Duurzaamheid en samenwerken in Nederland. Inge Angevaare, Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid NIBG

Transcriptie

1 Duurzaamheid en samenwerken in Nederland Inge Angevaare, Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid NIBG In de titel van deze bijeenkomst staan twee sleutelwoorden waar ik heel blij van word: duurzaamheid en samenwerking. Want dat zijn de pijlers onder de organisatie die ik vertegenwoordig: de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid oftewel NCDD. Omdat niet iedereen van u zal weten wat of wie de NCDD is, zal ik de organisatie even kort inleiden. Dit zijn de organisaties die de NCDD in 2008 hebben opgericht. Zoals u ziet is de hele publieke sector vertegenwoordigd: de wetenschap, overheid/archieven, maar ook de media en het cultureel erfgoed. Al deze organisaties kwamen tot het besef dat het duurzaam toegankelijk houden van digitale gegevens, waaronder natuurlijk audiovisuele bestanden, een dermate grote uitdaging is, dat zij het niet alleen konden en daarom de samenwerking wilden zoeken. Lezing NIBG Inge Angevaare NCDD inge.angevaare@kb.nl 1

2 Zij formuleerden deze doelstelling, en dat is een ambitieuze. Dat woord infrastructuur behoeft nog wel enige toelichting, want daar heeft ieder zo een eigen beeld bij. Bij de NCDD bedoelen we daarmee het totale pakket aan opslagfaciliteiten, afspraken, standaarden, kennis en financiering dat we nodig hebben om duurzame toegankelijkheid mogelijk te maken. Daarom staat er ook technische én organisatorische infrastructuur. Wie een dermate groot netwerk wil bouwen doet er goed aan eerst te analyseren wat de uitgangspositie is. Dus kwam er een onderzoek. Waar hebben we het over? Hoe groot is het probleem? In welke richting moeten we oplossingen zoeken? Het Ministerie van OCW maakte middelen vrij, dit waren de onderzoekers die het land in gingen, En dit is het rapport dat we afgelopen zomer schreven. Ik ga u straks een aantal conclusies uit dit rapport presenteren, maar eerst wil ik kort iets zeggen over de terminologie die we gebruiken. Lezing NIBG Inge Angevaare NCDD inge.angevaare@kb.nl 2

3 Dit zijn een paar termen die nogal eens door elkaar worden gebruikt. De term digitale duurzaamheid staat ook in de naam van de NCDD. We bedoelen ermee dat we digitale bestanden voor de lange termijn goedhouden, twintig, vijftig of zelfs 100 jaar. Allengs realiseerden we ons dat duurzaam bewaren niet zo veel zin heeft als het materiaal niet toegankelijk is. Dus verschoof het taalgebruik ook die kant op. In lijn met het Engelse taalgebruik spreken we van conserveren als het om de fysieke drager gaat (de films, de dia s) en van preserveren als het om het behouden van de inhoud gaat. De techniek verandert voortdurend, en daarom zetten we de bits en bytes steeds weer om naar een courante drager. Of we bouwen platforms die in 2099 nog net zo dom kunnen doen als een computer uit 2009 maar daar hoef ik in dit gezelschap denk ik niet uit te weiden. Anders dan bibliotheken en papieren archieven weten hoeders van audiovisuele bestanden niet beter of de dragers moeten altijd weer een keer ververst worden. Want dat is duurzaamheid anno 2009: waar we een stuk perkament moeiteloos 1000 jaar in een kast kunnen laten liggen om het vervolgens volledig te kunnen hergebruiken (met behulp van niet meer dan een leesbril), vraagt digitaal materiaal om zeer actief beheer gedurende de hele levenscyclus, niet alleen in het archief, maar ook bij de producent. Dat Lezing NIBG Inge Angevaare NCDD 3

