Voor uitgebreide informatie over de aanlevering voor Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein zie het aanleverprotocol.

Transcriptie

1 FAQ aanlevering Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein Versie 2 januari 2017 Voor uitgebreide informatie over de aanlevering voor Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein zie het aanleverprotocol. Procedure aanlevering Onze coördinator is gewijzigd, hoe passen we dit aan? Gelieve de contactgegevens van de nieuwe coördinator invullen in dit formulier en het formulier mailen naar monitorsociaaldomein@cbs.nl. Is de werkwijze hetzelfde als in 2016 dus dat de gemeente in H1 de gegevens kan inleveren over H2? Ja dit klopt. De komende aanlevertermijnen met de bijbehorende perioden waarover gegevens worden aangeleverd - zijn weergegeven in de onderstaande tabel: Periode waarover gegevens worden aangeleverd Moment van aanlevering (H ) H januari t/m 10 maart (H ) H Vanaf augustus 2017* * specifieke aanleverdata worden later bekend gemaakt. Kortom, in januari/februari/maart 2017 levert u gegevens aan over H en indien nodig kunt u dan ook een (correctie)levering doen over H Wat zijn de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de vorige aanlevering? In het Wmo bestand zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd: 1. De productcategorie beschermd wonen (productcategorie 15) wordt enkel aangeleverd door de centrumgemeenten. 2. Het toevoegen van een kolom nummer van de toewijzing. Het opnemen van deze kolom in het bestand is verplicht. De positie in het bestand is na de kolom einddatum ondersteuning en voor de kolom intensiteit van ondersteuning (beschikt volume). 1

2 Het vullen van het veld is niet verplicht, maar dient indien ingevuld op alle regels van het bestand te staan. 3. De Kosten Wmo worden voortaan in een apart bestand aangeleverd op gemeenteniveau. Net als de kosten SBO en de kosten voor Jeugd. De kosten Wmo worden zodoende niet meer op BSN niveau uitgevraagd en vormen geen onderdeel meer van het reguliere Wmo bestand. 4. Er wordt bij de aanlevering van de kosten Wmo een onderscheid gemaakt tussen begrote kosten en gerealiseerde kosten. In het kosten jeugd bestand zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd: 1. Er is nu een mogelijkheid om de kosten jeugd, indien u deze niet kunt of wilt uitsplitsen, aan te leveren onder de categorie totale kosten jeugd. 2. Er wordt bij de aanlevering van de kosten Jeugd een onderscheid gemaakt tussen begrote kosten en gerealiseerde kosten. Hiernaast is ook het aanleverproces op een aantal punten vereenvoudigd: 1. Het op orde rapport wordt, nadat een bestand technisch is goedgekeurd, binnen twee werkdagen door CBS klaargezet in het downloadportaal, zodat gemeenten het sneller kunnen downloaden. De oude structuur van twee aanleverperioden vervalt hiermee. Door het sneller beschikbaar stellen van de op orde rapporten, wordt u in staat gesteld om indien nodig vaker een bestand aan te leveren, zodat u meer mogelijkheden heeft om tot een aanlevering van volledig en juiste gegevens te komen. 2. Het proces voor het geven van publicatietoestemming is gewijzigd. Indien u technisch juiste gegevens heeft aangeleverd bij het CBS, mogen deze gegevens gebruikt worden voor informatie, onderzoek en publicatie van inzichten op Waarstaatjegemeente.nl, CBS Statline en CBS website, tenzij u besluit om de gegevenslevering in te trekken vóór de aangegeven deadline. U bent dus niet verplicht om de aangeleverde gegevens ook daadwerkelijk te publiceren, maar indien u wilt afzien van publicatie, dient u dit expliciet aan te geven via het formulier waarmee u de gegevensaanlevering kunt intrekken. U kunt ook besluiten om een deel van de aangeleverde gegevens te publiceren. Als u wel de gegevens wilt publiceren, dan hoeft u hier geen stappen meer voor te zetten. 2

