Functiebeschrijving Teamleider HVZ

Transcriptie

1 Pagina van 6 Functiebeschrijving Teamleider HVZ Algemene informatie Organisatie BTKzorg Functie Teamleider HVZ Datum Status f vastgesteld FWG-schaal 0 Algemeen BTKzorg is een dynamische organisatie, kleinschalig, met groot enthousiasme en veel ambitie. Als dé aanbieder van verpleging, verzorging, kraamzorg en huishoudelijke hulp biedt BTKzorg thuiszorg en kraamzorg uit het hart, waarbij kernwaarden: aandacht, betrouwbaar en respect hoog in het vaandel staan. Kern/ doel van de functie Geven van coaching en leiding aan meerdere zorgverleners binnen de afdeling Huishoudelijke Verzorging (HVZ). Tevens toezien op de operationele planning van zorg bij de cliënten thuis. Situatieschets De afdeling HVZ heeft in elke gemeente een regiokantoor van waaruit de Teamleider HVZ werkt. Plaats in de organisatie Ontvangt hiërarchisch leiding van de Manager Thuiszorg. De Teamleider HVZ geeft leiding aan de Planner en meerdere zorgverleners. Contacten Intern: Manager Thuiszorg Medewerkers HH en HH Medewerkers Staf- en Bedrijfsbureau Extern: Cliënten, diens familie en huisgenoten Mantelzorgers Gemeente Taken/verantwoordelijkheden in hoofdlijnen. Leiding en coaching zorgverleners. Coördineren en bewaken zorgbeleid. Representatie. Beleid en ontwikkeling. Overige werkzaamheden Uitwerking in activiteiten en te behalen resultaten. Leiding en coaching zorgverleners Is binnen de vastgestelde begroting verantwoordelijk voor de personele bezetting door middel van aansturing en aanstelling van in-, door- en uitstroom van de zorgverleners; Voert het vastgestelde personeelsbeleid uit, door middel van het maken van afspraken met de zorgverleners en Planner, coaching, werkoverleg en het voeren van functionerings- en verzuimgesprekken met zorgverleners en Planner; Voert bijbehorende administratieve handelingen uit in het kader van onder andere personeels- en opleidingsbeheer en coachingstrajecten; Is eindverantwoordelijk voor een effectieve en efficiënte planning.. Coördineren en bewaken zorgbeleid Vertaalt beleidsbeslissingen over te verlenen zorg in richtlijnen voor de zorgverleners; Draagt zorg voor voorwaarden ten behoeve van ontwikkeling en uitvoering van de zorg, zoals vastgesteld in het zorgleefplan; Controleert en bewaakt de kwaliteit van de zorgverlening en coördineert (wettelijk) vastgelegde metingen in het kader van kwaliteitzorg; Faciliteert de zorgverleners bij uitvoering van de zorgverlening; Bewaakt en bespreekt de productiviteitsnormen met de zorgverleners; Legt op basis van de indicatiestelling contact met de cliënt om een beeld te vormen van de aard en omvang van de hulpvraag; Dient zo nodig een verzoek in tot herindicatie; Bespreekt de voortgang van de zorgverlening met de cliënt; Initieert discussies over kwaliteit en professionaliteit in de dagelijkse zorgverlening binnen de teams;

2 Pagina van 6 Integreert kwaliteitszorg in alle aspecten van de bedrijfsvoering.. Representatie Stelt zich op de hoogte van ontwikkelingen in de zorg, anticipeert hierop en stemt dit af met de Manager Thuiszorg; Participeert (en anticipeert) in werkgroepen ten aanzien van ontwikkeling en promotie van de (thuis)zorg en rapporteert hiervan terug aan de Manager Thuiszorg.. Beleid en ontwikkeling Participeert in commissies en werkgroepen ten aanzien van beleidontwikkeling in de (thuis)zorg; Draagt zorg voor input aan de Manager Thuiszorg ten behoeve van het jaarplan HVZ en het maatschappelijk jaarverslag; Draagt zorg voor een jaarplan acquisitie ten behoeve van de diverse zorgeenheden en bewaakt dat deze uitgevoerd wordt; Vertaalt het jaarplan HVZ naar concrete