Text. Infor LN Payroll WHITEPAPER

Transcriptie

1 Text Infor LN Payroll WHITEPAPER

2 Inhoudsopgave 1. Infor LN Payroll Inleiding Salarisverwerking in huis met eigen soft- en hardware Salarisverwerking in huis maar de soft- en hardware bij Infor Functies Infor LN Payroll Bedrijfsprocessen Flexibel Uren Verwerken met Urenverantwoording per Dag Nauwkeurige Reiskosten met Kilometerverwerking Inzicht in de Loonberekening met Periodeverwerking Financiële Controle over Betalingen Accurate Overzichten met Rapportage Verzuim Inzichtelijk met Verzuimregistratie Overzicht van Functionaliteiten Eigenschappen van Infor LN Payroll Eigenschappen van Infor LN Payroll Werknemerbeheer Flexibiliteit in de Looncomponenten en Formules Flexibiliteit in de Verzekeringenstructuur Gestructureerde Gegevens in de Tabellen Integraties en koppelingen INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 2

3 1. INFOR LN PAYROLL 1.1 Inleiding Infor LN Payroll is de loon- en salarisapplicatie die is ontwikkeld voor organisaties die de salarisadministratie in eigen beheer voeren. Infor LN Payroll ondersteunt de gebruikelijke processen rondom loon- en salarisverwerking. Dankzij de flexibele opzet van de looncomponenten- en formulestructuur kan met Infor LN Payroll snel worden ingespeeld op ontwikkelingen binnen de sociaal-fiscale wetgeving. Infor LN Payroll kan als add-on aan de Infor LN-applicatie worden gekoppeld. Integratie met Infor LN Finance biedt voordelen voor bedrijven in alle branches. Infor LN Payroll is echter ook uitstekend als op zichzelf staande loon- en salarisapplicatie te gebruiken en biedt voldoende mogelijkheden tot het importeren van uren uit externe applicaties en tot het exporteren van financiële en projectgegevens naar externe applicaties. 1.2 Salarisverwerking in huis met eigen soft- en hardware Infor LN Payroll wordt standaard uitgeleverd met een uitgebreide dataset met verschillende looncomponenten, formules, parameters, verzekeringen en belastingtabellen. Binnen een kort tijdsbestek kan deze omgeving worden aangevuld met eigen gegevens, zoals werkgevers- en werknemersgegevens. Tijdens de implementatie wordt u met know-how ondersteund door uw software leverancier. Na afloop van het implementatietraject blijft u gebruik maken van de kennis en ervaring van onze helpdeskmedewerkers. Voordelen bij verwerking in-eigen-beheer: lage kosten grote verwerkingssnelheid directe controle en correctiemogelijkheden directe beschikbaarheid van gegevens mogelijkheid om eigen overzichten en lijsten samen te stellen en te printen online proformaberekening en kostenberekening (bijv. voor sollicitanten) integratie mogelijk met uw projecten- en/of financiële administratie (zowel Infor LN als externe applicaties). 1.3 Salarisverwerking in huis maar de soft- en hardware bij Infor Wanneer gekozen wordt voor de Infor LN Payroll hosting oplossing stelt Infor de LN Payroll-applicatie tot uw beschikking op een speciaal hiervoor ingerichte server, waarop u vanaf uw werkplek kunt inloggen. U blijft u alle voordelen houden van het in-eigen-beheer houden. Het grote verschil is alleen, dat al het technisch beheer van Infor LN Payroll onder de verantwoordelijkheid valt van Infor. Hierdoor kunt u zich helemaal richten op uw kernproces, de salarisverwerking Infor richt op een speciale server voor u een eigen Infor LN Payroll omgeving in. De specificaties van deze omgeving zijn zodanig dat deze omgeving voor de Infor LN Payroll -gebruikers van uw bedrijf op een beveiligde wijze toegankelijk is via internet. Hiervoor is geen cliëntsoftware op de gebruikers- PC s vereist. Infor draagt zorg voor een uitstekende performance voor de gebruikers. Het functioneel- en applicatieonderhoud van Infor LN Payroll valt onder de verantwoordelijkheid van Infor. Infor LN Payroll solutions zullen in overleg met u zo spoedig mogelijk na de publicatiedatum op INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 3