4 beheer moet plaatsvinden in een technisch geavanceerde omgeving waar veel research en development wordt gedaan om wereldwijde technische ontwikkelingen bij te benen. En dan hebben we ook nog eens te maken met exploderende hoeveelheden. Wat betekent dit alles? Ik begin onderaan. Als we de laatste twee regels bij elkaar optellen kunnen we maar tot één slotsom komen: duurzame toegankelijkheid vraagt om schaalgrootte. Het optuigen en in stand houden van een goede beheersomgeving voor digitale bestanden is kostbaar en is daarmee meestal niet weggelegd voor kleine organisaties. Dat is misschien geen prettige conclusie voor kleine archieven die uit een traditie komen waarin juist het in huis halen van materiaal de beste garanties gaf voor duurzaamheid en authenticiteit, maar het is niet anders. In de back office zullen heel veel organisaties nauw moeten samenwerken met anderen om duurzame toegankelijkheid van hun collecties te realiseren. Ik zeg met nadruk in the back office, want gelukkig stelt de techniek van vandaag de dag ons in staat om aan de voorkant, in de dienstverlening, ieder de eigen identiteit te behouden. Dan de eerste twee kenmerken. Het onderzoek van de NCDD heeft uitgewezen dat juist hier veel mis gaat. Er zijn in Nederland momenteel negen voornamelijk grote organisaties die flinke stappen hebben gezet. Die zijn nu zo ver dat ze de basis van digitale objecten, de rij nullen en éénen oftewel de bitstream, goed in tact kunnen houden. Maar hun capaciteit is beperkt. En ook kunnen ze weinig doen als de producent van de digitale gegevens niet meewerkt. Een producent moet vaak extra werk verzetten om duurzaamheid mogelijk te maken, door een bepaald bestandsformaat te kiezen, maar vooral ook door goede metadata mee te leveren. Onder tijdsdruk schiet dat er snel bij in, omdat duurzaamheid vaak geen prioriteit heeft bij een producent. Zo zal een promovendus de publicatie van zijn proefschrift veel belangrijker vinden dan het achterlaten van mooie datasets voor andere onderzoekers ooit in de toekomst. En ook komt het nog heel vaak voor dat de producenten zich domweg niet bewust zijn van het feit dat ze keuzes maken die later grote gevolgen kunnen hebben. Lezing NIBG Inge Angevaare NCDD 4

5 Dit probleem heeft weinig met techniek te maken, het gaat hier om organisatie, om beleid, om onderlinge afspraken binnen informatieketens de verbanden die er in het digitale tijdperk altijd zullen zijn tussen producenten, archieven, en gebruikers van hetzelfde materiaal. Het vijfde kenmerk, de enorme hoeveelheden informatie, lijkt een simpele kwestie van technische schaalgrootte, en zo is er ook lang naar gekeken. Maar inmiddels is duidelijk dat we onszelf geen dienst bewijzen als we alles zomaar opslaan. Natuurlijk wordt opslagcapaciteit steeds goedkoper, maar de hele beheersorganisatie eromheen wordt alleen maar duurder als we voortdurend maar alles opslaan wat langskomt en dat ook nog eens toegankelijk, doorzoekbaar, herbruikbaar proberen te houden. We moeten dus selecteren, en dat is weer een kwestie van organiseren, van goede afspraken tussen alle betrokkenen. En hiermee hebben we het totaalplaatje: we moeten schaalgrootte creëren en we moeten ervoor gaan zorgen dat producenten en archieven binnen de sectoren beter gaan samenwerken. Natuurlijk zijn er ook allerhande dwarsverbanden tussen de sectoren, want overheidsinformatie wordt ook onderwerp van wetenschappelijk onderzoek en cultureel erfgoed, maar omdat er het meest lijkt mis te gaan in de slag tussen producenten en bewaarplaatsen binnen de sectoren, leggen we daar de eerste beleidsprioriteit en gaan we als NCDD daarmee aan de gang. We onderscheiden als NCDD vier sectoren met duidelijk onderscheiden informatiestromen. Voor de archivarissen onder ons: u ziet dat we de overheidsarchieven en het overig erfgoed apart benoemen, omdat die stromen toch wel heel verschillend zijn. In die sectoren zijn heel veel partijen actief en dit lijstje zal ongetwijfeld niet compleet zijn. In drie van de vier sectoren hebben zich de afgelopen tien, twintig jaar organisaties ontwikkeld tot trendsetter op het gebied van duurzame toegankelijkheid. Dit zijn organisaties met de benodigde schaalgrootte, en ieder met een groot netwerk en veel Lezing NIBG Inge Angevaare NCDD inge.angevaare@kb.nl 5

