Protocol Vertrouwelijk omgaan met patiëntengegevens

Transcriptie

1 Protocol Vertrouwelijk omgaan met patiëntengegevens Inleiding Patiënteninformatie dient te allen tijde vertrouwelijk behandeld te worden. Daartoe is het van belang dat de randvoorwaarden daarvoor aanwezig zijn. Naast de aanwezigheid van beproefde beveiligde infrastructuur zijn de regels over het gebruik daarvan helder geformuleerd en bekend bij alle medewerkers. Dit protocol Vertrouwelijk omgaan met patiëntgegevens is daarvan een weerslag. Het biedt een overzicht van aard en omvang van in de praktijk beheerde patiëntgegevens, de mate waarin deze gegevens toegankelijk zijn en de voorwaarden waaraan voorzieningen en gebruiken dienen te voldoen ten einde de vertrouwelijkheid van deze gegevens te waarborgen. In de gevallen waarin dit protocol niet voorziet is de praktijkhoudend huisarts verantwoordelijk en degene die aangeeft hoe gehandeld dient te worden. In die gevallen zal hij zich houden aan de door de KNMG in 2002 opgestelde richtlijnen Privacywetgeving en omgaan met patiëntgegevens. De randvoorwaarden voor het vertrouwelijk omgaan van patiëntengegevens dienen in een tijd waarin elektronisch beheer van data en vooral de uitwisseling ervan voortdurend in ontwikkeling is, geregeld te worden getoetst. De eindverantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de huisarts/praktijkhouder. De NHG praktijkwijzer biedt daartoe een leidraad. Patiëntgegevens Patiëntgegevens worden in de praktijk gedocumenteerd om continuïteit van zorg te waarborgen, zowel door de praktijkmedewerkers als na verwijzing naar andere hulpverleners. De dossiers zijn ADEPD geregistreerd. Daardoor zijn de gegevens toegankelijk en eenduidig interpreteerbaar voor de praktijkmedewerkers, maar ook voor andere hulpverleners wanneer daartoe aanleiding is. Het grootste deel van de patiëntgegevens in de praktijk maakt deel uit van het elektronisch dossier binnen het HIS Medicom en, waar het patiënten betreft met chronische ziekten behandeld binnen de DBC, in het KIS Portavita. Daarnaast zijn er diverse applicaties waarin gegevens worden opgeslagen en uitgewisseld, zoals Praktijkinfo (herhaalmedicatie en E-consult via de website), Zorgdomein (verwijsmodule), Labelsoft (feedbackprogramma van HAP) en Vecozo Een papieren dossier bestaande uit de correspondentie op papier in de archiefmappen. Verwijsbrieven, machtigingen, uitdraaien van dossiers, visite en afsprakenbriefjes, recepten. Patiëntgegevens in verzamelstaten t.b.v. oproepsystemen ten behoeve van griepvaccinaties, cervixuitstrijkjes en speciale spreekuren. Zowel elektronisch als op papier. Video-opnames van spreekuren in kader van huisartsopleiding.

