AANVRAAG TOT IDENTIFICATIE VAN EEN BTW-EENHEID. Toelichting

Transcriptie

1 AANVRAAG TOT IDENTIFICATIE VAN EEN BTW-EENHEID Toelichting Inhoudstafel Inleiding Inlichtingen met betrekking tot het invullen van het aanvraagformulier en de inlichtingenbladen Aangiften van wijziging en stopzetting 1

2 INLEIDING Indiening van de aanvraag Het stelsel van de btw-eenheid wordt in werking gesteld middels een gemotiveerd verzoek dat wordt ingediend door de vertegenwoordiger van de btw-eenheid in naam en voor rekening van de leden en geldt als aangifte van aanvang van werkzaamheid van de btw-eenheid. Dit verzoek dient te gebeuren via het formulier aanvraag tot identificatie van een btw-eenheid en de bijhorende inlichtingenbladen optioneel lid en/of inlichtingenbladen verplicht lid, en kan worden opgemaakt door : - de vertegenwoordiger van de btw-eenheid zelf of - door een behoorlijk gevolmachtigde derde van die vertegenwoodiger (fiscaal raadgever, ). De aanvraag moet bovendien worden vergezeld van de nodige bijlagen die bestaan uit : - de volmachten - de bewijsstukken - het organigram van de groep Kantoor van indiening Het formulier moet worden ingediend op het btw-controlekantoor waarvan de vertegenwoordiger van de btw-eenheid afhangt. Het bevoegde btw-controlekantoor voor een bepaalde onderneming gevestigd in België wordt als volgt bepaald : - Voor de natuurlijke personen : Het gaat om het btw-controlekantoor in wiens ambtsgebied het domicilie van de natuurlijke persoon, zoals dat in het rijksregister voorkomt, gelegen is. - Voor de rechtspersonen en de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid : Het gaat om het btw-controlekantoor in wiens ambtsgebied de administratieve zetel van de onderneming, van waaruit de onderneming effectief wordt geleid en bestuurd, gelegen is. Uit praktisch oogpunt is de administratieve zetel van een onderneming gelegen daar waar : - de voornaamste directie- en beheersorganen gevestigd zijn (de kantoren van eigenlijke directie, van de handelsafdeling, van de centrale boekhouding, het archief, ) ; - de algemene vergadering van de aandeelhouders of vennoten wordt gehouden ; - uiteindelijk de hogere leiding, het administratief beheer en de algemene belangen worden waargenomen en behartigd. 2

3 Het adres van een fiscaal raadgever, van een fiduciaire, van een advocaat, van een accountant, enz. kan nooit aanvaard worden als administratieve zetel van de onderneming om reden dat de onderneming nooit van daaruit wordt beheerd. Geldige indiening Het verzoek tot identificatie van een btw-eenheid moet gemotiveerd zijn en volledig. Zolang het dossier onvolledig is in die zin dat het niet alle elementen en bewijsstukken bevat om het de administratie mogelijk te maken om te oordelen dat aan alle wettelijke en reglementaire voorwaarden is voldaan om een btweenheid te kunnen vormen, zowel ten aanzien van de btw-eenheid als van de individuele leden, wordt het verzoek geacht niet geldig te zijn ingediend. Het formulier alsmede de bijhorende inlichtingenbladen met betrekking tot de leden moeten dan ook volledig worden ingevuld en de bewijsstukken waarnaar eventueel wordt verwezen dienen bij de aanvraag te worden gevoegd. Het verzoek geldt als aangifte van aanvang van werkzaamheid van de btweenheid. De vertegenwoordiger van de eenheid kan niettemin, in hetzelfde verzoek, terzelfder tijd voorstellen om één of meer verplichte leden uit de btweenheid uit te sluiten. Ontvangstmelding Van zodra de aanvraag door het bevoegde btw-controlekantoor wordt ontvangen, wordt door het hoofd van dat kantoor per aangetekend schrijven een ontvangstmelding gedaan aan de vertegenwoordiger van de btw-eenheid. Deze ontvangstmelding is een bevestiging van de datum van ontvangst maar niet van de volledigheid van de ingediende aanvraag. Het eigenlijke onderzoek gebeurt door de gewestelijke btw-directie bevoegd voor het btw-controlekantoor waar de aanvraag wordt ingediend. In de ontvangstmelding worden de coördinaten van deze directie alsmede het dossiernummer toegekend aan de aanvraag medegedeeld. Behandeling van de aanvraag en beslissing Indien tijdens het onderzoek blijkt dat de aanvraag niet volledig is, zullen aan de vertegenwoordiger schriftelijk de noodzakelijke bijkomende inlichtingen en bewijsstukken worden gevraagd. Binnen een termijn van 15 dagen moet de gevraagde informatie schriftelijk worden medegedeeld aan de dossierbehandelaar of moet de reden worden medegedeeld waarom dit niet mogelijk is. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen kan uiteindelijk aanleiding geven tot een negatieve beslissing. Behoudens in het geval van een volledig negatieve beslissing wordt de btweenheid aangemerkt als één belastingplichtige vanaf de eerste dag van de maand volgend op het verstrijken van een termijn van één maand na de geldige indiening van de aanvraag tot identificatie van een btw-eenheid. 3

