Compad Store Automation

Transcriptie

1 Compad Store Automation Concertgebouw Document beheer Versie Datum Status Auteur(s) Opmerking september 2012 Concept Carol Esmeijer oktober 2012 Concept Carol Esmeijer Boekingsgangen toegevoegd oktober 2012 Concept Carol Esmeijer Actuele versie customer.csv definitie opgenomen. Inleiding In dit document wordt ondermeer de configuratie van Compad Store Automation beschreven t.a.v. het concertgebouw. Algemene instellingen Om de facturen te exporteren zijn een aantal algemene instellingen van belang. Deze algemene instellingen zijn o.a. hoe de facturen geëxporteerd dienen te worden (gecumuleerd of niet gecumuleerd), waar het export bestand opgeslagen dient te worden. U kunt deze instellingen vastleggen door het volgen van de onderstaande werkwijze:

2 1. Ga in Compad Bakkerij naar Extra Opties 2. Klik op de rubriek programmalocatie 3. Geef bij het invoervak Export pad de exacte bestandslocatie op, waar Compad Store Automation het export bestand moet plaatsen. 4. Klik op de rubriek Factuur exporteren om de instellingen vast te leggen inzake het exporteren van de facturen

3 5. Kies met de keuzelijst methode de manier waarop de u de facturen wenst te exporteren. Indien u kiest voor de optie standaard dan worden de artikelen één op één exporteerd. Kiest u voor het cumuleren van de export bijvoorbeeld op groeperen per artikelgroep dan is het noodzakelijk om vast te leggen onder welke artikelcode de gecumuleerde factuurregels geëxporteerd dienen te worden. 6. Stap Klantinstelling 5 Methode Groeperen per artikelgroep 6 Artikelcode 999? Diversen Bij gecumuleerde facturen is het noodzakelijk om in het invoervak Artikelcode de artikelcode vast te leggen waaronder de factuurregels gecumuleerd dienen te worden. Echter het is ook mogelijk om deze artikelcode op artikelgroep niveau vast te leggen. 7. Klik op de opdrachtknop Geavanceerd om extra informatie t.b.v. de export vast te leggen.

4 8. In het invoervak Vaste omschrijving in het mogelijk om een vaste factuur omschrijving te definiëren die gebruikt moet worden voor het exporteren van de facturen. 9. Sommige boekhoudprogramma s hebben de mogelijkheid om de facturen te categoriseren. In dat geval kan de categorie worden vastgelegd in het invoervak Categorie. 10. Compad Store Automation biedt u de mogelijkheid om in de factuur kopregel een kostenplaats aan te bieden. Met de keuzelijst lijst soort kan worden vastgelegd of geen kostenplaats, de kostenplaats van de klant of vaste kostenplaats in de factuur kopregel aangeboden moet worden. Indien u voor de laatste optie kiest dan dient u in het invoervak Kostenplaats de vaste kostenplaats te definiëren. 11. Ook biedt de software u de mogelijkheid om in de factuur kopregel een kostendrager aan te bieden. Met de keuzelijst lijst soort kan worden vastgelegd of geen kostendrager, de kostendrager van de klant of vaste kostendrager in de factuur kopregel aangeboden moet worden. Indien u voor de laatste optie kiest dan dient u in het invoervak Kostendrager de vaste kostendrager te definiëren. 12. Enkele boekhoudprogramma s bieden de mogelijkheid op factuur kopregel niveau extra referenties te importeren. U moet hierbij denken aan kenmerken zoals kassabonnummer, Orderdebiteurnaam, etc. Compad Store Automation ondersteund (afhankelijk van het export formaat) maximaal vier referenties op kopregel niveau aan. Deze kunt u vastleggen met de keuzelijsten referentie 1 t/m referentie 4. Hierbij heeft u de keuze uit: a. Geen referentie b. Intern factuurnummer c. 1 Ste leveringsdatum d. Laatste leveringsdatum e. Leveringsperiode f. Bondatum/tijd i g. Bonnummer i h. Factuur (kop) referentie1 i. Factuur (kop) referentie2 j. Betalingskenmerk k. Opmerking l. Boekstuknummer m. Event id n. Gebruikersveld 1 o. Gebruikersveld 2 p. Gebruikersveld 3 q. Gebruikersveld 4 r. Gebruikersveld 5 s. Orderdebiteurnummer t. Orderdebiteurnaam