2 Toegankelijkheid Toegankelijkheid van patiëntgegevens kent twee kanten. Enerzijds kan de beschikbaarheid en toegankelijkheid van de juiste informatie van belang zijn voor de goede zorg aan een patiënt, bijvoorbeeld in de waarneming. Anderzijds komt deze gevoelige informatie niet toe aan personen met wie de patiënt geen behandelovereenkomst heeft. Dit protocol is vooral gericht op de bescherming van persoonsgegevens. Medische gegevens zijn toegankelijk voor alle medewerkers in de praktijk: huisarts, POH, praktijkassistente en AIOS. Er wordt hier geen onderscheid gemaakt. Dat is, gezien de omvang van de praktijk niet nodig en niet werkbaar. Niet toegankelijk voor derden, die niet bij de behandeling betrokken zijn Onder voorwaarden toegankelijk/beschikbaar voor de patiënt zelf voor zover het geen persoonlijke aantekeningen betreft van de praktijkmedewerkers. Zo nodig dient de inhoud van het dossier te worden toegelicht. Dit punt is uitgewerkt in Bijlage 1. Leidraad Patiëntenrechten en medisch dossier zonder expliciete toestemming van de patiënt toegankelijk voor betrokken hulpverleners in eerste en tweede lijn na verwijzing, voor zover van belang voor een goede zorgverlening. In geval van bespreking in het MDO ouderenzorg wordt vooraf expliciet toestemming verkregen van de betrokken oudere. door de waarnemer en huisarts op de HAP, voor zover relevant voor de juiste hulpverlening en de patiënt daarvoor toestemming heeft verleend voor aanmelding van diens dossier in het LSP (Landelijk Schakelpunt) voor de apotheek voor zover van belang voor juiste dienstverlening, daar waar het problemen betreft die interfereren met de farmacotherapie, zoals bekende allergieën en intoleranties, lever- of nierfunctiestoornis, medicatiegebruik. Dit mag bij de patiënt bekend verondersteld worden. voor instanties, politie, justitie, Raad voor de Kinderbescherming, verzekeringsen bedrijfsartsen, wanneer er sprake is van een door de patiënt getekende machtiging waarin aan de huisarts toestemming verleend wordt een specifieke vraag omtrent diagnose en therapie te beantwoorden. In geval van verplichting tot melding van een besmettelijke ziekte mag dit zonder toestemming van de patiënt (zie Bijlage 2. Reglement Opvragen van medische informatie door derden ) opnames voor onderwijs mits met uitdrukkelijke toestemming van de patiënt, vastgelegd en conform het privacyreglement van de Huisartsopleiding.

3 Uitwisseling van gegevens Uitwisseling van privacy-gevoelige informatie vindt plaats: binnen de praktijk: mondeling, schriftelijk, elektronisch naar buiten toe o via medewerker op papier, elektronisch bestand op USB of andere informatiedrager o elektronisch via beveiligde verbindingen: in HIS en KIS, via Website van Praktijkinfo, via Zorgdomein, Feedbackprogramma van HAP Labelsoft, Zorgmail en Vecozo o via telefoon, fax, , evt. sociale media (onherleidbaar of versleuteld) Regels omtrent patiëntgegevens binnen de praktijk Hieronder een aantal afspraken over hoe in de praktijk concreet wordt omgegaan met vertrouwelijke gegevens van patiënten. Mondeling Medewerkers zijn zich er te allen tijde van bewust dat er in een kleinschalige praktijk gemakkelijk sprake is van gehorigheid vanuit andere ruimten. Bij aanwezigheid van patiënten of derden in de praktijkruimte worden vertrouwelijke gegevens mondeling uitsluitend gedeeld in een afgesloten (spreek)kamer is het schuifraam van de balie en de deur naar de werkruimte van de assistente gesloten wordt een patiënt met vertrouwelijke mededelingen aan de balie z.n. in een afgesloten ruimte te woord gestaan Schriftelijk Patiëntgegevens op papier (recepten, uitslagen, brieven, maar ook patiëntenlijsten) dienen uit het zicht te blijven van derden. Ze liggen niet open in ruimtes waar patiënten of anderen ontvangen worden. Bij vertrek laat iedere medewerker zijn werkplek opgeruimd achter. Er blijven geen schriftelijke documenten zichtbaar achter. Papier met daarop vertrouwelijke informatie gaat niet in de oud papierbak, maar in de versnipperaar of onherleidbaar vernietigd in de prullenbak. Elektronisch Het pand is voorzien van beveiliging tegen inbraak met een alarmsysteem Computers en software die gebruikt worden voor opslag en verwerking van patiëntgegevens zijn uitsluitend toegankelijk met een wachtwoord. Computers op werkplekken zijn voorzien van een virusscanner.. Digitaal verkeer van patiëntgegevens dient uitsluitend plaats te vinden langs beveiligde verbindingen. Niet via de onbeveiligde .

