steun aanvragende onderneming in handen; - de dienstverlener en de steun aanvragende onderneming hebben minstens een gemeenschappelijke zaakvoerder, bestuurder, werknemer of aandeelhouder; - de zaakvoerders, bestuurders of aandeelhouders van de steun aanvragende onderneming en de dienstverlener zijn met elkaar verbonden als echtgenoten, als bloedverwanten tot en met de tweede graad of door samenwoning. d) AANVRAAG DERDE SCHIJF De saldoschijf moet aangevraagd worden nadat de uitgaven die in aanmerking komen voor steun, volledig gerealiseerd zijn. Dat betekent dat de facturen gefactureerd en betaald zijn. Dat betekent dat het project nog niet definitief afgewerkt moet zijn. 2

3 Van oproep tot oproep moet de derde schijf aangevraagd zijn ten laatste 6 maanden na de eerste vertoningsdatum. Bovendien wordt bij aanvraag van de derde schijf de stand van zaken ivm. de deliverables afgetoetst. Vanaf oproep moet de derde schijf aangevraagd zijn ten laatste 12 maanden na het aflopen van de projectperiode (zie infra Afbakening subsidieperiode ). Bovendien wordt bij aanvraag van de derde schijf de stand van zaken ivm. de deliverables afgetoetst. e) COMBINATIE MET VAF-STEUN Als er naast Screen Flanderssteun ook VAF-steun werd toegekend, zal de begunstigde ernaar streven de controle van beide steunmechanismen samen te laten plaatsvinden. 2) Afbakening subsidieperiode De productieplanning wordt overgenomen zoals bepaald in het aanvraagformulier maar de toegestane projectperiode waarin de in aanmerking komende uitgaven kunnen worden gerealiseerd, kan ruimer zijn (maar alleen na goedkeuring van aanvraag ter zake). De projectperiode loopt vanaf de indieningsdatum tot 18 maanden na goedkeuring van de steun (datum ondertekening individueel ministerieel besluit). De periode waarin de facturen en betalingen moeten worden gerealiseerd valt binnen deze projectperiode. De eerst mogelijke facturatiedatum van de uitgaven die in aanmerking komen voor steun, is de indieningsdatum van de steunaanvraag. Een verlenging van de termijn van 18 maanden kan aangevraagd worden met argumentatie en kan toegestaan worden door het Agentschap Innoveren en Ondernemen. Vanaf de oproepen 2014 wordt voor animatiefilms en animatiereeksen deze periode vastgesteld op 24 maanden na datum van de goedgekeurde steun ipv. 18 maanden. 3) Aanvaardbare uitgaven Uitgaven kunnen enkel in aanmerking komen als ze gefactureerd zijn aan de begunstigde. Andere uitgaven komen niet in aanmerking. De begunstigde is een audiovisueel productiehuis in de zin van artikel 1, 3 van het besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van steun aan audiovisuele werken. De uitgaven die in aanmerking worden genomen moeten gefactureerd worden vanuit het Vlaamse Gewest. De uitgaven moeten als doel de voltooiing van het beoogde audiovisuele werk hebben en moeten structurerend zijn voor de Vlaamse audiovisuele sector. De facturen komen enkel in aanmerking wanneer deze gefactureerd worden vanuit een BTW-plichtige onderneming met zowel maatschappelijke zetel als operationele exploitatiezetel in het Vlaamse Gewest. Vanaf oproep wordt op bovenstaande regelgeving nauw toegekeken en worden geen uitzonderingen toegelaten. De uitgaven moeten voorkomen in de projectbegroting die werd goedgekeurd. 3