6 kennis op dit gebied. U kent natuurlijk hun namen: de Koninklijke Bibliotheek voor wetenschappelijke publicaties, Data Archiving and Networked Services voor wetenschappelijke onderzoeksdata, het Nationaal Archief voor de overheid, en Beeld en Geluid voor de media. Al deze organisaties hebben een landelijke rol en allemaal hebben ze ook al stappen gezet om de brug te slaan tussen archiverende instellingen en de producenten van digitale gegevens. Het contract tussen de publieke omroepen en Beeld en Geluid is daar een schoolvoorbeeld van. De NCDD wil nu voortbouwen op deze initiatieven en in nauw overleg met het Ministerie van OCW aan de vier landelijke organisaties vragen om heel concreet het voortouw te nemen bij de ontwikkeling van een infrastructuur voor duurzame toegankelijkheid binnen hun eigen sector. En die infrastructuur is dan weer het hele pakket dat ik eerder noemde. We hebben het dus niet over één archief, maar over een netwerk van faciliteiten waarin uiteindelijk voor alle digitale bestanden in de publieke sector die we willen bewaren ook duurzaam beheer tot stand komt. Bestaande initiatieven en depots zullen in dit netwerk worden opgenomen, alsook nieuwe faciliteiten die nog ontwikkeld zullen worden op lokaal, regionaal of nationaal niveau. De voortrekkers zullen dus niet zelf de verantwoording nemen voor alle collecties in hun sector. Zij zullen wel het overzicht bewaren, hun netwerk en kennis gebruiken om het een en ander in gang te zetten en ervoor te zorgen dat het af komt. Hoe ze dat precies zullen aanpakken zal van sector tot sector verschillen. We hopen dat die plannen rond 1 april 2010 klaar zullen zijn. De NCDD als organisatie vervult bij dat alles een ondersteunende rol. Hoe die precies ingevuld gaat worden wordt nog besproken, maar het ligt voor de hand dat de NCDD vooral gaat werken aan sectoroverschrijdende zaken: kennisuitwisseling, het bevorderen van bewustzijn. In elk geval zal de NCDD de zaak van duurzame toegankelijkheid blijven bepleiten. Want duurzaamheid is nooit vanzelfsprekend, en raakt altijd weer ondergesneeuwd onder kortetermijnbelangen, de eigen organisatie, de winst van dit jaar, het eigen proefschrift, de volgende verkiezingen, een kredietcrisis, en ga zo maar door. Het zal u overigens niet zijn ontgaan zijn dat het NCDD plaatje tenminste drie onvolkomenheden bevat. Lezing NIBG Inge Angevaare NCDD inge.angevaare@kb.nl 6

