CC-01. Ver Certificatieregeling

Transcriptie

1 CC-01 Ver 0.14 Certificatieregeling

2 HISTORIEK VAN HET DOCUMENT Versie en datum van goedkeuring /10/2015 Reden van revisie Draagwijdte van de revisie Uiterste datum van toepassing Definitie corrigerende maatregelenaudit Punt /10/2015 Aan OVOCOM gecommuniceerde incidenten zullen vertrouwelijk behandeld worden. Toevoeging specificaties wanneer een audit moet gerealiseerd worden i.k.v. een gecommuniceerd incident. Bijdrageregeling: verduidelijkingen toegevoegd en correctie verwijzing Verwijderen zin die niet langer van toepassing is Definiëren van het aantal permanente opleidingsuren voor de scope OO en toevoeging van de invoering van een type 1 en type 2 examen. Verduidelijking van de impact van het afgelegde type examen op de scope van de auditor Verduidelijking: onaangekondigde audit is ook een toezichtsaudit en verplaatsing kader Verduidelijking over de stap 1 audit van een wegtransporteur en de einddatum van een attest. Correctie verwijzing door wijzigingen in de documentstructuur. Verduidelijkingen over de uitvoering van een uitbreidingsaudit. Herindeling van de structuur van het hoofdstuk audittijden en toevoeging van verduidelijkingen mbt de berekening van de audittijden, het gebruik van een facturatieadres en de geborgde transporteur. Wijziging moment aanvraag uniek nummer Wijziging in de verduidelijking van de geldigheidsduur van een certificaat en een attest, correctie verwijzing door wijzigingen in de documentstructuur en Punt 1.7 Punt 2.2 en Punt 5 Punt Punt Punt Punt 7.1 Punt Punt 7.5 Punt Punt 8 Punt 9.2 Punt /01/ /10/ CC01_v0.14

3 /05/ /10/ /06/2017 bijkomend voorbeeld mbt de beperking van het certificatiebereik. Basisdossier auditor: toevoeging type Bijlage 2 examen Jaarlijkse update auditor: toevoeging type Bijlage 3 examen Verduidelijking en toevoeging verwijzing Bijlage 5 aanvangsdatum certificaat Toevoeging voorbeeld bijdrageberekening Bijlage 6 Bijdrage voor de tussenhandelaren Punt 8.9 1/06/2016 Vermelding BTW en VEN nummer (of gelijkwaardig) op het certificaat Gebruik van de code OO voor de opslagactiviteiten voor eigen rekening gelinkt aan een opslagsite in een multisite-bedrijf: berekening auditduur en gebruik code OO Verwijderen bijlage 6 (raadplegen op website) Punt 10.3 en Bijlage 5 Punt en Bijlage 5 Bijlage 6 Nieuwe lay-out Volledig document Wijziging gebruik beeldmerk (kleur) Punt 4.1 Wijziging referentiemaand voor de indexatie van de bijdragen Verduidelijking berekening van FTE s Correctie verwijzing bijlage Invoering van een examen type 3 + auditorendossier: toevoeging van een examen type 3 Verduidelijking locatie voor tussentijdse audit bij transporteurs Afwijking ten gevolge van een instabiele toestand of een natuurramp uitstel van audit Toevoeging verwijzing versienummer BCdocumenten en algemene omschrijving op certificaat Expliciteren van termijn voor ingave certificaat in de database Punt 5.2 Punten en Punten en Punt Bijlage 2 en Bijlage 3 Punt 7.3 Punt Punt 10.3 en Bijlage 5 Punt /07/2016 1/07/ /05/ /10/ /06/ CC01_v0.14

4 Inhoudstafel 1. PRINCIPES INLEIDING TOEPASSINGSGEBIED VAN DIT DOCUMENT AFBAKENING VAN DE FEED CHAIN ALLIANCE (FCA) STANDAARD Scheiding tussen FCA- en niet-fca-activiteiten Productie versus diensten VERWIJZING NAAR DE NORMEN DEFINITIES AANPASSINGEN AAN DE CC-01 CERTIFICATIEREGELING VERTROUWELIJKHEID BENAMING VAN DE STANDAARD TOEZICHT DOOR OVOCOM AUDIT VAN DE CERTIFICATIE-INSTELLING DOOR OVOCOM EXTRA AUDIT VAN EEN DEELNEMER DOOR OVOCOM GEVRAAGD DOOR OVOCOM GENOMEN SANCTIES TEN OPZICHTE VAN EEN CERTIFICATIE-INSTELLING COMMUNICATIE PUBLICATIE DOOR OVOCOM WIJZIGINGEN BIJ OCI STOPZETTING VAN FCA-CERTIFICERING DOOR EEN OCI AUDITORGEGEVENS BEELDMERK ALGEMEEN GEBRUIK LOGO DOOR DE DEELNEMER GEBRUIK LOGO DOOR DE OCI NON-CONFORMITEITEN BIJ GEBRUIK LOGO SANCTIES OVERGANGSPERIODE BIJDRAGEREGELING ALGEMEEN BEREKENING VAN DE BIJDRAGE AAN OVOCOM Bedrijf bestaande uit één site Multisite bedrijf Bijdrage in het kader van de aflevering van een attest ACCEPTATIE VAN EEN OCI DOOR OVOCOM GOEDKEURING VAN DE CERTIFICATIE-INSTELLING Algemeen Aanvraag Bevestiging van de ontvankelijkheid van de aanvraag Goedkeuring Kosten verbonden aan de FCA-certificatie ACCREDITATIE Het bestaan van een specifiek accreditatieorganisme voor de FCA-certificatie op nationaal niveau CC01_v0.14

5 Accreditatienormen PERSONEEL VAN DE CERTIFICATIE-INSTELLING Administratief personeel Technisch expert Technical reviewer Aanstellen van een FCA-coördinator Monsternemer (uitsluitend bij productcertificatie) Auditoren AUDITCYCLUS ALGEMEEN INITIËLE CERTIFICATIEAUDIT Stap 1 audit of documentaire audit Stap 2 audit AANGEKONDIGDE TUSSENTIJDSE AUDIT (OF TOEZICHTSAUDIT) ONAANGEKONDIGDE TUSSENTIJDSE AUDIT (OF TOEZICHTSAUDIT) HERHALINGS- OF HERNIEUWINGSAUDIT BIJZONDERE AUDIT Uitbreidingsaudit Zeer kort vooraf aangekondigde audit AUDITTIJDEN ALGEMEEN INITIËLE CERTIFICATIEAUDIT ANDERE AUDITS BEDRIJF MET MEERDERE ACTIVITEITEN BEDRIJF MET MEERDERE SITES (MULTISITE) Hoofdzetel en sites doen uitsluitend productie Hoofdzetel en sites doen uitsluitend diensten Combinatie van productie en diensten sites Specifiek geval: activiteit op- en overslag exclusief voor eigen rekening op een site AFWIJKINGEN Verhoging van de audittijd en/of auditfrequentie Vermindering van de audittijd en/of auditfrequentie Afwijking ten gevolge van een instabiele toestand of een natuurramp FACTURATIEADRES GEBORGDE WEGTRANSPORTEUR GEBORGDE TUSSENHANDELAAR AUDIT IN HET KADER VAN HET DOCUMENT BT-04: INKOOP: SPECIFIEKE AANKOOPPROTOCOLLEN MODULE AUDITVERLOOP ALGEMEEN AUDITAANVRAAG DOOR DE DEELNEMER CERTIFICATIESCOPE CLASSIFICATIE VAN DE NON-CONFORMITEITEN HET AUDITRAPPORT CONTROLE VAN DE RAPPORTEN VERANDERING VAN CERTIFICATIE-INSTELLING Vrijwillige wissel van certificatie-instelling CC01_v0.14

6 Onvrijwillige wissel van certificatie-instelling AUDIT IN ONDERAANNEMING CERTIFICATIEVERLOOP TECHNISCHE VERIFICATIE VAN HET DOSSIER CERTIFICATIECOMITÉ UITSCHRIJVEN VAN HET CERTIFICAAT SANCTIES GENOMEN DOOR DE CERTIFICATIE-INSTELLING TEN AANZIEN VAN DE DEELNEMER BIJLAGE 1: RANGSCHIKKING VAN ACTIVITEITEN VAN PRODUCTIE EN DIENSTEN IN DE ZIN VAN DE FCA-STANDAARD BIJLAGE 2: AUDITORKWALIFICATIES: BASISDOSSIER BIJLAGE 3: AUDITORKWALIFICATIES: JAARLIJKSE UPDATE BIJLAGE 4: AFBEELDING VAN HET BEELDMERK (LOGO) BIJLAGE 5: MINIMALE INFORMATIE OP EEN FCA-CERTIFICAAT BIJLAGE 6: AANVRAAGFORMULIER VOOR DE CERTIFICATIE-INSTELLING BIJLAGE 7: CONTRACTUELE OVEREENKOMST TUSSEN OVOCOM VZW EN EEN (FCA-) CERTIFICATIE-INSTELLING BIJLAGE 8: OVERZICHT VAN DE RELEVANTE GEBIEDEN CC01_v0.14

7 CC-01 : Certificatieregeling 1. Principes 1.1. Inleiding Deze Certificatieregeling voorziet in de certificatie van de deelnemers, die de vereisten van de Feed Chain Alliance (FCA) standaard toepassen, door certificatie-instellingen (OCI) die door OVOCOM goedgekeurd zijn. De Certificatieregeling van OVOCOM preciseert de eisen voor de deelnemers en voor de certificatieinstellingen die de deelnemers aan het Feed Chain Alliance systeem certificeren Toepassingsgebied van dit document De eisen uit dit document vormen de Certificatieregeling van OVOCOM. Deze beschrijft de eisen die gesteld worden aan de certificatie-instellingen en aan hun auditoren alsook de wijze waarop een certificatie-instelling een aanvraag indient om de toepassing van de Feed Chain Alliance Standaard te mogen controleren. Dit document beschrijft tevens de wijze waarop een deelnemer aan dit systeem moet worden beoordeeld en de wijze waarop de eigenlijke aflevering van het certificaat plaatsvindt. Deze Regeling vermeldt tevens ook bepaalde rechten en plichten van de deelnemer. Dit document bevat de eisen die worden gesteld aan de certificatie van bedrijven die de hoofdstukken en de technische documenten, die de Feed Chain Alliance (FCA) Standaard vormen, toepassen. Andere documenten kunnen eveneens van toepassing zijn: Toepassingsgebied Geschillen en sanctieprocedure Verificatie van de vleeswinkels Verificatie van de binnenvaartondernemingen Titel van het OVOCOM-document OV-05 CC-03 OVC Afbakening van de Feed Chain Alliance (FCA) Standaard Scheiding tussen FCA- en niet-fca-activiteiten Een activiteit van een bedrijf mag slechts Feed Chain Alliance-gecertificeerd zijn onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat alle activiteiten die zij uitoefent en die binnen het toepassingsgebied van de standaard vallen, ook gecertificeerd zijn. Het is echter mogelijk van deze regel af te wijken indien de Feed Chain Alliance gecertificeerde activiteit fysisch gescheiden is van de andere niet-feed Chain Alliance gecertificeerde activiteiten (bvb. volledig gescheiden productielijn zonder gebruik te maken van de gemeenschappelijke overslaginstallatie; zakgoed dat niet Feed Chain Alliance is naast bulk dat wel Feed Chain Alliance is; 1 juridische entiteit met 3 sites waar 1 site niet-feed Chain Alliance is; etc.). In dit geval is het echter van belang dat de deelnemer, indien hij producten aanbiedt die niet gecertificeerd werden volgens de Feed Chain Alliance Standaard, de status ervan tenminste bij de bestelling aan de afnemer meldt. De volgende zin De geleverde goederen hebben niet de certificatiestatus zoals bedoeld in het Feed Chain Alliance -certificatieschema of de geleverde goederen zijn niet Feed Chain Alliance gecertificeerd moet ofwel in het verkoopcontract worden vermeld ofwel op een andere schriftelijke wijze worden overgemaakt aan de afnemer. 7 CC01_v0.14

8 Productie versus diensten Bijlage 1 vermeldt een niet limitatieve lijst met activiteiten die mogen worden beschouwd als zijnde productie of dienst. Onder productie verstaat men hier de productie van een diervoeder of van een te verwerken nevenstroom, met het oog op het in de handel brengen ervan en niet voor een gebruik binnen het bedrijf (vb. een mengvoederfabrikant mag een voormengsel met een toevoegingsmiddel en een drager vervaardigen en dit in zijn eigen productie gebruiken zonder dit in de handel te brengen. In dit geval produceert hij geen voormengsel in de zin van deze Regeling en moet deze productie niet worden opgenomen in de certificatiescope. Deze productie moet worden beschouwd als een stap binnen de mengvoederproductie) Verwijzing naar de normen Behoudens de specifieke beperkingen vermeld in dit document, wordt er verwezen naar de onderstaande documenten in het kader van de accreditatie van de certificatie-instellingen die gemachtigd zijn tot de certificatie van de bedrijven die de Feed Chain Alliance Standaard toepassen. - ISO/IEC 17065:2012, Conformiteitsbeoordeling Eisen voor certificatie-instellingen die certificaten toekennen aan producten, processen en diensten; - ISO/IEC 17021:2006, Beoordeling van de conformiteit Eisen voor de instellingen die de audit en de certificatie van managementsystemen uitvoeren; - ISO 19011:2011, Richtlijnen voor de audit van systemen van kwaliteitsbeheer en/of milieubeheer Definities Voor dit document zijn de relevante definities uit hoofdstuk BC-01 van de Feed Chain Alliance Standaard en uit ISO van toepassing, naast de volgende definities: Accreditatiegroep: indeling van de Feed Chain Alliance activiteiten zoals toegepast door Belac en respectievelijk gebaseerd op de EAC en de NACE-codes. Autocontrolegids Diervoeders: de autocontrolegids zoals deze werd ingediend door OVOCOM en, in België, goedgekeurd door het Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid, dossiernummer G Certificatie-instelling (OCI): organisatie die door Belac (of door een buitenlandse accreditatieinstelling, die zelf deel uitmaakt van het «multilateral agreement» (MLA) van de «European Cooperation for Accreditation» (EA)) geaccrediteerd is (toepassingsgebied: certificatie van kwaliteitssystemen) en die een overeenkomst met OVOCOM VZW hebben ondertekend. Corrigerende maatregelenaudit: extra audit, met als doel de door het bedrijf uitgevoerde corrigerende maatregelen in aansluiting op de vastgestelde NC s te verifiëren. Deelnemer: het bedrijf dat voldoet aan de bepalingen van de Feed Chain Alliance Standaard en aan wie, krachtens deze Certificatieregeling (CC-01), een FCA-certificaat werd afgeleverd voor een of meerdere bedrijfseenheden die hij uitbaat, en die zo het gebruiksrecht van het beeldmerk heeft verkregen. De deelnemer heeft niet het recht zelf sublicenties te verlenen. FCA (Standaard): acroniem voor Feed Chain Alliance (Standaard). 8 CC01_v0.14

9 FCA-coördinator: verantwoordelijke binnen de certificatie-instelling die over de nodige expertise beschikt om de conformiteit met de Feed Chain Alliance eisen te implementeren en in stand te houden. Deze persoon zal tevens de verantwoordelijke contactpersoon zijn. Feed Chain Alliance (standaard): naam van een van de standaarden ontwikkeld en beheerd door OVOCOM vzw. Deze naam vervangt de naam GMP Dierenvoeders in 2015 (vanaf 22/05/2015). Feed Chain Alliance activiteit: activiteit ontwikkeld door de deelnemer die onder het toepassingsgebied van zijn Feed Chain Alliance certificaat valt. Feed Chain Alliance certificaat: document afgeleverd door een goedgekeurde certificatieinstelling, dat aantoont dat de deelnemer voldoet aan de eisen van de Feed Chain Alliance Standaard alsook aan elke bijkomende eis vermeld in deze -Certificatieregeling, voor zover van toepassing. Freelance auditor: auditor die audits uitvoert voor meer dan een certificatie-instelling en opgenomen is in de publieke lijst van auditoren erkend door OVOCOM voor deze verschillende instellingen. Fulltime equivalent (FTE): in het kader van de berekening van de jaarlijkse bijdragen of de duur van de audittijd voor diensten, is een fulltime equivalent de maat voor de werkbelasting gewijd aan Feed Chain Alliance gecertificeerde activiteiten en/of producten over de periode van één jaar. Bijvoorbeeld, een kwaliteitsverantwoordelijke of een vrachtwagenchauffeur voor transport van diervoeders worden over het algemeen beschouwd als één FTE. Een dispatcher of een siloverantwoordelijke met deels activiteiten voor de diervoedersector en deels activiteiten die geen verband hebben met deze sector, hebben, proportioneel, een FTE kleiner dan 1. GMP Dierenvoeders: naam van een van de standaarden ontwikkeld en beheerd door OVOCOM vzw. De naam van deze standaard werd in 2015 vervangen door Feed Chain Alliance (vanaf 22/05/2015). Kandidaat-auditor: persoon benoemd door een certificatie-instelling die niet, of niet meer, is opgenomen in de publieke lijst van voor deze instelling door OVOCOM erkende auditoren. IAF: "International Accreditation Forum ( MLA: Multilateral Agreement, de multilaterale overeenkomst tussen de diverse Europese accreditatie-instellingen, middels dewelke de accreditatie-instellingen die er deel van uitmaken verklaren dat zij elkaar onderling erkennen. Multisite-organisatie: is een organisatie die over een maatschappelijke zetel (hierna hoofdzetel genoemd) beschikt, waar bepaalde activiteiten worden gepland en gecontroleerd, alsook over een net van lokale afdelingen (hierna sites genoemd) waar deze activiteiten worden uitgeoefend. Een dergelijke organisatie moet niet noodzakelijk bestaan uit één enkele juridische zetel, maar alle sites moeten minimum over een juridische of contractuele link met de hoofdzetel beschikken en moeten worden onderworpen aan eenzelfde centraal kwaliteitssysteem als datgene beheerd in de hoofdzetel. De hoofdzetel mag corrigerende maatregelen treffen ten overstaan van deze site. NACE-Code: classificatie van de bedrijven, in functie van de sector in dewelke zij actief zijn, die op internationaal niveau wordt gebruikt (cf. bijlage I bij de Verordening (EG) nr. 1893/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 20 december 2006 tot vaststelling van de statistische classificatie van economische activiteiten NACE Rev. 2 en tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 3037/90 van de Raad en enkele (EG-)verordeningen op specifieke statistische gebieden). 9 CC01_v0.14

10 Technical reviewer: verantwoordelijke binnen de certificatie-instelling die over de nodige expertise beschikt voor de technische evaluatie van de auditrapporten. De FCA-coördinator kan tevens technical reviewer zijn Aanpassingen aan de CC-01 certificatieregeling De Certificatieregeling wordt periodiek aangepast. Als werkinstrument voor de gebruikers wordt elke revisie van de Certificatieregeling gepubliceerd, met de gewijzigde passages grijs gemarkeerd. Het document is eveneens beschikbaar in een versie zonder aangeduide wijzigingen. OVOCOM bepaalt een datum tegen dewelke een nieuwe versie van de Certificatieregeling geïmplementeerd moet zijn. De datum van inwerkingtreding moet de certificatie-instellingen voldoende tijd laten om de wijziging te verwerken en te implementeren. Wanneer de datum van inwerkingtreding niet werd bepaald, is het zo dat de wijzigingen ten laatste binnen de 6 maand, te rekenen vanaf de revisiedatum van het document, moeten worden geïmplementeerd. Wanneer men de wijziging die moet gebeuren tegen de datum van inwerking treden niet implementeert, kan dit aanleiding geven tot sancties zoals beschreven onder punt 2.3. Als beheerder van het Feed Chain Alliance systeem kan OVOCOM wijzigingen aanbrengen in de documenten waaruit het systeem bestaat. Deze wijzigingen zijn derhalve van toepassing op de lopende contracten Vertrouwelijkheid OVOCOM garandeert op alle niveaus van haar organisatie het vertrouwelijke karakter van de informatie die zij verkregen heeft van de deelnemer in het kader van de activiteiten die leid(d)en tot de goedkeuring van de OCI. Tenzij anders vermeld in het document mag er geen vertrouwelijke informatie over een bepaalde certificatie-instelling/deelnemer aan een derde worden meegedeeld zonder de schriftelijke toestemming van de instelling/deelnemer in kwestie. Indien de verspreiding van informatie aan een derde wettelijk verplicht wordt gemaakt, moet de certificatie-instelling/deelnemer op de hoogte worden gehouden van de meegedeelde informatie, zoals in de wet beschreven. Elke klacht die aan OVOCOM gecommuniceerd wordt, zal vertrouwelijk en anoniem worden behandeld (cf. document OV-05). Elk incident dat aan OVOCOM gecommuniceerd wordt, zal vertrouwelijk en anoniem worden behandeld (cf. document BT-17: Incident- en crisismanagement: communicatie naar OVOCOM en de certificatie-instelling ). Tenzij anders vermeld in het document BT-17, deelt OVOCOM geen vertrouwelijke informatie over een bepaald bedrijf (of certificatie-instelling) mee aan derden zonder de schriftelijke toestemming van het bedrijf (of certificatie-instelling) in kwestie. Communicatie m.b.t. een incident zal enkel tussen de betrokken partijen plaatsvinden. OVOCOM zal deze verkregen informatie niet gebruiken buiten het kader van haar eigen crisismanagement systeem. Wanneer bedrijven die gedekt zijn door een ander kwaliteitssysteem dan de FCA Standaard deel uitmaken van een incident en OVOCOM heeft een uitwisselbaarheidsovereenkomst met deze kwaliteitssystemen (zie lijst in het document BT-17, bijlage 1), dan zal deze informatie m.b.t. het incident gecommuniceerd worden aan de betrokken systemen. Wanneer het meldende bedrijf een dienstverlener is (transport, op- en overslag bedrijf) en dus niet de wettelijke eigenaar is van het diervoeder of de te verwerken nevenstroom, dan wordt de informatie 10 CC01_v0.14

11 niet doorgegeven aan de schema s opgenomen in bijlage 1 van het document BT-17 die eventueel betrokken zouden kunnen zijn. De verantwoordelijkheid voor de melding aan deze schema s wordt overgelaten aan de wettelijke eigenaar van het diervoeder of de te verwerken nevenstroom. In geen geval zal OVOCOM een melding uitvoeren in plaats van het bedrijf. Het bedrijf blijft verantwoordelijk voor zijn wettelijke verplichtingen inzake melding en risicobeheersing Benaming van de standaard De standaard, welke eigendom is van OVOCOM vzw, wordt aangeduid met de naam: Feed Chain Alliance. Tot en met 21/05/2015 werd de standaard aangeduid met de namen: - GMP Aliments pour animaux in de Franse taal; - GMP Animal Feed in de Engelse taal; - GMP Dierenvoeders in de Nederlandse taal. De naam GMP Diervoeders is uiteraard ook aanvaardbaar, behalve wanneer gebruikt in het logo (cf. punt 4); - GMP Tierfutter in de Duitse taal. Deze benamingen blijven geldig gedurende ganse overgangsperiode gedefinieerd onder punt Toezicht door OVOCOM 2.1. Audit van de certificatie-instelling door OVOCOM OVOCOM behoudt het recht om zich op periodieke basis en steekproefsgewijs naar de maatschappelijke zetel van de certificatie-instellingen te begeven, en dit onafhankelijk van controles van andere instanties, om na te gaan of een certificatie-instelling permanent voldoet aan de eisen uit dit document. OVOCOM heeft tevens het recht om minimaal 1 keer per jaar elke auditor te vergezellen bij een audit, om na te gaan of de Feed Chain Alliance Standaard correct wordt gecontroleerd. Ingeval van non-conformiteiten moet de certificatie-instelling alle nodige correcties aanbrengen binnen de termijn die OVOCOM redelijk acht. OVOCOM beslist over de noodzakelijke follow-up, die sancties kan omvatten. Bij een interpretatieverschil tussen OVOCOM en de accreditatie-instelling moet een voorafgaandelijk overleg tussen OVOCOM en de accreditatie-instelling plaatsvinden. De resultaten van dit overleg met betrekking tot de interpretatie van dit punt moeten worden meegedeeld aan de certificatie-instelling, en dit vóór elke implementatie van correctieve maatregelen Extra audit van een deelnemer door OVOCOM gevraagd Indien er aanwijzingen zijn van een grove overtreding kan OVOCOM aan een certificatie-instelling vragen dat zij een audit van een gecertificeerd bedrijf uitvoert. OVOCOM heeft het recht bij deze gelegenheid aanwezig te zijn. Deze audits worden gerealiseerd op kosten van OVOCOM (conform de contractueel bepaalde tarieven) tenzij, op basis van deze audit, een ernstige inbreuk op de FCA Standaard (minimum een nonconformiteit A) aan het licht komt. In dit laatste geval, gaat de kost voor de audit ten laste van de deelnemer. De certificatie-instelling voorziet in haar contract met de deelnemer een clausule die OVOCOM machtigt een audit van de certificatie-instelling bij te wonen (cf. punt 9.2). In het kader van incidentenmanagement (cf. BT-17: Incident- en crisismanagement: communicatie naar OVOCOM en de certificatie-instelling ) kan OVOCOM aan een certificatie-instelling vragen over te 11 CC01_v0.14