4 het systeem worden gezet. Infor voorziet in voldoende ruimte voor Infor LN Payroll dataopslag en voor de back-up hiervan. U blijft verder alle voordelen houden van de verwerking in-eigen-beheer. Voor het functioneel- en applicatieonderhoud betaalt u een marktconforme toeslag per medewerker. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 4

5 2. FUNCTIES INFOR LN PAYROLL 2.1 Bedrijfsprocessen Elke verwerking, of dit nu een logistieke-, financiële- of salarisverwerking is, maakt deel uit van een bedrijfsproces. Het geheel aan processen staan in onderlinge verhouding met elkaar; zo kan een uitbetaling pas plaatsvinden na fiattering van de uit te betalen bedragen en kan een loonaangifte pas gemaakt worden na uitbetaling. Bij grotere organisaties worden deze processen in het algemeen door verschillende mensen uitgevoerd. Infor LN Payroll bestaat uit logisch opgebouwde functies die alle processen op het gebied van loonen salarisverwerking ondersteunen. De volgende functies maken deel uit van Infor LN Payroll : Urenverantwoording Kilometerverwerking Periodeverwerking Betalingen Integraties Rapportage Jaarrapportage Verzuimregistratie Tabellen (o.a.werknemerbeheer) Parameters Alle functies binnen Infor LN Payroll zijn weergegeven in een procesmodel. In dit model zijn de processen met betrekking tot de loon- en salarisverwerking op herkenbare wijze terug te vinden. Business Control Model Payroll W e r k n Verzuimregistratie Kilometerverwerking Tabellenbeheer Uitvoerings- Instantie e m e Urenverantwoording Periode verwerking Rapportage r s Betalingen Journaal/ Loonkosten Verwerking Belastingdienst Bank/ Giro Werknemerbeheer Finance (ERP LN of extern) Externe Projecten administratie INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 5

6 Het hiervoor weergegeven procesmodel is vertaald naar de software. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 6

7 Elk in het procesmodel aangegeven proces is een functie binnen Infor LN Payroll. Deze functies vormen de logische opbouw van het pakket. In het hoofdmenu van Infor LN Payroll komen de hierboven genoemde functies dan ook naar voren. 2.2 Flexibel Uren Verwerken met Urenverantwoording per Dag Deze functie stelt gebruikers in staat om periodemutaties per week op dagniveau te boeken. De mutaties kunnen op een kostencode worden geboekt. De hier ingegeven mutaties boekt men vervolgens gemakkelijk door naar de periodeverwerking van Infor LN Payroll, waar ze gebruikt kunnen worden voor de loonverwerking. 2.3 Nauwkeurige Reiskosten met Kilometerverwerking Binnen deze functie kunnen wekelijks op dagniveau kilometers en passagiers worden geregistreerd. Op basis van de geregistreerde gegevens worden vervolgens de reiskostenvergoedingen berekend. Infor LN Payroll houdt bij de berekening van deze vergoedingen rekening met het geldende reiskostenforfait. 2.4 Inzicht in de Loonberekening met Periodeverwerking Binnen de periodeverwerking kunnen met verschillende sessies periodemutaties worden ingegeven voor zover deze nog niet zijn ingelezen uit een externe applicatie of zijn doorgeboekt vanuit de Urenverwerking of de Kilometerverwerking. Daarna gaan alle mutaties het proces van de Loonverwerking in. Alle mutaties worden gecontroleerd, de loonberekening wordt uitgevoerd en de loonstroken worden geprint. Daarna worden alle werknemers gefiatteerd, zodat de betaling kan worden uitgevoerd. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 7