3 Is de publicatie in 2017 verplicht? Nee, publicatie is niet verplicht. Maar hoe meer gemeenten meedoen des te beter de landelijke spreiding is en des te beter de vergelijking met andere gemeenten te maken is. Bovendien bevordert publicatie een enkelvoudige uitvraag en meervoudig gebruik, waardoor u voor het Rijk geen andere Wmo-verantwoordingsinformatie hoeft aan te leveren. Daarnaast heeft de VNG met het Rijk bestuurlijke afspraken gemaakt over het hergebruik van de gegevens in de monitor. De informatie wordt ook door het Rijk gebruikt om op landelijk niveau een beeld te krijgen van het sociaal domein. Onze gemeente heeft H vorig jaar aangeleverd en dit is goedgekeurdgepubliceerd. Kunnen we nu volstaan met de aanlevering voor H2 2016? Jazeker, als uw gemeente geen correctie wilt doen over H is aanlevering van alleen H voldoende. Is het nog mogelijk om bestanden aan te leveren over H2 2015? Nee, dit is niet meer mogelijk. Is er na 10 maart 2017 nog een mogelijkheid tot aanlevering over het eerste half jaar 2016? Nee helaas. 10 Maart is de uiterste deadline om gegevens aan te leveren H Publicatie hiervan vindt plaats in de zomer van In onze gemeente wordt met verschillende systemen gewerkt voor de gevraagde gegevens, moeten we de gegevens in 1 bestand aanleveren of mogen we per onderdeel 1 bestand opsturen? Per onderdeel (Wmo, kosten Wmo, kosten Jeugd en kosten SBO) moet u één bestand over een halfjaar opleveren. Dus wanneer u bestanden aanlevert voor de Wmo, kosten Wmo, kosten Jeugd en kosten SBO over zowel H als over H2 2016, dan betekent dit dat u in totaal 8 bestanden aanlevert. Wordt altijd uitgegaan van het laatst aangeleverde bestand ook al is eerdere aanlevering H reeds goedgekeurd en gepubliceerd? Ja, inderdaad. Het CBS werkt altijd met het laatst aangeleverde bestand. Eerder aangeleverde bestanden worden overschreven. Indien je gegevens over H reeds hebt laten publiceren en deze gegevens kloppen nog steeds, dan kan de gemeente besluiten om de gegevens over H niet opnieuw aan te leveren in deze aanlevering. In dat geval 3

4 gebruikt het CBS het bestand over H dat is gepubliceerd in januari 2017 opnieuw voor de publicatie over H en H in de zomer van Welke bestandsnaam moeten wij gebruiken voor een aanlevering over H (en H1 2016)? De bestanden over H en H moeten apart aangeleverd worden. De namen van de bestanden zijn dan als volgt: WMO_H22016_eigentekst.csv WMO_H12016_eigentekst.csv Waarbij 'eigen tekst' dus door u zelf kan worden ingevuld, bijvoorbeeld WMO_H22016_Amersfoort.csv Hoe kan het dat de door mijn gemeente aangeleverde bestanden niet kunnen worden ingelezen bij het CBS? Dit kan komen door: - Als een bestand een verkeerde extensie heeft, kan het niet worden ingelezen. De bestanden in de zip-file moeten de extensie.csv of.txt hebben. En dus niet:.xls - Vaak bestaat een bestand alleen uit de kolomkoppen en verder niets. Zo n bestand kan niet door het programma worden verwerkt. Onder de kolomkoppen moet minstens één regel met gegevens staan. Hoe moet een onbekend BSN worden verwerkt? De waarde kan worden ingevuld voor een onbekend BSN. Let op: er moeten 9 negens staan. Moet mijn gemeente toestemming geven voor publicatie van de gegevens? Door het aanleveren van de gegevens geeft u impliciet toestemming om te publiceren en u hoeft dus niet nog apart toestemming te geven. Wel kunt u er voor kiezen na het aanleveren van de gegevens, dat u liever uw gegevens intrekt: wat u heeft ingestuurd wordt dan verwijderd bij het CBS. Het is niet mogelijk uw cijfers wel te bewaren of mee te laten tellen voor de landelijke gemiddeldes, aangezien het CBS verplicht is de cijfers die zij niet publiceren te verwijderen. Het is wel mogelijk om uw gegevens slechts deels in te trekken: de set Wmo, het facultatieve gedeelte van de set Wmo, de kosten Wmo, de kosten Jeugd en de kosten SBO. Bovendien kunt u de gegevens intrekken van H en/of die van H De gegevens intrekken kan na de deadline van het aanleveren van de gegevens, te weten van 13 maart tot en met 31 maart. 4