4 De Vlaamse uitgaven die in aanmerking komen voor steun moeten minimaal het bedrag bereiken dat werd gepreciseerd onder artikel 1, 3 de lid van het individueel MB. Een verhoging van de in aanmerking komende Vlaamse uitgaven kan niet leiden tot verhoging van het steunbedrag. De uitgaven die in aanmerking komen zijn exclusief BTW en moeten realistisch en marktconform zijn. Bij het opvragen van de eerste en/of laatste schijf zal eventueel een aangepaste en definitief door het Agentschap Innoveren en Ondernemen goedgekeurde projectbegroting worden toegevoegd aan het dossier. Elke wijziging in het totaalbudget van de uitgaven van meer dan 10% moet vooraf door het Agentschap Innoveren en Ondernemen worden goedgekeurd. Wijzigingen in of tussen de rubrieken van de uitgaven van meer dan 10 % moeten onmiddellijk gemeld worden aan het Agentschap Innoveren en Ondernemen via het wijzigingsformulier. Er wordt indien nodig nog een kwalitatieve controle van de wijzigingen voorzien samen met VAF om na te gaan of de wijzigingen kunnen worden goedgekeurd. Indien deze wijziging door het Agentschap aanvaard wordt kan deze bij de eindcontrole aanvaard worden (schriftelijke goedkeuring in het dossier) (zie individueel MB). Indien wijzigingen niet worden goedgekeurd vooraf, kunnen deze niet aanvaard worden bij de eindcontrole. Wijzigingen van minder dan 10% kunnen zonder goedkeuring aanvaard worden. Vanaf oproep geldt dat voor uitgaven gedaan aan aanverwante organisaties (zie supra Aanverwante organisaties ) enkel het bedrag aanvaard wordt zoals werd opgenomen in de budgettering bij aanvraag. Bij jurering of individueel MB kunnen hierover tevens bijkomende bepalingen zijn opgenomen. a) FACTUREN DIENSTVERLENING Facturen voor dienstverlening worden aanvaard indien zij voldoen aan de bovenstaande voorwaarden. Bovendien moet op de factuur naast al de verplichte wettelijke bepalingen ook de datum van het belastbaar feit worden vermeld (de datum wanneer de dienst heeft plaatsgevonden), de naam van het project waarvoor de dienst werd geleverd, alsook de aard van de uitgevoerde handeling (gedetailleerde omschrijving van de diensten met vermelding van uurtarief + eenheidsprijs). Dit uurtarief moet marktconform zijn. Het Agentschap Innoveren en Ondernemen kan buitensporige uurtarieven weigeren. Ook bij facturen voor het huren van goederen moet voldoende gedetailleerd worden over welke goederen het gaat samen met de gedetailleerde vermelding van de huurprijs per uur/dag en het aantal gehuurde uren/dagen. Facturen van aanverwante organisaties moeten extra gedocumenteerd worden. De loonkost moet bij voorkeur worden onderbouwd via het SUT (standaarduurtarief zie infra Loonkosten ). Bij huur van materiaal bij aanverwante organisaties dient minstens de boekhoudkundige afschrijvingstabel toegevoegd te worden. 4

5 b) INVESTERINGSKOSTEN Investeringskosten (en de eventuele bijhorende afschrijvingen) komen alleen in aanmerking als de operationele exploitatiezetel van de producent in het Vlaams gewest gelegen is. Alle aankopen boven de 250 euro van duurzame gebruiksgoederen en andere roerende of onroerende goederen, tenzij kan aangetoond worden dat de levensduur niet meer dan 1 jaar bedraagt, worden als investeringen aanzien. Enkel de afschrijvingen met betrekking tot investeringen die specifiek noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project of de gesubsidieerde activiteiten zijn subsidieerbaar. De algemene regel voor de afschrijvingen is (zoals ze volgens het boekhoudrecht dienen te worden afgeschreven): Immateriële vaste activa: 5 jaar; Installaties, machines en uitrusting: 5 jaar; Rollend materieel: 5 jaar. Indien hiervan voor specifieke investeringen volgens de geldende boekhoudregels mag worden afgeweken, worden deze afwijkende ritmes aanvaard. De toewijzing gebeurt pro rata volgens de gebruiks-, benuttings- of bezettingsgraad en de gebruiksperiode van het investeringsgoed binnen de projectperiode. Nieuwe investeringen die binnen de periode gedaan zijn, kunnen enkel pro rata volgens het gebruik aanvaard worden. Hiertoe dient bij controle de originele investeringsfactuur, de afschrijvingstabel en een verklaring