Offerteaanvraag Meervoudige openbare aanbesteding Digitaliseren zorgkostendeclaraties gemoedsbezwaarden

Transcriptie

1 Offerteaanvraag Meervoudige openbare aanbesteding Digitaliseren zorgkostendeclaraties gemoedsbezwaarden Nr v6 14 juni 2013

2 Aanbesteding Met de inwerkingtreding van de Zorgverzekeringswet (Zvw) per 1 januari 2006 is iedere Nederlander bij de wet verplicht zich te verzekeren tegen ziektekosten. Binnen Nederland is er een beperkte groep mensen die gemoedsbezwaard is. Een gemoedsbezwaarde is iemand die, vaak vanuit religieuze overwegingen, principieel tegen het afsluiten van verzekeringen is. Deze groep kan een vrijstelling voor de verplichting een zorgverzekering te sluiten, aanvragen via de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Zij zijn dan wel verplicht een premie-vervangende afdracht via de belasting te doen, een zogenaamde bijdragevervangende belasting Zvw. Per huishouden worden deze bijdragen opgeteld en in een 'spaartegoed' opgenomen. Het spaartegoed kan door het huishouden gebruikt worden om ziektekosten die vallen onder de aanspraken van de Zvw (het basispakket Zvw), vergoed te krijgen. De gemoedsbezwaarde kan een claim op het spaartegoed doen door declaraties van zorgkosten met de bijbehorende nota s, in te dienen bij het CVZ. Het CVZ vergoedt per jaar de gedeclareerde zorgkosten tot maximaal het totaal van het spaartegoed. Beschrijving en doel Het CVZ vraagt u een offerte uit te brengen voor het digitaliseren van de zorgkostendeclaraties gemoedsbezwaarden. Jaarlijks ontvangt CVZ circa zorgkostendeclaraties van gemoedsbezwaarden. Een zorgkostendeclaratie bestaat gemiddeld uit 15 tot 17 zorgkostennota s. Een zorgkostennota bestaat gemiddeld uit 2 tot 3 notaregels. Dit geeft totaal plusminus zorgkostennota s resp notaregels per jaar 1. De declaraties moeten worden gescand, gedigitaliseerd en verwerkt bij de opdrachtnemer. De vast te leggen informatie per zorgkostendeclaratie c.q. zorgkostennota dient plaats te vinden in een outputbestand dat met behulp van de standaard functionaliteit van Oracle Health Insurance (OHI) kan worden ingelezen bij en door het CVZ. Het vastleggen van de informatie vindt op notaregel-niveau in het outputbestand plaats. De digitale outputbestanden worden aangeleverd via een DVD (of CD-ROM). Inrichting documentatie Houd in uw offerte de volgende tabbladindeling en nummering aan: 1. Verklaringen conform bijlage 2 2. Selectiecriteria conform bijlage 3 3. Gunningscriteria, Prijsinvulformulier conform bijlage 4 4. Overige relevante documenten Algemeen Op deze opdracht is het standaard contract Overeenkomst van opdracht van het CVZ van toepassing. Dit contract treft u hierbij aan. Uw algemene verkoopvoorwaarden, branchevoorwaarden of andere voorwaarden worden uitdrukkelijk uitgesloten. Het CVZ zal tevens een bewerkersovereenkomst met u sluiten in verband met het feit dat u privacygevoelige gegevens verwerkt waarvoor het CVZ verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens is. Het CVZ is voornemens om één partij te contracteren voor de gevraagde dienst. De duur van de overeenkomst is vastgesteld op twee jaar met een optie tot verlenging van tweemaal een jaar. Voorwaarden & voorbehouden Bied uw offerte aan via TenderNed, ondertekend door een daartoe bevoegd of gevolmachtigd persoon. Toon dit aan met een recent bewijs van inschrijving (niet ouder dan zes maanden) in het nationaal beroeps/handelsregister en/of een volmachtverklaring. 1 Genoemde aantallen zijn indicatief. Er kunnen geen rechten aan worden ontleend. 2

3 Voor het opgeven van de algemene gegevens van uw onderneming, bestuurders en contactpersonen kunt u volstaan met de verklaring Algemene bedrijfsgegevens. Vanzelfsprekend ondertekent een daartoe bevoegd persoon binnen uw onderneming de zogenoemde Eigen verklaring. Met de 'Verklaring voldoende financiële en economische draagkracht' verklaart u over voldoende draagkracht te beschikken om de opdracht te kunnen vervullen. U bent gehouden gebruik te maken van de 'Verklaring onderaanneming' als u onderdelen van de opdracht in onderaanneming geeft. Vervolgens moet elke onderaannemer een verklaring toevoegen, waarin deze aangeeft bereid te zijn de genoemde werkzaamheden uit te voeren. Het CVZ behoudt zich het recht voor: om de benodigde bewijsstukken zelf op te vragen bij de betreffende instanties. om uw offerte niet in behandeling te nemen als niet is voldaan aan de algemene voorwaarden en/of stukken en verklaringen ontbreken. om de aanbesteding op te schorten of stop te zetten, bv. om budgettaire redenen. 3