12 gaan tot gerichte audit van een gecertificeerd bedrijf wanneer een gecertificeerd bedrijf verdacht wordt betrokken te zijn, op welke mate dit ook mag zijn, bij een incident. Deze gerichte audit wordt gerealiseerd op kosten van OVOCOM (conform de contractueel bepaalde tarieven) tenzij, op basis van deze audit, een ernstige inbreuk op de FCA Standaard (minimum een non-conformiteit A) aan het licht komt Door OVOCOM genomen sancties ten opzichte van een certificatieinstelling De volgende lijst bevat non-conformiteiten die aanleiding kunnen geven tot een verwittiging of een schorsing van een certificatie-instelling door OVOCOM: a. Niet-naleving van de regels bepaald in dit document; b. Misbruik van de goedkeuring door OVOCOM; c. Overtreding van de eisen voor de goedkeuring door OVOCOM; d. Niet-naleving van de financiële verplichtingen ten aanzien van OVOCOM; e. Het in diskrediet brengen van OVOCOM VZW of van een van de standaarden beheerd door OVOCOM; f. Intrekking, schorsing of opzegging van haar accreditatie; g. Specifiek door OVOCOM ingeroepen of formeel tussen de certificatie-instelling en OVOCOM ingeroepen redenen; h. Bewijs van een nalatigheid. De Raad van Bestuur van OVOCOM kan de betrokken OCI de volgende sancties opleggen. Deze sancties zijn afgestemd op de ernst van de feiten: a. Een waarschuwing en een termijn geven aan de OCI die haar toelaat haar tekortkomingen aantoonbaar op te heffen. Indien de OCI zich niet in regel stelt binnen de gestelde termijn, moet een andere sanctie worden opgelegd. Voor eenzelfde non-conformiteit kan binnen een periode van 12 maanden slechts eenmaal de waarschuwing als sanctie worden uitgesproken; b. De overeenkomst (geheel of gedeeltelijk) opschorten totdat de tekortkomingen aantoonbaar zijn opgeheven, zodat tijdens de schorsing de OCI niet langer haar activiteiten kan uitoefenen; c. De overeenkomst met de betrokken OCI niet verlengen, zodat de betrokken OCI nadien niet langer haar activiteiten kan uitoefenen; d. De overeenkomst verbreken met een korte opzeggingsperiode, zodat de OCI nadien niet langer haar activiteiten kan uitoefenen; e. De overeenkomst met onmiddellijke ingang verbreken, zodat de betrokken OCI onmiddellijk haar activiteiten moet staken. Voor elk van deze sancties kan de Raad van Bestuur zijn beslissing bekend maken op de website van OVOCOM en/of op elke andere wijze. Een certificatie-instelling van wie de overeenkomst werd opgeschort, niet verlengd of verbroken, is niet gemachtigd tot het uitvoeren van audits. Alle audits gepland tijdens de periode van de schorsing moeten worden uitgevoerd door een andere goedgekeurde certificatie-instelling. De geschorste certificatie-instelling is verantwoordelijk voor het organiseren van deze audit, en dit in overleg met het bedrijf. De certificatie-instelling wiens overeenkomst werd geschorst, bezorgt OVOCOM de lijst met alle in deze periode geplande audits alsook de instelling(en) die vermoedelijk de audits gedurende deze schorsingsperiode zullen uitvoeren. Bij elke aanpassing moet een aangepaste lijst naar OVOCOM worden toegestuurd. 12 CC01_v0.14

13 De schorsing van een OCI door OVOCOM leidt niet de facto tot de annulering van de contracten tussen deze OCI en de door haar gecertificeerde deelnemers. Tijdens de periode gedurende dewelke de overeenkomst geschorst is, blijft de certificatie-instelling verantwoordelijk voor de instandhouding en de eventuele schorsing of intrekking van de door haar afgeleverde certificaten. Voor geschillen tussen OVOCOM en de certificatie-instelling wordt verwezen naar de beroeps- en sanctieprocedure OV-05, hoofdstuk 3. De procedures vermeld in OV-05 moeten eerst worden uitgeput alvorens het geschil aanhangig kan worden gemaakt bij de rechtbanken en hoven. Op deze overeenkomst is enkel het Belgisch recht van toepassing en enkel de rechtbanken en hoven te Brussel zijn bevoegd. 3. Communicatie 3.1. Publicatie door OVOCOM OVOCOM publiceert geregeld aangepaste versies van de Feed Chain Alliance Standaard (zie punt 1.6). Tevens houdt OVOCOM belanghebbenden en geïnteresseerden op de hoogte van deze standaard via regelmatige nieuwsbrieven. OVOCOM publiceert tevens op haar website: - de lijst met goedgekeurde OCI s; - de lijst met goedgekeurde auditoren per OCI; - de lijst met FCA-bedrijven; - de lijst met geschorste FCA-bedrijven; - de overtredingen van bedrijven Wijzigingen bij OCI De certificatie-instelling deelt op schriftelijke wijze elke wijziging die op haar betrekking heeft minimaal 4 weken voorafgaand aan deze wijziging mee, voor wat betreft: - haar wettelijk, commercieel of organisatorisch statuut; - haar personeel, bedrijfsruimten, voorzieningen, werkingskader, indien deze informatie belangrijk is in het kader van de certificatie van de Feed Chain Alliance Standaard; - elk ander onderwerp dat haar competentie, het bereik van de geaccrediteerde activiteiten of de conformiteit met onderhavig document kan aantasten. OVOCOM evalueert de ontvangen informatie binnen een termijn van 4 weken en formuleert een antwoord in verhouding tot de belangrijkheid van de wijzigingen. De actie kan gaan van de afwezigheid van tussenkomst tot de intrekking van de goedkeuring. Alle andere informatie die OVOCOM in het kader van de Feed Chain Alliance Standaard vraagt, moet haar worden overgemaakt binnen 4 weken, tenzij een andere termijn vermeld is Stopzetting van FCA-certificering door een OCI Wanneer een OCI zijn activiteiten met betrekking tot de certificatie van FCA gedeeltelijk of volledig wenst stop te zetten, dan wordt dit ten laatste drie maanden op voorhand gemeld aan OVOCOM. Voor de lopende certificaten dient de OCI een overdrachtsregeling uit te werken met een andere door OVOCOM erkende OCI volgens dezelfde contractvoorwaarden die met de bedrijven werden overeengekomen, tenminste voor de resterende duur van het contract. De OCI die zijn activiteiten stopzet, blijft verantwoordelijk tot de eerstvolgende audit die door de overnemende OCI wordt uitgevoerd. In het geval een audit dringend moet uitgevoerd worden (vb. ernstige risico s voor de 13 CC01_v0.14

14 voedselveiligheid of zware strafbare feiten), dient de verantwoordelijke OCI, samen met de overnemende OCI de nodige maatregelen te nemen. De bedrijven dienen in het kader van de overdrachtsregeling geïnformeerd te worden en de kans te krijgen, indien gewenst, tijdig naar een andere door OVOCOM erkende OCI over te stappen. OVOCOM evalueert de ontvangen informatie binnen een termijn van 4 weken en formuleert een antwoord Auditorgegevens De OCI dient auditorgegevens aan OVOCOM over te maken (zie punt 6.3.6). Naast het initiële basisdossier (bijlage 2) dient ook een jaarlijkse actualisatie te worden overgemaakt (bijlage 3). Hierbij horen tevens: - het aantal audits per jaar per activiteit; - scope per auditor; - de maatregelen die de OCI heeft genomen indien de auditor tussen 5 en 10 audits heeft uitgevoerd. Indien de documenten voor de jaarlijkse actualisatie niet op 31 januari in het bezit van OVOCOM zijn, dan zal de auditor geschrapt worden van de lijst met goedgekeurde auditoren tot de gevraagde gegevens zijn overgemaakt. Tot dan mag de auditor zijn activiteiten niet meer uitvoeren. 4. Beeldmerk 4.1. Algemeen De houder van de exclusieve rechten op het beeldmerk is OVOCOM vzw. OVOCOM behoudt zich het recht voor nadere regels op te stellen met betrekking tot het gebruik van het logo. Het beeldmerk of logo (weergegeven in bijlage 4) is opgedeeld in 2 vormen: 1. een geheel dat bestaat uit een figuur bestaande uit cirkels en de gestileerde letter Q achtereenvolgens begeleidt door de 2 woordgroepen van, respectievelijk Feed Chain Alliance en together for safety and quality. Deze vorm wordt bij voorkeur gebruikt op documenten andere dan de etiketten. 2. een geheel dat bestaat uit een figuur bestaande uit cirkels en de gestileerde letter Q omgeven door twee woordgroepen, respectievelijk Feed Chain Alliance en together for safety and quality, gescheiden door een groot punt. Deze vorm wordt bij voorkeur gebruikt op verpakkingen (zak, vat, doos, enz.) zoals de etiketten. Het kan ook gebruikt worden onder de vorm van een stempel Gebruik logo door de deelnemer De titularis van een FCA-certificaat (dus niet de titularis van een FCA-attest) mag het logo of het beeldmerk waarvan sprake onder punt 4.1 gebruiken: a. op de bedrijfseenheid waarvoor het certificaat is verleend; b. op FCA-gecertificeerde producten; c. op de begeleidende documenten in geval van bulktransport; d. op de transportmiddelen van de FCA-gecertificeerde bedrijven; e. op de documenten zowel in papieren als in elektronisch formaat alsook op de website van het bedrijf en in direct verband met de FCA-gecertificeerde producten of diensten (bvb. een factuur kan het FCA-logo dragen op voorwaarde dat de status van eventuele niet-fcaproducten duidelijk zichtbaar is). 14 CC01_v0.14

15 De deelnemer mag ongewijzigd de ene en/of de andere vorm van het logo gebruiken dat tot zijn beschikking wordt gesteld in bijlage 4 van dit document. Beide vormen van het logo kunnen gedownload worden op Het beeldmerk werd gedeponeerd in kleur (zie bijlage 4) en moet aldus worden gebruikt. Het is niettemin toegelaten het logo in zwart-wit of in grijswaarden andere kleuren te gebruiken. Elke deelnemer moet aan zijn certificatie-instelling en aan OVOCOM elk gebruik van het logo (intern of door derden) dat niet conform de bepalingen uit dit document is, melden. Een niet-conform gebruik van het collectief logo kan leiden tot gerechtelijke vervolging. Een bedrijf dat niet meer over een certificaat beschikt, mag het FCA-logo in geen geval verder gebruiken Gebruik logo door de OCI De certificatie-instelling dient het logo te voorzien op het FCA-certificaat (cf. bijlage 5). Het logo moet eveneens aanwezig zijn op elk attest dat afgeleverd wordt conform de toepassing van het punt of het punt De certificatie-instelling mag ongewijzigd de ene en/of de andere vorm van het logo gebruiken dat tot zijn beschikking wordt gesteld in bijlage 4 van dit document Non-conformiteiten bij gebruik logo Elke niet-conforme afdruk van het logo en/of het niet respecteren van de overgangsperiode beschreven onder punt 4.6 moet door de certificatie-instelling als een B non-conformiteit worden geclassificeerd. Elk niet-conform gebruik van het logo op producten, op installaties of voertuigen alsook op documenten, allerhande publicaties bestemd voor (potentiële) klanten van de deelnemer, moet worden geclassificeerd als een A non-conformiteit Sancties Indien bij de uitoefening van het toezicht door een certificatie-instelling wordt geconstateerd dat de deelnemer het logo niet correct gebruikt, kan de certificatie-instelling maatregelen nemen. Hiervoor wordt verwezen naar de sanctieprocedure OV Overgangsperiode Elke nieuwe versie van het logo mag gebruikt worden vanaf de publicatie ervan in de certificatieregeling. Het FCA-logo, onder zijn 2 vormen, is bruikbaar vanaf 22/05/2015. Het gebruik van de oude versie wordt aanvaard tot het einde van de in de certificatieregeling gedefinieerde overgangsperiode. Deze overgangsperiode vangt aan vanaf de datum van inwerkingtreding van de publicatie in de certificatieregeling. Gedurende deze periode kunnen de twee versies van het logo (oude en nieuwe) naast elkaar bestaan en worden als conform beschouwd. De overgangsperioden zijn als volgt: Deelnemers 15 CC01_v0.14

16 - interne en externe documenten, met inbegrip van facturen en andere handelsdocumenten van de deelnemers: 36 maanden; - voertuigen, installaties, uitrusting: 36 maanden; - etiketten en verpakkingen van diervoeders voor landbouwhuisdieren: 36 maanden; - etiketten en verpakkingen van diervoeders voor gezelschapsdieren: 36 maanden. Producten die gelabeld of verpakt werden tijdens de overgangsperiode mogen worden gebruikt totdat de voorraden zijn uitgeput. Certificatie-instellingen - nieuwe versie van een certificaat uitgegeven door een certificatie-instelling: 6 maanden; - externe documenten, met inbegrip van facturen en andere handelsdocumenten van organisaties: 12 maanden; - interne documenten: 24 maanden; - documenten gerelateerd aan accreditatie: volgens de regels die door de nationale accreditatie-instantie werden vastgelegd. Deelnemers en certificatie-instellingen worden aangemoedigd om de noodzakelijke aanpassingen zo snel mogelijk te verwezenlijken voor een aanvaarding van de nieuwe versie van het beeldmerk. 5. Bijdrageregeling 5.1. Algemeen De bedrijven dienen een jaarlijkse bijdrage te betalen aan OVOCOM, voor elke activiteit die valt onder het certificatiebereik. Ze doen dit via de certificatie-instelling: - de certificatie-instelling berekent de jaarlijkse bijdrage tijdens de audit aan de hand van de bedrijfsgegevens over het geproduceerde tonnage (productie) en/of het equivalent voor het aantal voltijds tewerkgestelden (diensten); - de certificatie-instelling berekent de bijdrage bij elke audit en maakt het resultaat aan OVOCOM over; - de bedrijven betalen de bijdrage aan de certificatie-instelling; - de certificatie-instellingen ontvangen maandelijks een factuur van OVOCOM met de totale te betalen bijdrage. In uitzonderlijke gevallen kan OVOCOM hier van afwijken. De bijdrage is gekoppeld aan een periode van 1 jaar, behalve in het geval van een attest (zie 5.2.3). Deze periode wordt berekend door 1 jaar bij te tellen bij: - de startdatum van het geldige certificaat aan het begin van de certificatiecyclus, of; - de verjaardatum van het tijdens de cyclus lopende certificaat. De bijdrage is steeds in zijn totaliteit verschuldigd, zelfs indien het certificaat of het attest wordt beëindigd gedurende het jaar volgend op de betaling. Een deelnemer kan worden gesanctioneerd (zie punt 11) ingeval van niet-betaling van de bijdrage. In dit geval kan de certificatie-instelling: - het FCA-certificaat niet afleveren (bij aanvang of vernieuwing van certificatie) of - het FCA-certificaat schorsen (tijdens de looptijd van de certificatie). De bijdrage verleent de (toekomstige) deelnemer die zijn betaling vereffend heeft recht van toegang tot pagina s of bepaalde documenten op de website Deze informatie is nodig voor het behalen en het behouden van de certificatie van de deelnemer. Deze toegang bekomt men door toekenning van een login en paswoord door OVOCOM. De tarieven voor het verkrijgen van een login en paswoord worden op de OVOCOM website gepubliceerd. 16 CC01_v0.14

17 Door de aanvraag van deze login en paswoord verbindt de deelnemer zich ertoe om deze niet aan derden te communiceren (zoals bvb. andere bedrijven, consulenten of auditoren). Bij het niet naleven van deze verbintenis, riskeert de deelnemer het intrekken van zijn login en paswoord Berekening van de bijdrage aan OVOCOM De bijdragen per activiteit worden jaarlijks herzien in functie van de index der consumptieprijzen. De formule die hiervoor gehanteerd zal worden (referentiemaand maart 2012: april 2016) is: basisprijs x (nieuw indexcijfer/aanvangsindex). Het bijdrageformulier, dat terug te vinden is op de website toont de actuele bijdragen per activiteit Bedrijf bestaande uit één site 1. De hoogste bijdrage wordt beschouwd als de hoofdactiviteit van een bedrijf; 2. Indien alle bijdragen gelijk zijn, dan wordt een productie-activiteit aangeduid als zijnde de hoofdactiviteit; 3. Heeft dit bedrijf geen/meerdere productie-activiteiten, dan wordt de eerste activiteit in de reeks aangeduid als de hoofdactiviteit van dit bedrijf; 4. Heeft het bedrijf een productie- en handelsactiviteit voor eenzelfde diervoedersoort (vb. MP en MH), dan worden beide activiteiten opgetekend. Enkel de hoogste bijdrage wordt verrekend, de andere bijdrage wordt gerekend aan 0%. Zijn beide bijdragen gelijk, dan past u stap 2 (en indien van toepassing stap 3) toe; 5. Alle andere activiteiten worden gerekend als nevenactiviteiten, zijnde aan 35% van de bijdrage. -6. Wanneer het berekende aantal FTE s minder bedraagt dan 1, dan wordt dit afgerond naar 1 FTE. Een voorbeeld van een bijdrageberekening voor een bedrijf bestaande uit één site, is weergegeven in bijlage Multisite bedrijf 1. De bijdrage per activiteit wordt bepaald door de som van de geproduceerde tonnages of het aantal fulltime equivalenten, van alle vestigingseenheden samen. De hoogste bijdrage wordt beschouwd als de hoofdactiviteit van een multisite; 2. Indien alle bijdragen gelijk zijn, dan wordt de meest voorkomende activiteit binnen de multisite de hoofdactiviteit; 3. Heeft deze multisite geen/meerdere activiteiten waarvan de bijdragen gelijk zijn, dan wordt een productie-activiteit aangeduid als zijnde de hoofdactiviteit; 4. Heeft het bedrijf een productie- en handelsactiviteit voor eenzelfde diervoedersoort (vb. MP en MH), dan worden beide activiteiten opgetekend. Enkel de hoogste bijdrage wordt verrekend, de andere bijdrage wordt gerekend aan 0%. Zijn beide bijdragen gelijk, dan past u stap 2 (en indien van toepassing stap 3) toe; 5. Heeft men op alle sites dezelfde diensten- OF productieactiviteiten, dan wordt de eerste activiteit in de reeks aangeduid als de hoofdactiviteit van het bedrijf; 6. Alle andere activiteiten worden gerekend als nevenactiviteiten, zijnde 35% van de bijdrage + telkens 10% per bijkomende site. 7. Wanneer het berekende aantal FTE s minder bedraagt dan 1, dan wordt dit afgerond naar 1 FTE. Een voorbeeld van een bijdrageberekening voor een multisite bedrijf is weergegeven in bijlage CC01_v0.14

18 Bijdrage in het kader van de aflevering van een attest In het geval dat de certificatie-instelling een attest aflevert (cf. punten 7.2 en 10.3), dan bedraagt de bijdrage voor dit attest de helft van de jaarbijdrage die voor de betrokken activiteiten wordt berekend. Deze bijdrage staat vast ongeacht de duur van het tijdelijk attest. 6. Acceptatie van een OCI door OVOCOM 6.1. Goedkeuring van de Certificatie-instelling Algemeen De goedgekeurde certificatie-instellingen worden bevoegd voor de uitvoering van onafhankelijke audits bij kandidaat-deelnemers en deelnemers aan het systeem. De Raad van Bestuur van OVOCOM kan een certificatie-instelling ertoe machtigen FCA-certificaten uit te schrijven. Hiervoor moet de certificatie-instelling aantonen dat zij voldoet aan alle voorwaarden opgenomen in dit document alsook aan de standaard, voor zover deze van toepassing is. De Raad van Bestuur van OVOCOM is als enige bevoegd voor de toekenning, het behoud, de schorsing en de intrekking van de toelating van de certificatie-instellingen tot het uitschrijven van de FCA-certificaten. OVOCOM bewaart een regelmatig bijgewerkt register met de details van de geaccepteerde certificatieinstellingen. Dit register wordt middels publicatie op de website van OVOCOM ter beschikking gehouden van het publiek Aanvraag Een certificatie-instelling die de deelnemers volgens de FCA Standaard wenst te certificeren, of die haar accreditatiescope wenst uit te breiden, moet hiertoe een aanvraag indienen (zie bijlage 67: Aanvraagformulier voor certificatie-instellingen) bij OVOCOM. Naast de productie- of handelsactiviteit moet de certificatie-instelling preciseren voor welke diervoedercategorie zij de goedkeuring van OVOCOM wenst te verkrijgen. Deze diervoedercategorieën zijn: - Voedermiddelen; - Toevoegingsmiddelen; - Voormengsels; - Mengvoeders. Indien de OCI de certificatie van productie of dienst van een te verwerken nevenstroom wenst uit te voeren, dan dient dit expliciet vermeld te worden in zijn aanvraag. Enkel de categorieën diervoeders of te verwerken nevenstromen waarvoor de nodige competenties aanwezig zijn binnen de OCI, kunnen worden aangevraagd (zie punt ). De aanvraag wordt in aanmerking genomen nadat: a. Het formulier volledig ingevuld werd teruggestuurd naar OVOCOM b., samen met de vereiste documenten; en c. De aanvraagkosten, ten bedrage van 500,- EUR (excl. BTW)/initiële aanvraag en van 250,- EUR (excl. BTW)/uitbreidingsaanvraag, werden betaald. 18 CC01_v0.14

19 Een uitbreiding of reductie binnen dezelfde accreditatiescope Wanneer een certificatie-instelling reeds geaccrediteerd is voor een bepaalde scope (bv. productie van diervoeders ) en wanneer deze slechts beschikt over de nodige interne competentie om één (of meerdere) welbepaalde activiteiten te certificeren (bv. productie van voedermiddelen (= code GP) en niet productie van mengvoeders (= code MP)), dan dient de certificatie-instelling dit aan OVOCOM te signaleren. Een uitbreidingsaanvraag moet onder andere aantonen dat de certificatie-instelling beschikt over de nodige capaciteit om aan de eisen te voldoen (onder andere voldoende geschikt personeel). Een beperkingsaanvraag van een bepaalde accreditatiescope wordt gemotiveerd naar OVOCOM. Er worden geen kosten gerekend voor dergelijke meldingen of aanvragen Bevestiging van de ontvankelijkheid van de aanvraag De certificatie-instelling wordt schriftelijk verwittigd van het (on)volledige karakter van haar aanvraag, binnen de maand volgend op de ontvangst van haar zending. Enkel een volledige aanvraag wordt als ontvankelijk beschouwd. Wanneer een certificatie-instelling er langer dan 6 maanden over doet om de vereiste informatie te bezorgen, wordt de aanvraag niet langer als ontvankelijk beschouwd. De certificatie-instelling kan dan zijn aanvraag herindienen overeenkomstig met punt Goedkeuring De certificatie-instelling wordt beoordeeld volgens de vereisten vermeld in dit document. De goedkeuring is een beslissing van de Raad van Bestuur van OVOCOM die uitmondt in het sluiten van een contractuele overeenkomst tussen de certificatie-instelling en OVOCOM (zie bijlage 87). De beslissing over de al dan niet goedkeuring, conform dit document, wordt gedaan binnen de 6 maanden die volgen op de formele bevestiging van de ontvankelijkheid van de aanvraag. De goedkeuring wordt schriftelijk bevestigd aan de certificatie-instelling. Ingeval van niet-goedkeuring deelt OVOCOM de aanvrager de redenen voor de afwijzing ervan schriftelijk mee Kosten verbonden aan de FCA-certificatie Een overzicht van de kosten die van toepassing zijn voor de door OVOCOM goedgekeurde certificatieinstellingen is beschikbaar op de OVOCOM-website Eenmalige kosten De certificatie-instelling moet volgende eenmalige kosten dragen: - Kosten gerelateerd aan de goedkeuringsprocedure. Deze kosten zijn in rekening te brengen bij de initiële goedkeuringsaanvraag, alsook bij elke vraag van uitbreiding van de scope (zie hieronder) Jaarlijkse kosten De certificatie-instelling die is goedgekeurd conform de hierboven beschreven procedure, moet volgende jaarlijkse kosten dragen: 19 CC01_v0.14

