JAAR VERSLAG 2014 CIJFERS & MEER VAN EEN JAAR ARCUS

Transcriptie

1 JAAR VERSLAG 2014 CIJFERS & MEER VAN EEN JAAR ARCUS 1

2 2

3 JAAR VERSLAG

4 4

5 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 5 Voorwoord 7 Leeswijzer 9 Samenvatting 10 1 Strategie en organisatie Profiel Missie en visie Strategische ontwikkelingen en herinrichting van de organisatie Nieuwbouw en huisvesting Positionering techniekonderwijs De organisatiestructuur van Arcus Het bestuur en de Raad van Toezicht Medezeggenschap: De Ondernemingsraad en de Centrale Studentenraad Toezicht door de onderwijsinpectie De besturingsfilosofie en de planning en control cyclus Klachtenafhandeling Toekomstige ontwikkelingen: doorkijk naar 2015 en De nieuwbouw en overige huisvesting 44 6 Personeel Personeelsopbouw en strategisch personeelsbeleid Personeelsbeleid Professionalisering 51 7 Financiën Inleiding Enkelvoudige staat van baten en lasten van stichting Arcus College Geconsolideerde staat van baten en lasten van Arcus De enkelvoudige balans van de stichting Arcus College 7.5 De geconsolideerde balans van Arcus Onderlinge leveringen en vorderingen/kortlopende schulden tussen groepsmaatschappijen Treasury en financiële positie Continuïteitsparagraaf Risicomanagement 66 2 De regio en de Arcus populatie De regio Parkstad getypeerd De studentenpopulatie van Arcus in beeld 23 3 Onderwijs Strategisch beleid onderwijs Visie op onderwijs en onderwijsmodel: de BGO Kapstok Internationalisering Focus op vakmanschap Studiesucces: jaarresultaat, voortijdig schoolverlaten en studenttevredenheid Kwaliteitszorg Onderwijsontwikkeling: intensivering, verkorting, invoering nieuwe kwalificatiedossiers Overstap VO-MBO, inschrijven en toelaten Het onderwijsproces: didactiek en begeleiding Intensivering van het taal en rekenonderwijs Onderwijsbedrijfsvoering en ondersteunende processen 38 Bijlagen 69 1 Jaarverslag en accountantsverklaring 69 2 Notitie Helderheid MBO 70 3 Nevenfuncties Leden College van Bestuur en Raad van Toezicht 73 4 Checklist governance 76 5 Jaarverslag Taal en rekenen 79 4 Macrodoelmatigheid Techniekonderwijs Zuid-Limburg (TOZL) Chemelot Innovation and Learning Labs (CHILL) Tech2Create Centrum voor innovatief vakmanschap Zorgtechniek Limburg Macrodoelmatigheid overige opleidingen 42 5

6 foto 6

7 Voorwoord Welkom bij Arcus 2014 is voor Arcus een turbulent jaar geweest. De invoering van Focus op vakmanschap, met in 2014 als belangrijkste verandering de uitbreiding van de onderwijstijd naar 1000 uur voor de BOL leerlingen en de invoering van passend onderwijs. Onze discussies over de kwaliteit van ons onderwijs en de tegenvallende rendementen en VSV cijfers en de conclusies die we daaraan hebben verbonden. De afslanking van de organisatie als gevolg van economische ontwikkelingen en het huidige overheidsbeleid. De aandacht voor techniek onderwijs in Zuid-Limburg. De vermindering van het contractonderwijs en de afbouw van de Holding. Dit alles gecombineerd met de ingebruikname van de prachtige nieuwbouw in de zomer van Wij beseffen dat dit zeer veel van de medewerkers van Arcus gevraagd heeft. Zij hebben hun werk ook in 2014 met grote betrokkenheid bij het onderwijs uitgevoerd. Een groot aantal voornemens hebben we gerealiseerd. Maar niet alles is gelopen zoals we ons dat in het begin van het jaar voorgenomen hadden. Wij beschrijven dat uitgebreid in dit verslag en leggen daarmee verantwoording af over onze prestaties en de ontwikkelingen binnen Arcus, maar ook over ontwikkelingen buiten Arcus die we naar binnen vertalen. Het College van Bestuur 7

8 8

9 Leeswijzer Voor u ligt het Geïntegreerd Jaardocument over 2014 van het Arcus college.met dit jaarverslag willen we iedereen die betrokken is bij Arcus college informeren over de gang van zaken in het afgelopen jaar. Het jaarverslag is voor iedereen beschikbaar als pfd bestand op onze website. Ons jaarverslag begnt met een samenvatting, waarin u kort en bondig de belangrijkste ontwikkelingen bij Arcus in 2014 kunt lezen. In het eerste hoofdstuk Strategie en organisatie maakt u kennis met het Arcus college en de manier waarop we omgaan met goed bestuur. Het tweede hoofdstuk vertelt iets over onze regio en onze studentenpopulatie. In het derde hoofdstuk gaat het over onze core-business : het onderwijs! Hoofdstuk 4, dat gaat over macrodoelmatigheid, laat zien dat wij met ons techiekonderwijs vernieuwend bezig zijn. Ook hoofdstuk 5 gaat over vernieuwing, en wel onze prachtige nieuwe gebouw dat in het afgelopen jaar is geopend. In de hoofdstukken 6 Personeel en 7 Financiën tenslotte, vindt u de personele en financiële cijfers over 2014 en de continuïteitsparagraaf waarin u kunt lezen welke ontwikkelingen wij verwachten en hoe wij daarop anticiperen. De jaarrekening, de accountantsverklaring, de notitie Helderheid MBO, de nevenfuncties van het College van bestuur en de Raad van Toezicht, een checklist governance en het jaarverslag taal en rekenen treft u aan als bijlagen bij dit jaardocument. Na het lezen van dit jaarverslag heeft u wellicht de behoefte te reageren of nader kennis te maken. Daartoe nodigen wij u van harte uit. Onze deur staat voor u open. Arcus College Valkenburgerweg AW Heerlen