4 Medewerkers zijn verantwoordelijk voor de aan hen beschikbaar gestelde apparatuur en programmatuur en gaan hier zorgvuldig mee om. Activiteiten op de computer en andere apparatuur die schade kunnen toebrengen aan computer, netwerk en bestanden zijn niet toegestaan. Een uitgebreid reglement met ge- en verboden ontbreekt. De praktijkhouder ziet toe op correct gebruik. Patiëntgegevens buiten de praktijk Vertrouwelijke informatie over patiënten verlaat onder bepaalde omstandigheden het pand. Hieronder een overzicht van de veiligheidsmaatregelen die in acht genomen worden. Mondeling Het spreekt voor zich dat iedere medewerker ook buiten de praktijk zijn (afgeleid) beroepsgeheim bewaard. Daarnaast geldt: Bij informatie die telefonisch wordt opgevraagd gaat de medewerker na of de beller (patiënt, medebehandelaar, instantie etc.) recht heeft op deze informatie (zie Bijlage 2). Zo nodig wordt gevraagd eerst een machtiging te faxen/sturen degene is die hij zegt te zijn. In geval van twijfel wordt het telefoonnummer genoteerd en belt de medewerker terug. Schriftelijk Medewerkers die patiëntgegevens op papier meenemen buiten de praktijk zijn daarvoor verantwoordelijk. Concreet: Visitebriefjes en andere afdrukken op papier waarop patiënteninformatie staat worden buiten het zicht van derden gehouden en na gebruik vernietigd. Patiëntdossiers worden bij vertrek naar een andere huisarts aan deze arts persoonlijk overhandigd of aangetekend verstuurd. Oproepen voor uitstrijkjes, griepvaccinaties en andere spreekuren worden verstuurd in gesloten enveloppen. Elektronisch Digitaal verzenden van patiëntgegevens dient uitsluitend plaats te vinden langs beveiligde verbindingen zoals: binnen HIS en KIS, via Website van Praktijkinfo, via Zorgdomein, via LSP aan de HAP, Feedbackprogramma van HAP Labelsoft, Vecozo. Gegevens van patiënten worden nooit herleidbaar verzonden via de onbeveiligde , sms of sociale media. Opgenomen video s van patiëntencontacten worden na gebruik gewist. De AIOS is daarvoor verantwoordelijk conform het reglement van het opleidingsinstituut, evenals voor het naar buiten brengen van opnamemateriaal op een beveiligde USBstick of geheugenkaartje.

5 Meldplicht datalekken In de hierboven beschreven procedures kunnen altijd dingen mis gaan en vertrouwelijke gegevens onbedoeld verloren gaan of in verkeerde handen terecht komen. Dan is er sprake van een datalek. Sinds 1 januari 2016 geldt volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties (zowel overheden, bedrijven als gezondheidszorginstellingen en dus ook huisartsen) direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben. Soms moeten zij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt). Onze praktijk werkt - als er iets mis gaat - volgens de Handreiking meldplicht datalekken in de eerstelijns zorg. Dit is een uitgave van LHV, NHG, InEen en KNMP uit 2016 (bijlage 3). Tot slot Het vertrouwelijk omgaan met patiëntgegevens is een voortdurend punt van aandacht in onze praktijk. Daartoe biedt bovenstaande een praktische handleiding. Beveiliging van patiëntgegevens vraagt om een voortdurende afweging van risico s en daarop te nemen maatregelen.

