Bijgaand tref je de vragen en de uitgangspunten van de adviesraad Wmo inzake het dossier Aanbesteding hulpmiddelen 2017 beschreven.

Transcriptie

1 Gemeente Arnhem Cluster Beleid en Regie Afdeling SSO t.a.v. Esther Vaessen datum: 9 mei 2017 betreft: Aanbesteding hulpmiddelen 2017 VB-001 Beste Esther, Bijgaand tref je de vragen en de uitgangspunten van de adviesraad Wmo inzake het dossier Aanbesteding hulpmiddelen 2017 beschreven. Hopelijk worden de aanbevelingen van de adviesraad Wmo zichtbaar in een aangepast plan voor de aanbesteding. We zien met belangstelling jouw reactie tegemoet en zijn bereid om met jou in overleg te treden. Met vriendelijke groeten, De heer Martin Knoop Voorzitter adviesraad Wet maatschappelijke ondersteuning postadres: Postbus AL Arnhem info@adviesraadarnhem.nl

2 pagina: 2 van 9 Reactie van de Adviesraad Wmo ten aanzien van de aanbesteding hulpmiddelen, mei 2017 Achtergrondinformatie De gemeente Arnhem wilde voor de aanbesteding samen optrekken met de regio onder andere Nijmegen. Zowel de regio als de gemeente Arnhem dienen allebei een nieuwe aanbesteding op te starten. Uiteindelijk is er besloten dat de regionale inkoop m.b.t. hulpmiddelen niet gaat gebeuren, de gemeente Arnhem gaat traject alleen doen. De huidige contracten lopen tot 1 april 2016 en worden verlengd tot 1 november En vanaf 1 november dienen nieuwe contracten te worden afgesloten en dit is de reden waarom deze aanbesteding wordt opgestart. De gemeente laat zich ondersteunen in dit traject door het adviesbureau Mentiz. Zij hebben veel ervaringen met aanbestedingen en adviestrajecten op het gebied van hulpmiddelen. Zij hebben een pilot in Brabant (ervaringen) met resultaatgerichte budgetfinanciering (soort lumpsum). Hierbij hebben ze wel een aantal voorwaardes geformuleerd. De huidige contracten zijn meestal verliesgevend voor de huidige leveranciers. De huidige contracten zijn afgesloten in een periode van een soort prijzenoorlog tussen de leveranciers. De gemeente Arnhem zal nu een reële prijsopgave moeten doen, t.o.v. de oude contracten, en het aantal afnemers/inwoners die gebruik gaan maken van de hulpmiddelen wordt groter. Echter ontvangen zij minder budget van de overheid. Er is dus eigenlijk minder beschikbaar per inwoner Momenteel zijn er 5 leveranciers op het gebied van hulpmiddelen. Bij de aanbesteding wordt rekening gehouden met een aantal componenten:

3 pagina: 3 van 9 1. Er zijn twee percelen: Arnhem zuid en Arnhem noord. Per perceel wordt één leverancier gecontracteerd. 2. Op basis van aantal inwoners/zorgvragen/leeftijden etc. (zorgbehoefte hulpmiddelen) 3. Twee leveranciers, elk aanbied een gebied en een budget voor resultaatgerichte financiering 4. Mbt deze resultaatgerichte financiering worden ook een aantal voorwaardes geformuleerd, zoals innovatie, deskundigheid van medewerkers 5. Inzetten van pools voor hulpmiddelen. 6. Kanteling zowel bij de wijkcoaches als bij de leveranciers. Wat is de beste oplossing voor de hulpvraag, ipv ik wil een scootmobiel. Mooi voorbeeld hiervan is: een pool van scootmobiels met een aantal inwoners of de inwoner koopt een scootmobiel ipv bruikleen met een dure eigen bijdrage. Aanbestedingsprocedure: medio mei moet dit klaar staan, m.a.w. belangenbehartigers beïnvloeding en advies van adviesraad Wmo moet op een kort termijn ingevuld gaan worden. Maatwerkvoorziening Het verstrekken van een hulpmiddel wordt gezien als een maatwerkvoorziening. Een maatwerkvoorziening is een voorziening die niet uit een algemene voorziening komt. Procedure: aanvraag van de burger in de wijk/wijkcoach, wijkcoach vraagt een advies aan bij het gecontracteerde leverancier. De gecontracteerde leverancier heeft een gesprek/onderzoek bij de inwoner. Eerst wordt er gekeken of de inwoner een hulpmiddel uit de pool wil of de inwoner gaat zelf de hulpmiddel aanschaffen. Wanneer de inwoner en de leverancier vinden dat de maatwerkvoorziening meer toereikend is, wordt dit doorgegeven aan de wijkcoach. De wijkcoach zal hiervoor een toekenningsbesluit afgeven. Als de algemene voorziening de beste oplossing is (pool of particuliere koop) dan komt er geen beschikking. Wel zal de leverancier een terugkoppeling geven.

