1 WORKSHOP VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE

Transcriptie

1 1 WORKSHOP VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE 1.1 WERKEN MET REFERENTIE CELLEN ZOALS WE IN DE KLASSIKALE SESSIE OF IN DE CURSUS HEBBEN GEZIEN, KUNNEN WE AAN GEGEVENS OF CELLEN EEN BEPAALDE OPMAAK GEVEN OP BASIS VAN DE CELWAARDE. DAT KON BIJVOORBEELD OP BASIS VAN EEN MIN/MAX WAARDE. We hebben die grenswaarden, na selectie van de cel(len), ingebracht via home/styles/conditional formatting/highlight cell rules/between ( start/stijlen/voorwaardelijke opmaak/markeringsregels voor cellen/tussen ). En dit werkt natuurlijk goed. Maar wat als de min/max grenzen moeten worden aangepast, dan moet de gebruiker opnieuw naar dit dialoogvenster om de instellingen aan te passen. Dat werkt niet echt flexibel, zeker niet als de gebruiker niet vlot met Excel kan werken. We kunnen de grenswaarden ook in aparte cellen op het werkblad plaatsen zodat we in het venster kunnen refereren naar deze ABSOLUTE celadressen. Een gebruiker die Excel minder goed kent moet dan niets meer aanpassen via het dialoogvenster EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 1 VAN 24

2 oefeningen 2016 werkblad voorwaardelijke opmaak CLEAR RULES REGELS VERWIJDEREN OM DE AANWEZIGE REGELS UIT EEN WERKBLAD OF GESELECTEERDE CELLEN TE VERWIJDEREN Selecteer het hele werkblad: klik in het grijze blokje linksboven. Kies home/styles/conditional formatting/clear rules/clear rules from entire sheet. ( start/stijlen/voorwaardelijke opmaak/regels verwijderen/regels uit gehele werkblad verwijderen ) RIJEN INVOEGEN WE GAAN TWEE RIJEN BOVENAAN INVOEGEN Klik in rijnummer 1 (de hele rij is nu geselecteerd) en vorm tweemaal [CTRL +] ( + op het numerieke klavier). Plaats deze gegevens (rij 1): Selecteer A3:A10 (ja u leest niet verkeerd, enkel deze cellen) en kies start/styles/conditional formatting/highlight cells rules ( start/stijlen/voorwaardelijke opmaak/markeringsregels voor cellen/tussen ) Klik in de tekstvakken voor de min/max waarden en klik in de cel op het werkblad waar deze waarden staan. Merk op dat de cellen absoluut verwezen zijn. Klik op format ( met ) en stel een opmaak in of ga akkoord met het voorstel. Als je nu de min/max getallen in het werkblad aanpast, zal de opmaak ook aangepast worden! EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 2 VAN 24

3 1.2 OPMAAK KOPIËREN ALS DE LIJST MET GEGEVENS LANGER WORDT, KUNNEN WE DE REGELS KOPIËREN NAAR ANDERE CELLEN VIA EEN TAG Gebruik de vulgreep van A10 en trek deze door naar beneden naar de overige cellen. Na het doorvoeren verschijnt er een icoontje, Klik erop en kies fill formatting only ( alleen opmaak doorvoeren ). Maak ongedaan VIA HET LINT Klik in een cel waarvan je de voorwaardelijke opmaak wil overnemen, klik één of tweemaal op de home/clipboard/format painter ( start/klembord/opmaak kopiëren plakken ; (éénmaal erop klikken om slechts één cel of bereik dezelfde opmaak te geven, tweemaal om de mogelijkheid te hebben meerdere keren te klikken in cellen die dezelfde opmaak nodig hebben). Klik nu in de cel(len) waarop je de opmaak wil toepassen, of selecteer meerdere cellen. Als je tweemaal op deze knop hebt geklikt, dan moet je om hem uit te schakelen er nogmaals op klikken. EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 3 VAN 24

4 1.3 GO TO GA NAAR HOE VINDEN WE WELKE CELLEN ER EEN VOORWAARDELIJKE OPMAAK HEBBEN, OF WELKE CELLEN DEZELFDE VOORWAARDELIJKE OPMAAK HEBBEN ALS DE ACTIEVE CEL? Klik in een cel met een voorwaardelijke opmaak. Druk op [F5] en kies special ( speciaal ). Je kan nu de cellen opsporen met ofwel dezelfde opmaak als de actieve cel, of de alle cellen met om het even welke voorwaardelijke opmaak. EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 4 VAN 24