uitvoering en ziet toe op voortgang en realisatie hiervan; Realiseert de productiedoelstellingen en productiviteitsnormen conform het vastgestelde jaarplan en bijbehorende begroting en stelt hiertoe maandelijkse rapportages op aan de Manager Thuis-zorg.. Overige werkzaamheden Stelt cliëntendossiers samen; Controleert declaratieformulieren; Geeft mutaties in het personeelsbestand door aan de afdeling P&O; Draagt zorg voor de overdracht van cliëntgegevens bij overgang naar een andere zorginstelling; Voert administratieve taken uit die samenhangen met de planning. Bevoegdheden Zelfstandig uitvoeren van handelingen die betrekking hebben op de eigen werkzaamheden. Functie-eisen, vaardigheden en verantwoordelijkheden Kennis Een afgeronde HBO-opleiding binnen de zorg, met aanvulling op managementgebied. Werkervaring binnen de zorg en het leidinggevende kader is een voorwaarde. Daarnaast is kennis van de sociale kaart en WMO noodzakelijk ten behoeve van uitvoering van de functie. Zelfstandigheid Coördinatie en planning van de zorgverlening vindt zelfstandig plaats, waarbij prioriteitstelling en voortgangsbewaking naar eigen inzicht plaatsvindt. Knelpunten worden zelfstandig opgelost. Bij stagnatie of problemen is terugval mogelijk op de Manager Thuiszorg. Sociale Vaardigheden Sociale vaardigheden zoals tact, motiveren en controleren, corrigeren, overtuigingskracht en het overbruggen van tegenstellingen zijn vereist bij het geven van leiding en bij (interne en externe) overleg- en onderhandelingssituaties waarin verschillende belangen van partijen bij elkaar moeten worden gebracht en weerstanden moeten worden overwonnen. Risico s, verantwoordelijkheid en invloed Er bestaat risico op het schaden van het imago van de organisatie bij het onderhouden van (externe) contacten. Er is risico op het veroorzaken van materiële schade bij personele inzet en productiviteitscontrole. Verantwoordelijkheid wordt gedragen voor de kwaliteit van zorgverlening, de beleidsontwikkeling en het te voeren personeelsbeleid. Daarnaast is er invloed op het organisatiebeleid. Uitdrukkingsvaardigheid Aan mondelinge uitdrukkingsvaardigheid worden eisen gesteld i.v.m. het functioneren als aanspreekpunt voor medewerkers en externe relaties. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is vereist voor het opstellen van rapportages en gespreksverslagen. Bewegingsvaardigheid Bewegingsvaardigheid is nodig bij het gebruik van de computer, bijvoorbeeld bij het opstellen van rapportages en het uitvoeren van administratieve taken. Oplettendheid Oplettendheid is vereist bij het bewaken van de kwaliteit van de zorgverlening en productiviteit. Overige functie-eisen Volharding en doorzettingsvermogen zijn nodig bij het leidinggeven, het overwinnen van weerstand en bij tegengestelde belangen;

3 Pagina van 6 Eisen worden gesteld aan systematiek en ordelijkheid bij het coördineren van de zorgverlening en het verrichten van administratieve taken; Aan integriteit en betrouwbaarheid worden eisen gesteld bij het omgaan met persoonlijke en vertrouwelijke gegevens van organisatie, medewerkers en cliënten; Het representatief voorkomen is van belang bij verschillende contacten zowel binnen als buiten de organisatie, het in woord en geschrift goed toepassen van de Nederlandse taal is een vereiste. Inconveniënten Er kan sprake zijn van psychische belasting bij de aansturing en verantwoordelijkheid die voortvloeien uit het leidinggeven aan de zorgverleners. Kernwaarden en BTK-competenties Kernwaarden: Op een goede manier met zichzelf en anderen omgaan. Aandacht, betrouwbaar en respect Behandelt mensen eerlijk, zorgvuldig en met