4 pagina: 4 van 9 Uitgangspunten en vragen van de adviesraad Wmo tijdens de eerste gemeentelijke bijeenkomst waarin de aanbestedingsprocedure werd uitgelegd: 1. De inwoner heeft bij deze vorm van aanbesteding geen keuzevrijheid, de leverancier is afhankelijk van het gebied. Adviesraad Wmo wil dat de inwoner wel een keuze vrijheid heeft tussen de twee gecontracteerde leveranciers. De gemeente geeft aan dat PGB de keuzevrijheid biedt. 2. Bevordering van de eigen verantwoordelijkheid (kanteling) en beïnvloedingsmogelijkheden van de inwoner. 3. Pools inzetten op wijkniveau. 4. De gemeente denkt dat indien één van de twee leveranciers het minder goed doet, zij de andere leverancier gaat versterken. Dit duurt uiteraard altijd even (bureaucratie/contracteisen) en het lijkt de adviesraad Wmo beter om de inwoner zelf de keuze te geven. Hierdoor kan de inwoner ook zelf beoordelen welke leverancier het beste is voor hem/haar. 5. Hoe wordt het budget per gebied/leveranciers bepaald? 6. Hoe gaat de gemeente om als het budget op is, en het jaar is nog niet voorbij? 7. APCG is nu het klankbord voor de gemeente, naast de adviesraad Wmo. De adviesraad vraagt ook inbreng van andere belangenbehartigers, zoals ouderenbonden en de Stichting Arnhems Ouderen. Het is goed om duidelijkheid te geven over de rollen en de invullingen van de verschillende partijen.

5 pagina: 5 van 9 Opmerkingen en vragen vanuit het aanbestedingsdocument 1. Algemene opmerkingen Eén van de primaire doelstellingen van de methodiek lumpsum is: vereenvoudiging van de administratieve processen. Toch worden er veel verplichtingen voor de leverancier geformuleerd: registratie klachten, registratie van verstrekkingen, registratie van de pool, schaduwboekhouding van de pool, uitgebreide managementrapportage, verbeterplan als het klanttevredenheidsonderzoek onder 7,5 komt. - De adviesraad Wmo vraagt zich hiermee af als er zoveel verplichtingen zijn voor de leverancier hoe deze doelstelling gerealiseerd kan worden. Bovendien gaat het om goede dienstverlening van de Leverancier naar de inwoner, hiervoor zijn ook andere methodes om dit te meten in plaats van diverse registraties en verantwoording. Hoe wordt de eigen verantwoordelijkheid (kanteling) bevordert en wat is beïnvloedingsmogelijkheden van de inwoner? Hoe wordt het budget per gebied bepaald? Hoe gaat de gemeente om als het budget van de leverancier op is, en het jaar is nog niet voorbij. Hoe wordt de participatiewet, het inzetten van werkzoekende, bij deze aanbesteding meegenomen? 2. Volume- omzetcijfers De volume en in- en uitstroom van 2016 is als volgt: Uitstaand bestand per Instroo m in Uitstroo m in 2016 De omzet in euro s bedraagt over de afgelopen jaren het volgende: Omzet Omzet 2014 Omzet , ,0 0 - De omzet is gestegen waar ligt dit aan?

6 pagina: 6 van 9 - Wat zijn de omzetverwachtingen voor de aankomende jaren? - Informatie over de begrotingsinformatie 2017 tot en met 2020 (4-jaarcontract) - Informatie over het resultaat over 2016 (informatie over de financiële verstrekkingen) 3. Primaire doelstellingen van de methodiek lumpsum Er is sprake van een vereenvoudiging van administratieve processen, Een actieve rol voor de leverancier aan de voorkant van het proces. De leverancier bepaalt samen met de inwoner (binnen gestelde kwaliteitskaders) welke oplossing het meest passend is: o De mogelijkheid om in te zetten op vergroting van de zelfredzaamheid van inwoners en keuzevrijheid. o Ruimte voor de leverancier om te sturen op collectieve- en algemeen gebruikelijke voorzieningen, poolgebruik, verhuur en particuliere aanschaf. Hierbij geldt een prikkel van omzet- naar winstmaximalisatie. o De gemeente voert regie. - Waarin is er keuzevrijheid, er is per perceel maar één leverancier? - En waaruit blijkt dat de inwoner kan kiezen uit verschillende hulpmiddelen? 4. Depot De voorzieningen worden geleverd op basis van koop (binnen het lumpsumbudget) waardoor de gemeente eigenaar is van het uitstaande bestand. Het bestaande depot wordt verdeeld over de twee percelen en kosteloos verstrekt aan de leverancier. Elke voorziening die wordt ingenomen door de leverancier zal bij inname in eigendom overgaan op de leverancier. Aan het einde van de looptijd van de overeenkomst is dus het uitstaande bestand (inclusief poolvoorzieningen) nog steeds eigendom van de gemeente. - De gemeente is eigenaar van het uitstaande bestand. Bij inname is de leverancier eigenaar en aan de einde van de looptijd van de overeenkomst is de gemeente eigenaar. Het is voor de adviesraad