5 1.4 USE A FORMULA TO DETERMINE WICH CELLS TO FORMAT EEN FORMULE GEBRUIKEN OM TE BEPALEN WELKE CELLEN WORDEN OPGEMAAKT oefeningen 2016 werkblad voorwaardelijke opmaak 6 bekijk de functie in E5: =ROUND(AVERAGE(B5:D5);2) =AFRONDEN(GEMIDDELDE(B5:D5);2) Deze geeft het gemiddelde afgerond op 2 decimalen van de testresultaten voor die rij. VIA VOORWAARDELIJKE OPMAAK ZORGEN WE ERVOOR DAT INDIEN HET GEMIDDELDE PER RIJ HOGER IS DAN 65, DE VOLLEDIGE RIJ (DE TESTRESULTATEN) INGEKLEURD IS. Selecteer B5:E19. Kies home/styles/conditional formatting/manage rules/new rule ( start/stijlen/voorwaardelijke opmaak/regels beheren/nieuwe regel ) en kies use a formula to determine wich cells to format ( een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt ). Typ volgende formule: =$E5>65 Enkel de kolom mag absoluut verwezen zijn! Je moet weten dat de formule zal worden doorgevoerd via de vulgreep (Excel doet dit op de achtergrond), daarom het dollarteken voor de kolomaanduiding! EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 5 VAN 24

6 Kies een blauwe celvulling. resultaat: Als je het getal waarop je je baseert (in ons voorbeeld 65 ) in een cel plaatst buiten de lijst, en je vermeld het absolute celadres in de formule, maak je het gebruik van de voorwaardelijke opmaak flexibeler. EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 6 VAN 24

7 2 DATA BARS - GEGEVENSBALKEN WE WERKEN IN DEZE OEFENING MET GEGEVENSBALKEN oefeningen 2016 werkblad voorwaardelijke opmaak 7 IN KOLOM C GAAN WE GEGEVENSBALKEN PLAATSEN. C5:C10 zal dus gebaseerd zijn op het getal in B5:B10. Je kan natuurlijk ook dadelijk in bereik B5:B10 de gegevensbalken plaatsen, maar voor deze oefening leek het mij duidelijker om even een 2 de kolom hiervoor te gebruiken. Om dit te kunnen bereiken moeten we in C5:C10 een formule plaatsen die dit mogelijk maakt. Tevens zorgen we ervoor dat enkel de balk getoond is, niet het getal uit B5:B10. Selecteer C5:C10 en typ =B5. Vorm [CTRL ENTER]. Je had natuurlijk ook de formule 1 maal kunnen typen en dan de vulgreep gebruiken, maar deze manier van werken kan dus ook! Resultaat: In de schermafdruk rechts heb ik de functies en formules getoond i.p.v. de gegevens. EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 7 VAN 24

8 2.1.1 NU PLAATSEN WE IN C5:C10 DE GEGEVENSBALKEN. Selecteer het bereik en maak de regel, kies ook show bar only ( alleen balk weergeven ): Resultaat: GRADIENT FILL - KLEUROVERGANG JE KAN OOK EEN BALK MAKEN MET EEN KLEUROVERGANG. Je kan enkel een kleurovergang maken naar wit. Ga terug naar bewerkingsmodus van deze regel en experimenteer hiermee. EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 8 VAN 24

9 3 ICON SETS - PICTOGRAMMENSETS VOORALEER WE DE OEFENING MAKEN EERST EEN BEETJE MEER UITLEG. Je moet weten dat pictogrammensets gebaseerd zijn op de hoogste en laagste waarde in de geselecteerde cellen. Om dit te testen: Ga naar een leeg werkblad en plaats onder mekaar (in aparte cellen) volgende getallen: 5;18;23;35;42;56;63;71;82;93;100 Selecteer deze gegevens en maak een nieuwe regel, kies volgende pictogrammen set EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 9 VAN 24

10 Merk op dat bij type, procent staat (is standaard zo). Verander voor elke waarde het type naar number ( getal ). Excel brengt value ( waarde ) dan automatisch naar 0. Pas nu zelf waarde voor elk pictogram aan. Als je de laatste waarde hebt ingebracht, klik dan even in de vorige om Excel het denkwerk te laten verrichten. Resultaat: EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 10 VAN 24

11 Ga terug naar je werkblad met de opgave en selecteer de gegevens in B5:B10, maak volgende regel: Resultaat: Test door de bedragen aan te passen. EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 11 VAN 24

