Regeling Incidenten, Klokkenluider en Ongewenste omgangsvormen. 1.0, definitief, 8 april 2014

Transcriptie

1 Regeling Incidenten, Klokkenluider en Ongewenste omgangsvormen 1.0, definitief, 8 april 2014 Afdeling C&I Auteur Bart Peters Akkoord directie d.d. 8 april 2014

2 Inhoud Inhoud 2 1 Inleiding 3 2 Regeling Incidenten Melding en vertrouwelijke behandeling Vastleggen incident Wijze en termijn van afhandeling 4 3 Regeling Klokkenluider Melden door klokkenluider Melden bij vertrouwenspersoon Melden bij voorzitter raad van commissarissen Melden bij voorzitter van de directie Overeenkomstige toepassing Rechtsbescherming Vastleggen incident Wijze en termijn van afhandeling Beoordelen incident Commissie Incidenten Onderzoek en standpunt 6 4 Regeling Ongewenste omgangsvormen Verantwoordelijkheden Vertrouwenspersoon Vertrouwenscommissie Klachtenprocedure Slotbepalingen 12 5 Governance Taken en verantwoordelijkheden Bekendheid met incidentenbeleid Managementinformatie Informatieplicht toezichthouder Inwerkingtreding 13 Regeling Incidenten, Klokkenluider, Ongewenste omgangsvormen, v10, definitief, 8 april

3 1 Inleiding Incidenten zijn gedragingen of gebeurtenissen die een gevaar (kunnen) vormen voor de integere uitoefening van het bedrijf van Propertize en die als zodanig het vertrouwen in de organisatie en de reputatie schaden. Een incident kan onder meer zijn: een overtreding van wet- en regelgeving of van de gedragscode van Propertize; een operationeel risico, namelijk het risico dat verliezen ontstaan door inadequate of falende interne processen, mensen (bijvoorbeeld door ontoereikend, nalatig of crimineel gedrag), systemen of door externe gebeurtenissen; een beveiligingsincident, dat een verstoring is die de beveiliging van een informatiesysteem kan aantasten of waarbij financiële of imagoschade kan optreden; en/of; een ongewenste omgangsvorm, zoals seksuele intimidatie, agressie, geweld, discriminatie of racisme. Het incidentenbeleid van Propertize is er op gericht om incidenten en risico s tijdig gemeld te krijgen met als doel: incidenten adequaat af te kunnen handelen; gevolgschade te kunnen voorkomen of te beperken; adequate maatregelen te kunnen nemen ter voorkoming van soortgelijke incidenten. Ernstige incidenten moet Propertize melden aan de toezichthouder. Elke medewerker is verplicht een incident of het vermoeden er van te melden. Het is van belang dat medewerkers weten hoe te handelen bij een (vermoeden van) een incident. Dat wordt in deze regeling beschreven. Naast de algemene incidentprocedure zijn in deze regeling verbijzonderde procedures opgenomen voor de klokkenluider en voor melding van ongewenste omgangsvormen. Dit document bevat de volgende regelingen: Regeling Incidenten, over de melding en afhandeling van incidenten; Regeling Klokkenluider, over melding en behandeling van een incident in het geval een medewerker alleen anoniem een melding wenst te doen; Regeling Ongewenste omgangsvormen, over melding en behandeling van een incident in het geval er sprake is van ongewenste omgangsvormen. Regeling Incidenten, Klokkenluider, Ongewenste omgangsvormen, v10, definitief, 8 april

