FAVV -AFSCA AC- Kruidtuin - FSC Kruidtuinlaan Brussel / Bruxelles. Voorlopig verslag van infosessie bestek FAVV_DGLABO_CPM_2014 (14/08/2013)

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1 FAVV -AFSCA AC- Kruidtuin - FSC Kruidtuinlaan Brussel / Bruxelles Voorlopig verslag van infosessie bestek FAVV_DGLABO_CPM_2014 (14/08/2013) Rapport provisoire de la session d information Cahier spécial des charges «FAVV_DGLABO_CPM_2014» (14/08/2013) Locatie / Lieu: Begin / Début: Einde / Fin: Voorzitter/ Président : FSC Bruxelles 8 e étage 10h00 11h20 Geert De Poorter, In bijlage een overzicht van de vragen / antwoorden met betrekking tot het bestek FAVV_DGLABO_CPM_2014. In dit voorlopig verslag zijn de vragen /antwoorden opgenomen in de taal van de vraagsteller. Een volledig tweetalige rapport volgt En annexe un aperçu des questions / réponses relative au cahier spécial des charges FAVV_DGLABO_CPM_2014. Ce rapport provisoire reprends les questions / réponses dans la langue de la personne qui a posé la question. Un rapport bilingue suivra. 1/21

2 1 WIV/ISP, Patrick MAHY 1. Serait il possible de confirmer la date de soumission? a. Est ce le 12 ou le 13 septembre? Ouverture des offres le 13 septembre à 10 h comme mentionné dans le cahier spécial des charges à la page 7/24 2 WIV/ISP, Patrick MAHY 2. Serait il possible de confirmer la durée du marché? a. Durée d un an ou d un an et demi (dans l article 1.1 Cautionnement, il est fait référence à une période d un an et demi) or l article 3 ne prévoit qu une période d un an, sans prolongement On doit faire une distinction entre la durée du marché et la durée des livraisons sous le marché. La durée du marché est en effet une année, la durée des livraisons des services/prestations sous le marché s'étale jusque fin avril WIV/ISP, Patrick MAHY 3. Quelle est la date de début du marché? a. Dans l offre, il est fait mention du b. Dans le bulletin d adjudication, il est fait mention du WIV/ISP, Patrick MAHY 4. Soumissionnaire a. Il est prévu un seul soumissionnaire par offre b. Qu en est il des NRL? i. Ex : le NRL OGM est réparti entre 3 entités. Doivent elles postuler indépendamment du NRL ou postuler avec leur institution de tutelle ou peuvent elles se présenter ensemble, sous une forme de consortium? ii. Un association momentanée est elle envisageable? L offre ne le prévoit pas 5 WIV/ISP, Patrick MAHY 5. L offre du soumissionnaire doit comporter un ensemble d information (coût de l analyse la plus chère, réalisation la plus longue, le scope le marché débute le 1 octobre Les exécutions des services commencent le 01/01/2014. C'est aussi mentionné comme cela dans le bulletin d'adjudication. En effet une seule offre par soumissionnaire. Dans le cadre de ce marché, les NRL's sont considérés comme les autres laboratoires, c'est à dire qu il n'y pas de règles d'exception pour les NRL's. Comme décrit dans le cahier des charges, les NRL s auront dans le courant de l'année des échantillons dans le cadre de leurs compétences comme c'est prévu dans les conventions ou le marché NRL CHIMIE. les soumissionnaires ont le libre choix de postuler comme consortium, mais le pouvoir adjudicateur attire l'attention sur le fait que par entité juridique une seule offre peut être soumise. Pour l'isp cela veut dire que une seule offre peut parvenir à l'afsca pour l'ensemble de WIV OGM, WIV MICRO, WIV PEST et WIV REST. Dans la première phase, c'est à dire l'accord cadre, le soumissionnaire doit rentrer une offre qui comporte : Formulaire d offre 2/21

3 d accréditation, le scope d agrément et son intention de ramasser les échantillons à Melle ou Gembloux) a. Lors de l attribution, les mêmes informations sont redemandées plus l ensemble des paramètres (LOD.LOQ )et la technique envisagée b. Lors de la procédure de l accord cadre, les mêmes informations sont à nouveau demandées plus le prix forfaitaire en toutes lettres hors tva? le taux de TVA, plus la qualité du signataire, plus le n de la Bque Carrefour. i. Est ce correct? ii. Faut il répéter ces informations à chaque étape? Document contenant : o délai de réalisation la plus longue, o ramassage des échantillons oui ou non au centre de dispatching de Melle et/ou Gembloux scope d'accréditation (certificat, l annexe technique + contenu du scope flexible), scope agrément, déclaration concernant le chiffre d affaire les statuts du soumissionnaire la preuve que le labo est agréé conformément l Arrêté royal du 3août 2012 relatif à l agrément des laboratoires qui effectuent des analyses en rapport avec la sécurité de la chaîne alimentaire Sur base de ces données l'afsca fera un accordcadre avec tous les soumissionnaires qui ont remis une offre régulière et correcte. Par après, durant les marchés sous l'accord cadre, les données nécessaires devront être encodées dans LABNET, un résumé devra être imprimé (format imposé par l'afsca) et signé par quelqu'un qui a l'autorité de signer les offres. Si la signature est d une personne différente de celle qui a signé pour le contrat cadre, la qualité de la signature devra être prouvée. 3/21

