Initiatiefdocument t.b.v. het project Renovatie/uitbreiding OTC

Transcriptie

1 Initiatiefdocument t.b.v. het project Renovatie/uitbreiding OTC Opgesteld door: I.Munnike /F. Meijers Documentnr: OTC Datum: 04 oktober 2012 Versie: 1.2 Bankrelatie ABN-AMRO nr BTW-nr B.02 K.v.K. nr Rotterdam fmarchitecten Wilgensingel CX Rotterdam tel (010) mob

2 Samenvatting De KNRB heeft de ambitie om focus sport te blijven ook na Hiervoor zullen verdere ontwikkelingen en vernieuwingen is de topsport noodzakelijk zijn. Niet alleen op trainingsgebied, maar ook de randvoorwaarden moeten worden verbeterd. Stilstaan is achteruit gaan en dit geld vooral in de topsport. Innovatie op alle terreinen is noodzakelijk. Derhalve zal ook het huidige Olympisch Trainings Centrum aangepast moeten worden aan de huidige eisen. Het gebouw dient te voorzien van een nieuwe inrichting en technische infrastructuur. Tevens dient het gebouw te dienen als onderkomen voor de FISA-organisatie tijdens het WK 2014 en na het WK als onderkomen voor het Bondsbureau. Uit de uitgevoerde inventarisatie is gebleken dat het gebouw qua oppervlak verdubbeld moet worden om het gewenste programma van eisen te kunnen huisvesten. De investeringskosten van het optimale scenario bedragen circa , deels ten behoeve van de renovatie van het bestaande pand, de uitbouw van het extra benodigde oppervlakte en deels ten behoeve van de sportgerelateerde inrichting, almede ten behoeve van het blijvend integreren van het bondsbureau met het OTC vanwege efficiency redenen. Door het Bestuur is aangegeven dat financiële risico s voor dit scenario te groot zijn en is gekozen voor een scenario, waarbij het huidige OTC weliswaar uitgebreid wordt, zodat en aan de eisen, gesteld door de FISA t.b.v. de WK 2014 kan worden voldaan, en een minimaal scenario voor de topsport faciliteiten aanwezig is. De investeringen voor deze minimale variant bedragen afgerond met een latere aanpassing van de inrichting na WK , of zoveel eerder als een harde financiering daarvan rond is. Deze investeringen vinden plaats over een periode van 3 jaar ( ). Naar aanleiding van dit initiatieffase document ligt het volgende voorstel: in te stemmen met het opstarten van de definitie/ontwerpfase uitbreiding OTC; hiervoor een voorbereidingsbudget van inclusief btw ter beschikking te stellen; als ook in te stemmen met de voorbereidingen om een banklening aan te vragen van maximaal