6 Bijlage 1. Leidraad Patiëntenrechten en medisch dossier (volgens NHG-Praktijkwijzer Informatiebeveiliging in de huisartsenpraktijk, december 09 kenmerk 3.1) In de wet is vastgelegd dat patiënten rechten hebben ten aanzien van het eigen medisch dossier. Deze leidraad geeft hierover informatie gebaseerd op KNMG-Richtlijnen. 1,2 Inzien van het dossier door de patiënt De patiënt heeft recht op inzage in zijn medisch dossier. Hij moet een verzoek voor inzage in het medisch dossier richten aan de behandelend huisarts. De huisarts moet aan dit verzoek binnen redelijke termijn gehoor geven, dat wil zeggen zo snel mogelijk en in elk geval binnen twee tot vier weken. Anderen (bijvoorbeeld de familie of een advocaat) hebben alleen recht op inzage, als de patiënt daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. Geen enkele medewerker van de praktijk is gerechtigd om zonder overleg met de behandelend huisarts patiëntengegevens ter inzage te geven aan de patiënt of aan derden. Kopiëren uit het medisch dossier op verzoek van de patiënt De patiënt kan een verzoek indienen om een kopie te ontvangen van (een deel van) zijn medisch dossier. Dit verzoek moet schriftelijk worden gedaan, onder vermelding van: o naam, geboortedatum, adres en patiëntnummer; o reden van het verzoek; o behandelingsperiode waarvan een kopie wordt gewenst. De huisarts moet aan dit verzoek binnen redelijke termijn gehoor geven, dat wil zeggen zo snel mogelijk en in elk geval binnen twee tot vier weken. Anderen (bijvoorbeeld de familie of een advocaat) kunnen alleen een verzoek om kopieën indienen, als de patiënt daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. Geen enkele medewerker van de praktijk is gerechtigd om zonder overleg met de behandelend huisarts kopieën van het medisch dossier aan de patiënt of aan derden te verstrekken. Kosten De kosten voor het maken van een kopie komen voor rekening van de patiënt. De huisartsenpraktijk brengt de kosten in rekening conform de landelijke richtlijn voor vergoeding voor het verstrekken van afschriften. Voor het verstrekken van kopieën van dossiergegevens wordt per pagina maximaal 0,23 in rekening gebracht, met een maximum van 5,00 per verzoek. Ook voor het verstrekken van een kopie op een andere gegevensdrager dan op papier wordt een redelijke vergoeding in rekening gebracht, met een maximum van 5,00 per verzoek. 1 Doppegieter RMS. Privacywetgeving en omgaan met patiëntengegevens. Utrecht, KNMG versie 3.0, KNMG-Richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens. Utrecht, KNMG, 2003.

7 Bij een verzoek om kopieën die meer dan 100 pagina s beslaan, kan maximaal 22,50 in rekening worden gebracht. Als het originele dossier niet meer in het huidige systeem staat, maar bijvoorbeeld op een kopie van het oude systeem en daarom moeilijker toegankelijk is, kan maximaal 22,50 in rekening worden gebracht. Aanvullen of vernietigen van het dossier op verzoek van de patiënt Als een patiënt vindt dat zijn dossier onvolledig is of onjuistheden bevat, kan op zijn verzoek een verklaring met zijn visie worden toegevoegd. Ook kan de patiënt verzoeken (delen van) zijn dossier te laten vernietigen. Een behandelend huisarts zal aan dit verzoek voldoen, mits er geen medische of juridische bezwaren bestaan. De huisarts dient het verzoek en zijn acties te documenteren. De patiënt moet een verzoek voor tot aanvulling of vernietiging van (delen van) het medisch dossier richten aan de behandelend huisarts. Een verzoek tot aanvulling of vernietiging van het medisch dossier moet schriftelijk worden ingediend, onder vermelding van: o naam, geboortedatum, adres en patiëntnummer; o reden van het verzoek; o (delen van) het medisch dossier waarop het verzoek betrekking heeft. Verzoek tot afscherming van gegevens De patiënt heeft recht op afscherming van gegevens uit zijn medisch dossier voor inzage door andere hulpverleners dan zijn behandelende huisarts. Deze afscherming kan gelden voor zorgverleners binnen de huisartsenpraktijk en zorgverleners buiten de huisartsenpraktijk. Het is van belang dat patiënten hierover zijn geïnformeerd. De huisarts moet patiënten voorlichten over de gevolgen van afscherming. De huisarts dient het verzoek van de patiënt en de door hem genomen acties te documenteren. De patiënt moet een verzoek tot afscherming van (gegevens uit) het medisch dossier richten aan de behandelend huisarts. Een verzoek tot afscherming van (gegevens uit) het medisch dossier moet schriftelijk worden ingediend, onder vermelding van: o naam, geboortedatum, adres en patiëntnummer; o reden van het verzoek; o gegevens waarop het verzoek betrekking heeft. Voor beschikbaarstelling van het dossier via het LSP aan de huisarts op de HAP dient de patiënt expliciet toestemming te verlenen. Ook in dat geval kunnen gegevens worden afgeschermd. Inzien van het dossier na overlijden van de patiënt Een huisarts gaat ook na het overlijden van een patiënt zorgvuldig om met zijn privacy. Daarom wordt een verzoek van nabestaanden om inzage in het medisch dossier van de overledene niet zonder meer gehonoreerd. De beslissing hierover ligt bij de behandelend huisarts en hangt af van het belang van de inzage door de nabestaanden en de veronderstelde wens van de overleden patiënt.