4 6 WIV/ISP, Patrick MAHY 6. Les NRL introduisent aussi une soumission (via leur institution de tutelle OUI NON?) et qu en est il des 10% de contrôle Les NRL s ont le libre choix d'introduire ou non une offre. L'AFSCA n'a jamais dit 10%, mais elle a dit 10% avec un maximum de 100. Ces échantillons seront prévus même si le NRL ne participe pas au marché. Pour rappel : les prix remis par après durant les marchés sous le contrat cadre doivent être les mêmes que remis durant l'offre LNR CHIMIE pour les NRL's CHIMIE. 7 WIV/ISP, Patrick MAHY 7. Qu en est il des analyses dans le cadre NOE, estce que ces analyses font ou ne font pas partie du contrat cadre? Les analyses NOE sont des analyses hors programme de contrôle, et ne font pas l objet du marché, puisqu elles ne sont pas prévues 8 WIV/ISP, Patrick MAHY 8. Les prix sont remis hors TVA qui n est pas C est la décision du pouvoir adjudicateur récupérable pour une institution fédérale, ceci par rapport à un laboratoire privé. Ceci nous défavorise. 9 WIV/ISP, Patrick MAHY 9. Qu entend on par lot? Comme expliqué dans le cahier de charge : le contrat cadre comporte deux lots : 1 lot Melle et 1 lot Gembloux. Le prix remis dans le cadre du contratcadre doit être le même pour les deux lots. On s'inscrit d'office pour les deux lots, mais cela ne veut pas dire qu'un labo, dans le cadre du contrat cadre est obligé de ramasser les échantillons aux deux centres de dispatching. Dans la formule d'attribution l' AFSCA calculera un score par lot. Le même modus operandi sera utilisé dans les marchés sous le contrat cadre. 10 WIV/ISP, Patrick MAHY 10. Les informations de type une ligne par plan d analyse correspondent elles bien à : Nom analyse/description = Libellé dans LabNet Prix Les informations de type une ligne par plan d'analyse seront disponibles dans LABNET comme chaque année, mais il est clair que c'est plus exhaustif que la liste reprise dans la question. Comme prévu dans le cahier spécial des charges, un récapitulatif restreint 4/21

5 Unitaire Délai de réalisation Accréditation Iso de l'encodage doit être signé par le soumissionnaire par marché sous le contrat cadre (i.e. 11 CRA, Gilbert BERBEN 1) Selon le chapitre 2 (Objet du marché), la procédure se déroule en deux étapes, l une selon un appel d offre ouvert (pour fixer l accord cadre) et l autre selon une procédure négociée sans publicité (pour les propositions finales). L articulation précise entre les deux étapes n est pas toujours claire. Un soumissionnaire peut il sur base de son offre être exclu d office pour certaines lignes du programme mais pas d autres suite à la première étape de la procédure? Un soumissionnaire peut il renseigner moins de lignes du plan dans sa proposition finale que ce qu il avait repris dans sa réponse à l appel d offre ouvert même si ces lignes n ont pas été exclues au terme de la première évaluation? 12 CRA, Gilbert BERBEN 2) Point : d après ce paragraphe même une offre électronique requiert de glisser des documents dans l enveloppe, de quels documents s agit il? 13 CRA, Gilbert BERBEN 3) Chapitre 8 définition du paramètre délai de réalisation dans Labnet : le début des explications est clair, le délai ne prend pas en compte les analyses de confirmation ou les analyses supplémentaires. Toutefois la dernière partie que détaille le morceau de phrase «sauf dans le premier cas où un premier résultat potentiellement non conforme doit être confirmé Le but du contrat cadre est de pouvoir avoir une liste de laboratoires, aucun détail sur le type d'analyse n est demandé. Une fois que le contrat cadre est clôturé avec les soumissionnaires retenus, chaque soumissionnaire a la liberté de répondre oui ou non au marché sous le contrat cadre dans la deuxième phase. il est marqué offre NON introduite par moyen électronique au point Afin de clarifier des choses un erratum sera publié : Après «sauf dans le cas ci après», le paragraphe suivant, sera modifié en : «Si des laboratoires s'inscrivent avec une technique d'analyse qui n'est pas expressément utilisée uniquement à des fins de screening, et si des dispositions légales exigent qu'un premier résultat 5/21