10 Samenvatting Strategie In 2011 heeft Arcus in het strategisch beleid de volgende drie hoofdoelstellingen opgenomen: 1. De kwaliteit van ons onderwijs staat als een huis 2. De infrastructuur en de kwaliteit van het beroepsonderwijs zijn ontgroeningsbestendig 3. Arcus staat voor maatwerkopleidingen, leven lang leren, re-integratie en participatie. Als gevolg van economische ontwikkelingen en het huidige overheidsbeleid heeft Arcus in 2013 het strategisch beleid aangepast. In 2014 heeft deze aanpassing zijn beslag gekregen. Re-integratie hoort niet meer tot het takenpakket, inburgering via aanbesteding is een aflopend product en de contractactiviteiten zijn in afgeslankte vorm binnen de organisatie van de Stichting gebracht. Arcus richt zich nu uitsluitend op de kerntaak: door middel van scholing mensen in een leersituatie ontwikkelen. Door het bieden van kwalitatief goed onderwijs wenst Arcus op die manier een belangrijke bijdrage te leveren aan de sociaal economische ontwikkeling en het maatschappelijk succes van de bewoners in de regio. Onderwijs Op het terrein van het onderwijs zijn in de afgelopen jaren de rendementen gestegen en is het percentage voortijdig schoolverlaters ten opzichte van bij Arcus sterk gedaald. Echter de jaarresultaten en de percentages voortijdig school-verlaten blijven (resp. 10 en 15 %) achter bij het landelijk gemiddelde. De eerste analyses wijzen uit dat om de rendementen te verbeteren, de focus in de komende jaren moet liggen op de kwaliteit van het onderwijs. Nadere analyse op teamniveau is nodig om de oorzaken goed in kaart te brengen. De onderwijsteams zullen meer in the lead gaan komen en het onderwijs in de klas zal verder worden verbeterd. Gegeven de regionale problematiek in combinatie met de maatschappelijke functie die Arcus voor zichzelf ziet, betekent dit dat er hoge eisen worden gesteld aan de deskundigheid van de onderwijsteams en ondersteuning. In het kader van de invoering van het actieplan Focus op Vakmanschap is in 2014 voor alle 1e leerjaren de verhoging van de onderwijstijd ingevoerd, zijn de meeste niveau 4 opleidingen verkort tot 3 jaar en is met de Entree opleiding gestart. Ook is in 2014 de eerste fase van de invoering van passend onderwijs gerealiseerd. In het kader van de toekenning van de ondersteuning zijn flinke stappen gezet. Er is maatwerkinschrijving voor studenten voor wie passend onderwijs aan de orde is. Er is een vijftal arrangementen in het kader van passend onderwijs ontwikkeld en aangeboden aan studenten, die hiervoor in aanmerking komen. Met betrekking tot het vaststellen van de ondersteuningsbehoefte is de informatievoorziening vanuit het VO nog een aandachtspunt en ook de echte invoering van passend onderwijs in de klas, zal de komende jaren nog de nodige aandacht vergen. Arcus heeft naar aanleiding van de modernisering van de bekostiging die per 1 januari 2015 zijn beslag kreeg en naar aanleiding van andere maatregelen in het kader van Focus op Vakmanschap, de interne allocatie in 2014 aangepast. Arcus hanteert nu allocatieregels waarbij (op basis van het aantal bekostigbare studenten) de teams naar de aard van hun studentenpopulatie en problematiek, gefaciliteerd worden via de (interne) allocatie van middelen. Macrodoelmatigheid Het jaar 2014 stond wat betreft het thema macrodoelmatigheid in het teken van de verdere besluitvorming en start van de implementatie van de gemaakte keuzes met betrekking tot het techniekonderwijs in Zuid-Limburg (TOZL). Hierbij wordt het technisch onderwijs van MBO en VMBO voor de regio gezamenlijk ingericht in twee doorlopende vmbo-mbo leerlijnen: een vakmanschapsroute en de technologieroute. Huisvesting en bedrijfsvoering In mei 2014 is de Arcus nieuwbouw aan de Valkenburgerweg in Heerlen binnen budget opgeleverd en in de zomer van 2014 in gebruik genomen. Met de verhuizing naar de nieuwbouw heeft in 2014 ook de verdere centralisatie van onderwijsondersteuning zijn beslag gekregen door inrichting van het Studenten informatie punt STIP en het Facilitair Bedrijf (facilitaire 10