5 13. Ook op factuur regelniveau is het mogelijk om een extra kenmerk te exporteren. Dat kan bijvoorbeeld de extra opmerking of één van de twee referenties. Met de keuzelijst Referentie (op factuurregel niveau) kunt u vastleggen welk kenmerk u extra wilt aanbieden aan het boekhoudprogramma. Hierbij heeft u de volgende mogelijkheden: a. Geen referentie b. Opmerking c. Factuur detail referentie 1 d. Factuur detail referentie 2 e. Klantnaam 14. De kostenplaatsen en de kostendragers op factuurregelniveau binnen Compad Store Automation is afhankelijk van de kassa (of klant afhankelijk). Klantafhankelijke kostendragers en kostenplaatsen gaan altijd voor de kostenplaats/drager van de kassa. En komt alleen voor bij interne afdelingen. Of de kostenplaats en de kostendrager ook geexporteerd moeten worden in het factuur bestand kan worden ingesteld middels de optie Kostenplaats gebruiken en Kostendrager gebruiken op factuurregelniveau. Kostenplaats / kostendrager (factuur regelniveau) De kostenplaats en kostendrager op factuur regelniveau wordt bepaald kan vastgelegd worden op: Kassaniveau Klantniveau Verkoperniveau Het werken met kostendragers en kostenplaatsen op klantniveau is alleen zinvol bij interne klanten. De kostenplaats en kostendrager op kassaniveau kan worden vastgelegd middels de volgende procedure: 1. Ga naar Kassa Kassa s onderhouden 2. Selecteer de kassa waarvoor u de kostenplaats/drager wilt wijzigen of wilt vastleggen 3. Klik op de opdrachtknop Wijzigen

6 4. Klik op de rubriek Financieel 5. In het invoervak Kostenplaats kan de kostenplaats van de kassa worden vastgelegd. 6. De kostendrager van de kassa kan worden vastgelegd in het invoervak Kostendrager 7. Klik op de opdrachtknop Ok om de wijziging op te slaan 8. Herhaal de stappen 2 t/m 7 voor de overige kassa s Bij het concertgebouw is gebruik gemaakt van kostenplaatsen/dragers op verkoperniveau. Het vastleggen van kostenplaatsen en/of kostendragers op verkoper niveau kan middels de volgende procedure: 1. Ga naar Kassa Verkopers 2. Selecteer de verkoper die u wilt wijzigen en klik op de opdrachtknop Wijzigen

7 3. Schakel de optie Kostenplaats in indien u een kostenplaats wilt meegeven met deze verkoper 4. Geef in het invoervak Kostenplaats de kostenplaats in 5. Schakel de optie Kostendrager in indien u een kostendrager wilt meegeven met deze verkoper 6. Geef in de kostendrager in het invoervak Kostendrager 7. Klik op de opdrachtknop Ok Artikelcode t.b.v. de export Wanneer de facturen binnen Compad Store Automation worden geexporteerd volgens de standaard methode dan worden de artikelcode gebruikt van zoals deze zijn vastgelegd in Compad Store Automation. Dat betekend dat u alle artikelen die in Compad Store Automation heeft vastgelegd ook in uw externe factureringspakket moet onderhouden. Dat kan door het exporteren van de artikelen vanuit Compad Store Automation. Worden de facturen echter gecumuleerd geëxporteerd, dan worden de factuurregels per artikelgroep, per datum of per datum/artikelgroep gecumuleerd. In dat geval worden niet alle artikelen geëxporteerd, maar slechts enkele regels. De artikelcode waaronder deze regels worden geëxporteerd kan op artikelgroep niveau of op algemeen programma niveau worden vastgelegd. Dit heeft als voordeel dat u in het externe factuurpakket niet alle artikelen hoeft vast te leggen. De artikelcode die wordt gebruikt kunt u op artikelgroep niveau vastleggen door het volgen van de onderstaande werkwijze: 1. Ga naar Artikelen Artikelgroepen onderhouden 2. Selecteer de artikelgroep waarvoor u de artikelcode wilt vastleggen 3. Klik op de opdrachtknop Wijzigen.

