Functiebeschrijving projectleider

Transcriptie

1 Functiebeschrijving projectleider 1. Algemene informatie Naam instelling : MEE Noordwest-Holland Standplaats : Alkmaar, Den Helder, Haarlem, Heemskerk of Hoorn ( de functionaris zal werkzaam kunnen zijn op één of meerdere locaties ) Functie : projectleider Peildatum : 1 januari 2010 FWG-functiegroep : 60 Vastgesteld door : directeur Laatste wijziging : n.v.t. Inleiding MEE Noordwest-Holland heeft een maatschappelijke opdracht. Een aantal diensten/ activiteiten van MEE Noordwest-Holland liggen op het snijvlak van publiek/privaat en zijn altijd direct en indirect gericht op integratie en participatie van mensen met een beperking. MEE Noordwest-Holland biedt mogelijkheden om (binnen de vastgestelde beleidskaders van VWS, CVZ en MEE-Nederland ) publieke en private samenwerking te zoeken, kansen te benutten en slagvaardig zelfstandig te opereren. Kern en doel van de functie van Projectleider MEE Noordwest-Holland De projectleider werkt vanuit de visie en missie van MEE Noordwest-Holland. Dit op basis van een omgevingsanalyse met betrokkenen in die omgeving, met als doel het ontwikkelen en realiseren van concrete projecten op het gebied van welzijn, zorg en wonen. De projecten dragen aantoonbaar bij aan de maatschappelijke integratie en participatie van mensen met een beperking. Met een vraaggerichte houding in opdracht van de manager Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) leveren van een resultaatgerichte bijdrage aan innovatie en ontwikkeling van MEE Noordwest-Holland door middel van relatiebeheer, het signaleren van trends en ontwikkelingen, doen van projectvoorstellen, voorbereiden en leiden van projectopdrachten en het leveren van een bijdrage aan de implementatie van de resultaten hiervan. 2. Plaats in de organisatie Binnen de afdeling Maatschappelijk Ontwikkeling zijn de collectieve taken: maatschappelijke integratie en participatie signalering en publieksinformatie geplaatst. En het cursusbureau (E diensten), marketing, communicatie en informatie (strategisch en operationeel). De afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling wordt aangestuurd door twee managers MO, een voor de regio Noord-Holland-Noord en een voor de regio Midden- en Zuid-Kennemerland. Eén van de managers MO is hiërarchisch en functioneel leidinggevende van de projectleider.

2 Functionaris maakt deel uit van het team MO en geeft vanuit het eigen vakgebied en de eigen deskundigheid aanwijzingen aan directe collega s. 3. Contacten Contacten intern: Managers Maatschappelijk Ontwikkeling (MO), managers- en teams cliëntondersteuning (CO), collega s van de afdeling MO en consulenten. Contacten extern: Lokale-, regionale, provinciale overheden, subsidieverstrekkers, profit en non-profit organisaties, relevante netwerken, belangenvertegenwoordiging organisaties. 4. Resultaatgebieden en kernactiviteiten a. Resultaatgebied: Beleid Signaleert en analyseert ontwikkelingen met betrekking tot dienstverlening van de collectieve taak maatschappelijke participatie en activering, de marktwerking in de zorgsector en de maatschappij en vertaalt deze naar mogelijkheden voor (nieuwe) dienstverlening binnen MEE Noordwest-Holland. De projectleider is in opdracht van de manager MO- verantwoordelijk voor het voorbereiden en uitvoeren van samenwerkingsafspraken ( inhoudelijk en financieel) met provincie, gemeenten en externe partijen. Levert een bijdrage aan de ontwikkeling van gemeentelijk beleid en vertaald gemeentelijk beleid naar een concrete bijdrage van MEE bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid. Adviseert gevraagd en ongevraagd de manager MO over trends en ontwikkelingen die invloed (kunnen) hebben op de dienstverlening (individuele en collectieve taken) van MEE Noordwest-Holland. De projectleider is - in opdracht van manager MO - mede verantwoordelijk voor het (door) ontwikkelen en concretiseren van het beleid op het gebied van maatschappelijk participatie en integratie (op basis van PMC s ) voor MEE Noordwest-Holland. Aan de hand van werk- en jaarplannen en opdrachten van de managers MO worden opdrachten en/of projecten gestuurd en/of uitgevoerd. Ontwikkelt producten/diensten en toepassingen op basis van de in het ondernemingsplan/marketingplan/werkplan opgenomen activiteiten. Rapporteert schriftelijk als mondeling periodiek aan de manager MO. 5. Resultaatgebied:Projecten Wordt op projectbasis ingezet op het verrichten van voorbereidende activiteiten ten behoeve van het beleid op het gebied van collectieve taken en innovaties, regionaal of bovenregionaal in overleg en samenspraak met de manager CO en/of met externe partijen. Anticipeert op relevante interne en externe ontwikkelingen en/of knelpunten op het gebied van collectieve taken en innovaties. Werkt aan de hand van concrete resultaatgerichte projectplannen en kan zo nodig functioneel leiding geven aan een projectteam. De projectleider stelt zelf de projectplannen op. Stelt projectbegrotingen op, beoordeelt offertes en financiële overzichten. Onderhandelt (op verzoek) over het te leveren aandeel van de organisatie bij de totstandkoming van het projectresultaat.

