Kwaliteit voor ieder kind

Transcriptie

1 Kwaliteit voor ieder kind 32 jaar Jaarplan 2012 KOZV, kwaliteit voor ieder kind 1

2 Colofon Uitgave: Redactie: Eindredactie: Loes Goossen Fotografie: Eigen archief Lay-out en printwerk: Streekbeeld Terneuzen, februari 2012 Kinderopvang Zeeuws-Vlaanderen (KOZV) Rianne Vons (directeur-bestuurder) Ilona van Dixhoorn (hoofd financiële, economisch & interne zaken) Babs van der Graaf (hoofd personeel & organisatie) Jeroen van Loon (hoofd opvangvormen) Marianne Carels (kwaliteitsfunctionaris) Loes Goossen (managementassistent)

3 32 jaar Inhoudsopgave Colofon 2 Inleiding Kwaliteit voor ieder kind 5 1. Strategisch beleid Duidelijk mission statement Voorbereiden en uitvoering geven aan krimpscenario s Streven naar behoud van de strategische positie in de regio 7 2. Pedagogisch beleid Pedagogisch beleid Ouderbetrokkenheid Voorschoolse Educatie Natuurlijke buitenruimtes en activiteiten Het meten van welbevinden kinderen Financieel organisatiebeleid Opbouw weerstandsvermogen Verlagen debiteurensaldo Financieel Risicomanagement Personeelsbeleid Ziekteverzuim Behoud van werkgelegenheid Implementatie planningssysteem Optimaliseren van de systematiek van functioneringsgesprekken Scholing Kwaliteitsbeleid Algemeen Minder handhavingsadviezen Jaarplan coördinatoren Communicatie met klanten Tot slot Locaties 19 KOZV, kwaliteit voor ieder kind 3

4 4 KOZV, kwaliteit voor ieder kind

5 32 jaar Inleiding Kwaliteit voor ieder kind! 2012 zal voor kinderopvang in het algemeen en ook voor Kinderopvang Zeeuws-Vlaanderen niet eenvoudig worden. Als sector worden we geconfronteerd met zware bezuinigingen van de overheid. Nederland is in een recessie en ook de kinderopvang ontkomt niet aan kortingen. Dit heeft duidelijk gevolgen voor de tegemoetkoming en hiermee de netto kosten voor ouders. Neem hierbij de Zeeuws Vlaamse problematiek van de krimp van de bevolking en de ingrediënten voor minder afname van kinderopvang zijn aanwezig. Ieder doel is toetsbaar en haalbaar. Niet altijd eenvoudig te realiseren, maar alle doelen in ons Jaarplan 2012 zijn opgenomen met het streven om de opvang te optimaliseren en de kwaliteit te verhogen. Rianne Vons, Directeur-Bestuurder In de afgelopen periode hebben we gemerkt dat ouders/ verzorgers de kosten van kinderopvang kritisch onder de loep nemen en helaas zijn we geconfronteerd met een behoorlijke vraaguitval. Dit heeft tot gevolg dat we in 2012 heel goed naar een aantal kosten gaan kijken en acties zullen ondernemen. Bezuinigingsacties, maar ook acties ten aanzien van ziekteverzuim en personeelsinzet zijn opgenomen in het jaarplan Nog steeds is het merendeel van de ouders tevreden over de geboden opvang en kiezen zij er voor om één van onze vormen van kinderopvang te blijven afnemen. Het feit dat ouders zeer tevreden zijn met de wijze waarop door de pedagogisch medewerkers dagelijks de opvang geboden wordt, is de verdienste van de individuele medewerker maar ook van de hele organisatie. Met elkaar werken we aan Kinderopvang Zeeuws-Vlaanderen in al zijn facetten. Goede opvang met zorg, aandacht, warmte en geborgenheid in een veilige vertrouwde omgeving. Maar ook het hele proces van aanmelding tot facturering moet zorgvuldig gebeuren. Alles met betrekking tot deze opvang wordt gemaakt door de medewerkers. Medewerkers met een hart voor kinderopvang, die letterlijk staan voor Kwaliteit voor ieder kind! Zoals jullie de laatste jaren van ons gewend zijn is het jaarplan SMART geformuleerd. Dat wil zeggen Specifi ek Meetbaar Acceptabel Realistisch en Tijdsgebonden. KOZV, kwaliteit voor ieder kind 5