4 2 Regeling Incidenten 2.1 Melding en vertrouwelijke behandeling Elke medewerker is verplicht een incident of het vermoeden er van te melden. De medewerker meldt een incident bij Compliance & Integriteit (C&I), in principe via het Meldpunt Incidenten op intranet. Indien de medewerker het incident alleen anoniem wil melden dan geldt hiervoor de Regeling Klokkenluider (hoofdstuk 4). Een melding wordt vertrouwelijk behandeld. Ook de medewerker die het incident meldt, dient in het belang van een mogelijk onderzoek de melding vertrouwelijk te behandelen. 2.2 Vastleggen incident C&I legt ten minste de volgende gegevens van het incident vast: naam van de melder; de namen van overige betrokkenen bij het incident; feiten en omstandigheden van het incident; eventuele maatregelen naar aanleiding van het incident. 2.3 Wijze en termijn van afhandeling C&I legt de afhandeling van het incident bij de juiste afdeling neer en bewaakt de tijdige en juiste afhandeling van het incident. De verantwoordelijke directeur wordt door de afdeling die de melding in behandeling heeft genomen geïnformeerd over het incident. De wijze en termijn van afhandeling hangen af van het soort incident dat is gemeld. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om eerst een nader onderzoek in te stellen naar aanleiding van de melding. Het incident kan ertoe leiden dat maatregelen getroffen worden die herhaling in de toekomst beogen te voorkomen. In dat kader kunnen procedures worden aangepast. Het nemen van maatregelen tegen een medewerker vindt, indien nodig, plaats met inachtneming van het Sanctiebeleid. Regeling Incidenten, Klokkenluider, Ongewenste omgangsvormen, v10, definitief, 8 april

5 3 Regeling Klokkenluider 3.1 Melden door klokkenluider De Regeling Klokkenluider stelt een medewerker in staat om een incident te melden bij de (externe) vertrouwenspersoon. Een medewerker kan dat doen in het geval de medewerker zijn identiteit binnen Propertize niet bekend kan of wil maken in relatie tot zijn melding Melden bij vertrouwenspersoon Incidenten waarvan de medewerker reguliere melding niet wenselijk acht vanwege bijvoorbeeld redelijke vrees voor tegenmaatregelen, meldt de medewerker bij de vertrouwenspersoon. De functie van de vertrouwenspersoon omvat de volgende taken: Het optreden als aanspreekpunt voor personen die een incident willen melden, maar hun identiteit niet bekend durven te maken. Het beoordelen of de melding een incident betreft. Het optreden als aanspreekpunt voor betrokkenen. Het doorgeven van het incident aan de Commissie Incidenten. Het ondersteunen bij de melding van een incident aan de voorzitter van de raad van commissarissen van Propertize. Het geïnformeerd houden van medewerkers die een incident hebben gemeld en hebben aangegeven van de afhandeling op de hoogte te willen blijven. Het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid. De vertrouwenspersoon wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van zijn werkzaamheden als vertrouwenspersoon op grond van deze regeling Melden bij voorzitter raad van commissarissen Indien het incident betrekking heeft op een of meer leden van de directie, dan meldt de medewerker die als klokkenluider optreedt het incident aan de voorzitter van de raad van commissarissen van Propertize. De medewerker meldt het incident via de vertrouwenspersoon Melden bij voorzitter van de directie De medewerker kan een incident melden bij de voorzitter van de directie, als: a. hij het niet eens is met het standpunt van de vertrouwenspersoon dat de melding geen incident is (4.4.1); b. hij het niet eens is met het standpunt van de Commissie Incidenten over het incident (4.4.3); c. hij van de vertrouwenspersoon geen standpunt van de Commissie Incidenten heeft ontvangen binnen een termijn van 8 weken (4.4.3); d. de termijn van 8 weken (4.4.3) onredelijk lang is en de medewerker, rechtstreeks of via de vertrouwenspersoon, hiertegen bezwaar heeft gemaakt bij de Commissie Incidenten zonder dat hem door de Commissie Incidenten een kortere, redelijke termijn is gegeven; e. het incident een vertrouwenspersoon of (een lid van) de Commissie Incidenten betreft; f. een eerdere melding ten aanzien van hetzelfde incident, dit incident niet heeft weggenomen Overeenkomstige toepassing De bepalingen van 4.2, 4.3 en 4.4 zijn ook van toepassing op de melding bij de voorzitter van de directie. De voorzitter van de directie vervult dan zelfstandig de rol van de Commissie Incidenten Regeling Incidenten, Klokkenluider, Ongewenste omgangsvormen, v10, definitief, 8 april

