10 GOUDEN REGELS VOOR SELECTIE- GESPREKKEN

Transcriptie

1 10 GOUDEN REGELS VOOR SELECTIE- GESPREKKEN GroenLinks november

2 1. Bereid de gesprekken voor 2. Faseer het gesprek (eerste en tweede ronde) 3. Stel de juiste vragen 4. Vraag naar concrete onderbouwing 5. Gebruik een casus 6. Toets integriteit 7. Vraag door 1. Let op inhoud en proces 2. beschouw het gesprek als een assessment 3. benoem het ongrijpbare 8. grijp in als het vastloopt 9. Vat samen en deel je gedachten 10. Leg je bevindingen vast Toegift: 10 valkuilen bij selectiegesprekken 2 -

3 Bereid de gesprekken voor Maak keuzes voor de inhoud van het gesprek Beslis voor het gesprek wat je wilt weten over en toetsen bij de sollicitant. Op welke punten is de match tussen het profiel en de informatie van de sollicitant onduidelijk? Als er geen -sterke- match is, agendeer dan de vraag hoe de kandidaat dat kan compenseren. Bedenk van tevoren welk deel van het profiel je wilt verdiepen aan de hand van het STARR-model (zie verder). Verdeel de taken 1. Voorzitter: 1. Zorgt voor inleiding en afsluiting. 2. Bewaakt tijd en proces. 3. Let op inbreng van alle commissieleden en interrupties. 2. Verdeel de vragen / aandachtsgebieden uit het profiel. 3. Alle leden: aantekeningen maken. 4. Wijs iemand aan die een kort algemeen verslag maakt waarin de input van iedereen is verwerkt. Spreek af hoe je omgaat met interrupties (mag iedereen inbreken, rechtstreeks of via voorzitter?) 3 -

4 Faseer het gesprek 1. Introductie 1. IJsbreker 2. Voorstellen 3. Toelichting op opbouw gesprek 4. Is het profiel duidelijk? 2. Informatie 1. motivatie. Nadruk op: waarom jij? Grijp in bij algemene uitweidingen over het politieke klimaat, de noodzaak van duurzaamheid e.d. 2. Kwalificaties. Wat maakt de sollicitant geschikt voor de functie? Wat zijn de ontwikkelpunten? Tweede ronde: 3. verdieping / verbreding ronde 1 4. bevindingen uit het internetonderzoek 5. evt. bevindingen assessment 6. Bevindingen referenten 3. Tweede ronde: casus (zie verder) 4. Afsluiting 1. Is de sollicitant nog steeds gemotiveerd? 2. Geef informatie over het vervolg van het traject Na afloop Noteer aandachtspunten voor: onderzoek op internet (bv. Wieowie.nl) vragen aan referenten eventueel: een assessment 4 -

5 Stel de juiste vragen Open vragen: wie, wat, hoe, waarom / waardoor valkuil: vraag wordt te open geïnterpreteerd, lange uitweiding volgt. Zorg dat relatie met de (intentie van de ) vraag helder blijft, wees niet bang om in te grijpen. Let op subtiel verschil waarom / waardoor: 'waarom' kan geïnterpreteerd worden vraag ter verantwoording (waarom deed je dat?) 'waardoor' geeft meer inzicht in motieven (waardoor liet je je leiden bij deze beslissing?) Vragen bevestiging of ontkenning (gesloten vragen: ja/nee). Geschikt bij check van een feit: klopt het dat...? interpretatie: inhoud: heb ik goed begrepen dat...? proces: volgens mij ben je erg nerveus, klopt dat? Suggestieve vragen vooronderstelling duidelijk ('is het niet zo dat...?') kunnen sollicitant in defensief brengen geschikt als (lichte) provocatie om gesprek te sturen is geschikt om je indruk van een persoon ter sprake te brengen Verdieping Sommige open vragen geven snel verdieping aan het gesprek, bijvoorbeeld: Wie is je voorbeeld? Van welke feedback heb je het meest geleerd? Wiens adviezen neem je altijd aan? Met wat voor mensen kun jij lastig samenwerken? Hoe ziet een karikatuur van jou eruit? Ben je een sprinter of een duurloper? 5 -

