Handleiding versie 2014

Transcriptie

1 Handleiding versie 2014 In deze handleiding behandelen we de basisfuncties van de website Hoe kan je jezelf (als verhuurder of student) registreren en vervolgens je pand(en) en kot(en) online aanbieden en/of zoeken. Aanvullend staan we ook even stil bij wat veranderde ten aanzien van de vorige versie: wat zijn de nieuwigheden van de website en hoe verloopt de sortering van resultaten precies? Bij ontwikkeling van de nieuwe website werd getracht deze te optimaliseren voor gebruik met verschillende webbrowsers. Voor een optimale weergave van Kotatgent, adviseren we echter gebruik te maken van Google Chrome. Google Chrome is een snel, eenvoudig en veilig programma dat is ontworpen voor het moderne internet. Klik op de volgende link om Google Chrome te downloaden en te installeren indien je er nog niet over beschikt: Om ten allen tijde de juiste weergave te verkrijgen, stel je het na installatie ook best in als standaardprogramma. INHOUDSTABEL Nr. Punt Pagina 1 Registratieprocedure Gebruiker registratie Panden toevoegen en beheren Koten toevoegen en beheren 9 2 Zoeken via de online zoekmachine 13 3 Beheer uw aanbod Werking van de zoekmachine Modelhuurcontract aanmaken Affiche aanmaken 17 Handleiding Kot@Gent p 1 van 17

2 1. REGISTRATIEPROCEDURE Als nieuwe gebruiker (student en verhuurder) doorloop je bij een eerste bezoek aan best even de procedure voor gebruikersregistratie. We hebben er bewust voor gekozen om ook studenten zich te laten registreren. Onze database bevat immers uit heel wat privacygevoelige informatie. Enkel geregistreerde gebruikers krijgen contactgegevens van eigenaars online te zien en kan je rechtstreeks contact opnemen met verhuurders in de zoektocht naar je kot. Registratie als student is heel eenvoudig en is in een handomdraai gebeurd. Het enige dat we je vragen, is een adres en de keuze van een eigen wachtwoord. De registratiegegevens dienen enkel ter bescherming van privacygevoelige gegevens en zullen niet voor fiscale of publicitaire doeleinden worden ingezet. Ben je verhuurder dan is de registratie de eerste van 3 van stappen om kamers en studio s gratis online te adverteren: A. eerst registreer je jezelf als verhuurder, B. daarna voeg je een nieuw pand toe (algemene gegevens van je gebouw per adres), C. ten slotte geef je per adres de specifieke informatie per kamer op. Hieronder wordt elk van deze fasen in detail besproken. De ingave van je gegevens vraagt eenmalig meer werk. Eens de gegevens ingevoerd zijn, stelt het je echter in staat in een mum van tijd je kamer of studio te publiceren op onze website! Lukt het je ondanks de hulp van deze handleiding niet je gegevens in te voeren, maak dan gerust een afspraak met het kotatgent-team op of via kot@gent.be. Indien gewenst helpen we je graag vooruit! Handleiding Kot@Gent p 2 van 17

3 1.1 Gebruiker registratie Start google Chrome op en surf naar Het aanmaken van een gebruiker verloopt via een standaardformulier. Je vindt het aanmeldingsmenu in de afbeelding rechts bovenaan. Klik hier op Account aanmaken. Je wordt als gebruiker eerst gevraagd een profiel type te kiezen. Kies voor student of verhuurder en druk op Volgende stap. Profiel type Maak je een profiel als verhuurder, dan zal je eerst worden gevraagd enkele persoonsgegevens in te vullen. Voor studenten zijn deze extra gegevens niet nodig. Vul de gegevens in die voor jou van toepassing zijn en druk op Volgende stap. Profiel gegevens Ten slotte dient iedere gebruiker een adres op te geven en een wachtwoord te kiezen. Vul deze in en druk op Account aanmaken om deze te bevestigen. Na de bevestiging in deze stap is de registratie afgewerkt en wordt de account aangemaakt. Best verlaat je het internet nu even en sluit je het programma. Handleiding p 3 van 17

4 De aanmaak van uw account wordt je nu per bevestigd. Controleer nu eerst je s. Normalerwijze heb je nu een van Kotatgent ontvangen. In de mail vindt je een link. Druk op de link (zie afbeelding hieronder). Hierdoor kom je opnieuw op de website Kotatgent.be terecht. Je registratie is nu geactiveerd en je bent klaar om studio s of kamers op onze website aan te bieden of te zoeken. Meld je vanaf nu bij ieder bezoek aan de website steeds aan met je adres en wachtwoord. Deze vul je in rechts bovenaan in op de startpagina. Vervolgens druk je op aanmelden. Handleiding Kot@Gent p 4 van 17

