Importeer producten. Handleiding Versie

Transcriptie

1 Importeer producten Handleiding Versie

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Changelog 3 1. Inleiding 4 2. Importtaak Aanmaken Een nieuwe importtaak aanmaken 6 3. Mogelijke opties bij een Importtaak Product import stap 1 van Product Import stap 2 van Productimport stap 3 van Vragen? 27 Pagina 2 Handleiding: Importeer producten v2

3 Changelog Datum Versie Opmerking Initiële opzet Nieuwe Lay-out Extra Tabbladen toegelicht Nieuwe Lay-out Toevoeging importeren attributen Pagina 3 Handleiding: Importeer producten v2

4 1. Inleiding In deze handleiding wordt de importtool van CCV SHOP stapsgewijs behandeld. De importtool is bedoeld om producten makkelijk en snel te kunnen importeren. Denk hier bijvoorbeeld aan een exportbestand van een andere webwinkel. De importtool vereist wel enige kennis van CSV-bestanden. Wat is een CSV Bestand Een CSV-bestand, ofwel een komma gescheiden bestand, is een specificatie voor tabelbestanden. Het CSV-bestand is het eenvoudigste databaseformaat dat er bestaat. Het is opgebouwd uit enkel tekstgegevens, waardoor het gemakkelijk geïmplementeerd kan worden en daardoor een brede verspreiding kent. Waarden worden in een CSV-bestand in principe gescheiden door een puntkomma (;) of een komma (,). Pagina 4 Handleiding: Importeer producten v2

5 2. Importtaak Aanmaken U kunt deze instellingen vinden via Startpunt - Mijn producten Importeer producten v2.0. Op deze pagina vindt u een overzicht van uw huidige importtaken (figuur 1). Figuur 1: Producten importeren Geplande importtaken Pagina 5 Handleiding: Importeer producten v2

6 2.1 Een nieuwe importtaak aanmaken Hoe kunt u een nieuwe importtaak aanmaken? Als eerste dient u in bezit te zijn van een CSV-bestand. Deze kan bijvoorbeeld aangeleverd worden door uw groothandel. Met dit CSV-bestand kunt u een importtaak aan gaan maken. Hieronder staat stapsgewijs uitgelegd hoe u zo n importtaak aan kunt maken. In de hoofdstukken die daarna volgen, wordt u precies uitgelegd wat u moet invullen. 1. Klik op Importeren CSV-bestand. 2. Er zal een dialoog verschijnen. 3. Stel de opties van dialoog Productimport stap 1 van 3 in (zie hoofdstuk 3.1 voor uitgebreide informatie over de opties van uw importtaak). 4. Wanneer u deze opties ingesteld heeft, klikt u op Verder. 5. Nu verschijnt het dialoog met Productimport stap 2 van 3 (zie voorbeeld en verdere uitleg in hoofdstuk 3.2). Vul deze in en klik op Verder. 6. Het dialoog Productimport stap 3 van 3 verschijnt. Dit is een controle scherm. Controleer hier uw gegevens. Wanneer deze akkoord zijn, klikt u op Verder. 7. Uw importtaak is nu aangemaakt en staat in de lijst Geplande importtaken. De import zal zo snel mogelijk worden uitgevoerd. Wanneer dit gebeurd is ontvangt u een . Handig om te weten: het importproces draait op de achtergrond. U hoeft uw browser dus niet aan te laten staan. Pagina 6 Handleiding: Importeer producten v2

7 3. Mogelijke opties bij een Importtaak 3.1 Product import stap 1 van 3 Op deze pagina kunt u selecteren welk bestand u wilt importeren en u stelt de opties in die bij uw CSV-bestand behoren. Hieronder staat per optie een uitleg. Selecteer een bestand: Bij deze optie kunt u een bestand van uw computer kiezen om deze vervolgens te importeren. Geldige bestandsformaten zijn:.csv,.tsv en.txt. Selecteer een URL:. Met deze optie kunt u een bestand vanaf een online opslag importeren (bijv. een import van uw eigen groothandel). Geldige bestandsformaten zijn:.csv,.tsv en.txt. Dit bestand dient online benadert te kunnen worden. Pagina 7 Handleiding: Importeer producten v2