respect. Is toegankelijk, stelt zich dienstverlenend op. Houdt in het eigen gedrag rekening met de ander. Doet niet mee aan wandelgangenpraat. Doet wat hij zegt, komt beloften na. Is open over zelf gemaakte fouten of beslissingen. Houdt rekening met verschillen in cultuur, geaardheid, waarden etc. Voelt aan of anderen contact en gesprek al dan niet op prijs stellen. Heeft respect voor de ander, ongeacht de onredelijkheid van wensen of klachten. Toont de bereidheid om tot een oplossing te komen. Laat merken beweegredenen en belangen van anderen te onderkennen. Is bereikbaar en aanspreekbaar en neemt de tijd om te luisteren. Beschikt over een sociale antenne en leest tussen de regels door. Handelt vakbekwaam, met gebruik van de vereiste kennis en vaardigheden. Vakinhoudelijk handelen Gaat zorgzaam om met (werk)materialen. Voert voorgeschreven instructies foutloos uit. Werkt geconcentreerd, efficiënt, zorgvuldig en netjes. Weet wat er gedaan moet worden en hoe het gedaan moet worden. Is alert op veranderingen. Controleert het eigen werk zorgvuldig en blijft alert op details. Voert werkzaamheden als volleerd uit, resultaten getuigen van vakkennis. Benadert vraagstukken vanuit een methodisch kader of theoretisch oogpunt. Onderscheidt hoofd- en bijzaken, oorzaak en gevolg. Legt verbanden tussen gegevens. Geeft advies op basis van richtlijnen, protocollen en afspraken. Verwerkt nieuwe kennis en ervaringen in het eigen denken en handelen. Kan risico s inschatten, problemen vroegtijdig signaleren, interventies kiezen en uitvoeren, het verloop monitoren en de resultaten evalueren. Is specialist op zijn vakgebied. Neemt standpunten in, hakt knopen door. Neemt de juiste beslissingen in het geval van tegenstrijdige belangen, ook wanneer anderen het er niet mee eens zijn.

4 Pagina van 6 Mondeling en/of schriftelijk helder overbrengen van informatie, meningen, ideeën, standpunten en/of besluiten. Communicatie Luistert. Stelt (open) vragen. Formuleert in goed lopende, vloeiende zinnen. Spreekt goed verstaanbaar, praat rustig en duidelijk, articuleert goed. Brengt informatie helder over. Beheerst de Nederlandse taal goed. Reageert beheerst in onverwachte situaties. Heeft in het gesprek een heldere opbouw en structuur. Beantwoordt inhoudelijke vragen afdoende. Heeft oog voor non-verbale communicatie en rapporteert indien nodig. Geeft ruimte aan gesprekspartners. Vat het gesprokene to the point samen. Achterhaalt actief de behoeften en verwachtingen van de ander en probeert hier zoveel mogelijk bij aan te sluiten. Vraagt door op standpunten en op emotionele opmerkingen. Hanteert in teksten een heldere opbouw en structuur (verslagen, rapportages). Past de communicatie/schrijfstijl aan de gesprekspartner/lezer aan. Formuleert teksten in correct Nederlands, zonder taalfouten, met juist gebruik van grammatica. Praat in termen van mogelijkheden in plaats van problemen. Vertaalt abstracte informatie naar concrete voorbeelden die iedereen aanspreken. Geeft argumenten extra kracht door ze met beslistheid en enthousiasme naar voren te brengen. Benoemt weerstand, maakt deze bespreekbaar en buigt deze om. Boekt optimale resultaten bij gesprekken met tegenstrijdige belangen, zowel op inhoudelijk gebied als op het gebied van het goed houden van de relatie. Draagt ingenomen standpunten uit ook als anderen het er niet mee eens zijn, zonder te vervallen in een rigide opstelling. Teamspeler, werkt samen naar een gemeenschappelijk doel. Samenwerking Stelt zich collegiaal op. Draagt bij aan een prettige werksfeer Staat open voor meningen, ideeën en feedback. Kijkt over de muren van het eigen team of de eigen