7 pagina: 7 van 9 Wmo niet duidelijk wie nu eigenaar is van het depot. - En wordt met uitstaande bestand ook het depot bedoeld? 5. Perceelindeling De opdracht zal worden gesplitst in een tweetal percelen die elk resultaat budget gefinancierd zullen worden. Dit dient ter borging van de continuïteit en ter spreiding van het risico. De gemeente hoopt de leveranciers op deze wijze scherp te houden. - In een perceel is maar één leverancier werkzaam. Hoe wil de gemeente Arnhem de leveranciers scherp houden, als er binnen het perceel geen concurrentie is? 6. Verstrekkingen Poolvoorzieningen Poolverstrekking voorwaarden: 1. In geval van de keuze voor poolverstrekking is het: - Aan leverancier hoe dit in te richten, hetgeen kan middels een bestaande fysieke pool bij een instelling of een fysieke pool bij/van leverancier zelf. - Een plicht van de leverancier om tenminste de bestaande poolpunten in stand te houden. Opmerking adviesraad Wmo - Kan de leverancier nu bepalen waar de pool afnamepunten komen of geeft de gemeente Arnhem dit aan? - Bij de eerste punt heeft de leverancier zelf de keuze en bij de tweede punt moet de leverancier de twaalf punten overnemen. Moet hier niet worden aangegeven aan welke voorwaarden de fysieke locaties van de pools moeten voldoen waaronder dat de pools goed te bereiken zijn voor de afnemers? 7. Schaduwboekhouding Als prijscalculatie wordt gehanteerd de, ten behoeve van de schaduwboekhouding, door leverancier in haar inschrijving aangeboden netto koopprijzen per categorie. ( Zie bijlage XXYY )

8 pagina: 8 van 9 Opmerking adviesraad Wmo - Wat wordt er bedoeld met de schaduwboekhouding? 8. Rol adviesraad Wmo en klantvertegenwoordigers Op initiatief van de gemeente voert leverancier zo nodig additioneel overleg met uitvoerenden van de gemeente, waarbij zij inbreng vanuit klantvertegenwoordigers, zoals het APCG en/of de seniorenraad, zullen betrekken om de dagelijkse gang van zaken af te stemmen en uitvoerenden te informeren over actuele ontwikkelingen op de voorzieningenmarkt en nieuwe voorzieningen. Opmerking aan de Adviesraad Wmo - De gemeente Arnhem wil additioneel overleg voeren met de leveranciers. Hierbij willen ze ook de klantervaringen erbij betrekken en de actuele ontwikkelen op het gebied van hulpmiddelen bespreken. Volgens de adviesraad Wmo zijn dit twee verschillende rollen. Welke rol verwacht de gemeente Arnhem van de klantvertegenwoordigers en van de adviesraad Wmo in het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van de aanbestedingen? 9. Hergebruik van hulpmiddelen Hergebruik van hulpmiddelen met behoud van kwaliteit vormt hierbij een belangrijk aspect, doch binnen resultaatgerichte budget financiering wordt herverstrekking beperkt toegestaan en wel tot maximaal 60% van het aantal leveringen per jaar. - Waarom wordt dit beperkt (60%) toegestaan? De adviesraad Wmo vindt duurzaam en herverstrekking belangrijk. Wat als dit een hoger percentage zou zijn? Graag verdere toelichting. 10. Implementatieplan van de leverancier In de gunningscriteria wordt aangegeven dat de leverancier een implementatieplan dient te maken. De adviesraad Wmo mist de volgende componenten:

9 pagina: 9 van 9 - Communicatie naar de inwoner/afnemer. - De kanteling van zorgen voor naar zorgen dat/meer eigen verantwoordelijkheid van de inwoner, een aanpak/communicatieplan hiervoor? - De kanteling van adviseurs naar de nieuwe werkwijze, hoe dit vorm te geven? 11. Uitvoeringsplan van de Leverancier In de gunningscriteria wordt aangegeven dat de leverancier een uitvoeringsplan dient te maken. De adviesraad Wmo mist de volgende componenten: - Hoe wordt de keuzevrijheid van de inwoner gewaarborgd?