6 en kan zich hierbij laten ondersteunen door anderen die door hem daartoe zijn aangewezen. De voorzitter laat zich alleen door anderen ondersteunen als de aard van de melding dit rechtvaardigt. 3.2 Rechtsbescherming De medewerker die als klokkenluider op grond van deze Regeling te goeder trouw een incident meldt, heeft recht op de volgende bescherming. De melding wordt vertrouwelijk behandeld. Zonder uitdrukkelijke toestemming van de vertrouwenspersoon wordt geen informatie verschaft over de melding aan derden binnen of buiten Propertize. Mocht het zich voordoen dat informatie verschaft moet worden dan zal deze zodanig worden verstrekt dat de anonimiteit van de klokkenluider voor zover mogelijk gewaarborgd is. De klokkenluider wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van de melding. De medewerker kan geen aanspraak maken op deze bescherming, indien hij het incident meldt aan derden dan wel indien het incident is te wijten aan zijn eigen opzet, schuld of nalatigheid. Indien de medewerker niet op de voorgeschreven wijze als klokkenluider een incident meldt kan de medewerker alleen dan aanspraak maken op de rechtsbescherming zoals in deze paragraaf vermeld, indien hij kan aantonen dat het melden op de voorgeschreven wijze in redelijkheid niet van hem kan worden verwacht. 3.3 Vastleggen incident De vertrouwenspersoon legt de melding schriftelijk vast, inclusief de datum van ontvangst, en laat deze vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker, die daarvan een afschrift ontvangt. 3.4 Wijze en termijn van afhandeling Beoordelen incident De vertrouwenspersoon beslist of de melding een incident betreft. Indien de melding geen incident betreft, informeert de vertrouwenspersoon de medewerker hier schriftelijk zo spoedig mogelijk over. Indien de melding een incident betreft, zorgt de vertrouwenspersoon er voor dat de Commissie Incidenten meteen op de hoogte wordt gesteld van de melding en van de datum waarop de melding ontvangen is door het verzenden van een afschrift van deze vastlegging. De vertrouwenspersoon behandelt de identiteit van de medewerker vertrouwelijk en maakt deze zonder de uitdrukkelijke toestemming van de medewerker niet bekend aan de Commissie Incidenten of aan andere personen Commissie Incidenten Een Commissie, bestaande uit de Legal Counsel, de Compliance Officer en de Internal Auditor, onderzoekt de melding en kan opdracht geven een onderzoek te doen naar aanleiding van een melding. De Commissie Incidenten kan uitgebreid worden naar gelang de aard en/of impact van de melding dit rechtvaardigt Onderzoek en standpunt Meteen na ontvangst van de vastlegging start de Commissie Incidenten een onderzoek. De klokkenluider wordt door de vertrouwenspersoon binnen een periode van acht weken vanaf het Regeling Incidenten, Klokkenluider, Ongewenste omgangsvormen, v10, definitief, 8 april

7 moment van de melding schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt van de Commissie Incidenten over het gemelde incident, inclusief de maatregelen die naar aanleiding van de melding zijn genomen, tenzij dit onmogelijk is met het oog op de bescherming van rechten en vrijheden van andere betrokkenen. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de medewerker door de vertrouwenspersoon hiervan in kennis gesteld onder vermelding van de termijn waarin hij een standpunt tegemoet kan zien. Regeling Incidenten, Klokkenluider, Ongewenste omgangsvormen, v10, definitief, 8 april