8 4. Klik op de rubriek Exporteren factuur 5. Leg in het invoervak Artikelcode de artikelcode vast die gebruikt moet worden voor het exporteren van de factuurregels. Wanneer voor een bepaalde artikelgroep geen artikelcode is vastgelegd, dan wordt de algemene artikelcode gebruikt die u bij Extra Opties Facturen exporteren heeft vastgelegd. 6. Klik op de opdrachtknop Ok om de wijziging op te slaan. 7. Herhaal de stappen 2 tot en met 6 voor de overige artikelgroepen. Exporteren facturen Nadat u de bovenstaande instelling heeft vastgelegd is het mogelijk om de facturen te exporteren. Om de facturen te exporteren naar een extern factuur/boekhoud programma volgt u de volgende werkwijze: 1. Ga naar Facturering Facturen onderhouden

9 2. Markeer de facturen die u wilt exporteren 3. Klik op de opdrachtknop Exporteren. Het venster Exporteren facturen wordt nu geactiveerd. 4. Compad Store Automation ondersteund verschillende exportformaten, zodat u de facturen in verschillende externe boekhoudprogramma kan worden ingelezen. Met de keuzelijst Pakket kunt u het door u gewenste externe boekhoudprogramma selecteren. 5. Het is mogelijk om de facturen of de financiële transacties te exporteren. Met de keuzelijst Type export kunt u kiezen uit facturen of financiële transacties. Voor het exporteren van financiële transacties moet de factuur in de verzonden status staan.

10 6. In het veld betalingscondities kunt u de betalingscondities vastleggen. De betalingsconditie wordt aangeboden bij het exporteren van de debiteuren. Want Compad Store Automation biedt u tevens de mogelijkheid om de debiteuren te exporteren. 7. Klik op de opdrachtknop Ok om de gegevens te exporteren. Het is mogelijk om tegelijk met het exporteren van de financiële transacties of facturen direct ook de debiteuren te exporteren. De instellingen die u in dit venster vastlegt wordt automatisch opgeslagen voor de volgende export. Op deze wijze hoeft u niet bij iedere export de juiste configuratie instellingen vast te leggen. Exporteren debiteuren Het is mogelijk om tegelijk met het exporteren van de financiële transacties of facturen direct ook de debiteuren te exporteren. Om dit te configureren volgt u eenmalig de volgende procedure: 1. Ga naar Extra Opties 2. Klik op de rubriek Exporteren debiteuren 3. Met de keuzelijst Exporteren klanten kunt u vastleggen welke klanten (en facturen) er geëxporteerd moeten worden. U heeft hierbij de keuze uit: a. Niet exporteren b. Financieel debiteurnummer of klantnummer gebruiken c. Financieel debiteurnummer gebruiken. Kiest u de voor deze optie dan worden de facturen van de debiteuren (waarvan de financieel debiteurnummer niet is vastgelegd) niet geëxporteerd.

11 Projecten/debiteuren Projecten bij het concertgebouw wordt gebruikt voor het boeken van de kosten op een project. Uiteindelijk worden de kosten in rekening gebracht bij de debiteur. Zowel de projecten als de klanten staan in het klantenbestand. Een project is gekoppeld aan de factuurdebiteur. Deze koppeling kan direct bij het importeren van de projecten worden aangeboden of handmatig worden gekoppeld. Het handmatig koppelen van de debiteuren aan het project kan middels de volgende werkwijze: 1. Ga naar Klanten Klanten onderhouden 2. Selecteer het project en klik op de opdrachtknop Wijzigen 3. Klik op de rubriek Facturering 4. Geef in het invoervak factuurdebiteur het klantnummer van de debiteur. Het resultaat in de facturering is:

12 Belangrijk Bij het exporteren van de facturen dient u rekening te houden dat in een boekhoudprogramma deze facturen wordt gezien als omzet. Dit is vooral belangrijk wanneer u naar exporteren van de facturen ook gebruik maakt van het exporteren van de financiële transacties. In een dergelijke situatie raden wij u aan om alleen de financiële transacties aan te bieden van de verkopen die niet op rekening zijn geregistreerd. Op deze manier voorkomt u dat de omzet dubbel wordt geboekt in uw financiële software.