11 zaken en ICT) en herinrichting van de onderwijsondersteunende processen. In 2014 is een groot deel van de processen gestroomlijnd, er zijn nieuwe systemen ingevoerd. De praktijk is op een aantal plaatsen echter nog weerbarstiger dan de bedoelingen en het beoogde effect van deze processen en systemen. Personeel Als gevolg van de economische ontwikkelingen en het daarop aangepaste strategisch beleid, moest een behoorlijke reductie van de tijdelijke formatieplaatsen worden gerealiseerd. Daarnaast was er vanwege afslanking en afstoting van organisatieonderdelen op plekken sprake van een dreigende boventalligheid. Door middel van het instellen van een vacaturecommissie, herplaatsing en realiseren van mobiliteit in de organisatie zijn in 2014 formele boventalligheid door formatie-reductie en ontslagen voorkomen. Hierdoor en door middel van gericht beleid is in 2014 de fleibele personele schil teruggebracht van 30,8 % begin 2013 naar 22,3% eind De omvang van de fleibele schil biedt nog wel, samen met de verwachte natuurlijke uitstroom in de komende jaren, de benodigde bewegingsruimte in verband met de benodigde teruggang in de omvang van de formatie. De te verwachten uitstroom op docentenniveau (veroorzaakt doordat een groot aantal personeelsleden binnen afzienbare tijd met pensioen gaat) in relatie tot het benodigde aantal docenten, levert een grote vervangingsvraag op in de komende jaren, die naar verwachting slechts in zeer beperkte mate zal worden opgelost vanuit de lerarenopleidingen. In de strategische personeelsplanning voor de komende periode, waarmee in 2014 een start is gemaakt, zal dit een belangrijk aandachtspunt blijven. Het ziekteverzuim (tot 2 jaar) is gedurende 2014 gestegen naar 5,3%. Dat is boven de norm van 5,25% die Arcus zichzelf heeft gesteld. De grote veranderingen in de organisatie en de daaruit voortvloeiende functieonzekerheid kunnen debet zijn aan deze stijging. Het grootste verzuim doet zich namelijk voor in de units / diensten waar de grootste veranderingen plaats vinden. Professionalisering Hoewel er in 2014 stappen zijn gezet op het gebied van professionalisering, zoals de inrichting van een Management Development traject, focus op bevoegde en bekwame docenten, het verbeteren van de gesprekscyclus, instellingsbrede bepaling van onderwerpen waarop moet worden geschoold en een gedeeltelijke uitvoering van deze scholingstrajecten, is de constatering dat professionalisering nog niet de prioriteit krijgt die zij verdient en die nodig is. Dit wordt ook duidelijk uit de analyse die in 2014 bij Arcus heeft plaatsgevonden en waarbij door middel van semi-gestructureerde interviews en deskresearch gekeken is naar de inhoud en de kwaliteit van de huidige situatie betreffende professionalisering. Uit die analyse komt naar voren dat een gedragen visie en formeel professionaliseringsbeleid nog onvoldoende tot stand gekomen is, dat de professionaliserings-budgetten elk jaar slechts voor een deel worden ingezet en dat de aangeboden professionaliseringsactiviteiten maimaal zo n 40% van de docentenpopulatie bereiken. Financiën De liquiditeitsratio en de solvabiliteit van Arcus zijn met 1,37 respectievelijk 0,84 goed te noemen en liggen boven het ROC gemiddelde. Het geconsolideerde resultaat in 2014 was positief; het rentabiliteitspercentage was 0,9%. Begroot was een resultaat van Met betrekking tot de continuïteit kunnen de volgende conclusies getrokken worden: De regio Parkstad Limburg is een krimpregio. Voor de komende jaren gaat Arcus uit van een krimp in studentenaantal van 1 % per jaar (in de Beroeps Opleidende Leerweg BOL). De personele verhoudingsgetallen laten zien dat de verhouding onderwijspersoneel ten opzichte van de overige categorieën personeel ten opzichte van de landelijke trend niet uit de pas loopt. Aangezien de meerjarenraming een dalend verloop van de totale baten laat zien, zal de personele bezetting de komende jaren dalen. Conclusie uit de meerjarenraming is een jaarlijks sluitende eploitatie, waaraan een noodzakelijk strak gebudgetteerde bedrijfsvoering en realisatie ten grondslag liggen. 11

12 Door de huisvestingslasten verder terug te dringen kan er aanvullende innovatieruimte worden gerealiseerd. Uit de meerjarenbalans blijkt dat de liquiditeit boven de gewenste buffer van 6 miljoen blijft en dat voor de financiering van de activa geen langlopend vreemd vermogen nodig is. Planning & Control cyclus en risicomanagement In het kader van de uitvoering van de planning & Control cyclus blijft het geheel doorlopen van de PDCA cyclus tot en met de uitvoering van de verbeterplannen en de monitoring daarvan een aandachtspunt. Binnen Arcus is twee jaar geleden risciomanagement methodisch ingevoerd. In 2015 wordt verdere professionalisering van de methodiek ter hand genomen. Een goede werking van het instrument risicomanagement vraagt voortdurend aandacht, risico-alertheid en discipline om ermee aan de slag te blijven. Vooruitblik naar 2015 en 2016 In 2015 definieert Arcus haar strategisch beleid voor de jaren Belangrijke kaders hiervoor zijn natuurlijk het actieplan Focus op Vakmanschap en de kwaliteitsafspraken met het ministerie van OCW. Daarnaast is het de vraag welke rol en toegevoegde waarde de regio van Arcus vraagt en wat voor school Arcus in de komende jaren wil zijn. Voor Arcus staan de jaren 2015 en 2016 in het teken van het verbeteren van het studiesucces en het verder terugdringen van voortijdig schoolverlaten, zodanig dat de resultaten van Arcus in lijn komen met het landelijke gemiddelde. Er zal een diepergaande analyse van de oorzaken plaatsvinden en zullen verbetermaatregelen worden genomen. Aandacht gaat daarbij uit naar het monitoren van de uitvoering van die verbetermaatregelen (het afmaken van de PDCA cyclus). De focus zal in de komende jaren moet liggen op de kwaliteit van het onderwijs in de klas en het in de lead zijn van de docententeams. Dit wordt opgepakt in de uitvoering van het kwaliteitsplan , dat in 2015 is opgesteld. 12