12 3.1 CHECKBOX Maak een nieuw werkblad, plaats er een 20 tal getallen op tussen 0 en 100. Selecteer de getallen en maak volgende voorwaardelijke opmaak En pas daarna de regel aan: EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 12 VAN 24

13 3.1.1 SHOW ICON ONLY ALLEEN PICTOGRAM WEERGEVEN MERK OP DAT JE OOK SHOW ICON ONLY ( ALLEEN PICTOGRAM WEERGEVEN ) KAN KIEZEN. Dat kunnen we handig toepassen! Wis de opmaak uit de cellen. Zorg ervoor dat in de kolom naast de getallen, dezelfde getallen verschijnen via een formule: Selecteer de 2 de kolom met getallen, en pas dezelfde voorwaardelijke opmaak toe. Nu vink je show icon only ( alleen pictogram weergeven ) aan. 3.2 COMBINATIE VAN VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE oefeningen 2016 werkblad vrw opmaak en validatie. Voor dit voorbeeld moet je met gedefinieerde namen kunnen werken, indien je dit nog niet kan, herlees het hoofdstuk in de basiscursus, en de workshop namen van de basiscursus. In dit werkblad plaatsen we bestellingen van boren, beitels, hamers en schroeven. Deze items moeten worden ingevoerd via een keuzelijst in de grijze cellen. Invoer via een keuzelijst heeft een aantal voordelen: We kunnen geen typefouten meer maken want de items worden gekozen uit een lijst We kunnen enkel items kiezen die in de bronlijst voorkomen De bronlijst (komt) kan op een ander werkblad (te) staan Als er een item bijkomt in de bronlijst, komt het nieuwe item in de vervolglijst beschikbaar (als je van de lijst een tabel hebt gemaakt!) In de oefening willen we tevens een product in promotie zetten. Als het in promotie is willen we dat er een groen vierkantje komt naast te staan. Als het product niet meer in stock is, moet er een rood vierkantje staan. EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 13 VAN 24

14 3.2.1 EEN LIJST EN EEN TABEL MAKEN Maak een nieuw werkblad, noem het producten en typ er volgende lijst in: van een lijst een tabel maken Klik in de lijst en kies insert/tables/table ( invoegen/tabellen/tabel ). En vink aan my table has headers ( mijn tabel bevat kopteksten ). Bij jou kunnen de celadressen verschillend zijn van deze uit de schermafdruk Resultaat: Je kan nu ook sorteren in de lijst. Als je later deze lijst gaat gebruiken voor validatie, zal de validatielijst deze sorteervolgorde tonen De gegevens een naam geven Selecteer de productnamen Geef deze als naam producten via het naamvak (vergeet niet op [ENTER] te drukken). Ga naar het werkblad vrw opmaak en validatie. Selecteer de grijze cellen en kies data/data tools/data validation/data validation ( gegevens/hulpmiddelen voor gegevens/gegevensvalidatie/gegevensvalidatie ). Vul het venster zo aan: Merk op dat als je de naam van een benoemd bereik (gedefinieerde naam) wil gebruiken, je deze moet vooraf laten gaan door een =. Geef eventueel een input message/error alert ( invoerbericht/foutmelding ). EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 14 VAN 24

15 Klik in een grijze cel klik op het pijltje en de producten verschijnen waaruit je kan kiezen. Maak een keuze via de keuzelijst. Ga naar het werkblad waarop je lijstje staat en voeg schroeven bij. Sorteer de tabel. Test of de validatiecellen het nieuwe item tonen CONDITIONAL FORMATTING VOORWAARDELIJKE OPMAAK NU WILLEN WE DAT INDIEN ER EEN PRODUCT IN PROMOTIE IS, NAAST HET BESTELDE PRODUCT (HET PRODUCT DAT JE UIT DE VERVOLGLIJST HEBT GEKOZEN) EEN GROEN VAKJE VERSCHIJNT. Ga naar het werkblad waarop je de lijst met producten hebt gedefinieerd, en plaats volgende gegevens erbij ( promotie en schroeven ) Geef de cel met schroeven via het naamvak als naam promotie. Ga naar het werkblad waarop je de bestellingen doet. Selecteer de cellen naast de reeks met grijze cellen (in kolom B ) en kies start/styles/conditional formatting/new rule ( start/stijlen/voorwaardelijke opmaak/nieuwe regel ) Maak de regel en stel een opmaak in: Cel A7 is de 1 ste cel waarin op dit werkblad een product staat. promotie verwijst hier naar de inhoud van de naam promotie die we zonet gemaakt hebben. Merk op dat de celverwijzing deze keer niet absoluut mag zijn, zoals je reeds weet!!! EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 15 VAN 24