6 au moyen d une deuxième analyse» rend tout confus car cela contredit ce qui précède. Pourriezvous clarifier? potentiellement non conforme obtenu par une telle technique nécessite confirmation au moyen d'une deuxième analyse indépendante (p.ex. analyse de dioxines et PCB de type dioxine, analyse de résidus de pesticides), cette deuxième analyse n'est pas considérée comme une analyse supplémentaire, et la réalisation de cette deuxième analyse est déjà prise en compte dans le prix unitaire indiqué» et la reste de la phrase sera supprimé : C'est à dire qu on enlève : «et doit également se faire dans le délai de réalisation indiqué.» 14 CRA, Gilbert BERBEN 4) Chapitre 10 point 10.1 notion de prix forfaitaire de l analyse la plus coûteuse. Qu entend on par là. S agit il du prix maximal atteint sur un échantillon ou du prix d une analyse Par suite : 1/ Si les dispositions légales exigent qu il faut une deuxième analyse de confirmation, afin de pouvoir considérer un résultat non conforme, le labo dispose d un temps de surplus pour réaliser cette deuxième analyse de confirmation. 2/ Si le labo s inscrit avec une technique d'analyse qui n'est pas expressément utilisée uniquement à des fins de screening, l offre est considéré d inclure toute les étapes éventuelles pour rendre un résultat final. Et évidemment, le rapportage de ce résultat final doit se faire dans le délais de réalisation indiqués dans l offre. Si on regarde le cahier des charges il est clairement noté à la page 10/24 : «Dans la deuxième phase, à savoir la procédure d'attribution par ligne du plan d'analyses sur base de 6/21

7 qu il est possible de faire éventuellement en diverses modalités sur l échantillon. Pour mieux concrétiser les choses je prends comme exemple la quantification des OGM. On peut fixer un prix (et même un prix maximal si nécessaire pour ce genre d analyse) mais plusieurs quantifications d événements transgéniques différents sont possibles sur un échantillon sans que l on sache à l avance combien il y en aura. Fixer un prix maximal de l échantillon ne paraît donc pas possible. Il semble donc logique que le prix maximal concerne un type d analyse mais cela n est il alors pas contradictoire avec la notion de prix unitaire le plus avantageux dont il est question au point 11.1? 15 CRA, Gilbert BERBEN 5) Chapitre 11 point 11.1 notion de révision de prix autorisée ou imposée. Cette partie du point 11.1 est en gras. Faut il insérer une mention spéciale dans l offre (laquelle?) pour qu il soit clair que l on prend bien en compte la disposition à laquelle il est fait allusion? 16 CRA, Gilbert BERBEN Point ce point consiste en deux paragraphes qui sont à mon avis incompatibles. N y a t il pas une des deux formulations (apparemment la seconde) qui aurait dû être l'accord cadre conclu, le soumissionnaire doit alors indiquer dans l'application son prix unitaire le plus avantageux hors TVA par échantillon à analyser, tous coûts compris, à l'exception des analyses supplémentaires éventuelles qui devront être réalisées à la demande du pouvoir organisateur dans le cadre d'un premier résultat suspect ou non conforme, sauf dans le cas ci après.» Si on prend cela en compte, cela veut dire que le prix que l'afsca demande doit être un prix qui couvre la première analyse sans analyse de surplus. Apparemment le mot "ne" est tombé dans la version française. Un errata sera dressé. La phrase correcte est : «Les prix unitaires forfaitaires mentionnés par le participant dans son offre finale ne peuvent être plus élevés que les prix unitaires mentionnés par lui dans son offre introduite dans le cadre de l'accord cadre, majorés ou diminués suite aux révisions de prix autorisées ou imposées. Les offres finales qui ne répondent pas à cette disposition ne seront pas prises en considération pour l'attribution des marchés.» C'est correct dans le cahier spécial des charges : le premier paragraphe reprend toutes les activités du soumissionnaire, le paragraphe 2, les activités en relation avec le marché 7/21

8 retirée? 17 CRA, Gilbert BERBEN 7) Point critères d attribution centre de dispatching. Est il logique de prendre en compte un tel critère dans la mesure où l attribution se fait par ligne du plan (avec une évaluation par centre de dispatching), elle même subdivisée en deux lots où le ramassage peut se faire. Intégrer un tel critère n implique t il pas que les lots sont interdépendants? Dans la mesure où l évaluation se fait par centre de dispatching (cfr chapitre 8) n aurait il pas fallu inverser les scores de 0 et 1, ce qui donne «0» pour dans l autre centre de dispatching et «1» pour l autre phrase qui pour autant que je comprenne bien ce que l on veut dire concerne plutôt le fait que le soumissionnaire se limite à ramasser les échantillons au centre de dispatching pour lequel on fait l évaluation. Le libellé des phrases donnant ce score devrait être explicité car il ne semble pas bien formulé. Voir question 9. Par ligne du programme d analyse deux lots sont définis : un lot pour le ramassage au centre de dispatching de Melle et un pour le ramassage au centre de dispatching de Gembloux. Une évaluation par lot est effectuée, ce qui implique que les deux lots peuvent être attribués à des laboratoires différents. Si le soumissionnaire reçoit un score de «1» relatif au critère «dispatching» pour un certain lot, cela implique qu il ne va pas chercher des échantillons dans le centre de dispatching concerné, et que l AFSCA via des moyens de transports internes, perd un jour pour transporter l échantillon vers l autre centre de dispatching. Cette perte de temps est prise en compte en augmentant, dans le calcul de S i, le délai maximal de rapportage de «1» jour. (dans la formule on prend la somme du délai maximal et le score pour le centre de dispatching). 18 CRA, Gilbert BERBEN 8) Délai de réalisation dans les critères d attribution au point rubrique 4 : la formule du délai de réalisation corrigé. Pour autant que je comprenne bien le principe (tout Il faut remarquer que les frais de transports internes sont également pris en considération dans le calcul de S i : dans la formule le prix unitaire introduit par le labo est augmenté de 20.(voir ) Voir la réponse de la question précédente : Comme l évaluation se fait par lot, uniquement le score S i relatif au lot pour lequel le labo ne va pas 8/21