3 Inhoudsopgave Samenvatting Inleiding Aanleiding Projectdoel Randvoorwaarden en uitgangspunten Projectomschrijving Het pand Oplossingsvarianten Financiële aspecten (per variant) Planning Risico s / beheersmaatregelen Besluitvorming Inleiding Het doel is te rapporteren inzake de uitkomsten van het tot nu toe doorlopen proces en besluitvorming te krijgen inzake de verdere uitwerking middels een ontwerp en de realisatie van het project. 2. Aanleiding De KNRB (Koninklijke Nederlandse RoeiBond) is voornemens om het huidige OTC (Olympisch Training Centrum) te renoveren en uit te breiden. De noodzaak hiertoe wordt ingegeven door: het niet voldoen van de huidige accommodatie aan de huidige eisen die gesteld worden aan de trainingsfaciliteiten voor Topsport. Door het centreren van kennis, begeleiding en voorzieningen wordt een optimaal topsportklimaat gecreëerd (conform dat wat In het meer jaren plan staat over topsport: Innolab, ism VU en HVA). Het coachteam is in de loop der jaren vergroot en heeft na het verhuizen van het bondsbureau zijn intrek genomen in het oude bureau naast de kleedkamers en loodsen. Deze locatie moet gerenoveerd en verbouwd worden. Momenteel vindt er een onderzoek plaats in dit gebouw door het Amsterdamse bos ter inventarisatie wat deze renovatie zal gaan kosten. Vanaf 2013 tot 2014 kunnen de coaches er weer in, daarna zal de renovatie en verbouwing plaatsvinden en is er geen plek meer voorzien voor de coaches en het daar opgeslagen materiaal. De huidige faciliteiten voor het medische team zijn eigenlijk onvoldoende bij de huidige omvang van het equippe Het bondsbureau moet na 2015 op een nieuwe locatie gehuisvest zijn; het tijdelijke bondsbureau heeft tot en met 2015 vergunning voor de huidige tijdelijke huisvesting. De gemeente Amstelveen heeft aangegeven dat deze vergunning niet verlengd kan worden. Faciliteiten dienen ook geschikt te zijn voor aangepaste topsporters; het is de ambitie van de KNRB om bij de OS in Rio 3 paralympische ploegen uit te zenden. Het gebouw dient, om te kunnen voldoen aan de huidige eisen die gesteld worden aan de trainingsfaciliteiten voor topsport te worden voorzien van een nieuwe inrichting en technische infrastructuur. Tevens dient het gebouw te dienen als onderkomen voor de FISA-organisatie tijdens het WK 2014 en na het WK als onderkomen voor het bondsbureau.

4 3. Projectdoel De doelstelling van dit huisvestingsproject is: De uitbreiding van het huidige OTC ten behoeve van: de huisvesting voor zo optimaal mogelijke trainingsfaciliteiten o om roeiambities Rio en later te faciliteren; o om na 8 jaar focussport te blijven, d.w.z. aan de puntentelling van NOC/NSF te voldoen. Het beleid, de voorgestelde innovatie in dat beleid en uitvoering van dat beleid moet erop gericht zijn om dit te halen de huisvesting van het Innolab roeien de huisvesting voor de FISA organisatie tijdens het WK 2014 de huisvesting van het Bondsbureau. 4. Randvoorwaarden en uitgangspunten Randvoorwaarden: Om het project verder te kunnen brengen moet helderheid bestaan over de omvang en kenmerken van de te huisvesten organisatie(s). o overzicht van de m2 benodigd voor de trainingsfaciliteiten, inclusief het Innolab o overzicht van het aantal te huisvesten fte s Bondsbureau o overzicht van de m2 benodigd voor de FISA organisatie Totaal gebouw duurzaam en energie neutraal maken o Dichte panelen op zuid en zuidwest als zonnecellen o Bodemenergie als warmtebron en roeibak als buffer Gebouw draagt bij aan faunabeheer (nestkasten etc) 5. Projectomschrijving 5.1 Het pand De bestaande locatie is gelegen aan de Bosbaandreef te Amsterdam Uit de uitgevoerde analyses blijkt dat het pand niet voldoet aan de eisen die vanuit de topsport aan een optimale trainingslocatie worden gesteld. In oktober 2011 heeft het Bestuur van de KNRB besloten om een inventarisatie te doen naar de huidige wensen en eisen die gesteld worden aan een trainingscentrum voor topsport in relatie tot het roeien. Dit heeft uitgemond in een voorstel voor de ruimtebehoefte van het nieuw te formeren OTC versus het aanwezige aanbod. situatie Huisvesting aanbod behoefte kelder bg verd FISA Topsport trainingscentrum ,5 1175,5 Bondsburo Kleedruimten Algemene ruimten totaal ,5 1792,5 beschikbaar De behoeftevraag zal enigszins ingedikt moeten worden om te kunnen voldoen aan het aanbod bestaand met uitbreiding. 5.2 Oplossingsvarianten Op basis van de geïnventariseerde m2 kan een diverse scenario s (vlekken- en indelingsplan) onderscheiden worden om onderling te vergelijken. Welke bouwkundige en installatietechnische aanpassingen zijn nodig? Er zijn drie scenario s::