4 Hoewel dit niet formeel wordt opgelegd aan de Administratie zal een positieve beoordeling van de aanvraag eveneens schriftelijk worden bevestigd en door het hoofd van het bevoegde btw-controlekantoor worden medegedeeld aan de vertegenwoordiger van de btw-eenheid. Deze beslissing zal de effectieve aanvangsdatum van de btw-eenheid bevatten alsmede een opsomming van de gevolgen op btw-vlak voor de eenheid en voor de leden. Wanneer de Administratie vaststelt dat de btw-eenheid niet of niet geheel voldoet aan de wettelijke voorwaarden, of bij verwerping van het verzoek tot uitsluiting van een lid, deelt het hoofd van het bevoegde btw-controlekantoor dit binnen een termijn van één maand na de geldige indiening van de aanvraag mee aan de vertegenwoordiger met een schriftelijke en met reden omklede beslissing. Deze beslissing zal eveneens de gevolgen op btw-vlak voor de eenheid en voor de leden vermelden. INLICHTINGEN MET BETREKKING TOT HET AANVRAAG- FORMULIER EN INLICHTINGENBLADEN Kader I Inlichtingen met betrekking tot de btw-eenheid A. Benaming De aanvrager dient een benaming voor te stellen waaronder de btw-eenheid voor btw-doeleinden zal worden geïdentificeerd. Deze benaming mag niet identiek zijn aan de naam van een lid en mag geen verwarring veroorzaken met de naam van de vertegenwoordiger. De Administratie behoudt zich het recht voor bezwaren te uiten tegen de voorgestelde benaming (b.v. bij dubbel gebruik). De Administratie eist niet dat die benaming wordt medegedeeld aan de klanten en leveranciers van de leden van de eenheid. De benaming moet wel steeds worden gebruikt in de communicatie tussen de btw-eenheid en de btw-administratie. Vanaf het tijdstip van de identificatie van de btw-eenheid zal de communicatie vanuit de Administratie steeds gericht zijn aan de benaming en het adres van de btw-eenheid. De vertegenwoordiger van de btw-eenheid moet dan ook de nodige maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat deze correspondentie de btw-eenheid kan bereiken en bijv. niet door de postbezorgers wordt teruggestuurd naar de Administratie omdat de bestemmeling op het aangeduide adres niet gekend is. 4

5 B. Adres Dit is verplicht het adres van de vertegenwoordiger van de btw-eenheid (zie kader II) : - voor de natuurlijke persoon : het domicilie of adres zoals dat in het rijksregister voorkomt; - voor de rechtspersonen en de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid : de administratieve zetel van de onderneming van waaruit de onderneming effectief geleid en bestuurd wordt. C. Contactpersoon Hier dienen de gegevens te worden ingevuld die de Administratie moeten toelaten op efficiënte wijze te communiceren met de btw-eenheid vanaf de identificatie ervan. D. Activiteiten De btw-eenheid moet een nauwkeurige omschrijving geven van de externe activiteiten die ze zal uitoefenen, d.w.z. de uitgaande handelingen van alle leden ten opzichte van aan de btw-eenheid vreemde personen. Indien de btw-eenheid meerdere activiteiten zal uitoefenen, moet ze een nauwkeurige omschrijving geven voor iedere activiteit en daarbij een onderscheid maken tussen de hoofdactiviteit en de nevenactiviteit(en). De hoofdactiviteit is deze die, rekening houdend met de verwachte omzet, het belangrijkst zal zijn. De gevraagde omschrijving is een vrije omschrijving die zo nauwkeurig mogelijk moet zijn (de bewoordingen die overeenstemmen met de NACE-BEL codes, toegekend aan de activiteiten van de leden van de btw-eenheid naar aanleiding van hun inschrijving bij KBO, voldoen ten opzichte van de BTW niet altijd aan een voldoende nauwkeurige omschrijving). De btw-eenheid moet in voorkomend geval onder meer vermelden of het gaat om een activiteit van fabrikant, groothandel of kleinhandel. E. Door de eenheid gekozen taal voor haar betrekkingen met de btwdiensten De btw-eenheid kan slechts de taal kiezen die ze wil gebruiken voor haar betrekkingen met de btw-administratie als het domicilie van haar vertegenwoordiger (voor een natuurlijke persoon) of de administratieve zetel van haar vertegenwoordiger (voor een rechtspersoon of vereniging zonder rechtspersoonlijkheid) gelegen is in een gemeente waar de gecoördineerde wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken een dergelijke keuze hebben voorzien. Als dit het geval is dan moet de btw-eenheid dus verplichtend de taal aanduiden die zij wenst te gebruiken (Nederlands, Frans, Duits). 5