8 4 Regeling Ongewenste omgangsvormen Een incident ongewenste omgangsvormen is een incident met betrekking tot omgangsvormen die door benadeelden als ongewenst worden ervaren. Een dergelijk incident wordt bij de (externe) vertrouwenspersoon gemeld. Meest voorkomende ongewenste omgangsvormen zijn: Seksuele intimidatie: Direct of indirect seksueel getinte uitingen in woord, gebaar, afbeelding, gedrag of anderszins; Agressie en geweld: Uitingen van verbaal, non-verbaal en fysiek gedrag, die door benadeelden als bedreigend worden ervaren (waaronder ook pest -gedrag en stalking); Discriminatie/racisme: Uitingen over leeftijd, levensovertuiging, ras, uiterlijk, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid of burgerlijke staat, die als beledigend worden ervaren. De Arbeidsomstandighedenwet verplicht werkgevers een beleid te voeren dat gericht is op het tegengaan van ongewenste omgangsvormen. Ongewenste omgangsvormen zijn schadelijk. Niet alleen voor het slachtoffer. Ze zijn ook van invloed op de dader, op de mensen die er getuige van zijn en de cultuur van de organisatie. Uiteindelijk leiden ongewenste omgangsvormen tot productieverlies, personeelsverloop en ziekteverzuim. Uitgangspunt bij Propertize is dat alle medewerkers elkaar met respect behandelen. Ongewenste omgangsvormen kunnen daarom niet worden getolereerd en bij overtreding worden dan ook maatregelen/sancties in het vooruitzicht gesteld. Voorop staat dat het indienen van een klacht geen nadelige consequenties mag hebben voor de klager. Binnen Propertize geldt: a. Ongewenste omgangsvormen dienen te worden voorkomen. b. Medewerkers die te maken hebben (gehad) met ongewenste omgangsvormen dienen op deskundige wijze te worden opgevangen en/of begeleid. 4.1 Verantwoordelijkheden Diverse partijen hebben een verantwoordelijkheid in de aanpak van ongewenste omgangsvormen. De medewerker. De medewerker is als eerste verantwoordelijk voor zijn gedrag. Onderlinge problemen worden onderling opgelost. Lukt dit niet, dan wordt de leidinggevende ingeschakeld. De leidinggevende. Indien ongewenste omgangsvormen aan de orde zijn dient de leidinggevende zorgvuldig op te treden. Van hem wordt een actieve houding verwacht om ongewenste omgangsvormen te voorkomen. Hij kan contact opnemen met de HR-adviseur en/of de vertrouwenspersoon. De HR-adviseur. De HR-adviseur geeft leidinggevenden en medewerkers advies over personele aangelegenheden. In geval van ongewenst gedrag kan hij adviseren over de stappen, die een zorgvuldige aanpak waarborgen. Hij kan doorverwijzen naar de vertrouwenspersoon. 4.2 Vertrouwenspersoon Medewerkers die geconfronteerd zijn met ongewenste omgangsvormen kunnen voor opvang en advies een beroep doen op degenen die voor Propertize de functie van (externe) vertrouwenspersoon vervullen. De vertrouwenspersoon heeft de volgende taken: Aanspreekpunt voor personen die met ongewenste omgangsvormen worden geconfronteerd. Regeling Incidenten, Klokkenluider, Ongewenste omgangsvormen, v10, definitief, 8 april

