ONDERHANDELEN IN TEAMS

Transcriptie

1 Trefwoorden: onderhandelen, teams ONDERHANDELEN IN TEAMS Effectief onderhandelen (1) In de praktijk komt het zeer geregeld voor dat ook u als team een onderhandeling voert. Wat denkt u bijvoorbeeld van de onderhandeling over de vraagprijs van een nieuwe auto die u samen met uw partner voert? Of van onderhandelingen tussen een ondernemingsraad met de bestuurder? Genoeg reden dus om aandacht te besteden aan het voeren van teamonderhandelingen. Samenvatting Teamonderhandelingen lijken een ver-van-mijn-bedshow. Zij spelen zich voor ons gevoel vooral af tussen twee conflicterende partijen, zoals bij vredesbesprekingen. Wat is er nu zo kenmerkend aan teamonderhandelingen? En aan welke voorwaarden moet u voldoen, wil uw teamonderhandeling een succes worden? Dit artikel is het eerste in een serie van drie artikelen over effectief onderhandelen. De ketting is net zo sterk als de zwakste schakel Kenmerken van een succesvol team Misschien heeft u wel eens in een team gezeten dat zeer goed presteerde. Neem eens een paar momenten en vraag uzelf eens af waardoor dit team zo succesvol was of is. Waar heeft u aan gedacht? Dacht u direct aan de goede sfeer en de open relaties? Of dacht u aan de doelgerichtheid die u samen had? Uit onderzoek blijkt dat teams succesvol zijn wanneer zij voldoen aan de volgende voorwaarden: Het team heeft een duidelijk en gemeenschappelijk doel en resultaat voor ogen. Met andere woorden, de neuzen van de teamleden staan in dezelfde richting. Het team heeft duidelijk afgesproken hoe de taken verdeeld zijn en heeft een goede rolverdeling. 20

2 Management Tools nummer 2, 2003 Het team hanteert procedures en spelregels die onderling zijn afgesproken en geaccepteerd. Verder communiceren de teamleden open, eerlijk en doelgericht met elkaar. De teamleden hebben een goede onderlinge relatie. Er is sprake van een werkbare sfeer. Het team heeft steun van haar achterban. Het team heeft een goede en flexibele voorzitter en/of leidinggevende. Natuurlijk gelden deze zaken ook voor teams in onderhandelingsprocessen. In het onderstaande werken wij deze voorwaarden één voor één uit en geven u handvatten hoe u aan deze voorwaarden kunt voldoen. Een duidelijk gemeenschappelijk doel en resultaat U heeft in uw team afgesproken welke doelen en resultaten u in uw onderhandeling wilt behalen. Deze doelen en resultaten zijn door iedereen geaccepteerd. Wat gebeurt er wanneer dit niet het geval is? Verplaats u eens in onderhandelingen tussen werkgevers en werknemers. Wat gebeurt er als een van de werkgeverssbonden met andere doelen de onderhandeling instapt dan zijn teamgenoten? Er is een goede kans dat de bonden van de werknemers hier gebruik van maken. Of denk eens aan uw partner die bij tijdens de onderhandeling over de vraagprijs van een nieuwe auto ineens aangeeft akkoord te gaan met de vraagprijs. Terwijl u nog wilde pingelen. Wat denkt u op dat moment? Wij kunnen alleen maar raden naar het antwoord, maar u zult ongetwijfeld niet blij zijn. Een duidelijke taak- en rolverdeling Om effectief te onderhandelen maakt u afspraken over de verdeling van de taken en rollen in uw team. U kunt nu eenmaal niet iedereen alles laten doen. Een duidelijke taakverdeling krijgt u, als u in uw voorbereiding (als team) antwoord op de volgende vragen hebt: Wie doet namens ons het woord? Over welke items? Wie ontlucht de sfeer door grappen? Wie bestuurt het proces, bijvoorbeeld door af en toe de zaken samen te vatten? Tip Maak iemand verantwoordelijk voor het geven van geregelde samenvattingen van het gesprek. Er is nogal wat literatuur over teamrollen. In feite komt de inhoud van al deze literatuur erop neer dat u afhankelijk van de specifieke situatie de verschillende rollen in min of meerdere mate in uw team present moet hebben. In brainstormsessies heeft u in ieder geval denkers en luchtfietsers nodig. In de afwikkeling naar een overeenkomst heeft u meestal mensen nodig die realistisch en concreet denken. Maak daarom van tevoren een inschatting van alle taken en rollen die u nodig heeft. En maak afspraken over wie er verantwoordelijk is voor deze specifieke rollen en taken. De allerbelangrijkste opmerking: Er zit maar één kapitein op het schip. Kies dus een teamleider. Hij of zij is eindverantwoordelijk voor het verloop van het onderhandelingsgesprek. Duidelijke procedures, spelregels en open communicatie. De belangrijkste vraag die u in uw team wat betreft dit punt dient te beantwoorden is de vraag: Welke strategie hanteren wij? Bent u bijvoorbeeld van plan op een compromis aan te sturen, of kiest u er voor om uw gesprekspartner stevig onder druk te zetten? Het spreekt vanzelf dat u hier als team een lijn in moet trekken. Maar er zijn nog meer vragen die u dient af te spreken. Wat doet u bijvoorbeeld in uw voorbereiding wanneer in uw team de stemmen staken? Hoe communiceert u met elkaar; 21