6 Het bevoegde btw-controlekantoor kan terzake indien nodig meer inlichtingen verstrekken. F. Datum aanvang btw-eenheid Indien de btw-eenheid ervoor opteert om te starten vanaf de eerste dag van de maand volgend op het verstrijken van de beslissingstermijn voor de Administratie moet het rooster reglementaire datum worden aangekruist. Om praktische redenen staat de Administratie evenwel toe dat de datum van aanvang, mits uitdrukkelijke aanvraag, wordt uitgesteld met 1, 2, 3 of 4 kalendermaanden. Indien de btw-eenheid van deze faciliteit wenst gebruik te maken, moet het overeenstemmend rooster worden aangekruist en het gewenst aantal maanden uitstel worden omcirkeld. Dit eventuele uitstel heeft echter geen invloed op de minimumtermijn van drie jaar gedurende dewelke de leden in de btw-eenheid moeten blijven. Deze minimumtermijn eindigt op 31 december van het derde jaar volgend op de eerste dag van de maand na het verstrijken van de beslissingstermijn. De effectieve datum van aanvang zal ook in de door het hoofd van het bevoegde btw-controlekantoor genotificeerde beslissing worden vermeld. Vanaf die datum wordt de btw-eenheid aangemerkt als één belastingplichtige en wordt als dusdanig geïdentificeerd onder een uniek btw-nummer. Vanaf die datum wordt de btw-eenheid in de plaats gesteld van de leden ten aanzien van alle rechten die aan laatstgenoemden zijn verleend of alle verplichtingen die hen zijn opgelegd door of ter uitvoering van het Wetboek en de uitvoeringsbesluiten en zijn de leden van de eenheid, ten opzichte van de Staat, hoofdelijk aansprakelijk voor alle btw-schulden, boeten, interesten en kosten van de eenheid. Dit uniek nummer geldt voor het indienen van de periodieke aangiften van de btw-eenheid, voor het houden van de btw-rekening-courant van de eenheid, voor de eventuele opmaak van bijzondere rekeningen, in voorkomend geval voor het indienen van de bijzondere aangiften van de btw-eenheid, voor alle bijkomende taxaties alsmede voor alle innings- en invorderingsacties vanwege de Administratie. Voorbeeld De vertegenwoordiger van de btw-eenheid Z dient de aanvraag tot identificatie van een btw-eenheid in op 21 augustus Op 22 augustus 2007 verzendt het bevoegde btw-controlekantoor een ontvangstmelding. Aangezien de Administratie van oordeel is dat deze aanvraag niet volledig is, vraagt de gewestelijke directie die de aanvraag ten gronde behandelt, op 4 september 2007 aan de vertegenwoordiger bijkomende inlichtingen en bewijsstukken. Op 11 september worden deze bijkomende gegevens aan de gewestelijke directie verstrekt. De beslissingstermijn voor de Administratie verstrijkt derhalve op 11 oktober Op 2 oktober 2007 notificeert het hoofd van het controlekantoor de volledige positieve beslissing van de gewestelijke directeur. Indien de vertegenwoordiger 6

7 het rooster reglementaire datum heeft aangeduid, verkrijgt de btw-eenheid de hoedanigheid van belastingplichtige op 1 november De minimumtermijn gedurende dewelke de leden verplicht deel uitmaken van de eenheid verstrijkt dan op 31 december Indien de vertegenwoordiger het rooster uitstel met 2 kalendermaanden heeft aangeduid, verkrijgt de btw-eenheid de hoedanigheid van belastingplichtige slechts op 1 januari Niettemin moeten de leden minimaal slechts tot 31 december 2010 deel uitmaken van de eenheid aangezien het uitgangspunt van die termijn niet beïnvloed wordt door de uitgestelde start van de eenheid. De leden die kwartaalaangever waren, zullen in de eerste veronderstelling de door hen in de maand oktober 2007 gerealiseerde handelingen nog in hun individuele aangifte m.b.t. het vierde kwartaal 2007 moeten opnemen. De laatste aangifte van de leden die maandaangever waren, betreft de aangifte m.b.t. de handelingen van de maand oktober Alle handelingen verricht vanaf 1 november 2007 mogen niet meer door de individuele leden worden aangegeven maar moeten gezamenlijk in de periodieke aangifte van de btw-eenheid worden opgenomen. G. Verzoek tot integrale intrekking van de aanvraag tot identificatie van een btw-eenheid in geval van gedeeltelijke negatieve beslissing ten aanzien van de optionele leden en/of bij verwerping van het verzoek tot uitsluiting van één of meerdere leden Dit onderdeel verliest uiteraard zijn betekenis indien ingevolge de beslissing van de Administratie er helemaal geen fiscale eenheid kan opstarten. Gevolgen indien het rooster neen wordt aangekruist : Indien de beslissing gedeeltelijk negatief is - omdat de vereiste voorwaarden inzake verbondenheid niet ten aanzien van elk optioneel lid zijn voldaan - betekent dit dat de btw-eenheid toch start ten aanzien van de overige leden waarvoor genoemde voorwaarden wel zijn voldaan. Indien een verzoek tot uitsluiting van een verplicht lid wordt verworpen, betekent dit dat de btw-eenheid met inbegrip van dat lid start. In dat geval worden ook de in België gevestigde belastingplichtigen waarin het betrokken lid een rechtstreekse deelneming heeft van meer dan 50 pct. opgenomen in de btweenheid. Gevolgen indien het rooster ja wordt aangekruist : Indien de beslissing gedeeltelijk negatief is - omdat de vereiste voorwaarden inzake verbondenheid niet ten aanzien van elk optioneel lid zijn voldaan - betekent dit dat de btw-eenheid niet start. Indien een verzoek tot uitsluiting van een verplicht lid wordt verworpen, betekent dit dat de btw-eenheid niet start. 7