9 Adviseren over de mogelijkheid tot bemiddeling of tot het indienen van een klacht. Ondersteunen bij de indiening van een klacht en de behandeling daarvan door de Vertrouwenscommissie. Bijstaan van een klager als deze een officiële klacht wil indienen of ingediend heeft. Het op verzoek ondernemen van actie, bijvoorbeeld in de vorm van bemiddeling ter voorkoming of bestrijding van ongewenste omgangsvormen. Het verstrekken van voorlichting over ongewenste omgangsvormen. De nazorg van personen die met ongewenste omgangsvormen zijn geconfronteerd. Het eventueel doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties. Het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid. Het optreden als aanspreekpunt voor de aangeklaagde (door een collega-vertrouwenspersoon, zijnde een andere dan de vertrouwenspersoon van de klager). Het bijstaan of vertegenwoordigen van de aangeklaagde (door een collegavertrouwenspersoon). De vertrouwenspersoon heeft de volgende bevoegdheden: Toegang tot de afdelingen in de onderneming om met medewerkers gesprekken te voeren. Inzage in ziekteverzuim en gegevens over personeelsopbouw en personeelssamenstelling. Het raadplegen van interne en/of externe deskundigen. De vertrouwenspersoon houdt een anonieme registratie bij ten behoeve van een jaarlijks aan de Directie uit te brengen verslag over de ontvangen klachten en de afwikkeling daarvan. 4.3 Vertrouwenscommissie De Vertrouwenscommissie beoordeelt de individuele klachten, die bij haar worden ingediend. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen. Hiervoor geldt de klokkenluiderregeling. De commissie bestaat uit drie leden: Voorzitter is een onafhankelijke, externe deskundige, die wordt aangezocht door de Directie, in overleg met de Ondernemingsraad. Een medewerk(st)er van Propertize, op voordracht van de Directie. Een medewerk(st)er van Propertize, op voordracht van de Ondernemingsraad, die geen deel uitmaakt van de Ondernemingsraad. Ten aanzien van de commissie gelden de volgende bepalingen: In de commissie is bij voorkeur juridische, agogische en/of medische kennis aanwezig. In de commissie is ten minste één man en één vrouw vertegenwoordigd. Voor alle leden van de commissie worden plaatsvervangers benoemd. Indien een lid van de commissie verhinderd is, dan wel persoonlijk of functioneel betrokken is bij de aan de orde zijnde klacht, dan treedt de plaatsvervanger op. Eén van de leden van de commissie, niet zijnde de voorzitter, wordt door de Directie aangewezen om naast commissielid tevens de functie van secretaris te vervullen. De zittingen zijn besloten. Iedere drie jaar wordt de commissie ontbonden. De leden zijn dan herbenoembaar. Ook in geval van vervulling van tussentijdse vacatures loopt de lidmaatschapsperiode door tot dit periodieke ontbindingsmoment. De Vertrouwenscommissie heeft de volgende taken. Regeling Incidenten, Klokkenluider, Ongewenste omgangsvormen, v10, definitief, 8 april

10 De commissie onderzoekt elke ingediende (niet anonieme) klacht. Daartoe hoort zij de klager en de aangeklaagde (en/of hun vertrouwenspersonen) en eventuele getuigen. De commissie legt in een schriftelijke verklaring haar bevindingen vast over: o of de klacht gegrond is en zo ja op welke gronden; o de ernst van de klacht; o wie door de ongewenste omgangsvormen is/zijn getroffen; o een advies inzake de te nemen maatregel(en). De commissie zendt de verklaring naar de (naasthogere) leidinggevende van de aangeklaagde. De commissie zendt een afschrift van deze verklaring naar de klager, de aangeklaagde, de directeur HR en de vertrouwenspersoon/-personen en informeert hen over het verdere verloop van de procedure. De Vertrouwenscommissie heeft de volgende bevoegdheden. Het horen van getuigen en anderen, die inlichtingen kunnen verstrekken omtrent omstandigheden, waaronder de ongewenste omgangsvormen hebben plaatsgevonden. Het horen van de vertrouwenspersoon/-personen. Het raadplegen van andere ter zake deskundigen. Het verkrijgen van alle overige informatie, die de commissie van belang acht voor de oordeelsvorming (bijvoorbeeld ziekteverzuimgegevens, personeelsverloop). De secretaris van de Vertrouwenscommissie heeft de volgende specifieke taken. Verzorgt correspondentie aan alle betrokken partijen. Bereidt in overleg met de voorzitter de vergaderingen voor, verzorgt de uitnodigingen en de verslaglegging. Stelt in overleg met de voorzitter de schriftelijke verklaring op aan de leidinggevende van de aangeklaagde. Brengt op basis van de klachtenregistratie van de vertrouwenspersonen jaarlijks verslag uit aan de Directie en de Ondernemingsraad. 4.4 Klachtenprocedure Het slachtoffer van ongewenste omgangsvormen (m/v) neemt contact op met de vertrouwenspersoon. De taak van de vertrouwenspersoon is in eerste instantie het voeren van een gesprek waarin het slachtoffer de ervaring / beleving kan ventileren. Tevens gaat de vertrouwenspersoon na welke maatregelen het slachtoffer zelf reeds heeft getroffen en/of moet gaan treffen. Indien het gewenst c.q. noodzakelijk is, kan de vertrouwenspersoon in overleg met de lijn en met inachtneming van de vertrouwelijkheid, tijdelijke maatregelen met betrekking tot de klager of de aangeklaagde voorstellen. Vervolgens kunnen zich de volgende mogelijkheden voordoen: a. De klager wenst verder geen actie van de vertrouwenspersoon of wil de klacht niet aanhangig maken. b. De klager is bereid tot bemiddeling. Op dezelfde wijze als met de klager wordt er een gesprek gevoerd tussen de vertrouwenspersoon en de aangeklaagde. Vervolgens wordt getracht door bemiddeling tot een oplossing te komen, met inachtneming van de Regeling Incidenten, Klokkenluider, Ongewenste omgangsvormen, v10, definitief, 8 april