5 De meest optimale versie begroot op 2,263 mio voor het WK 2014 te realiseren Afgeslankte versie begroot op 1.,593 mio (verschil tussen Plan A (VOL) en Plan A (MIN) betreft globaal 360k voor inrichting en globaal 300k voor bouwkosten) o functioneel minimaal voldoen aan inspanningsvereiste criterium NOC*NSF o te realiseren voor het WK Niks doen. Het bestuur is van mening dat Plan A (VOL) niet te financieren is op basis van de huidige waarschijnlijke financieringsbronnen, en niet het risico wil dragen dat we onvoldoende inspanning leveren als focussport, en kiest daarom voor scenario Plan A (MIN). 5.3 Financiële aspecten (per variant) Opstellen investeringskostenraming en globale planning en fasering Investeringskostenraming op basis van kengetallen met een nauwkeurigheidspercentage tussen de -10% en +10%. scenario scenario OTC Optimaal OTC minimaal Fisa (inclusief casco roeibak) INVESTERINGSKOSTEN kengetallen incl BTW kengetallen incl BTW hvh /m2 BVO 21% /m2 BVO 21% 0. Grondkosten / verwervingskosten 2244,00 m2 7, , Bouwkosten 2244,00 m2 655, , Inventariskosten 2244,00 m2 222, , Bijkomende kosten 3,1 % 3,1% ,2% Directiekosten 11,2 % % Onvoorzien 4,5 % % Startkosten % 7. Diversen opdrachtgever % scenario nietsdoen TOTAAL Voorgestelde scenario s zijn tevens doorgerekend op te verwachten exploitatielasten, waarbij voor het scenario niets doen opgenomen is dat er extra ruimte voor het huidige tijdelijke bondsbureau wordt gehuurd, en opgenomen is dat er extra ruimte ten behoeve van extra trainingsfaciliteiten worden gehuurd. De te verwachten exploitatielasten voor scenario OTC optimaal en OTC minimaal zijn gebaseerd op kengetallen, De lasten van het huidige OTC zijn gebaseerd op de aanwezige posten uit de boekhouding. Samenvatting exploitatielasten onroerend goed gebruiker onroerend goed gebruiker onroerend goed gebruiker gebouw variabele gebouw variabele gebouw(otc) variabele gebonden voorzieningen gebonden voorzieningen gebonden voorzieningen a. het in eigendom hebben van onroerend goed vaste kosten incl afschr ) ) rentelasten rente gem 25jr ) aflossing ) b. het gebruiksklaar instandhouden energielasten onderhoudskosten ) ) adm. beheerskosten spec. bedrijfskosten vaste kosten huur bondsburo ) huur krachtsport topsport ) energielasten ) ) onderhoudskosten ) ) adm. beheerskosten spec. bedrijfskosten ) ) jaarlast