9 dépend des réponses à la question précédente), l idée est de grever d un jour le délai corrigé si l AFSCA doit procéder au transfert d un échantillon d un centre de dispatching à l autre. Toutefois par cette façon de faire on considère que tous les échantillons sont à transférer. N aurait il pas fallu prendre en compte un coefficient de correction par ligne qui tient compte de la fréquence relative de ces échantillons dans l un ou l autre centre de dispatching? chercher d échantillon dans le centre de dispatching concerné sera impacté. 19 CRA, Gilbert BERBEN 9) Point cotation finale. Comment associe ton la valeur de Si qui est obtenue par un soumissionnaire pour une ligne du plan (et pour un ou pour les deux centres de dispatching, cela n est pas clair puisque l évaluation se fait par centre de dispatching) et la phrase qui suit qu un accord cadre est conclu avec tous les soumissionnaires qui satisfont à toutes les spécifications et critères dans le CSC? 20 CRA, Gilbert BERBEN 10) Point cotation finale. a) Comment faut il interpréter la partie de phrase «et ce pour chaque lot», est ce parce que l évaluation se fait par ligne du plan et qu il faut le meilleur Si dans chaque lot pour la ligne du plan considérée? b) La valeur Si est elle déterminée par lot uniquement ou aussi par centre de dispatching si l on tient compte de ce que signale le chapitre 8? Het is een wettelijk vereiste dat de gunningscriteria die gebruikt worden voor de opdrachten onder de raamovereenkomst identiek zijn aan degene voor het opmaken van de raamovereenkomst. Légalement, les critères d attribution appliqués pour les marchés sous l accord cadre doivent être identiques à ceux appliqués pour établir l accordcadre même. a) Deux lots sont définis par ligne du programme d analyse: un lot pour le ramassage au centre de dispatching de Melle et un pour le ramassage au centre de dispatching de Gembloux. L évaluation se fait par lot, c'est à dire, par centre de dispatching. Ce qui implique que par lot, un score S i est calculé. 9/21

10 Comment tout cela est il pris en compte pour désigner le soumissionnaire? b) Voir (a) c) Que se passe t il si des valeurs Si maximales identiques sont obtenues par plusieurs soumissionnaires pour une ligne du plan (les lignes du plan sont indépendantes les unes des autres selon le chapitre 8)? 21 CRA, Gilbert BERBEN 11) Chapitre 16 point 16.3 Un consortium de laboratoires peut il soumettre une offre (tout en respectant la disposition comme quoi un laboratoire donné ne peut soumissionner qu une fois pour un lot selon ce que stipule le point 6.1.1)? 22. CRA, Gilbert BERBEN 12) Pourquoi le formulaire d offre comprend il la phrase «Ce prix est d application pour les deux lots.» puisqu on est autorisé à ne faire une offre que pour un des deux lots par ligne de plan? Je présume que c est parce que si l on soumet une offre pour les deux lots on est obligé de remettre le même prix par ligne de plan pour les deux lots concernés mais cela pourrait faire croire que l on est obligé de soumettre une offre pour les deux lots par ligne de plan alors que ce n est pas le cas. c) Si des valeurs maximales identiques sont obtenues pour plusieurs soumissionnaires, le pouvoir adjudicateur prendra contact avec eux pour une nouvelle offre et évaluera à nouveau les offres. Si par après il y a à nouveau 2 mêmes prix, le tirage ou sort déterminera le gagnant (comme prévu pour les appels d offres dans le AR du 15 juillet 2011 art. 101) Voir réponse à la question numéro 4 Par définition le soumissionnaire introduit un offre par marché, c'est à dire, pour les deux lots (centres de dispatching) qui correspondent à cette ligne du programme d analyse. Le labo ne peut pas appliquer des prix différents pour des échantillons venant de centres de dispatching différents. 10/21