8 Het hele proces van de periodeverwerking wordt bewaakt met verschillende statussen per werknemer/periode: Vrij Gecontroleerd Berekend Gefiatteerd Afgesloten LA verwerkt Met behulp van deze statussen is per werknemer en per periode direct inzichtelijk, in welke fase het verwerkingsproces zich bevindt. Het kunnen uitvoeren van taken, zoals het opbouwen van de loonaangifte of het doen van betalingen is afhankelijk van deze status. Hierdoor kan het loonproces op een veilige manier, geheel bewaakt worden uitgevoerd. Naast de loonberekening kan binnen de periodeverwerking ook een proforma berekening en een vakantiegeldberekening worden uitgevoerd. Alle mutaties en berekende waarden worden vastgehouden per datum. Hierdoor kunnen mutaties over meerdere jaren bewaard worden en kunnen toekomstige mutaties van tevoren worden ingegeven. Dit laatste komt met name ten goede aan de opstartfase na een jaarovergang. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 8

9 2.5 Financiële Controle over Betalingen Nadat de loonberekening is uitgevoerd kunnen de betalingen plaats vinden. Betalingen kunnen naar meerdere rekeningen worden overgemaakt. Tevens is het mogelijk om leningen, loonbeslagen en voorschotten te verwerken. 2.6 Accurate Overzichten met Rapportage Vanuit deze functie kunnen verschillende overzichten worden geprint. Voorbeelden hiervan zijn loonlijsten, verzamelloonstaten en individuele loonstaten waarin u kunt voorzien in uw interne informatiebehoefte. Daarnaast is het mogelijk om de periodieke loonopgaven (Cordares, A&O Services) aan te maken en te versturen naar externe partijen. Uiteraard kunnen ook de loonaangiftes voor de Fiscus en de Pensioenaangifte (Syntrus Achmea) worden aangemaakt en (cumulatief) geprint. Met onze Digitax applicatie worden de aangemaakte loonaangiftes linea recta naar de servers van de belastingdienst en Syntrus Achmea verstuurd. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 9

10 2.7 Verzuim Inzichtelijk met Verzuimregistratie Binnen de verzuimregistratie is het mogelijk om het verzuim per werknemer, per datum en per soort verzuim te registreren en te rapporteren. Van het geregistreerde ziekteverzuim kunnen naast ziekmeldingsformulieren ook overzichten en statistieken worden geprint voor het signaleren en beheersen van het ziekteverzuim. Ten behoeve van te declareren uren (seniorenverlof) kunnen declaratiestaten worden geprint. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 10

11 2.8 Overzicht van Functionaliteiten Binnen de hiervoor beschreven hoofdprocessen van Infor LN Payroll zijn onder meer de volgende functionaliteiten beschikbaar: Kilometerverwerking Urenverantwoording (Project) Voorschotten, leningen en loonbeslagen Proforma loon- en loonkostenberekening Verwerking vakantiegeld Journaal loonberekening (bruto-netto journaal) Loonkostenverdeelstaat Journaal loonkostenverdeling Periodiek berekenen en journaliseren van reserveringen Verlof- en verzuimregistratie Vrije velden/kenmerken per werknemer Standenregister Salarisschalen Selectiecodes voor willekeurige selectie van werkgevers, werknemers en looncomponenten Zelf samen te stellen lijsten en overzichten (velden per lay-outcodes) Loonaangifte Fiscus/UWV Specifieke fiscale regelingen zoals anonieme werknemers, studenten/scholieren, vakantiebonnen, herleidingsregels, voordeelregel Vastleggen van externe relaties - Belastingkantoren - Uitvoeringsinstanties - Arbodiensten - Verzekeringsmaatschappijen Melding Sociale Verzekeringen OLP (Opgave Loon en premie, Cordares) PRIS (Premie Rechten Innings Systeem, A&O Services) PRINS (Premie Rechten Innings Systeem, Colland) INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 11