inzake het gebruik van dit product specifiek voor het ingediende project te worden voorgelegd. c) LEASING Bij leasing van een investering zal niet de globale som van het leasingcontract in aanmerking worden genomen, maar wel de maandelijkse afbetalingen gerelateerd aan de duur van het project en de gebruiksgraad. d) LOONKOSTEN Enkel de loonkosten van rechtstreeks betrokken personeelsleden die op de payroll staan, in verhouding tot de aan het project bestede tijd, komen in aanmerking. Als er een registratiesysteem bestaat waarbij personeelskosten correct worden toegewezen aan verschillende kostenposten, dan kan het bewijs van de loonkosten daarop gebaseerd worden. Er moet ook een verklaring op eer worden opgemaakt van correctheid van deze gegevens. Bij kleinere projecten of ondernemingen dient men zoveel mogelijk detail te geven over de bestede tijd, samen met een verklaring op eer. De detaillering kan dan gaan van een effectieve toewijzing naar kostenplaats tot een percentage dat iemand aan het project meewerkt. 5

6 De loonkosten worden bij voorkeur ingediend op basis van een standaarduurtarief (SUT). Het standaarduurtarief wordt forfaitair bepaald per persoon als de vermenigvuldiging van het bruto maandloon (voltijds) van het betrokken personeelslid bij het begin van het project met de coëfficiënt 1,2%. Voor de berekening wordt het bruto maandloon steeds herrekend naar een voltijdse betrekking van 38 uur per week. Het standaarduurtarief wordt vermenigvuldigd met het aantal aan het project gewerkte uren. Het is dus belangrijk dat het aantal gepresteerde uren voor het project per werknemer wordt bijgehouden. Bijvoorbeeld: inbreng loonkosten: deeltijdse prestaties van 20 uur per week, deeltijds bruto maandloon euro: in te brengen SUT: euro x 38/20 uur = euro x 1,2 % = SUT van 34,20 euro. De in aanmerking komende loonkost is dan gelijk aan het SUT van 34,20 euro x het aantal voor het project gewerkte uren. e) HONORARIUM PRODUCENT Het honorarium van de producent komt in aanmerking voor steun indien deze een operationele exploitatiezetel heeft in het Vlaamse Gewest, en is beperkt tot 7,5 % op het totaal van de in aanmerking komende uitgaven above- en below-the-line. De verloning van alle (co)producenten moet onder deze post worden opgenomen. Als het honorarium verdeeld wordt, is dat in principe duidelijk in de detailbegroting. Het honorarium producent is dan verdeeld pro rata de coproductiedelen onder de coproducenten. Dat kan nog anders verdeeld zijn, maar staat steeds vermeld in het coproductiecontract. f) INTERIMARBEID Vervoers- en verplaatsingskosten komen niet in aanmerking. Onkosten van interimwerknemers die voortvloeien uit de officiële sectorafspraken binnen de paritaire comités worden echter wel aanvaard als in aanmerking komende uitgaven voor Screen Flanders. Het gaat dan specifiek om verplicht te dragen onkosten door de werkgever, met name voor woon-werkverkeer en verplichte forfaitaire vergoedingen. 4) Niet-aanvaardbare uitgaven a) ALGEMENE REGELS Volgende uitgaven worden niet aanvaard: Uitgaven die niet gepresteerd worden in het Vlaamse Gewest of niet gefactureerd worden vanuit het Vlaamse Gewest; Uitgaven die reeds gefactureerd of betaald zijn vóór het indienen van de aanvraag of na het aflopen van de projectperiode (zie supra Afbakening subsidieperiode ); 6