8 In deze situaties kan indien gewenst een nieuwe aanvraag tot identificatie van een btw-eenheid (met een andere samenstelling van leden dan de oorspronkelijke aanvraag) worden ingediend. Belangrijke opmerkingen Het verzoek tot integrale intrekking van de aanvraag tot identificatie van een btweenheid kan uitsluitend geschieden op het tijdstip van het indienen van deze aanvraag. Elke later verzoek (b.v. na de notificatie van een gedeeltelijk negatieve beslissing van de Administratie) zal systematisch worden afgewezen. Bovendien zal de Administratie nooit een positief gevolg geven aan een restrictief verzoek tot integrale intrekking van genoemde aanvraag (b.v. verzoek tot integrale intrekking bij een negatieve beslissing t.o.v. bepaalde leden en niet t.o.v. alle leden van de eenheid). H. Vermoedelijke jaarlijkse omzet van de externe handelingen De btw-eenheid moet hier de vermoedelijke jaarlijkse omzet (exclusief btw) van de externe handelingen vermelden : - het totale bedrag met inbegrip van de vrijgestelde handelingen zonder recht op aftrek - het bedrag van de handelingen bedoeld in artikel 44 van het btw- Wetboek die geen enkel recht op aftrek geven (dit bedrag is dus ook begrepen in het bedrag vermeld in het voorgaande streepje). Deze omzet betreft uitsluitend de externe handelingen ten behoeve van derden vreemd aan de btw-eenheid. De interne handelingen tussen de leden beïnvloeden immers de omzetdrempel niet voor de bepaling van de aangifteregeling (maandof kwartaalaangever). Voorbeeld De btw-eenheid Z bestaat uit drie leden A, B en C die geen handelingen verrichten die de omzetdrempel voor het verplicht indienen van maandaangiften verlagen van EUR naar EUR. A heeft een jaaromzet van EUR waarvan 60 pct. wordt gerealiseerd met de andere leden van de eenheid Z. B heeft een jaaromzet van EUR die uitsluitend bestaat uit externe handelingen. C heeft een jaaromzet van EUR waarvan 45 pct. wordt gerealiseerd met de andere leden van de eenheid Z. De totale omzet van de eenheid Z waarmee rekening moet worden gehouden voor het vaststellen van de aangifteregeling is derhalve : ( EUR x 40%) EUR + ( EUR x 55%) = EUR. De drempel vermeld in artikel 18, 2, van het koninklijk besluit nr. 1 wordt in hoofde van de eenheid Z derhalve niet overschreden aangezien haar jaaromzet 8

9 EUR bedraagt en niet EUR (dit is de gecumuleerde omzet van alle leden met inbegrip van de tussen de leden gerealiseerde omzet). Bijgevolg kan de btw-eenheid opteren voor de indiening van kwartaalaangiften. I. Aanduiding van de door de btw-eenheid te volgen btw-regeling Voor het invullen van deze rubriek dient de aangever rekening te houden met de door de eenheid verrichte externe handelingen. De tussen de leden van eenzelfde eenheid verrichte interne handelingen hebben op de btw-regeling van die eenheid geen invloed aangezien deze handelingen buiten de werkingssfeer van deze belasting blijven. Twee situaties dienen te worden onderscheiden : a. de btw-eenheid verricht geen of niet uitsluitend vrijgestelde handelingen zonder recht op aftrek b. de btw-eenheid verricht uitsluitend vrijgestelde handelingen zonder recht op aftrek. a. de btw-eenheid verricht geen of niet uitsluitend vrijgestelde handelingen zonder recht op aftrek In dit geval is de btw-eenheid een belastingplichtige die periodieke btw-aangiften moet indienen. In beginsel moet de btw-eenheid elke maand een aangifte indienen (uiterlijk de 20 ste dag van de maand volgend op de maand waarop de aangifte betrekking heeft). Evenwel is het de btw-eenheid toegelaten slechts aangifte te doen per kwartaal (uiterlijk de 20 ste dag van de maand volgend op ieder kalenderkwartaal) als haar jaarlijkse externe omzet (excl. BTW) een bepaalde drempel niet overschrijdt (zie punt 2, infra). Deze BTW-regeling die de btw-eenheid toelaat kwartaalaangiften in te dienen in plaats van maandaangiften is slechts van toepassing indien de volgende twee voorwaarden vervuld zijn: 1. Storting van voorschotten: De btw-eenheid is gehouden in de loop van de 2 e en 3 e maand van elk kalenderkwartaal een voorschot te storten, dat telkens 1/3 bedraagt van de BTW die verschuldigd is in het voorgaande kalenderkwartaal (koninklijk besluit nr. 1, art. 19, 1 en 2). 2. Voorwaarde verbonden aan de omzet : De jaarlijkse externe omzet (excl. BTW) van de btw-eenheid mag voor het geheel van haar economische activiteit EUR niet overschrijden. Indien evenwel de economische activiteit van de btw-eenheid geheel of gedeeltelijk bestaat uit de verkoop van: - minerale oliën; 9