20 - Kosten verbonden aan de toegang tot de FCA-documenten en aan de diensten van de OVOCOM-website. Deze kosten zijn verschuldigd per begonnen jaar. Door de betaling van deze kosten krijgt de certificatie-instelling toegang, via login en paswoord, tot alle documenten van de standaard, tot de nieuwsbrieven en tot de diensten verbonden aan de opvolging van de reglementering. - Kosten per auditor. Deze kosten zijn verschuldigd per goedgekeurde auditor en per begonnen jaar. Door de betaling van deze kosten heeft de certificatie-instelling de mogelijkheid om deze auditor gratis te laten deelnemen aan maximaal twee door OVOCOM georganiseerde themaopleidingen. Wanneer een auditor erkend is door OVOCOM voor meer dan één certificatie-instellingen (= freelance auditor) worden de jaarlijkse kosten per auditor gedragen door deze auditor. Het betreft jaarlijkse kosten die verschuldigd zijn indien deze auditor audits zou uitvoeren voor slechts een instelling. De kosten worden dus niet vermenigvuldigd met het aantal instellingen waarvoor de freelance auditor werkt. Door de betaling hiervan heeft de auditor de mogelijkheid om gratis deel te nemen aan maximaal 2 door OVOCOM georganiseerde themaopleidingen. Het dragen van deze jaarlijkse kosten van de auditor door de certificatie-instellingen waarvoor de auditor auditactiviteiten uitvoert kan eventueel contractueel vastgelegd worden tussen de auditor en zijn certificatie-instellingen Accreditatie Naargelang de activiteit die de OCI wenst te certificeren, dient de OCI over een accreditatie te beschikken. Een onderscheid wordt gemaakt tussen de landen waar het nationaal accreditatieorganisme al of niet een accreditatie heeft ontwikkeld voor de accreditatie van het FCA-certificaat. De door het organisme te volgen accreditatienorm is gebaseerd op de te certificeren activiteiten Het bestaan van een specifiek accreditatieorganisme voor de FCA-certificatie op nationaal niveau Landen waar een specifieke accreditatie voor de FCA Standaard bestaat In dit geval moet de certificatie-instelling over een ISO of accreditatie beschikken conform de te certificeren activiteiten (zie 6.2.2). Deze accreditatie moet aangeleverd en gevalideerd worden door het nationale accreditatieorganisme. Deze accreditatie dient binnen het jaar volgend op de goedkeuring door OVOCOM te worden behaald. In de periode van de accreditatieaanvraag, of voor de certificatie-instellingen die hun bestaande accreditatiescope wensen uit te breiden met een andere FCA-activiteit, mag de certificatie-instelling slechts met een maximum van 5 deelnemers, per accreditatiescope en per diervoeder, een contract sluiten. Het type diervoeder wordt enkel gebruikt voor de activiteiten productie en/of handel Landen waar geen specifieke accreditatie voor de FCA Standaard bestaat In dit geval moet de certificatie-instelling over een ISO of accreditatie beschikken in een relevant toepassingsgebied en nauw verbonden zijn met de te certificeren activiteiten (bv. accreditatie volgens een referentiesysteem dat één of meerdere categorieën van diervoeders omvat). 20 CC01_v0.14

21 De evaluatie van de relevantie van deze niet-specifieke accreditatie voor de FCA-certificatie zal gebeuren door OVOCOM vzw tijdens de goedkeuringsprocedure van de certificatie-instelling (zie 6.1). Vanaf het moment dat een specifieke accreditatie voor de FCA Standaard afgeleverd kan worden door een nationaal accreditatieorganisme, heeft de certificatie-instelling 1 jaar de tijd om deze te behalen (zie 6.2.1). Vanaf dit moment mag deze geen contract meer afsluiten met nieuwe deelnemers (tenzij het totaal aantal deelnemers (klanten) kleiner of gelijk aan 5 blijft, per accreditatiescope en per diervoeder) Accreditatienormen Instelling die aan productcertificatie doet De OCI dient geaccrediteerd te zijn volgens ISO voor de volgende toepassingsgebieden: - diervoeders: FCA-Productie - Groep A: productie van diervoeders; - te verwerken nevenstromen : FCA-Productie - Groep B: productie van te verwerken nevenstromen. De instelling die aan productcertificatie doet, moet een certificatiesysteem opzetten dat een of meerdere van de volgende elementen bevat: - controle van monsters genomen in de handel of afkomstig uit de stock van de bedrijven, of een combinatie van beide; - controle van elk product of van een specifiek product; - controle per lot; - evaluatie van het concept. De te controleren parameters en de controlefrequentie worden bepaald door de certificatie-instelling in functie van: - de aard, de samenstelling en de door het product beoogde doelen alsook van de eventuele bijzondere eisen die de klant stelt inzake specifieke producteigenschappen ( kwaliteits - aspecten); - de mogelijk in het product aanwezige gevaren ( veiligheids -aspecten). De instelling voert een procedure in met het oog op het waarborgen van de representatieve bemonstering van de gecertificeerde producten. De monsters die door de OCI in het kader van de toepassing van de FCA Standaard (vb. bemonsteringsplan) werden genomen, kunnen eveneens worden gebruikt voor de controle van de certificatie Instelling die certificatie doet van diensten De OCI dient geaccrediteerd te zijn volgens ISO/IEC 17021:2006 of volgens ISO voor de volgende toepassingsgebieden: - handel: FCA-Diensten - Groep A: handel in diervoeders en te verwerken nevenstromen ; - op- en overslag: FCA-Diensten - Groep B: op- en overslag van diervoeders en te verwerken nevenstromen ; - wegtransport: FCA-Diensten - Groep C: wegvervoer van diervoeders en te verwerken nevenstromen ; - bevrachting binnenvaart: FCA-Diensten - Groep D: bevrachting van binnenvaarttransportondernemingen voor het vervoer van diervoeders en te verwerken nevenstromen ; - bevrachting zeevaart: FCA-Diensten - Groep E: bevrachting van een zeevaarttransport van diervoeders of te verwerken nevenstromen ; - transport via rail: FCA-Diensten Groep F: Organisatie van een transport van diervoeders of te verwerken nevenstromen via rail (gespecialiseerde rijtuigen). 21 CC01_v0.14

22 6.3. Personeel van de certificatie-instelling Het profiel en de functies van het personeel betrokken bij de certificering van deelnemers aan het FCA-systeem, moeten worden beschreven. Het beantwoorden aan deze criteria moet minstens jaarlijks worden geëvalueerd. De evaluaties en de ondernomen maatregelen moeten worden geregistreerd. De basisopleidingen en de permanente opleidingen gevolgd door deze personeelsleden moeten worden geregistreerd. Elk personeelslid van de certificatie-instelling dat contact heeft met een (kandidaat-)deelnemer moet erover waken dat ze geen schade berokkenen aan het imago van OVOCOM vzw en de reputatie van de FCA Standaard. De certificatie-instelling moet hierover de opgestelde regels integreren tussen de instelling en zijn personeel Administratief personeel Het administratief personeel moet beschikken over voldoende competenties en een minimale kennis van de aspecten van de FCA Standaard die het beheert. Dit administratief personeel moet een opleiding hebben genoten die minstens beantwoordt aan de vereisten van punt en met betrekking tot: - het verzamelen en het doorgeven van de relevante gegevens aan de (kandidaat-) deelnemers; - de planning van audits (met inbegrip van de naleving van de frequentie en de duur); - het toesturen van de voor OVOCOM benodigde informatie, inclusief deze met betrekking tot de rapporten en meldingen; - de bijdrageberekening; - alsook de opvolging en de uitgifte van certificaten. tenminste wanneer deze aspecten tot de taken van dit personeel behoren Technisch expert Indien de instelling een beroep doet op een technisch expert, moet zij beschikken over een dossier per technisch expert. Dit dossier moet op regelmatige basis worden bijgewerkt. Het precieze kader van de opdrachten van deze experts, alsook elk beroep op een expert, moet worden gedefinieerd en geregistreerd Technical reviewer De certificatie-instelling dient een technical reviewer aan te stellen. Deze persoon doet het technisch onderzoek van het dossier van een deelnemer (samenstelling, verslag, enz.). Deze persoon dient over dezelfde kwalificaties te beschikken als een auditor voor wat betreft de punten vorming ( ), beroepservaring ( ), kennis van de FCA Standaard ( ) en onafhankelijkheid ( ) Aanstellen van een FCA-coördinator De certificatie-instelling duidt onder haar personeelsleden een FCA-coördinator aan. Deze persoon moet over dezelfde kwalificaties beschikken als een auditor, ten minste voor de punten vorming ( ), beroepservaring ( ) en kennis van de FCA Standaard ( ). 22 CC01_v0.14

23 In het geval dat de FCA-coördinator niet de vereiste kwalificaties kan rechtvaardigen, kan de certificatie-instelling een afdoende gemotiveerde aanvraag tot afwijking indienen bij OVOCOM. Dit personeelslid fungeert als contactpersoon van de OCI voor OVOCOM. Zij moeten tevens de vergaderingen bijwonen die OVOCOM over de FCA Standaard organiseert. Minimum eenmaal per trimester moet de werkgroep certificatie-instellingen vergaderen op initiatief van OVOCOM. Deze werkgroep bestaat uit de FCA-coördinatoren of hun vervangers en uit de OVOCOM-vertegenwoordigers. Deze raadplegingen vormen een belangrijke bron voor de basisopleiding en de permanente opleiding van de auditoren. Op deze vergaderingen krijgt men ook de gelegenheid om ervaringen uit te wisselen over de FCA-audits en het controlesysteem samen verder te ontwikkelen. OVOCOM maakt van elke vergadering een verslag op en legt dit ter goedkeuring voor aan de werkgroep. Na goedkeuring door de werkgroep wordt dit verslag ter informatie overgemaakt aan alle certificatie-instellingen die door OVOCOM goedgekeurd zijn. De certificatie-instelling neemt de informatie afkomstig van deze werkgroep mee op in haar programma voor permanente vorming en draagt zorg voor de verspreiding ervan bij haar betrokken auditoren Monsternemer (uitsluitend bij productcertificatie) Iedereen die een monster moet nemen in het kader van een productcertificatie moet beschikken over de passende opleiding en apparatuur Auditoren Auditoren moeten worden goedgekeurd door OVOCOM. De certificatie-instelling moet waarborgen dat al haar auditoren werden goedgekeurd alvorens FCAaudits zonder toezicht te mogen uitvoeren. Teneinde te worden goedgekeurd moeten de auditoren voldoen aan de eisen in termen van persoonlijke kwaliteiten en algemene en specifieke bekwaamheden (van toepassing voor de auditoren van kwaliteitsbeheerssystemen), vermeld in het hoofdstuk Auditor competenties van de norm ISO 19011, alsook aan de onderstaande eisen. De certificatie-instelling houdt een bijgewerkt dossier per auditor bij. Dit dossier laat de instelling toe aan te tonen dat alle auditoren van haar dienst voldoen aan de vereisten opgenomen in dit document. Elke auditor die een deelnemer aan het FCA-systeem moet auditeren, moet vooraf ingeschreven staan op de publieke lijst van auditoren die men kan raadplegen op de website van OVOCOM. De certificatie-instelling die een auditor op deze lijst wenst in te schrijven moet hiertoe een aanvraag indienen bij OVOCOM met toezending van de volledig ingevulde bijlage 2: Kwalificaties van de auditoren Basisdossier, samen met de gevraagde bijlagen. De certificatie-instelling levert aan OVOCOM het bewijs dat elke auditor permanent voldoet aan de eisen. 23 CC01_v0.14

24 Auditor die voor meerdere certificaite-instellingen auditactiviteiten uitvoert Wanneer een auditor voor meerdere certificatie-instellingen auditactiviteiten uitvoert, moet deze auditor vooraf ingeschreven zijn op de publieke lijst van door OVOCOM erkende auditoren, en dit voor elke certificatie-instelling waarvoor hij/zij werkt. De relatie tussen de auditor die voor meerdere certificatie-instellingen auditactiviteiten uitvoert en de certificatie-instelling moet contractueel worden vastgelegd. Dit moet omvatten hoe er voldaan wordt aan de eisen gelinkt aan auditoren (onpartijdigheid, opleiding, examens, gerelateerde kosten, etc.). Een dergelijke freelance auditor moet voldoen aan het geheel van eisen die van toepassing zijn voor auditoren. Elke certificatie-instelling die beroep doet op deze auditor moet aantonen: - dat deze auditor beschikt over de vereiste vorming en ad hoc beroepservaring (cf en ); - dat hij/zij intern werd opgeleid door de instelling (cf ); - dat minstens 1 van de certificatie-instellingen waarvoor deze auditor een auditactiviteit uitvoert de basisopleiding heeft voorzien waarvan sprake is in punt ; - dat de onder punt beschreven permanente vorming voldoet aan de volgende voorwaarden: o de freelance auditor houdt zelf de telling bij van de door hem gevolgde opleidingen bij de OCI s voor dewelke hij auditactiviteiten uitvoert; o wanneer de themaopleidingen van OVOCOM een deel van de permanente opleiding verzekeren, mogen deze opleidingen mee in beschouwing genomen worden voor het geheel van permanente opleidingsuren, en dit voor elk van de betrokken certificatie-instellingen; o het geheel aan permanente opleidingsuren dat jaarlijks gevolgd moet worden door een freelance auditor moet bepaald worden volgens de tabel onder punt hierbij moet het geheel aan scopes gedekt door de betrokken certificatie-instellingen mee in overweging genomen worden, onafhankelijk van de scopes waarvoor de freelance auditor gekwalificeerd is binnen elke instelling; Voorbeeld: Een freelance auditor voert audits uit voor een OCI 1 (scope GH + MP + TVWE, dus = 20u) en voor een OCI 2 (GP/VWP + TVWE, dus = 12u). Het geheel van scopes van OCI 1 en OCI 2 is bijgevolg: GH + MP + GP/VWP + TVWE = = 28u (welke beperkt mogen worden tot het minimale aantal opleidingsuren, dus 20u). De freelance auditor die audits uitvoert voor rekening van deze 2 OCI s moet jaarlijks minimaal een totaal van 20u permanente opleidingsuren presenteren; o de freelance auditor communiceert de bijzonderheden (onderwerp en duur) van alle gevolgde opleidingen bij elk van de instellingen waarvoor hij audits uitvoert, en dit ten laatste op 31 december van het jaar waarin de opleidingen werden gevolgd. Deze bijzonderheden worden door de OCI toegevoegd aan de jaarlijkse actualisatie van het dossier van deze auditor, te overhandigen aan OVOCOM (cf. punt 3.4). In het geval dat een certificatie-instelling wenst dat de bijzonderheden van door de freelance auditor gevolgde opleidingen niet worden doorgegeven aan andere OCI s waarvoor deze auditor audits uitvoert, moet dit duidelijk opgenomen worden in de contractuele overeenkomst tussen de OCI en de freelance auditor. In dit geval moet het minimale jaarlijkse aantal permanente opleidingsuren individueel geregistreerd worden per OCI volgens de beschreven principes voor auditoren die geen freelance activiteiten uitvoeren. Geen enkele hergroepering of combinatie van opleidingsuren is dan mogelijk, met uitzondering van de opleidingen georganiseerd door OVOCOM. Voorbeeld: Een freelance auditor voert audits uit voor een OCI 1 (scope GH + MP + TVWE, dus = 20u) en voor een OCI 2 (GP/VWP + TVWE, dus 8 24 CC01_v0.14

25 + 4 = 12u). OCI 1 (of OCI 2 of de freelance auditor) weigert de bijzonderheden van gevolgde opleidingen te communiceren. In dit geval moet OCI 1 een totaal van minimum 20u gevolgde permanente opleidingsuren effectief gevolgd door deze freelance auditor presenteren en OCI 2 zal een totaal van 12u moeten presenteren. De freelance auditor zal dus in het totaal minimaal 32u permanente opleidingsuren gevolgd hebben; - dat de auditor slaagde voor de verplichte examens vermeld onder punt ; - dat de auditor de onpartijdigheid en onafhankelijkheid aantoont beschreven onder punt met betrekking tot alle activiteiten die hij/zij uitvoert (of heeft uitgevoerd), inclusief zijn activiteiten uitgevoerd voor andere instellingen; - dat deze auditor weldegelijk de audit(s) onder toezicht heeft uitgevoerd zoals vermeld onder punt en dit voor de certificatie-instelling. Er mag niet verwezen worden naar een toezichtsaudit uitgevoerd voor een andere certificatie-instelling; - dat er aan de eisen hernomen in de punten , en voldaan wordt voor deze auditor in het kader van zijn activiteiten voor de certificatie-instelling. Specifiek, voor punt , mag er melding gemaakt worden van de audits uitgevoerd voor andere certificatie-instellingen voor de bepaling van het minimaal jaarlijks uit te voeren aantal audits. Audits uitgevoerd voor andere certificatie-instellingen, daarentegen, worden niet mee in rekening genomen voor het bepalen van de noodzaak om passende maatregelen te nemen (zoals bv. een opleiding of een audit onder toezicht) door de instelling om te waarborgen dat de audits van de auditor niet lijden onder zijn minder frequente inzet (minder dan 10 productie- of dienstaudits, per jaar) Vorming Het systeem geeft de voorkeur aan kandidaat-auditoren die postsecundair onderwijs hebben afgemaakt (vb. titel van Bachelor (gegradueerde)), in de richting van landbouw, milieu of gelijkwaardig. Het systeem zoekt kandidaten met een kritische geest en uitgebreide communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk Beroepservaring De kandidaat-auditor moet een beroepservaring van minimum 5 jaar hebben. De kandidaat-auditor moet ook kunnen aantonen dat hij beschikt over een beroepservaring van minimum 2 jaar in een relevante functie en dat hij voldoende werd tewerkgesteld in de volgende gebieden om een grondig begrip van de werking binnen de diervoederketen te hebben verworven: - Productie; - Inkoop/verkoop; - Kwaliteit; - Voeding; - Wetgeving (met inbegrip van contractrecht); - Advies; - Opleiding. Bijlage 9 bevat een samenvatting van de relevante gebieden. Ingeval de ervaring voor een stuk werd opgedaan in de voedingsindustrie, is het sterk aan te bevelen dat de ervaring mede betrekking had op de productie van diervoeders en/of te verwerken nevenstromen en dat op basis hiervan kennis van de vereisten voor de voederindustrie werd verworven. 25 CC01_v0.14

26 De kandidaat-auditor moet zijn beroepservaring valideren (bvb. aan de hand van een ondertekend CV of een verklaring op eer). De certificatie-instelling moet de door de kandidaat-auditor naar voren gebrachte beroepservaring nagaan. Ingeval de auditor de vereiste duur van opgedane beroepservaring niet kan aantonen, kan de certificatie-instelling een voldoende gemotiveerde aanvraag tot afwijking indienen bij OVOCOM Interne opleiding over het FCA-systeem De certificatie-instelling organiseert een interne basisopleiding die betrekking heeft op het FCAsysteem. Deze basisopleiding is bestemd voor alle personeelsleden die in contact komen met deze standaard. Het doel van de basisopleiding is dat het personeelslid voldoende vertrouwd raakt met de eisen van het systeem, volgens zijn/haar uit te voeren taken binnen de instelling. De inhoud ervan wordt bepaald door de instelling in functie van de te voltooien taken door de personeelsleden. De certificatie-instelling organiseert een permanente opleiding die betrekking heeft op het FCAsysteem. Deze opleiding is bestemd voor alle personeelsleden die in contact komen met de standaard. Het doel van de permanente opleiding is dat het personeelslid voldoende vertrouwd raakt met de veranderingen in de eisen van het systeem, volgens zijn/haar uit te voeren taken binnen de instelling. De inhoud ervan wordt bepaald door de instelling in functie van de te voltooien taken door het personeelslid. De inhoud van de interne opleidingen die betrekking hebben op het FCA-systeem moet gedefinieerd worden in het documentair systeem van de certificatie-instelling. De relevantie van deze inhoud moet minstens jaarlijks geëvalueerd worden, m.n. op basis van de veranderingen van het FCA-systeem en de werkmethodes van de certificatie-instelling. De ondersteuning gebruikt gedurende deze opleidingen, alsook de wijze waarop deze opleidingen geregistreerd zijn, worden door de certificatie-instelling vastgelegd Verplichte opleiding en examen voor auditoren Algemeen De basis- en permanente opleidingen van de auditoren zijn twee van de essentiële voorwaarden voor het succes van een audit. OVOCOM richt basis- en themaopleidingen in, die specifiek bedoeld zijn voor auditoren van certificatie-instellingen. Deze opleidingen mogen geïntegreerd worden in het algemene opleidingsprogramma opgesteld door de certificatie-instellingen. Een kandidaat-auditor moet een degelijke (initiële) en specifiek aan de sector gerelateerde basisopleiding kunnen voorleggen. De basisopleidingen hebben minstens betrekking op: - de technische aspecten van de door de OCI certificeerbare sectoractiviteiten; - het FCA-systeem (HACCP inbegrepen); - de toe te passen methodes in het kader van de certificatie van producten en/of diensten; - de bemonsteringstechnieken (eventueel, voor de certificatie van producten). Eens gekwalificeerd moet de auditor zijn of haar kennis onderhouden met behulp van een permanente vorming in de materie. De permanente opleiding omhelst o.a.: - updates over de werking van het FCA-systeem; - feedback over de resultaten van de evaluatie van de auditor; 26 CC01_v0.14

27 - informatie over de wijzigingen in de reglementering; - updates over relevante technische vragen. De opleiding van de auditoren valt onder de verantwoordelijkheid van de certificatie-instellingen. De ondersteuning gebruikt gedurende deze opleidingen, alsook de wijze waarop deze opleidingen geregistreerd zijn, worden door de certificatie-instelling vastgelegd Opleidingen georganiseerd door de certificatie-instelling Elke (kandidaat-)auditor moet van de certificatie-instelling een (initiële en permanente) opleiding, afdoende diepgaand, krijgen om te waarborgen dat het geheel aan systeemgebonden eisen hem volledig duidelijk zijn Basisopleidingen De certificatie-instelling legt schriftelijk het programma van de basisopleiding van de kandidaatauditoren vast en legt ze ter goedkeuring voor aan OVOCOM. Dit programma mag verwijzen naar de door OVOCOM georganiseerde basisopleidingen die de kandidaat-auditor dan moet volgen. De basisopleiding omhelst minstens: - een luik wetgeving dat een voldoende compleet overzicht schetst van de Europese en nationale wetgeving(en); - een luik FCA inclusief HACCP - een luik processing waarmee de kandidaat-auditor zich vertrouwd kan maken met de voornaamste activiteiten die aanwezig zijn in de diervoedersector (productie, handel, transport, nevenstromen enz.). De certificatie-instelling bepaalt of andere specifieke luiken moeten worden ontwikkeld. De inhoud van de basisopleidingen moet geïntegreerd worden in het documentair systeem van de certificatie-instelling. De relevantie van deze inhoud ten opzichte van de vooropgestelde doelen moet minstens eens per jaar geëvalueerd worden Permanente opleiding Elke auditor moet jaarlijks een minimum aantal opleidingsuren volgen. Het minimale aantal opleidingsuren dat georganiseerd dient te worden door de certificatie-instelling wordt bepaald in functie van de certificeringactiviteiten door de instelling. Dit minimale aantal opleidingsuren wordt gedefinieerd m.b.v. de volgende tabel: Scope(s) gedekt door de certificatie-instelling Aantal permanente opleidingsuren (*) Productie van toevoegingsmiddelen (TP) en/of voormengsels (VP) 8 Productie van mengvoeders (MP) 8 Productie van voedermiddelen (GP) en/of te verwerken nevenstromen (VWP) en/of transformatie van te verwerken nevenstromen (GPVW) 8 Handel in toevoegingsmiddelen (TH), voormengsels (VH), voedermiddelen (GH) en/of mengvoeders (MH), en/of op- en overslag 8 (OO) Wegtransport (TVWE) 4 Transport via binnenvaart (TVWA), zeevaart (TVM) en/of rail (TVOR) 4 (*): Wanneer de som van het aantal uren toegekend per scope 20 uur overschrijdt, mag het aantal 27 CC01_v0.14