3 Organiseert, coördineert en voert de activiteiten van het projectplan uit volgens de systematiek van het projectmatig werken. Voert periodiek overleg met interne en externe belanghebbenden over de uitvoering. Rapporteert periodiek aan de manager MO over de voortgang van het project. Informeert de managers over de mogelijke gevolgen van het project voor de organisatie(onderdelen) en/of voor de externe omgeving. Draagt zorg voor de projectadministratie. Is belast met de communicatie over het project i.s.m. communicatie en informatie. Promoot het project, zowel intern als extern. Voorziet belanghebbenden tijdig van informatie. 6. Resultaatgebied: Netwerken Is in staat netwerken te initiëren, coördineren en daarin te participeren en is verantwoordelijk voor de realisatie van netwerkresultaten. Adviseert gevraagd en ongevraagd de manager MO over het aangaan van netwerkcontacten c.q. stopzetten van netwerkcontacten, indien deze niet leiden tot de gewenste resultaten. Initieert en participeert op verzoek van de manager MO in netwerken op tactische en uitvoerend niveau en onderhoudt deze. Afstemming en overleg vinden plaats met manager CO en consulenten. Geeft op verzoek van de manager voorlichting of presentaties op aanvraag aan instanties ten behoeve van netwerkopbouw. 7. Resultaatgebied: Beheer Kernactiviteiten: Stelt in opdracht van de manager MO het deelwerkplan van afdeling Maatschappelijk Ontwikkeling op, maakt afspraken en ziet toe op de uitvoering hiervan. Rapporteert periodiek aan de manager MO over de voortgang op het gebied van beleidsontwikkeling, kwaliteit en financiën. Bewaakt de voortgang van het project en/of de opdracht, bewaakt en bevordert een optimale kwaliteit, signaleert knelpunten, neemt hiertoe maatregelen en ontwikkelt zonodig beleid. Genereert inkomsten - in opdracht van de manager MO- buiten het vastgestelde budget door middel van marktonderzoek (nieuwe markten exploreren) of door (nieuwe) doelgroepen te benaderen met als doel hogere afname van bestaande en/of nieuwe producten. Voert een proactief acquisitiebeleid op uitvoerend/tactisch niveau, zowel in- als extern. Voert een actief relatiebeheer op uitvoerend/tactisch niveau Vertegenwoordigt de regio (Noord-Holland-Noord of Midden- en Zuid- Kennemerland) en/of de gehele organisatie bij gelegenheden en overleggen daar waar dit onderwerpen betreft die de afdeling MO betreffen, dan wel onderdeel uitmaken van de portefeuille binnen de afdeling MO. Initieert innovatieve mogelijkheden voor uitbreiding en/of nieuwe dienstverlening.