13 Boekingsgang verkoop In dit deel van de documentatie wordt de boekingsgang beschreven ten gevolge van het registreren van de verkopen op de kassa. Het registreren van de verkopen op de kassa hebben twee boekingen tot gevolgd: Kruispost betaalwijze Aan: omzet Debet Credit Kostprijs Aan: voorraad Debet Credit In de eerste boeking wordt de daadwerkelijke verkoopwaarde geboekt. In de tweede boeking wordt gewerkt met de vvp (vaste verrekeningsprijs). Zowel de financiele transacties t.g.v omzet als van de voorraad worden bewust in één boeking aangeboden, zodat er altijd een goed aansluiting gemaakt kan worden met de kassarapportage. De grootboekrekeningen voor de kruisposten betaalwijze kunnen worden vastgelegd bij Kassa Betaalwijzen. Het is mogelijk om eventuele kosten (zoals creditcard provisie direct in mindering te brengen op de kruispost). Bijvoorbeeld bij creditcard wordt 2% provisie in rekening gebracht. In het venster betaalmiddel kan direct wordt aangegeven dat wat de kosten zijn en op welke rekening deze kosten geboekt moet worden.

14 De omzetrekeningen kunnen op vierniveau s worden vastgelegd, te weten: 1. Artikelniveau 2. Artikel(omzet)groep niveau 3. Kassaniveau 4. Programma niveau Wanneer er op artikelniveau een omzetgrootboekrekening is vastgelegd, dan gaat deze voor de grootboekrekening die is vastgelegd op artikelgroepniveau en zo voort. Omdat het boeken van de omzet op artikelgroepniveau het meest wordt toegepast en ook nog eens een goed financieel beeld geeft van de verkoopresultaten, wordt deze ook bij het Concertgebouw toegepast. De omzetgrootboekrekeningen worden vastgelegd bij Verkoop Artikelgroepen. Het is mogelijk om te werken met kostenplaatsen en kostendragers bij de omzetboeking. Deze kostenplaatsen/dragers worden bepaald op basis van de kassa of op basis van de klant. Naast de omzettransactie is het ook mogelijk om direct de voorraad transactie aan te bieden. Deze transactie wordt gegenereerd op basis inkoopgroep van het inkoopartikel. Verkoopartikelen kunnen gekoppeld worden aan één of meerdere inkoopartikelen. Neem bijvoorbeeld het verkoopartikel broodje hamburger. Dit verkoopartikel kan gekoppeld zijn aan de inkoopartikelen het broodje en de hamburger. Maar een broodje kaas, kan gekoppeld zijn aan hetzelfde broodje (inkoopartikel), alleen dan is het tweede inkoopproduct waarmee gekoppeld wordt niet de hamburger, maar een plak kaas. Het aantal inkoopartikelen dat gekoppeld kan worden aan een verkoop(kassa)artikel is onbeperkt. Maar het is niet verplicht om een kassa verkoopartikel te koppelen aan een inkoopproduct. Immers