11 23 Institut Ernest Malvoz, Sophie MICHOTTE Dans le paragraphe Critères de sélection relatifs aux moyens financiers, qu entendez vous par les «activités se rapportant directement aux fournitures» et ayant un chiffre d affaires total au moins égal à , et par les «activités directement liées aux fournitures/services» et ayant un chiffre d affaires total au moins égal à Le chiffre d affaire total doit être de Euro toute activité confondue, cela veut dire que si votre société fait d autres choses que des analyses, on peut aussi le prendre en compte. Activités directement liées : le chiffre d affaire en relation avec les activités de laboratoire d analyse, sans être restrictif vers les analyses AFSCA. Si vous avez d autre clients, le chiffre d affaire que vous avez chez eux peut aussi être pris en considération. 24 Institut Ernest Malvoz, Sophie MICHOTTE 25 Institut Ernest Malvoz, Sophie MICHOTTE Les paramètres repris dans le chiffre d affaires doivent ils également être agréés ou peut on reprendre l ensemble des analyses (effectuer par les soumissionnaire) liées au secteur agroalimentaire. Dans l éventualité où un soumissionnaire serait repris parmi les entreprises de l accord cadre, le laboratoire pourrait il voir sa consultation modifiée avec l extension de l agrément? Ou d autre part, ce critère peut il être considéré dans l offre? L ensemble des analyses L idée de l AFSCA est de clôturer le contrat cadre avec tous les soumissionnaires qui rentrent dans les critères de sélections et dont l offre est formellement régulière (c est à dire que tous les documents et les info s demandés sont repris avec l offre). l Agence fait le contrat cadre avec les laboratoires agréés dans sa globalité, sans restriction sur la portée de l agrément vis à vis des matrices/paramètres. Pour l évaluation des conventions sous le contratcadre, on tiendra compte du scope d agrément (voir pondération dans les critères d attribution), mais on n exclu pas d office les labos qui ne sont pas agréés pour un certains paramètres/matrices. Si on regarde le cahier spécial des charges il n y a pas de critères d exclusion (exceptés les critères officiels en relation avec l INASTI, TVA, fraude,..) sous les 11/21

12 critères d attribution et aussi pas de limite sur le nombre de soumissionnaires que l Agence prendra en compte. 26 Institut Ernest Malvoz, Sophie MICHOTTE 27 Lavetan, Jan ROBRECHTS CODA, Pierre KERKHOFS SGS, Stefanie HEYVAERT Le prix unitaire le plus avantageux de l offre de l accord cadre peut donc être un paramètre non agréé? Wanneer worden de parameters van deze tender bekend gemaakt? 28 NOFALAB, Marcel BRUGGEMAN Is het mogelijk om grote hoeveelheden monsters van te voren aan te bieden. Dit heeft als voordeel om te bepalen of het voor ons zin heeft om de monsters op te komen halen (nu rijden wij voor 1 monster naar het dispatchingcentrum). Oui. De parameter/matrix combinaties worden bekendgemaakt in de tweede fase, i.e. de gunningsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking. Verwacht mag worden dat deze gunningsprocedures starten in de tweede helft van november Monsters worden in onze dispatchingcentra aangeboden nadat deze door onze collega s van de inspectiediensten genomen worden. Deze inspectiediensten plannen geheel autonoom de monsternames die gespreid worden over de relevante periode van het jaar, en het hele Belgische grondgebied. Het is dus inderdaad weinig waarschijnlijk dat monsters binnen één onderhandse gunningsprocedure (één analyseprogrammalijn), of binnen een lot (naargelang monsters genomen in het kader van een controleprogrammalijn worden aangeboden via het dispatchingcentrum van Melle, of dat van Gembloux), allen tezamen in het dispatchingcentrum toekomen. Naargelang er meerdere gunningsprocedures 12/21

13 29 SGS, Stefanie HEYVAERT Dient het offerteformulier per parameter te worden ingediend? worden toegewezen, stijgt natuurlijk de kans dat er per rit een aantrekkelijk aantal monsters kan worden opgepikt. In het kader van de raamovereenkomst mag slechts één offerteformulier, vergezeld van de nodige bijlagen, ingediend worden. Indien meerdere offertes ingediend worden zal dit leiden tot uitsluiting wegens onregelmatigheid conform artikel 54 2 van het KB van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. 30 SGS, Stefanie HEYVAERT In bestek staat dat de uitvoeren van een tweede onafhankelijke analyse binnen de in de offerte opgegeven doorlooptijd dient te gebeuren. Het bestek leest hierover als volgt (p.10): In de twee fase, i.e. de gunningsprocedure per analyseplanlijn op basis van de gesloten raamovereenkomst, moet de inschrijver dan in de applicatie zijn meest gunstige eenheidsprijs exclusief BTW opgeven per te analyseren monster, waarbij alle kosten inbegrepen zijn, met uitzondering van de mogelijke bijkomende analyses die op vraag van de aanbestedende overheid verder moeten worden uitgevoerd in het kader van een verdacht of niet conform eerste resultaat, tenzij in onderstaand geval. Indien laboratoria inschrijven met een analysetechniek die niet uitdrukkelijk alleen voor Zie vraag 13: Een erratum zal gepubliceerd worden, waaruit blijkt dat de laboratoria in dergelijk geval extra tijd hebben om in de tweede onafhankelijke analyse uit te voeren. 13/21