13 1. Strategie en organisatie 1.1 Profiel Het Regionaal Opleidingen Centrum Arcus College is een school voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie. Arucs heeft de juridische structuur van een stichting. Arcus biedt ongeveer 200 verschillende mbo opleidingen (uitstroomvarianten) aan in twee leerwegen, de Beroeps Opleidende Leerweg (BOL) en de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL), in vrijwel alle sectoren van het beroepenveld. Daarnaast biedt Arcus taalonderwijs aan en voortgezet algemeen volwassenenonderwijs (VAVO), waar een VMBO-TL, een HAVO of VWO diploma behaald kan worden. In 2014 waren er 7275 studenten ingeschreven bij Arcus College. De opleidingen zijn organisatorisch verdeeld over 5 verschillende units en ondergebracht in 11 domeinen: bouw en infra, techniek, mobiliteit en voertuigen, creatieve industrie, horeca, bakkerij en dienstverlening, toerisme en recreatie, orde en veiligheid, economie en administratie, handel en ondernemerschap, ICT, zorg, welzijn, kappen. Bij de vijfde unit, de unit Educatie, worden de opleidingen op niveau 1 en enkele opleidingen op niveau 2 uitgevoerd, waarbij intensievere begeleiding een beter uitzicht biedt op het behalen van een diploma. Tevens wordt door deze unit ook de VAVO opleiding uitgevoerd. Arcus voert de meeste opleidingen uit op locaties in Heerlen. In Sittard worden enkele technische, creatieve en horeca-opleidingen verzorgd: schilderen, mediavormgeving en kok. 1.2 Missie en visie Door kwalitatief goed beroepsonderwijs, opleidingen voor medewerkers uit het regionale bedrijfsleven en volwasseneducatie wenst Arcus een belangrijke bijdrage te leveren aan de sociaal economische ontwikkeling en het maatschappelijk succes van de bewoners in de regio. Om dat te bereiken is het leerproces van Arcus aantrekkelijk, praktijk en toekomstgericht. Daarbij maakt Arcus gebruik van uitstekende en moderne faciliteiten. De begeleiding en benadering zijn persoonlijk, respectvol en resultaatgericht. Iedereen moet bij Arcus de kans krijgen om de benodigde competenties te ontwikkelen, toegang te krijgen tot de arbeidsmarkt, of om verder te kunnen groeien. Daarbij gaat Arcus uit van ieders eigen wensen en talenten. Onderwijs volgen bij Arcus is gebaseerd op een intensieve samenwerking tussen alle belanghebbenden en impliceert dus rechten en verplichtingen van studenten, ouders en uiteraard van Arcus zelf. 1.3 Strategische ontwikkelingen en herinrichting van de organisatie in 2014 In 2011 heeft Arcus in het strategisch beleid volgende drie hoofdoelstellingen opgenomen: 1. De kwaliteit van ons onderwijs staat als een huis 2. De infrastructuur en de kwaliteit van het beroepsonderwijs zijn ontgroeningsbestendig 3. Arcus staat voor maatwerkopleidingen, leven lang leren, re-integratie en participatie. Als gevolg van economische ontwikkelingen en het huidige overheidsbeleid heeft Arcus in 2013 het strategisch beleid aangepast. In 2014 heeft deze aanpassing zijn beslag gekregen. Re-integratie hoort niet meer tot het takenpakket. Inburgering via aanbesteding is een aflopend product en ziet Arcus niet meer als een kerntaak; vanwege de toegenomen vraag naar taaltrajecten (taal als basisvoorwaarde om te kunnen functioneren in de samenleving en het werkveld) is dit aanbod wel overeind gebleven. Arcus concentreert zich nu op haar kerntaak: scholing, mensen in een leersituatie ontwikkelen. In het kader van een Leven lang leren concentreert Arcus zich vooral op techniek en zorg en ook op educatie en adminstratie en handel. Deze aanpassing van de strategie heeft ook gevolgen gehad voor de Arcus BV s. De Arcus BV Transfer Werkt is via een management buy-out vervreemd, de activiteiten van het Centrum voor Baan en Beroep (CBB) zijn afgebouwd en het is het voornemen om in 2015 tot liquidatie over te gaan. De werkzaamheden die binnen de Contracting BV werden uitgevoerd (sales en accountmanagement van opleidingen voor het bedrijfsleven), zijn afgeslankt en binnen de organisatie van de Stichting gebracht. 13