8 Scheidingsteken: Door welk teken worden de velden in uw import bestand gescheiden? Een voorbeeld van een CSV-bestand met scheidingsteken kunt u vinden via de volgende link: cten-importeren-v2 Pagina 8 Handleiding: Importeer producten v2

9 In het voorbeeld bestand is het scheidingsteken een puntkomma (;). Let op: u dient dit voorbeeld bestand te openen in Kladblok en niet in Excel. Eerste regel bevat veldnamen: Kies hier of de eerste regel de bestandsnamen van de velden bevat. Het bestand begint dus niet gelijk met de producten die geïmporteerd moeten worden, maar bijvoorbeeld met Artikelnummer ; Productnaam etc. Velden zijn omvat door aanhalingstekens: Geef aan of de inhoud van uw velden tussen aanhalingstekens zijn aangegeven of niet. Figuur 3: Producten importeren Bestandsindeling Producten niet bijwerken: Wanneer u voor deze optie kiest worden uw producten niet bijgewerkt en zullen dus gewoon blijven staan zoals ze door u zijn ingevoerd. De producten die via uw importtaak gaan worden geïmporteerd zullen dus naast de bestaande producten worden toegevoegd. Producten bijwerken: Bij deze optie is het artikelnummer verplicht om het juiste product te kunnen bepalen. Producten met hetzelfde artikelnummer worden geüpdatet. Pagina 9 Handleiding: Importeer producten v2

10 TIP: test deze optie eerst uit met een klein aantal producten om te controleren of uw bestand en instellingen correct zijn. Wij kunnen dit proces niet terug draaien. Producten eerst verwijderen: De producten die uw webwinkel bevat worden naar de prullenbak verplaatst voordat u de importtaak uitvoert. LET OP: alle producten worden verplaatst naar de prullenbak, wij kunnen dit proces niet terug draaien. Figuur 4: Producten importeren Verwerking bestaande producten Pagina 10 Handleiding: Importeer producten v2

11 Taal Indien u een meertalige webwinkel heeft, kunnen bepaalde productkenmerken in meerdere talen gevuld worden. U kunt per importtaak een taal invoeren. Geef hier de gewenste taal aan van dit importbestand. Wanneer u de volgende taal gaat toevoegen via de importtool selecteert u bij de optie Verwerking bestaande producten op Producten bijwerken en bij de optie Taal kiest u de taal die het importbestand bevat. Hierna wordt de extra taal die u aangegeven heeft aan uw product toegevoegd. Figuur 5: Producten importeren Taalkeuze webwinkel Pagina 11 Handleiding: Importeer producten v2

12 3.2 Product Import stap 2 van 3 Bij deze stap zoekt u het veld uit uw importbestand op die bij het juiste veld van deze stap hoort. Velden als Naam en Productnummer zullen voor zichzelf spreken. Bij andere velden komt wat meer bij kijken. Hieronder gaan we de tabbladen binnen stap 2 toelichten. TIP: ga ook eens met de muis over de blauwe uitroeptekens voor extra informatie. Tabblad Algemeen Figuur 6: Producten importeren Tabblad Algemeen Hier selecteert u de basis informatie van een product zoals de naam, omschrijving. Bij dit tabblad komen geen overige instellingen kijken, u dient alleen het juiste veld bij de juiste waarde te selecteren. Pagina 12 Handleiding: Importeer producten v2

13 Tabblad Categorie Figuur 7: Producten importeren Tabblad categorie Wanneer er geen categorieën in uw bestand staan vermeld, dan kunt u hier bepalen in welke Voorkeurscategorie de producten moeten komen te staan. Wanneer er wel categorieën in staan, dan kunnen deze op basis van ID ingeladen worden bij een update. Het bestand bevat dan de categorie id s welke achter uw categorieën staan vermeld. In Categorieën beheren. Dit kan uiteraard ook op naam. Mocht het bestand nieuwe categorieën bevatten, dan dient u de categorieën op naam te bepalen en bij de hoofdcategorie het juiste veld te selecteren. Vervolgens kan ook de subcategorie ingevuld worden, mocht dat nodig zijn. Tabblad Prijs Pagina 13 Handleiding: Importeer producten v2

