Bijlage 7 KWALITEIT. 1. Proefafdrukken

Transcriptie

1 Bijlage 7 KWALITEIT 1. Proefafdrukken Om een goede indruk te krijgen van de afdrukkwaliteit van de aangeboden printers, MFP s en de repromachine zullen de afdrukken van deze printers, MFP s en de repromachine beoordeeld worden op de print- en kopieerkwaliteit (los bij te leveren in de gesloten verpakking zoals beschreven in hoofdstuk 2.4 van het aanbestedingsdocument). De bestanden hiervoor kunt u vinden op TenderNed. Opdracht 1: Geldend voor de zwart-wit printer (type 1) en de full color printer (type 2) Voor de proefafdrukken op type 1 en type 2 dient u het bestand Testdocument Pompeblêd.pdf te gebruiken: Op de door u aangeboden zwart-wit printer (type 1) dient u dit document 5x te printen in zwart-wit. Op de door u aangeboden full color printer (type 2) dient u dit document 5x te printen in zwart-wit en 5x te printen in full color. Geldend voor de zwart-wit MFP s (type 3 en type 5) en de full color MFP s (type 4, type 6 en type 7) Voor de proefafdrukken op type 3 t/m type 7 dient u het bestand Testdocument Pompeblêd.pdf te gebruiken: Op de door u aangeboden zwart-wit MFP s (type 3 en type 5) dient u dit document 5x te printen in zwart-wit. Van alle afdrukken dient u vervolgens 1 kopie (in de automatische modus tekst/foto) te maken (print 1 kopie 1, print 2 kopie 2, etc.). Op de door u aangeboden full color MFP s (type 4, type 6 en type 7) dient u dit document 5x te printen in full color en 5x te printen in zwart-wit. Van alle afdrukken gemaakt op type 4, type 6 en type 7 dient u vervolgens 1 kopie (in de automatische modus tekst/foto) te maken, ofwel van alle afdrukken zwart-wit 5 kopieën in zwart-wit en van alle afdrukken full color 5 kopieën in full color (print 1 kopie 1, print 2 kopie 2, etc.). Deze afdrukken (type 1 t/m type 7) dienen ENKELZIJDIG op 80 grams A4 papier van de aanbestedende dienst afgedrukt te worden, met een PCL-driver vanuit Acrobat Professional, waarbij de overdruk op aan staat. Dit moet de kwaliteit vertegenwoordigen die na gunning op iedere machine minimaal geleverd gaat worden. Bijlage 7 EA printers, MFP s en een repromachine Pompeblêd

2 NOTE: U dient dit bestand vanuit de driver in te stellen naar A4 formaat, en het bestand te schalen (maximaal) naar het papierformaat, zonder dat er elementen wegvallen (fit to page). Opdracht 3: Geldend voor de zwart-wit repromachine type 8 Voor de proefafdrukken dient u het bestand Testdocument Pompeblêd.pdf te gebruiken: Op de door u aangeboden repromachine (type 8) dient u dit document 5x te printen in zwart-wit. Van alle afdrukken gemaakt op type 8 dient u vervolgens 1 kopie (in de automatische modus tekst/foto) te maken (print 1 kopie 1, print 2 kopie 2, etc.). Deze afdrukken (type 8) dienen ENKELZIJDIG op 80 grams A3 papier van de aanbestedende dienst afgedrukt te worden, met een PS-driver vanuit Acrobat Professional, waarbij de overdruk op aan staat. Dit moet de kwaliteit vertegenwoordigen die na gunning op iedere machine minimaal geleverd gaat worden. NOTE: u dient het bestand 100% uit te printen (dus GEEN schaling toepassen). Per set dient dit er als volgt uit te zien: - Een voorblad met hierop de naam van de aanbesteding, de unieke code en de benaming set 1, set 2 enz. - Type 1: een print zwart-wit (1 proefafdruk van type 1). - Type 2: een print full color en een kopie full color (2 proefafdrukken van type 2). - Type 3: een print zwart-wit en een kopie zwart wit (2 proefafdrukken van type 3). - Type 4: een print full color en een kopie full color + een print zwart-wit en een kopie zwart wit (4 proefafdrukken van type 4). - Type 5: een print zwart-wit en een kopie zwart wit (2 proefafdrukken van type 5). - Type 6: een print full color en een kopie full color + een print zwart-wit en een kopie zwart wit (4 proefafdrukken van type 6). Bijlage 7 EA printers, MFP s en een repromachine Pompeblêd