14 screeningsdoeleinden gebruikt wordt, en indien wettelijke bepalingen vereisen dat een eerste potentieel niet conform resultaat bekomen met een dergelijke techniek bevestiging behoeft door middel van een tweede, onafhankelijke analyse (e.g. analyse van dioxines en dioxine achtige PCB s, analyse van pesticidenresidu s), dan wordt deze tweede analyse niet als een bijkomende analyse beschouwd, en zit het uitvoeren van deze tweede analyse reeds verrekend in de opgegeven eenheidsprijs en dient zij ook te gebeuren binnen de opgeven doorlooptijd. Wij hebben hierbij de opmerking dat de standaard doorlooptijd in dit geval langer dan voorheen dient te worden omdat anders er niet voldoende tijd is om deze tweede onafhankelijke analyse uit te voeren, indien nodig. Is het mogelijk om de eis te herbekijken, omdat dit mogelijks nadelig kan zijn voor zowel het FAVV als de uitvoerende labo s? 31 SGS, Stefanie HEYVAERT Dienen er bewijsstukken voor de uitsluitingcriteria en criterium inzake bekwaamheid ingediend te worden of worden deze zelf door het FAVV opgevraagd? 32 SGS, Stefanie HEYVAERT Dient de verklaring inzake de gerealiseerde totale omzet tijdens de laatste drie boekjaren te zijn voor SGS Belgium NV of specifiek per labo deelnemend de bewijsstukken met betrekking tot de uitsluitingscriteria zullen opgevraagd worden aan alle geselecteerde kandidaten. Indien deze direct meegestuurd worden is dit ook geen probleem. Voor de criteria inzake bekwaamheid moeten de bewijzen wel bezorgd worden bij de inschrijving. Zie ook antwoord op vraag 5 en vraag 37. Het betreft de omzet die door de juridische entiteit van de inschrijver werd geboekt, zonder onderscheid van activiteit of (laboratorium)site die aan de basis 14/21

15 labo van SGS Belgium NV? liggen van de genereerde omzet. 33 FYTOLAB, Sofie DEVACHT Op pagina 11 van het bestek wordt volgende geciteerd: De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om met het oog op het operationeel houden van voldoende analysecapaciteit, of in het kader van mogelijke crisissen te beslissen om voor bepaalde analyseplanlijnen de overeenkomst toe te wijzen aan meerdere indieners, waarbij een billijke verdeling gedurende het jaar zal uitgewerkt worden. Indien de aanbestedende overheid dit wil toepassen zal dit beschreven zijn in de gunningsbeslissing voor deze overeenkomst Dit zal weergegeven worden in gunningsbeslissing die voor aanvang van de toewijzing wordt gecommuniceerd. Krijgen de labo s die voor bijvoorbeeld pesticide analyse in aanmerking komen hieromtrent op voorhand duidelijkheid. 34 FYTOLAB, Sofie DEVACHT Één van de gunningscriteria is de quotatie van de maximum prijs. Hoe bepalen we dit als labo aangezien we onze prijzen plaatsen in functie van de matrix en de gevraagde methoden? Zie ook vraag 11: In het kader van de raamovereenkomst dient één forfaitaire prijs te worden meegedeeld, voor het uitvoeren van de duurste analyse die op een monster kan worden voorzien. In het kader van de eindoffertes voor elke gunningsprocedure per analyseplanlijn, dient de meest gunstige eenheidsprijs gecommuniceerd te worden. Op dat moment is het laboratorium via de LABNET applicatie op de hoogte van de betreffende matrix en parameters waarvoor analyse gevraagd wordt. Op basis van deze gegevens kan het laboratorium een passende eenheidsprijs bepalen. 15/21

16 35 FYTOLAB, Sofie DEVACHT Op pagina 14 van het bestek wordt volgende geciteerd: De forfaitaire eenheidsprijzen die door de deelnemer in zijn eindofferte worden vermeld mogen niet hoger bedragen dan de eenheidsprijzen door hem vermeld in zijn offerte ingediend in het raam van de raamovereenkomst, verhoogd of verlaagd ingevolge de toegestane of opgelegde prijsherzieningen. Eindoffertes die niet beantwoorden aan deze bepaling zullen niet in aanmerking komen voor de gunning van de opdrachten. Zou u dit even kunnen verduidelijken? De voorwaarden voor herziening van de prijs vermeld in de kaderovereenkomst zijn aangegeven in 11.2: alleen wanneer de algemene index van de consumentenprijzen tijdens de duur van de van de overeenkomst met meer van 5% toeneemt, zal de forfaitaire prijs van de raamovereenkomst aangepast kunnen worden. De meest gunstige prijs, gecommuniceerd in het kader van de gunningsprocedure per analyseplanlijn, mag deze (al dan niet herziene) forfaitaire prijs van de kaderovereenkomst niet overschrijden. 36 FYTOLAB, Sofie DEVACHT Naar documenten toe voor de selectiecriteria, gunningscriteria en andere. Moet een bepaalde template gevolgd worden? De offerte dient bij voorkeur te worden opgesteld volgens het offerteformulier dat bij het bestek was gevoegd. Voor de bijlagen aan het offerteformulier zijn geen templates voorzien. 37 ILVO T&V, Sigrid OOGHE Is het mogelijk om op de infosessie nog eens een éénduidige opsomming te maken van alle documenten die in bijlage bij het offerteformulier dienen ingediend te worden? Het offerteformulier Document met de volgende informatie: a) De langste doorlooptijd; b) de keuze van het dispatchingcentrum De accreditatiescope (certificaat en technische bijlage + inhoud van de flexibele scope) Scope van de erkende analyses (uittreksel 16/21