afdeling heen. Is proactief, wacht niet af. Zoekt de samenwerking en het overleg op. Signaleert wanneer anderen hulp nodig hebben en neemt taken zo nodig over. Stelt het gemeenschappelijk doel boven het persoonlijk belang als dat nodig is. Neemt zo nodig maatregelen om de situatie niet uit de hand te laten lopen. Spreekt de ander aan op gedrag. Praat in termen van er samen uitkomen. Signaleert afwijkingen, komt uit eigen beweging met (verbeter) voorstellen en gaat over tot actie. Schat de machtsverhoudingen in een team of groep goed in, heeft oog voor groepsdynamica. Staat open staan voor ideeën van anderen en denkt daarin mee. Weet tegengestelde belangen te overbruggen en neutraliseert eventuele wrijving tijdig en effectief. In geval van leidinggeven/coachen: Maakt een bewuste afweging tussen zelf doen of delegeren. Deelt taken toe aan anderen afgestemd op hun capaciteiten en verantwoordelijkheden. Geeft duidelijk de grenzen aan van de gedelegeerd taken en

5 Pagina van 6 bevoegdheden. Spreekt vertrouwen uit in de capaciteiten van de ander om de gedelegeerde taak uit te voeren. Onderkent de eigen positie en de invloed hiervan op anderen. Werkt actief aan de eigen ontwikkeling en deskundigheid. Ontwikkelen Staat open voor feedback. Stelt zich vragend op en toont de wil om te leren. Leert van eigen fouten. Vraagt en geeft feedback aan collega s of anderen. Toont zich nieuwsgierig/leergierig om huidige kennis te verbreden en/of te verdiepen. Werkt zich snel in nieuwe materie in. Heeft een kritische blik op het eigen functioneren (zelfreflectie). Toont een realistisch inzicht in de eigen sterke en zwakke punten. Wacht niet af, zoekt en benut kansen voor eigen ontwikkeling. Investeert in de eigen ontwikkeling (scholing, opleiding, training, vakliteratuur, e-learning, intervisie). Integreert nieuwe kennis in bestaande. Stelt zich ook in complexe situaties leergierig en reflecterend op; stelt vragen en toont eigen onzekerheid. Stelt grenzen door aan te geven welke taken/rollen wel en niet aansluiten bij de eigen competenties. In geval van leidinggeven/coachen: Brengt de ander in situaties die uitdagend en leerzaam voor hen zijn. Stimuleert de ander tot professionele en/of persoonlijke ontwikkeling. Spreekt de ander aan op eigen verantwoordelijkheden. Stimuleert anderen om zelf oplossingen te bedenken, om de eigen ideeën uit te werken en te realiseren. Beschikt over een antenne voor ontwikkelingen en gebruikt deze voor het eigen werk of de organisatie. Gedrag met als doel bevorderen van gezondheid, voorlichten, informeren en/of bewustwording. Maatschappelijk handelen en preventie Gedraagt zich volgens de geldende regels, normen en waarden. Is zich bewust van het feit de organisatie te vertegenwoordigen. Praat positief en enthousiast over het werk, de organisatie of het vak. Onderscheidt incidenten van alledaagse vraagstukken, legt verbanden tussen vraagstukken. Voelt aan waar het in de kern omgaat, van daaruit verder denken en zoeken naar oplossingen of toepassingen. Is in staat het gedrag van de ander te beïnvloeden. Weet kritische situaties tijdig te onderkennen en hierop adequaat in te spelen. Voorkomt dat zaken uit de hand lopen door tijdig maatregelen te nemen. Speelt in op ontwikkelingen en benut deze voor het eigen werk. Treedt zelfbewust en vastberaden op ten opzichte van anderen, maar heeft hierbij gevoel voor verhoudingen. Toont zich bewust van de positie die de organisatie in haar omgeving inneemt en wat de eigen invloed daarop is. Legt het accent op mogelijkheden voor de toekomst in plaats van op de beperkingen in het heden. Heeft helikopterview, kan overstijgend denken.