6 6 -

7 Vraag naar concrete onderbouwing Vragen naar toekomstscenario's is niet productief in een selectiegesprek (wat zou je doen als..., hoe zou je reageren bij...?). Hiermee loop je het risico van sociaal wenselijke antwoorden, dit zegt niets over de realiteit. Gebruik de STARR-methode om ervaring en vooral reflectief vermogen te toetsen bij een voor de functie relevante en liefst recente situatie, gekoppeld aan het profiel. Vraag: kun je een situatie beschrijven waaruit blijkt dat je competentie X (kies uit profiel) hebt ontwikkeld? 1. Wat was de Situatie? 1. Wat maakt deze situatie relevant voor de functie? 2. Wanneer was dit? 2. Wat was jouw Taak in deze situatie? Beschrijf oa: 1. Wat was je formele rol? 2. Heb je een rol informeel op je genomen, zo ja welke en waarom? 3. Met wie werkte je samen? 3. Wat wat heb je gedaan, welke Actie heb je ondernomen? 1. Hoe besloot je welke actie je ging ondernemen? 2. Wie heb je daarbij betrokken? 3. Hoe verliep de samenwerking? 4. Wat was het Resultaat van deze actie? 1. Extern resultaat: wat merkte de buitenwereld? 2. Intern resultaat: welk effect had je handelen op je team? 5. Wat is je Reflectie? 1. Wat zou je voortaan anders doen en waarom? 2. Wat zou je precies hetzelfde doen en waarom? 3. Wat zegt jouw handelen over jou als potentiële functie -? Let op: de meerwaarde van dit model is de reflectie. Hiermee toets je of een kandidaat openstaat voor feedback, kan reflecteren op het eigen handelen en bereid is om te leren van ervaringen. Besteed hier de meeste tijd aan. 7 -

8 Gebruik een casus (tweede ronde) Een casus is een goed middel om kandidaten te vergelijken. Beslis van tevoren wat je precies wilt toetsen met een casus. Visie, creativiteit, inlevingsvermogen, stressbestendigheid? De vorm die je kiest, moet daar goed bij aansluiten. De visie. Geschikt om -uiteraard visie, maar vooral ook creativiteit en diepgang te toetsen en vergelijken. Bijvoorbeeld: 'Hoe kan GroenLinks volgens jou het best...?' De Wondervraag. Stel de vraag: stel: je wordt morgen wakker en er is iets heel wezenlijks veranderd door iets wat GroenLinks heeft gedaan. Wat is dit? Wat heb jij eraan bijgedragen dat dit gerealiseerd is? Met wie heb je samengewerkt en waarom? Wat zegt dit over jou als Kamerlid? De fictieve STARR. De kandidaat krijgt een Situatie voorgelegd beschrijft zijn/haar Actie beschrijft het gewenste Resultaat hiervan bespreekt met de commissie de Reflectie: wat is kenmerkend voor het handelen van de sollicitant? Extra effect: hoe handelt de sollicitant onder tijdsdruk, bij onvolledige informatie e.d.? 8 -

9 Toets integriteit Natuurlijk is het formulier dat de sollicitant heeft ingevuld een richtlijn voor het gesprek, maar wees je ervan bewust dat de sollicitant zich op zijn of haar beurt niet altijd bewust is van het gewicht dat zaken uit het verleden of uit de omgeving kunnen krijgen. Bespreek dit op deze open manier met de kandidaat. Vragen die kunnen helpen: heeft iemand je ooit van belangenverstrengeling beschuldigd? zijn er zaken waarvan je hoopt dat een journalist ze niet te weten komt? wat is het oneerlijkste wat ooit over jou is beweerd? De screening tussen de eerste en de tweede ronde (referentenonderzoek en internetzoektocht) is bedoeld om zo veel mogelijk in beeld te krijgen. De commissie bespreekt gevonden zaken met de kandidaten en overlegt met de partijvoorzitter over mogelijke risico's. Tijdens het gesprek geldt in ieder geval: volg je intuïtie en vraag door! 9 -

10 Vraag door De tijd is kort en er is veel te vragen. Laat de vragenlijst niet alleen leidend zijn! Luister goed naar de antwoorden van de sollicitant: wat roept vragen op? Stel die vragen, anders mis je mogelijk belangrijke informatie. Observeer de nonverbale communicatie goed: Luister naar stemvolume, intonatie, spreektempo e.d. Let op lichaamstaal: hoe zit en beweegt de sollicitant? Veranderingen hierin zijn vaak veelzeggend. Vraag hierop door: 'ik merk dat je ineens veel harder gaat praten, hoe komt dat?' Doorvragen kan: Open: vertel eens meer over... Gesloten: ik hoor dat je heel snel gaat praten, daardoor krijg ik de indruk dat je hier onzeker over bent. Klopt dat? Suggestief (voorzichtig mee zijn...): je gaat nu wel heel veel woorden gebruiken. Ben je altijd zo lang van stof? De voorzitter zorgt voor een evenwicht tussen de vragenlijst (is alles aan de orde geweest?) en het doorvragen. 10 -