7 Ten eerste missen we een natuurlijke voortrekker voor het cultureel erfgoed. Enerzijds wordt dat veroorzaakt door het feit dat de sector heel divers is, en dat er vele lokale en regionale bestuurslagen bij betrokken zijn. Anderzijds wees ons onderzoek duidelijk uit dat in deze sector de meeste aandacht nog uitgaat naar het fysieke object. Misschien moet voor deze sector een wat ander tijdpad gekozen worden dan voor de sectoren waar digitale informatie nu al core business is. Dan ziet u in het plaatje een nogal ingewikkelde rol voor de 122 archieven in ons land. Uiteraard zitten zij in de lijn overheid/archieven waar het Nationaal Archief als voortrekker optreedt, maar zij verzamelen ook ander cultureel erfgoed dat van burgers komt, of van plaatselijke instellingen, of uit eigen digitaliseringsprojecten. Openbare bibliotheken zitten soms ook in die positie. Waar in het analoge tijdperk de taakverdeling betrekkelijk duidelijk was op basis van het soort materiaal (boek, archiefstuk, film), krijgen archieven en bibliotheken nu te maken met allerhande soorten materiaalstromen. Ook dit is iets waar in de komende tijd nog eens goed naar gekeken moet worden, in overleg met de betrokkenen. Ten slotte staat in het plaatje de categorie internet er een beetje verloren bij. De Koninklijke Bibliotheek is inmiddels begonnen met het regelmatig harvesten van zo n 2500 Nederlandse websites die representatief geacht worden voor de Nederlandse samenleving, maar het zal eenieder in deze zaal duidelijk zijn dat er op het internet enorme hoeveelheden audiovisueel materiaal ontstaan waar we eigenlijk nog geen raad mee weten. Waar in het analoge tijdperk het aantal producenten van materiaal relatief beperkt was, kan nu iedere Nederlander terecht op YouTube en al die andere 2.0 sites. Daar ontstaan hele culturen die zeker interessant zijn voor onze geschiedsschrijving, maar waar de archiverende instellingen momenteel nog niet goed raad mee weten. Het plaatje is dus nog niet ideaal, maar we gaan er wel mee aan de slag. In iedere sector een voortrekker die een plan ontwikkelt voor de eigen sector, op basis van alle conclusies uit ons rapport. Binnenkort zullen we een document waarin deze strategie wordt verwoord publiceren. De sectorplannen volgen dan in april Lezing NIBG Inge Angevaare NCDD inge.angevaare@kb.nl 7

8 Tot zover over de inhoud van wat de NCDD gaat bijdragen. Ik wil het nu nog even met u hebben over wat alle partijen in dit plaatje moet verbinden als we duurzame toegankelijkheid tot onze digitale bestanden echt willen realiseren: Samenwerken is niet gemakkelijk, het is vaak hartstikke moeilijk. Tijdens het NCDD onderzoek hebben we heel wat verzuchtingen gehoord over samenwerken. Niet alleen tussen de sectoren, die immers allemaal hun eigen aanpak hebben, maar ook binnen sectoren, en ook over de diensten die de grote instellingen uitrollen voor de kleinere. Ze spreken onze taal niet, werd er gezegd, of: ze komen met bedragen aan waar wij alleen maar van kunnen dromen ; of: Ze hebben zo n totaal andere workflow, daar kunnen wij niets mee. En ja, ook niet alleen maar ook de naam ProArchive is in dit verband gevallen. Lezing NIBG Inge Angevaare NCDD inge.angevaare@kb.nl 8

