LITERAIRE MANIFESTATIES EN STRIPMANIFESTATIES Subsidiereglement 2009 Vlaams Fonds voor de Letteren

Transcriptie

1 LITERAIRE MANIFESTATIES EN STRIPMANIFESTATIES Subsidiereglement 2009 Vlaams Fonds voor de Letteren 1. WAT IS EEN LITERAIRE MANIFESTATIE / STRIPMANIFESTATIE? Een literaire manifestatie of stripmanifestatie is een eenmalig literair evenement met een bovenlokaal karakter en een bovenlokaal publieksbereik. Het initiatief getuigt van dynamiek, het heeft een unieke uitstraling en een eigen gezicht. Wanneer deze activiteit over verscheidene momenten verspreid is of kadert in een reeks van gelijkaardige activiteiten, spreekt men nog steeds van een literaire manifestatie of stripmanifestatie. Wanneer de aanvraag enkel auteurslezingen of voorleesmomenten betreft, wordt verwezen naar de subsidievorm Auteurslezingen van Stichting Lezen ( In onderstaande tekst wordt met de term manifestatie een literaire manifestatie of stripmanifestatie bedoeld. 2. WIE KAN EEN SUBSIDIE AANVRAGEN? Enkel organisaties die beschikken over rechtspersoonlijkheid met een niet-commercieel karakter (zoals de vereniging zonder winstoogmerk en de instelling van openbaar nut) kunnen een aanvraag voor een manifestatiesubsidie indienen. Dossiers van feitelijke verenigingen zijn onontvankelijk. Reeds voor hun werking betoelaagde organisaties (bv. cultuurcentra, bibliotheken, auteursgenootschappen, literaire organisaties, focuspunten, tijdschriften, ) kunnen in principe geen aanvraag indienen. Een uitzondering kan gemaakt worden voor experimentele/vernieuwende projecten die de reguliere gesubsidieerde werking overstijgen. Organisaties die voor het geheel van hun werking gesubsidieerd worden in het kader van het Kunstendecreet kunnen in principe geen aanvraag indienen. Het Vlaams Fonds voor de Letteren volgt hierbij de regel van de Vlaamse Gemeenschap inzake de onmogelijkheid van dubbele subsidiëring voor eenzelfde dossier. Indien het voorgelegde initiatief geen deel uitmaakt (noch inhoudelijk, noch financieel) van de structureel gesubsidieerde werking door de Vlaamse Gemeenschap, kan een manifestatie-aanvraag worden ingediend. (Dit zal nagegaan worden aan de hand van het actuele beleidsplan dat geldt voor het jaar waarin het project plaatsvindt. Het geactualiseerde beleidsplan kan door het VFL worden opgevraagd bij de Vlaamse Gemeenschap, IVA Kunsten & Erfgoed.) Het bij het VFL ingediende manifestatiedossier moet aantonen dat het project de reguliere gesubsidieerde werking verregaand overstijgt. Organisatoren van cross-overprojecten, waarbij naast literatuur / strips ook andere artistieke vormen worden aangewend, kunnen ook een aanvraag indienen voor het letteren- of stripluik. Hierbij wordt aangeraden om voor de andere disciplines een beroep te doen op andere subsidiënten, die ook vermeld moeten worden in het dossier. Het VFL zal met deze subsidiegevers overleg plegen om dubbele toekenningen voor hetzelfde luik te vermijden. Subsidiërende instellingen en provinciale, stedelijke of gemeentelijke culturele diensten kunnen geen subsidie aanvragen. 1