17 38 ILVO T&V, Sigrid OOGHE Als 1 juridische entiteit bvb ILVO, meerdere erkenningen in zijn bezit heeft ILVO T&V, ILVO PLANT,.. moet er dan een offerte per erkenning ingediend worden of 1 enkele offerte voor de juridische entiteit. LABNET) De statuten van de inschrijver Verklaring inzake de totale omzet gerealiseerd tijdens de laatste 3 boekjaren Bewijs dat laboratorium erkend is conform het KB van 3 augustus 2012 betreffende de erkenning van de laboratoria die analyses uitvoeren in verband met de veiligheid van de voedselketen. Zie vragen 4 en 21: 1 offerte voor de ganse juridische entiteit met verwijzing naar de verschillende erkenningen. Indien meerdere offertes ingediend worden zal dit leiden tot uitsluiting wegens onregelmatigheid conform artikel 54 2 van het KB van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. 39 ILVO Diagnosecentrum voor Planten, Martine MAES binnen de verschillende eenheden van ILVO (Plant en Technologie & Voeding) zijn er erkenningen voor verschillende analysen in uiteenlopende, niet gerelateerde disciplines/opdrachten. a) Wordt de offerte opgemaakt per opdracht (max eenheidsprijs, max doorlooptijd, financiële draagkracht ), zoals bijvoorbeeld voor de analysen plantenziekten en plagen uitgevoerd door het ILVO Plant Diagnosecentrum voor Planten? b) En indien zo, wat met de borgtocht? a) Zie vragen 4, 21 en 38: Één offerte voor de ganse juridische entiteit met verwijzing naar de verschillende erkenningen. Dit op straffe van uisluiting wegens onregelmatigheden. b) Per offerte wordt één forfaitaire borgstelling van 5.000,00 geëist. 17/21

18 40 ILVO Diagnosecentrum voor Planten, Martine MAES doorlooptijd en prijs wordt dus gezet voor een totale analyseprocedure, bevestigingstest inbegrepen, alleen indien die bevestigingstest nodig is om te beslissen over de niet conformiteit van een staal? De doorlooptijd wordt gedefinieerd (p. 10/24) als zijnde het maximaal aantal werkdagen dat een inschrijver nodig heeft om een analyse uit te voeren waarbij het resultaat conform zou zijn. Wat betreft de opgegeven prijs: de inschrijver dient zijn meest gunstige eenheidsprijs exclusief BTW op te geven per te analyseren monster, waarbij alle kosten inbegrepen zijn, met uitzondering van de mogelijke bijkomende analyses die op vraag van de aanbestedende overheid verder moeten worden uitgevoerd in het kader van een verdacht of niet conform eerste resultaat (p10/24, paragraaf 4), tenzij (p10/24, paragraaf 5) laboratoria inschrijven met een analysetechniek die niet uitdrukkelijk alleen voor screeninsdoeleinden gebruikt wordt, en indien wettelijke bepalingen vereisen dat een eerste potentieel niet conform resultaat bekomen met een dergelijke techniek bevestiging behoeft door middel van een een tweede, onafhankelijke analyse (e.g. analyse van dioxines en dioxine achtige PCB s, analyse van pesticidenresidu s), dan wordt deze tweede analyse niet als een bijkomende analyse beschouwd, en zit het uitvoeren van deze tweede analyse reeds verrekend in de opgegeven eenheidsprijs. (zie vraag 13) 41 ILVO Diagnosecentrum voor Planten, Martine MAES het ILVO Diagnosecentrum voor Planten voert voor het FAVV ook analyses uit waarvoor niet ingetekend werd (niet in controleprogramma). De huidige procedure is niet van toepassing voor deze analyses, om de reden die u zelf aangeeft. 18/21