11 vertrouwelijkheid. Indien bemiddeling niet lukt, kan de klager alsnog een klacht indienen bij de Vertrouwenscommissie. c. Een klager, die geen bemiddeling wenst, kan direct een klacht indienen bij de Vertrouwenscommissie. De vertrouwenspersoon kan ondersteuning geven bij het op schrift stellen van de klacht. De klacht wordt schriftelijk aan de Vertrouwenscommissie voorgelegd. De procedure verloopt verder als volgt: 1. Wanneer de klacht bij de Vertrouwenscommissie is ingediend stelt de commissie de aangeklaagde hiervan op de hoogte, waarbij een kopie van de klacht wordt meegezonden. De leidinggevende van de aangeklaagde wordt geïnformeerd over het feit, dat er ten aanzien van de medewerker een onderzoek in het kader van ongewenste omgangsvormen wordt ingesteld. De klager ontvangt een ontvangstbevestiging. 2. De aangeklaagde wordt in de gelegenheid gesteld schriftelijk verweer te voeren. Hij/zij kan hiertoe de medewerking inroepen van een collega-vertrouwenspersoon. De secretaris draagt zorg voor toezending van de kopieën van het verweerschrift aan klager en vertrouwenspersoon van de klager. 3. De commissie neemt de klacht verder in behandeling. Behandeling van de klacht geschiedt in plenaire vergadering, achter gesloten deuren, op basis van de rapportages van klager en vertrouwenspersoon en -indien aanwezig- het verweer van de aangeklaagde (en evt. vertrouwenspersoon van de aangeklaagde). 4. Binnen één maand na ontvangst van de klacht stelt de commissie een onderzoek in en heeft daarbij recht op alle informatie van de zijde van de werkgever, die ze bij de vervulling van haar taak nodig heeft. 5. De commissie neemt door middel van hoor en wederhoor kennis van de opvatting van zowel de klager als aangeklaagde en eventueel van de vertrouwenspersoon/-personen. 6. Op verzoek van klager of aangeklaagde kan deze zich laten bijstaan door een vertrouwenspersoon of door iemand anders van binnen of buiten de onderneming. 7. Van elke hoorzitting wordt een schriftelijke rapportage gemaakt van de standpunten van de aanwezigen. Deze wordt door de aanwezigen voor gezien getekend. 8. Tijdens de behandeling worden geen andere personen toegelaten dan diegenen, die deel uitmaken van de Vertrouwenscommissie. 9. De commissie brengt een schriftelijke verklaring uit aan de leidinggevende (of naasthogere leidinggevende) van de aangeklaagde. De inhoud van deze verklaring staat beschreven onder Taken van de Vertrouwenscommissie. 10. Een afschrift van de verklaring wordt aan de direct betrokkenen gestuurd alsmede aan de vertrouwenspersoon/-personen en de directeur HR. 11. De verklaring van de commissie is dwingend. Dat wil zeggen dat de leidinggevende (of de naasthogere leidinggevende) de geadviseerde maatregel(en) uitvoert. Alleen indien er zeer zwaarwegende argumenten zijn, kan de (naasthogere) leidinggevende de Directie schriftelijk en met redenen omkleed, verzoeken om van dit advies af te wijken. De Directie neemt hierover vervolgens een beslissing. Gevolgen van de uitspraak Op grond van de verklaring van de Vertrouwenscommissie gaat de leidinggevende over tot het uitvoeren van de in de verklaring van de commissie beschreven maatregel(en). Deze kunnen zijn: Een functionerings- annex correctiegesprek met de aangeklaagde, waarbij de klacht wordt besproken en afspraken worden gemaakt over toekomstig gedrag en sancties bij overtreding. Regeling Incidenten, Klokkenluider, Ongewenste omgangsvormen, v10, definitief, 8 april