10 - toestellen voor mobiele telefonie en/of computers (alsmede hun randapparatuur, toebehoren en onderdelen); - landvoertuigen uitgerust met een motor onderworpen aan de reglementering betreffende de inschrijving, zal zij slechts kunnen genieten van de kwartaalregeling als haar jaarlijkse externe omzet voor het geheel van deze leveringen EUR niet overschrijdt (en steeds uiteraard op voorwaarde dat haar totale omzet voor het geheel van haar economische activiteit lager blijft dan EUR). De regeling van de kwartaalindiening is niet verplicht. De btw-eenheid kan altijd opteren voor de indiening van maandaangiften, zelfs als haar omzet lager is dan de voorziene drempels. b. de btw-eenheid verricht uitsluitend vrijgestelde handelingen zonder recht op aftrek. In dit geval is de btw-eenheid een belastingplichtige die geen periodieke aangiften moet indienen. Een btw-identificatienummer dat de letters BE bevat zal slechts worden toegekend indien voldaan is aan de voorwaarden gesteld in artikel 50, 1, eerste lid, 2, van het btw-wetboek. Dergelijke btw-eenheden, ongeacht of hun btw-identificatienummer de letters BE bevat of niet, zijn in voorkomend geval gehouden tot het indienen van bijzondere BTW-aangiften Kader II Inlichtingen met betrekking tot de vertegenwoordiger A. aanduiding van de vertegenwoordiger Indien de vertegenwoordiger reeds over een ondernemingsnummer beschikt dient dit nummer evenals zijn benaming hier te worden ingevuld. Tevens dient hij aan te geven of hij reeds voor btw-doeleinden is geïdentificeerd. B. te vermelden identificatiegegevens indien nog geen ondernemingsnummer werd toegekend Indien de vertegenwoordiger nog niet over een ondernemingsnummer beschikt dienen de onder B. gevraagde gegevens te worden ingevuld. a) natuurlijke personen De naam en voornamen (in hoofdletters) en het nummer van het rijksregister van de natuurlijke persoon moet worden vermeld. 10

11 Wanneer dezelfde natuurlijke persoon niet-inwoner is (niet Europese burger) en beschikt over een verblijfsvergunning, moet de vervaldatum van de verblijfsvergunning worden vermeld. Het officiële adres volgens het rijksregister dient eveneens te worden vermeld. b) voor de rechtspersonen en de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid De volledige maatschappelijke benaming (in hoofdletters) van de rechtspersoon of de vereniging moet worden vermeld, dit wil zeggen : - de juridische vorm (NV, BVBA, VZW ) ; - de officiële benaming die voorkomt in de statuten. Het adres van de maatschappelijke zetel die in de oprichtingsakte van de rechtspersoon (statuten) wordt genoemd moet eveneens worden vermeld. c) adres van de administratieve hoofdzetel indien dit verschilt van het adres onder a) of b) De volledige gegevens van de administratieve zetel van de onderneming moeten vermeld worden in geval deze zetel zou gevestigd zijn op een andere plaats dan : - haar domicilie (wanneer het gaat om een onderneming natuurlijke persoon); - haar maatschappelijke of statutaire zetel (wanneer de onderneming een rechtspersoon of een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid is). Uit praktisch oogpunt is de administratieve zetel van een onderneming gelegen daar waar : - de voornaamste directie- en beheersorganen gevestigd zijn (de kantoren van eigenlijke directie, van de handelsafdeling, van de centrale boekhouding, het archief, ) ; - de algemene vergadering van de aandeelhouders of vennoten wordt gehouden ; - uiteindelijk de hogere leiding, het administratief beheer en de algemene belangen worden waargenomen en behartigd. Het adres van een fiscaal raadgever, van een fiduciaire, van een accountant, enz. kan nooit aanvaard worden als administratieve zetel van de onderneming om reden dat de onderneming nooit van daaruit wordt beheerd. C. Gegevens van de contactpersoon voor de indiening van de aanvraag Voor een vlotte communicatie met betrekking tot de behandeling van de aanvraag tot identificatie van de btw-eenheid is het van het allergrootste belang om hier de gegevens van de contactpersoon volledig en duidelijk te vermelden. D. Activiteit met inbegrip van de interne handelingen 11