5 1.2 Panden toevoegen en beheren Pand toevoegen Surf naar de website Kotatgent.be. Meld je zelf aan met je adres en wachtwoord en druk op Aanmelden. Klik nu in het midden van het scherm op de rode blok Eigenaar verhuurt kot. Je krijgt nu 4 tabbladen te zien. Klik op het tabblad Panden. Op dit tabblad vind je de lijst terug met panden die je reeds hebt ingebracht in onze database. Druk op de oranje knop toevoegen om een nieuw adres op te geven. Op de volgende pagina wordt u gevraagd de gegevens van het gebouw in te vullen. De velden aangeduid met een * zijn verplicht in te vullen. - Vul het volledige kotadres in: straat, huisnummer en deelgemeente. - U wordt gevraagd naar meer informatie omtrent uw gebouw: Wat is het precieze bouwjaar? Conformiteitsattest? Intern Huisreglement? Recent Positief Brandweerverslag + datum? EPC waarde + datum attest? Handleiding Kot@Gent p 5 van 17

6 - Indien gewenst heeft u hier ook de mogelijkheid om een andere contactpersoon op te geven. Wens je automatisch de persoonsgegevens te laten overnemen, vink dan het vakje eigen contactpersoon niet aan. Wens je echter andere contactgegevens aan dit pand te koppelen en/of je postadres of adres niet publiek te vermelden (1 van beiden zeker nodig) bij dit pand, dan kan je van deze optie gebruik maken. - Vul nu de inrichting van het gebouw in: Aantal kamers Aantal studio's Aantal gemeenschappelijke douches Aantal gemeenschappelijke keukens Aantal bergplaatsen voor fietsen in het gebouw Welke faciliteiten heeft uw pand ter beschikking: beddengoed, internet, kabeltelevisie, keukengerei, muziekinstrumenten toegelaten, tuin terras, verhuur aan niet studenten - Wenst u nog extra gegevens kwijt inzake bezoek, dan kan je deze toevoegen onder de rubriek bezoeksinformatie. Handleiding Kot@Gent p 6 van 17

7 OPGELET: omwille van technische redenen raden we u aan in dit stadium nog geen foto toe te voegen. Mogelijks zal u immers hierdoor moeilijkheden ondervinden bij het opslaan van uw pand. Wij werken momenteel hard aan het oplossen van dit tijdelijke euvel. - Ten slotte krijg je de kans afbeeldingen toe te voegen. Hier voeg je best foto s toe van het gebouw: de buitenzijde of de gemeenschappelijke voorzieningen. Foto s van de individuele kamers komen later aan bod. Bepaal de gewenste volgorde van de foto s door te slepen naar boven of onder te slepen. De eerst vermelde foto in de lijst wordt standaard getoond in de advertentie. - Bevestig je gegevens door onderaan op de knop Pand toevoegen te drukken. Je komt nu opnieuw terecht op het overzichtslijstje in het tabblad panden en vindt het net ingebrachte adres hierin terug. Wens je hieraan iets te wijzigen, dan doe je dit via wijzigen en verwijderen (terug te vinden in de laatste kolom). Wil je nog een pand toevoegen, dan herhaal je de bovenstaande procedure. Handleiding Kot@Gent p 7 van 17

8 Van zodra je een pand ingebracht hebt op onze website, kan je er probleemloos extra tekst en afbeeldingen aan toevoegen (het technische euvel zorgt hier niet voor hinder). Hiervoor druk je in het tabblad panden op het desbetreffende adres in de lijst en neemt u het tabblad bewerken. Vervolgens laad je de gewenste afbeelding(en) op door de afbeeldingen te zoeken via bladeren en ze daarna via uploaden aan het pand te koppelen. Plaats je afbeeldingen ten slotte in de juiste volgorde en druk onderaan op pand wijzigen / pand opslaan. De foto s werden nu aan uw pand toegevoegd. Handleiding Kot@Gent p 8 van 17