3 - Type 7: een print full color en een kopie full color + een print zwart-wit en een kopie zwart wit (4 proefafdrukken van type 7). - Type 8: een print zwart-wit en een kopie zwart wit (2 proefafdrukken van type 8). Alle afdrukken van (type 1 t/m type 8) dient u per set (in totaal dus 5 ingebonden sets) in te binden in een wire-o binding (A4 aan de lange zijde en A3 aan de korte zijde) tot een geheel en in te dienen zoals beschreven in hoofdstuk 2.4 van het aanbestedingsdocument. U dient de ingebonden sets te anonimiseren (dus geen bedrijfsnaam of logo s!) en in te leveren in een gesloten verpakking ten kantore van BiC. Op de achterkant van ELKE proefafdruk en boekwerk dient u een sticker te plakken met hierop minimaal het volgende beschreven: Een (zelf uit te kiezen) identieke en unieke code (deze code dient u te beschrijven in een inleidende brief die u bij de proefafdrukken dient toe te voegen). Welk type het betreft (type 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 of 8). Of het een kopie of print betreft. De beoordelingsgroep zal voor de proefopdrachten per type en per afdruk letten op: Te behalen punten op basis van consensus 1. Mate van streepvorming in de afdrukken bij zowel de print als de kopie. De beoordelaar zal hierbij letten of er strepen ontstaan door vervuiling en strepen die ontstaan door het ontbreken van een egale print. Streepvorming kan in allerlei vormen voor komen. Indien er geen sprake is van een enkele streepvorming (dit wil zeggen: op geen enkele manier in het bestand voorkomende strepen) ontvangt de inschrijver 5 punten. 2. Mate van het recht afdrukken en op stand afdrukken (waaronder pagina registratie). De beoordelaar zal de mate van rechtheid en de stand van de bovenste lange zijde vergelijken met de onderste lange zijde en opmeten. Als de afdruk volkomen recht en op stand is ontvangt inschrijver op dit onderdeel 5 punten. Als de afwijking recht afdrukken OF op stand afdrukken tot 3 mm is (dus niet recht is, >0-3 mm) ontvangt inschrijver 4 punten en als de afwijking recht afdrukken EN op stand afdrukken tot 3 mm is (dus niet recht en niet op stand is) ontvangt inschrijver 3 punten. Bij een afwijking van meer dan 3 mm bij één van beide (recht of op stand) of bij allebei ontvangt inschrijver 1 punt, hetgeen onmiddellijk leidt tot uitsluiting. 3. Mate van contrast in de foto s, helderheid en uitstraling, gebruikte raster, scherpte van rasters, teksten, logo s en zwarting. Echter als zwarte elementen ook daadwerkelijk als zwart zijn afgedrukt, scoort inschrijver hoger dan als hier een kleurenzweem in zit. Bijlage 7 EA printers, MFP s en een repromachine Pompeblêd