5 Als er voor meerdere gemeenten bestanden zijn aangeleverd dient, wanneer intrekking van de gegevens gewenst is, een medewerker van de betreffende gemeente het intrekkingsformulier in te vullen, te ondertekenen en terug te sturen naar CBS. U kunt wel gegevens intrekken voor andere gemeenten als u kunt aantonen dat er sprake is van een ambtelijk samenwerkingsverband. Het CBS heeft daarvoor eenmalig een bestand met de juridische grondslag nodig. Worden de gegevens in het op orde-rapport op die manier gepubliceerd? Nee. De gegevens in het op orde rapport worden nooit als zodanig gepubliceerd. De gegevens worden verwerkt en op een hoger abstractie niveau gepresenteerd. Gemeenten verlenen toestemming (tenzij u besluit de gegevens in te trekken) om de gegevens te gebruiken voor publicatie van inzichten op een hoger aggregatieniveau op Waarstaatjegemeente.nl en Statline én voor verdere publicaties en onderzoek door CBS (uiteraard altijd geanonimiseerd). Wordt het op orderapport niet gecommuniceerd via de naar de coordinator? Het op orde rapport wordt klaargezet op het downloadportaal. De coördinator van uw gemeente krijgt per brief de codes voor het downloaden en ontvangt een zodra het rapport klaar staat op het portaal. Dit om de veiligheid van de informatie te garanderen. Wat gebeurt er met de cijfers als is besloten tot gegevensintrekking? Het CBS verwijdert in dit geval de cijfers. Hoe upload ik data? Via het uploadportaal van CBS. Na aanmelding ontvangt de coördinator van uw gemeente een met daarin de benodigde inloggegevens en een instructie voor het aanleveren. Ik heb nog geen inlogcodes ontvangen, kan ik de inlogcodes krijgen? Als u geen inlogcodes heeft ontvangen, dan bent u waarschijnlijk niet geregistreerd als coördinator bij CBS. Ga na wie er namens uw gemeente als coördinator staat geregistreerd bij CBS, deze krijgt de inlogcodes toegestuurd. Heeft uw gemeente nog geen coördinator bij CBS geregistreerd dan kunt u dat doen via het registratieformulier. Als u wel als coördinator bij CBS bent geregistreerd, maar u heeft nog geen inlogcodes ontvangen, dan kunt u een mail sturen naar monitorsociaaldomein@cbs.nl. 5

6 Als contactpersoon van meerdere gemeenten heb ik meerdere inlogcodes toegestuurd gekregen. Hoe ga ik hiermee om? Per gemeente ontvangt u één inlogcode. U kunt één van de inlogcodes gebruiken om voor alle gemeenten binnen het samenwerkingsverband aan te leveren. CBS zal de resultaten van de technische toets als het op orde -rapport wel per gemeente terugkoppelen. Wij zijn per 1 januari 2017 gefuseerd van drie gemeenten naar één gemeente. Vorig jaar leverden we al voor alle drie de gemeenten apart aan. Moeten we in 2017, over 2016 nog apart aanleveren, of al uit naam van de nieuwe gemeente? Gegevens over 2017 ontvangen we graag uit naam van de nieuwe gemeente. Gegevens die gaan over 2016 ontvangen we graag nog apart voor de drie gemeenten. Gelieve hierbij ook nog gebruik te maken van de oude uploadcodes van de drie gemeenten. Bij wie kan ik contact opnemen als ik nog vragen heb over de aanlevering? Technische vragen (bijvoorbeeld over het uploaden, bestandsnamen of technische fouten) kunt u stellen aan het CBS via monitorsociaaldomein@cbs.nl. Inhoudelijke vragen kunt u stellen bij KING via waarstaatjegemeente@kinggemeenten.nl. 6

