Slim samenwerken in de openbare ruimte

Transcriptie

1 Slim samenwerken in de openbare ruimte

2 Uw spreker Walter Sweep, directielid

3 Civiele infrastructuur projecten Welke problemen op te lossen (o.a.) Lean werken en zoveel mogelijk eliminatie van de gedoe-factor Administratief 100% op orde te zijn op een zo efficiënt mogelijke wijze Faalkosten minimaliseren voor alle partijen (aannemers, gemeente, etc..) Verdere integratie tussen uitvoering en beheer (o.a. koppeling betaling aan revisiegegevens) Geen crommunicatie meer > gelijkwaardige, volledige en eenduidige in- en externe communicatie (RAW/UAV) Digitale overheid en digitaal werken (tussen ketenpartners) Geen versnippering van gegevens en informatie > 1 loket van (project)afspraken, feiten, dossier, context, etc. Case reconstructies achteraf te allen tijde kunnen maken Vakkennis wordt schaarser > vakkennis dus expliciteren Toetsing en verificatie van de kwaliteit (van het bouwproces en product) (semi)geautomatiseerd ondersteunen Hoe kunnen we het werkproces proactieve ondersteuning bieden? Kunnen we ook alle projecten, contracten & opdrachten in één systeem hebben, met name nu ook (UAV-)gc? Accountant (rechtmatigheid inkoop/aanbesteding en uitgaven) Archivering (op tig plaatsen)

4 Inspanning Civiele infrastructuur projecten De curve der inspanningen Tijd

5 Civiele infrastructuur projecten De zoektocht Bewust opgezocht: Een wit vel papier Out-of-the-box en niet geremd door bestaande referentiekaders, maar wel met veel proceskennis van civiele infra-werken & ICT én geen last van de wet op de remmende voorsprong (1) Hoe gaan we uitdagingen invullen? Vele gesprekken volgden (1) WIKIPEDIA De wet stelt dat een voorsprong op een bepaald domein er vaak toe leidt dat er weinig stimulans is om verdere verbetering of vooruitgang op te zoeken, zodat een ander je vroeg of laat voorbijstreeft. Door te berusten in een voorsprong word je geremd om nog verder te gaan.

6 Civiele infrastructuur projecten De zoektocht Vele gesprekken volgden Bundeling van kennis in een denktank Proceskennis en toegang tot stakeholders Proces- en ICT-kennis Projectleiders Directievoerders Toezichthouders Kwaliteitsinspecteurs Aannemers Uitvoerders Management Afdeling financiën Accountants Applicatiebeheerders CROW

7 Civiele infrastructuur projecten De zoektocht Oplossingen o.a. Bestek en tekeningen altijd raadpleegbaar, in de juiste versie, zowel voor de toezichthouder, directievoerder als aannemer. Bij mankementen directe communicatie met aannemers (beperking faalkosten). Wijzigingen, afwijkingen en bepalingen op locatie beschikbaar (toetsen op de juiste voorwaarden). UAV-GC (hybride). Ja, mits in functionele uitvraag rekening houden met Ook op locatie, buiten gebeurt het!

8 Civiele infrastructuur projecten De zoektocht Uitgangspunt bij de zoektocht De toekomst in wording Met de spelregels Het bestaande te respecteren Make me beautiful Bijvoorbeeld gebruik/gedachtegoed van VISI, termijnstaten, afwijkingen, etc..

9 Civiele infrastructuur projecten De uitkomst Digitaal platform als vertrekpunt Online informatie-, communicatie-, afstemmingsen participatie platform voor alle stakeholders Slim samenwerken!

10 Civiele infrastructuur projecten De uitkomst Projectmanagementsysteem nieuwe stijl voor civiele infrastructuur projecten Slim samenwerken!