3 ONDERHANDELEN IN TEAMS schriftelijk of mondeling? Op welke wijze geeft u elkaar feedback? In de praktijk negeren veel teams hier vooraf afspraken over te maken. Vaak vanuit de veronderstelling dat deze procedures en regels vanzelf ontstaan. Natuurlijk ontstaan deze regels als ze nodig zijn. Helaas is dit vaak op het moment dat er iets mis gaat. En dan is het kwaad vaak al geschiedt en zit u midden in een conflict. Het is dus verstandig bewust afspraken over deze zaken te maken. Praktische vragen waarop u antwoord geeft zijn: Welke strategie kiezen wij? Welke procedures hanteert u als team bij uw interne besluitvorming? Wat pikt u van elkaar? Op welke wijze geven wij elkaar feedback en kritiek? Hoe en wanneer communiceren wij met elkaar? Wat doen wij wanneer wij in het onderhandelingsgesprek merken dat wij niet helemaal op een lijn zitten? Een goede relatie en sfeer Een goede onderlinge werkrelatie en een goede sfeer dragen bij aan uw onderhandelingsresultaat. Dit geldt natuurlijk net zo goed voor de interne onderlinge verhoudingen. Kortom, uw teamleden moeten met elkaar door één deur kunnen. Hoe schept u een goede sfeer en relatie? Praktische tips zijn bijvoorbeeld: Houd in uw onderling overleg ook ruimte voor informele contacten. Humor mag! Organiseer gemeenschappelijke informele activiteiten. Waarschijnlijk kent u zelf veel meer voorbeelden. In dit verband is het verstandig op te merken dat de onderlinge verhoudingen in uw team heel sterk afhangen van de zaken die wij boven gesteld hebben. Anders gesteld: Zonder gemeenschappelijk doel, vecht ieder teamlid voor zijn eigen doel en is er een grote kans dat de relaties gespannen worden. Zonder duidelijke taak- en rolverdelingsafspraken bestaat de kans dat teamleden elkaars taak en rol gaan betwisten. Een bron voor een stevig conflict en verstoorde relaties! Zonder afgesproken spelregels bestaat de kans dat er veel energie gaat zitten in het aftasten en uitproberen van regels. Wie weet gaan zij over elkaars grenzen heen? Dan heeft u een goede kans dat de relaties in uw team onder druk komen te staan. Al deze zaken zijn mogelijke splijtzwammen in uw team. Goede onderlinge relaties en een goede sfeer komen alleen tot stand als u de andere boven genoemde voorwaarden gerealiseerd heeft. Vraag u bij conflicten tussen teamleden altijd af waar het conflict vandaan kom. Heeft het te maken met een verschil in doelen die zij willen bereiken, is er sprake van onenigheid wat betreft de taakverdeling, of is er onduidelijkheid wat betreft de spelregels? Pas wanneer u al deze vragen allemaal met nee beantwoordt, weet u zeker dat de teamleden elkaar gewoon niet liggen. Afhankelijk van de situatie kunt u dan kiezen voor een goed gesprek met u als gespreksleider of de verwijdering van één of beide teamleden. Het team heeft steun van de achterban Zonder steun van de achterban wacht het team een bijna hopeloze taak. Bijvoorbeeld: een ondernemingsraad staat in een bepaalde kwestie vrij geisoleerd van haar achterban. De bestuurder is ook niet gek en is niet bereid tot concessies. Hoe krijgt en behoudt u de steun van uw achterban? Enkele praktische tips: Zorg voor voldoende mandaat voor uw team. Ga niet buiten uw afgesproken mandaat. Betrek uw achterban geregeld bij de zaak. Pas op voor het torentjes overleg. 22

