Training Operational Excellence in de zorg

Transcriptie

1 Efficiënt Voorraadbeheer Training Operational Excellence in de zorg Lean en Mean Processen Dynamisch voorraadbeheer en assortimentsanalyse Optimale supply chain infrastructuur Besparingspotentieel bepalen en doelstellingen realiseren Insourcing vs Outsourcing Informatie Technologie Cases en benchmarking Oefeningen op basis van eigen gegevens A Contagious passion for Supply Chain Excellence

2 Name Age Sex Status All information related to the patient condition patologies and other significant data. Observations Uitgangspunten Iedereen die werkzaam is in de zorg ondervindt het dagelijks: zorgprocessen worden complexer en er is een toenemende druk om hogere kwaliteit te leveren. Veiligheid, doelmatigheid, kostenbeheersing en uitzuivering logistieke activiteiten op zorgdepartementen zijn de thema s die daarbij voortdurend onze aandacht opeisen. Eén van de sleutels voor verbetering van kwaliteit en doelmatigheid in brede zin is operational excellence. In de praktijk zijn al fraaie resultaten bereikt door het verbeteren van de supply chain van zorgprocessen en het managen van vraag en aanbod.we willen je graag laten kennismaken met aansprekende praktijkvoorbeelden, met de theoretische achtergronden van de supply chain en met de instrumenten die je kunnen ondersteunen bij het verbeteren van de supply chain processen. Voor de scholing hebben we een aantal zeer goede gastdocenten bereid gevonden. Zij staan garant voor boeiende presentaties, maar ook vooral voor het aanreiken van praktisch toepasbare kennis. Tijdens de cursus brengt je het geleerde direct in praktijk waardoor je op een speelse wijze kennis maakt met de principes van (zorg)supply chain management en operational excellence. We laten je graag na afloop van de scholing naar uw organisatie terug gaan met inspiratie om het thema in de eigen organisatie op de kaart te zetten. Kader van de Training De training Operational Excellence in de zorg biedt het kader waarbinnen het vakgebied zich afspeelt. Je herkent niet alleen het belang van optimale processen ondersteund door een juiste organisatie, infrastructuur en informatie technologie maar ook de financiële impact die gerealiseerd kan worden met kundige en vaardige medewerkers op cruciale posities. Praktijkgericht Patient Information Als rode draad door het programma worden cases van de deelnemers zelf gebruikt. Door de eigen cases met de andere deelnemers te behandelen, worden het real life cases, waarin de deelnemer zich gesteund weet door de ervaring van anderen. De inbreng van anderen in je eigen case levert praktische tips op. Andermans cases kun je als buitenstaander makkelijker rationeel analyseren. Hierdoor is het geen training met hypothetische voorbeelden, maar een programma met direct toepasbare ervaringen. Bovendien wordt elk onderwerp nog eens toegelicht aan de hand van een vergelijkbare case. Je leert Zelf boven de materie te staan op het gebied van operational excellence De huidige situatie in je eigen omgeving te analyseren Een operationeel plan te maken/hebben over hoe nu verder... (na al de verkregen inzichten en kennis) Het plan intern en extern te verkopen Het plan uit te voeren en te borgen