8 Minderjarige en wilsonbekwame patiënten Inzage in en kopiëren uit het dossier van een minderjarige patiënt, of van een volwassen patiënt die door zijn lichamelijke of geestelijke toestand niet in staat is zelf zijn belangen te behartigen (wilsonbekwaamheid), is met in achtneming van bovenvermelde voorwaarden mogelijk, als specifiek omschreven personen toestemming geven. Bij minderjarige patiënten jonger dan 16 jaar zijn dit de ouders. Als een minderjarige patiënt ouder is dan 16 jaar, moet hijzelf toestemming geven. Bij wilsonbekwame patiënten moet de vertegenwoordiger toestemming geven. De volgende personen kunnen optreden als vertegenwoordiger van de patiënt: o de echtgenoot of partner; o een wettelijk vertegenwoordiger (curator, mentor); o de ouders, kinderen, broers of zussen van de patiënt.

9 Bijlage 2. Reglement Opvragen van medische informatie door derden (naar NHG-Praktijkwijzer Informatiebeveiliging in de huisartsenpraktijk, december 09 kenmerk 3.2) Alle medewerkers van de huisartsenpraktijk hebben een beroepsgeheim of hebben een Geheimhoudingsverklaring ondertekend. Dit betekent dat zij zorgvuldig omgaan met de inhoud van het medisch dossier. Medewerkers van een huisartsenpraktijk verstrekken zonder toestemming van de patiënt geen informatie aan personen of instanties die niet bij de behandeling betrokken zijn. 3 Informatie zonder toestemming patiënt Zorgverleners die bij de behandeling van de patiënt betrokken zijn, mogen zonder expliciete toestemming van de patiënt gegevens uitwisselen, op voorwaarde dat dit gebeurt ten behoeve van de behandeling. Als de patiënt wordt doorverwezen naar een andere behandelaar, worden de relevante medische gegevens doorgegeven aan deze behandelaar. Voor beschikbaarstelling van het dossier via het LSP aan de huisarts op de HAP dient de patiënt expliciet toestemming te verlenen. Ook in dat geval kunnen gegevens worden afgeschermd. In de wet is vastgelegd dat informatie in een aantal situaties zonder toestemming van de patiënt aan derden mag worden verstrekt: De huisarts is verplicht sommige besmettelijke ziekten te melden aan de GGD, zodat snel maatregelen kunnen worden genomen om verdere verspreiding te voorkomen. De huisarts heeft het recht zorgverzekeraars informatie te verstrekken over behandelingen van patiënten. Informatie met toestemming patiënt Voor het geven van informatie aan instanties (bijvoorbeeld de politie, justitie, verzekeringsmaatschappijen of de Raad voor de Kinderbescherming) is schriftelijke toestemming van de patiënt nodig. Deze instanties vragen de patiënt meestal een machtiging te ondertekenen, waarin wordt vastgelegd door wie in welke periode informatie mag worden ingewonnen. Toestemming van de patiënt is ook nodig voor het geven van informatie aan de partner, kinderen, ouders of ander familie van de patiënt. 3 KNMG-Richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens. Utrecht, KNMG, 2003.