14 In 2014 heeft verdere centralisatie van onderwijsondersteuning zijn beslag gekregen door inrichting van het Studenten informatie punt STIP en het Facilitair Bedrijf (facilitaire zaken en ICT) en herinrichting van de onderwijsondersteunende processen. 1.4 Nieuwbouw en huisvesting In mei 2014 is de Arcus nieuwbouw aan de Valkenburgerweg in Heerlen opgeleverd en in de zomer van 2014 in gebruik genomen. De afdelingen Zorg en Assisterende beroepen van de unit GDW zijn en blijven gehuisvest in de in 2013 opgeleverde Zorgacademie Parkstad in Heerlen. De unit Techniek blijft vooralsnog de komende 5 jaar gehuisvest in het pand aan de Schandelermolenweg in Heerlen. Daarnaast worden de opleidingen schilderen, mediavormgeving en (een gedeelte van de opleidingen tot) kok, verzorgd in Sittard. 1.5 Positionering Techniekonderwijs De hieronder beschreven positionering van het techniekonderwijs is een uitvloeisel van de in het strategisch beleid opgenomen hoofddoelstelling: de infrastructuur en de kwaliteit van het beroepsonderwijs zijn ontgroeningsbestendig. Het (voorbereidend) technisch middelbaar beroepsonderwijs in Zuid-Limburg wordt ernstig bedreigd. Er is sprake van krimp in het aantal studenten. Dat merken vmbo en mbo op dit moment al heel concreet: de techniekopleidingen dreigen leeg te gaan lopen. Bovendien zijn techniekopleidingen kostbaar en is de overheidsbekostiging niet kostendekkend. Daarnaast heeft Zuid-Limburg te maken met een vergrijzing van de beroepsbevolking. Terwijl er sprake is van een groei van het aantal technische functies bij het bedrijfsleven. Er is kortom sprake van toekomstige personeelstekorten in de techniekbranche en van (een toenemende) mismatch op de Zuid-Limburgse arbeidsmarkt. Om dit tij te keren is door de onderwijsinstellingen Leeuwenborg, Arcus, Limburgs Voortgezet Onderwijs (LVO), Stichting Voorgezet Onderwijs Parkstad (SVOPL) en Dacapo College een besluit genomen over de gezamenlijke inrichting van het technisch beroepsonderwijs in Zuid-Limburg in twee doorlopende vmbo-mbo leerlijnen: een vakmanschapsroute en de technologieroute. Deze onderwijsroutes worden in geheel Zuid-Limburg op een gelijkvormige wijze opgezet en ingericht in de drie deelregio s Sittard-Geleen, Parkstad en Maastricht. 1.6 De organisatiestructuur van Arcus De Raad van Toezicht College van Bestuur Studentenraad Bestuursbureau Studenten Informatie Punt Ondernemingsraad Ondersteunende diensten Epertisegroep Onderwijs Facilitair bedrijf Personeel & Organisatie Marketing & Communicatie Financiën 14

15 1.7 Het bestuur en de Raad van Toezicht Het College van Bestuur Arcus heeft een College van Bestuur, dat belast is met de dagelijkse leiding. dhr. drs. Toon Theunissen, voorzitter dhr. drs. Jos Jongen, lid dhr. Hans Meijer RC, lid De portefeuilles zijn als volgt verdeeld: dhr. Theunissen: strategie, omgeving, onderwijs en integriteit, de units GDW, H&T en Educatie plus de diensten Marketing & Communicatie en Facilitair Bedrijf; dhr. Jongen: personeel, organisatie, onderwijs en kwaliteitszorg, de units Techniek, A&H en het Studenten Informatie Punt plus de diensten Personeel & Organisatie en de Epertisegroep Onderwijs; dhr. Meijer: (dienst) financiën en inhuizing. Dhr. Theunissen en dhr. Jongen voeren gezamenlijk het overleg met de Ondernemingsraad. De Raad van Toezicht Arcus kent een Raad van Toezicht, die een toezichthoudende en adviserende functie heeft ten aanzien van onderwijskundige, strategische- en financiële zaken. Daarnaast vervult de Raad de werkgeversfunctie naar het College van Bestuur. Leidraad voor het handelen van de Raad van Toezicht is de Branchecode Goed bestuur in het MBO. De RvT was in 2014 als volgt samengesteld: dhr. drs. J.B.V.N. Pleumeekers, voorzitter (herbenoemd per ) mw. mr. C. Bode (herbenoemd per ). dhr. J.F. van Engelen (benoemd per ) dhr. T.A. Goedmakers, vicevoorzitter/secretaris (herbenoemd ) dhr. M.J.A.L. van Haasteren (herbenoemd per ). mw. drs. A.M.B. Janssen-Noordman (herbenoemd per ). dhr. ir. J.L.J.M. Schneiders (herbenoemd per ). Maandelijks voerde de voorzitter van de RvT voortgangs- en agendaoverleg met het College van Bestuur. De Raad kende in 2014 vier commissies (tussen haakjes het aantal vergaderingen in het verslagjaar): de Onderwijscommissie: adviseert over het verbeteren van de onderwijskwaliteit (4); de Auditcommissie: adviseert over financiën en risicomanagement (2); de Bouwcommissie (Building Committee): adviseerde over nieuwbouw Valkenburgerweg (2). Selectie- en Benoemingscommissie: adviseert inzake selectie en benoeming van 2 nieuwe leden van de RvT in 2016 (1) De Onderwijscommissie heeft in het verslagjaar een tweetal werkbezoeken afgelegd bij de units Educatie en Techniek. De RvT vergaderde in het verslag jaar 5 keer en belegde één keer een themabijeenkomst. In de juni-vergadering werd het Geïntegreerd Jaardocument (inclusief de Jaarstukken) 2013 goedgekeurd. De begroting en het Jaarplan 2015 werden besproken en goedgekeurd in de decembervergadering. Speciale aandachtspunten in 2014 waren op het gebied van onderwijs het achterblijven van de rendementen ten opzichte van het landelijke gemiddelde en de (resultaten van de) eterne audits; op het gebied van financiën de waardering en verkoop van de oude gebouwen, de bedrijfsvoering en de financiële personeelsplanning voor de komende jaren en op het gebied van nieuwbouw de realisatie van en de inhuizing in de nieuwbouw. Op het gebied van macrodoelmatigheid was de herinrichting van het Techniek Onderwijs Zuid-Limburg (TOZL) een belangrijk bespreekpunt. Een delegatie uit de Raad voerde in 2014 twee keer afstemmingsoverleg met een delegatie van de RvT van Leeuwenborgh inzake TOZL en Samenwerking Techniek. Daarnaast heeft de RvT zich nadrukkelijk beziggehouden met en goedkeuring verleend aan de afbouw van de activiteiten van het Centrum voor Baan en Beroep (CBB) en de overdracht van de contractactiviteiten van ROC-OZL Contracting naar Stichting Arcus College en de herpositionering van deze activiteiten. De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar met zowel de Ondernemingsraad als met de Centrale Studentenraad de algemene gang van zaken binnen Arcus besproken. 15