15 aan de kassa kunnen ook diensten worden verkocht of producten waarvan geen voorraad wordt bijgehouden. Zowel de grootboekrekeningen voor de voorraad als de kostprijs kunt u vastleggen op inkoopgroep niveau. Dit kunt u vastleggen bij Inkoop Inkoopgroepen. Als een inkoopartikel niet gekoppeld is aan een inkoopgroep, dan wordt de standaard inkoopartikelgroep gebruikt. Ook voor de voorraadmutaties kan gewerkt worden met kostenplaatsen en kostendragers. Deze kunt u op magazijnniveau vastleggen. Een punt van aandacht is het moment waarop de omzet wordt geboekt bij op rekening verkoop. Bij het concertgebouw worden de facturen namelijk (verdicht) aangeleverd als factuur. Dat betekend dat binnen AccountView op het moment dat de factuur wordt afgedrukt de omzet wordt geboekt van de verkopen op rekening. Om te voorkomen dat de omzet twee keer wordt geboekt, dient het financieel stelsel te worden ingesteld op factuurstelsel. Dat kan bij Extra Opties Financieel (algemeen). Door deze instelling wordt er voor de op rekening verkoop geen boeking Kruispost betaalwijze/aan omzet gemaakt.

16 Boekingsgang inkooporder Compad Store Automation biedt de mogelijkheid om inkooporders vast te leggen of te laten genereren op basis van de besteladvies. Het afdrukken van een inkooporder kan leiden tot de volgende boeking Nog te ontvangen goederen Aan: aangegane verplichting Debet Credit Zowel de grootboekrekeningen voor de Nog te ontvangen goederen als de Aangegane verplichtingen kunt u vastleggen op inkoopgroep niveau. Dit kunt u vastleggen bij Inkoop Inkoopgroepen. Als een inkoopartikel niet gekoppeld is aan een inkoopgroep, dan wordt de standaard inkoopartikelgroep gebruikt. De bovenstaande boeking wordt pas gegenereerd zodra de inkooporder definitief is afgedrukt. De boeking wordt gedaan op basis van de vaste verrekenprijs. Als de vaste verrekenprijs niet is vastgelegd dan wordt de boeking gedaan op basis van de daadwerkelijke inkoopprijs.

17 Boekingsgang Ontvangstgoederen Bij het ontvangen van de inkoopgoederen zal Compad Store Automation de volgende boeking genereren. Voorraad Aan: aan nog te ontvangen goederen Debet Credit Aangegane verplichting Aan: nog te ontvangen factuur Debet Credit Zowel de grootboekrekeningen voor de voorraad, nog te ontvangen goederen, Aangegane verplichtingen als de nog te ontvangen facturen kunt u vastleggen op inkoopgroep niveau. Dit kunt u vastleggen bij Inkoop Inkoopgroepen. Als een inkoopartikel niet gekoppeld is aan een inkoopgroep, dan wordt de standaard inkoopartikelgroep gebruikt. De bovenstaande boeking wordt pas gegenereerd zodra de ontvangstbon definitief is afgedrukt. De boeking wordt gedaan op basis van de vaste verrekenprijs. Als de vaste verrekenprijs niet is vastgelegd dan wordt de boeking gedaan op basis van de daadwerkelijke inkoopprijs.

18 Boekingsgang interne levering Bij een interne levering tussen twee filialen zal Compad Store Automation de volgende boeking genereren. Voorraad Aan: Voorraad Debet Credit Zowel de grootboekrekeningen voor de Voorraad kunt u vastleggen op inkoopgroep niveau. Dit kunt u vastleggen bij Inkoop Inkoopgroepen. Als een inkoopartikel niet gekoppeld is aan een inkoopgroep, dan wordt de standaard inkoopartikelgroep gebruikt. Deze transactie wordt alleen door de software gemaakt, indien de kostenplaats/drager van het uitgifte magazijn afwijkt van het ontvangende magazijn. De bovenstaande boeking wordt pas gegenereerd zodra de inkoopfactuur definitief is afgedrukt.

19 Boekingsgang inkoopfacturen Bij het ontvangen van de inkoopfactuur zal Compad Store Automation de volgende boeking genereren. Nog te ontvangen factuur BTW Aan: Prijsverschil (Inkoopprijs -/- VVP) Aan: Crediteuren (inkoopprijs + btw) Debet Credit Zowel de grootboekrekeningen voor de Nog te ontvangen facturen, prijsverschil als de kostprijs kunt u vastleggen op inkoopgroep niveau. Dit kunt u vastleggen bij Inkoop Inkoopgroepen. Als een inkoopartikel niet gekoppeld is aan een inkoopgroep, dan wordt de standaard inkoopartikelgroep gebruikt. De bovenstaande boeking wordt pas gegenereerd zodra de inkoopfactuur definitief is afgedrukt. Boekingsgang herwaarden Bij het wijzigen van de vaste verrekenprijs zal de software aan de eindgebruiker voorstellen om een voorraad herwaardering te laten plaatsvinden.