4 8. Functie-eisen, vaardigheden en verantwoordelijkheden volgens de gezichtspunten Kennis: Een vakgerichte HBO-opleiding, aangevuld met een opleiding projectmanagement en relevante werkervaring op dit gebied. Kennis van de publieke en private sector in algemene zin en meer specifieke kennis van de gemeentelijke sector. Kennis van de omgevingsfactoren en concurrenten die van invloed zijn op de organisatie. Analytisch vermogen teneinde snel inzicht te verkrijgen in relevante interne en externe ontwikkelingen en het vertalen van gemeentelijk beleid. Is op basis van relevante werkervaring in staat vakinhoudelijke ontwikkelingen te vertalen naar mogelijkheden en kansen voor de organisatie. Kennis en ervaring met het opstellen van projectplannen, projectbegrotingen en offertes. Kennis en ervaring met het leiden van projecten en functioneel leiding geven aan projectteams Zelfstandigheid De werkzaamheden worden zelfstandig verricht, waarbij naar eigen inzicht moet worden gehandeld en binnen de vastgestelde kaders wordt een bijdrage geleverd aan het strategisch beleid van de organisatie. De functie vereist probleemoplossend vermogen, creativiteit en flexibiliteit en het vermogen om op effectieve wijze doelen en prioriteiten te bepalen. De projectaanpak wordt zelfstandig bepaald. In de adviesrol naar managers en opdrachtgevers wordt gevraagd en ongevraagd initiatief genomen. Signaleert knelpunten in de opdracht of in de uitvoering daarvan en handelt om deze knelpunten op te lossen. Heeft het vermogen om snel complexe, nieuwe zaken eigen te maken. Rapporteert structureel naar de manager MO en de opdrachtgevers, zowel intern als extern. Sociale vaardigheden: Tact, invoelingsvermogen, integriteit, geduld en flexibiliteit en het vermogen tot enthousiasmeren zijn noodzakelijk in de contacten op uiteenlopende niveaus. Functionaris moet in teamverband kunnen werken en levert een actieve bijdrage aan de teamsfeer. Beschikt over overtuigingskracht en adviesvaardigheden en het vermogen om te gaan met belangentegenstellingen. Is in staat om zowel in- als extern een netwerk van contacten op te bouwen en te onderhouden. Risico s, verantwoordelijkheden en invloed: Onbetrouwbare informatie, foutieve analyses en adviezen naar de manager MO, manager en/of opdrachtgever kunnen leiden tot verkeerde beslissingen met mogelijk verstrekkende gevolgen voor onder andere de uitvoering van het project/opdracht. Functionaris heeft vanuit de functie invloed op het dienstverlenings- en/of organisatie-inhoudelijk beleid. Er is kans op het veroorzaken van materiële en immateriële schade door het vertegenwoordigen van de organisatie in diverse in- en externe overlegvormen. Functionaris is verantwoordelijk voor realisatie van projectresultaten en netwerkcontacten. Uitdrukkingsvaardigheid: De functie vereist het vermogen goed schriftelijk en mondeling te communiceren op diverse niveaus. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is vereist t.b.v. het overleg, het geven van presentaties en bij het uitdragen en verdedigen van visie, ideeën en argumenten. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is van belang bij het schrijven van beleidsnotities, projectplannen en rapportages. Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is noodzakelijk om ontwikkelingen en vragen in de context te vertalen naar een beleid en projectvoorstellen.

5 Bewegingsvaardigheid: Er worden geen bijzondere eisen gesteld aan de bewegingsvaardigheid, anders dan het regelmatig gebruik van een personal computer (PC). Oplettendheid: Oplettendheid is van belang ten aanzien van ontwikkelingen binnen en buiten de eigen organisatie, projectplanning, coördinatie van projecten en de juistheid van gegevens en voorstellen. Oplettendheid is nodig voor het hanteren en uitwerken van kosten/kwaliteitsafwegingen. Overige functie-eisen: Doorzettingsvermogen is van belang voor het creëren van draagvlak voor veranderingen en projectplannen binnen MEE Noordwest-Holland. Eisen worden gesteld aan ordelijkheid en nauwkeurigheid. Het hebben van inzicht in en invloed op vertrouwelijke bedrijfsinformatie vereist integriteit en objectiviteit. Betrouwbaarheid is van belang bij het omgaan met soms tegengestelde belangen van diverse betrokkenen. Functionaris vertegenwoordigt de organisatie in diverse in- en externe overlegstructuren waardoor eisen worden gesteld aan het voorkomen (verzorging en kleding) en gedrag. Functionaris heeft geen negen tot vijf mentaliteit. Flexibiliteit en mobiliteit (in de arbeidsuren, arbeidstijden (avonduren) en de plaats waar wordt gewerkt) is belangrijk om de opdrachten goed en snel uit te kunnen uitvoeren. Flexibiliteit en mobiliteit (in de arbeidsuren en de plaats waar wordt gewerkt) is belangrijk om de opdrachten goed en snel uit te kunnen uitvoeren. Inconveniënten: Psychische belasting kan ontstaan door het dragen van verantwoordelijkheid voor een adequate en optimale advisering over en ontwikkeling van (strategisch) beleid en de implementatie daarvan en het werken met deadlines. Functionaris is verantwoordelijk voor de inhoudelijke aansturing van de projecten waardoor psychische belasting kan ontstaan door het dragen van verantwoordelijkheid voor resultaten waarop derden een medebepalende invloed hebben. De functionaris zal periodiek op onregelmatige uren werken, met name in de avonduren, dit o.a. in verband met het bezoeken van gemeenteraadsvergaderingen. Vaststelling van de functiebeschrijving Naam Datum Paraaf Notitie Functiehouder Gezien P&O In bestand Directeur Vastgesteld

6