4 Planning en geldigheidsduur De volledige offerte dient uiterlijk 1 juli 2013 om uur via TenderNed beschikbaar te zijn voor CVZ. CVZ streeft ernaar om uiterlijk op 5 juli 2013 te beslissen over de voorlopige gunning van de opdracht. Een Proof of Concept moet voor 9 augustus 2013 zijn uitgevoerd. CVZ streeft ernaar om uiterlijk op 23 augustus 2013 te beslissen over de definitieve gunning van de opdracht. De gevraagde diensten dienen uiterlijk vanaf 1 oktober 2013 geleverd te worden. Uw inschrijving heeft een geldigheidsduur tot vijf maanden na de sluitingsdatum van de inschrijving op 1 juli Contactpersoon bij CVZ Primaire contactpersoon J.E. Cortjens Telefoon jcortjens@cvz.nl Vervangend contactpersoon Dr. A. van Rooy Telefoon arooy@cvz.nl Het CVZ wenst het contact met u bij voorkeur te laten verlopen via één contactpersoon en vervangend contactpersoon binnen uw onderneming. 4

5 Selectiecriteria Volgens het knock-outprincipe past het CVZ een eerste selectie van inschrijvingen toe op basis van onderstaande selectiecriteria en de lijst van eisen uit bijlage 1.1. Inschrijvingen die niet aan deze selectiecriteria en/of eisen voldoen, beoordeelt het CVZ niet verder. Referentieopdrachten Geef in uw offerte een referentie van een project vergelijkbaar met deze opdracht. De referentie mag maximaal drie jaar oud zijn. Het CVZ behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst of toestemming van de inschrijver contact op te nemen met de referentie. Maak hiervoor gebruik van het format Referentieopdracht. Referenties worden als voldoende beoordeeld, indien: - de aard van de werkzaamheden vergelijkbaar is met deze opdracht Kwaliteitscertificaten Laat zien dat uw onderneming de kwaliteit van het bedrijf en de geleverde producten en diensten bewaakt. Hoe wordt voldaan aan de wettelijke kaders en de door de opdrachtgever gestelde eisen? Toon daarvoor één van de volgende documenten: - een geldig afschrift van het certificaat ISO 9001:2000, of vergelijkbaar; - een planning voor beoogde certificering binnen een jaar; Maak hiervoor gebruik van het format Kwaliteitscertificaten. Gunningscriteria Voorlopige gunning van de opdracht zal plaatsvinden op basis van de volgende gunningcriteria: KWALITEIT Plan van aanpak Voeg een plan van aanpak bij uw inschrijving waarin u aangeeft hoe u de wensen van CVZ invult zoals weergegeven in bijlage 1 onder 1.2 en tot welke concrete resultaten dit leidt. (maximaal vier pagina s A4). CVZ beoordeelt uw plan op de volgende punten: 70 punten Werkwijze bij uitval, foutmeldingen Doorlooptijd proces van verwerken, logistiek Samenstelling op te leveren bestand Mate van flexibiliteit bij aanpassingen Wijze van communicatie Max. 10 punten Max. 15 punten Max. 20 punten Max. 20 punten Max. 5 punten Prijs U geeft een stuksprijs per zorgkostennota excl. BTW. (Eventuele) implementatiekosten dienen in de stuksprijs per zorgkostennota te zijn verwerkt. Wij beoordelen uw prijsopgave op de totaalprijs. 30 punten De inschrijver met de laagste totaalprijs krijgt 30 punten. De overige inschrijvers delen wij in op volgorde (een na laagste prijs, twee na laagste prijs etc.) onder aftrek van steeds vijf punten. Maak voor de prijsopgave gebruik van het prijsinvulformulier. Totaal aantal punten 100 punten 5