4 4. Algemene indruk van de kwaliteit. De beoordelaar zal hierbij letten op kwaliteitsaspecten waar de overige subcriteria niet in kunnen voorzien. Als er niets afwijkends aan het bestand gevonden wordt scoort inschrijver hier 5 punten. Iedere afwijking van het proefbestand, of positieve afwijking van de huidige afdrukkwaliteit zal in een bepaalde mate 3 punten of een hogere score opleveren. Iedere negatieve afwijking van de huidige afdrukkwaliteit zal in een bepaalde mate een lagere score dan 3 punten opleveren (= knock out). 5. Kwaliteit van de grijswaarden, lichte tinten, felle tinten, teksten, zwart-wit foto s en kleurenfoto. De beoordelaar hanteert hierbij het uitgangspunt van het doel waarvoor de MFP s gebruikt gaan worden. De leesbaarheid en waarneembaarheid van bovengenoemde staat hierin centraal. 6. Constantheid van kwaliteit in de onderlinge afdrukken en de verhouding print en kopie. Als er geen afwijkingen zijn scoort de inschrijver 5 punten en naar mate er een afwijking vast te stellen valt scoort inschrijver hier lager. 7. Schoonheid van afdrukken (geen vlekken of tonerresten). De beoordelaar let hierbij op of op de afdrukken afwijkingen zijn die er niet op thuis horen. Als er geen afwijkingen zijn, scoort inschrijver hier 5 punten en naar mate er een afwijking vast te stellen valt scoort inschrijver hier lager. Eindscore: het gemiddelde van alle consensusscores per item minimaal gemiddeld een 3 De afdrukken zullen tevens dienen als minimale kwaliteitsnorm voor de eventuele dienstverlening na gunning. Opgemerkt moet worden dat de projectgroep de afdrukken beoordeelt voor het doel waarvoor de printers, MFP s en repromachines worden aangeschaft. De minimale eis (kwaliteitsnorm) voor de kwaliteit van de machines is de huidige afdrukkwaliteit van de aanbestedende dienst, de afdrukken zijn gemaakt op de huidige machines. De kwaliteit mag niet minder zijn dan de kwaliteit van deze huidige machines. Ter vergelijking zal de aanbestedende dienst een set met testafdrukken beschikbaar stellen. U kunt deze afdrukken m.b.t. de kwaliteitsnorm en het benodigde A3 en A4 papier op komen halen, na overleg met uw contactpersoon van deze aanbesteding. De leden van de beoordelingsgroep zullen individueel en onafhankelijk van elkaar de mate waarin u voldoet aan de afdrukkwaliteit beoordelen, waarna een gezamenlijk consensusoverleg plaats zal vinden. De beoordeling per onderdeel zal plaatsvinden op basis van: 5 = Uitstekend 4 = Goed 3 = Voldoende 2 = Matig 1 = Onvoldoende Bijlage 7 EA printers, MFP s en een repromachine Pompeblêd

5 Na deze beoordeling zal de consensus score van alle items (print en kopie) per type worden gemiddeld, dit levert de score PER TYPE op. De scores van alle types worden bij elkaar opgeteld en gedeeld door het aantal types (8), dit levert de gemiddelde eindscore voor dit subcriterium. Op dit subcriterium dient de inschrijver minimaal een gemiddelde eindscore van 3 punten PER TYPE (dit is de minimale eis oftewel kwaliteitsnorm) te behalen. Indien de score lager is, zal de inschrijver uitgesloten worden van verdere beoordeling en zal de inschrijving terzijde worden gelegd. De scores zullen worden afgerond op 2 decimalen, dit betekent bij een eindscore van bijvoorbeeld 2,99 dat de inschrijver zal worden uitgesloten. De inschrijver zal ook worden uitgesloten indien er op 1 of meer items (PRINT en/of KOPIE) op basis van de consensusscore PER TYPE MACHINE lager dan een 2 gescoord wordt. De waarde voor het subcriterium proefafdrukken komt tot stand door de gemiddelde eindscore van alle types te vermenigvuldigen keer ,- (maximaal te behalen waarde bedraagt ,-). Om inzage te geven hoe de scores tot stand komen hebben wij het beoordelingsformulier bijgevoegd als bijlage (beoordelingsformulier proefafdrukken). De inschrijver mag een vergoeding voor de uitvoering van deze proefopdrachten rekenen van maximaal 25,00 excl. BTW. De voorwaarde hierbij is dat inschrijver wel een juiste en volledige inschrijving heeft ingediend. Bijlage 7 EA printers, MFP s en een repromachine Pompeblêd