12 De vertegenwoordiger moet een nauwkeurige omschrijving geven van de activiteiten die hij uitoefent of zal uitoefenen met inbegrip van de zogenaamde interne handelingen, d.w.z. de handelingen met andere leden van de btw-eenheid. Indien de vertegenwoordiger meerdere activiteiten uitoefent, moet hij een nauwkeurige omschrijving geven voor elk van hen en een onderscheid maken tussen de hoofdactiviteit en de nevenactiviteit(en). De hoofdactiviteit is deze die, rekening houdend met de (verwachte) omzet, het belangrijkst is (of zal zijn). Hij dient eveneens afzonderlijk voor de hoofdactiviteit en de nevenactiviteiten aan te duiden of er binnen de btw-eenheid uitsluitend dan wel hoofdzakelijk sprake zal zijn van externe handelingen of van interne handelingen. De gevraagde omschrijving is een vrije omschrijving die zo nauwkeurig mogelijk moet zijn (de bewoordingen die overeenstemmen met de NACE-BEL codes, toegekend aan de activiteit van de onderneming bij de inschrijving ervan bij KBO, voldoen ten opzichte van de BTW niet altijd aan een voldoende nauwkeurige omschrijving). De vertegenwoordiger moet in voorkomend geval vermelden of het gaat om een activiteit van fabrikant, groothandel of kleinhandel. E. De juiste toestand van de vertegenwoordiger Een btw-eenheid kan slechts gevormd worden tussen belastingplichtigen die in België zijn gevestigd. De juiste actuele situatie van elk lid (en dus ook van de vertegenwoordiger) dient dan ook te zijn gekend. Er zijn drie mogelijkheden waarvan de juiste moet worden aangekruist : a) het gaat om een Belgische onderneming zonder vaste inrichtingen in het buitenland; b) het gaat om een Belgische onderneming met één of meer vaste inrichtingen in het buitenland; in dit geval moet een opsomming worden gegeven van die vaste inrichtingen met vermelding van : - de benaming - het adres : straat + nr., plaats + postcode, land - een beknopte vermelding van de activiteiten - het btw-identificatienummer indien de vaste inrichting zich in een EU-lidstaat bevindt. De aandacht wordt erop gevestigd dat uitsluitend de vaste inrichtingen van de Belgische onderneming dienen te worden vermeld en niet de eventuele andere ondernemingen uit de groep waartoe de Belgische onderneming behoort. c) het gaat om een vaste inrichting van een buitenlandse belastingplichtige; in dit geval moeten de volgende gegevens m.b.t. die buitenlandse belastingplichtige worden vermeld : - de benaming - het adres : straat + nr., plaats + postcode, land - een beknopte vermelding van de activiteiten 12

13 - het btw-identificatienummer indien de belastingplichtige zich in een EU-lidstaat bevindt. Noot : voor het begrip vaste inrichting wordt verwezen naar hoofdstuk II van de circulaire AOIF nr. 4/2003 van 4 maart F. Duid hierna aan of de vertegenwoordiger een lid is door optie of door toepassing van het vermoeden bedoeld in artikel 1, 2, van het koninklijk besluit nr. 55 m.b.t. de regeling voor belastingplichtigen die een btw-eenheid vormen (verplicht lid) en vul de overeenkomstige gevraagde gegevens in. Indien de vertegenwoordiger lid is door optie (optioneel lid) dient hij aan te tonen dat hij voldoet aan de drie cumulatieve voorwaarden inzake nauwe verbondenheid met het door hem aangeduide lid van de btw-eenheid. Per criterium (financieel, organisatorisch en economisch) dient de nauwe verbondenheid te worden aangetoond. Daarbij dient in voorkomend geval te worden verwezen naar relevante bewijsstukken. Aangezien een lid slechts deel kan uitmaken van één btw-eenheid dient de vertegenwoordiger expliciet te verklaren dat hij geen lid is van een andere eenheid en dat er geen andere aanvraag in die zin werd gedaan. Indien de vertegenwoordiger lid is door toepassing van het vermoeden bedoeld in artikel 1, 2, van het koninklijk besluit nr. 55 m.b.t. de regeling voor belastingplichtigen die een btw-eenheid vormen (verplicht lid), hetgeen betekent dat een ander lid van de btw-eenheid een rechtstreekse deelneming heeft van meer dan 50 pct. in de vertegenwoordiger, worden de bovengenoemde drie voorwaarden geacht te zijn vervuld. De vertegenwoordiger dient dan ook slechts te vermelden om welk ander lid het gaat, welke het percentage van de rechtstreekse deelneming is en het bewijs daarvan bij te voegen. Uiteraard is het uitgesloten dat er met betrekking tot de vertegenwoordiger een verzoek om uitsluiting uit de btw-eenheid zou worden gedaan. Kader III Inlichtingen met betrekking tot de andere leden Gelet op de verschillende bewijslast wordt een onderscheid gemaakt tussen de optionele leden en de verplichte leden. A. Optionele leden Er wordt een lijst aangelegd van alle optionele leden (andere dan in voorkomend geval de vertegenwoordiger) met vermelding van de volgende gegevens : naam + juridische vorm, Belgisch ondernemingsnummer en nummer van het bij te voegen inlichtingenblad type A. Per optioneel lid dient een inlichtingenblad optioneel lid te worden opgemaakt. Deze bladen worden doorlopend genummerd te beginnen vanaf A 01. Voor de invulling van de rubrieken op dit inlichtingenblad wordt verwezen naar de 13

