Nieuwsbrief. Nummer 1, zomer 2010

Transcriptie

1 Nieuwsbrief Nummer 1, zomer 2010 Via deze Nieuwsbrief informeer ik relaties en andere geïnteresseerden over de ontwikkelingen van mijn bedrijf. Daarnaast geef ik inzicht in actuele ontwikkelingen of deel ik een leuke best practice. In dit nummer aandacht voor project- en procesmanagement bij de organisatie van de Giro-etappe Amsterdam- Middelburg. Veel leesplezier! Michel de Visser In deze Nieuwsbrief: - Van deelgemeentebestuurder naar zelfstandig adviseur - De eerste maanden van MDVA - De 11 e tip - Blogjesoverzicht - Wat is asset management? - Interview projectleider Giro d Italia gemeente Middelburg Van deelgemeentebestuurder naar zelfstandig adviseur Op 15 was mijn laatste werkdag voor de deelgemeente Kralingen-Crooswijk. Een mooie afscheidsreceptie (foto) en een aantal warme toespraken vormden de afsluiting van bijna 6 jaar inzet in het openbaar bestuur. Reeds enige tijd eerder had ik voor mezelf bepaald dat ik toe was aan iets nieuws. De eerste 6 jaar van mijn werkzame loopbaan heb ik gewerkt als management consultant bij een groot kantoor. Het combineren van de ervaring uit beide banen leek mij een geweldige uitdaging en zeker om dat dan als zelfstandig ondernemer te gaan doen. Et voilà, het idee voor Michel de Visser Advies was geboren De eerste maanden van MDVA Er komt heel wat bij kijken om een eigen business op te starten. Website bouwen, netwerk onderhouden, contacten leggen, administratie opzetten, visitekaartjes en promotiemateriaal maken, etc. Inmiddels staat het allemaal behoorlijk op de rails. Ik heb de afgelopen periode veel interessante gesprekken gevoerd over o.a. asset management, bezuinigingen en over de ontwikkelingen op gebied van jeugd en welzijn. Ik heb enkele offertes mogen uitbrengen en ik heb al enkele kleine opdrachten gedaan. Een visitatietraject voor de studentenhuisvesting in Leiden, enkele cursussen, een coachingstraject en het leiden van een debat over de financiële crisis met professor Heertje (foto).

2 mei Bezuinigingen? Let op de frictiekosten! Wat presteren corporaties? Corporatiedirecteuren akkoord met subjectieve salarisnorm Ethiek in de financiële wereld? Nieuw college gevormd, dan nu geen tijd te verliezen! Afscheid van de deelgemeente Website met succes de lucht in! Minder ambtenaren gaat niet zonder minder regels De 11 e tip Via mijn website is een presentatie met 10 tips voor gemeentebezuinigingen te downloaden. Op de laatste sheet stel ik de vraag of iemand een 11 e tip heeft. Toen ik onlangs een cursus gemeentefinanciën gaf in Overijssel, kwam een van de deelnemers met de 11 e tip. De suggestie was om meer samenwerking te zoeken met andere gemeenten middels shared service centra. De gemeenten rondom Enschede hebben dit met succes gedaan en hebben een deel van hun werkzaamheden (en medewerkers) ondergebracht op een centrale plek in Enschede. Het schijnt er goed te werken en het levert een besparing op. Blogjesoverzicht Met regelmaat schrijf ik webblogberichtjes over mijn vakgebied of de actualiteit. Hier zijn de titels van de berichten in de afgelopen periode. De volledige berichten zijn te lezen op Wat is asset management? Asset management is het realiseren van kosteneffectief onderhoud van duurzame bedrijfsmiddelen en infrastructuren en het optimaliseren van de levensduur. Juist voor gemeenten is dit van belang omdat zij behoorlijk wat assets hebben. Denk bijvoorbeeld aan gebouwen, lantarenpalen, verkeersinstallaties, bruggen, wegen en het materieel van brandweerauto tot vuilniswagen. Er gaat vaak relatief veel geld in om, dus een procentje efficiënter werken levert meteen veel voordeel op. MDVA werkt samen met het ingenieursbureau IES bv, om asset management beter op de kaart te krijgen bij gemeenten.