9 1.3 Koten toevoegen en beheren Je wordt nu verzocht de precieze details van elk van de kamers en studio s afzonderlijk in te geven. Dit vergt eenmalig een intensieve doorgave van gegevens, maar is lonend omdat het je bij latere verhuring(en) tijd zal besparen. Op deze wijze ben je in staat in een mum van tijd één of meerdere kamers en studio s op de website beschikbaar te stellen voor verhuring of - indien verhuurd - tijdelijk van de website te halen. Van zodra alle kamers/studio s ingebracht zijn, dien je enkel nog de status verhuurd/beschikbaar aan te passen of een gewijzigd detail (bvb. prijs) te veranderen om het online/offline te plaatsen. Tevens geven wij je de garantie dat je gegevens ten allen tijde jouw eigendom blijven! Kot toevoegen Surf naar de website Kotatgent.be. Meld je zelf aan met je adres en wachtwoord en druk op Aanmelden. Klik nu in het midden van het scherm op de rode blok Eigenaar verhuurt kot. Boven het lijstje vindt u opnieuw 4 tabbladen. Klik nu op het tabblad Koten. Druk op de oranje knop toevoegen om een nieuw kot op te geven. Net zoals bij het tabblad panden zijn bij het opgeven van de koten alle velden aangeduid met een * verplichtend in te vullen. - Je begint het inbrengen van gegevens met het desbetreffende adres te selecteren waar u een kamer of studio wil aan toevoegen. - Nu word je gevraagd de specifieke gegevens van deze kamer op te geven: naam van de kamer of studio, het academiejaar waarvoor u een huurder zoekt, de status, aantal personen (cijfer), oppervlakte, verdieping, positie van de kamer/studio in het gebouw. Handleiding Kot@Gent p 9 van 17

10 - Geef nu de voorzieningen van de kamer/studio op en extra info omtrent bemeubeling en toegankelijkheid. - Vervolgens breng je de informatie in betreffende de huurovereenkomst die je gebruikt. Handleiding Kot@Gent p 10 van 17

11 - Nu komt de huurprijssamenstelling aan bod. Hier vul je enkel getallen in. Na de komma zijn tot twee cijfers toegestaan. - Vervolgens word je gevraagd de energieafrekening nader te verklaren. In eerste instantie zie je enkel een vakje om een getal voor water, elektriciteit en (aard)gas in te brengen. - Van zodra u dit doet wordt u echter bijkomend gevraagd hoe deze afrekening verloopt. Vul ook deze velden verplicht in. Forfaitair bedrag: vast bedrag per maand zonder afrekening Met afrekening: voorschot maar op basis van werkelijk verbruik tevens afrekening Met afrekening van leverancier: huurder sluit contract af met energieleverancier en betaalt rechtstreeks aan deze derde partij Handleiding Kot@Gent p 11 van 17

12 - Vervolgens word je verzocht het bedrag en de wijze van betaling van de waarborg op te geven. - Ten slotte kan je afbeeldingen en opmerkingen (extra info) van het kot opgeven. Hier laad je foto s op van de specifieke kamer/studio. Deze dienen wel te voldoen aan volgende afmetingen: minstens 600x600 pixels en max. 1 MB. - Nu ben je klaar met dit kot en kan je het bewaren door onderaan op de rode knop Kot toevoegen te drukken. De pagina vernieuwt zich en je kamer of studio is opgeslaan. Heb je een fout gemaakt tijdens het ingeven van de informatie of wil je nog zaken aanvullen, dan druk je in de lijst op het adres, vervolgens op het tabblad bewerken en pas je de desbetreffende info aan. Vergeet niet steeds opnieuw op te slaan. Op deze manier kan je alle andere kamers of studio s ook invoegen op het adres. Dupliceren van gegevens zoals in de vorige versie van onze website is helaas niet meer mogelijk! Handleiding Kot@Gent p 12 van 17

13 2. Zoeken via de online zoekmachine Surf naar de website Kotatgent.be. Meld je zelf aan met je adres en wachtwoord en druk op Aanmelden. Klik nu in het midden van het scherm op de oranje blok Student zoekt kot. Het zoeken naar een kot gebeurt als volgt: op de zoekpagina staat een lijst van alle items waarop de gebruiker kan zoeken. Zoekitems Hier kan gefilterd worden door de gewenste waarde aan te klikken of in te vullen (voor de geografische filter) en vervolgens op de knop Zoek te drukken. Standaard worden de resultaten gesorteerd op basis van het aantal bonuspunten dat het kot heeft verdiend. Je kan als student deze volgorde wel naar eigen voorkeur aanpassen. De bonuspunten per kot worden als volgt berekend: Positief recent Brandweerattest (max 5 jaar): + 20 punten (veiligheid is het hoogste goed) Positief Brandweerattest (5-10 jaar): + 10 punten Geen of ouder brandweerattest: 0 punten Positief Conformiteitsattest: + 20 punten Recent aangepast (binnen de 7 dagen):+ 10 Recent aangepast (7-14 dagen): + 5 Al wat verouderd (14-31 dagen): + 1 Verouderd (ouder dan 1 maand): -2 EPC-attest 0 tot 150 (donker groen): + 12 EPC-attest 151 tot 250: + 9 EPC-attest 251 tot 450: + 6 EPC-attest 451 tot : + 3 Geen EPC = 0 punten Eigen douche: +2 Handleiding Kot@Gent p 13 van 17