11 Civiele infrastructuur projecten ICASS xl ICASS xl Generiek, flexibel, online projectmanagementsysteem; te gebruiken binnen de provinciale- en lokale overheid in NL. Uniek is de Gemeente Eindhoven niet qua infrastructuur projecten, het speelt immers overal. Wel Uniek in de vernieuwing van facilitering van de werkprocessen

12 Civiele infrastructuur projecten Doelstellingen ICASS xl Doelstellingen ICASS xl 1 online, gezamenlijk actueel projectdossier tussen ketenpartners; tijd- en plaats onafhankelijk Helder, integraal, loyaliserend ISO-waardig werkproces (incl. workflow) Optimale doordachte en snelle communicatie en afstemming tussen de ketenpartners Reducering administratieve lasten (geen overklopgedoe meer) Reducering faalkosten en snellere betaling aannemer Verhoging kwaliteit (proces en product) door integratie besteksposten met kwaliteitsactoren Integratie projectuitvoering & beheer Op locatie kunnen werken Digitale overheid 2017

13 Civiele infrastructuur projecten Doelstellingen ICASS xl Uitgelicht 1 Gezamenlijk en volledig online projectdossier, inclusief fasering Proactieve sturing van het werkproces (workflow) Besteksadministratie. Nieuw: afwijkingsprocedures Ondertekening wordt digitaal Kwaliteit en kwaliteitssysteem van (bouw)proces en producten door slimme automatsering en slim verbinden.

14 Login

15 Home

16 Relatiebeheer; nut en noodzaak Wat is volgens het woordenboek Communiceren Met elkaar in verbinding staan van mensen om te overleggen of berichten uit te wisselen Bij communicatie zijn altijd ten minste twee partijen betrokken in de rol van zender en ontvanger Afstemmen Het onderling aanpassen aan elkaar De basis is relatiebeheer Wie, werkt waar en wanneer in welke functie Om daarmee altijd de juiste (1) personen tussen de partijen in contact te brengen per onderwerp (1) Rollen, taken en verantwoordelijkheden

17 Relatiebeheer; nut en noodzaak Randvoorwaardelijk = actueel relatiebeheer van alle partijen wie, werkt waar, wanneer en in welke functie Wie kan hier slechts verantwoordelijk voor zijn? Er is maar 1 antwoord mogelijk: De eigen organisatie Want binnen relatiebeheer is één ding constant; de verandering

18 Relatiebeheer; het idee Persoon Organisatie Acceptatie Functiescheiding Workflow Acceptatie

19 Relatiebeheer

20 Relatiebeheer

21 Relatiebeheer

22 Relatiebeheer Rollen, taken en verantwoordelijkheden

23 Projecten en de juiste personen

24 Communicatie

25 Documentatie (dossier)

26 Bibliotheek van informatie Intern & voor ketenpartners

27 Bestekken & opdrachten

28 Digitale handtekeningen 3 methoden 1 factor authenticatie, 2 factor authenticatie (SMS) en digitale notarisdienst (digitaal waarmerk) In regelbaar per processtap in de workflow

29 Besteksadministratie Invullen weekstaat Weekstaten Termijnstaten Eindafrekenstaten In afstemming met Met name Toepassing (ver)rekenregels conform Hoe het heurt!

30 Workflow ( = proactieve ondersteuning ) BPMN 2.0 methode

31 Kwaliteit Kwaliteitsverhoging (Bouw)proces en eindproduct Verwachtingspatronen tijdig managen Kwaliteit sturende- en controlerende activiteiten uniform, gerichter en sneller kunnen uitvoeren Faalkosten voor de gemeente en aannemer reduceren Vakkennis expliciteren Duidelijke verwachtingen & er kort bovenop zitten! Slim verbinden, slim samenwerken en automatisering maakt het mede mogelijk

32 Kwaliteit Het idee Men neme een bestekspost En verbindt deze met bepalingen, toetsing en verificatie

33 Kwaliteit

34 Kwaliteitsnormen digitaal Bestek Kennis Bepalingen, toetsingen en verificaties Kennis Aangekochte boeken, contractdata, etc.. ICASS xl Kwaliteitsnormen, toetsing en verificatie digitaal Voordelen Kwaliteitsnormen overal laagdrempelig beschikbaar Kwaliteitstoetsing wordt onafhankelijk van persoon (meer objectief) Kwaliteitsnormen altijd actueel en expliciet Duidelijke en eenduidige bevindingen

35 Organisatie/inrichting kwaliteitskennis Bestekspost Bepalingen Lid 03 Slim verbinden met slimme automatisering

36 Mobiel Kwaliteitsnormen, toetsing en verificatie Digitaal Dus ook mobiel De kennis & deskundigheid ook op straat!

37 Mobiel

38 Mobiel

39 Mobiel

40