3 Het resultaat Na het volgen van de training heb je inzicht in de kennis en vaardigheden op het gebied van operational excellence en supply chain binnen de zorg, gebaseerd op de actuele situatie bij je eigen werkgever. Daarnaast krijg je de nodige tools en inzichten aangereikt om de kennis en inzichten verder te ontwikkelen. Je wordt (nog) succesvoller in het werk doordat je hebt ervaren dat het optimaliseren van de supply chain niet zomaar het in kaart brengen van een proces, maar een zaak is van volharding, passie en op authentieke wijze werken aan het (blijven) Patiënt wordt veeleisender verbeteren van het rendement van het ziekenhuis en een antwoord te kunnen bieden aan de steeds veeleisender patiënt. Supply Chain is meer dynamisch Personeelsinzet verandert Operaties staan onder druk Assortimentsbeheer wordt complexer De investering in deze training verdient zich dan ook binnen enkele maanden terug aangezien deelnemers naar huis gaan met een zicht op de eigen situatie en de mogelijke verbeteropportuniteiten. Module 1 Vaardigheden in Lean & Mean Proces Management (1 dag) Wat is Lean Denken en wat betekent Lean in de Zorg Waarom Lean in de Zorg 3 x S: Stabiliseren, Standardiseren en Simplificeren Value Stream Mapping Pull en Kanban Systemen Introductie 5S in een magazijnomgeving en bergingen van verpleegafdelingen Problem Solving Technieken (Spagetti en Visgraat Diagrammen, Proces Flow Mapping) Lean Project Aanpak (Define, Measure, Analyse, Improve, Control) Verschillende Oefeningen Focus op kostenbewustzijn Case: Lean & Mean bij Weishaupt GMBH. Weishaupt behoort wereldwijd tot de marktleiders op het vlak van branders, verwarmings- en condensatiesystemen, zonnetechniek, warmtepompen en gebouwbeheersystemen. Zij hebben ook heel wat installaties in ziekenhuizen. Bij een bezoek aan de productie faciliteiten in Duitsland komen er heel wat van de Lean & Mean principes aan bod zodat nadien de link kan gelegd worden met de zorg. Deze productie site is een toonbeeld van Lean & Mean. Dit bezoek wordt nog verder opgezet tijdens de training op basis van de beschikbaarheid van de deelnemers. Dit bezoek zal dag in beslag nemen (kosten zijn bovenop het inschrijvingsgeld maar zal voor een deel gesponserd worden).

4 Module 2 Vaardigheden in Voorraadbeheer en Aankoopbeheer (2 Dagen) Voorraadbeheer en de link met andere afdelingen binnen de zorg Hoe voorraadbeheer op de kaart zetten binnen de zorginstelling Voorraadbeheer en Key Performance Indicators Bestelmethodieken Concept van veiligheidsvoorraden EOQ bepaling, per artikel en zending In- / uitfaseren Assortimentsbeheer en Leveranciersanalyse: Waar zit geld vast en waar moet het naar toe? Waar zitten risico s? Het effect van differentiëren Optimalisatie van de voorraden: Vakgebied intern op de kaart zetten, Proces borgen, Bedrijfs doelstellingen in relatie tot eigen invloedssfeer Alles wat in de weg staat om doelstellingen te realiseren herkennen, omzeilen en meekrijgen, Budget verdedigen voor verbetertrajecten Hoe ondersteunen op vlak van informatietechnologie Oefening: Hoe is het met onze voorraad gesteld? Lessons learned, volgende stappen en Verbeterplan Case: AZ Jan Portaels Vilvoorde: Begin 2008 werd het Vilvoordse ziekenhuis AZ Jan Portaels geconfronteerd met minder goede financiële resultaten en een schaarste aan zorgpersoneel. Bovendien lagen er ook plannen op tafel om een nieuw ziekenhuis te bouwen. Deze factoren gaven aanleiding tot het grondig herbekijken van de processen en de organisatie, en uiteindelijk tot enkele maatregelen die de efficiëntie moesten verhogen. Het project Archimedes focust op een beter voorraadbeheer, zowel in het centrale magazijn van het ziekenhuis als op de afdelingen zelf. Midden 2010 ging de eerste pilot op afdelingsniveau van start met de implementatie van een KANBAN systeem ondersteund door een decentraal magazijnbeheerssysteem met scanning en een volledige traceerbaarheid. Module 3 Optimale Suppy Chain/Facilitaire Infrastructuur (1 Dag) Analyse van de infrastructuur Lean Processen en optimale infrastructuur Impact van een optimale infrastructuur Optimaal centraal magazijn en interne departementen en bergingen Opslagsystemen en methodieken Introductie 5S in een magazijnomgeving en bergingen van verpleegafdelingen Case: Zie case AZ Jan Portaels Vilvoorde