12 3. EIGENSCHAPPEN VAN INFOR LN PAYROLL 3.1 Eigenschappen van Infor LN Payroll Karakteristiek voor Infor LN Payroll zijn onderstaande eigenschappen: Verwerking meerdere administraties (werkgevers) binnen één bedrijfsnummer Uitgebreide online helpinformatie bij iedere sessie en ieder veld Vasthouden van gegevens over meerdere jaren Zeer flexibele looncomponenten- en formulestructuur die door de gebruiker zijn aan te passen Vrij te definiëren verzekeringen en reserveringen Integratie met Infor LN Finance Integratie met externe pakketten Koppeling met externe urenverwerking Koppeling met HRM-systeem Prinsys Koppeling met MS office Hieronder worden Werknemerbeheer, de Flexibiliteit in de Looncomponenten en Formules, in de Verzekeringenstructuur, de Structuur van gegevens in de tabellen en de Integraties en Koppelingen nader beschreven. 3.2 Werknemerbeheer De zorg voor een correcte verloning van de individuele werknemer staat centraal binnen Werknemerbeheer. Via de stamgegevens van een werknemer worden de regelingen en verzekeringen aangestuurd die voor een correcte verloning van toepassing zijn. Vanuit het onderstaande menu kunnen de werknemersgegevens worden verwerkt. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 12

13 Naast het muteren van de vaste gegevens per werknemer, is het mogelijk om vrije velden en kenmerken te definiëren, bijvoorbeeld om bij te houden wie lid zijn van de Personeelsvereniging. Deze vrije velden en de kenmerken kunnen aan werknemers worden gekoppeld. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 13

14 De meest gebruikte overzichten van de werknemersstamgegevens kunnen standaard met behulp van Infor LN Payroll worden afgedrukt. Bovendien is het mogelijk om eigen overzichten, zogenaamde vrije overzichten, te definiëren (velden per lay-outcode) en te printen, bijv. een NAW-lijst. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 14

15 3.3 Flexibiliteit in de Looncomponenten en Formules Gezien de dynamiek in de huidige sociaal-fiscale wetgeving is het noodzakelijk om snel te kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen en wetgeving. Een flexibele applicatie is hiervoor een vereiste. Daarbij moet de afhankelijkheid van de software en van de leverancier minimaal zijn. De grote mate van flexibiliteit komt binnen Infor LN Payroll onder meer naar voren in de looncomponenten- en formulestructuur. De looncomponenten zijn in logische reeksen opgebouwd. Elke reeks heeft zijn eigen karakter binnen de loonberekening. Voorbeelden zijn looncomponenten voor uren, overuren, dagen, bruto loon NT, belaste vergoedingen NT, belaste vergoedingen BT, onbelaste vergoedingen en onbelaste inhoudingen. Deze looncomponenten zijn in ruime mate voorgedefinieerd en kunnen onbeperkt uitgebreid worden. Per werkgever zijn de omschrijvingen van de looncomponenten naar eigen wens aan te passen. De looncomponenten vormen de basis voor de loonberekening van Infor LN Payroll. De vaste mutaties per werknemers worden in de stamgegevens van de werknemer op looncomponenten vastgelegd, terwijl de variabele mutaties in de periodeverwerking op looncomponenten worden ingetoetst of ingelezen. Tijdens de loonberekening worden berekende bedragen ook weer op berekende looncomponenten weggeschreven. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 15

16 De berekening is gedefinieerd in de formules. Deze formules worden per looncomponentengroep en per jaar vastgelegd. Zo kan voor ieder jaar een eigen formulegroep gemaakt worden. Ieder jaar zorgt Infor voor een nieuwe formulegroep, helemaal ingesteld voor de loonberekening van het nieuwe jaar. Hierdoor is het mogelijk om in uw Infor LN Payroll bedrijf op ieder gewenst moment Loonberekeningen uit te voeren voor meerdere jaren naast elkaar. De opbouwstructuur van de formules is logisch en lijkt sterk op verwerking in Excel. Iedere formule is in te stellen voor het hele jaar, maar zo nodig ook voor een reeks perioden of zelfs voor één bepaalde periode. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 16