14 Eigen toilet: +2 Eigen keuken: +2 Fietsenstalling in huis: +1 Fietsenstalling buiten/geen: -2 Per foto: +1 (max 10 punten) Indien je op de overzichtspagina de geografisch filter gebruikt, kan je ook sorteren op basis van nabijheid ten opzichte van de opgegeven locatie. Voor weergave van de resultaten is er de keuze om deze in een lijst te verkrijgen of te kiezen voor een visuele weergave op kaart. Handleiding p 14 van 17

15 3. Beheer uw aanbod 3.1 Werking van de zoekmachine Elk kot dat op wordt aangemeld krijgt punten toegekend. Deze punten worden als volgt berekend: Positief recent Brandweerattest (max 5 jaar): + 20 punten (veiligheid is het hoogste goed) Positief Brandweerattest (5-10 jaar): + 10 punten Geen of ouder brandweerattest: 0 punten Conformiteitsattest: + 20 punten Pas vernieuwde advertentie (binnen de 7 dagen):+ 10 Recent aangepaste advertentie (7-14 dagen): + 5 Al wat verouderde advertentie (14-31 dagen): + 1 Sterk verouderde advertentie (ouder dan 1 maand): -2 EPC-attest 0 tot 150 (donker groen): + 12 EPC-attest 151 tot 250: + 9 EPC-attest 251 tot 450: + 6 EPC-attest 451 tot : + 3 Geen EPC = 0 punten Eigen douche: +2 Eigen toilet: +2 Eigen keuken: +2 Fietsenstalling in huis: +1 Fietsenstalling buiten/geen: -2 Per foto: +1 (max 10 punten) Het toegekende aantal punten per kot wordt gebruikt om de volgorde te bepalen waarin de koten standaard in de zoekresultaten zullen worden weergegeven. Om punten te scoren en hoog in de zoekresultaten te verschijnen, is het dus van belang je kot zo volledig mogelijk in te vullen. Een student kan door het gebruik van criteria uit de zoekmachine deze volgorde wel naar eigen voorkeur aanpassen. Handleiding Kot@Gent p 15 van 17

16 3.2 Modelhuurcontract aanmaken: Op basis van het inbrengen van de gegevens van het kot kan je indien je gratis gebruik wenst te maken van de modelhuurovereenkomst van Kotatgent onmiddellijk via onze website een modelhuurovereenkomst aanmaken om aan potentiële huurders voor te leggen. Deze overeenkomst heeft dezelfde waarde als de grote A3 exemplaren die je anders via Kotatgent ontvangt! Om van deze service gebruik te maken, doe je het volgende: - je klikt op het tabblad koten in de lijst op de naam/nr van het desbetreffende kot waarvoor u een huurcontract wenst te verkrijgen. - op de nieuwe pagina klik je op het tabblad Modelcontract - je wordt verzocht uw IBAN-rekeningnummer, de datum voor afrekening kosten en eventuele bijkomende bepalingen op te geven. - Indien je wenst dat het systeem (met bescherming van uw gegevens voor derden) deze gegevens bewaard voor volgende contracten, kan je dit aanvinken. - Je klikt op contract aanmaken. Het modelcontract wordt nu gedownload en alle reeds ingebrachte gegevens zijn hierin reeds ingevuld. Je moet het enkel nog aanvullen met gegevens van de huurder en met de handtekeningen van alle partijen. Je kan het modelcontract nu opslaan en/of afdrukken. We raden je aan een exemplaar van de lopende contracten steeds op je pc op te slaan. Handleiding Kot@Gent p 16 van 17

17 3.3 Affiche aanmaken: Voor iedere ingebrachte kamer/studio kan je tevens een A4-affiche afprinten die je ter ondersteuning van de verhuring aan een raam van je woning kan aanbrengen. Om een affiche van je kamer/studio te verkrijgen, doe je het volgende: - je klikt in het tabblad Koten op de naam/nr van het kot waarvoor u een affiche wenst te verkrijgen. - op de nieuwe pagina klikt u op het tabblad Affiche - Klik op de rode knop Affiche aanmaken - De affiche wordt nu gedownload. Deze kan je opslaan en/of afdrukken en op een goede plaats ter ondersteuning van je advertentie ophangen. Handleiding Kot@Gent p 17 van 17