5 Module 4 Insourcing vs Outsourcing (1 Dag) Waarom outsourcing, outsourcing vs insourcing Verschillende stappen in een outsourcing traject RFI/RFP Beoordelingscriteria Contractmanagement Valkuilen van outsourcing Meten is weten, Prestatieindicatoren Case: Onregelmatige, onaangekondigde en laattijdige aanleveringen van leeninstrumenten aan de CSSD (Central Sterile Supply Department) van het ziekenhuis creëren heel wat problemen op vlak van workload en kwaliteit. STERIMA-VANGUARD ontwikkelde een nieuw geïntegreerd healthcare supply proces dat succesvol werd gelanceerd voor Smith & Nephew, en ongetwijfeld de trend zet voor de toekomstige aanlevering aan ziekenhuizen. De combinatie van medische en logistieke expertise maakt STERIMA-VANGUARD tot de partner bij uitstek voor dit project : gebruikte leensets worden gereprocessed in een state - of - the - art produktie- en opslagomgeving in Kortrijk (Bissegem). De steriele leensets worden samen met de implantaten in procedure based trolleys aangeleverd aan de ziekenhuizen. Elke stap van het proces (reprocessing en logistiek) wordt getraced door middel van aangepaste software. De steriele aanlevering van leensets garandeert een kwaliteitsniveau conform de EN ISO 13485, een hogere efficiëntie en betere patiëntveiligheid. Voor dit project werden STERIMA-VANGUARD en Smith & Nephew genomineerd als finalist voor de Supply Chain Award - LE

6 Module 5 Informatie Technologie (1 Dag) Zorg en ondersteuning door geïntegreerde technologie Implementeren van geïntegreerde software die zich focust op voorraadbeheer, onderhoudsbeheer, inkoop-en leveranciersmanagement en financieel management Optimalisatie van de materialenbehoeftenplanning binnen ERP Optimalisatie van magazijn en bergingen door een magazijnbeheerssysteem Traceerbaarheid, scanning en RFID Workflow management Rapportage Hoe omgaan met de selectie van de juiste ondersteunende technologie Case: Microsoft Dynamics levert een volledige set van krachtige applicaties en technologie voor healthcare organisaties. Gebouwd op geïntegreerde oplossingen, Microsoft Dynamics wordt gebruikt door veel bedrijven en organisaties over heel de wereld inbegrepen een heleboel ziekenhuizen en hospitalen. Deze oplossingen helpen organisaties om hun financiële posities en bedrijfsprocessen te verbeteren en in het leveren van een meer kosten bewust healthcare. Deze oplossingen en applicaties kunnen op een vlugge en efficiënte manier worden geïmplementeerd zonder al te veel bijkomende ontwikkelingen en langdurige projecten. Microsoft Dynamics werkt samen met implementatie partners die ook de sector kennen zodat hun kennis kan gecombineerd kan worden met de kennis van de healthcare organisaties. In deze case brengen wij een bezoek aan GZA Antwerpen waar de CIO ons zal uitleggen hoe Microsoft met partner Real Dolmen deze oplossing heeft geïmplementeerd.

7 Module 6 Lessons Learned en Plan van Aanpak (1 Dag) Bespreking van de oefeningen Open discussie van de behandelde topics, lessons learned en topics verder aangebracht door de deelnemers tijdens de verschillende modules Opmaak van een verbeter en actieplanplan en volgende stappen Afsluiting: Deze training zal worden afgesloten met een informeel event. Al de deelnemers inclusief de docenten kunnen op een informele manier ervaringen en informatie verder bespreken en uitwisselen tijdens een Culinaire Wandeling in Antwerpen. Doelgroep Tot nu toe bestond er geen passende training die aansluit op de dagelijkse praktijk. De opleiding is bestemd voor professionals die betrokken zijn bij de (her)inrichting van zorglogistieke, operationele en supply chain processen zoals facilitaire directeurs, logistieke managers, verantwoordelijke aankoop, stafmedewerkers, project managers, verantwoordelijke magazijn, IT managers... Duur van de training In een periode van 4 maanden neem je deel aan 7 lesdagen van 8 uur inclusief de cases zoals vermeld in de verschillende modules (exclusief reistijden). Voor sommige modules zal een voorbereiding worden gevraagd. De case Weishaupt in de module Lean & Mean Proces Management zal afzonderlijk worden georganiseerd en het staat de deelnemers vrij om hieraan deel te nemen.