7 Uitgaven die gesteund worden door VAF of andere steunmaatregelen (met uitzondering van de Belgische Federale Tax Shelter); Participaties en uitgestelde betalingen. Deze kunnen wel als financieringselement worden opgenomen in het financieringsplan. Uitgaven die niet structurerend zijn voor de Vlaamse audiovisuele sector. b) SPECIFIEKE NIET-AANVAARDBARE UITGAVEN De volgende specifieke uitgaven komen niet in aanmerking voor steun (niet-exhaustieve lijst): Computermateriaal; tenzij expliciet gemaakte kosten in het kader van speciale effecten en computeranimatie in en voor het project zelf, en dan nog steeds pro rata de afschrijvingsmethode van een investering in geval van een aankoop (zoals motion control, SFX computergestuurd, camera, belichting, grip in vrachtwagen, electrogroep in vrachtwagen); Uitgaven voor productiebureau, post, telefoon en gsm, koeriers, en andere administratieve kosten en bureaumateriaal; Uitgaven voor transport, zoals verplaatsingskosten van de ploeg, huur productievoertuigen, aankoop brandstof, taxikosten, vrachtwagens, etc. en dat zowel bij productie als bij postproductie. De huur of aankoop van specifiek ingerichte trailers zoals vb. voor elektrogroep, make-up, kostuums, regie cast komen wel in aanmerking als de inrichting of installatie een onlosmakelijk deel van de trailer is, maw. wanneer de trailer geen andere doeleinden kan hebben dan hetgeen waarvoor hij werd opgegeven. Hotelkosten zowel bij productie als bij postproductie; Restaurantkosten zowel bij productie als bij postproductie; Catering op de set: de facturen dienen opgesplitst te worden in verbruiksartikelen en dienstverlening. De verbruiksartikelen komen niet in aanmerking voor steun, de dienstverlening wel; hiervoor wordt ofwel een forfaitaire split toegepast, ofwel zal men zich baseren op de werkelijke kosten indien deze staan vermeld op de factuur. Uitgaven voor het postproductiekantoor; Promotiekosten en kosten voor webruimte; Financiële uitgaven; Juridische uitgaven; Uitgaven voor verzekeringen zoals filmverzekering, burgerlijke aansprakelijkheid, etc.; Uitgaven gefactureerd door een onderneming of zelfstandige die geen (operationele) exploitatiezetel heeft in het Vlaamse gewest; Gedeelte van honorarium producent > 7,5 % van het totaal uitgaven above- en below-theline (zie supra Honorarium producent ); 7

8 Volledig honorarium producent indien deze geen (operationele) exploitatiezetel heeft in het Vlaamse gewest. Overheadkosten mogen maximum 7,5 % van de totale uitgaven above- en below-the-line bedragen en komen niet in aanmerking voor steun. 5) Financiering Het definitieve financieringsplan wordt bij de aanvraag van de eerste schijf meegestuurd en goedgekeurd na controle van de stavingstukken. In het inspectieverslag zal een overzicht worden opgenomen van de stand van zaken van de financiering op het moment van de aanvraag van de laatste schijf. 6) Steunbedrag De steun wordt toegekend in de vorm van terugbetaalbare voorschotten op netto-ontvangsten. De steun bedraagt maximum 50 % van het totale aanvaarde productiebudget van het project. Er dient steeds rekening gehouden te worden met de Europese regelgeving betreffende de maximaal toegelaten staatssteun: Als voor dezelfde uitgaven de steun in het kader van Screen Flanders wordt gecombineerd met andere staatssteun zoals vermeld in artikel 107 van het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie, mag het gecombineerde steunbedrag van het project voor de begunstigde er niet toe leiden dat de steunintensiteit hoger uitkomt dan het maximaal toegelaten steunpercentage. Als dit toch zou gebeuren, wordt de steun die toegekend wordt op basis van dit besluit, pro rata verminderd. Onder steunintensiteit wordt verstaan: het steunbedrag, uitgedrukt als een percentage van de uitgaven ten opzichte van de totale financiering. Als er minder Vlaamse uitgaven in aanmerking komen voor steun dan voorzien (niet alle voorziene uitgaven kunnen bewezen worden), dan wordt de steun pro rata verminderd. Indien de in aanmerking komende uitgaven minder dan euro bedragen, vervalt de steun volledig. 7) Terugbetaling van de steun De voorschotten dienen te worden terugbetaald uit alle netto-ontvangsten die de producent genereert als gevolg van de exploitatie van het audiovisuele werk. Het Agentschap Innoveren en Ondernemen ontvangt een percentage van alle netto-ontvangsten die de producent genereert als gevolg van de exploitatie van het audiovisuele werk, dat overeenkomt met de verhouding van de totale steun verleend krachtens het ministerieel besluit, ten opzichte van 8