7 Aanlevering maatwerkarrangementen Wmo Zijn er queries beschikbaar voor de aanlevering? Software leveranciers hebben ieder apart een query (ook wel script of tool) ontwikkeld voor de bij hen aangesloten gemeenten. Met deze query kunnen gemeenten automatisch de gevraagde Wmo gegevens uit de systemen halen. Wij adviseren gemeenten om contact op te nemen met hun software leverancier om deze query en/of tool te verkrijgen. Is het mogelijk deel te nemen aan de monitor als je als gemeente nog geen iwmo en of ijw berichten digitaal uitwisselt? Deelname aan het berichtenverkeer is geen vereiste voor deelname aan de gemeentelijke monitor. Bij het bepalen van de voor de monitor benodigde gegevens is aansluiting gezocht bij de taal die wordt gebruikt bij de standaarden iwmo. Het gebruik van een gemeenschappelijke taal vergemakkelijkt het aanleveren van gegevens voor de monitor, omdat gemeenten en leveranciers dan precies weten welke gegevens CBS nodig heeft. Waarom wordt er niet op jaarbasis en op totaal niveau (gemeente niveau) uitgevraagd? Door Wmo-gegevens niet uit te vragen op totaal niveau (op gemeente niveau, met uitzondering van de kosten), maar op BSN-niveau kunnen de gegevens worden gekoppeld aan en verrijkt met reeds beschikbare gegevens bij het CBS. De koppeling met cijfers van beleidsinformatie Jeugd en de Participatiewet (SRG- en BUS statistieken) maakt het bijvoorbeeld mogelijk om stapeling van voorzieningen binnen het Sociaal Domein inzichtelijk te maken. Met de uitvraag per halfjaar sluiten we aan op de aanlevertermijnen voor beleidsinformatie Jeugd. Mag één BSN op meerdere regels voorkomen? Wanneer sprake is van meerdere voorzieningen en declaraties per persoon, komt het BSN van een persoon op meerdere regels voor. Het is mogelijk om meerdere regels aan te leveren waarop hetzelfde BSN voorkomt. Indien meerdere declaraties van dezelfde persoon over verschillende regels voorkomen, bepaalt het CBS aan de hand van het BSN, het type maatwerkarrangement (productcategorieën) en de begindatum/einddatum van ondersteuning of de gegevens samengevoegd dienen te worden om de totalen per cliënt te berekenen. Moeten alle cellen in het bestand gevuld zijn? Nee, dat is niet verplicht. Het bestand mag aangeleverd worden met witte cellen daar waar informatie ontbreekt. Een aantal gegevens is conform de basisset verplicht: BSN, type 7

8 maatwerkarrangement en daadwerkelijke begin- en einddatum of beschikte begin- en einddatum (indien beschikbaar: daadwerkelijke gegevens, bij ontbreken daarvan vult u de beschikte gegevens in). Zie pagina 17 van het aanleverprotocol. Leveren centrumgemeenten de gegevens van beschermd wonen aan? De productcategorie beschermd wonen (productcategorie 15) kan alleen nog maar door de centrumgemeenten beschermd wonen worden aangeleverd. Hiervoor is gekozen omdat de centrumgemeenten de financiële middelen voor beschermd wonen ontvangen. De centrumgemeente dient alle beschermd wonen cliënten in de regio aan te leveren met de gemeentecode van de centrumgemeente. Als de productcategorie beschermd wonen door een niet-centrum gemeente (dus een regiogemeente) wordt aangeleverd, dan wordt het aangeleverde bestand door het CBS niet technisch afgekeurd, maar zullen de aangeleverde gegevens over beschermd wonen niet gepubliceerd worden bij de regiogemeente. Tevens worden de gegevens dan ook niet gepubliceerd bij de behorende centrumgemeente. Waar mogelijk zullen de softwareleveranciers de filtering aan de voorkant al doen bij het genereren van de aan te leveren informatie. Er zijn 43 centrumgemeenten voor beschermd wonen. Voor een overzicht van de centrumgemeenten beschermd wonen zie het overzicht van de regioatlas van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Wat betekent de beschikte frequentie? De beschikte eenheid is opgesplitst in twee gegevens, namelijk beschikte eenheid en beschikte frequentie. Gerelateerd aan een voorbeeld betekent dit dat beschikte eenheid nu bijvoorbeeld uren kan zijn en beschikte frequentie bijvoorbeeld per week. Wat te doen met indicaties voor de Wmo die al wel zijn afgegeven in de lopende periode, maar eigenlijk pas starten in de periode daarna? Alle gegevens met een (beoogde) startdatum na de verslagperiode kunnen niet worden aangeleverd. De beoogde startdatum ondersteuning mag tot en met de laatste dag van de verslagperiode zijn. Hoe zit dit precies? De datum ligt voor óf op de laatste dag van de verslagperiode, aangezien deze dag nog deel uitmaakt van het halfjaar. In het geval van H is dit dus of hiervoor. We kunnen op dit moment niet alle gegevens, maar wel een groot deel daarvan aanleveren. Kan ik dan wel gewoon het grootste deel van de gegevens aanleveren? Lever zo veel mogelijk gegevens aan. Voor de Wmo adviseren wij u om in ieder geval de 8