8 Docenten Voor deze training zullen verschillende docenten hun medewerking verlenen waar de focus op pragmatisme, toepasbaarheid en haalbaarheid zal komen te liggen. Heel de training wordt gefaciliteerd door Xeleos Health Care Solutions die hun ervaringen opgedaan tijdens projecten zullen meenemen in de verschillende modules. Deze training wordt ook gefaciliteerd door PICS Belgium zodat deelnemers nadien een deelnemersbewijs ontvangen. Indien gewenst kan de deelnemer nadien het certificaat Zorg Operational Excellence behalen dat georganiseerd zal worden door PICS. De PICS certificatie behelst een case binnen de werk omgeving van de kandidaat met een toegevoegde waarde voor de organisatie. Aan het einde van de training moet de kandidaat zijn onderwerp mededelen en er zal een een gespecialiseerde coach worden toegewezen voor verdere begeleiding bij het uitwerken van de case. Na verloop van tijd volgt een presentatie voor een jury die een beoordeling zal maken voor het al dan niet verlenen van het certificaat. Deze certificatie staat los van deze training en zit niet inbegrepen in de prijs. Dit alles zal ook worden toegelicht bij het begin van de training. Over Xeleos Health Care Solutions Xeleos Health Care Solutions helpt zorginstellingen om duurzame resultaten te bereiken in het bereiken van Supply Chain Excellence in de brede zin van het woord. Wij leveren niet alleen advies maar nemen nadien ook de verantwoordelijkheid in de implementatie in de vorm van coaching en projectmanagement. Samen met haar klanten implementeert Xeleos Health Care Solutions de beste pragmatische oplossingen met meetbare resultaten. Xeleos Health Care Solutions werd samen met AZ Jan Portaels genomineerd voor de Supply Chain Award 2010 met een project rond operational excellence. Xeleos Health Care Solutions is een divisie van Xeleos Consulting en is Qfor gecertifieerd. Over PICS Belgium PICS is de Belgische Vereniging voor Professionals binnen de Supply Chain. Het is een kenniscentrum, waarvan de belangrijkste doestelling is managers, actief in planning, aankoop, productie, voorraadbeheer en distributie, de mogelijkheid bieden om hun logistieke kennis en vaardigheden te verbeteren. Zo worden zij succesvolle logistieke professionelen, die een belangrijke meerwaarde leveren aan de bedrijven waarvoor zij werken. PICS is de ontmoetingsplaats waar alle kennis over integrale logistiek en supply chain management wordt uitgewisseld tussen professionelen actief in de logistiek. PICS organiseert heel wat trainingen en is hiervoor Qfor gecertifieerd.(

9 Praktische Info De cursus zal doorgaan van uur. De planning voor de komende sessies kan gevonden worden op > Events en zal starten in maart Plaats: In samenspraak met de deelnemers willen wij de training organiseren in de ziekenhuizen van de deelnemers. De plaats kan ook afhangen van de locatie van elke case vermeld in het programma. Indien dit na overleg niet mogelijk is zal de training worden gegeven op een centrale locatie. Voor de catering zullen de ziekenhuizen vergoed worden. Het maximum aantal deelnemers is beperkt tot 10 deelnemers per training zodat de interactie tijdens de training verzekerd wordt. Prijs van de training: 2850 euro(exclusief BTW). Wat is hierin inbegrepen? -Lunch en versnaperingen -Het lesmateriaal en presentaties -Culinaire Wandeling als afsluiting van het event De verplaatsingen die moeten gedaan worden voor de cases gebeuren met eigen vervoer maar er zal onderling met de deelnemers worden afgesproken om zoveel mogelijk gezamelijk te rijden. De verplaatsing en de eventueel bijhorende kosten die niet gesponserd kunnen worden voor de trip naar Duitsland wordt in het begin van de training besproken met al de deelnemers. Registratie kan via mail naar Gelieve volgende elementen te vermelden: zorginstelling, voornaam & naam, functie, bedrijfsadres, telefoonnummer, GSM-nummer, adres, BTW-nummer en eventueel PO-nummer (indien van toepassing). Vervanging en annulatie Een deelnemer kan altijd vervangen worden door iemand anders uit het ziekenhuis tot 1 week voor de start van de training. Annulatie is enkel schriftelijk mogelijk 2 weken voor de aanvang van de training. Na dit tijdstip is de volledige factuur verschuldigd. Xeleos Health Care Solutions en PICS Belgium reserveert zich het recht om de cursus te annuleren of uit te stellen indien er onvoldoende deelnemers zouden zijn. Organisatie Training Xeleos Health Care Solutions Excelsiorlaan 11/ Zaventem Tel: info@xeleos.com ww.xeleoshealthcare.com