9 de totale aanvaarde budget van het audiovisuele werk. Het Agentschap Innoveren en Ondernemen heeft recht op dit percentage, ook na de terugbetaling van het voorschot. Voor dossiers goedgekeurd binnen de eerste oproep 2012 wordt dit percentage bepaald na uitbetaling van de eerste schijf en per brief meegedeeld aan de aanvragers. Voor dossiers goedgekeurd vanaf de eerste oproep 2013 werd dit percentage bepaald in artikel 4 van het ministerieel besluit waarin de steun wordt toegekend. De genoemde terugbetaling dient te gebeuren vanaf de eerste euro aan netto-ontvangsten, gelijktijdig en in eerste rang met andere financiers. De netto-ontvangsten omvatten: Alle inkomsten uit de exploitatie van het audiovisuele werk in België, inclusief de inkomsten uit kabel- en privékopierechten en uit merchandising. De volgende kosten en posten kunnen worden afgetrokken van die inkomsten, voor zover ze door de begunstigde worden gedragen: De belastingen aan openbare besturen, de rechten aan auteursverenigingen en het aandeel voor de zaalexploitanten; De promotie- en distributiekosten voor het uitbrengen van het audiovisuele werk, inclusief de aanmaak van de kopieën. Die kosten moeten in redelijke verhouding staan tot de afzetmarkt of de productiekosten van het audiovisuele werk; De verkoopcommissies; de voorverkopen en minimumgaranties, voor zover ze gebruikt werden voor de financiering van het audiovisuele werk; De gerechtskosten die betrekking hebben op de invordering van de te innen geldsommen. Alle inkomsten uit de exploitatie van het audiovisuele werk in het buitenland, inclusief de inkomsten uit kabel- en privékopierechten en uit merchandising, met uitzondering van de voorbehouden territoria van de coproducenten. De volgende kosten en posten kunnen worden afgetrokken van die inkomsten, voor zover ze door de begunstigde worden gedragen: De bronheffingen op buitenlandse inkomsten; De promotie- en distributiekosten voor het uitbrengen van het audiovisuele werk, met inbegrip van de kosten voor het ondertitelen en dubben van de uitgaven voor festivals. Die kosten moeten in redelijke verhouding staan tot de afzetmarkt en de productiekosten van het audiovisuele werk; De verkoopcommissies volgens de internationaal gangbare normen; De voorverkopen en minimumgaranties, voor zover ze gebruikt werden voor de financiering van het audiovisuele werk; 9

10 De gerechtskosten die betrekking hebben op de invordering van de te innen geldsommen. De genoemde terugbetaling dient te gebeuren vanaf de eerste euro aan netto-ontvangsten, gelijktijdig (in eerste rang) met andere financiers Bij toekenning van steun aan het project is de begunstigde verplicht detailinformatie over deze cijfers bij te houden. 8) Communicatieverplichtingen en deliverables De communicatieverplichtingen die in het ministerieel besluit vermeld zijn, moeten stipt opgevolgd worden. Bij de controle zullen alle bewijsstukken door de Afdeling Inspectie en Ondersteuning gecontroleerd worden. Indien er een achterstand wordt geconstateerd in het aanleveren van de deliverables, kan beslist worden om de uitbetaling van de saldoschijf uit te stellen en indien nodig de steun terug te vorderen. (conform art. 7 en art. 10 van het MB waarin de steun wordt toegekend). 10