14 Figuur 8: Producten importeren Tabblad Prijs In dit tabblad kunt u de prijs bepalen. Een percentage toevoegen wanneer u bijvoorbeeld een marge over de prijs berekend. De korting welke wellicht voor bepaalde producten geldt, is hier ook toe te wijzen. Ook kunt u bepalen of de prijzen afgerond dienen te worden. Zo voorkomt u prijzen zoals 2,21. Tabblad Staffelprijzen Figuur 9: Producten importeren Tabblad Staffelprijzen Pagina 14 Handleiding: Importeer producten v2

15 Hier zijn de staffelprijzen toe te wijzen. Het is goed om het uitgebreide bestand er bij te pakken om dit goed te kunnen invullen. Het verschil tussen staffelprijzen en vaste staffels wordt toegelicht in het voorbeeld hieronder: Staffelprijzen: We nemen een brood: 1 of meer broden 1,- per stuk 5 of meer broden 0,80 per stuk 10 of meer broden 0.50 per stuk Hier kan de klant dus zelf de aantallen nog opgeven. Vaste staffelprijzen: 5 broden 0,80 per stuk 10 broden 0,50 per stuk 20 broden 0.20 per stuk Hier moet de klant een keuze maken uit een aantal, de staffels staan dan dus vast. Het is belangrijk dat de per staffel aparte velden in het.csv bestand staan vermeld. Wanneer u dus 3 staffels heeft, dan heeft u hier in totaal 9 kolommen in uw bestand staan. Tabblad Media Pagina 15 Handleiding: Importeer producten v2

16 Figuur 10: Producten importeren Tabblad Media In dit tabblad zorgt u ervoor dat de foto s worden geïmporteerd. Let wel op, de afbeeldingen dienen al ergens online te staan en benaderbaar zijn middels een URL. Hieronder een voorbeeld hoe u uw afbeelding in kunt stellen. Stel, u heeft uw foto s genoemd naar het artikelnummer van het product (in dit voorbeeld 1234). De eerste foto eindigt op _A.jpg, de tweede op _B.jpg. De link naar uw foto s ziet er dan bijvoorbeeld zo uit: Wanneer dit het geval is, vul dan bij locatie in. Bij foto naam kiest u voor Artikelnummer. En bij Achtervoegsel kiest u voor foto 1 voor _A.jpg en bij foto 2 voor _B.jpg. Wanneer in het bestand de volledige link van de afbeelding staat vermeld van de afbeelding dan dient u bij naam alleen de juiste kolom te selecteren. Pagina 16 Handleiding: Importeer producten v2

17 Bij video kunt u een eventuele video zichtbaar krijgen bij een product. Het veld welke de embedded code (dat is een code welke ervoor zorgt dat een video ingeladen wordt, bijvoorbeeld bij Youtube.) bevat dient hier geselecteerd te worden. Tabblad Bijlagen Figuur 11: Producten importeren Tabblad Bijlagen Dit tabblad gaat hetzelfde te werk als het importeren van afbeeldingen. Wanneer er geen naam wordt geselecteerd, dan wordt de naam van het bestand zelf gebruikt. Dat mogen bestanden zijn van de volgende formaten:.txt/.doc/.pdf/.xls/.jpg. Tabblad Voorraad Pagina 17 Handleiding: Importeer producten v2

18 Figuur 12: Producten importeren Tabblad voorraad De voorraad dient aangevinkt te worden als u deze mee wilt importeren. Hier kunt u ook extra instellingen selecteren zoals een standaard levertijd. Deze wordt dan gebruikt als de standaardwaarde bij de producten worden vermeld. De voorraad locatie kan worden gebruikt voor het aanduiden van producten als er bijvoorbeeld sprake is van een groot magazijn. Deze worden vervolgens in de order getoond. Tabblad Opties Pagina 18 Handleiding: Importeer producten v2

19 Figuur 13: Producten importeren Tabblad opties Binnen dit tabblad kunt u verschillende instellingen voor de lay-out opgeven. Producten in de aanbieding of in de lay-out van de webwinkel zichtbaar maken als aanbieding in één van de vensters kan aangeduid worden middels een Y van yes of een N van no. Tevens kunt u producten wel of niet in de Facebookshop plaatsen. Dit doet hij op basis van 1 of 0, 1 staat voor ja en 0 voor nee. De memo voor interngebruik is te gebruiken voor extra opmerkingen bij een product. Deze worden zichtbaar in het orderbeheer als deze producten worden besteld. Tabbad Metadata Pagina 19 Handleiding: Importeer producten v2