17 Per werkgever dient te worden aangegeven welke looncomponentengroep van toepassing is. In een subformulegroep kunnen eigen formules gebouwd worden, die voorrang hebben op de algemene formules. Zo kunt u voor een specifieke groep werknemers snel een aanpassing maken. 3.4 Flexibiliteit in de Verzekeringenstructuur Een ander punt waaruit de grote mate van flexibiliteit blijkt is de structuur van de verzekeringen. Onder verzekeringen verstaan we alle wetten, fondsen en regelingen waarvoor premiepercentages van toepassing zijn. Voorbeelden zijn de SV-wetten als WIA, WGA-DIF, ZVW en WW, pensioenregelingen, herverzekeringen WIA/WGA-gat en fondsen zoals scholing en OR. De gebruiker kan eigenhandig verzekeringen aanmaken en de bijbehorende premievariabelen ingeven. Aanpassing van de software is niet nodig. De SV-percentages worden op 1 januari door ons uitgeleverd evenals de parameters voor de Bouwnijverheid, Stukadoors en Schilders en de grondslagen voor de Metaal. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 17

18 Bij het vastleggen van een verzekering dient te worden aangegeven op welk niveau de premievariabelen worden vastgelegd: Algemeen niveau Per Werkgever Per Verzekeringsgroep Per CAO Per Verzekeraar Vervolgens kunnen voor een verzekering per ingangsdatum de premievariabelen worden vastgelegd. Per verzekering is het mogelijk om zowel een werkgeversdeel als een werknemersdeel in te geven. De grondslag voor elke verzekering is geheel naar eigen wens samen te stellen of te berekenen. Via de zoom-functie kan een subsessie worden opgestart. Hierin kan per grondslagcomponent de serie looncomponenten worden benoemd, waaruit de grondslag is samengesteld. Als het Zoom veld op Nee staat, dan wordt de grondslag uitsluitend door het bedrag op de grondslagcomponent zelf gevormd. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 18

19 Nadat de verzekering is gedefinieerd en de premievariabelen zijn vastgelegd of ingelezen, kan deze in het stambestand bij de werknemers waar de verzekering van toepassing is worden ingevoerd. Dit kan per werknemer afzonderlijk of collectief voor alle werknemers. De verzekeringen worden vastgelegd per ingangsdatum, zodat verzekeringen die in de toekomst ingaan vroegtijdig kunnen worden vastgelegd. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 19

20 3.5 Gestructureerde Gegevens in de Tabellen Instanties waar de salarisadministratie direct mee te maken heeft worden vastgelegd in de Werkgeverstabellen. In de Werknemerstabellen wordt de periodeonafhankelijke input vastgelegd voor de loon- en salarisberekening. Voorbeelden hiervan zijn de vaste looncomponenten bij een werknemer, en de eventuele deelname aan een spaarregeling. De mogelijkheden om stamgegevens van een werknemer vast te leggen zijn standaard al zeer uitgebreid: NAW-gegevens, gegevens dienstverband, gegevens loonbelasting, gegevens bedrijfsvereniging/risicogroep, gegevens ziektekostenverzekering, verzekeringen per werknemer, gegevens betalingen, vaste looncomponenten, uitkering bedrijfsvereniging, sociale verzekeringen. Daarbij kunnen naar eigen wens kenmerken bij werknemers worden vastgelegd. Deze vrij te definiëren velden kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om vast te leggen wie lid zijn van de personeelsvereniging, of wie in welke auto rijdt. Gebruikers kunnen aanpassingen in wet- en regelgeving zelf doorvoeren in Infor LN Payroll : Premies per verzekering en Bedrijfstakeigen regelingen Reserveringen Belastingtabellen Reiskostentabellen Minimumloonbedragen Ook de eigenlijke loonberekening, in Infor LN Payroll vastgelegd in looncomponenten en formules, kan eigenhandig door een organisatie worden aangepast. Selectiecodes kunnen worden vastgelegd voor willekeurige selectie van werkgevers, werknemers en looncomponenten. De selecties die hiermee worden gemaakt kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor het aanmaken van een adressen- of telefoonlijst. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 20