16 Resultaat: En hier zien we dat in A10 schroeven staat en de cel ernaast groen gekleurd is. Uitleg: Het woord schroeven staat ook in de cel aan wie we de naam promotie hebben gegeven. Omdat we in de voorwaardelijke opmaak cel A7 niet absoluut (met $ tekens) hebben gemaakt, heeft Excel de formule doorgevoerd en staat er eigenlijk in B10: als in A10 het woord schroeven staat (de inhoud van het naambereik promotie ), maak deze cel dan groen. En nu zorg je ervoor dat als er een bepaald product uit stock is, er in de volgende kolom een rood blokje verschijnt. Doe dit op soortgelijke manier zoals je ook promotie hebt aangemaakt. Nu zorg je er ook voor dat als op werkblad producten, het product in promotie hetzelfde is als uit stock, de vermelding van het product onder promotie rood is ingekleurd. EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 16 VAN 24

17 4 IDENTIEKE, UNIEKE OF AFWIJKENDE WAARDEN VINDEN oefeningen 2016 blad voorwaardelijke opmaak 3 (2) IN DEZE LIJST ZITTEN DUBBELS, WIJ GAAN DEZE TONEN VIA VOORWAARDELIJKE OPMAAK MET HET INGEBOUWDE GEREEDSCHAP Selecteer alle cellen Kies home/styles/conditional formatting/highlight cells rules/duplicate values. ( start/stijlen/voorwaardelijke opmaak/markeringsregels voor cellen/dubbele waarden ). En kies een opmaak. Je kan ook unique ( uniek ) kiezen uit de keuzelijst, hetgeen het omgekeerde zal tonen: alle unieke waarden. EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 17 VAN 24

18 4.1.2 MET EEN FUNCTIE. Wis alle voorwaardelijke opmaak uit het bereik. Selecteer het bereik en maak volgende nieuwe regel Als je de cellen in het werkblad selecteert, zal Excel er absolute celadressen van maken. Voor het bereik (1 ste argument in de functie) is dit OK, maar voor het 2 de argument (in ons voorbeeld A5), mag dit niet absoluut zijn want de voorwaardelijke opmaak werkt in het bereik op dezelfde manier als de vulgreep. 4.2 TOON AFWIJKINGEN IN TWEE LIJSTEN COUNTIF AANTAL.ALS oefeningen 2016 blad afwijking in lijsten kopieer het werkblad naar een nieuwe werkmap. We zoeken welke items er in de andere lijst niet voorkomen. Selecteer de eerste lijst (A5:A11). EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 18 VAN 24

19 Kies start/styles/conditional formatting/new rule/use a formula to determine wich cells to format. ( start/stijlen/voorwaardelijke opmaak/nieuwe regel/een formule gebruiken om te bepalen welke cellen er worden opgemaakt ) En typ deze functie =COUNTIF($B$5:$B$11;A5)=0 =AANTAL.ALS($B$5:$B$11;A5)=0 Niet klikken in A5 want dan maak je deze cel absoluut, typ de celverwijzing. Klik op de format knop en stel een letterkleur in, ik koos rood. En het resultaat is dat items die niet in de tweede lijst voorkomen, rood worden. Selecteer de tweede lijst (B5:b11). En typ deze functie als regel: =COUNTIF($A$5:$A$11;b5)=0 =AANTAL.ALS($A$5:$A$11;b5)=0 En kies een kleur voor de voorwaarde. Een beetje uitleg? Je ziet in de functie dat het celbereik voor de lijst absoluut verwezen is, deze zal dus na doorvoeren van Excel, niet van celadressen veranderen. Maar het 2 de argument van de COUNTIF ( AANTAL.ALS ) functie gaat wel doorgevoerd worden. Dit celadres zal dus telkens 1 cel naar omlaag gaan in de selectie. ga voor elke cel in kolom B, en vanaf rij 5, na of dit item 0 keren voorkomt in het absolute bereik van de andere lijst. Indien dat zo is, geef dit item dan een rode tekstkleur. Dan krijgen we inderdaad elk item dat NIET in het andere bereik voorkomt, rood gekleurd. EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 19 VAN 24