16 16

17 1.8 Medezeggenschap: de Ondernemingsraad (OR) en de Centrale Studentenraad (CSR) De Ondernemingsraad (OR) De Ondernemingsraad van Arcus is het orgaan waarin de medezeggenschap van het personeel formeel gestalte krijgt. De Ondernemeningsraad bestaat uit elf leden. Het personeel van de onderwijsunits en de ondersteunende diensten zijn erin vertegenwoordigd. De medezeggenschap is gebaseerd op de Wet op de Ondernemingsraden en geregeld in het reglement van de Ondernemingsraad. De leden hebben een zittingstermijn van vier jaar. Elke twee jaar treedt de helft van het aantal leden af. Het College van Bestuur is de gesprekspartner van de Ondernemingsraad. In 2014 waren de belangrijkse thema s: Kapstok 3 (onderwijsvisie en onderwijsmodel Arcus College); gewijzigd (intern) allocatiemodel begroting; inrichting Studenteninformatiepunt (STIP) en Facilitair bedrijf (FAB); techniek Onderwijs Zuid-Limburg: samensmelting Techniek Arcus en Leeuwenborgh; kwaliteitsbeleid; nieuwe aanpak leermiddelen in het MBO (LIMBO); nieuw roosterprogramma Xedule ; implementatietraject functie LB/LC; invoering Passend onderwijs; de vacaturecommissie in relatie tot het afstoten BV s en beëindiging contracten via B.V. Contracting ; herziening gesprekscyclus; inhuizing in de nieuwbouw op de Valkenburgerweg; compensatie teams voor BAPO; vertrouwenspersonen; advies overname personeel Contracting BV door units in relatie tot opheffing Contacting BV. De Centrale Studentenraad (CSR) De studentenraad bestaat uit door studenten gekozen studenten die de verschillende units binnen Arcus vertegenwoordigen. Ze vormen dé stem van de student. De CSR houdt zich bezig met alles wat voor studenten bij Arcus van belang is. De CSR wordt begeleid door een Arcus medewerker, die tevens de rol van ambtelijk secretaris vervult. De gekozen studentenvertegenwoordiging heeft medezeggenschap in uiteenlopende zaken, die bij Arcus spelen. Het gaat vaak over onderwerpen die de opleiding en het verblijf bij Arcus beter en plezieriger kunnen maken. Uit de resultaten van de JOB monitor (2014) komen hiervoor de volgende aangrijpingspunten naar voren. Arcus studenten oordelen dat op het onderdeel lessen verbetering nodig is. Hieronder vallen: afwisseling zelfstandig werken en in groepen werken, uitval onderwijsactiviteiten, roosterwijzigingen op tijd doorgegeven, tevredenheid over docenten, tevredenheid over lesmateriaal, gebruik gekocht lesmateriaal en goed contact met docenten. Daarnaast oordelen de studenten negatief over klachtenbehandeling. Dit is overigens in het hele land het geval. Wat verder opvalt is dat de studenten niet positief antwoordden op de vraag Als je weer een school moet kiezen, zou je dan weer deze school kiezen?. In 2014 heeft de CSR zich wederom gericht op het vergroten van betrokkenheid van de achterban, de Arcus-studenten. Dat is ook nodig want op de vraag uit de JOB monitor: Zou je zelf actief willen meedenken over het beleid op school? wordt zowel bij Arcus, als overigens in het hele land, zeer negatief geantwoord. De CSR zal zichzelf in 2015 profileren tijdens een College Tour om ook op die manier het belang van inspraak van studenten etra onder de aandacht te brengen. De CSR heeft in de regelmatige overleggen met het CvB over een aantal belangrijke thema s gesproken. Hoog op de agenda stond in 2014 de nieuwbouw en de verhuizing naar de Valkenburgerweg. Daarbij was de problematiek van ruimtegebrek en mismatch tussen soorten ruimtes in combinatie met de invoering van een nieuw roostersysteem het belangrijkste bespreekpunt. Ook is gesproken over aanloopproblemen als pasjes, printers, en cateringprijzen. Verder was de invoering van de nieuwe aanpak voor bestellen van onderwijsmateriaal (LIMBO)/ nieuwe aanpak van leermiddelen een gespreksonderwerp en is gesproken over de inhoud van de OER s. Het CvB heeft de Raad in 2013 gevraagd na te denken over de lengte van de zomervakantie en de wens om elk schooljaar 40 onderwijsweken te hebben. Dit vooral in relatie tot de invoering van 1000 uur onderwijs ten gevolge van Focus op Vakmanschap. De CSR heeft daarover positief geadviseerd en in 2014 is besloten tot fiatie van een zomervakantie van 7 weken. 17