6 De (maximaal) drie partijen met de meeste punten dienen voorafgaand aan de definitieve gunning een Proof of Concept (PoC) uit te voeren. De PoC bestaat uit een honderdtal zorgkostennota s gemoedsbezwaarden die in 2013 ingediend zijn bij CVZ. Aan de hand van de resultaten uit deze PoC bepaalt CVZ aan wie de opdracht wordt gegund. CVZ kan zonder opgaaf van reden afzien van een PoC. Proof of Concept In een Proof of Concept beoordeelt CVZ uw dienst op: 50 punten Ophalen/terugbrengen declaraties Verwerken zorgkostennota s en aanleveren gegevens conform vereist bestandsformaat op DVD (of CD-Rom) Doorlooptijd van het verwerkingsproces Uitvalpercentage Totaal aantal punten Max. 5 punten Max. 25 punten Max. 10 punten Max. 10 punten 50 punten CVZ gunt de opdracht aan de partij: - met ten minste 45 punten bij de PoC - met de economisch meest voordelige aanbieding Klachtenmeldpunt Klachten naar aanleiding van dit offertetraject kunt u per richten aan info@cvz.nl. Vermeld in uw duidelijk dat het over een klacht gaat, om welk offertetraject het gaat, waar u over klaagt en hoe volgens u het knelpunt kan worden verholpen. Verder vermeldt u de dagtekening, uw naam en adres en het kenmerk van de offerte. De volledige klachtenprocedure kunt u vinden op de CVZ website, 6

7 Bijlage 1 Lijst van eisen en wensen 1.1. Lijst van eisen Eis Stelling Ja/Nee Toelichting 1. Eis Het hele proces (voorbereiden, scanklaar maken, digitaliseren en verwerken van de zorgkostendeclaraties) wordt onder beheer en ten kantore van de opdrachtnemer in Nederland uitgevoerd; 2. Eis De vast te leggen informatie per zorgkostendeclaratie c.q. zorgkostennota en het te leveren outputbestand is bepaald op notaregel-niveau; 3. Eis Het outputbestand heeft een bestandsformaat dat zonder verdere aanpassing met behulp van de standaardfunctionaliteit van de applicatie Oracle Health Insurance (OHI) in te lezen is; 4. Eis De digitale outputbestanden worden aangeleverd via een DVD (of CD-ROM); 5. Eis Eventueel te maken implementatiekosten door de opdrachtnemer zijn opgenomen in de stuksprijs per zorgkostendeclaratie; 1.2. Lijst van wensen Wens Stelling 1. Wens De zorgkostendeclaraties worden opgehaald door de opdrachtnemer; 2. Wens Percentage uitval bij inlezen van het bestand zorgkostendeclaraties in OHI is klein; 3. Wens Aanpassingen in de regelgeving Gemoedsbezwaarden kunnen worden doorgevoerd in de verwerkingsprogrammatuur van de opdrachtnemer. Dit kan op verzoek van CVZ kort voorafgaand aan de verwerking van een tranche geschieden; 4. Wens Aan het aanpassen van de programmatuur zijn geen kosten verbonden 5. Wens De doorlooptijd van het hele proces is per tranche maximaal vier weken, te rekenen vanaf de dag van ophalen van de zorgkostendeclaraties bij CVZ; 6. Wens De blanco pagina s (in een zorgkostendeclaratie) worden automatisch digitaal verwijderd; 7. Wens De zorgkostendeclaraties kunnen door CVZ aangeleverd worden in twee tranches, de eerste in januari (circa 75% van het totaal aantal zorgkostendeclaraties) en de tweede in juli (circa 25% van het totaal aantal zorgkostendeclaraties) van enig jaar. Exacte data binnen de genoemde maanden zijn in onderling overleg vast te stellen; 8. Wens De zorgkostendeclaraties worden in originele staat retour gebracht naar CVZ door de opdrachtnemer conform de vooraf afgesproken structuur; 9. Wens Communicatie tussen de partijen verloopt wederzijds via een vast contactpersoon in de Nederlandse taal. 7

8 2. Bijlage 2 Verklaringen Algemene bedrijfsgegevens 1. Gegevens van de onderneming Handelsnaam Statutaire naam Postbus Postcode en Plaats Straatnaam en huisnummer Postcode en Plaats Telefoonnummer Telefaxnummer Website 2. Gegevens van degene die de selectiedocumenten ondertekent Voorna(a)m(en) Achternaam De bovengenoemde persoon van de onderneming dient met een uittreksel uit het nationaal beroeps- en handelsregister (KvK) aan te tonen dat hij de onderneming rechtsgeldig vertegenwoordigt. Als de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet uit het handelsregister blijkt, voegt de inschrijver een rechtsgeldige machtiging bij, ondertekend door een bestuurder of procuratiehouder die wel op het uittreksel vermeld staat. Algemene gegevens Soort onderneming Werkzaam in deze branche sinds Is de onderneming onderdeel van een concern? ja/nee (s.v.p. doorhalen wat niet van toepassing is) Zo ja, vul de gegevens van de moederorganisatie in: Straatnaam en huisnummer Postcode en Plaats 8