28 permanente opleidingsuren beperkt worden tot 20 uur/auditor. Inhoud van de opleidingen bestemd voor de auditoren - De toepassing van de tabel hierboven bepaalt een aantal per auditor te volgen opleidingsuren, maar bepaalt niet de inhoud ervan. Bvb. als de certificatie van wegtransport deel uitmaakt van de scopes van de instelling, betekent dit niet noodzakelijk dat er 4 uur opleiding aan dit thema gespendeerd moet worden per jaar. De inhoud van de opleiding is immers voornamelijk onderworpen aan de actualiteit en de veranderingen in het systeem. De certificatie-instelling is dus vrij om het aantal uren te bepalen die het als opportuun beoordeelt per scope, hierbij binnen het totaal vastgelegde aantal blijvend, bepaalt door de som van de scopes gedekt door de instelling. - De jaarlijkse inhoud van de permanente opleiding wordt vastgelegd door de certificatieinstelling volgens de volgende principes: o volgende thema s maken deel uit van een permanent opleidingsprogramma: recente wijzigingen in de reglementering; wijzigingen in de FCA Standaard; de actuele thema s gerelateerd aan het auditproces; technische opfrissingen. o vergaderingen waar bovenvermelde thema s aan bod komen mogen worden meegerekend; o vergaderingen van het type toolbox (= analysetechniek van problemen en oplossingen) mogen niet meer dan 50% van de jaarlijkse duur van de permanente opleiding innemen. o de themaopleidingen voorgesteld door OVOCOM mogen geïntegreerd worden in o het jaarlijks opleidingsprogramma (een themaopleiding = 4 uur). de audits onder supervisie worden niet beschouwd als deel uitmakend van de permanente opleiding, maar de nabesprekingen hiervan mogen worden meegerekend. - De ondersteuning gebruikt gedurende deze opleidingen alsook de wijze waarop deze opleidingen geregistreerd zijn, worden door de certificatie-instelling vastgelegd. Het minimale aantal permanente opleidingsuren dat gevolgd wordt door een auditor maakt deel uit van de jaarlijkse evaluatie van zijn kwalificatie door OVOCOM. Onafhankelijk van de redenen die aangehaald kunnen worden, in het geval dat een auditor in de onmogelijkheid verkeerde om het minimaal aantal vereiste uren voor zijn jaarlijkse permanente opleiding te volgen, behalve in geval van overmacht, moet de certificatie-instelling zijn opleidingsprogramma versterken volgens één van de twee volgende opties: Duur van de permanente opleiding gevolgd door de auditor gedurende het jaar X Meer van 75% van de permanente opleiding werd gevolgd door de auditor Tussen 51 en 75% van de permanente opleiding werd gevolgd door de auditor Tussen 25 en 50% van de permanente opleiding werd gevolgd door de auditor Minder dan 25% van de permanente opleiding werd gevolgd door de auditor Optie 1 Optie 2 Aantal themaopleidingen georganiseerd door OVOCOM te volgen gedurende het jaar X+1 Aantal bijkomstige uren te volgen door deze auditor gedurende het jaar X CC01_v0.14

29 Welke optie de certificatie-instelling ook verkiest, het gaat hier om toevoegingen aan de permanente opleiding voorzien voor het jaar X+1. Indien een auditor in de onmogelijkheid verkeerde om het door de OCI voorziene minimale permanente opleidingsprogramma te volgen gedurende twee opeenvolgende jaren, moet deze auditor verplicht de permanente OVOCOM-opleidingen volgen onder optie 1. Wanneer een auditor het opleidingsprogramma niet heeft kunnen volgen wegens een geval van overmacht (bv. wegens medische redenen of omwille van onvoorziene persoonlijke omstandigheden), informeert de certificatie-instelling OVOCOM hier zo snel mogelijk over zodat er een overeengekomen oplossing kan worden aangereikt Opleidingen georganiseerd door OVOCOM De data van de opleidingen worden jaarlijks door OVOCOM vastgelegd Basisopleiding OVOCOM organiseert minstens één opleiding Wetgeving en één opleiding FCA per jaar voor de kandidaat-auditoren. De basisopleiding wordt minstens aangeboden in het Frans en in het Nederlands. Een bijkomende opleiding kan georganiseerd worden op vraag van ten minste 5 kandidaten. Een basisopleiding met betrekking tot regelmatig voorkomende processen in de diervoedersector kan georganiseerd worden door OVOCOM op voorwaarde dat er ten minste 5 deelnemers zijn. Deze basisopleidingen mogen geïntegreerd worden door de certificatie-instellingen in het basisopleidingsprogramma van kandidaat-auditoren Themaopleiding Elk jaar organiseert OVOCOM 4 themaopleidingen van een halve dag (= 4 uur). De aangebrachte thema s in de loop van het jaar worden bepaald door OVOCOM en gecommuniceerd via de internetsite van de vzw. Deze themaopleidingen mogen door de certificatie-instellingen geïntegreerd worden in het permanente opleidingsprogramma van auditoren Examens Voor een kandidaat-auditor voor het eerst kan deelnemen aan de kwalificatie-examens, moet hij: - een deelname aan FCA- en wetgeving-opleidingen (georganiseerd binnen de twee jaar die aan het examen vooraf zijn gegaan) kunnen voorleggen, of - een door OVOCOM vooraf goedgekeurde basisopleiding gekregen hebben op het niveau van de certificatie-instelling. Een document dat de deelname van deze kandidaat-auditor aan deze opleiding bewijst, moet worden voorgelegd bij inschrijving van de kandidaat-auditor aan het examen. De examens worden georganiseerd door OVOCOM. De examendata worden jaarlijks bepaald. Er worden twee drie types examen opgesteld door OVOCOM. Een certificatie-instelling kan zelf beslissen welk type examen de auditor aflegt (zie ). Onderstaande tabel verduidelijkt welke FCA-activiteiten allemaal onderdeel uitmaken van een bepaald type examen. 29 CC01_v0.14

30 FCA-activiteiten Examen type 1 Examen type 2 Examen type 3 Wegtransport (TVWE) x x x Op- en overslag voor rekening van derde x x - (OO) Bevrachting via binnenvaart (TVWA), x x - zeevaart (TVM) en/of transport via rail (TVOR) Productie en op de markt brengen van x x - voedermiddelen (GP, GPVW en GH) Productie en op de markt brengen van te x x - verwerken nevenstromen (VWP en VWH) Productie en op de markt brengen van - x - mengvoeders (MP en MH) Productie en op de markt brengen van - x - voormengsels (VP en VH) Productie en op de markt brengen van toevoegingsmiddelen (TP en TH) - x - De kandidaat-auditor moet slagen voor een examen (keuze type 1, of 2 of 3) dat 4 specifieke onderdelen bevat: FCA, HACCP, Processing en Diervoederwetgeving. De toelating tot deelname aan het examen mag worden geweigerd of de examenresultaten mogen worden geannuleerd als blijkt dat de kandidaat-auditor niet de vereiste basisopleiding heeft genoten. Een kandidaat-auditor die kan aantonen eerder reeds geslaagd te zijn voor de luiken Processing en HACCP hoeft deze specifieke onderdelen van het examen niet opnieuw af te leggen indien de certificatie-instelling hiervoor een afdoende gemotiveerde aanvraag ter goedkeuring indient bij OVOCOM via het basisdossier. Een kandidaat-auditor die kan aantonen eerder reeds geslaagd te zijn voor de luiken FCA en Wetgeving in de twee jaar voorafgaand aan de indiening van het basisdossier door de certificatieinstelling mag hetzelfde referentiejaar blijven gebruiken voor de berekening van de examenfrequentie. Een ervaren auditor dient elke 2 jaar te slagen voor een examen dat 2 specifieke onderdelen bevat: FCA en Diervoederwetgeving. Een ervaren auditor met beperkte scope (type 1 of 3) die wenst goedgekeurd te worden door OVOCOM als full scope (type 2) auditor, wordt opnieuw beschouwd als kandidaat-auditor. Een ervaren auditor met beperkte scope (type 3) die erkend wenst te worden door OVOCOM als auditor met een beperkte scope (type 1) wordt opnieuw beschouwd als een kandidaat-auditor. Type Examens waarvoor de auditor moet slagen auditor Diervoederwetgeving FCA Processing HACCP Frequentie Kandidaat x x x x - Ervaren x x - - Om de 2 jaar Het jaar waarop men ingeschreven is voor het examen, geldt als referentiejaar voor de berekening van de frequentie. Als een auditor zijn examen doet gedurende de sessie van december in het jaar X (en onmiddellijk of tijdens het herhalingsexamen (eventueel in januari van het jaar X+1) slaagt), moet 30 CC01_v0.14

31 hij ten laatste gedurende het jaar X+2 aan een examensessie deelnemen en hiervoor slagen, teneinde zijn kwalificatie te behouden (indien aan alle andere voorwaarden voldaan is). De examens vinden plaats conform de Examenregeling van OVOCOM, die beschikbaar is op de website van OVOCOM. Een kandidaat-auditor die niet slaagt voor het initiële examen of een auditor die niet slaagt voor het tweejaarlijkse herhalingsexamen, mag dit examen overdoen bij de eerstvolgende examensessie (herkansingsexamen). Een kandidaat-auditor die niet slaagt voor het herkansingsexamen mag geen aanspraak maken op de titel van FCA-auditor. Een kandidaat-auditor die deelneemt aan drie examensessies zonder te slagen voor de gedeelten FCA en/of Wetgeving moet de basisopleiding (FCA en/of Wetgeving i.f.v. de resultaten van de sessie) georganiseerd door OVOCOM volgen alvorens zich te mogen aanmelden op een volgende examensessie. Een auditor die niet slaagt voor het herkansingsexamen verliest zijn erkenning als FCA-auditor gedurende minimum 3 maand. Hij moet opnieuw deelnemen aan de luiken van het examen waarvoor hij niet geslaagd was. In dit geval moet hij niet de 4 verplichte luiken voor kandidaat-auditor afleggen. Als hij echter weer niet slaagt, wordt hij beschouwd als een kandidaat-auditor en moet hij het volledige kwalificatietraject opnieuw doorlopen. De tarieven verbonden aan de deelname aan de examens zijn op aanvraag van de certificatieinstellingen beschikbaar en worden vermeld op het inschrijvingsformulier voor de examens Onafhankelijkheid De auditoren moeten hun onafhankelijkheid ten opzichte van het bedrijf dat zij certificeren kunnen aantonen. De uitoefening van andere activiteiten mag niet leiden tot een belangenconflict of een ethisch conflict. De uitvoering van consultancyopdrachten (met inbegrip van interne audits) of andere activiteiten die de onpartijdigheid kunnen beïnvloeden, door een auditor (of een technisch expert) bij een bedrijf is onverenigbaar met de deelname aan audits die leiden tot de certificatie van datzelfde bedrijf. Een (kandidaat-)auditor mag op geen enkele wijze tussenkomen in het certificatieproces (of de beroepsprocedure) van een deelnemer indien hij, gedurende de twee jaar die aan deze tussenkomst voorafgingen, een consultancyopdracht ten bate van deze deelnemer heeft uitgevoerd. De certificatie-instelling houdt een bijgewerkte lijst bij van bedrijven voor dewelke haar auditoren (of haar technische experten) eventueel consultancyopdrachten of interne audits hebben uitgevoerd Audit onder toezicht De certificatie-instelling zal niet aanvaarden dat een auditor een audit zonder toezicht uitvoert wanneer hij vooraf geen toereikende FCA-audit onder toezicht heeft uitgevoerd, tijdens dewelke hij permanent werd geobserveerd door een gekwalificeerde FCA-auditor. De toezichtsaudit vindt plaats per accreditatie en indien het zich voordoet, per type diervoeder wanneer het type diervoeder of de te verwerken nevenstromen vermeld staat in de lijst van activiteitscodes, namelijk voor de activiteiten productie ( P) en handel ( H) (lijst met codes zie bijlagen 5 en 7). Keuze van de scope tijdens een audit onder toezicht 31 CC01_v0.14

32 Keuze van de scope tijdens een audit onder toezicht De keuze van de scope van het bedrijf dat geauditeerd zal worden tijdens een audit onder toezicht is belangrijk. Immers, alle in dit kader geauditeerde scopes kunnen in beschouwing worden genomen voor de kwalificatie van een gesuperviseerde auditor. De kwalificatie wordt eerst en vooral verworven op het niveau van de accreditatie en vervolgens per soort diervoeder als de scope deze specificeert. Bvb. een audit van een wegtransportbedrijf zal alle scopes in de accreditatie diensten omvatten, maar niet deze die verbonden zijn aan een specifieke categorie diervoeder (in desbetreffend geval: handel). Daarentegen zal een audit onder toezicht van een handelaar in mengvoeders alle scopes gerelateerd aan de accreditatie diensten omvatten die worden uitgevoerd door de instelling, vb. MH maar ook, in voorkomend geval, TVWE of andere diensten scopes die niet verbonden zijn aan een diervoedercategorie. De certificatie-instelling ontwikkelt een evaluatieprocedure voor auditoren die de instandhouding en de follow-up van de kennis en vaardigheden per accreditatie en, indien het geval zich voordoet, ook per type diervoeder mee omvat. De eerste FCA-auditor van een certificatie-instelling moet minimum één toereikende audit hebben uitgevoerd, onder begeleiding van en observatie door een gekwalificeerde FCA-auditor of, bij ontstentenis hiervan, door een persoon die door OVOCOM werd gemandateerd, vóór hij met ondernemingsaudits en de opleiding van andere auditoren mag beginnen Scope van de auditor Een certificatie-instelling kan voor een (kandidaat) auditor een full scope of een beperkte scope aanvragen. Dit onderscheid kan gemaakt worden op basis van het afgelegde type examen (zie ). Naast de scope van de auditor o.b.v. het afgelegde type examen, identificeert de certificatie-instelling de types van bedrijven, zoals bepaald in de FCA Standaard, in dewelke elke auditor mag werken zonder rechtstreeks toezicht. Deze scope is beperkt tot de gebieden voor dewelke hij over een bewezen bekwaamheid beschikt. De scope van een (kandidaat) auditor wordt eerst bepaald volgens de accreditatie, vervolgens volgens het succesvol afgelegde type examen bij OVOCOM, dan volgens de activiteit en dan, indien het geval zich voordoet, per type diervoeder (productie en/of handel) Specifieke bevoegdheden van het auditteam Een OCI mag slechts overgaan tot de evaluatie van een deelnemer en de aflevering van een certificaat onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat hij op elk ogenblik kan aantonen dat het auditteam dat de evaluatie uitvoert, over voldoende en specifieke kennis en vaardigheden beschikt om de activiteit van de betrokken deelnemer te kunnen inschatten. Te certificeren activiteiten Productie, handel, open overslag van toevoegingsmiddelen Specifieke kennis De auditor moet over een specifieke kennis van de toevoegingsmiddelen en de geldende processen in deze sector beschikken (vb. door blijk te geven van een specifieke beroepservaring 32 CC01_v0.14

33 Te certificeren activiteiten Productie, handel, open overslag van voedermiddelen Productie, handel, open overslag van voormengsels Productie, handel, open overslag van mengvoeders Productie, handel, open overslag van te verwerken nevenstromen Wegvervoer Bevrachting (binnenvaart) Specifieke kennis ter zake). De auditor moet over een specifieke kennis van de voedermiddelen en de geldende processen in deze sector beschikken (vb. door blijk te geven van een specifieke beroepservaring ter zake). Wanneer de deelnemer een bedrijf uit de voedingssector is, moet de auditor ook beschikken over een voldoende kennis van deze sector. De auditor moet over een specifieke kennis van de als dragers gebruikte toevoegingsmiddelen en voedermiddelen beschikken. Hij moet ook de geldende processen in deze sector kennen (vb. door blijk te geven van een specifieke beroepservaring ter zake). De auditor moet over een specifieke kennis van de toevoegingsmiddelen, de voormengsels en de voedermiddelen beschikken. Hij moet ook de geldende processen in deze sector kennen (vb. door blijk te geven van een specifieke beroepservaring ter zake). De auditor moet een specifieke kennis bezitten van de te verwerken nevenstromen, van de geldende processen in de voedingssector en van de verwerkingsmethodes die later op dit type product moeten worden toegepast (vb. door blijk te geven van een specifieke beroepservaring ter zake). De auditor moet over een specifieke kennis van de geldende processen in deze sector beschikken (vb. door blijk te geven van een specifieke beroepservaring ter zake). De auditor moet over een specifieke kennis van de geldende processen in deze sector beschikken (vb. door blijk te geven van een specifieke beroepservaring ter zake). De auditor moet tevens aantonen dat hij de wetgeving gerelateerd aan diervoeders kent en voldoende beheerst, die van toepassing is in het land waar de te auditeren vestigingseenheid zich bevindt en verbonden is met de specifieke activiteiten van dit bedrijf (vb. gemedicineerde diervoeders, internationale handel, etc.) Minimaal aantal audits per jaar Een ervaren auditor dient minimaal 5 audits per jaar per relevant certificatieschema, met name productie of diensten, uit te voeren om goedgekeurd te blijven als auditor bij OVOCOM. Noot: de audits uitgevoerd in het kader van productie tellen zowel mee voor productie als voor diensten. Het omgekeerde is niet aanvaardbaar. Wanneer een auditor minder dan 10 audits per relevant certificatieschema', met name productie of diensten, en per jaar uitvoert, voert de certificatie-instelling de passende handelingen uit (zoals bvb. opleiding of audit onder toezicht) om te waarborgen dat de prestaties van de auditor niet lijden onder zijn minder frequente inzet. Noot: De audits uitgevoerd in het kader van productie tellen in dit geval niet mee voor diensten. 7. Auditcyclus 7.1. Algemeen 33 CC01_v0.14

34 De certificatie-instelling voert een documentair systeem in dat haar toelaat te waarborgen dat de certificatie overeenkomstig deze regeling verloopt. Voor zover van toepassing, leven de auditprincipes, het beheer van het auditprogramma en de auditactiviteiten de norm ISO na. Zoals duidelijk weergegeven in de onderstaande figuren 1 en 2, verloopt elke certificatie in cycli van 3 jaar voor een productieactiviteit en van 2 jaar wanneer het een dienstenactiviteit betreft. Ingeval het bedrijf productie- en dienstenactiviteiten uitoefent, moet men de frequentie-eisen toepassen die gelden voor de productieactiviteiten. De certificatiecyclus begint steeds op de datum van de beslissing inzake initiële certificatie of van vernieuwing van de certificatie. Men onderscheidt: - Een initiële certificatieaudit, die plaatsvindt vóór het begin van de allereerste certificatie en die bestaat uit een Stap 1 en een Stap 2; - De aangekondigde tussentijdse audit (of toezichtsaudit ); - De onaangekondigde tussentijdse audit (of toezichtsaudit ), die steekproefsgewijs wordt afgewikkeld tijdens de certificatiecyclus van de bedrijven die minstens één productieactiviteit hebben; - Een herhalingsaudit (ook hernieuwingsaudit genoemd), die plaatsvindt vóór het begin van een nieuwe certificatiecyclus. I.A. (Stap 1) Initiële audit (Stap 2) Tussentijdse audit Tussentijdse audit Herhalingsaudit Onaangekondigde audit Certificatiecyclus (3 jaar) Beslissing Certificatiecomité Beslissing Certificatiecomité Figuur 1: Auditprogramma voor een bedrijf dat minstens één productieactiviteit heeft 34 CC01_v0.14

35 I.A. (Stap 1) Initiële audit (Stap 2) Tussentijdse audit Herhalingsaudit Certificatiecyclus (2 jaar) Beslissing Certificatiecomité Beslissing Certificatiecomité Figuur 2: Auditprogramma voor een bedrijf dat uitsluitend één of meerdere dienstenactiviteiten heeft De aangekondigde audit vindt plaats op basis van een jaarlijkse frequentie. Alle toezichtsaudits en hernieuwingsaudits moeten plaatsvinden in de te certificeren vestigingseenheid. Wanneer de te certificeren activiteit seizoensgebonden is, moeten de initiële certificatieaudit (meer bepaald stap 2 van de initiële audit, zie punt 7.2), de toezichts- en de hernieuwingsaudits steeds gebeuren tijdens de activiteitsperiode. Bovendien moet er bij de tussentijdse audit bijzondere aandacht worden besteed aan alle punten van de oude non-conformiteiten. Bij een tussentijdse audit moet de auditor zich concentreren op de kritieke elementen van de FCA Standaard, zoals: - Beoordeling van de genomen handelingen ten aanzien van besluiten of geïdentificeerde nonconformiteiten, vb. bij vorige (externe en interne) audits, directiebeoordelingen, officiële controles, klachten; - HACCP (elke CCP controleren en de processtap bevestigen die onder controle is); - Monitoring; - Traceerbaarheid van de goederen op de site (ingaande producten, producten in behandeling, producten klaar voor distributie en geleverde producten); - Identificatie van de goederen op de site; - Hygiëne; - Toestand van de site; - Kritische punten eigen aan de site en aan de activiteit(en); - Uitvoering van de maatregelen veroorzaakt door de recente wijzigingen van de documenten van de standaard en de sectorale wetgeving; - Evaluatie en follow-up van de leveranciers en dienstverleners 1 ; - Evaluatie van de toepassing van lopende inkoopprotocollen (cf. FCA-documenten BT-03 en BT-04) en van het gatekeeperprincipe; - Correct gebruik van het logo en/of van elke verwijzing naar de certificatie 1 ; - Klachtenbehandeling 1. 1 Dit punt is van minder belang bij een onaangekondigde tussentijdse audit. 35 CC01_v0.14

36 Alle niet-kritische elementen van de FCA Standaard moeten minimum eenmaal tijdens de duur van de auditcyclus worden gecontroleerd alsook bij de initiële certificatieaudit en de hernieuwingsaudit Initiële certificatieaudit Een initiële certificatieaudit bestaat steeds uit een Stap 1 en een Stap 2 audit. Worden onderworpen aan een initiële certificatieaudit: - De nieuwe bedrijven die hun activiteiten starten en die nooit over een FCA- of GMP-certificaat beschikten; - De niet gecertificeerde bedrijven, maar die in het verleden reeds beschikten over een FCA of GMP certificaat, ongeacht de reden van de stopzetting van het certificaat of ongeacht de duur; - De reeds gecertificeerde bedrijven die een uitbreiding vragen van hun certificatiebereik. De initiële audit heeft dan enkel betrekking op de activiteiten waarvoor de uitbreiding werd gevraagd (zie ook 7.6.1); - Deelnemers die vrijwillig wisselen van certificatie-instelling Stap 1 audit of documentaire audit Het doel van deze audit is: - Het auditeren van de documentatie van het kwaliteits- en veiligheidssysteem dat door de (kandidaat-)deelnemer werd opgezet; - Het evalueren van de plaats en de specifieke voorwaarden van de site van de klant; - Over te gaan tot een beoordeling van de toestand van de kandidaat-deelnemer en van zijn begrip van de normeisen; - Het verzamelen van alle nodige informatie met het oog op de Stap 2 audit; - Te bepalen of de interne audit(s) en de directiebeoordeling werden gepland en uitgevoerd en of het niveau van de implementatie van het kwaliteit- en veiligheidssysteem bevestigt dat de (kandidaat-)deelnemer klaar is voor de Stap 2 audit. Wanneer het een productiebedrijf betreft, moet een gedeelte van de Stap 1 audit plaatsvinden op de site, zodat de infrastructuurvoorzieningen kunnen worden bezocht. Ingeval de (kandidaat-)deelnemer enkel dienstactiviteiten verricht, mag een gedeelte van de Stap 1 audit plaatsvinden in de bedrijfsruimten (indien de OCI het noodzakelijk acht). Bij een stap 1 audit voor een wegtransporteur moet de auditor zich minimaal concentreren op de onderstaande elementen van de FCA Standaard: - De registratie van de wegtransporteur als Feed-operator; - Opleidingen gevolgd door de wegtransporteur; - Controle van de rittenstaten. Deze moeten bewijzen dat de wegtransporteur de registratie beheerst. De OCI kan overgaan tot een maandelijkse controle van de rittenstaten (deze worden opgestuurd) indien hij dit nodig acht (bv. i.g.v. van een wegtransporteur waar geen historiek/rittenstaten beschikbaar zijn); - Indien van toepassing, de conformiteit van de laadruimte met de eisen opgenomen in het BT- 06 document (toepassing van vrijgaveprocedure i.k.v. een validatie van een laadruimte). Een deelnemer die vrijwillig wisselt van certificatie-instelling (cf ), start een nieuwe certificatiecyclus bij deze instelling. Dit maakt de uitvoering van een initiële certificatieaudit noodzakelijk. Mits bepaalde voorwaarden worden gerespecteerd, kan de instelling die de certificatie overneemt, oordelen dat een Stap 1 audit niet nodig is (cf. 8.2). Indien deze voorwaarden voor vrijstelling niet gerespecteerd zijn, impliceert de verandering van certificatie-instelling een initiële certificatieaudit inclusief een Stap 1 en een Stap 2 audit. 36 CC01_v0.14