9 Hier wringt dus iets, en de vraag moet gesteld worden of de NCDD strategie niet gewoon een voortzetting is van iets dat nog niet helemaal lijkt te werken. Daar wil ik drie dingen over zeggen. In de eerste plaats wil ik pleiten voor wat geduld. Het is allemaal nieuw wat we hier proberen, en het heeft tijd nodig om uit te kristalliseren. Ten tweede: de NCDD neemt natuurlijk uw eigen verantwoordelijkheid niet over. Sterker nog: we rekenen op de creativiteit van alle betrokken organisaties om met goede oplossingen te komen die wij nog niet eens hebben kunnen bedenken. Er zijn vele wegen die naar Rome leiden. De NCDD voortrekkers willen alleen een coördinerende en aanvullende rol spelen, daar waar collectiebeherende organisaties het zelf niet af kunnen. Ten derde: Vorig jaar verscheen het rapport Beyond the Silos of the LAMs, ik hoop dat u dat gezien heeft. Daarin worden alle ups en downs beschreven van een aantal pogingen om samen te werken tussen bibliotheken, archieven en musea. Het ging in dit concrete voorbeeld om gebruikersdiensten, maar de onderliggende bewegingen zijn vrij universeel. Aan het eind van hun onderzoek stelden de auteurs een lijst samen met randvoorwaarden voor goede samenwerking. Laten we het NCDD plaatje eens tegen die meetlat houden: Daar staat nogal wat. De auteurs zeggen erbij dat niet aan alle voorwaarden tegelijk hoeft te worden voldaan, maar dat de slagingskansen wel stijgen als aan meer voorwaarden is voldaan. Het NCDD plaatje voldoet aan een aantal randvoorwaarden: je hebt een goed verankerde partij nodig die de kar gaat trekken, met een mandaat van OCW. Geld is en blijft natuurlijk een probleem, maar hopelijk zal OCW nog een keer bij willen springen als we met een goed plan komen. Wat de samenwerking moet opleveren kun je ook definiëren. Voldoende flexibiliteit van beide kanten wordt al wat lastiger, want grote organisaties hebben nu eenmaal een andere cultuur dan kleine organisaties. Helemaal bovenaan (en dat is zeker niet toevallig) staat wel de lastigste randvoorwaarde: onderling vertrouwen. Je hebt veel vertrouwen nodig om goed te kunnen samenwerken. Lezing NIBG Inge Angevaare NCDD inge.angevaare@kb.nl 9

10 Steeds vaker zullen uw digitale bezittingen niet in uw eigen kelder liggen maar ergens bij iemand op een server staan, in Hilversum of in Tokyo. Technisch maakt dat weinig uit. Maar voor het gevoel maakt het wel degelijk uit. Walters en McDonald namen het onderwerp vertrouwen binnen gedistribueerde netwerken voor duurzame toegang onder de loep tijdens de ipres conferentie van Ik kan u de lezing zeer aanbevelen, want hij drukt ons met de neus op een feit dat vaak onderbelicht blijft: vertrouwen kun je voor een deel rationeel benaderen ik zal bijvoorbeeld geneigd zijn te geloven wat iemand van Beeld en Geluid zegt over audiovisuele bestanden, louter omdat hij een medewerker is van Beeld en Geluid maar voor een ander deel blijft vertrouwen een kwestie van subjectief mensenwerk. Onze oordelen worden bepaald door wie we zelf zijn, onze achtergrond, onze persoonlijke ervaringen. En naarmate we meer risico s lopen bijvoorbeeld als we onze kostbare collecties in bewaring geven zal een gebrek aan vertrouwen een grotere ontregelende rol gaan spelen. Vertrouwen kun je niet zomaar kopen, dat moet je opbouwen, dat zijn processen die tijd vragen en steeds weer inspanningen van alle partijen. Het kan helpen als er certificaten komen voor betrouwbare archieven, maar toch gaat het er uiteindelijk om of ik jou vertrouw met mijn spullen. In het nuchtere Nederland praten we daar niet graag over, we hebben het liever over de inhoud dan over het proces waar we met elkaar in zitten en welke subjectieve factoren ons daarin parten spelen. Dat is jammer, want wat meer aandacht voor het proces kan ons helpen te verduidelijken waar het mis gaat. Partners in echte samenwerkingsverbanden, zo betogen Walters en McDonald, moeten elkaar opbouwend kritisch flink de waarheid kunnen zeggen: waarom werkt het niet? Waar gaat het precies mis? Wat kunnen we eraan doen? Hoe kunnen we elkaar tegemoet komen? Lezing NIBG Inge Angevaare NCDD inge.angevaare@kb.nl 10

11 Als het aan mij ligt zal de NCDD dat proces blijven ondersteunen, in elk geval met kennis en expertise waar we allemaal ons voordeel mee kunnen doen. En met een grote ronde tafel, waar alle organisaties welkom zijn om met elkaar te overleggen over de beste aanpak. Een tafel met koffie en broodjes. En soms, als dat nodig is, met een stevige borrel. Ik dank u voor uw aandacht. Lezing NIBG Inge Angevaare NCDD inge.angevaare@kb.nl 11