9 basisset aan te leveren. Een overzicht van de gegevens die behoren tot de basisset vindt u in deel 2, paragraaf 1.1 van het aanleverprotocol. De gemeentelijke monitor is gebaat bij een goede vulling, zodat u gebruik kunt maken van de vergelijkingsfunctie. Mocht u gegevens niet hebben, dan kunt de desbetreffende cellen in het aanleverbestand leeg laten. Dus lever aan wat u wel hebt, en laat de cellen/vakken leeg waar u geen gegevens over hebt. Kopieer geen gegevens, bijvoorbeeld: datum rechtsgeldigheid ondersteuning dient niet te worden gekopieerd in het veld datum daadwerkelijke ondersteuning als dit gegeven ontbreekt. Mijn gemeente financiert sommige zaken alleen op geaggregeerd niveau. Ik heb dus niet altijd alle kosten op persoonsniveau beschikbaar. Welke gegevens moet ik op individueel niveau en welke op geaggregeerd niveau aanleveren? Alle kosten, Wmo, Jeugd en sociale basisondersteuning kunnen worden aangeleverd op geaggregeerd niveau. Er worden geen kosten op persoonsniveau meer uitgevraagd. Hoe wordt zorggebruik toegerekend? Zorggebruik wordt toegerekend aan een periode, aan de hand van de daadwerkelijke starten einddatum. Indicatoren worden niet per definitie slechts getoond over de aangeleverde periode. Wanneer bijvoorbeeld informatie over een geheel jaar beschikbaar is, wordt per indicator de meest passende rapportageperiode bepaald. Hoe moeten we omgaan met creditfacturen? Het CBS kan ook creditfacturen verwerken (negatieve bedragen). Als deze in het samenvoegproces met een andere regel wordt samengevoegd wordt dit bedrag van de rest afgetrokken. 9