21 3.6 Integraties en koppelingen Infor LN Payroll kan worden geïntegreerd met de Infor LN modules voor Finance of met modules voor Project en Finance van externe applicaties. Vanuit Infor LN Payroll kunnen na de loonberekening journaalposten worden doorgeboekt naar het grootboek van de financiële administratie. Integratie met Infor LN Finance biedt voordelen voor bedrijven in alle branches. Voor deze integraties en koppelingen geldt dat zij het voordeel bieden dat mutaties slechts één keer behoeven te worden ingevoerd en vervolgens door het hele systeem beschikbaar zijn. Verder kan Infor LN Payroll worden gekoppeld met externe urenapplicaties, bijv. tijdregistratiesystemen of eigen applicaties. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 21

22 Nadat een integratieschema is gedefinieerd, inclusief de bijbehorende velden, kan een relatietabel worden samengesteld. Dit kan nodig zijn, als de in te lezen looncomponenten een ander nummer hebben in het integratiebestand. Zo kan snel een vertaalslag naar de looncomponentenstructuur van Infor LN Payroll worden gemaakt. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 22

23 Als het schema eenmaal gereed is, kunnen elke periode opnieuw de mutaties worden ingelezen. Het in te lezen bestand kan zowel op de Baan server als op een Cliënt staan. Dit kan de eigen PC zijn of bijvoorbeeld een willekeurige netwerkschijf. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 23

24 Voor een totale Employee Managementoplossing kan Infor LN Payroll worden gecombineerd met het personeelsinformatiesysteem Prinsys van Infor partner Kennys B.V. Een standaard koppeling met Prinsys is in Infor LN Payroll opgenomen. INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 24

25 De integratie met MS-Office omvat de mogelijkheid om alle verslagen rechtstreeks in MS-Word of MS-Excel te printen. Verder bestaat de mogelijkheid om periodemutaties vanuit een Excel bestand in te lezen. Bijv. een overzicht naar Word sturen: INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 25

26 Copyright 2015 Infor All rights reserved. The word and design marks set forth herein are trademarks and/or registered trademarks of Infor and/or related affiliates and subsidiaries. All rights reserved. All other trademarks listed herein are the property of their respective owners. Important Notices The material contained in this publication (including any supplementary information) constitutes and contains confidential and proprietary information of Infor. By gaining access to the attached, you acknowledge and agree that the material (including any modification, translation or adaptation of the material) and all copyright, trade secrets and all other right, title and interest therein, are the sole property of Infor and that you shall not gain right, title or interest in the material (including any modification, translation or adaptation of the material) by virtue of your review thereof other than the non-exclusive right to use the material solely in connection with and the furtherance of your license and use of software made available to your company from Infor pursuant to a separate agreement ("Purpose"). In addition, by accessing the enclosed material, you acknowledge and agree that you are required to maintain such material in strict confidence and that your use of such material is limited to the Purpose described above. Although Infor has taken due care to ensure that the material included in this publication is accurate and complete, Infor cannot warrant that the information contained in this publication is complete, does not contain typographical or other errors, or will meet your specific requirements. As such, Infor does not assume and hereby disclaims all liability, consequential or otherwise, for any loss or damage to any person or entity which is caused by or relates to errors or omissions in this publication (including any supplementary information), whether such errors or omissions result from negligence, accident or any other cause. Trademark Acknowledgements All other company, product, trade or service names referenced may be registered trademarks or trademarks of their respective owners. Baron van Nagellstraat 89, 3771 LK Barneveld P.O.Box 143, 3770 AC Barneveld Phone. +31(0) Fax: +31(0) INFOR LN Payroll WHITEPAPER (versie 3.0) 26