14 gelijkluidende rubrieken van kader II inlichtingen met betrekking tot de vertegenwoordiger. Aangezien een lid slechts deel kan uitmaken van één btw-eenheid dient de btweenheid expliciet te verklaren dat geen enkele van de optionele leden lid is van een andere eenheid en dat er geen andere aanvraag in die zin werd gedaan. B. Verplichte leden Er wordt trapsgewijs een lijst aangelegd van alle verplichte leden (andere dan in voorkomend geval de vertegenwoordiger) met vermelding van de volgende gegevens : naam + juridische vorm, Belgisch ondernemingsnummer en nummer van het bij te voegen inlichtingenblad type B. Bovendien dient een kruisje te worden geplaatst in de kolom Verzoek om uitsluiting? indien met betrekking tot die belastingplichtige verzocht wordt om uitsluiting uit de btw-eenheid. Per verplicht lid dient een inlichtingenblad verplicht lid te worden opgemaakt. Deze bladen worden doorlopend genummerd te beginnen vanaf B 01. Voor de invulling van de rubrieken A tot en met E op dit inlichtingenblad wordt verwezen naar de gelijkluidende rubrieken van kader II inlichtingen met betrekking tot de vertegenwoordiger. Wat de rubrieken F en G van het inlichtingenblad verplicht lid betreft, gelieve hierna de nodige toelichting te vinden : inlichtingenblad verplicht lid - rubriek F In geval van verzoek om de belastingplichtige uit te sluiten uit de btweenheid, moet het vermoeden bedoeld in artikel 1, 2, van het koninklijk besluit nr. 55 m.b.t. de regeling voor belastingplichtigen die een btw-eenheid vormen, worden weerlegd. Derhalve moet worden aangetoond dat er organisatorisch, economisch OF omwille van andere omstandigheden geen verbondenheid is. Daarbij dient in voorkomend geval te worden verwezen naar relevante bewijsstukken. Bovendien moet worden aangeduid of de belastingplichtige waarvan uitsluiting wordt gevraagd al dan niet deel uitmaakt van een andere btweenheid of dat er een aanvraag in die zin is ingediend. In bevestigend geval moet ook de benaming en het btw-identificatienummer van die andere btweenheid worden medegedeeld. Indien het btw-identificatienummer nog niet is gekend (aanvraag nog in behandeling bij de Administratie), wordt dit gegeven vervangen door het dossiernummer dat de Administratie heeft toegekend aan de in deze alinea bedoelde aanvraag. inlichtingenblad verplicht lid - rubriek G In geval van verzoek om de belastingplichtige uit te sluiten, moeten in voorkomend geval de in België gevestigde belastingplichtigen worden vermeld waarin eerstgenoemde zelf een rechtstreekse deelneming heeft van meer dan 50 pct. Deze informatie is van belang in het geval het verzoek om uitsluiting zou worden geweigerd via een gemotiveerde beslissing. 14

15 Aangezien een lid slechts deel kan uitmaken van één btw-eenheid dient de btweenheid in het aanvraagformulier expliciet te verklaren dat geen enkele van de verplichte leden waarvoor geen verzoek om uitsluiting is gedaan, lid is van een andere eenheid en dat er geen andere aanvraag in die zin werd gedaan. Kader IV Rekeningnummer voor teruggaven btw In dit kader dient het rekeningnummer voor teruggaven btw meegedeeld te worden. Dit rekeningnummer moet op naam van de vertegenwoordiger van de btw-eenheid staan (artikel 1 van het koninklijk besluit nr. 10) en moet een rekeningnummer uit de SEPA-zone zijn. Kader V Volmachten betreffende de btw-eenheid In dit kader dient te worden verwezen naar de noodzakelijke volmachten met betrekking tot de identificatie van de btw-eenheid en de uitoefening van de rechten en het nakomen van de verplichtingen in uitvoering van het btwwetboek en de uitvoeringsbesluiten - door de vertegenwoordiger in naam en voor rekening van de leden van de eenheid. Deze volmachten dienen als bijlage bij de aanvraag te worden gevoegd. Kader VI Organigram Er dient een organigram te worden toegevoegd van de volledige groepsstructuur waartoe de leden behoren met aanduiding in voorkomend geval van de rechtstreekse deelnemingen van meer dan 50 pct. Ook de tot de groep behorende ondernemingen die geen deel uitmaken van de aanvraag tot identificatie van de btw-eenheid dienen in dit organigram te worden opgenomen. Kader VII Datum en handtekening van de aanvrager De te vermelden datum is de datum waarop de aanvraag tot identificatie van een btw-eenheid werd ingevuld en ondertekend door de aanvrager. De aanvrager moet het formulier ondertekenen en zijn naam en voornaam vermelden evenals de hoedanigheid waarin hij optreedt. Wie kan de aanvrager, ondergetekende van de aanvraag, zijn en in welke hoedanigheid kan hij optreden? Het kan gaan hetzij om een persoon die deel uitmaakt van de vertegenwoordiger van de btw-eenheid, hetzij om een persoon vreemd aan deze vertegenwoordiger. 1. Indien de aanvrager deel uitmaakt van de vertegenwoordiger van de btweenheid, kan hij : 15