18 Eind 2013 heeft de CSR positief geadviseerd over het techniekplan Zuid-Limburg. Dit thema en de gevolgen daarvan voor zittende en toekomstige studenten, was ook in 2014 onderwerp van gesprek tussen het CvB en de CSR. 1.9 Toezicht door de onderwijsinspectie Arcus heeft in 2014 geen bezoek gehad van de Onderwijsinspectie. In 2012 beoordeelde de inspectie bij haar bezoek de kwaliteitsborging van Arcus als goed. Alle opleidingen vallen onder het basistoezicht. Dat betekent dat de Onderwijsinspectie in de jaren daarna op afstand mogelijke risico s op de indicatoren volgde. In januari 2015 heeft Arcus wederom bezoek gehad van de Onderwijsinspectie. De kwaliteitsborging op instellingsniveau werd nu als voldoende beoordeeld, waarbij gesteld werd dat aan alle aspecten voldaan was. Naast het benoemen van enkele risico s voor de onderwijskwaliteit en de melding dat geen tot geringe risico s vastgesteld zijn voor de kwaliteit van het onderwijsproces en de financiële continuïteit gaf de Inspectie aan dat op basis van het onderzoek naar de Staat van de instelling in 2012, waarbij de kwaliteitsborging op instellingsniveau als goed werd beoordeeld, te verwachten zou zijn dat er nu duidelijke effecten zichtbaar zijn qua realisatie van doelstellingen en verbetering van de opbrengsten op instellingsniveau en de VSV-cijfers. Arcus onderschrijft de achterblijvende rendementen en het vsv-risico. Arcus heeft de inspectie gevraagd om aanknopingspunten om via verbetering van het onderwijs tot betere resultaten te komen. Door de inspectie genoemde aandachtspunten: doelen specifiek en meetbaar formuleren; meer diepgang en opbrengstgerichtheid bij analyseren van de oorzaken; consequentere en preciezere vastlegging van afspraken en tussenresultaten; verbetermaatregelen nauwkeuriger monitoren; didactisch handelen en studieloopbaanbegeleiding kunnen nog winnen aan kwaliteit; sterkere focus op resultaten in (dialoog met) de teams. Door de inspectie genoemde positieve punten: op instellingsniveau zijn meerjarenplannen en jaarplannen beschikbaar; op afdelingsniveau zijn zelfevaluaties, jaarplannen, verbeterplannen beschikbaar; er is voldoende managementinformatie beschikbaar; de eterne audits die sinds de vorige Staat van de instelling in 2012 aan het kwaliteitszorg-systeem zijn toegevoegd leveren relevante informatie op; de onderwijsvisie is helder verwoord in het document Kapstok 3 ; de doelen die worden nagestreefd zijn bekend in de teams en deze zijn afgestemd op zowel de gekozen onderwijsvisie als op nieuwe ontwikkelingen zoals Focus op vakmanschap en passend onderwijs; er is overwegend voldoende zorg voor borging van de eamenkwaliteit De besturingsfilosofie en planning en control cyclus In 2013 is de besturingsfilosofie van Arcus vastgesteld. Belangrijke uitgangspunten daarin zijn: Wij zijn een professionele organisatie We passen het professioneel statuut toe, zoals overeengekomen tussen de werkgevers en de vakbonden. Het onderwijs en de onderwijskwaliteit worden vooral door onze onderwijsprofessionals individueel en in teams gerealiseerd. Onderwijsteams hebben binnen de wettelijke kaders en het vastgestelde instellingsbeleid de professionele ruimte om hun eigen keuzes te maken. Iedere medewerker dient verantwoordelijkheid te nemen voor zijn eigen ontwikkeling, welzijn en loopbaan, is ervoor verantwoordelijk dat hij bijdraagt aan het realiseren van de doelen van onze organisatie en legt daarover verantwoording af. 18

19 Wij organiseren countervailing power in onze organisatie om ons scherp te houden Recente gebeurtenissen bij ROC s maar ook eigen ervaringen leren, dat het nodig is om voldoende tegenspraak in de organisatie te organiseren. Wij doen dat door: open communicatie in de gehele organisatie bottom-up en top-down te stimuleren; de ontwikkeling van het Arcus-Managementteam tot het team dat zich gezamenlijk verantwoordelijk voelt voor het realiseren van onze Arcus-doelstellingen; de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken van stafdiensten t.o.v. van onderwijsunits en CvB duidelijk te formuleren; scheiding aan te brengen van verantwoordelijkheden bij aanbesteding, inkoop en in dienst nemen van personeel; een krachtige positionering van medezeggenschap: ondernemingsraad en studentenraad; signalen/oordelen van onze klanten intern en etern te vragen en serieus te nemen; eterne audits te laten uitvoeren en werk te maken van risicomanagement. Resultaatverantwoordelijk management Onze leidinggevenden (UD s, Opleidingsmanagers en Diensthoofden) zijn binnen de vastgestelde budgetten, de beschikbaar gestelde menskracht en het vastgestelde beleid, verantwoordelijk en aanspreekbaar op het op een doelmatige wijze realiseren van de voor hen vastgestelde doelen en resultaten. Deze doelen en resultaten worden verankerd in de jaarlijkse managementcontracten en zijn onderwerp van gesprek in de gesprekscyclus. Leidinggevenden handelen vanuit de Arcusdoelstellingen en dragen dat uit in woord en daad. Ruimte bij onderwijs en strak in de bedrijfsvoering Integriteitseisen, eisen (en wensen) in het kader van transparante eterne verantwoording en een efficiënte omgang met overheidsgeld, vragen om een strakke bedrijfsvoering, met standaardisatie van ondersteunende (onderwijs-) processen. Dit wordt gecombineerd met voldoende professionele ruimte voor de onderwijsteams. Dit vraagt bij de vormgeving van onze Arcus onderwijskaders een vorm van interactieve beleidsontwikkeling met onze docenten. De planning en controlcyclus Arcus kent een planning- en controlcyclus op Arcus-niveau die gerelateerd is aan het begrotingsjaar en bestaat uit: een jaarlijkse beleids- en begrotingsplanning op basis van een strategisch plan en de financiële meerjarenraming; een adequate verantwoording over realisatie van de jaarplannen en daarmee samenhangende begrotingsuitputting, uiteindelijk resulterend in een eterne verantwoording d.m.v. het Geïntegreerd Jaardocument. Arcus kent een planning- en controlcyclus op afdelingsniveau, die gerelateerd is aan het schooljaar en die zorgdraagt voor jaarlijkse onderwijsevaluaties (zelfevaluaties en in- en eterne audits) en verbeterplannen, met als doel de onderwijskwaliteit op het niveau van de in ons strategisch beleid geformuleerde doelstellingen te brengen. Risicomanagement Als onderdeel van de besturingsfilosofie is binnen Arcus ook risicomanagement op een meer gestructureerde wijze ingevoerd (zie ook 7.8 Risicomanagement). De uitvoering van de besturingsfilosofie en de planning en control cyclus De planning en control cyclus zoals opgenomen in het in december 2013 vastgestelde kwaliteitsbeleid Arcus wordt sinds dat moment dienovereenkomstig uitgevoerd. De jaarlijkse (verticale) cyclus van planning en verantwoording vormt de basis PDCA cyclus van de organisatie. Deze borgt de samenhang in beleid en zorgt voor de verbinding van de niveaus in de organisatie. 19