11 Let op inhoud en proces Het gesprek vindt plaats op twee niveaus: de inhoud (waar gaat het over) en het proces (hoe verloopt het gesprek). Houd beide niveaus tijdens het gesprek goed in de gaten. Het procesniveau zegt veel over de persoonlijkheid van de sollicitant: hoe gaat hij/zij om met druk, met suggestieve vragen, kan de sollicitant op procesniveau het gesprek sturen? Beschouw het gesprek als een assessment Mensen moeten vaak onder druk presteren en (zichzelf) presenteren. Dit moet ook tijdens een sollicitatiegesprek. Hoe een sollicitant tijdens het gesprek op de commissie overkomt, mag dan ook zwaar wegen. Als een sollicitant achteraf klaagt dat een gesprek niet goed verliep, bijvoorbeeld vanwege het karakter van de vragen, dan betekent dat dat hij of zij dit tijdens het gesprek niet heeft kunnen of durven aankaarten. De commissie is natuurlijk leidend, maar goede sollicitant kan op een prettige manier de regie het proces bespreekbaar maken. Benoem het ongrijpbare Je hebt een indruk over de sollicitant of over het verloop van het gesprek. Je kunt er alleen je vinger niet opleggen. Als er alarmbellen afgaan, neem dat serieus. Zeg gerust iets als : 'ik kan het niet concreet benoemen, maar doordat je doet/zegt... krijg ik een onrustig gevoel'. Dit brengt verdieping in het gesprek: herkent de sollicitant dit? Wat is het gevolg voor het gesprek? Grijp in als het vastloopt Dit is in principe de taak van de voorzitter, maar help hem of haar daarbij. Soms draait een gesprek in cirkels, krijgt een sollicitant een black out of wordt de sfeer onaangenaam. Dat kan allemaal gebeuren. Benoem dit en begin opnieuw. Hiermee doorbreek je impasses en geef je een sollicitant de kans om zich te hernemen. 11 -

12 Vat samen en deel je gedachten Samenvatten is een belangrijk gespreksinstrument (LSD: luisteren, samenvatten, doorvragen). Vat een langer antwoord van een sollicitant samen: vraag de sollicitant of je met je samenvatting de essentie te pakken hebt je krijgt de kans om het gesprek te sturen door door te vragen op deze essentie. Het is verstandig om ook je gedachten en interpretaties uit te spreken, gevolgd door een vraag. Zo krijg je verdieping in het gesprek. Zie ook de opmerkingen over nonverbale communicatie. Ik krijg de indruk dat je een solist bent. Wat vind je daarvan? 12 -

13 Leg je bevindingen vast Je spreekt veel mensen en doet veel indrukken op. Zorg daarom dat je je bevindingen vastlegt. Daarmee kan een goed gespreksverslag gemaakt worden. Dit verslag is nuttig om afwijzing van sollicitanten zorgvuldig te kunnen onderbouwen en om goede adviesteksten voor de voor te dragen kandidaten op te stellen. De belangrijkste vraag die je te beantwoorden hebt is: is deze persoon in mijn ogen geschikt voor de functie? Kan deze persoon 'in het diepe', dus meteen en zelfstandig aan de slag? 13 -

14 10 valkuilen bij selectiegesprekken Overwaardering van zeldzame eigenschappen. Een opvallend persoon is bv. nog geen goede bestuurder. Overwaardering van de eerste indruk. Een slap handje, een stralende lach; het is bekend dat eerste indrukken vaak bepalend zijn het oordeel. Als de eerste indruk meespeelt, bespreek dat met de sollicitant. Halo-effect (een opvallend positief punt straalt af op alle aspecten: persoon sollicitant kan niets fout doen) Horn-effect (een opvallend negatief punt straalt af op alle aspecten: persoon sollicitant kan niets goed doen) Niet toetsen van ervaring: dat iemand ervaring met iets heeft, wil nog niet zeggen dat deze persoon hier goed in was. Overwaardering van enthousiasme. Ook enthousiasme is geen garantie voor succes. Overwaardering van betrokkenheid. Een gloedvol betoog over de noodzaak van GroenLinkse politiek is mooi, maar zegt niets over iemands geschiktheid. Overwaardering van eerder beklede zware functies: dit zegt niet per se iets over kwalificaties voor de functie. Klik met de commissie: een prettig gesprek kan een indicatie zijn van de communicatieve vaardigheden van de sollicitant. Maar soms klikt het gewoon niet. Maak dit bespreekbaar (zie Inhoud en proces). Waardering van uiterlijke kenmerken. Uit onderzoek is gebleken dat aantrekkelijke mensen hoger gewaardeerd worden dan minder aantrekkelijke. Als een sollicitant niet representatief is in jouw ogen, bespreek dat dan. 14 -