37 De termijn tussen Stap 1 en Stap 2 audit moet worden overeengekomen tussen partijen. Deze termijn is in het bijzonder afhankelijk van de aanpak van de problemen die zijn gebleken bij de Stap 1 audit. De tijd tussen een Stap 1 audit en de daaropvolgende Stap 2 audit mag niet meer dan 6 maand bedragen. Na een Stap 1 audit, mag de OCI, op haar verantwoordelijkheid, een attest dat niet hernieuwbaar is, afleveren voor een duurtijd van maximum 6 maand, behalve in het geval van een uitbreidingsaudit voor dewelke de duur van het attest de verjaardatum van het certificaat niet mag overschrijden, met een maximum van 12 maanden, eveneens niet hernieuwbaar. In geval van een uitbreidingsaudit voor een geborgde wegtransporteur, mag de vervaldatum van het attest van de geborgde transporteur de verjaardatum van het certificaat van het borgend bedrijf niet overschrijden, met een maximum van 12 maanden, eveneens niet hernieuwbaar. Een bedrijf, dat in het verleden reeds een GMP of FCA-attest of certificaat voor een bepaalde activiteit behaalde (zoals bvb productie van voedermiddelen of wegtransport van diervoeders), komt niet in aanmerking voor het behalen van een nieuw attest voor die zelfde activiteit. Een attest kan inderdaad slechts éénmalig voor een bepaalde activiteit toegekend worden. Een attest kan niet afgeleverd worden na een Stap 1 audit indien het bedrijf in het verleden reeds een FCA- of GMP certificaat had maar dit als gevolg van een sanctie werd gestopt (zie punt 11). Indien de deelnemer vrijwillig wisselt van certificatie-instelling, is het niet toegestaan dat de instelling die de certificatie overneemt een voorlopig attest aflevert, tenzij de certificering gedurende meer dan 3 maanden onderbroken was. Een bedrijf dat over een geldig attest beschikt, wordt beschouwd als deelnemer aan het FCAsysteem en kan, onder deze hoedanigheid, voorkomen op de publieke lijst van deelnemende bedrijven Stap 2 audit Het doel van deze audit is het evalueren van de implementatie en de doeltreffendheid van het kwaliteit- en veiligheidssysteem van de (kandidaat-)deelnemer ten opzichte van de eisen van de FCA Standaard. De Stap 2 audit moet plaatsvinden op de site(s) van de deelnemer. De auditconclusies moeten worden getrokken op basis van de informatie en de vaststellingen genoteerd tijdens de Stap 1 en de Stap 2 audits Aangekondigde tussentijdse audit (of toezichtsaudit) De realisatiedatum van een aangekondigde toezichtsaudit mag nooit de verjaardatum van de Stap 2 auditdag (initiële certificatieaudit) overschrijden. Voor wegtransporteurs moet deze audit niet noodzakelijk uitgevoerd worden op het adres dat vermeld wordt op het certificaat indien voldoen is aan volgende voorwaarden: - De onderneming heeft max. 5 werknemers (incl. zaakvoerder); - De onderneming beschikt niet over een eigen bedrijfsruimte; - De onderneming biedt minstens 1 laadruimte die ingezet wordt voor FCA-transporten aan ter controle; - De onderneming moet minstens (fysisch of digitaal) de vereiste FCA-documentatie van de voorgaande 12 maand kunnen voorleggen, zodanig dat er effectief kan gecontroleerd worden dat er voldaan is aan de geldende FCA eisen mbt. het kwaliteits- en 37 CC01_v0.14

38 voederveiligheidssysteem (o.a. kwaliteitshandboek, transportopdrachten, uitgevoerde reinigingen + validatie, directiebeoordeling, rittenstaten,.); - De locatie moet geschikt zijn om audits toe te laten qua veiligheid en privacy Onaangekondigde tussentijdse audit (of toezichtsaudit) De onaangekondigde toezichtsaudit mag plaatsvinden op om het even welk ogenblik van de certificatiecyclus van een bedrijf dat minstens over een productieactiviteit beschikt. Het is echter aanbevolen dat de instelling zoveel mogelijk vermijdt een onaangekondigde audit te plannen binnen 2 maand voorafgaand aan of volgend op de uitvoering van een initiële certificatieaudit, aangekondigde tussentijdse audit of herhalingsaudit. Met het oog op het garanderen van de medewerking van de deelnemer moet de OCI de onaangekondigde audit op voorhand aan hem melden, nl. de voorafgaande werkdag, voor de middag. De certificatie-instelling moet een procedure opstellen waarmee de onaangekondigde audits kunnen worden ingepland en uitgevoerd conform dit punt. De onaangekondigde audit moet plaatsvinden gedurende de normale werk- en openingsuren van de site(s) gedekt door de certificatie. De auditor moet toegang hebben tot alle documenten en installaties, net zoals in het kader van een andere audit. Een deelnemer mag in principe een onaangekondigde audit niet weigeren. Bij weigering dient de deelnemer een gegronde motivatie te geven. Het is aan de certificatie-instelling om te oordelen of de reden van weigering gegrond is. Voorbeelden van gegronde weigering kunnen zijn: - site is niet toegankelijk door overstroming of weersomstandigheden; - bedrijf is in jaarlijkse sluiting; - kwaliteitsverantwoordelijk is afwezig (bvb. ziekte of verlof). Een niet gegronde weigering of een toegangsverbod tot de documenten en installaties kan het verdere verloop van de certificatie in gevaar brengen (bvb. schorsing van het certificaat, zie punt 11). Onaangekondigde audit en activiteiten van het gecertificeerd bedrijf De onaangekondigde tussentijdse audits zijn enkel van toepassing op de bedrijven die minstens 1 productie-activiteit hebben. Indien ze ook diensten-activiteiten doen, dan moeten deze diensten-activiteiten niet specifiek deel uitmaken van de onaangekondigde audit. Bepaalde controles, zoals deze van de traceerbaarheid, moeten voortgezet worden tot het moment dat het bedrijf niet meer verantwoordelijk is voor het product. Transport en levering naar de eindbestemming kunnen hier deel van uitmaken. In het geval de onaangekondigde audit een non-conformiteit oplevert op het niveau van één van de diensten-activiteiten, is het aan de certificatie-instelling om hier de nadruk op te leggen en een oplossing hiervan te eisen door het gecertificeerd bedrijf (cf. punt 9) Herhalings- of hernieuwingsaudit De realisatiedatum van een herhalings- of hernieuwingsaudit mag nooit de verjaardatum van de Stap 2 auditdag (initiële certificatieaudit) overschrijden. 38 CC01_v0.14

39 Wanneer een certificaat niet wordt vernieuwd binnen de maand volgend op de vervaldatum, zal het worden beschouwd als verlopen en zal de deelnemer worden verwijderd van de publieke lijst met deelnemers die beschikken over een FCA-certificaat. De hernieuwingsaudit moet voorzien in een beoordeling van de vorige rapporten van toezichtsaudits. Wanneer het systeem, of de context binnen dewelke het systeem werkzaam is (bvb. wijzigingen voortvloeiend uit de vigerende wetgeving), significant wordt gewijzigd, kan de geauditeerde activiteit de realisatie van een Stap 1 audit vereisen. De duurtijd van deze Stap 1 audit moet conform tabel 1 (zie 8.2) zijn. De OCI moet haar beslissing motiveren en registreren. Indien er non-conformiteiten of het ontbreken van conformiteitsbewijzen worden geïdentificeerd tijdens een hernieuwingsaudit, moeten de implementatietermijnen voor de aanpak en de corrigerende maatregelen worden bepaald vóór het verstrijken van de certificatie Bijzondere audit Uitbreidingsaudit Wanneer een deelnemer het bereik van de reeds toegekende certificatie wenst uit te breiden (bvb. de uitbreiding met een activiteit of een extra site), moet de certificatie-instelling deze kandidatuur onderzoeken en de mogelijkheid vastleggen om deze uitbreiding al dan niet toe te staan. Dit gebeurt o.a. door het uitvoeren van een stap 1 audit. Deze evaluatie vindt plaats voor en tijdens een aangekondigde toezichts- of hernieuwsingsaudit. De audittijdberekening dient hiermee rekening te houden (zie 8). Een uitbreidingsaudit mag niet plaatsvinden tijdens een onaangekondigde toezichtsaudit. Indien de deelnemer echter een uitbreiding wenst te verkrijgen vóór de volgende aangekondigde toezichts- of hernieuwingsaudit, dan kan de OCI: Een initiële audit uitvoeren die dan enkel betrekking heeft op de activiteiten waarvoor de uitbreiding werd gevraagd (zie 7.2). Na een gunstig resultaat moet de certificatie-instelling overgaan tot het afleveren van een nieuw FCA-certificaat met het aangepaste certificatiebereik. Een uitbreidingsaudit uitvoeren die de vorm aanneemt van een stap 1 audit (cf. punt 7.2.1). Indien de resultaten van deze stap 1 audit aanvaardbaar zijn, mag de certificatie-instelling een attest afleveren (voor de activiteit waarvoor de certificatieuitbreiding werd aangevraagd) waarvan de termijn de verjaardatum van het certificaat, met een maximum van 12 maanden, niet mag overschrijden. Tijdens de eerstvolgende aangekondigde toezichts- of hernieuwingsaudit moet dit attest omgezet worden naar een nieuw FCA-certificaat met het aangepast certificatiebereik Zeer kort vooraf aangekondigde audit In sommige gevallen kan de certificatie-instelling zich genoodzaakt zien de audit van een deelnemer slechts zeer kort vooraf aan te kondigen. Dit kan in het bijzonder het geval zijn: - ingevolge het onderzoek van een klacht of een incident; - ingevolge wijzigingen aan de activiteiten van de deelnemer (vb. ingevolge een hervatting of een schadegeval); - voor de follow-up van een deelnemer waarvan het certificaat werd geschorst en voor dewelke een bijkomende audit noodzakelijk is om de schorsing op te heffen. 8. Audittijden 8.1. Algemeen 39 CC01_v0.14

40 In dit document, wordt een onderscheid gemaakt tussen de on-site audittijd en de off-site audittijd. De on-site audittijd is de tijd die werkelijk in het bedrijf ter plaatse besteed wordt tijdens de audit. Onder off-site audittijd wordt begrepen: - voorbereidingstijd; - voorgaande documentevaluatie; - voorgaande bezoeken; - administratieve handelingen (bvb. offerte, afspraak maken, opstellen brieven); - opstellen verslag. Deze off-site audittijd mag maximaal 30% bedragen van de on-site audittijd, tenzij contractueel anders overeengekomen met de deelnemer. De audittijd voor de corrigerende maatregelenaudit is hier niet gespecificeerd maar is geval per geval te bepalen in functie van de vastgestelde tekortkomingen bij de audit die eraan voorafging. Opmerking voor België: Een deelnemer aan het FCA-systeem kan ervoor kiezen een FCA-audit te combineren met een audit voor de Autocontrolegids Diervoeders, in België van toepassing. Hiervoor moet de certificatieinstelling de audit zo organiseren dat eerst alle eisen met betrekking tot de Gids G-001 worden gecontroleerd, alvorens over te gaan naar de FCA Standaard, rekening houdend met de in het eerste luik reeds gecontroleerde elementen. In dit geval worden de audittijden uit de tabellen 1 tot 6 gezien als de totale on-site audittijd van de gecombineerde audit Gids G-001 FCA Initiële certificatieaudit De initiële certificatieaudit bestaat uit 2 stappen (zie punt 7.2.1). De audittijd voor stap 1 wordt in volgende tabel weergegeven: Tabel 1 Audittijd in uren voor stap 1 Activiteit Aantal uren voor stap 1 Productie Productie + diensten Diensten 4 u (alle productieactiviteiten door elkaar) 4 u (alle activiteiten door elkaar) 2 u (alle dienstactiviteiten door elkaar) Voor stap 2 dienen de tabellen 2 tem 6 te worden toegepast en, indien van toepassing, tabel 7 (zie 8.4). Indien de OCI meent een stap 1 audit te moeten uitvoeren bij de hernieuwingsaudit (zie 7.5), dan zijn telkens de audittijden uit tabel 1 ook van toepassing. Wanneer een deelnemer vrijwillig wisselt van certificatie-instelling, kan de OCI die de certificatie overneemt, oordelen dat de stap 1 audit niet nodig is mits: 1) De certificering niet onderbroken werd vóór de uitvoering van de initiële certificatie-audit door de nieuwe instelling; 2) Vóór de eerste audit ter plaatse een kopie beschikbaar is van het laatste auditverslag dat plaatsvond bij deze deelnemer en, indien van toepassing, het hieruit resulterend plan van aanpak voor de non-conformiteiten type B. Afhankelijk van de voorafgaande beoordeling van deze documenten beslist de nieuwe instelling of een stap 1 audit al dan niet noodzakelijk is. Deze beoordeling moet samen met de documentatie van de laatste audit opgenomen worden in het persoonlijk dossier van de deelnemer. 40 CC01_v0.14

41 In alle andere gevallen moet een vrijwillige wissel van certificatie-instelling een initiële audit met inbegrip van een audit stap 1 en een audit stap 2 impliceren Andere audits De onderstaande tabellen geven de on-site audittijd weer voor de toezichts- en hernieuwingsaudits. Indien een bedrijf slechts 1 activiteit uitvoert, zijn tabellen 2 tot 6 van toepassing. Voor bedrijven die meerdere activiteiten uitvoeren, zie 8.4 en voor multisites zie 8.4 en 8.5. Tabel 2 Aantal uren per audit voor productie voedermiddelen of te verwerken nevenstromen Tonnage (T) Tussentijdse en herhalingsaudit Onaangekondigde tussentijdse audit T < u 3 u T u 4 u Tabel 3 Aantal uren per audit voor productie mengvoeders Tonnage (T) Tussentijdse en herhalingsaudit Onaangekondigde tussentijdse audit T < u 3 u T < u 4 u T < u 4 u T u 8 u Tabel 4 Aantal uren per audit voor productie voormengsels Tonnage (T) Tussentijdse en herhalingsaudit Onaangekondigde tussentijdse audit T < u 4 u T < u 4 u T u 8 u Tabel 5 Aantal uren per audit voor productie toevoegingsmiddelen Tonnage (T) Tussentijdse en herhalingsaudit Onaangekondigde tussentijdse audit T < u 4 u T < u 4 u T u 8 u Tabel 6 Aantal uren per audit voor diensten (handel of wegtransport of op- en overslag of bevrachting) Aantal fulltime equivalenten (n) n 2 Tussentijdse en herhalingsaudit 3 u 41 CC01_v0.14

42 2 < n 5 4 u 5 < n 10 6 u n > 10 8 u 8.4. Bedrijf met meerdere activiteiten Voor bedrijven die meerdere activiteiten uitoefenen, dient de hoofdactiviteit te worden bepaald. Dit is de activiteit die de meeste omzet genereert. Voor de berekening van de hoofdactiviteit mogen de handelsactiviteiten samengevoegd worden. De audit vindt plaats op basis van een jaarlijkse frequentie. De audittijden worden als volgt bepaald: - Voor de hoofdactiviteit dient de audittijd te worden bepaald op basis van de waarden van de tabellen 2 tot 6; - Met betrekking tot de nevenactiviteiten dient er bij het aantal uren audittijd voor de hoofdactiviteit per bijkomende activiteit extra audittijd gerekend te worden volgens onderstaande tabel 7. In het geval van een onaangekondigde audit bij een bedrijf met meerdere productieactiviteiten dient men dezelfde redenering toe te passen zoals hierboven maar men beperkt het totaal tot max. 8 uren (per productiesite indien het een multisite betreft met meerdere productiesites). Het betreft hier onsite audittijden voor de onaangekondigde audit. Van zodra de hoofdactiviteit een dienstenactiviteit is en de productieactiviteiten zijn nevenactiviteiten, dan wordt de totale duur van de onaangekondigde audit bepaald volgens de tabellen 2 tot 5 op basis van het tonnage van de productieactiviteit die de grootste omzet genereert en per bijkomende productieactiviteit dient extra audittijd gerekend te worden volgens onderstaande tabel 7. Het totaal van deze onaangekondigde audit wordt beperkt tot een maximum van 8 uren. In het geval van een multisite dient men voor elke site afzonderlijk dezelfde redenering toe te passen zoals hierboven. De audittijden voor alle sites worden opgeteld. Dienstenactiviteiten zijn niet onderhevig aan onaangekondigde audits en bijgevolg kan er geen bijkomende audittijd worden gerekend. Tabel 7 Bedrijven met meerdere activiteiten: extra audittijd Bijkomende activiteit Handel (GH, MH, VH, TH, VWH) Op- en overslag voor rekening van derde (OO) Wegtransport (TVWE) Bevrachting (TVWA, TVM, TVOR) Productie toevoegingsmiddelen (TP) Productie voormengsels (VP) Productie voedermiddelen of te verwerken nevenstromen (GP, VWP, GPVW) Productie mengvoeders (MP) Extra Audittijd + 1 u + 1 u + 1 u + 1 u + 2 u + 2 u + 2 u + 2 u 8.5. Bedrijf met meerdere sites (multisite) Onder de definitie van multisite vallen volgende bedrijven: - Hoofdzetel doet productie, sites doen productie; - Hoofdzetel doet diensten, sites doen diensten; 42 CC01_v0.14

43 - Hoofdzetel doet productie en/of diensten, er zijn sites van diensten en er zijn sites van productie, er zijn sites die zowel productie als diensten hebben. De sites en de hoofdzetel moeten hetzij op één en hetzelfde certificaat worden vermeld, hetzij eventueel in een bijlage bij dit certificaat. Voor het realiseren van de audit bij een multisite, wordt de auditduur berekend voor de volledige multisite. Een OCI is vrij om deze uren te verdelen over de verschillende sites. Door het bestaan van een gecentraliseerd documentair systeem (eigenschap van een multisite) zal er waarschijnlijk meer audittijd moeten besteed worden aan de hoofdzetel van deze multisite Hoofdzetel en sites doen uitsluitend productie Deze bedrijven dienen jaarlijks geauditeerd te worden volgens de tabellen 2 tem 5 en indien van toepassing, ook tabel 7. De audittijden zijn per site te berekenen Hoofdzetel en sites doen uitsluitend diensten De hoofdzetel dient jaarlijks geauditeerd te worden volgens tabel 6 en indien van toepassing, ook tabel 7. De sites kunnen een frequentieverlaging bekomen: in een cyclus van 4 jaar moeten alle sites worden bezocht. Het minimaal aantal sites dat jaarlijks moet worden bezocht, is x (met x = het aantal sites). Het resultaat dient naar boven te worden afgerond. Gedurende de initiële certificatieaudit dienen echter wel alle sites bezocht te worden. Uitzondering Voor multisite bedrijven met 2 sites dient 1 site per jaar te worden bezocht. Voor de audittijd per site wordt verwezen naar tabel 6 voor de hoofdactiviteit en tabel 7 voor bijkomende dienst-activiteiten Combinatie van productie en diensten sites De hoofdzetel en alle productiesites dienen jaarlijks geauditeerd te worden volgens tabellen 2 tem 6 en indien van toepassing, ook tabel 7. De sites die uitsluitend diensten doen, kunnen een frequentieverlaging bekomen: in een cyclus van 3 jaar moeten alle sites worden bezocht. Het minimaal aantal sites dat jaarlijks moet worden bezocht, is x (met x = het aantal sites van diensten). Het resultaat dient naar boven te worden afgerond. Gedurende de initiële certificatieaudit dienen echter wel alle sites bezocht te worden. Uitzondering Voor multisite bedrijven met 2 sites van diensten dient 1 site per jaar te worden bezocht. Voor de audittijd per dienstensite wordt verwezen naar tabel 6 voor de hoofdactiviteit en tabel 7 voor bijkomende dienst-activiteiten. 43 CC01_v0.14

44 Specifiek geval: activiteit op- en overslag exclusief voor eigen rekening op een site Wanneer een site die deel uitmaakt van een multisite exclusief de activiteit van op- en overslag uitoefent voor rekening van de multisite, is de toe te passen audittijd vermeld in tabel 6 (dienstactiviteit) Afwijkingen De voorschriften inzake auditduur en frequentie moeten worden nageleefd. Een certificatie-instelling kan echter oordelen dat de in punt 8.3 vermelde audittijden en frequenties onaangepast of onvoldoende zijn (mogelijke redenen: complexiteit van de processen, gediversifieerde activiteiten, seizoensgebonden of punctuele activiteiten, etc.). Er mag geen afwijking zijn op de frequentie of de duur voor de onaangekondigde toezichtsaudits Verhoging van de audittijd en/of auditfrequentie Indien de certificatie-instelling oordeelt dat zij met de in punt 8.3 aangegeven duur en/of frequentie de audit niet naar behoren kan uitvoeren, mag zij deze verhogen. In dit geval moet het contract tussen de deelnemer en de certificatie-instelling het volgende vermelden: - De auditduur en frequentie voorzien in punt 8.3; - De verhoging van de duur en/of de frequentie; - De totale duur per audit en per cyclus. Na de acceptatie door het bedrijf en zonder wijziging van de redenen die hebben geleid tot de verhoging, blijven de verhoogde auditduur en/of frequentie van toepassing voor de certificatiecyclus, zelfs indien men verandert van certificatie-instelling. Alle verhogingen van de duur en/of frequentie moeten aan OVOCOM worden meegedeeld ten laatste één week na de ondertekening van het contract. De gemotiveerde afwijking (verhoging) moet aan het OVOCOM-secretariaat worden bezorgd (info@ovocom.be), met vermelding van: - De coördinaten van het betrokken bedrijf; - De auditduur en frequentie voorzien in het document CC-01; - De extra audittijd en frequentie; - De totale duur per audit en per cyclus; - De motivatie voor de toegepaste verhoging. Wanneer de audittijd en/of frequentie met minstens 50% wordt verhoogd, is de voorafgaande toelating van OVOCOM vereist alvorens men deze mag toepassen Vermindering van de audittijd en/of auditfrequentie De certificatie-instelling kan, omwille van bijzondere redenen (vb. punctuele of seizoensgebonden activiteit), een vermindering van de duurtijden vermeld in punt 8.3 wensen toe te passen. Zij kan ook de audittijd en/of frequentie wensen te verminderen die contractueel met de deelnemer werd overeengekomen. In beide gevallen mag de vermindering enkel mits het schriftelijke akkoord van OVOCOM worden toegepast. Elke gemotiveerde aanvraag om afwijking moet naar het OVOCOM-secretariaat (info@ovocom.be) worden gestuurd. Deze moet vermelden: - De coördinaten van het betrokken bedrijf; 44 CC01_v0.14