20 Onderstaand is deze planning en control cyclus weergegeven. Planning Verantwoording RvT: Afspraken met CvB Strategisch beleid (5 jaar) Jaarplan (kalenderjaar) CvB: Managementcontracten met UD s Unit jaaragenda UD: Managementafspraken met OM s Afdelingsjaarplan Individuele afspraken met docenten (afspraken gesprek uit gesprekscyclus) Individueel niveau / docent Verantwoording over kalenderjaar in geïntegreerd jaarverslag Periodieke verantwoording over voorgang strategisch beleidsplan en jaarplan Periodieke verantwoording doelen uit managementcontract (kwartaalgesprekken adhv rapportagae UD) Einde schooljaar verantwoording over voortgang unitjaarplan en zelfevaluaties van de unit Einde schooljaar (april) verantwoording adhv zelfevaluatie per afdeling Periodieke verantwoording over doelen uit managementafspraken Verantwoording over individuele afspraken in jaarlijks functioneringsgesprek In het vervolg van dit jaarverslag wordt duidelijk dat er om de hierboven beschreven besturingsfilosofie ook daadwerkelijk in zijn totaliteit in de praktijk te brengen, er nog een weg te gaan is. Dat geldt evenzeer voor de uitvoering van de PDCA cyclus en met name als het gaat om het geheel doorlopen van deze cyclus tot en met de uitvoering van de verbeterplannen en de monitoring daarvan. Ook een goede werking van het instrument risicomanagement vraagt voortdurend aandacht, risicoalertheid en discipline om ermee aan de slag te blijven Klachtenafhandeling Arcus streeft naar een laagdrempelige Arcus-klachtenlijn: het Meldpunt Arcus-klachten. Daar kan op een eenvoudige wijze door middel van een digitale melding onvrede kenbaar gemaakt worden. In 2014 kwamen via deze weg 62 meldingen binnen. Dat is als totaal een aanzienlijke stijging ten opzichte van de 17 meldingen in Dit werd enerzijds veroorzaakt doordat ook klachten over nota s en facturen sinds 2014 bij het Meldpunt Arcus-klachten binnen komen, anderzijds vanwege meldingen over zaken die te maken hebben met de verhuizing naar de nieuwbouw: lesroosters, het gebruik van Arcus-pasjes, temperatuur in het gebouw, parkeergelegenheid, kosten in het restaurant, enz. In eerste instantie worden klachten in de lijn opgepakt en afgehandeld. Dat geldt ook voor klachten over studieadviezen, die door de Onderwijsmanager in behandeling worden genomen. Als de klacht daar niet naar bevrediging wordt afgehandeld, kan de klager zijn klacht indienen bij een eterne klachtencommissie. Deze commissie staat onder voorzitterschap van mr. M. Goessen, vicepresident van de Rechtbank Limburg. De eterne klachtencommissie is in 2014 in totaal 5 keer benaderd, drie keer over een cao-toepassing, een keer in een algemene kwestie en één keer in een dossier over ongewenst gedrag. Van de 62 meldingen zijn in klachten bij deze commissie terecht gekomen, waarvan 3 met betrekking tot CAO kwesties. De 3 cao-kwesties werden alle ingetrokken omdat voortijdig een oplossing gevonden werd tussen partijen. In de zaak rondom ongewenst gedrag werd tussen partijen ter zitting een schikking getroffen. De kwestie van algemene aard is aangehouden. Via de MBO-Ombudslijn kwamen in 2014 drie klachten binnen, waarvan twee uit dezelfde klas en over dezelfde (rooster) kwestie. De derde situatie betrof onvrede over het uitblijven van een handtekening op een Praktijkovereenkomst. Al deze klachten konden binnen drie dagen tot tevredenheid van de indieners worden opgelost. 20