2 Volgende activiteiten komen niet in aanmerking voor subsidiëring: Kleinschalige projecten met een lokaal karakter 1. Bekroningen, literaire prijzen en literaire wedstrijden. Wetenschappelijke colloquia. Boekpresentaties met louter promotionele doeleinden. Initiatieven van boekhandels die de promotionele werking overstijgen en ook buiten het strikt commerciële circuit een literaire impact hebben, komen echter wel in aanmerking. 3. AANVRAAGPROCEDURE Een manifestatiesubsidie kan door de organisator worden aangevraagd aan de hand van een dossier (in zesvoud in te dienen). Het dossier bevat: Een aanvraagformulier (volgens het VFL-formulier). Een kosten- en opbrengstenbegroting. Een inhoudelijk luik (een toelichting met betrekking tot het programma, het concept, de beoogde doelgroep, de promotie, e.d.). Om de Adviescommissie toe te laten een nauwkeurig beeld te vormen van de aanvraag is het wenselijk om zo veel mogelijk relevante gegevens te bezorgen en informatie te verstrekken. Wanneer de gevraagde subsidie groter is dan ,00 euro kan het dossier in twee delen ingediend worden. Deel 1 (het beknopte dossier) moet ingediend worden op 1 december De deadline voor het indienen van deel 2 (het volledige dossier) is afhankelijk van de datum van de manifestatie en wordt door het VFL-secretariaat aan de aanvrager meegedeeld. DEEL 1 - BEKNOPT DOSSIER (in zesvoud in te dienen): Een aanvraagformulier (volgens het VFL-formulier). Een inhoudelijke aanzet voor de editie 2009 (eerste overzicht van auteurs, inhoudelijk thema, partners, ). Een indicatieve kosten- en opbrengstenbegroting. Een korte zelfevaluatie van de vorige editie. DEEL 2 VOLLEDIG DOSSIER (in zesvoud in te dienen): Een inhoudelijk luik (een toelichting met betrekking tot het programma, het concept, de beoogde doelgroep, de promotie, e.d.). Gedetailleerde kosten- en opbrengstenbegroting van het project: een realistische, goed uitgewerkte, sluitende begroting. Het VFL-secretariaat kan aanvullende informatie opvragen indien nodig. 1 Het VFL adviseert deze initiatiefnemers om contact op te nemen met de plaatselijke subsidiënten en met de gemeentelijke cultuurbeleidscoördinatoren (o.a. bereikbaar via de Vlaamse Vereniging Steden en Gemeenten VVSG de plaatselijke cultuurcentra en en de plaatselijke bibliotheken (o.a. via Locus, steunpunt voor de bibliotheken, voor de cultuur- en gemeenschapscentra en voor het lokale cultuurbeleid, Meer informatie over lokaal cultuurbeleid is te vinden op Daar kan je ook het Adresboekje lokaal cultuurbeleid downloaden. 2

3 Deadlines 2009: 1 december 2008: wanneer het gevraagde VFL-subsidiebedrag meer dan euro is, ongeacht het tijdstip van de manifestatie in 2009 (deel 1 beknopt dossier) 1 februari 2009: voor manifestaties die aanvangen en/of plaatsvinden in mei, juni en juli mei 2009: voor manifestaties die aanvangen en/of plaatsvinden in augustus, september en oktober augustus 2009: voor manifestaties die aanvangen en/of plaatsvinden in november en december 2009 en januari november 2009: voor manifestaties die aanvangen en/of plaatsvinden in februari, maart en april 2010 De poststempel geldt als bewijs. Laattijdige aanvragen zijn onontvankelijk. 4. BEOORDELINGSCRITERIA Deze subsidie heeft als inzet de verdieping, eerder dan de verbreding van het literaire veld. De aanvragen worden dan ook in dit licht geëvalueerd. Formeel Het te bereiken publiek en de schaalgrootte spelen een rol. Voor een manifestatie verwacht het VFL een opkomst van 100 bezoekers of meer. De organisator van de manifestatie zorgt voor goede (landelijke) promotie en beoogt media-aandacht in regionale en nationale pers. Uit het dossier blijkt een doordachte promotiecampagne. De manifestatie heeft een duidelijk bovenlokaal karakter. Inhoudelijke criteria zijn o.a. Een evenement waarbij literatuur of (Vlaamse) strips centraal staan en waaruit de literaire meerwaarde van het voorgestelde project naar voren komt. Een doordacht en origineel concept dat zich duidelijk onderscheidt van een auteurslezing en meer is dan een aaneenschakeling van voorleesmomenten of signeersessies. Relevante auteurs. De kwaliteit van het voorgestelde programma, inspelend op de dynamiek in het literaire veld. De kwaliteit van de organisatie. De samenwerking met binnen- en/of buitenlandse actoren. Financieel Het VFL verlangt van de aanvrager een transparante begroting die in verhouding staat tot het voorgestelde programma. Een evenwichtige verhouding tussen kosten en opbrengsten is noodzakelijk. Subsidies zijn bedoeld om de geplande manifestatie mee mogelijk te maken, maar kunnen niet de enige bron van inkomsten zijn. Het strekt tot aanbeveling om ook bij plaatselijke overheden (stad of gemeente, provincie, ) subsidies aan te vragen voor het project en/of sponsoring (in natura) te verwerven. Entreegelden zijn in deze context niet verplicht, maar de aanvrager dient minimaal 25% aan eigen inkomsten te genereren, inbegrepen de inbreng van andere subsidiënten. Het Vlaams Fonds voor de Letteren subsidieert in principe enkel het literaire luik of het stripluik van een activiteit. Kosten voor niet-literaire aspecten van de manifestatie (muzikale omlijsting, catering, ) of kosten die reeds door andere subsidiegevers/sponsors/ worden gedragen, worden niet door het Vlaams Fonds voor de Letteren gesubsidieerd. 3