9 3. Uw contactpersoon en vervangend contactpersoon voor dit offertetraject Contactpersoon Bedrijfsnaam Straatnaam en huisnummer Postcode en Plaats Telefoonnummer Telefaxnummer adres Vervangend contactpersoon Bedrijfsnaam Straatnaam en huisnummer Postcode en Plaats Telefoonnummer Telefaxnummer adres 4. Machtiging en aansprakelijkheid Hierbij verklaart de bestuurder of procuratiehouder van de onderneming, zoals vermeld onder punt 2, dat de onder punt 3 genoemde contactpersoon is gemachtigd de onderneming te vertegenwoordigen. Tevens verklaart de bestuurder of procuratiehouder dat alle gegevens en verklaringen in deze offerte naar waarheid zijn ingevuld. Onderneming Handtekening Plaats en datum 9

10 Eigen verklaring Hierbij verklaart ondergetekende, hierna te noemen inschrijver : inschrijver niet in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of er jegens hem surséance van betaling of een akkoord geldt, of in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de Nederlandse wet- of regelgevingen; geen faillissement of liquidatie is aangevraagd of een procedure van surséance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de Nederlandse wet- of regelgevingen aanhangig is gemaakt; jegens inschrijver geen rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de wetgeving van Nederland is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels; inschrijver niet in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende diensten aannemelijk kunnen maken; inschrijver aan alle verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen in Nederland; inschrijver aan alle verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen in Nederland; inschrijver zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt; Inschrijver: Onderneming Handtekening Plaats en datum 10

11 Verklaring voldoende financiële en economische draagkracht Ondergetekende verklaart over voldoende financiële en economische draagkracht te beschikken voor de vervulling van de opdracht gedurende de contractsperiode. Hierbij verklaart ondergetekende tevens dat deze desgewenst, voorafgaand aan uitnodiging tot inschrijving, op het eerste verzoek van opdrachtgever binnen 10 dagen na een dergelijk verzoek bewijsstukken zal overleggen ten einde de financiële en economische draagkracht aan te tonen. Onderneming Handtekening Plaats en datum 11

12 Verklaring Onderaanneming Maakt uw onderneming gebruik van onderaanneming? Ja / Nee 1 Indien Ja: Voeg een omschrijving van het gedeelte van de opdracht dat u voornemens bent in onderaanneming te geven - als bedoeld in art. 49 lid 2 sub j Bao - achter dit blad toe. Als u voor het kwalificeren van uw onderneming een beroep doet op de draagkracht of vakbekwaamheid van een of meer onderaannemers en hiertoe gebruik maakt van gegevens van deze onderaannemer(s), dient u achter dit blad ook de bescheiden toe te voegen die aantonen dat u werkelijk gebruik kunt maken van de voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijke middelen van de betreffende onderaannemer(s). Verklaring onderaanneming is wel van toepassing Hierbij verklaart ondergetekende dat inschrijver gebruikt maakt van onderaanneming. Verklaring onderaanneming is niet van toepassing Hierbij verklaart ondergetekende dat de verklaring onderaanneming niet van toepassing is. Ondertekening namens door de inschrijver Onderneming Handtekening Plaats en datum Ondertekening namens door onderaannemer(s) Onderneming Voor de diensten Handtekening Plaats en datum Bij meerdere onderaannemers deze tabel door elk van de ondernemers in te vullen en te ondertekenen. 12

13 Bijlage 3 Selectiecriteria Referentieopdrachten Gelieve gebruik te maken van onderstaand model voor uw referentie. Gegevens opdrachtgever 1) opdrachtgevende instantie of onderneming Adres Postcode en Plaats 2) contactpersoon opdrachtgever Telefoonnummer Faxnummer Branche en aard referentie Projectgegevens 3) Projectduur Datum start project Datum eind project Reden beëindiging 4) Contractwaarde van de gehele opdracht Totaalbedrag per jaar: 5) Aard van opdracht Inschrijver: Onderneming Handtekening Plaats en datum 13

14 Kwaliteitscertificaten Voegt inschrijver een ISO- certificaat of andere relevant kwaliteitscertificaat bij? Ja / Nee 2 Indien Nee: Voegt inschrijver een planning voor kwaliteitscertificering bij? Ja / Nee 1 Indien Nee: Voeg uw bijlage(n) betreffende kwaliteitsborging achter tabblad 3. 2 Doorhalen wat niet van toepassing is 14

15 Bijlage 4 Gunningscriteria Prijsinvulformulier Prijsinvulformulier Beschrijving dienst Prijs per zorgkostennota Aantal Totaalprijs Totaalprijs aangeboden diensten: Inschrijver: Onderneming Handtekening Plaats en datum Vermeld uw prijzen en tarieven in euro s exclusief BTW, maar inclusief overige belastingen/heffingen/kosten en inclusief kortingen. Voeg de bijlage(n) betreffende uw prijzen achter tabblad 4. 15