20 4.3 VOORWAARDELIJKE OPMAAK MET DATUMS OOK CELLEN MET DATUMGEGEVENS KUNNEN WE EEN OPMAAK TOEKENNEN Plaats een aantal datums in cellen, maak een keuze voor een aantal dagen/weken/maanden in het verleden en in de toekomst. Selecteer de cellen en kies home/styles/conditional formatting/highlight cells rules/a date occuring ( start/stijlen/voorwaardelijke opmaak/markeringsregels voor cellen/een datum op of in ). Volg de schermafdrukken. EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 20 VAN 24

21 4.4 HET WEEKEND IN EEN LIJST MET DATUMS TONEN DIT WERKBLAD TOONT EEN LIJST MET DATUMS UIT 2 VERSCHILLENDE JAREN. WE WILLEN HET WEEKEND MARKEREN DE WEEKDAY WEEKDAG FUNCTIE DEZE FUNCTIE GEEFT HET DAGNUMMER IN EEN WEEK. In K1 zie je een datum staan. We willen achterhalen welke dag van de week dit was en gaan ervan uit dat maandag dag 1 is. Typ deze functie in een cel. =WEEKDAY(K1;2) =WEEKDAG(K1;2) Resultaat zal zijn: De functie heeft als 2 de argument de nummering voor de dagen. Hier zie je enkele mogelijkheden, er zijn er meer maar ik denk dat deze voor deze cursus niet belangrijk zijn. 1 of leeg 1 zondag tot en met 7 zaterdag. 2 1 maandag tot en met 7 zondag. 3 0 maandag tot en met 6 zondag. De eigenlijke oefening: Toon alle datums in kolom A in lange datumnotatie. Selecteer alle datums en maak een nieuwe regel met een formule: We vragen dus om alle weekdagen met een hoger nummer dan 5 te markeren. En als in deze functie het argument 2 is, willen we maandag als 1 ste dag zien. Dan krijgen we alle weekends in het geel (in ons voorbeeld). EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 21 VAN 24

22 4.4.2 VERVALDAGEN MARKEREN oefeningen 2016 werkblad voorwaardelijke opmaak 7, facturen. Kopieer het werkblad naar een nieuwe werkmap. We vullen de cellen in kolom D met rood indien het aantal dagen dat de factuur open staat groter is dan 30. Gemakkelijkheidshalve hebben we een vaste datum genomen in B15, in praktijk zal dit de huidige datum zijn om deze berekening te maken. Selecteer D17:D22 En maak volgende validatie regel: Merk op dat C17 niet absoluut mag verwezen zijn, anders werkt het doorvoeren van de opmaak niet! In praktijk zal je waarschijnlijk geen vaste datum gebruiken, maar de huidige datum. Je kan de functie dan ook zo aanpassen voor de voorwaardelijke opmaak: =(VANDAAG()-C17)>=30 EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 22 VAN 24

23 4.5 ZOEKEN VAN TEKST WE GAAN OP ZOEK NAAR BEPAALDE TEKST IN EEN LIJST OM DEZE EEN OPMAAK TOE TE KENNEN. Oefeningen 2016, werkblad voorwaardelijke opmaak 5 We gaan op zoek naar het woord stoel. Selecteer de cellen die de voorwaardelijke opmaak moeten krijgen en stel volgende regel in: Je kan i.p.v. de tekst zelf, een celadres gebruiken zodat het gebruik van de regel makkelijk is, je moet dan enkel in het celadres de tekst typen waarvan je de cel wil ingekleurd zien. Het celadres moet ABSOLUUT verwezen zijn (met $ tekens) EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 23 VAN 24

24 5 QUICK ANALYSIS - SNELLE ANALYSE VIA SNELLE ANALYSE KRIJGEN WE VAN EXCEL EEN AANTAL GEREEDSCHAPPEN AANGEREIKT OM GEGEVENS TE ANALYSEREN ZONDER DAT WE DAARVOOR NAAR HET LINT MOETEN GAAN Maak een selectie van een aantal getallen, ik deed dit op werkblad tijdlijnen. 1: maak een selectie van getallen 2: klik op het icoontje snelle analyse. 3: kies formatting of maak een andere keuze 4: ga met de muisaanwijzer over de mogelijkheden en zie hoe in de geselecteerde gegevens je een voorvertoning krijgt. Klik daarna op een item om je keuze te bevestigen. EXCEL 2016 OEFENING VOORWAARDELIJKE OPMAAK EN VALIDATIE BLZ. 24 VAN 24