20 Figuur 14: Producten importeren Tabblad metadata Binnen dit tabblad zijn de vele velden met betrekking op metadata toe te wijzen. Hier staat ook data tussen welke noodzakelijk zijn voor koppelingen met vergelijkingssites. Ook de interne trefwoorden voor de zoekmachine zijn hier toe te wijzen. Pagina 20 Handleiding: Importeer producten v2

21 Tabblad attributen importeren: Het importeren van attributen kan gedaan worden door te gaan naar het tabblad attributen importeren. Let daarbij wel op dat je in het tabblad algemeen altijd het productnummer (artikelnummer) invoert. Let op!: Bij een attribuutcombinatie bijvoorbeeld bij een T-shirt die een kleur heeft en een maat is het belangrijk dat in de importlijst bij elke regel die behoord bij dit T-shirt hetzelfde productnummer staat. Alleen dan word de attributenset kleur en maat met hun diverse attributen (blauw, rood, groen, S,M,L,XL,XXL) toegekend aan het T-shirt Pagina 21 Handleiding: Importeer producten v2

22 Het Attributen importeren scherm ziet er als volgt uit. Hieronder zullen we stapsgewijs uitleggen waar deze waarden voor staan. Combinatie ID: Het combinatie ID wordt verkregen wanneer de attributen geëxporteerd worden. Deze krijgen vanuit het systeem een combinatie mee om ze weer aan de juiste set te kunnen koppelen. Wanneer je voor het eerst attributen importeert is deze combinatie niet benodigd. Combinatie nummer: Het combinatie nummer wordt verkregen wanneer de attributen geëxporteerd worden. Deze krijgen vanuit het systeem een combinatie mee om ze weer aan de juiste set te kunnen koppelen. Wanneer je voor het eerst attributen importeert is deze combinatie niet benodigd. Pagina 22 Handleiding: Importeer producten v2

23 EAN Nummer: Aan een attribuut kan een EAN nummer gekoppeld zijn. Wanneer je deze wil importeren selecteer hier dan de kolom waarin het EAN nummer staat. SKU Nummer: Aan een attribuut kan ook een SKU nummer hebben in uw webwinkel. Wanneer je deze wil importeren selecteer hier dan de kolom waarin het SKU nummer staat. Verwachte levertijd getal: De verwachte levertijd getal betreft de kolom waarin aan de hand van een getal aangegeven wordt wat de verwachte levertijd voor het product is, dus voor 1 dag het getal 1. Hoe zit dit met 1 week levertijd? Verwachte levertijd tekst: Actief: De kolom actief bepaald of de attribuut actief is, dus getoond wordt op de webshop, of inactief zodat deze wel geïmporteerd wordt maar niet te zien is in de voorkant van de webshop. De kolom Actief dient opgemaakt te worden met een 1 voor actief of een 0 voor inactief. In het CSV bestand dient deze dus als volgt opgemaakt te worden: Pagina 23 Handleiding: Importeer producten v2

24 Importeren van attributensets: Het is mogelijk tot en met 4 attributensets te importeren. De kolommen in het.csv bestand dienen als volgt opgemaakt te worden: Attribuut 1: Attribuut 2: Attribuut 3: Attribuut 4: Maat:S Kleur:Groen Tijgerprint:Ja Cadeauverpakking:Nee Maat:M Kleur:Groen Tijgerprint:Ja Cadeauverpakking:Nee Maat:L Kleur:Groen Tijgerprint:Ja Cadeauverpakking:Nee Maat:S Kleur:Groen Tijgerprint:Nee Cadeauverpakking:Ja Maat:M Kleur:Groen Tijgerprint:Nee Cadeauverpakking:Ja Maat:L Kleur:Groen Tijgerprint:Nee Cadeauverpakking:Ja Maat:S Kleur:Geel Tijgerprint:Ja Cadeauverpakking:Nee Maat:M Kleur:Geel Tijgerprint:Ja Cadeauverpakking:Nee Maat:L Kleur:Geel Tijgerprint:Ja Cadeauverpakking:Nee Maat:S Kleur:Geel Tijgerprint:Nee Cadeauverpakking:Ja Maat:M Kleur:Geel Tijgerprint:Nee Cadeauverpakking:Ja Maat:L Kleur:Geel Tijgerprint:Nee Cadeauverpakking:Ja Let op!: dat je voor iedere combinatie een nieuwe regel dient te maken. In het voorbeeld zijn maten gebruikt. Let op!: tevens op dat er een dubbele punt staat tussen de naam van de attribuut (bijvoorbeeld kleur) en de waarde (bijvoorbeeld groen). Pagina 24 Handleiding: Importeer producten v2