16 - de belastingplichtige zelf zijn (vertegenwoordiger = natuurlijke persoon) die het formulier krachtens volmacht in naam en voor rekening van de leden van de btw-eenheid ondertekent; - een vennoot, een bestuurder, een zaakvoerder van de vertegenwoordiger zijn (onderneming rechtspersoon), dit wil zeggen iemand van de onderneming die haar in zijn naam geldig kan verbinden; - of nog elke ander persoon van de onderneming die door haar behoorlijk gevolmachtigd is. 2. De aanvrager is een persoon vreemd aan de vertegenwoordiger Aandacht! Wanneer een persoon, vreemd aan de vertegenwoordiger, de formaliteiten en verplichtingen inzake BTW vervult in naam van de vertegenwoordiger (bijvoorbeeld de opmaak en de ondertekening van dit formulier), dan moet hij door de vertegenwoordiger die de BTW-identificatie van de btw-eenheid aanvraagt behoorlijk gevolmachtigd zijn, dit op straffe van nietigverklaring van de handelingen die hij stelt. De Administratie eist in dat opzicht, behalve ten aanzien van de advocaat van de vertegenwoordiger, een geschreven volmacht («fiscale volmacht»); deze moet, ten laatste op het moment waarop het formulier wordt ingediend, verplicht worden neergelegd op het BTW-controlekantoor waarvan de vertegenwoordiger (en dus ook de btw-eenheid) afhangt. De vertegenwoordiger kan bijvoorbeeld voor de ondertekening van het formulier een volmacht geven aan : - een kantoor van fiscale raadgeving (natuurlijke persoon of rechtspersoon); - een accountant of boekhouder, natuurlijke persoon. Hij kan zich ook laten vertegenwoordigen door zijn advocaat (natuurlijke persoon of advocatenkantoor). De ondergetekende van het formulier moet erop toezien dat, wanneer hij zijn hoedanigheid vermeldt, hij nauwkeurig de hoedanigheid ten opzichte van de gevolmachtigde onderneming weergeeft, bijvoorbeeld : - «bestuurder of vennoot van het boekhoudkantoor Z» ; - «accountant» (geval van een zelfstandige accountant natuurlijke persoon). Inlichtingen te geven door de persoon vreemd aan de vertegenwoordiger van de btw-eenheid. 16

17 Wanneer de persoon die het formulier ondertekent een persoon is vreemd aan de vertegenwoordiger van de fiscale eenheid (hij handelt dus op basis van een fiscale volmacht), moet hij de nodige inlichtingen meedelen om hem of de gevolmachtigde firma die hij vertegenwoordigt te identificeren. In dit opzicht moet hij meedelen : A. het ondernemingsnummer van de gevolmachtigde of de gevolmachtigde firma. Bijvoorbeeld : - als de gevolmachtigde een accountant is, bedrijvig als zelfstandige natuurlijke persoon, dan is het in principe hij die het formulier in zijn persoonlijke naam ondertekent ; hij vermeldt derhalve zijn eigen ondernemingsnummer ; - als de gevolmachtigde een fiduciaire is, kan de ondergetekende bijvoorbeeld een bestuurder van deze fiduciaire zijn ; het ondernemingsnummer dat hij moet vermelden is dit van de fiduciaire (de gevolmachtigde firma) ; B. de volledige gegevens (naam en voornamen of maatschappelijke benaming en volledig adres) van de gevolmachtigde of van de gevolmachtigde firma of van zijn advocaat wanneer die niet over een ondernemingsnummer beschikt. Bijvoorbeeld : - indien het om een advocatenkantoor gaat, kan de ondergetekende bijvoorbeeld één van de vennoten zijn ; de maatschappelijke benaming en de gegevens van het advocatenkantoor en niet de persoonlijke gegevens van de vennoot moeten worden vermeld ; Opmerking : De ondergetekende (aanvrager) moet zijn naam en voornaam niet meer vermelden indien hij deze gegevens hogerop reeds heeft ingevuld (onder zijn handtekening) maar hij moet er wel op toezien zijn gegevens aan te vullen. Dat zal bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de gevolmachtigde een zelfstandige advocaat natuurlijke persoon is die zelf het formulier ondertekent. 17