20 U heeft dan de keuze uit de volgende mogelijkheden, 1. Ja, herwaarderen 2. Nee, niet herwaarderen. Maar de vaste verrekenprijs wordt wel aangepast 3. Annuleren. De vaste verrekenprijs wordt niet aangepast. Als er gekozen wordt voor herwaarderen dan zal de software voor u de volgende boeking genereren. Voorraad Aan: kosten herwaarderen Debet Credit Zowel de grootboekrekeningen voor de voorraad als de kosten herwaarderen kunt u vastleggen op inkoopgroep niveau. Dit kunt u vastleggen bij Inkoop Inkoopgroepen. Als een inkoopartikel niet gekoppeld is aan een inkoopgroep, dan wordt de standaard inkoopartikelgroep gebruikt. Als er geen inkoopartikelgroep is gekoppeld en ook geen standaard inkoopgroep is vastgelegd, dan zal er ook geen financiële transacties kunnen worden gegenereerd voor het herwaarderen.

21 Boekingsgang voorraadtelling Wanneer tijdens het balansen een afwijking wordt geconstateerd in dan wordt de voorraad automatisch gecorrigeerd. Niet wordt de voorraad alleen gecorrigeerd, tevens wordt de volgende financiële boeking aangemaakt. Voorraad Aan: Voorraadverschillen Debet Credit Zowel de grootboekrekeningen voor de voorraad als de voorraad verschillen kunt u vastleggen op inkoopgroep niveau. Dit kunt u vastleggen bij Inkoop Inkoopgroepen. Als een inkoopartikel niet gekoppeld is aan een inkoopgroep, dan wordt de standaard inkoopartikelgroep gebruikt. Financieel export De financiele transacties worden aangeboden in het zogenaamde AMUTA6.CSV bestand. AMUTA6 is een standaard formaat dat door Exact Software is opgezet. De specificatie van het AMUTA6.CSV bestand wordt beschreven op pagina 58 van E-Port boek van Exact. Deze specificatie kan op verzoek beschikbaar worden gesteld. iconcert bestand Compad Store Automation biedt de mogelijkheid om het bestand iconcert.csv automatisch te importeren. Het iconcert.csv bestand is een puntkomma gescheiden bestand met de volgende opbouw:

22 Veldnaam Toelichting Voorbeeld 1 EventId Evenementnummer EventName Evenement naam Simeon ten Holt 90 jaar 3 EventType Evenement soort Repetitie 4 RoomName Locatie Grote Zaal 5 StartDate Datum :00 6 CustomerName Naam van de factuurdebiteur ING 7 CustomerNumber Nummer van de factuurdebiteur 2287 iconcert.csv formaat versie 3 ( ) Om het iconcert bestand te importeren moet het bestand in de import\auto folder van Compad Store Automation worden geplaatst. Het iconcert bestand bevatten zowel evenementen als factuurdebiteur informatie. Zowel de concertgegevens als de factuurklanten worden opgenomen in het klantenbestand van Compad Store Automation. De evenementen worden automatisch ingedeeld in de klantgroep event en de factuurdebiteur worden automatisch ingedeeld in de klantgroep customer. Tevens zorgt Compad er voor dat het evenement gekoppeld is aan de factuurdebiteur. Omdat in het iconcert bestand niet alle gegevens van de factuurdebiteur aanwezig zijn, moeten de ontbrekende gegevens worden aangeboden vanuit AccountView middels het customer.csv bestand. Dit bestand is eveneens een csv-bestand en heeft de volgende opbouw: Veldnaam Toelichting Voorbeeld 1 Number Klantnummer Companyname Bedrijfsnaam Compad Software 3 Gender Geslacht (M/V) M 4 Contactperso Contactpersoon Carol Esmeijer 5 Address Adres Daelderweg 25 6 Postalcode Postcode 6361 HK 7 City Plaats Nuth 8 Region Regio Limburg 9 Country Landcode (NL, BE, etc) NL 10 Phonenumber Telefoonnummer Faxnumber Faxnummer (045) Financialdebtornumber Financieel debiteurnummer. 13 Costcenter Kostenplaats 14 Costaccount Kostenrekening 15 Birthdate Geboortedatum Disabled Geblokkeerd (1/0) 17 Expirationdate Vervaldatum 18 Group Klantengroep (naam) 19 Profile Klantenprofiel (naam) 20 Photo filename Naam van het foto bestand 21 Invoice companyname Naam van de factuurdebiteur 22 Invoice contactperson Geslacht (contactpersoon) factuur gender 23 Invoice contactpersoon Contactpersoonnaam t.b.v. de factuur