25 Meerprijs: Het is mogelijk om pet attribuut een meerprijs te importeren. Het importeren van een meerprijs ziet er als volgt uit. Let op dat je minimaal de laatste meerprijs invult, anders wordt het veld op 0 gezet en zal de meerprijs niet geïmporteerd worden. Er is maar één meerprijs per attribuut mogelijk en dus niet voor combinaties. Attribuut Attribuut 2: Attribuut 3: Attribuut 4: Meerprijs Meerprijs Meerprijs 1: Meerprijs 4 Maat:S Kleur:Groen Tijgerprint:Ja Cadeauverpakking:Nee Maat:M Kleur:Groen Tijgerprint:Ja Cadeauverpakking:Nee Maat:L Kleur:Groen Tijgerprint:Ja Cadeauverpakking:Nee Maat:S Kleur:Groen Tijgerprint:Nee Cadeauverpakking:Ja Maat:M Kleur:Groen Tijgerprint:Nee Cadeauverpakking:Ja Maat:L Kleur:Groen Tijgerprint:Nee Cadeauverpakking:Ja Maat:S Kleur:Geel Tijgerprint:Ja Cadeauverpakking:Nee Maat:M Kleur:Geel Tijgerprint:Ja Cadeauverpakking:Nee Maat:L Kleur:Geel Tijgerprint:Ja Cadeauverpakking:Nee Maat:S Kleur:Geel Tijgerprint:Nee Cadeauverpakking:Ja Maat:M Kleur:Geel Tijgerprint:Nee Cadeauverpakking:Ja Maat:L Kleur:Geel Tijgerprint:Nee Cadeauverpakking:Ja Meerprijs 1 heeft betrekking op attribuut 1. In dit geval zal Maat S, 1 euro extra kosten, Maat M, 2 euro enz. De tweede meerprijs heeft betrekking op 2 rij attributen. Zo kost de kleur Groen 2 euro meer en de kleur Geel 6 euro. Dit zelfde geldt voor de volgende kolommen. Let op dat er dus maar 1 meer prijs per attribuut ingegeven kan worden. Worden er meerdere meerprijzen voor 1 attribuut ingegeven zal de laatste meerprijs in de kolom in combinatie met dit attribuut de rest overschrijven. Pagina 25 Handleiding: Importeer producten v2

26 3.3 Productimport stap 3 van 3 Controleer bij deze stap of uw instellingen correct zijn, mocht dit niet het geval zijn kunt u de instellingen nu nog wijzigen door op de knop Ga terug te klikken. Indien alles goed is klikt u op verder om de import te starten. Het kan vervolgens, afhankelijk van drukte, een tijdje duren totdat uw import echt start en afgerond is. Figuur 15: Producten importeren Stap 3 van 3 Controle Pagina 26 Handleiding: Importeer producten v2

27 4. Vragen? We hebben een deskundig supportteam dat altijd voor u klaarstaat om te helpen, mocht u vragen hebben of problemen tegenkomen. Van maandag t/m vrijdag zijn onze supportmedewerkers telefonisch bereikbaar via +31(0) of per e- mail via support@ccvshop.nl. Pagina 27 Handleiding: Importeer producten v2

28 Aansprakelijkheid CCV Shop heeft deze handleiding zelf opgesteld. Er kunnen fouten en onvolledigheden in deze uitgave voorkomen. Het gebruik van deze handleiding is geheel voor rekening en risico van de gebruiker. CCV Shop aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor onjuistheden en onduidelijkheden in de tekst. Fouten of onvolledigheden verbeteren we graag. Zou u wanneer u onvolledigheden opmerkt, deze willen en naar support@ccvshop.nl? Hartelijk dank hiervoor! Auteursrechten Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van CCV Shop. CCV Shop Diamantstraat TA Hengelo (Ov) support@ccvshop.nl Pagina 28 Handleiding: Importeer producten v2