4 Haalbaarheid De draagkracht van de organisatie om de voorgestelde manifestatie te verwezenlijken wordt in de beoordeling betrokken. Heeft de organisatie de inhoudelijke expertise, de infrastructuur, de financiële basis, om dit plan te realiseren? Is de geplande manifestatie haalbaar en realistisch gezien de werking van de organisatie? 5. VASTSTELLING VAN HET SUBSIDIEBEDRAG De Adviescommissie verenigingen, manifestaties en focuspunten of de Adviescommissie strips brengt een advies uit over de ingediende dossiers bij het Beslissingscollege, dat zijn gemotiveerd besluit schriftelijk meedeelt aan de aanvrager. Deze mededeling gebeurt in principe binnen de twee maanden na de indiendatum. De VFL-toelage kan nooit groter zijn dan het verwachte verlies. De aanvrager dient minimaal 25% van de inkomsten uit andere bronnen te genereren. In geval van een positieve beslissing wordt 90% van het subsidiebedrag uitbetaald bij toekenning. Het saldo van 10% wordt uitbetaald na indiening en goedkeuring van het werkingsverslag en financieel verslag. Het Vlaams Fonds voor de Letteren behoudt zich het recht voor om op elk moment aanvullende informatie op te vragen over de bezorgde afrekening. Indien na indiening van het financieel verslag een positief resultaat wordt vastgesteld, wordt het openstaande saldo niet uitbetaald en kan de reeds uitbetaalde subsidie (gedeeltelijk) teruggevorderd worden. 6. INFORMATIEVERPLICHTING BIJ INGRIJPENDE WIJZIGINGEN IN HET DOSSIER Indien het concept van de manifestatie grondig wordt gewijzigd ten opzichte van de omschrijving in de oorspronkelijke aanvraag, de manifestatie wordt afgelast of de organisatie ophoudt te bestaan, dient de aanvrager het VFL hiervan zo snel mogelijk op de hoogte te brengen. Ingrijpende wijzigingen kunnen een impact hebben op de toegekende / toe te kennen subsidie. 7. BEZWAARPROCEDURE De aanvrager kan binnen de vier weken na mededeling een gemotiveerd inhoudelijk bezwaarschrift indienen bij de Beroepscommissie van het Vlaams Fonds voor de Letteren tegen het besluit van het Beslissingscollege. De aanvrager kan verzoeken gehoord te worden door de Beroepscommissie. De Beroepscommissie gaat na of de Adviescommissie(s) en aansluitend het Beslissingscollege alle relevante elementen voor de besluitvorming hebben meegenomen, of ze consistent hebben geadviseerd en gemotiveerd, en of ze het aanvraagdossier objectief hebben beoordeeld. Na onderzoek beslist ze autonoom het besluit van het Beslissingscollege te bevestigen of geheel of gedeeltelijk te herzien. De Beroepscommissie is geen second opinion commissie die het inhoudelijk advies overdoet vanuit een eigen tweede lezing. Inbreuken van formele of procedurele aard moeten aanhangig gemaakt worden bij de griffie van de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel. Het verzoekschrift tot nietigverklaring of verzoekschrift tot nietigverklaring met vordering tot schorsing moet samen met alle processtukken per aangetekend schrijven toegezonden worden binnen de 60 dagen nadat de bestreden beslissing werd bekendgemaakt of betekend. Op hetzelfde ogenblik stuurt de verzoekende partij een kopie van het verzoekschrift ter informatie aan de verwerende partij. De volledige tekst van het procedurereglement kan men raadplegen op Het VFL-secretariaat kan u op verzoek een uittreksel met de kernartikelen bezorgen. 4

5 8. SUBSIDIEVERPLICHTINGEN Op alle promotie- en documentatiemateriaal (folders, affiches, brochures, ) en de website van de manifestatie waarvoor de organisator een subsidie van het Vlaams Fonds voor de Letteren ontvangt, moet het VFL als subsidiegever worden vermeld, samen met het VFL-logo. U kan het logo downloaden op De interne werking van het Vlaams Fonds voor de Letteren wordt geregeld door het oprichtingsdecreet van 30 maart 1999 (Belgisch Staatsblad 27 augustus 1999), het decreet van 30 april 2004 houdende wijziging van het oprichtingsdecreet (Belgisch Staatsblad 29 juni 2004), het Huishoudelijk Reglement van februari 2005 en de specifieke reglementeringen per subsidievorm. Deze teksten zijn op verzoek verkrijgbaar bij het VFL-secretariaat of raadpleegbaar op 5