45 - De voorziene audittijd of -frequentie; - De gevraagde audittijd of -frequentie; - De motivering voor de gevraagde vermindering. OVOCOM antwoordt schriftelijk binnen een termijn van dertig dagen vanaf de ontvangst van de aanvraag om afwijking. De aanvaarde afwijking mag worden toegepast van bij de ontvangst van het geschreven akkoord van OVOCOM. De certificatie-instelling moet de deelnemer inlichten over de indiening van een aanvraag om afwijking bij OVOCOM en van het gevolg dat hieraan werd gegeven. In voorkomend geval moet het contract worden aangepast. Wanneer een FCA-gecertificeerd bedrijf vrijwillig van certificatie-instelling verandert, wordt de toe te passen voorgeschreven auditfrequentie en auditduur voor de overnemende instelling gelijk aan deze voor een initiële certificatie audit. Het is slechts na een eerste audit met positief resultaat dat een aanvraag tot vermindering kan ingediend worden bij en eventueel toegestaan worden door OVOCOM Afwijking ten gevolge van een instabiele toestand of een natuurramp Soms kan de fysieke veiligheid en de gezondheid van een auditor in gevaar komen tijdens de audit van een FCA-bedrijf, bijvoorbeeld door externe gebeurtenissen van natuurlijke (overstroming, aardbeving, enz.) of menselijke aard (oorlog, terrorisme, politieke instabiliteit, enz.) Situatie van de deelnemer Wat de deelnemer betreft zijn er twee gevallen mogelijk Geen diervoederactiviteit meer De FCA-gecertificeerde site bestaat niet meer (totale vernietiging) of is niet langer in staat om haar activiteit uit te voeren (bezetting door derden, gedeeltelijke vernietiging, beslissing van sluiting door het management). Als deze informatie afkomstig is van het management van het bedrijf, dan zet de certificatie-instelling het certificaat onmiddellijk stop. Als de informatie afkomstig is van een andere bron, dan gaat de OCI de informatie eerst na (betrouwbaarheid van de bron, bevestiging via andere kanalen, enz.). Na bevestiging moet het FCA-certificaat worden gestopt, want er wordt geen activiteit meer uitgevoerd op de site. OVOCOM en het management van de gecertificeerde onderneming worden geïnformeerd over de beslissing van de certificatie-instelling De diervoederactiviteit wordt voortgezet Ondanks de bijzondere omstandigheden blijft het FCA-gecertificeerde bedrijf haar activiteit uitvoeren, maar het gebied is niet veilig genoeg om de veiligheid en / of de gezondheid van de auditor te kunnen garanderen. De certificatie-instelling is verantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn van zijn auditoren. Hij kan daarom de inschatting maken dat het gebied niet veilig genoeg is om er een auditor naartoe te sturen. Een dergelijke beslissing moet worden gebaseerd op officiële reisadviezen in het betrokken 45 CC01_v0.14

46 gebied. Deze adviezen moeten worden verstrekt door erkende nationale of internationale autoriteiten. Ook andere informatie kan gebruikt worden om de beoordeling van de situatie te vervolledigen. Op basis hiervan kan de certificatie-instelling beslissen om de audit uit te stellen en een afwijking aan te vragen van de auditfrequentie die beschreven staat in het punt 7. OVOCOM wordt hiervan en van de motivatie van de OCI op de hoogte gebracht Uitstellen van de audit De OCI bepaalt zelf de duur van het uitstel van de toezichts- of hernieuwingsaudit, maar deze kan niet meer dan 6 maanden bedragen. De toezichts- of hernieuwingsaudit moet noodzakelijkerwijs plaatsvinden binnen 2 maanden na het einde van de uitstelperiode. De uitstelduur van de audit wordt zo snel mogelijk aan OVOCOM gecommuniceerd, ten laatste vóór de datum die voorzien is voor de toezichts- of hernieuwingsaudit. OVOCOM evalueert de relevantie van de gecommuniceerde informatie en geeft de OCI wel of geen toelating om verder te gaan met de uitstelprocedure. In de eerste twee maanden volgend op het informeren van OVOCOM voert de OCI een documentair onderzoek op afstand uit. Dit documentair onderzoek moet minstens toelaten: - te evalueren welke maatregelen het bedrijf heeft genomen om non-conformiteiten, opmerkingen tijdens de vorige audit(s) of eerder aangegane engagementen ten aanzien van de OCI op te lossen. Indien nodig kunnen foto s of videomateriaal gebruikt worden bij de evaluatie. De ingevulde formulieren en de gewijzigde documenten moeten ook aan de OCI worden verstrekt. - na te gaan of en hoe wordt voldaan aan de vereisten van de standaard (tenminste voor alles wat betrekking heeft op de documenten). Het resultaat van dit documentaire onderzoek staat in een rapport dat wordt ingegeven in de database en dat bijkomend via mail naar OVOCOM wordt verzonden. Ook de gegevens met betrekking tot tonnage en / of personeel van de gecertificeerde onderneming moeten worden gemeld. Daarnaast brengt de OCI OVOCOM op de hoogte van de exacte status van de gecertificeerde onderneming en de verwachte ontwikkelingen. Als het documentair onderzoek positief is, kan de OCI besluiten om de certificatie voort te zetten. Het voortzetten van de certificatie is de verantwoordelijkheid van de certificatie-instelling. Als de OCI niet in staat is om een documentair onderzoek uit te voeren bij gebrek aan informatie en / of medewerking, moet het certificaat onmiddellijk worden geschorst. OVOCOM wordt hier dan ook over geïnformeerd. Als de OCI de audit ter plekke niet kan uitvoeren binnen de gestelde termijn, moet het certificaat van de FCA-deelnemer worden stopgezet Facturatieadres Een FCA-gecertificeerd bedrijf kan gebruik maken van een facturatieadres. Een facturatieadres kan enkel toegekend worden aan een bedrijfslocatie waar geen activiteiten plaatsvinden die onder het toepassingsgebied van de FCA Standaard vallen. Op deze locatie bevinden zich geen personeelsleden m.b.t. diervoederactiviteiten (fysisch of administratief), op de facturatie na. Hoewel geen verplichting, wordt aanbevolen een facturatieadres ter plaatse te verifiëren. De 46 CC01_v0.14

47 certificatie-instelling evalueert tijdens de audit van het FCA-gecertificeerd bedrijf of er aan de hierboven beschreven voorwaarden voldaan wordt. De controle van de facturatie-activiteit moet gebeuren op de locatie waar de FCA-activiteiten plaatsvinden (de gecertificeerde site). In desbetreffend geval moet de certificatie-instelling het facturatieadres opnemen op het FCAcertificaat van het FCA-gecertificeerde bedrijf, zodat deze zichtbaar is op de publieke lijst. Belangrijk is dat er geen FCA-activiteiten aan deze bedrijfslocatie (facturatieadres), worden toegekend Geborgde wegtransporteur Een wegtransporteur kan geborgd worden door een FCA-gecertificeerd bedrijf. Deze laatste is dan het borgend bedrijf. Voorwaarde is dat de wegtransporteur exclusief voor het borgend bedrijf werkt en dat de borgende ondernemer deze opneemt in zijn eigen kwaliteitssysteem. Er moet ook een schriftelijke overeenkomst bestaan tussen beide partijen. De evaluatie van een door het FCA-bedrijf geborgde nieuwe wegtransporteur moet gebeuren volgens een uitbreidingsaudit (zie 7.6.1). Pas wanneer het borgend bedrijf een bewijs van FCAcertificatie/attestering van de door hem geborgde transporteur effectief in zijn bezit heeft, mag een FCA-opdracht doorgegeven worden. Bij een stap 1 audit voor een geborgde wegtransporteur moet de auditor zich minimaal concentreren op de onderstaande elementen van de FCA Standaard: - De registratie van de geborgde wegtransporteur als Feed-operator; - Het exclusiviteitcontract tussen de geborgde wegtransporteur en het borgend bedrijf; - Opleidingen gevolgd door de geborgde wegtransporteur; - Controle van de rittenstaten. Deze moeten bewijzen dat de toekomstige geborgde transporteur de registratie beheerst. De OCI kan overgaan tot een maandelijkse controle van de rittenstaten (deze worden opgestuurd) indien hij dit nodig acht (bijv. i.g.v. van een nieuwe transporteur waar geen historiek/rittenstaten beschikbaar zijn); - Indien van toepassing, de conformiteit van de laadruimte met de eisen opgenomen in het BT- 06 document (toepassing van vrijgave procedure i.k.v. een validatie van een laadruimte). De documenten en rittenstaten van de geborgde transporteur dienen elk jaar te worden nagezien tijdens de audit van het borgend bedrijf. Elke vrachtwagen en elke chauffeur van de geborgde transporteur dienen minimaal 1 keer per cyclus aanwezig te zijn tijdens de audit. Voor het bepalen van de bijkomende audittijd die het FCA-bedrijf voor geborgde transporteurs zal moeten krijgen, moeten zowel tabel 7 (extra activiteit TVWE voor het borgend bedrijf, indien deze niet over de activiteit TVWE in zijn certificatiebereik beschikt) als tabel 6 (voor de som van het aantal fulltime equivalenten van alle geborgde transporteurs) worden toegepast. De geborgde transporteur ontvangt een FCA-certificaat/attest, waar het borgend bedrijf op vermeld wordt: naam FCA-gecertificeerd bedrijf / naam geborgde transporteur. De vervaldatum van het certificaat van de geborgde transporteur mag deze van zijn borgend bedrijf niet overschrijden. De vervaldatum van het attest van de geborgde transporteur mag de verjaardatum van het certificaat van het borgend bedrijf niet overschrijden. Ingeval het borgstellend bedrijf minimum één productieactiviteit realiseert, kan de certificatiecyclus van de geborgde wegvervoerder uitzonderlijk langer zijn dan 2 jaar, zodat deze samenvalt met de cyclus van het borgstellend bedrijf. De einddatum van de certificatiecyclus van een geborgde transporteur mag deze van het borgend FCA-bedrijf niet overschrijden. 47 CC01_v0.14

48 Het borgend bedrijf moet een lijst van geborgde transporteurs die voor hem werken bijhouden. Bij elke wijziging dient zij de aangepaste lijst binnen de week naar de verantwoordelijke OCI te sturen. In functie van de gecommuniceerde wijzigingen (terugtrekking van een transporteur) door het borgend bedrijf, zal de certificatie-instelling het certificaat binnen de week aanpassen en OVOCOM informeren Geborgde tussenhandelaar Een FCA-gecertificeerde mengvoederfabrikant kan zich borg stellen voor een tussenhandelaar. Hiervoor gelden volgende voorwaarden: - De tussenhandelaar mag enkel volgende activiteiten uitvoeren: o o Verkoop van voedermiddelen en mengvoeders in zak aan veehouders; Het transport en opslag voor eigen rekening van louter zakgoed in het kader van de verkoop van voedermiddelen en mengvoeders aan veehouders; - Alle voedermiddelen en mengvoeders die de tussenhandelaar verkoopt, moeten exclusief afkomstig zijn van de borgende mengvoederfabrikant; - De mengvoederfabrikant doet controles op de tussenhandelaren. Hiervoor werd een procedure opgesteld; - De borgstelling werd in een overeenkomst tussen partijen vastgelegd. De tussenhandelaar mag geen fysieke handelingen zoals transport of opslag van voedermiddelen of mengvoeders in bulk doen. Hij mag ook geen wijzigingen aanbrengen aan het etiket of begeleidende documenten van deze diervoeders. Tevens mag hij geen handel (naar fabrikant of andere handelaar) in diervoeders doen. Dit verbod geldt eveneens indien deze diervoeders bestemd zijn voor de borgende mengvoederfabrikant. De OCI van de borgende mengvoederfabrikant dient elke geborgde tussenhandelaar minstens 1 keer om de 3 jaar te auditeren. Deze audit vindt plaats op de bedrijfszetel van de geborgde tussenhandelaar. Deze audittijd bedraagt minimaal 1 uur en maximaal 2 uren. De tussenhandelaren ontvangen geen FCA-certificaat, maar zullen voorkomen onder het certificaat van hun borgende mengvoederfabrikant. Hun coördinaten worden op de lijst op de website van OVOCOM op volgende manier vermeld: naam FCA-gecertificeerde mengvoederfabrikant / naam tussenhandelaar. De mengvoederfabrikant moet een lijst van geborgde tussenhandelaren bijhouden. Bij elke wijziging dient zij de aangepaste lijst binnen de week naar de verantwoordelijke OCI te sturen. In functie van de gecommuniceerde wijzigingen door het borgend bedrijf, zal de certificatie-instelling het certificaat binnen de week aanpassen en OVOCOM informeren. Bijkomend aan zijn eigen jaarlijkse bijdrage moet een mengvoederfabrikant een bijdrage per tussenhandelaar - waarvoor hij garant staat - betalen. Deze bijdrage wordt berekend volgens het multisite-principe (de mengvoederfabrikant wordt aanzien als hoofdzetel en de tussenhandela(a)r(en) als aparte site(s) (cf. Punt 5) Audit in het kader van het document BT-04: Inkoop: specifieke aankoopprotocollen module 3 Het document BT-04: Inkoop: specifieke aankoopprotocollen verduidelijkt in module 3 dat er bijzondere audits moeten worden uitgevoerd door een door OVOCOM erkende certificatie-instelling (zie publieke lijst van de erkende instellingen op de website van OVOCOM). De regels die in dit geval van toepassing zijn, zijn de volgende: - De certificatie-instelling moet beschikken over een geschreven overeenkomst met het te auditeren bedrijf. Deze overeenkomst moet minstens de frequentie, de duur en de aard van de uit te voeren controles verduidelijken. Ze moet ook de toegang tot de installaties, de producten en de betrokken documenten garanderen; 48 CC01_v0.14

49 - De auditor moet opgenomen zijn in de publieke lijst van de door OVOCOM erkende auditoren voor de certificatie van de FCA Standaard; - De auditor moet gekwalificeerd zijn als productauditor voor de scopes GP en/of VWP (al naargelang het (voormalige) levensmiddel geleverd door het levensmiddelenbedrijf); - De minimale on-site audittijd wordt bepaald op basis van tabel 2 onder punt 8.3. Punt 8.6 van het document CC-01: Certificatieregeling is van toepassing voor elke eventuele afwijking van deze minimale audittijd. Enkel de activiteiten van de productie van (voormalige) levensmiddelen en/of te verwerken nevenstromen vermeld in module 3 van het document BT-04: Inkoop: specifieke aankoopprotocollen worden in acht genomen; - De certificatie-instelling stelt een auditrapport op waarvan ze een kopie stuurt naar het geauditeerde bedrijf alsook naar het FCA-gecertificeerde bedrijf, afnemer van de producten van het geauditeerde bedrijf; - De certificatie-instelling levert een verklaring van controle af, die verklaart dat de onderneming waarbij ze een audit uitvoerde al dan niet voldoet aan de vereisten van het BT- 04 document. Deze verklaring vermeldt de juiste gegevens van de geauditeerde site alsook van de verschillende producten die door het bedrijf in de handel worden gebracht en de productsteekkaarten en/of verwerkingskaarten die het voorwerp uitmaakten van de controle. Ze stuurt een kopie van deze verklaring naar het geauditeerde bedrijf alsook naar het FCAgecertificeerde bedrijf, afnemer van de producten van het geauditeerde bedrijf; - De certificatie-instelling houdt een trimestrieel overzicht bij dat ze OVOCOM toezendt. Dit overzicht moet de gegevens van de geauditeerde bedrijven, het (de) gecontroleerde product(en) alsook het resultaat van de controle (al dan niet voldoend aan de vereisten van het document BT-04) en de FCA-gecertificeerde afnemer(s) van dit (deze) product(en). 49 CC01_v0.14

50 9. Auditverloop 9.1. Algemeen Doorgaans verloopt het certificatieproces van een deelnemer op de volgende wijze: 50 CC01_v0.14

51 De certificatie-instelling moet over een interne procedure beschikken die de wijze beschrijft waarop de audits worden geprogrammeerd (keuze en beschikbaarheid van de auditor in functie van de activiteiten van de deelnemer, planning van de audits (met inbegrip van de onaangekondigde audits), communicatie met de deelnemer, etc.) Auditaanvraag door de deelnemer Elke certificatie, die de aflevering en het onderhoud van het certificaat insluit, moet het voorwerp uitmaken van een contract tussen de certificatie-instelling en de deelnemer. Elke stopzetting van het contract tussen de deelnemer en de instelling brengt de facto de stopzetting van de certificatie met zich mee, mits de naleving van de opzegmodaliteiten die in dat contract vermeld staan. Het contract moet duidelijk het volledige programma van de certificatiecyclus vermelden (met indicatieve data voor de aangekondigde toezichtsaudits, uitgedrukt in maanden te rekenen vanaf de laatste dag van de initiële certificatieaudit ) alsook de precieze modaliteiten volgens dewelke een Stap 1 audit eventueel kan worden uitgevoerd. Het contract moet ook de voorwaarden vermelden waaronder de zeer kort vooraf aangekondigde audits moeten worden uitgevoerd. Vóór het afsluiten van een contract met een (toekomstige) deelnemer, moet de certificatie-instelling zich verzekeren dat deze (toekomstige) deelnemer niet betrokken is bij een lopende sanctie op het gebied van FCA Standaard of een certificatiesysteem met een gelijkaardig doel als de FCA Standaard. Indien de deelnemer (toekomstige) wel een lopende sanctie heeft, moet de instelling rekening houden met deze gegevens om een betere inzicht te hebben in het aanvraagverzoek en dit aan te passen indien nodig. Vóór de stap 1 audit van een initiële certificatie audit bij een toekomstige deelnemer ingepland wordt, moet de certificatie-instelling nagaan of deze toekomstige deelnemer reeds een uniek identificatie nummer van OVOCOM bezit. Dit identificatie nummer is rechtstreeks verbonden met de officiële nummer van de deelnemer (ondernemingsnummer van de juridische eenheid) en blijft van kracht tot wanneer de officiële identificatie gewijzigd wordt. Bij de afwezigheid van een uniek identificatie nummer van OVOCOM, dient de certificatie-instelling hiervoor rechtstreeks een aanvraag in bij OVOCOM. Om dit te doen, deelt hij de exacte naam van het bedrijf, zijn juridisch statuut, zijn officieel identificatie nummer mee en zijn scope. Hierop deelt OVOCOM het unieke identificatie nummer van de toekomstige deelnemer mee. De certificatie-instelling moet zich ervan vergewissen dat de onderstaande elementen minimum vermeld staan als eisen van het contract dat met de deelnemer werd gesloten. Elke (kandidaat-)deelnemer verbindt zich ertoe: - Zijn volledige medewerking te verlenen bij de uitvoering van de audits (toegang tot de bedrijfsruimten, meedeling van de toelatingen en wettige documenten, toegang tot het documentair systeem, toegang tot de auditrapporten, tot de rapporten inzake controles en inspecties uitgevoerd door derden, etc.); - Het te melden indien, in het jaar voorafgaand aan zijn aanvraag, hij het voorwerp heeft uitgemaakt van een schorsing of intrekking van het certificaat bij een instelling waarvan het voorwerp en de nagestreefde doelen gelijkaardig zijn aan deze ontwikkeld door OVOCOM in de toepassing van het FCA-systeem; - Aan de certificatie-instelling elke belangrijke wijziging mee te delen die werd aangebracht aan haar juridisch statuut, haar organisatie, haar activiteiten, toegepaste proces(sen) of procedures; - Alle informatie mee te delen met betrekking tot de door de deelnemer uitbestede processen die de conformiteit met de certificatie-eisen (bvb. vervoer of opzakken) kunnen aantasten; 51 CC01_v0.14

52 - Op elk ogenblik de regels van de FCA Standaard na te leven en de OCI te berichten indien de omstandigheden dusdanig wijzigen dat de regels van de FCA Standaard niet langer kunnen worden nageleefd; - Het collectieve logo FCA te gebruiken zoals werd aangegeven onder punt 4.2.; - Om de login en paswoord die hij bekomen heeft in het kader van zijn FCA-certificering en die hem toegang verlenen tot de afgeschermde pagina s van de website niet aan derden te communiceren; - De conform deze Certificatieregeling geprogrammeerde audits te aanvaarden; - Bijkomende audits te aanvaarden die vereist zijn voor de verificatie van de praktische implementatie van een herstelmaatregel, de schorsing of de intrekking van het certificaat; - Te aanvaarden dat bijkomende audits kunnen worden uitgevoerd door de certificatieinstelling, buiten de normale certificatiecyclus, indien OVOCOM dit nodig acht. Deze audits worden uitgevoerd op kosten van OVOCOM tenzij, op basis van deze audit, een ernstige inbreuk op de FCA Standaard (minimum een non-conformiteit A) aan het licht komt. In dit laatste geval, gaat de kost voor de audit ten laste van de deelnemer; - Te aanvaarden dat de auditor van de instelling eventueel wordt vergezeld door auditoren in opleiding of personeelsleden van de accreditatie-instelling (bvb. in België BELAC) of van OVOCOM. Daar deze personen niet tot het eigenlijke auditteam behoren, kunnen zij niet het voorwerp uitmaken van een bezwaar, tenzij de deelnemer zich kan beroepen op een geschil of een conflict met een van de voorgestelde personen; - Aan de certificatie-instelling de coördinaten van alle consulenten mee te delen die een opdracht in het bedrijf van de deelnemer hebben uitgevoerd; - Te aanvaarden dat de auditrapporten door de certificatie-instelling aan OVOCOM worden overgemaakt; - Wanneer er non-conformiteiten door de certificatie-instelling worden vastgesteld, de nodige maatregelen te treffen binnen de door de certificatie-instelling voorgestelde termijn; - Vanaf het ogenblik waarop het certificaat wordt geschorst, ingetrokken of geannuleerd, niet langer op welke wijze ook het logo te gebruiken of naar deze certificatie te verwijzen. Het gebruik van het logo is verboden voor de activiteiten die niet in de certificatie werden opgenomen. Om de situatie te voorzien waarin de certificatie-instelling stopt met zijn FCA-certificatie activiteiten (cf. 3.3) of wanneer hij niet/niet langer erkend is door OVOCOM (cf ), moet het contract een specifieke clausule bevatten met betrekking tot deze gevallen Certificatiescope De bepaling van deze scope is een kritiek element in het certificatieproces. De scope moet systematisch bij elke audit worden geverifieerd. Een bedrijf dat een van haar activiteiten volgens de FCA Standaard wenst te laten certificeren moet het bewijs leveren dat deze voldoet aan de eisen opgenomen in de documenten uit de delen A en B die op deze activiteit betrekking hebben. De informatie die wordt gebruikt om de scope bij aanvang te omschrijven, en de beschrijving van de scope zelf worden geleverd door de deelnemer en moeten vervolgens worden gecontroleerd en geherformuleerd door de auditor tijdens de audit. Vervolgens moet de scope worden gecontroleerd door de technical reviewer, om zich ervan te vergewissen dat deze passend, precies en ondubbelzinnig is en dat hij duidelijk het belang van de geauditeerde sites, processen en producten weergeeft. Behoudens het in punt voorziene geval, is het absoluut noodzakelijk dat bij iedere audit een bezoek aan de exploitatiesite gebeurt. De controle van de documenten moet eveneens ter plaatse uitgevoerd worden. 52 CC01_v0.14

53 Indien een auditor ononderbroken gedurende een periode van 3 jaar alle audits van een deelnemer verzorgde, moet hij de uitvoering van minstens één audit van deze deelnemer overlaten aan een collega-auditor. Indien een certificatie-instelling onmogelijk kan voldoen aan deze wisselplicht, dan moet aan OVOCOM de reden toegelicht worden samen met de vraag tot afwijking. Deze aanvraag moet door iedere betrokken deelnemer minstens drie maanden voor de verwachte datum van de audit die door een andere auditor zou uitgevoerd worden, ingediend worden. De aanvraag moet minstens volgende gegevens bevatten: - Naam en adresgegevens van de betrokken deelnemer; - FCA-certificaat nummer; - Naam van de auditor die ononderbroken de audits verzorgde gedurende de betreffende periode; - Data waarop de audits door deze auditor uitgevoerd werden; - Vermoedelijke datum van de volgende audit; - Reden waarom een wissel niet kan toegepast worden. Zonder respons van OVOCOM en ten laatste 30 dagen voor de vermoedelijke datum van de audit die in de vraag vermeld werd wordt de afwijking beschouwd als toegestaan en kan de audit uitgevoerd worden zoals ze door de instelling aangevraagd werd. Indien van toepassing, moet de aanvraag individueel herhaald worden voor iedere audit en voor iedere deelnemer. 53 CC01_v0.14