19 42 Laboratorium ECCA, Katia DE WASCH Hoe zullen die toegewezen worden en aangezien deze niet vooraf gekend zijn, kunnen die moeilijk gebonden zijn aan de opgave van prijs en doorlooptijd binnen de offerte. In het kader van het afsluiten van de raamovereenkomst wordt aan de inschrijvers gevraagd de kostprijs van de duurste analyse mee te delen a) wordt hiermee bedoeld de kostprijs zonder meer, ongeacht het type analyse in functie van de analytegroep? b) hoe wordt hiermee omgegaan bij de beoordeling? c) kan geen enkele prijs, ook deze van een ad hoc analyse de hoogste prijs overschrijden? a) Onder de duurste analyse wordt verstaan, de kostprijs van het duurste analysepakket dat op een monster zou kunnen uitgevoerd worden. b) Het is een wettelijk vereiste dat de gunningscriteria die gebruikt worden voor de opdrachten onder de raamovereenkomst identiek zijn aan degene voor het opmaken van de raamovereenkomst. c) Op straffe van onregelmatigheid, kan geen enkele prijs gecommuniceerd in de gunningsprocedure per analyseplanlijn hoger zijn dan de kostprijs van de duurste analyse overeengekomen in de raamovereenkomst. Op te merken valt dat ad hoc analyses, analyses die uitzonderlijk en in geringe aantallen aangevraagd worden, niet in het jaarlijks analyseprogramma voorzien kunnen worden. Zij vallen dan ook niet onder de huidige procedure, waardoor de maximale prijzen dan ook hoger kunnen zijn dan de prijs opgegeven in het kader van de 19/21

20 43 Laboratorium ECCA, Katia DE WASCH 44 Laboratorium ECCA, Katia DE WASCH In het kader van het afsluiten van de raamovereenkomst wordt aan de inschrijvers gevraagd de langste doorlooptijd mee te delen a) wordt hiermee bedoeld de doorlooptijd zonder meer, ongeacht het type analyse in functie van de analytegroep? b) hoe wordt hiermee omgegaan bij de beoordeling? c) kan geen enkele prijs, ook deze van een ad hoc analyse de langste doorlooptijd overschrijden? Betreffende de Werkwijze bij de boordeling van de eindoffertes ( Pagina 19, punt ) staat in het bestek dat hierbij initieel zal nagegaan worden of de performantie van de aangegeven methoden technisch aanvaardbaar is of niet (a) kan dit nader toegelicht worden met een voorbeeld? (technisch aanvaardbaar of technisch haalbaar?? vb TLC tov LCMSMS?? (b) Op basis van welke objectieve parameters wordt deze performantie beoordeeld? raamovereenkomst. Zie ook antwoord of de vorige vraag, waarbij het woord prijs vervangen wordt door doorlooptijd (a) en (b) de performantie van methoden is niet aanvaardbaar als zij, bijvoorbeeld: niet toelaten een wettelijke specificatie (norm, actielimiet) te verifiëren (bv. methode niet gevoelig genoeg) niet voldoet aan de criteria die reglementair worden opgelegd aan officiële methoden (e.g. Beschikking 2002/657 voor analyse van diergeneesmiddelen in matrices van dierlijke oorsprong) indien voor een uitgebreide lijst van te analyseren componenten, een ontoereikend aantal parameters op afdoende wijze kan geanalyseerd worden, of indien essentiële parameters niet geanalyseerd kunnen worden De beslissing zal dus ad hoc, lijn per lijn genomen worden, waarbij de motivatie kan in het PV van gunning wordt 20/21

21 45 Laboratorium ECCA, Katia DE WASCH (c) kan ongeacht de gunningscriteria die voldaan zijn binnen de raamovereenkomst door beoordeling van performantie de geselecteerde deelnemer een negatieve beoordeling krijgen in de eindofferte?? Betreffend de Evaluatie van de uitgevoerde diensten (Pagina 23, punt 16.4), en meer bepaald de boeteclausules. a) wat bij technische pannes? is een overschrijding binnen redelijke termijn mits verwittiging en onderling overleg mogelijk? b) is hier enige flexibiliteit mogelijk? (mits verantwoording van overschrijding?) c) is een uitbesteding toegelaten onder vermelde omstandigheden? 46 WIV/ISP, Patrick MAHY Puis je vous demander de rajouter à la liste des questions soulevées par le WIV ISP, l aspect soustraitance? gecommuniceerd. (c) Technisch niet aanvaardbare offertes worden niet in beschouwing genomen (voor de betreffende analyseprogrammalijn) (a) en (b) : Het bestek, zoals gepubliceerd dient gerespecteerd te worden. Bij contestatie van boetes voortspruitend uit de toepassing van de boeteclausules (16.4) is voorzien dat terugbetaling ervan kan worden aangevraagd. (c) in dergelijke gevallen is het mogelijk analyses uit te besteden, met het respecteren van de offerte, en mits voorafgaand akkoord van het FAVV. Zie ook 13.6: De analyses dienen uitgevoerd te worden op een vestigingseenheid van de inschrijver. Het is de inschrijver niet toegelaten zonder voorafgaande toestemming de analyses deels of volledig uit te besteden aan een ander laboratorium Voir 16.3 du cahier spécial des charges : «Les analyses doivent être effectuées dans une unité d établissement du soumissionnaire. Le soumissionnaire n est pas autorisé à sous traiter partiellement ou entièrement les analyses sans autorisation préalable à un autre laboratoire». 21/21