6 Pagina 6 van 6 Overziet welke doelstellingen behaald moeten worden (door wie, met welke middelen) en wat daarbij prioriteit heeft. Organisatie en financiering Werkt ordelijk en systematisch. Houdt zich aan deadlines en gemaakte afspraken. Verspilt geen goederen/materialen. Belooft geen dingen die niet waargemaakt kunnen worden. Combineert verschillende soorten werkzaamheden op een effectieve en efficiënte manier. Weet optimaal gebruik te maken van de beschikbare middelen. Kan planmatig werken, kijkt vooruit (rekening houdend met pieken en dalen in werkzaamheden, rond vakanties/ziekte/ periodeafsluitingen). Formuleert activiteiten/concrete doelen voor zichzelf of voor anderen. Stelt prioriteiten voor zichzelf. Anticipeert gemakkelijk op wijzigingen en ontwikkelingen. Stelt het nemen van de beslissing niet onnodig uit. Regelt de voor het werk benodigde mensen en middelen. Houdt bij plannen en handelen rekening met consequenties voor andere organisatieonderdelen. Stuurt tijdig bij als de voortgang dreigt af te wijken van de planning. Weet in complexe of onverwachte situaties maatregelen te treffen waardoor orde op zaken gesteld wordt. Houdt in overleg en onderhandelingen rekening met de diverse belangen en posities. Stelt zich ondernemend en marktgericht op, volgt de ontwikkelingen in het bedrijfsleven, instellingen en maatschappij en vertaalt deze naar de organisatie. Handelen volgens de geldende regels, normen en waarden. Professionaliteit en kwaliteit Werkt volgens geldende vakkennis, procedures, regels en kwaliteitsafspraken (handboek, gedragcode, etc). Heeft toegang tot en maakt gebruik van relevante vakinhoudelijke informatie. Werkt onder druk kwaliteitsgericht en let op details. Herstelt fouten als deze aan het licht komen. Kent de eigen grenzen, vraagt bij te moeilijke situaties tijdig om hulp. Handelt beheerst en doelmatig onder stressvolle omstandigheden, zoals werk- en tijdsdruk, tegenslag, risico s of emotionele confrontaties, laat geen steken vallen. Stimuleert nauwkeurig werken en wijkt waar nodig af wanneer fouten voorkomen worden of kwaliteit verhoogd. Is zich bewust van ethische, juridische en maatschappelijke kaders en opereert daarbinnen. Behandelt vertrouwelijke informatie met de nodige zorgvuldigheid en geheimhouding. Wijkt beargumenteerd van procedures, regels en richtlijnen af zodat ongewenste resultaten worden voorkomen en kwaliteit wordt verhoogd en maakt hier melding van. Neemt verantwoordelijkheid voor eigen handelen, verschuilt zich niet achter overmacht. Stelt situaties aan de orde waarin behoefte is aan beleid of regels. Zorgt dat anderen op de hoogte zijn van gemaakte kwaliteitsafspraken. Handelt consequent, neemt in gelijksoortige omstandigheden soortgelijke standpunten in en een passende houding aan. Kan omgaan met onduidelijkheid en onzekerheid. Ziet klantgerichtheid in het perspectief van de gehele organisatie en stimuleert anderen om de dienstverlening te optimaliseren. Creëert voor zichzelf en voor anderen inzicht in de (voort)gang van zaken. Evalueert op regelmatige basis de kwaliteit van procedures, werkprocessen en uitkomsten.