6 2. Open vragen Naast de gestelde eisen uit de onderhavige aanbesteding is de aanbestedende dienst op zoek naar een opdrachtnemer die haar gedurende de periode van de raamovereenkomst kan voorzien van veel toegevoegde waarde. Hoe meer toegevoegde waarde een inschrijver biedt, hoe hoger zij op dit onderdeel kwaliteit scoort. Alle antwoorden van een inschrijver dienen realistisch en uitvoerbaar te zijn. Een honorering van de antwoorden zal nimmer leiden tot een verplichte afname van datgene wat inschrijver heeft ingediend. NOTE: Iedere beantwoording moet betrekking hebben op de onderhavige opdracht (en ontwikkeling) en op de organisatie van de opdrachtgever. Bij het beantwoorden van de open vragen dient u te letten op het volgende: - Als het maximaal aantal pagina s overschreden wordt zal de beoordelingsgroep alleen het eerste toegestane aantal pagina s beoordelen, afhankelijk van wat er wordt gevraagd. - U dient bij de beantwoording van de open vragen minimaal een fontgrootte van 10 punten aan te houden. - U dient de beantwoording van de open vragen toe te voegen bij uw inschrijving via TenderNed als een leesbaar en niet beveiligd Pdf bestand. Voor het subcriterium open vragen van deze bijlage geldt: De leden van de beoordelingsgroep zullen individueel en onafhankelijk van elkaar de beantwoording van de open vragen beoordelen, waarna een gezamenlijk consensusoverleg plaats zal vinden. Totaal kan de inschrijver een maximale waarde van ,- behalen op de beoordeling van de beantwoording van de open vragen. Om inzage te geven hoe de beoordeling tot stand komt hebben wij het beoordelingsformulier bijgevoegd als bijlage. NOTE: U dient de beantwoording van de open vragen te anonimiseren en een code toe te voegen bij de benaming in het bestand (dus geen (bedrijfs)naam of logo s!), er mag in geen geval te herleiden zijn welke inschrijver de beantwoording heeft gegeven. Indien er wel een naam/tekst/verwijzing of andere herleiding staat beschreven, zal deze zwart worden gemarkeerd voordat Bijlage 7 EA printers, MFP s en een repromachine Pompeblêd

7 de beantwoording naar de beoordelaars worden verzonden. De code van de open vragen mag NIET hetzelfde zijn als de code van de proefopdrachten, oftewel de code van de proefopdrachten en de code van de beantwoording van de open vragen mogen in geen geval met elkaar in verband gebracht te kunnen worden. 2.1 Social Return / Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) Inschrijver dient te beschrijven op maximaal 1 A4 (toe te voegen op TenderNed conform formulier C) in welke mate zij Social Return en MVO toepast, geheel gericht op de aangeboden printers, MFP s en de repromachines. 2.2 Milieu & Duurzaamheid De aanbestedend dienst streeft ernaar om duurzaam in te kopen. Duurzaam inkopen is het meenemen van milieuaspecten in het inkoopproces. Inschrijver dient te beschrijven op maximaal 1 A4 (toe te voegen op TenderNed conform formulier C) in welke mate zij zich verder inspant om zo duurzaam en milieuvriendelijk mogelijk te produceren en handelen, waarbij in elk geval CO2-emissie aan bod zal komen, bovenop de eisen van de Milieucriteria (bijlage 8) en zo een meerwaarde zal zijn voor de aanbestedende dienst. U dient ook te beschrijven wat dit betekent voor een eerste terugname, en indien u de machines gaat hergebruiken wat dit betekent voor de end of life van de aangeboden machines. 2.3 Plan van aanpak/ implementatie Inschrijver dient te beschrijven op maximaal 4 pagina s A4 welke toegevoegde waarde zij aanbestedende dienst kan aanbieden en hoe zij de interne organisatie van de opdrachtgever zal gaan ontzorgen bij implementatie (en retourneren bij einde overeenkomst) van de onderhavige opdracht. Inschrijver beschrijft minimaal een plan van aanpak en haar toegevoegde waarde waarin in elk geval de volgende onderdelen uitgebreid worden beschreven: de ontvangst en het completeren van de bestellijsten; de benodigde communicatie met de leverancier van printmanagement software, de scholen, de projectleider van de opdrachtgever; de levering, uitrol en implementatie PER locatie; het tijdspad; Bijlage 7 EA printers, MFP s en een repromachine Pompeblêd