54 9.4. Classificatie van de non-conformiteiten De auditconclusies moeten worden geclassificeerd volgens de onderstaande algemene criteria: Classificatie Type non-conformiteit Maatregelen bij initiële audit Maatregelen bij tussentijdse audits A B Opmerkingen De A non-conformiteiten zijn gebreken die van aard zijn het vertrouwen in het kwaliteitssysteem substantieel te verminderen en/of die een rechtstreeks gevaar opleveren voor de basiskwaliteit of de voedselveiligheid van geleverd product (of dienst). Wanneer een groot aantal B non-conformiteiten naar voren komt, moet een A non-conformiteit worden aangeduid voor gebrek aan management en/of voor niet-naleving van de doelen die door de toepassing van het FCAsysteem worden gesteld. Wanneer een voorgaande B non-conformiteit niet adequaat wordt weggewerkt, zal zij worden beschouwd als een A non-conformiteit. De B non-conformiteiten zijn gebreken die geen rechtstreeks risico inhouden voor de basiskwaliteit of de voedselveiligheid van geleverd product (of dienst). Er kunnen opmerkingen worden geformuleerd wanneer bepaalde activiteiten niet volledig onder controle lijken. Deze kunnen eventueel aanleiding geven tot B non-conformiteiten. Het certificaat, de verklaring of het attest wordt niet toegekend zolang de A nonconformiteit niet op aantoonbare wijze werd weggewerkt. Niet van toepassing. Het certificaat wordt niet toegekend zolang het plan van aanpak van de B non-conformiteit niet door de OCI werd aanvaard. Rechtstreekse maatregelen zijn niet vereist, maar we bevelen het gecertificeerde bedrijf aan actie te ondernemen. Wanneer de voedselveiligheid ernstig in het gedrang komt, wordt het certificaat onmiddellijk geschorst, en OVOCOM wordt hiervan bericht. Het certificaat wordt herbevestigd van zodra de A non-conformiteit aantoonbaar werd weggewerkt. Wanneer de A non-conformiteit niet wordt weggewerkt binnen een maximumtermijn van 4 weken, wordt het certificaat ingetrokken. Wanneer de A non-conformiteit het gevolg is van een niet weggewerkte B non-conformiteit, heeft het bedrijf 4 weken de tijd om de nodige, aangepaste correctieve maatregelen te nemen. Wanneer de certificatie-instelling de genomen maatregelen onvoldoende acht, wordt het certificaat geschorst. Een plan van aanpak moet binnen 4 weken naar de certificatie-instelling worden opgestuurd. De certificatie-instelling moet, binnen twee weken na ontvangst van het plan van aanpak, beoordelen of de genomen maatregelen voldoen. Indien dit niet het geval is, wordt de non-conformiteit automatisch een A non-conformiteit. Rechtstreekse maatregelen zijn niet vereist, maar we bevelen het gecertificeerde bedrijf aan actie te ondernemen. 54 CC01_v0.14

55 9.5. Het auditrapport De certificatie-instelling mag procedures voor het rapport opstellen die op maat van haar behoeften zijn. Deze procedures moeten echter minimum het volgende waarborgen: a. Een vergadering wordt georganiseerd tussen het auditteam en de directie van de deelnemer op het einde van de audit. Bij deze gelegenheid geeft het auditteam een mondelinge en schriftelijke samenvatting van de auditconclusies. Deze vergadering moet de organisatie toelaten vragen te stellen over de auditconclusies en informatie te verkrijgen over het vervolg van de procedure; b. Het auditteam maakt aan de certificatie-instelling een gedetailleerd rapport over met haar conclusies. Het team identificeert alle punten van non-conformiteit met de FCA Standaard alsook de eisen inzake certificatie. Een schriftelijk rapport, dat in het bijzonder de punten van non-conformiteit met de FCA Standaard alsook de eisen inzake certificatie bevat, wordt overgemaakt aan de aanvrager/deelnemer en, in elektronisch formaat, ook aan OVOCOM. De certificatie-instelling voorziet in haar contract met de deelnemer dat OVOCOM systematisch de auditrapporten ontvangt; c. De certificatie-instelling moeten voor de finalisering het rapport aan een technisch onderzoek onderwerpen. Dit onderzoek moet worden uitgevoerd door een technical reviewer die niet persoonlijk heeft deelgenomen aan de audit; d. Men eist van de (kandidaat-)deelnemer dat hij voldoende bewijzen levert voor de implementatie van efficiënte maatregelen om alle non-conformiteiten met de FCA Standaard en met de certificatie-eisen te verhelpen. Ingeval de bewijzen niet afdoend zijn om vertrouwen te geven, wordt een nieuw bezoek aan de site voorzien om de correcte implementatie van de correctieve maatregelen te controleren; e. Binnen 6 weken volgend op de uitvoering van de audit, stuurt de certificatie-instelling het bedrijf het rapport en het certificaat (indien van toepassing, zie punt 11) toe. Wanneer, in het kader van een productcertificatie, een monster wordt genomen tijdens de audit, moet het rapport dit vermelden. De analyseresultaten moeten ter beschikking worden gesteld van de OCI en van de deelnemer en indien nodig dient men de gepaste acties onmiddellijk te nemen. De resultaten en de evaluatie ervan door de OCI (conform of niet-conform) worden ten laatste in het volgende auditrapport opgenomen Controle van de rapporten De certificatie-instelling controleert permanent de kwaliteit van de rapporten opgesteld door alle auditoren en neemt de noodzakelijke maatregelen wanneer de rapporten niet voldoen aan de systeemeisen. Deze maatregelen kunnen bestaan in een vervolgopleiding van de auditoren en/of in bijkomende audits, uitgevoerd onder begeleiding, doch deze moeten zich niet hiertoe beperken. Deze maatregelen worden voortgezet tot de opheffing van het probleem. Het personeel dat verantwoordelijk is voor de controle van de auditrapporten moet minimum beschikken over dezelfde kwalificaties als een FCA-auditor (zie punt 6.3.6). Ingeval dit personeel een dergelijke kwalificatie niet kan voorleggen, dient de certificatie-instelling een gemotiveerde aanvraag in bij OVOCOM met het oog op een afwijking. In afwachting van een schriftelijk antwoord van OVOCOM waarin deze de afwijking aanvaardt, mag dit personeelslid geen auditrapporten meer controleren Verandering van certificatie-instelling Vrijwillige wissel van certificatie-instelling 55 CC01_v0.14

56 Indien de deelnemer tijdens of op het eind van de certificatiecyclus vrijwillig van certificatie-instelling verandert, mag de certificatie niet onderbroken worden: - Indien de geïdentificeerde non-conformiteiten bij de vorige audit(s) effectief opgelost zijn of; - Indien een implementatietermijn voor de correcties en de herstelmaatregelen werd bepaald vóór de wissel van certificatie-instelling. Bovendien is een vrijwillige wissel van instelling enkel effectief mits invulling van volgende punten: - Elke wijziging van certificatie-instelling impliceert een uitvoering van een initiële certificatie audit (cf. 7.2) en de aanvang van een nieuwe certificatiecyclus (cf. 7.1); - Vrijstelling voor vermindering van auditduur (cf ) wordt nooit toegestaan aan een bedrijf die van certificatie-instelling verandert; - Omwille van de onpartijdigheid moet de verandering van certificatie-instelling ook een verandering van auditor impliceren voor de volledige nieuwe certificatie cyclus. De nieuwe certificatie-instelling verzekert zich ervan dat de audit uitgevoerd wordt door een auditor die nooit de controle van deze deelnemer uitvoerde gedurende de 3 jaar voorafgaand aan de verandering van organisme Onvrijwillige wissel van certificatie-instelling Indien een certificatie-instelling om welke reden ook, niet of niet meer geaccrediteerd is, of niet meer erkend door OVOCOM, zijn de deelnemers genoodzaakt te veranderen van certificatie-instelling als ze hun certificatie willen behouden. De deelnemer moet beroep doen op een door OVOCOM goedgekeurde certificatie-instelling (cf. punt 6). In dit geval moeten de certificatie-instellingen, die zich inzetten om de certificatie van zo een deelnemer op te volgen, een contract afsluiten dat de duur van de resterende certificatiecyclus dekt en dit tegen gelijkaardige financiële voorwaarden (tenzij duidelijk aangetoond kan worden dat deze niet marktconform zijn). De bedoeling is dat de deelnemer financieel niet zal lijden onder deze verandering van contract. Echter, afwijkingen van audittijd of auditfrequentie aangevraagd door de niet langer door OVOCOM goedgekeurde certificatie-instelling blijven niet langer van toepassing Audit in onderaanneming Een OCI kan een audit in onderaanneming geven bij een andere OCI, mits het respecteren van een aantal minimale voorwaarden: - De instelling waaraan de opdracht wordt uitbesteed, moet over de juiste FCA-scope(s) beschikken voor het goed kunnen uitvoeren van de opdracht. Deze scope(s) moet(en) uiteraard in de accreditatie van de instelling in onderaanneming vermeld staan. Het betreft hier enkel deze scope(s) met betrekking tot de opdracht (en niet alle scopes die bij de ene of de andere betrokken OCI vermeld staan); - OVOCOM wordt op de hoogte gebracht van de onderaanneming (voor welk bedrijf en door welke certificatie-instelling); - Een schriftelijke overeenkomst tussen de twee certificatie-instellingen wordt opgesteld; - Een procedure wordt geïmplementeerd binnen het documentair systeem van de instelling die de onderaanneming organiseert (deze procedure moet de voorwaarden bevatten waaronder de onderaanneming wordt uitgevoerd, deze punten moeten deel uitmaken van de schriftelijke overeenkomst van de onderaanneming: administratie resulterend uit de onderaanneming, de verbanden met het certificeren van de bedrijven, de controles uitgevoerd door de instelling, etc.); - De instelling houdt een lijst bij van de bedrijven waarvan de audit in onderaanneming werd uitgevoerd. Deze lijst moet minimaal de naam en coördinaten bevatten van het bedrijf (inclusief deze van de sites indien het een multisite betreft), alsook de geauditeerde scope(s), de instelling die de audit uitvoert, de auditor die de audit uitvoert, datum van de audit, audittijd (alsook de afwijking indien van toepassing); 56 CC01_v0.14

57 - De communicatie van de informatie (ingave rapport, etc.) aan OVOCOM moet zo worden uitgevoerd opdat er geen informatie ontbreekt en opdat de regels betreffende vertrouwelijkheid worden gerespecteerd (login en paswoord, toegang tot andere audit dossiers, etc.); - De regels beschreven in het document CC-01 blijven van toepassing (wisselplicht van de auditor, etc.); - De klant moet op voorhand ingelicht worden over het feit dat de audit in onderaanneming zal gebeuren. 10. Certificatieverloop Technische verificatie van het dossier Alvorens een certificatiebeslissing te nemen, moet de technical reviewer een technisch onderzoek op het dossier uitvoeren, en nagaan of dit volledig is. Er moet in het bijzonder worden nagegaan: - Dat de aanvraag van de deelnemer correct werd behandeld; - Dat de auditor (of het auditteam) correct gekwalificeerd en zonder belangenconflict is; - Dat het auditrapport volledig is en dat de door het auditteam geleverde informatie voldoende is in het licht van de eisen en het certificatiebereik; - Dat een passend antwoord werd geboden op de gedane vaststellingen en binnen de gevraagde termijn; - Dat de eventuele bewijsstukken aanwezig zijn; - Dat een aanbeveling met betrekking tot de beslissing om al dan niet de certificatie af te leveren, samen met alle voorbehouden of aanmerkingen, bij het dossier werden gevoegd. De certificatie-instelling moet in een intern document preciseren door wie de certificatiebeslissing genomen wordt en wiens handtekening op het certificaat moet staan Certificatiecomité De certificatiebeslissing wordt genomen door een certificatiecomité, op basis van het auditrapport, de aanbeveling van het auditteam, de interne procedures binnen de certificatie-instelling en op basis van alle relevante informatie (publieke informatie, commentaar van de deelnemer op het rapport, etc.). Wanneer het een hernieuwing van de certificatie betreft, moet de instelling ook haar beslissing nemen op basis van: - de resultaten van de hernieuwingsaudit; - de resultaten van de beoordeling van het systeem dat overeenstemt met de certificatiecyclus; en - de klachten ontvangen vanwege de gebruikers van de certificatie. Bij elke beraadslaging moet een persoon aanwezig zijn die over technische kennis betreffende het toegepaste systeem beschikt. De certificatie-instelling moet de minimum vereiste technische kennis bepalen en aantonen dat zij hieraan heeft voldaan. De beslissingen inzake de certificatie en hernieuwing moeten worden genomen door personen die verschillend zijn van de personen die de audits realiseerden Uitschrijven van het certificaat De certificaten worden uitgeschreven per juridische entiteit. Voor elke certificatiecyclus is de begindatum van het certificaat de datum waarop het certificaat wordt toegekend (beslissing van het certificatiecomité). Eventueel, indien het een eerste certificaat is dat aan de (toekomstige) deelnemer zal uitgereikt worden, kan de certificatie-instelling het certificaat maximaal 14 dagen na de beslissing van het certificatiecomité laten starten. 57 CC01_v0.14

58 In alle andere gevallen kan de certificatie-instelling eventueel het certificaat maximaal 1 maand na de beslissing van het certificatiecomité laten starten. De procedures voor de tussentijdse audit en de herhalingsaudit moeten conform de bepalingen van punt 7 zijn. Het is mogelijk, op basis van een documentaire audit, een attest uit te schrijven voor een bedrijf dat haar activiteiten start of in het kader van een uitbreidingsaudit (zie punt 7.2.1). De geldigheidsduur van de attesten en certificaten moet conform de onderstaande tabel zijn. Afgeleverd document Attest (na documentaire audit) Attest (na uitbreidingsaudit) Certificaat voor een deelnemer die minimum één productieactiviteit heeft Certificaat voor een deelnemer die uitsluitend één (of meerdere) dienstenactiviteit(en) heeft (uitgezonderd een geborgde transporteur, zie 8.8) Certificaat voor een geborgde transporteur Geldigheidsduur Maximum 6 maand, niet hernieuwbaar, te rekenen vanaf de beslissingsdatum van het comité. Tot aan de verjaardatum van het certificaat, met een maximum van 12 maand, niet hernieuwbaar. Maximum van 3 jaar, te rekenen vanaf de beslissingsdatum van de certificatie die werd genomen bij het begin van elke cyclus. Indien het gaat over een seizoensactiviteit kan de duur van het certificaat beperkt zijn tot de periode van activiteit van het bedrijf. Maximum van 2 jaar, te rekenen vanaf de beslissingsdatum van de certificatie die werd genomen bij het begin van elke cyclus. Indien het gaat over een seizoensactiviteit kan de duur van het certificaat beperkt zijn tot de periode van activiteit van het bedrijf. Maximum van 2 jaar indien het borgstellend bedrijf een bedrijf is dat uitsluitend diensten aanbiedt, hetzij een maximum van 3 jaar, indien het borgstellend bedrijf een bedrijf is dat minimum één productieactiviteit uitoefent. In het geval van een seizoensactiviteit kan de duur van het certificaat zich beperken tot de periode van activiteit van het bedrijf. De einddatum van het certificaat mag in geen geval deze overschrijden van het borgstellend bedrijf. Uitdrukking van de geldigheid van het certificaat of het attest Het is belangrijk om de geldigheidsduur van het afgeleverde document ondubbelzinnig uit te drukken. Voorbeeld van een maximale periode voor het certificaat van een productiebedrijf (begin van de cyclus). Geldig vanaf: 1/02/2014 Geldig tot en met: 31/01/2017 Voorbeeld van een maximale periode voor het certificaat van een dienstenbedrijf (begin van de 58 CC01_v0.14

59 Uitdrukking van de geldigheid van het certificaat of het attest cyclus). Geldig vanaf: 1/02/2014 Geldig tot en met: 31/01/2016 Voorbeeld van een maximale periode voor het attest van een dienstenbedrijf (na documentaire audit). Geldig vanaf: 1/02/2014 Geldig tot en met: 31/07/2014 De hernieuwing van een certificaat moet ingaan binnen de maand die volgt op de vervaldag. De nieuwe cyclus moet starten, ten laatste 1 maand na de beslissing van het certificatie-comité. De instandhouding van de certificatie valt onder de verantwoordelijkheid van de certificatie-instelling. De coördinaten van de deelnemer waarvan het certificaat niet langer geldig is, worden zonder voorbericht geschrapt uit de publieke lijst van de deelnemers aan het FCA-systeem. Bijzonder geval: Weigering certificaat/documentair attest af te leveren De certificatie-instelling mag geen certificaat of documentair attest afleveren indien de deelnemer een nog steeds lopende sanctie heeft gekregen (bv. schorsing van het lopende certificaat of intrekking van het certificaat in de 12 voorafgaande maanden) in het kader van een certificatieschema waarmee OVOCOM vzw een uitwisselbaarheid heeft: bv. GMP+ FSA (GMP+ International Nederland); QS (QS Duitsland); Qualimat-transport (Qualimat Frankrijk). De certificatie-instelling moet het bestaan van een dergelijke sanctie nagaan, bvb. middels een verklaring op eer van de deelnemer, bij de oorspronkelijke aanvraag tot certificatie door de deelnemer. De vorm en de inhoud van het certificaat of attest moeten conform het voorbeeld uit bijlage 5 zijn. Het certificaat moet de activiteiten vermelden voor dewelke de deelnemer de certificatie heeft verkregen. Eveneens dient op het certificaat het soort diervoeder of de te verwerken nevenstroom vermeld te zijn. Bij ieder BC-document dat op het certificaat vermeld wordt, wordt het versienummer van het document dat van toepassing was tijdens de audit expliciet vermeld. Er wordt op ieder certificaat een algemene omschrijving toegevoegd: de revisiedata van de geauditeerde hoofdstukken tijdens de certificatiecyclus kunnen opgevraagd worden bij NAAM OCI. Merknamen mogen niet voorkomen op het certificaat. Voor levensmiddelenbedrijven kunnen de verschillende voedermiddelen of te verwerken nevenstromen op het certificaat of als bijlage bij het certificaat voorkomen. De OCI mag uiteraard overwegen om het certificatiebereik te beperken: - Ofwel omdat het een weerspiegeling is van zijn controle (bvb. de deelnemer heeft hem gevraagd om enkel de productie van bepaalde voedermiddelen te certificeren en niet alle in het bedrijf geproduceerde voedermiddelen); - Ofwel omdat de activiteit van het bedrijf minder uitgebreid is dan het toepassingsgebied van de toe te passen documenten (bvb. de OCI reikt enkel een FCA-certificaat uit voor de productie van mengvoeders bestemd voor gezelschapsdieren (petfood)). - Ofwel het certificatiebereik beperken voor een specifieke activiteit vb. handel in granen, productie van aanvullende diervoeders, productie van mengvoeders voor vissen, etc. Een onderscheid op het certificaat van gezelschapsdier/landbouwhuisdier of Voedsel producerende dieren/niet Voedsel producerende dieren is eveneens mogelijk. In dit geval herneemt het certificaat specifiek deze beperking. 59 CC01_v0.14

60 Bijzonder geval van beperking van het bereik: externe opslag Wanneer een bedrijf gebruik maakt van een of meerdere externe sites exclusief voor de activiteit op- en overslag (voor eigen rekening of derden), moet(en) deze site(s) samen met de hoofdzetel aanzien worden als een multisite. In dit geval draagt het certificaat voor de opslagsite de code OO met het specifieke certificatiebereik: op- en overslag voor derden of op- en overslag voor eigen rekening of open overslag voor derden en voor eigen rekening (cf. Bijlage 5). Dit bijzondere geval van certificatiebereik, moet aan de volgende voorwaarden voldoen: - enkel van toepassing voor een multisite-structuur ; - enkel van toepassing voor de site(s) die een activiteit op- en overslag uitoefenen voor rekening van de multisite (opslag voor eigen rekening) en/of voor derden (maar onder de verantwoordelijkheid van de hoofdzetel van de multisite); - er wordt geen enkele andere certificeerbare activiteit uitgeoefend op deze site voor open overslag. In desbetreffende gevallen wordt de bijdrage en de administratieve verwijzing naar het bedrijf in de lijst van gecertificeerde bedrijven gemaakt op basis van de activiteitencode OO. Het onderscheid tussen de activiteit voor derden en/of voor eigen rekening is enkel zichtbaar op niveau van het certificaat. Indien er geen enkele beperking vermeld staat op het certificaat, betekent dit dat de instelling is overgegaan tot het certificeren van alle producties en/of diensten van de deelnemer en voor alle diervoeders die behoren tot de op het certificaat vermelde categorie (diervoeders, toevoegingsmiddelen, voedermiddelen, voormengsels, mengvoeders of te verwerken nevenstromen ). Om zonder dubbelzinnigheid de gecertificeerde bedrijven te kunnen identificeren moet het certificaat minstens ook de volgende informatie vermelden: - BTW-nummer of gelijkwaardige referentie (gelinkt aan de unieke identificatie van de entiteit die de commerciële transactie van de verkoop van een product uitvoert); - VestigingsEenheidsNummer (VEN) of gelijkwaardige referentie (gelinkt aan de unieke identificatie van het bedrijf waar de activiteit vermeld op het certificaat wordt uitgeoefend). De OCI is vrij te kiezen welke manier het meest gepast is om deze informatie op het certificaat te vermelden volgens het aantal bedrijven of sites die op het certificaat figureren (unieke site, multisite, tussenhandelaar, geborgde transporteur, gecertificeerde activiteit, etc). Wanneer de vermelding van een (of twee) van deze nummers onmogelijk is (vb. afwezigheid van zulk systeem) moet de OCI, voor aflevering van het certificaat, een voorafgaande toestemming van OVOCOM verkrijgen op een door hen aangeleverd alternatief voorstel. Per audit dient de OCI volgende documenten aan OVOCOM over te maken: - Auditrapport; - Een kopie van het certificaat of het attest indien het gaat om een nieuwe cyclus of indien een wijziging aan het document werd aangebracht; - De bijdrageberekening. Bij de start van een certificatiecyclus moet de certificatie-instelling de vereiste gegevens (certificaat, auditrapport, FTE s en tonnages, non-conformiteiten) ingeven op de OVOCOM-website binnen de maand na de startdatum van het nieuwe certificaat. 60 CC01_v0.14

61 Bij een tussentijdse audit moeten de auditgegevens ingegeven worden op de OVOCOM-website binnen de maand na de verjaardatum van het certificaat. Op die manier bevat de bijdragefactuur voor het bedrijf de meest recente gegevens. OVOCOM kan een forfaitaire administratieve kost van 25 EUR (per dossier) aanrekenen aan de certificatie-instelling als deze niet voldoet aan één van bovenstaande voorwaarden in verband met het ingeven van auditgegevens. 11. Sancties genomen door de certificatie-instelling ten aanzien van de deelnemer Indien de certificatie-instelling vaststelt dat een deelnemer niet of niet correct de FCA Standaard naleeft, worden er maatregelen of sancties getroffen ten aanzien van de deelnemer door de certificatie-instelling. Voor elke sanctie getroffen door de certificatie-instelling moet de deelnemer de mogelijkheid krijgen opheldering te verschaffen. De eventuele maatregelen die de certificatie-instelling kan nemen bij de niet-naleving van de FCA Standaard zijn de volgende: a. een nieuwe audit die specifiek gericht is op de maatregelen die werden genomen om een voorgaande inbreuk te verhelpen; b. een nieuwe volledige audit die gericht is op alle relevante voorschriften van de FCA Standaard; c. de grondige controle uitgeoefend op de deelnemer gedurende een periode van maximum één jaar en op kosten van de deelnemer. Een van de volgende sancties kan worden opgelegd, in verhouding tot de ernst van de feiten: a. een verwittiging samen met een termijn die de deelnemer toelaat aantoonbaar de tekortkomingen op te heffen. Indien de deelnemer zich niet binnen de gestelde termijn in regel stelt, moet een andere sanctie worden toegepast. Tijdens een periode van 12 maand en voor een identieke tekortkoming, kan de verwittiging slechts één keer dienen als sanctie; b. de schorsing van het FCA-certificaat voor een periode van minimum 2 weken en maximum 3 maand. De schorsing wordt opgeheven na een herhalingsaudit ter plaatse; c. de vermindering van het certificatiebereik, eventueel na schorsing. Het certificatiebereik mag slechts opnieuw worden uitgebreid na een initiële certificatieaudit voor de activiteit die het voorwerp uitmaakt van de vermindering; d. de intrekking, eventueel na schorsing, van het FCA-certificaat. De deelnemer in overtreding wordt gedurende minimum een jaar uitgesloten van de FCA-certificatie. Elk gebrek aan een oplossing voor de problemen binnen de termijn gesteld door de OCI moet leiden tot de intrekking of de vermindering van het bereik van de certificatie. Bij gebrek aan duidelijkheid kan een certificatie-instelling steeds de mening van OVOCOM krijgen over de te nemen maatregelen. Voor de procedure wordt verwezen naar de beroeps- en sanctieprocedure, OV-05, hoofdstuk 2. Een onmiddellijke schorsing kan eventueel worden aangekondigd gedurende de audit zelf. De deelnemer kan rechtstreeks reageren op het auditrapport. De schorsing wordt vervolgens geacteerd in het auditrapport dat aan de geauditeerde bij afsluiting van de audit wordt overhandigd. Het certificatiecomité van de instelling moet de schorsing zo vlug mogelijk bevestigen. De (mogelijke) tussenkomsten van de deelnemer (bv. verklaringen) in verband met de feiten die de sanctie rechtvaardigen moeten worden vermeld bij de meedeling van de sanctie aan de deelnemer. Elke schorsing, opheffing van schorsing, intrekking en vroegtijdige vrijwillige stopzetting van het certificaat alsook elke vermindering van het certificatiebereik moeten zo snel mogelijk aan OVOCOM 61 CC01_v0.14