12 Overplaatsing van de aangeklaagde medewerker. De aangeklaagde de toegang ontzeggen tot de ruimte waarin de klager zijn werkplek heeft. Disciplinaire maatregelen ten aanzien van de aangeklaagde, conform het Sanctiebeleid: o berisping. o schorsing (met of zonder loondoorbetaling). o Ontslag (al of niet op staande voet). 4.5 Slotbepalingen De Directie draagt er zorg voor, dat degene die een klacht heeft ingediend of degene die is opgetreden als lid van de Vertrouwenscommissie, niet als gevolg daarvan wordt benadeeld in zijn positie bij Propertize. Iedere functionaris, die is betrokken bij een klachtenprocedure en daardoor kennis heeft van feiten of in het bezit is van schriftelijke stukken, is verplicht tot geheimhouding. Bij overtreding kan een disciplinaire maatregel worden getroffen. De Directie en de ondernemingsraad hebben de bevoegdheid de benoeming van een lid van de Vertrouwenscommissie die namens haar deel uitmaakt van de commissie in te trekken, indien is gebleken dat het lid van de commissie deze taak niet in overeenstemming met het beleid uitvoert. Het is Propertize niet toegestaan de arbeidsovereenkomst van de medewerk(st)er te beëindigen op grond van het functioneren als lid van de Vertrouwenscommissie. Regeling Incidenten, Klokkenluider, Ongewenste omgangsvormen, v10, definitief, 8 april

13 5 Governance 5.1 Taken en verantwoordelijkheden C&I beheert de Regeling Incidenten en de Regeling Klokkenluider, en is de beheerder van het meldpunt. HR is verantwoordelijk voor de Regeling Ongewenste Omgangsvormen en voor de toepassing er van. 5.2 Bekendheid met incidentenbeleid Het herkennen van incidenten en het melden ervan is onderdeel van het reguliere Compliance Programma, onderdeel Bewustwording. 5.3 Managementinformatie De meldingen die via het meldpunt worden verricht, worden conform de daarvoor geldende regels en met inachtneming van de vertrouwelijkheid, afgehandeld. Geanonimiseerde informatie met betrekking tot een incident kan worden gebruikt voor het opstellen van rapportages. De informatie kan daarnaast worden gebruikt voor communicatiedoeleinden aan medewerkers. 5.4 Informatieplicht toezichthouder Propertize is wettelijk verplicht om incidenten direct te melden bij de toezichthouder die kwalificeren als incidenten die een ernstig gevaar (kunnen) vormen voor de integere uitoefening van het bedrijf. De beoordeling of een incident als zodanig is te kwalificeren wordt steeds verricht door de directie of in voorkomende gevallen door de voorzitter van de raad van commissarissen, na advies van C&I. 5.5 Inwerkingtreding Dit incidentenbeleid treedt in werking met ingang van 1 februari Regeling Incidenten, Klokkenluider, Ongewenste omgangsvormen, v10, definitief, 8 april