4 Management Tools nummer 2, 2003 Maak afspraken over hoe en wanneer u communiceert met uw achterban en hou u aan die afspraak. Het team heeft een flexibele teamleider en voorzitter Een effectief teamleider is flexibel en past zich aan aan de situatie. Als teamleider delegeert u bijvoorbeeld taken aan teamleden. Omdat u weet dat dit de motivatie van uw teamleden ten goede komt. U bent betrokken bij het wel en wee van uw teamleden door aandacht voor hen te hebben. U instrueert waar nodig en bent ook bereid om problemen in uw team aan de orde te stellen. Kortom, als effectief teamleider bent u een schaap met vijf poten. Of een mens die hard is voor uw zaak en hart heeft voor uw mensen. In het onderhandelingsgesprek bent u verantwoordelijk voor de voorzittersrol. Natuurlijk bent u vrij deze rol te delegeren aan één van uw capabele teamleden. De risico s Wanneer u als team onderhandelt, loopt u specifieke risico s. Wij geven u de belangrijkste en schetsen hoe u hiermee om kunt gaan. Als team niet op één lijn Het risico is dat uw gesprekspartner een pauze of schorsing benut om eens te praten met de dissident in uw team en zo uw positie verzwakt. U kunt dit voorkomen door duidelijke afspraken te maken. Merkt u dat één van uw teamleden niet meer op één lijn zit met de rest van uw team? Stap dan zelf op de betreffende persoon af en maak duidelijke afspraken. Wees uw onderhandelingspartner dus voor! Iedereen in de groep en elke prestatie van de eigen groep is dan per definitie beter dan mensen en de prestaties van mensen buiten de eigen groep. Het effect is dat uw eigen team zelfvoldaan wordt en niet goed meer luistert naar de ideeën van uw gesprekspartner. Dit kan weer leiden tot inflexibiliteit en dus inefficiëntie van uw team. Een goed teamleider houdt dit proces in de gaten en stuurt waar nodig bij. Ook als teamlid kunt u dit proces bewaken en bijsturen. In de eerste plaats door het bij uzelf te herkennen. In de tweede plaats door uw teamleden hierop zonodig aan te spreken. Good guy en bad guy Een andere valkuil is dat u niet doorheeft dat uw gesprekspartners werken met een good guy en een bad guy. Dit is een bekende manipulatietechniek. De bad guy speelt de zaak vrij hard. De good guy kietelt u. Het effect waarop uw gesprekspartners hopen is dat u bereid bent tot forse concessies. Wanneer u herkent dat uw gesprekspartners dit spelletje spelen, is het verstandig uw gevoel goed te onderkennen en voorzichtig te zijn. Eventueel kunt u de zaak ter discussie te stellen. In group, out group-effect Dit betekent dat uw team - wanneer het goed functioneert - de neiging krijgt haar eigen prestaties beter en hoger in te schatten dan die van het andere onderhandelingsteam. 23

5 ONDERHANDELEN IN TEAMS Checklist Effectief onderhandelen in een teamsamenstelling betekent afspraken maken over de volgende zaken: Heeft u een duidelijk doel of resultaat afgesproken? Heeft u de taken en rollen goed verdeeld? Heeft u procedures en spelregels afgesproken? Heeft u gezorgd voor goede onderlinge relaties? Heeft uw team steun van uw achterban? Is de teamleider flexibel en zit hij het overleg goed voor? Verder lezen? Frans Soeterbroek, Onderhandelen, Samsom, Alphen a/d Rijn 1999, ISBN Frans Soeterbroek (red.), Onderhandelen voor managers, Kluwer, Deventer 2002, ISBN Fisher, Ury & Patton, Excellent onderhandelen, Veen, ISBN Ten slotte Als team werkt u op één lijn. U heeft een duidelijk gemeenschappelijk beeld van het doel en het resultaat dat u wilt behalen. Verder heeft u duidelijke afspraken gemaakt over de taak- en rolverdeling en over de spelregels die u hanteert. De teamleden kunnen met elkaar door één deur. Uw teamleider geeft op een flexibele manier leiding. Hij heeft aandacht voor de leden in zijn team maar stuurt ook bij indien nodig. U heeft ervoor gezorgd dat uw achterban achter u staat. Verder bent u attent op de specifieke risico s die u loopt. Zo zorgt u ervoor dat u niet tegen elkaar wordt uitgespeeld, blijft u attent op uw eigen houding ten opzichte van uw gesprekspartner en op mogelijke manipulaties van uw gesprekspartner. 24