3 Giro d Italia in Nederland: hoogstaand project- en procesmanagement van Amsterdam naar Middelburg Afgelopen mei startte de Giro d Italia in Nederland. Hoogtepunt van dit Italiaanse bezoek aan de lage landen was ongetwijfeld de etappe van Amsterdam naar Middelburg. Een harde wind sloeg het peloton in stukken uiteen. Zelden werd het klassement al zo vroeg in een grote wielerronde op zijn kop gezet. Zo spannend als de wedstrijd was op 10 mei, zo boeiend was ook het organisatieverloop in het jaar dat eraan vooraf ging. Door enerzijds als projectleider hard te sturen op deadlines en anderzijds als regievoerder ruimte te bieden aan de samenwerkingspartners, wist projectleider Willem van Kooten namens de gemeente Middelburg de Girokaravaan zijn stad binnen te leiden. Eind 2008 werd bekend dat de Ronde van Italië naar Nederland zou komen, met Amsterdam als startplaats. De aankomstplaatsen voor de eerste etappes waren toen nog onbekend, maar Middelburg zou geen onlogische keuze zijn. Kort daarna besloot de gemeenteraad van de Zeeuwse hoofdstad in een besloten vergadering dat de stad zich mocht kandideren. Het politiek draagvlak was daarmee geregeld. Het leidde ertoe dat op 31 mei 2009, Middelburg een contract tekende met de Giroorganisatie om finishplaats te zijn voor de etappe Amsterdam-Middelburg. De Zeeuwen begonnen met een brainstorm en bedachten meer dan 300 ideeën voor het evenement in hun stad. Er verscheen een startnotitie, een stuurgroep, een projectgroep en een aantal werkgroepen. De deadline waar naartoe gewerkt moest worden was duidelijk en uiteraard moest er tevens gestuurd worden op het budget. Een structuur zoals die hoort bij een projectorganisatie. De opdracht die projectleider Willem van Kooten meekreeg was tweeledig. In de eerste plaats moest ervoor gezorgd worden dat het traject van Amsterdam naar Middelburg rond zou komen en daarnaast moest er een feestweek komen om het evenement heen. Een duidelijk resultaat om op te sturen. De weg naar die uitkomst was echter een stuk minder hard. Een ingewikkeld proces met veel onzekerheden. Contractueel had Middelburg zich verplicht aan de Italianen om de hele route vanaf startplaats tot finish te regelen. Uiteindelijk betekende dit dat er zaken gedaan moest worden met 3 provincies, 25 gemeenten, 2 waterschappen, 6 politieregio s, 6 veiligheidsregio s en 5 wegbeheerders. Met

4 geen van deze spelers had Middelburg een hiërarchische gezagsverhouding. Het kwam dus aan op verleiden en regievoeren! Hoe zorg je ervoor dat een willekeurige gemeente in Zuid-Holland doet, en op tijd doet wat jij wilt? Volgens Van Kooten begint het met een grondige netwerkanalyse en moet er meteen op bestuurlijk niveau worden ingestoken. We hebben gekeken welke relaties onze bestuurders hadden bij de andere gemeenten en zijn toen contacten gaan leggen. Vervolgens heb ik voor de ambtelijke follow up gezorgd. Dat laatste is minstens zo belangrijk, want als de bestuurders om zijn, wil dat nog niet zeggen dat het ambtelijk apparaat ook al staat te juichen voor zo n groot evenement in de gemeente. Daar komt nog bij, dat je als overheidsinstantie in elk geval voor drie uur lang alles moet afsluiten, dat je een grote inzet moet leveren en dat op voorhand de revenuen tamelijk onbekend zijn. Toch hebben wij de meesten weten te overtuigen, door ze te laten zien wat het voor je stadspromotie betekent. Het is een uniek evenement en het betekent toch wat als je kunt zeggen dat je de Giro hebt gehad. Bovendien is het een uitgelegen kans om iets moois te faciliteren voor je winkeliers en andere ondernemers., aldus Van Kooten. Een ingewikkeld spanningsveld wordt veroorzaakt door de tijdsdruk die er enerzijds is en de ruimte die anderzijds geboden moet worden in de relatie met de partners. Goede relaties zijn cruciaal., volgens de projectleider. Je moet begrip tonen voor het feit dat ze tijd nodig hebben om tot een beslissing te komen. Anderzijds moet je ze meenemen met jouw eigen problematiek en uitleggen dat het belangrijk is dat het voor een bepaald tijdstip gebeurt. Toch leert het Middelburgse Giro-project, dat het leggen van goede relaties alleen niet voldoende is. Om voortgang te kunnen maken is enige doortastendheid bij zowel de organisatie zelf als de partners die meedoen onontbeerlijk. Besturen, betekent soms ook lef hebben en wel eens een gecalculeerd risico nemen., vervolgt Van Kooten. Er was één gemeente bij die eerst een uitgebreide kosten-baten-analyse liet maken door een extern bureau. De analyse viel uiteindelijk positief uit, maar doordat het een paar maanden had geduurd, kon de gemeente nauwelijks nog meedoen. Andere gemeenten die daarentegen vanaf het begin enthousiast waren aangehaakt, ondanks wat onzekerheid, hebben er uiteindelijk veel meer uit kunnen halen. Een risico moet uiteraard verantwoord zijn. Je kunt geen miljoenen gaan riskeren of een stadion bouwen zoals in Kaapstad. Dit was

5 echter de 93 e Giro en er zijn ons dus 93 keer 21 steden voorgegaan. Je moet er een beetje op vertrouwen dat als het werkelijk zo n riskant debacle zou zijn, men er al lang mee gestopt zou zijn. Onlangs hebben alle doorkomstgemeenten de etappe van 10 mei geëvalueerd. Conclusie: alle gemeenten waren positief over het enthousiasme van het publiek en wat met name opviel was het uitblijven van negatieve reacties. Een prachtig evenement om op terug te kijken. Een mooie combinatie van project- en procesmanagement!