8 de waarborging van de afdrukkwaliteit en juiste afdrukregistratie voor alle machines (met een uitleg welke rollen de opdrachtnemer en de opdrachtgever hierin hebben). 2.4 Digitaliseren Inschrijver dient te beschrijven op maximaal 2 A4 (toe te voegen op TenderNed conform formulier C) hoe zij kan meewerken aan het significant reduceren van het aantal afdrukken op MFP s en de repromachine gedurende de raamovereenkomst, gebaseerd op de volumes op het prijzenblad. Inschrijver geeft hierbij een concreet te realiseren besparing van afdrukken aan en welke garanties hierop worden gegeven. Inschrijver beschrijft een uitsplitsing voor afzonderlijk zwart-wit en full color afdrukken. Het uitgangspunt is hierbij dat het aantal medewerkers gelijk blijft en dat er geen organisatorische wijzigingen plaats zullen vinden (zoals minder locaties). Het printmanagementsysteem mag geen onderdeel zijn van deze beschrijving. Beoordelingskader De leden van de beoordelingsgroep zullen eerst onafhankelijk van elkaar de beantwoording van de open vraag beoordelen. Na de onafhankelijke beoordeling zal de beoordelingsgroep op basis van CONSENSUS de eindscore op de beantwoording van de open vraag vaststellen. De beantwoording zal worden beoordeeld in punten van 1 t/m 5, waarbij 1 punt als laagst en onvoldoende geldt en een 5 als hoogst wat uitmuntend inhoudt. Per beantwoording van de open vraag zal een score een waarde vertegenwoordigen, deze waarde is te vinden in onderstaande tabel en tevens in het beoordelingsformulier. 5 = Uitmuntend In de beantwoording van de inschrijver wekt zij zeer veel vertrouwen, het antwoord is helder en begrijpelijk geformuleerd. De beoordelingscommissie is van mening dat dit zal leiden tot een uitmuntend resultaat en de beantwoording overstijgt de verwachtingen. 4 = Goed In de beantwoording van de inschrijver wekt zij vertrouwen, het antwoord is helder en begrijpelijk geformuleerd. De beoordelingscommissie is van mening dat dit zal leiden tot een goed resultaat en de beantwoording overstijgt de verwachtingen niet, maar voldoet hieraan. 3 = Voldoende In de beantwoording van de inschrijver wekt zij niet meer dan voldoende vertrouwen, het antwoord is minder helder en begrijpelijk geformuleerd. De beoordelingscommissie is van mening dat dit zal leiden tot een voldoende resultaat, maar de beantwoording kent enige punten van verbetering. 2 = Matig In de beantwoording van de inschrijver wekt zij maar een matig vertrouwen, het antwoord is matig concreet geformuleerd. De beoordelingscommissie is van mening dat dit zal leiden tot een matig resultaat. 1 = Onvoldoende Bijlage 7 EA printers, MFP s en een repromachine Pompeblêd

9 In de beantwoording van de inschrijver wekt zij onvoldoende vertrouwen en is onvoldoende helder, onvoldoende concreet en is onvoldoende begrijpelijk geformuleerd. De beoordelingscommissie is van mening dat dit zal leiden tot een onvoldoende resultaat en de beantwoording slaat hier overduidelijk 'de plank mis'. OPEN VRAGEN +bijbehorende waarde beoordeling 1 t/m 5 SCORE = uitmuntend maximale waarde 5.000, , , ,- 4 = goed 2.500, , , ,- 3= voldoende 1.000, , , ,- 2 = matig 500,- 500, , ,- 1 = onvoldoende minimale waarde 0,- 0,- 0,- 0,- Bijlage 7 EA printers, MFP s en een repromachine Pompeblêd