10 Kosten Jeugd en kosten SBO Waar vind ik binnen mijn gemeente de gegevens over de kosten jeugd en SBO? Het verschilt per gemeente waar deze gegevens beschikbaar zijn. Wij kunnen deze vraag daarom niet goed voor een individuele gemeente beantwoorden. U kunt deze vraag het beste binnen uw eigen gemeente stellen. Mogelijk kunt u terecht bij uw applicatiebeheerder of financiële afdeling. Andere tips: Kosten Jeugd: mogelijk heeft uw gemeente een regionaal samenwerkingsverband voor Jeugd, waardoor informatie over de kosten van Jeugd beschikbaar zijn bij de centrumgemeente van dit samenwerkingsverband. Kosten sociale basisondersteuning: indien uw gemeente meer dan inwoners heeft dan zou u voor de kosten van de sociale basisondersteuning eens navraag kunnen doen bij de afdeling binnen uw gemeente die ook gaat over de aanlevering van IV3-informatie. Moeten de kosten jeugd en kosten sociale ondersteuning ook via het portaal aangeboden worden of gaat dit op een andere manier? Kosten jeugd en kosten SBO moeten ook via het uploadportaal aangeleverd worden. U kunt de 4 bestanden (Wmo, kosten Wmo, kosten Jeugd en kosten SBO) samenvoegen in één zip-bestand en in 1 keer uploaden. U kunt de bestanden ook ieder voor zich uploaden. Moet er een zip-bestand worden aangeboden? In iedere bestandslevering worden de aan te leveren bestanden gezipt naar één zip-bestand met de naam MSD.ZIP. Een praktische reden hiervoor is dat per upload slechts één bestand tegelijk geüpload kan worden. Dit is overigens niet verplicht: u kunt ook de verschillende bestanden apart uploaden (in.csv of.txt) in meerdere uploadsessies. Wanneer u één bestand upload, dan hoeft u dit bestand niet in een zip-bestand te zetten.u kunt dus de bestanden apart aanbieden, maar zorg er wel voor dat het in.txt of.csv format is. De aanlevering van de kosten SBO, gaat dit via de IV3-aanlevering die per kwartaal door de gemeente wordt aangeleverd aan het CBS? Nee, voor dit project worden deze gegevens apart nog een keer opgevraagd. In de doorontwikkeling van de monitor onderzoeken we of de reeds bekende IV3-informatie bruikbaar is voor de gemeentelijke monitor sociaal domein. Op dit moment moeten de kosten SBO echter nog apart aangeleverd worden voor de monitor. 10

11 Voor jeugd wordt gedeeltelijk geadministreerd in de centrumgemeente. Levert die gemeente die gegevens aan? Het is de bedoeling dat een Jeugd-bestand van een gemeente alle aan te leveren kosten voor Jeugd van de betreffende gemeente bevat. Het is onwenselijk als CBS via gemeente A een bestand ontvangt met daarin de bulk van de kosten voor Jeugd van gemeente A en daarnaast ook nog een bestand ontvangt via gemeente B (bv centrumgemeente) met daarin óók nog enkele kosten van Jeugd van gemeente A. De reden daarvoor is dat CBS altijd de meest recent ontvangen gegevens over een gemeente meeneemt in de publicatie (gemeenten kunnen immers een verbeterde levering inzenden na ontvangst van het eerste op-orde rapport). Het is wel mogelijk dat gemeente B (centrumgemeente) alle kosten van Jeugd van gemeente A in een apart bestand aanlevert. Wie controleert de aangeleverde gegevens over jeugd als deze een samenwerkingsverband worden aangeleverd? Wie besluit over een eventuele gegevensintrekking? De aangeleverde gegevens worden per gemeente teruggekoppeld. Indien een centrumgemeente (gemeente B) alle kosten voor Jeugd aanlevert voor een andere gemeente (gemeente A), dan koppelen we de informatie over kosten van Jeugd niet terug aan de coördinator van de gemeente B (centrumgemeente), maar aan de coördinator van gemeente A. Gemeente A controleert dan de gegevens (eventueel in overleg met gemeente B) en gemeente A geeft vervolgens ook eventueel besluit tot gegevensintrekking van de kosten Jeugd door aan het CBS. Voor de kosten jeugdzorg gebruiken wij de ijw-productcategorieën. Deze codes wijken af van de codelijst jeugd uit het aanleverprotocol. Daardoor kunnen wij waarschijnlijk de kosten jeugdzorg niet leveren. Hier lopen andere gemeenten ongetwijfeld ook tegen aan. Waarom wijkt de lijst af van de ijw? Reden om af te wijken van de IJW-productcategorieën is onze aansluiting met de uitvraag voor beleidsinformatie Jeugd. Om de administratieve last voor gemeenten te beperken maken wij voor cijfers over het gebruik van Jeugd voorzieningen, gebruik van informatie die reeds wordt verzameld via de uitvraag voor beleidsinformatie Jeugd. Om de cijfers over kosten van Jeugd voorzieningen te kunnen vergelijken met de cijfers over het gebruik van Jeugd voorzieningen, hanteren wij dezelfde categorieën als bij beleidsinformatie Jeugd. 11

12 Kan bij lumpsum financiering een deel van de jaarlijkse kosten worden opgegeven bij de halfjaarlijkse uitvraag? Ja dat kan. Verreken dan de kosten naar het desbetreffende halfjaar. 12