62 worden meegedeeld ter aanpassing van de deelnemerslijsten. Deze wijzigingen zullen publiek gemaakt worden op de OVOCOM website. De motivering voor de sanctie moet worden toegevoegd aan de aanvraag tot wijziging van de lijsten (vb. niet-betaling van de bijdrage, herhaaldelijk weigeren van audits waardoor de auditfrequentie niet wordt nageleefd, het niet bezorgen van het corrigerende plan van aanpak, ). Het bericht bestemd voor OVOCOM moet steeds worden verzonden onmiddellijk na de mededeling van de sanctie aan de deelnemer. De mededeling van de certificatie-instelling wordt door OVOCOM beschouwd als enige geldige kennisgeving. 62 CC01_v0.14

63 Bijlage 1: Rangschikking van activiteiten van productie en diensten in de zin van de FCA-standaard Overzicht van de belangrijkste procedés die een product -certificatie vereisen ( ISO/IEC 17065) 2 Deze lijst omvat procedures die als productie worden beschouwd in het kader van de FCA Standaard. Nr Definitie Voorbeelden van procedure Voorbeelden van gebruikelijke naam/benaming 1. Het scheiden van deeltjes door middel van een luchtstroom Luchtscheiding Luchtgescheiden B/1 2. Warmtebehandeling van een organische stof middels koken of stomen om natuurlijke enzymen te denatureren, weefsel te verzachten en sterke aroma s weg te nemen, gevolgd door onderdompeling in koud water om Blancheren Geblancheerd B/3 het kookproces te stoppen 3. Het verwijderen van natuurlijk voorkomende kleuring Bleken Gebleekt B/4 4. Het verkleinen van de deeltjesgrootte met behulp van een of meer messen Hakselen Gehakseld B/6 5. Het verhogen van het gehalte aan bepaalde stoffen door het onttrekken van water en/of andere bestanddelen Concentreren Concentraat B/8 6. Het overgaan van een stof van een gasvormige fase in een vloeibare fase Condensatie Gecondenseerd B/9 7. Het aanwenden van hitte om de fysieke en chemische eigenschappen van voedermiddelen te wijzigen Koken Gekookt B/10 8. Het verkleinen van de deeltjesgrootte met behulp van een breker Breken Gebroken B/11 9. Zuivering middels de vorming van vaste kristallen uit een vloeibare oplossing. Onzuiverheden in de vloeistof worden gewoonlijk niet opgenomen in de roosterstructuur van het kristal Kristallisatie Gekristalliseerd B/ Het geheel of gedeeltelijk verwijderen van de buitenste lagen van graankorrels, zaden, vruchten, noten enz. Het verwijderen van de buitenste lagen van bonen, graankorrels en zaden, gewoonlijk met behulp van fysieke middelen Ontdoppen/onthullen/schillen/pel len Schillen/pellen/doppen (voor rijst) Ontdopt, gedeeltelijk ontdopt, onthuld, geschild, gepeld Ref. Glossarium procedés B/13 Geschild, gepeld, gedopt (voor rijst) B/ Extractie van pectine uit een voedermiddel Pectinevrij maken Pectinevrij B/ Procedé van vochtextractie Dehydratie Gedehydreerd B/ Procedé voor het verwijderen van de slijmlaag op het oppervlak Ontslijmen Ontslijmd B/17 2 Dit overzicht moet niet als volledig worden beschouwd. De meeste werkzaamheden die kunnen voorkomen in ondernemingen die binnen het toepassingsgebied van de FCA standaard vallen, staan erin vermeld. 63 CC01_v0.14

64 Nr Definitie Voorbeelden van procedure Voorbeelden van gebruikelijke naam/benaming 15. Het geheel of gedeeltelijk onttrekken van mono- en disachariden aan melasse of andere suikerhoudende stoffen door middel van een chemisch Ontsuikeren Ontsuikerd, gedeeltelijk ontsuikerd B/18 of een fysisch procedé 16. Procedé waarbij verontreinigende toxische stoffen worden vernietigd of in concentratie verlaagd Ontgifting Ontgiftigd B/ Het fractioneren van vloeistoffen middels koken en het opvangen van de gecondenseerde stoom in een afzonderlijke houder Destillatie Gedestilleerd B/ Het onttrekken van water door middel van een kunstmatig of een natuurlijk procedé (uitgezonderd granen, oliehoudende en eiwitrijke zaden Drogen Gedroogd (zon of kunstmatig) B/21 die rechtstreeks van de primaire producent worden afgenomen) 19. Het opslaan van voedermiddelen in een silo, eventueel met toevoeging van conserveermiddelen, of met toepassing van anaerobe omstandigheden, Inkuilen Ingekuild B/22 eventueel met inkuiladditieven 20. Het verminderen van het watergehalte Evaporeren Geëvaporeerd B/ Thermisch procedé waarbij het interne watergehalte van het product met stoom wordt verhit, waardoor het product uiteenvalt Expansie Geëxpandeerd of voorverstijfseld B/ Het onttrekken van olie/vet middels persing Onttrekking Schilfers/koek en olie/vet B/ Het onttrekken, met behulp van een organisch oplosmiddel, van vet of olie aan bepaalde grondstoffen, dan wel met behulp van een waterig oplosmiddel, van suiker of andere in water oplosbare bestanddelen Thermisch procedé waarbij het interne watergehalte van het product met stoom wordt verhit, waardoor het product uiteenvalt in combinatie met specifieke vorming door het duwen van stoffen door gaatjes Procedé waarbij micro-organismen zoals bacteriën, schimmels of gisten worden geproduceerd of gebruikt op stoffen om de chemische samenstelling/eigenschappen ervan te wijzigen Het scheiden van een mengsel van vloeibare en vaste stoffen door de vloeistof door een poreus medium of membraan te gieten Het walsen van vochtig materiaal dat een hittebehandeling heeft ondergaan Extraheren Schroot/meel en vet/olie, melasse/pulp en suiker of andere in water oplosbare bestanddelen Ref. Glossarium procedés B/26 Extruderen Geëxtrudeerd B/27 Gisting/Fermentatie Gegist/Gefermenteerd B/28 Filteren Gefilterd B/29 Vlokken Vlokken B/30 64 CC01_v0.14

65 Nr Definitie Voorbeelden van procedure 28. Vermindering van de grootte van de partikels van droge graankorrels en vergemakkelijking van de scheiding in afzonderlijke fracties (hoofdzakelijk meel, zemelgrint en gries) Voorbeelden van gebruikelijke naam/benaming Tot meel malen Meel, zemelgrint, nameel, gries B/ Het in fragmenten breken van een voedermiddel Fragmentatie Gefragmenteerd B/ Het bakken van voedermiddelen in olie of vet Frituren Gefrituurd B/ Procedé voor het vormen van een gel, d.w.z. een vaste geleiachtige stof die zacht en week of hard en onbuigzaam kan zijn, waarvoor gewoonlijk Geleren Gegeleerd B/35 geleermiddelen worden gebruikt 32. Het behandelen van voedermiddelen ter verkrijging van een specifieke deeltjesgrootte en dikte Granulatie Gegranuleerd B/ Het verkleinen van de deeltjesgrootte van vaste voedermiddelen via een droog of nat procedé Malen Gemalen B/ Hittebehandelingen die onder specifieke omstandigheden worden toegepast Verhitten Verhit B/ Katalytisch proces met het oog op verzadiging van dubbele bindingen van oliën/vetten/vetzuren, uitgevoerd bij hoge temperatuur onder waterstofdruk, om gedeeltelijk of volledig verzadigde triglyceriden/vetzuren te verkrijgen, of met het oog op het verkrijgen van polyolen door reductie van carbonylgroepen van koolhydraten tot hydroxylgroepen Het verkleinen van de moleculaire grootte door een passende behandeling met water en hitte/druk, enzymen of een zuur/base Hydrogenering Gehydrogeneerd, gedeeltelijk gehydrogeneerd Ref. Glossarium procedés B/39 Hydrolyse Gehydrolyseerd B/ De overgang van een vaste of gasvormige fase naar een vloeibare fase Vloeibaar maken Vloeibaar gemaakt B/ Het verkleinen van de grootte van voedermiddelen met behulp van mechanische middelen, vaak met behulp van water of andere vloeistoffen Weken Geweekt B/ Het laten kiemen van graankorrels om in de natuur voorkomende enzymen te activeren die zetmeel tot vergistbare koolhydraten en proteïnen tot Mouten Gemout B/43 aminozuren en peptiden kunnen laten afbreken 40. Overgang van een vaste fase naar een vloeibare fase door middel van hitte Smelten Gesmolten B/ Het verkleinen van de gemiddelde diameter van de deeltjes van een vaste stof tot op micrometerschaal Micronisatie Gemicroniseerd B/ Het weken in water en onderwerpen aan een hittebehandeling zodat het zetmeel volledig wordt gegelatineerd, gevolgd door een droogprocédé Voorkoken Voorgekookt B/46 65 CC01_v0.14

66 Nr Definitie Voorbeelden van procedure 43. Het verhitten tot een kritische temperatuur gedurende een bepaalde tijdsduur om schadelijke micro-organismen te vernietigen, gevolgd door een snelle afkoeling Voorbeelden van gebruikelijke naam/benaming Pasteurisatie Gepasteuriseerd B/ Het verwijderen van de schil/pel van vruchten en groenten Pellen/Schillen Gepeld/Geschild B/ Het samenpersen met behulp van een matrijs Pelleteren Pellet, gepelleteerd B/ Het verwijderen van vrijwel alle of een deel van de zemelen en kiemen van gedopte rijst. Slijpen van rijst Geslepen B/ Het modificeren van zetmeel om het zwelvermogen in koud water aanzienlijk te verhogen Voorverstijfselen Voorverstijfseld B/ Het fysisch onttrekken van vloeistoffen zoals vet, olie, water of sap aan vaste stoffen Het geheel of gedeeltelijk verwijderen van onzuiverheden of ongewenste bestanddelen door middel van een chemische of fysische behandeling Verhitting van voedermiddelen in droge toestand ter bevordering van de verteerbaarheid, verdieping van de kleur en/of vermindering van natuurlijk voorkomende antinutritieve factoren Verkleining van de deeltjesgrootte door het voedermiddel, bvb. graankorrels, tussen rollen te persen Procedé dat middels een fysische behandeling door middel van hitte, druk, stoom of een combinatie van dergelijke omstandigheden en/of met behulp van bvb. aldehyden, lignosulfonaten, natriumhydroxide of organische zuren (zoals propion- of looizuur) de voedingsstoffen tegen afbraak in de pens helpt te beschermen Met behulp van aldehyden pensbestendig gemaakte voedermiddelen mogen ten hoogste 0,12% vrije aldehyden bevatten Scheiding van deeltjes van verschillende grootte door voedermiddelen door zeven te schudden of te gieten. Het langs mechanische weg scheiden van de bovenste drijvende laag van een vloeistof, bvb. melkvet Persen Raffineren Schilfers/koek (bij oliehoudende producten) Pulp, draf (bij vruchten enz.) Geperste bietenpulp (bij suikerbieten) Geraffineerd, gedeeltelijk geraffineerd Ref. Glossarium procedés B/52 B/53 Roosteren Geroosterd B/54 Pletten Geplet B/55 Pensbestendig maken Met behulp van [invullen zoals van toepassing] pensbestendig gemaakt B/56 Zeven/Ziften Gezeefd, gezift B/57 Afromen Afgeroomd B/ Het in platte stukken snijden van voedermiddelen Snijden Gesneden B/59 66 CC01_v0.14

67 Nr Definitie Voorbeelden van procedure Het bevochtigen en verzachten van voedermiddelen, gewoonlijk zaden, om de kooktijd te verkorten, de zaadvliezen gemakkelijker te verwijderen, de opname van water te vergemakkelijken om het kiemproces te activeren of de concentratie van natuurlijk voorkomende antinutritieve factoren te verminderen Het verlagen van het vochtgehalte van een vloeistof middels sproei- of nevelvorming van het voedermiddel ter vergroting van de oppervlakgewichtsverhouding waar warme lucht doorheen wordt geblazen Procedé met gebruikmaking van stoom onder druk voor het verhitten en koken ter bevordering van de verteerbaarheid Het verhitten met behulp van droge hitte, gewoonlijk toegepast op oliehoudende zaden, bvb. ter vermindering of verwijdering van natuurlijk voorkomende antinutritieve factoren Het filteren van vloeistoffen via een membraan dat uitsluitend voor kleine moleculen doorlaatbaar is Voorbeelden van gebruikelijke naam/benaming Weken/zwellen Gezwollen B/60 Sproeidrogen Gesproeidroogd B/61 Stomen Gestoomd B/62 Toasten Getoast B/63 Ultrafiltratie Ultragefiltreerd B/ Het geheel of gedeeltelijk verwijderen van de kiemen uit gebroken granen Ontkiemen Ontkiemd B/ Thermisch procedé met behulp van infraroodwarmte voor het koken en roosteren van granen, wortels, zaden en knollen en hun nevenproducten, doorgaans gevolgd door vlokken Chemisch proces van hydrolyse van vetten/oliën. Door het laten reageren van vetten/oliën met water, uitgevoerd bij hoge temperatuur en druk, kunnen in de hydrofobe fase ruwe vetzuren en in de hydrofiele fase ruwe glycerol ( sweet water ) worden verkregen Twee of meer diervoeders die in een installatie worden gemengd tot een homogeen mengsel. Vermindering van bepaalde gehalten 3 door toevoeging van water of andere bestanddelen Infraroodmicronisering Infraroodgemicroniseerd B/66 Splitsen van oliën/vetten en gehydrogeneerde oliën/vetten Mengen Gesplitst B/67 Gemengd, Mengvoeders, Voormengsels Ref. Glossarium procedés NVT Verdunnen Verdund NVT 3 Het is verboden om met het oog op verdunning diervoeders te mengen waarvan het gehalte aan ongewenste stoffen het maximumgehalte overschrijdt dat vermeld staat in de tabel onder het punt 5 van het document BT-01: Aanvullende normen voor diervoeders en te verwerken nevenstromen. 67 CC01_v0.14

68 Overzicht van de belangrijkste activiteiten die een systeem -certificatie (ISO 17021) of een product -certificatie (ISO/IEC ) vereisen 4 Handel, op- en overslag en transport zijn altijd als dienst gehanteerd. Onderstaande lijst omvat activiteiten die als dienst worden beschouwd binnen de FCA Standaard. Nr Definitie Procedé voor het verwijderen van stof, fijne deeltjes en andere deeltjes met zwevende graankorrels uit een graanmassa bij overdracht door middel van een luchtstroom Het verlagen van de temperatuur onder kamertemperatuur maar boven het vriespunt met het oog op bewaring Het verwijderen van objecten (verontreinigende stoffen, bvb. stenen) of vegetatieve delen van de plant, bvb. losse stukjes stro of kaf of onkruid Het scheiden van fragmenten van voedermiddelen door ze te zeven en/of te behandelen met een luchtstroom die de lichte omhulseldelen afvoert In enig omhulsel doen, tot een pak of pakken maken (ten behoeve van expeditie of verhandeling) Mechanische reductie van agglomeraten van kleinere partikels die ontstaan zijn als gevolg van stockage (druk), en waarbij hun initieel aspect wordt teruggegeven. Het onttrekken van water door middel van een kunstmatig of een natuurlijk procedé (granen, oliehoudende en eiwitrijke zaden die rechtstreeks van de primaire producent worden afgenomen) Een product conform de eigenschappen maken om het in de handel te brengen, door toevoeging van water 5, zonder echter de nutritionele eigenschappen ervan te wijzigen. Voorbeelden van procedure Voorbeelden van gebruikelijke naam/benaming Aspiratie Geaspireerd B/2 Koelen Gekoeld B/5 Reinigen Gereinigd B/7 Fractionering Gefractioneerd B/32 Verpakken Verpakking, Zakgoed, Vatten, Conditioneren Ref. Glossarium procedés NVT Verbrokkelen Breken (in deze beperkte definitie) NVT Drogen Gedroogd (zon of kunstmatig) B/21 Standaardisering Gestandaardiseerd NVT 4 Dit overzicht moet niet als volledig worden beschouwd. De meeste werkzaamheden die kunnen voorkomen in ondernemingen die binnen het toepassingsgebied van de FCA standaard vallen, staan erin vermeld. 5 Bvb. automatische toevoeging van water in melasse om een Brix graad te verkrijgen die zich situeert binnen de marge die de melasse conform de specificaties voor het in de handel brengen maakt. Bij een standaardisering is het verboden om met het oog op verdunning diervoeders te mengen waarvan het gehalte aan ongewenste stoffen het maximumgehalte overschrijdt dat vermeld staat in de tabel onder het punt 5 van het document BT-01: Aanvullende normen voor diervoeders en te verwerken nevenstromen. 68 CC01_v0.14

69 Bijlage 2: Auditorkwalificaties: Basisdossier Nom / Naam: OCI: Date/Datum Participation à l examen / Deelname aan examen type 1 type 2 type 3 Deelname aan examen type 1 / Participation à l examen type 1 ISO/CEI Auditeur-produit; Productauditor Deelname aan examen type 2 / Participation à l examen type 2 ISO/CEI Auditeur-système; Systeemauditor N Qualifications générales Algemene kwalificaties X 1. Bachelor en agronomie ou environnement ou équivalent par expérience 2. Expérience professionnelle de cinq ans (ou dérogation écrite d OVOCOM à joindre) 3. Expérience de 2 ans dans un secteur pertinent (ou dérogation écrite d OVOCOM à joindre) Bachelor Landbouw of milieu of gelijkwaardig door ervaring Vijf jaar professionele ervaring (of schriftelijke afwijking van OVOCOM toe te voegen) 2 jaar ervaring in een relevante sector (of schriftelijke afwijking van OVOCOM toe te voegen) 4. Réussite de l examen «HACCP» Slagen voor het HACCP -examen Date / Datum: 5. Réussite de l examen «processing» Slagen voor het examen processing Date / Datum: 6. Réussite de l examen «législation animale» Slagen voor het examen diervoederwetgeving Formation OVOCOM / OVOCOM-opleiding - Date / Datum: Examen - Date / Datum: 7. Réussite de l examen «FCA» Slagen voor het FCA -examen Formation OVOCOM / OVOCOM-opleiding - Date / Datum: Examen - Date / Datum: 69 CC01_v0.14

70 N Qualifications générales Algemene kwalificaties X 8. Qualités personnelles, aptitudes générales et spécifiques à l audit (ISO 19011) 9. Avoir suivi au minimum 1 journée de formation relative aux systèmes de gestion de la qualité 10. Formation continue (interne et/ou externe) (joindre le programme en annexe) 11. Audit sous supervision (joindre liste en annexe) 12. Indépendance (joindre liste des activités pouvant influencer l indépendance (y compris missions de consultance) réalisées dans les 2 années précédentes ou déclaration d indépendance) Persoonlijke kwaliteiten, algemene vaardigheden en specifieke auditvaardigheden (ISO 19011) Minimum 1 dag opleiding gevolgd hebben in kwaliteitsbeheerssystemen Continue bijscholing (intern en/of extern) (programma als bijlage toevoegen) Audit onder toezicht (lijst als bijlage toevoegen) Onafhankelijkheid (lijst van de activiteiten die de onafhankelijkheid kunnen beïnvloeden (consultingopdrachten inbegrepen) van de voorbije 2 jaar als bijlage toevoegen met een onafhankelijkheidsverklaring) Annexes / Bijlagen CV Annexe/Bijlage n Liste avec les audits réalisés sous supervision (date/entreprise/type activités/superviseur) Lijst met audits uitgevoerd onder toezicht (datum/bedrijf/type activiteiten/supervisor) Liste des activités pouvant influencer l indépendance (y compris les missions de consultance) ou déclaration d impartialité Lijst van de activiteiten die de onafhankelijkheid kunnen beïnvloeden (consultingopdrachten inbegrepen) of onpartijdigheidsverklaring Liste des formations suivies (sur l année) Lijst met gevolgde opleidingen (op jaarbasis) Autres annexes (précisez: ) Andere bijlagen (specificeer: ) Annexe/Bijlage n Annexe/Bijlage n Annexe/Bijlage n Annexe/Bijlage n 70 CC01_v0.14

71 Bijlage 3: Auditorkwalificaties: Jaarlijkse update Nom / Naam: OCI: Date/Datum ISO/CEI Auditeur-produit; Productauditor ISO/CEI Auditeur-système; Systeemauditor N Qualifications générales Algemene kwalificaties X 1. Examen type 1, 2 ou 2 3 (biffer ce qui ne convient pas) Réussite de l examen «législation animale» Date Examen : Réussite de l examen «FCA» Date Examen : 2. Formation continue (interne et/ou externe) (joindre le programme en annexe) 3. Nombre d audits production par an: (joindre le détail en annexe) 4. Nombre d audits services par an: (joindre le détail en annexe) 5. Indépendance (joindre liste des activités pouvant influencer l indépendance (y compris missions de consultance) réalisées dans les 2 années précédentes ou déclaration d indépendance) Examen type 1, 2 of 2 3 (schrappen wat past) Slagen voor het examen diervoederwetgeving Datum examen: Slagen voor het FCA -examen Datum examen: Continue bijscholing (intern en/of extern) (programma als bijlage toevoegen) Aantal audits productie per jaar: (voeg detail in bijlage toe) Aantal audits diensten per jaar: (voeg detail in bijlage toe) Onafhankelijkheid (voeg lijst van de activiteiten die de onafhankelijkheid kunnen beïnvloeden (consultingopdrachten inbegrepen) van de voorbije 2 jaar in bijlage toe of een onafhankelijkheidsverklaring) Annexes / Bijlagen Liste des audits réalisés durant l année calendrier (date/entreprise/type activités) Lijst van audits uitgevoerd gedurende het kalenderjaar (datum/bedrijf/type Annexe/Bijlage n 71 CC01_v0.14

72 activiteiten) Liste des activités pouvant influencer l indépendance (y compris les missions de consultance) ou déclaration d impartialité Lijst van de activiteiten die de onafhankelijkheid kunnen beïnvloeden (consultingopdrachten inbegrepen) of een onpartijdigheidsverklaring Liste des formations suivies (sur l année) Lijst met gevolgde opleidingen (op jaarbasis) Autres annexes (précises: ) Andere bijlagen (specificeer: ) Annexe/Bijlage n Annexe/Bijlage n Annexe/Bijlage n 72 CC01_v0.14

73 Bijlage 4: Afbeelding van het beeldmerk (logo) Vorm 1 kleur grijswaarden 73 CC01_v0.14

74 Vorm 2 (stempel) kleur Zwart-wit Grijswaarden 74 CC01_v0.14