23 24 Invoice address Factuuradres 25 Invoice postalcode Postcode v/h factuuradres 26 Invoice City Plaats v/h factuuradres 27 Invoice Region Regio v/h factuuradres 28 Invoice country Land v/h factuuradres 29 Searchname Zoeknaam 30 Taxnumber BTW Nummer 31 ChamberOfCommerce Kamer van Koophandelnummer 32 Card issue date Uitgifte datum klantenkaart 33 address adres van de klant 34 address invoice adres t.b.v. de factuur Customer.csv formaat versie 4 ( ) Ieder record in het csv-bestand wordt afgesloten met een enter. De velden (kolommen) wordt gescheiden met een puntkomma (;). Technisch gezien is het mogelijk om minder kolommen (velden) in het csv-bestand aan te bieden. Deze gegevens worden dan ook niet geïmporteerd. Kan een veld niet worden aangeboden dan dient deze leeg te laten. Voorbeeld Indien alleen de velden, nummer,naam, adres, postcode, plaats, region, plaats, telefoonnummer en faxnummer in een csv-bestand wordt aangeboden. Dan is kan worden volstaan met alleen het aanbieden van de eerste elf kolommen. Kan vanuit het bron programma de regio (kolom 8) bijvoorbeeld niet worden aangeboden, dan moet deze kolom in het csv-bestand wel aanwezig zijn. Maar mag leeg gelaten worden! Zonden wij echter kolom 8 laten vervallen, dan zal de software de landcode inlezen in het veld regio, het telefoonnummer in het veld landcode, etc. Dus niet wenselijk! Terugwerkende compatibiliteit: bij nieuwe import velden worden deze altijd als extra kolommen aan te csv-bestand toegevoegd. Omdat onze software constant in ontwikkeling is, geldt dat ook voor ons csv-bestand. Wilt u extra velden aanbieden, vraag daarom altijd naar het de nieuwste specificatie en overleg eventueel met ons ontwikkelteam wat de mogelijkheden zijn. Omdat alleen de evenementen op de kassa beschikbaar zijn voor registratie, moet bij Kassa s Kassa s onderhouden worden vastgelegd dat alleen de klanten die behoren tot de klantengroep event naar de kassa worden gestuurd. Dit kan worden vastgelegd middels de volgende werkwijze: 1. Ga naar Kassa Kassa s onderhouden 2. Selecteer de eerste kassa en klik op wijzigen 3. Klik op de rubriek Filters 4. Selecteer middels de keuzelijst Klantgroep de optie Event 5. Klik op de opdrachtknop Ok 6. Herhaal de stappen 2 t/m 5 voor de overige kassa s. Als evenementen en klanten niet meer in het csv-bestand zijn opgenomen, dan worden deze na enige tijd geblokkeerd en verwijderd op de kassa.

24 De evenementen in het iconcert bestand wordt opgenomen in het klanten bestand en in het projecten bestand. i Alleen mogelijk indien de facturen niet verzameld worden, maar per bon wordt gefactureerd.