6 Voor de financiering van Plan A (minimaal) is er een bedrag van zeker beschikbaar als financiering voor de investering van het OTC in Amsterdam. Voor de rest van de financieringstoezeggingen is nog geen schriftelijk bevestiging beschikbaar. INKOMSTEN (bedragen * 1.000) Eigen bijdragen KNRB 325 Zeker Onzeker Totaal Toelichting Te financieren uit de BTW teruggave topsport ( ). Ingeleverd in 2012 binnen enkele maanden terug te ontvangen. Gemeente Amsterdam DMO- PMI 375 Schriftelijke beschikking ontvangen Provincie NH - Olympische ambitie 100 Gesprekken gevoerd nog geen formele schriftelijke bevestiging. Bijdrage WK via VWS WK De overall subsidie voor de WK2014 voor 500k is schriftelijk toegezegd. Daarnaast is er nog ruimte om meer aan te vragen voor de uitbreiding van het OTC (tussen de 200k- 250k). Deze subsidie wijzigingsaanvraag t.a.v. het OTC gedeelte wordt op korte termijn na akkoord van de AV ingediend. Te besteden aan WK2014 gerelateerde accomodatie. Nog te vinden financiering 520 Bij voorkeur directe financiering en als niet dan banklening van max. 600k Totaal Financiering Plan A (minimaal) Voor Plan A (minimaal) totaal kosten Faciliteiten topsport NOC * NSF 200 Mondelinge toezegging van NOC * NSF te besteden aan topsport inrichting. Innolab 75 Mondelinge toezegging te besteden aan topsport specifieke inrichting. Topsport VU 50 Mondelinge toezegging te besteden aan topsport specifieke inrichting. Hogeschool van Amsterdam (HVA) 10 Mondelinge toezegging te besteden aan topsport specifieke inrichting. Nog te vinden financiering voor Plan (volledig) 358 In totaal met Plan A minimaal 880k nog te vinden Totale Financiering Plan A (volledig) Voor Plan A (volledig) totaal kosten Planning September - Oktober 2012 formaliseren en veilig stellen van de financiële haarbaarheid Selecteren architect en adviseurs november 2012 februari 2012 beschrijven van ontwerp en de uitwerking ervan februari 2013 maart 2014 Aanbesteding en uitvoering bouwwerkzaamheden (Bosbaan en het huidige gebouw blijven waar mogelijk gedeeltelijk bruikbaar) maart 2014 Juli 2014 Oplevering en gebruiksklaar voor FISA organisatiecomité Juli Augustus 2014 Organisatie WK Senioren 2014, inclusief WK Adaptive Rowing Vanaf September 2014 Aanpassing en Intrek KNRB en Topsport 7. Risico s / beheersmaatregelen Risico s die thans worden gezien betreffen met name:

7 Bestemmingsplan wijziging tijdig geregeld; Het gevolg is vertraging in de planontwikkeling. o Beheersmaatregel: Vroegtijdig overleg met gemeente en gemeentelijke diensten Niet schriftelijk bevestigde toezeggingen o Beheersmaatregel: vastlegging gedane toezegging (materieel en financieel) Programma van eisen in afgeslankte vorm sluit niet aan bij Focus sport vereisten en/of WK2014 vereisten o Beheersmaatregel: Vroegtijdig overleg met NOC/NSF om vereisten te toetsen tijdens planuitwerking Draagvlak en commitment bij verenigingen Bouw gereed voor 1 maart 2014 (strakke bouwplanning) Tijdige teruggaaf BTW op Project Budgetoverschrijdingen Dat roeien over 8 jaar geen focussport meer is en daardoor de KNRB substantieel in inkomsten terug zal gaan. 8. Besluitvorming Het Bestuur van de KNRB adviseert de AV in te stemmen te kiezen voor: de afgeslankte versie van het OTC in Amsterdam (PLAN A MIN) waarmee functioneel minimaal voldaan wordt aan inspanningsvereiste criterium voor de Focussport en welke te realiseren is voor het WK2014 onder de voorwaarde dat naast de bijdrage uit de BTW teruggaaf van voorgaande jaren (ad ) de KNRB maximaal bijdraagt te financieren door een 30 jarige annuïtaire lening (welke zal worden afgelost uit het jaarlijkse huisvestingsbudget van het Bondsbureau als ook de topsport begroting). Gestelde voorwaarden door het Bestuur: Transparantie over de risico s Programma van eisen als basis Bij voorkeur gehele last in één keer financieren maar bij het aangaan van een lening voor de KNRB is de maximaal te dragen lening voor de KNRB ; Het nieuwe gebouw wordt uiterlijk 1 maart 2014 voor de WK2014 opgeleverd Instemming met dit advies van het Bestuur door de Financiële Advies Commissie. Voor de goede orde, de go/no-go beslissing op basis van de uitgewerkte plannen en een definitieve begroting van een aannemer zal pas plaatsvinden indien er voldoende zekerheid is op de financiering (zowel intern als extern) en tijdigheid voorschotten. Het streven is om dit op de ALV in maart 2013 in te brengen. Het verzoek aan de ALV om: In te stemmen met het voorliggende projectdocument Huisvesting OTC. In te stemmen met de beschikbaarstelling van de voorbereidingskosten tot gunning (mrt 2013) groot circa 70K incl. BTW, pp