6 1. Strategisch beleid 1.1 Duidelijk mission statement Kinderopvang Zeeuws-Vlaanderen is de grootste en best gekwalificeerde kinderopvang organisatie van Zeeuws- Vlaanderen. Voor medewerkers van de organisatie is het niet eenvoudig om in duidelijke bewoordingen aan te geven wat KOZV kwalitatief onderscheidt van andere organisaties. Voor de organisatie is het van belang dat het mission statement voor de medewerkers in alle communicatie naar buiten toe eenduidig en doorleefd is. Men moet voelen waarom KOZV de beste kinderopvang organisatie is en trots zijn op het bedrijf waarvoor men werkt. 1.2 Voorbereiden en uitvoering geven aan krimpscenario s KOZV wordt door verschillende oorzaken geconfronteerd met een teruglopende vraag naar opvang. Het betreft alle vormen van opvang die wij bieden. Oorzaken hiervan zijn: Verminderde overheidstegemoetkoming voor ouders. Krimp in Zeeuws-Vlaanderen, de vergrijzing en ontgroening (het afnemen van het aandeel jongeren in de bevolking als gevolg van een afname van het geboortecijfer). Concurrentie. Kinderopvang Zeeuws-Vlaanderen beschikt over een duidelijk mission statement. De organisatie en de medewerkers gebruiken dit ter profilering van de organisatie. Uitgangspunt is: KOZV is een kwaliteitsorganisatie en kan zich als zodanig duidelijk en uniform profileren door zowel de medewerkers alsook in alle PR uitingen. Tijdens de interne audit wordt aan medewerkers gevraagd te verwoorden, waarom KOZV de beste organisatie voor kinderopvang is. Dit is input voor de werkgroep. Vervolgens wordt een werkgroep samengesteld, die een mission statement opstelt. Het mission statement wordt geïmplementeerd in de organisatie; Mission statement is gereed in het tweede halfjaar Eind van het jaar is 75% van de medewerkers in staat het mission statement te verwoorden (prestatie indicator). Het mission statement wordt gebruikt in de uitingen (advertenties, brochures en social media) van KOZV. 6 KOZV, kwaliteit voor ieder kind

7 32 jaar De organisatie zal zich hierop moeten voorbereiden en heeft een duidelijk uitvoeringsplan bij terugloop opgesteld. De bezetting van de locaties voldoet aan de vastgestelde criteria of er kan aangegeven worden waarom er van afgeweken wordt. Financiële stabiliteit. Zo optimaal mogelijke regionale spreiding van het dienstenpakket van KOZV. Ondanks terugloop een passend kinderopvangaanbod voor ouders/verzorgers. Goed werkgeverschap. Criteria voor openstelling worden aangescherpt en mogelijk waar nodig opnieuw vastgesteld. Financiële parameters zijn vastgelegd. Actief zoeken naar aanvullende financiering. Stappen ten aanzien van personeel ten gevolge van de krimp zijn bekend in de organisatie. Mobiliteit van personeel wordt bevorderd. Financiële stabiliteit is behaald bij een rendement van 1,1% eind 2012 (prestatie indicator). Kritieke en zwaar verliesgevende locaties zijn gesloten, samengevoegd of er is aanvullende financiering of een duidelijke onderbouwing voor de openstelling: continu proces. Duidelijkheid ten aanzien van personeel voor wat betreft de werkgelegenheid. 1.3 Streven naar behoud van de strategische positie in de regio Eén van de sterke punten van KOZV naast kwaliteit en continuïteit is de sterke regionale spreiding. KOZV altijd dichtbij, betaalbaar en kinderopvang van hoge kwaliteit. In een krimpende markt met concurrentie op een aantal locaties, zal er in 2012 actie ondernomen moeten worden. Dit kan variëren van sterk afslanken, samenvoegen van groepen of sluiten van groepen of locaties, waarbij aandacht is voor regionale spreiding. Om de strategische regionale positie te behouden dienen nieuwe marktsegmenten onderzocht en indien mogelijk opgezet te worden. Kinderopvang Zeeuws-Vlaanderen is een belangrijke stakeholder voor onderwijs en gemeenten. De strategische positie in Zeeuws-Vlaanderen behouden. Kansen in de markt aangrijpen. Onderzoek en samenwerking met stakeholders om tot nieuwe initiatieven te komen: - BSO+ en opvang gekoppeld aan MKD ( Medisch Kinderdagverblijf), in samenwerking met Juvent. - Reformatorische opvang mogelijkheden, in samenwerking met mensen met reformatorische achtergrond en de kerken. - Projecten met 3-jarigen uitbreiden in samenwerking met onderwijskoepels. - Onderscheidend aanbod in de markt onderzoeken, bijvoorbeeld flexgroepen. - Financiële arrangementen voor ouders. - Overname van kleine kinderopvangaanbieders onderzoeken. Van ieder project wordt een SWOT analyse gemaakt. Er wordt een SWOT analyse per project gemaakt. Eind 2012 dient één project in voorbereiding of geëffectueerd te zijn. KOZV, kwaliteit voor ieder kind 7

8 2. Pedagogisch beleid 2.1 Pedagogisch beleid In het pedagogisch beleidsplan staat omschreven hoe onze pedagogisch medewerkers en gastouders met de kinderen omgaan. Het pedagogisch handelen van hen is gericht op het ontwikkelen van competenties van kinderen. In het pedagogisch werkplan heeft elke groep omgeschreven, hoe zij het pedagogisch beleid op hun groep vormgeven. Hoewel er inhoudelijk weinig op is aan te merken, leeft het pedagogisch werkplan en beleidsplan niet binnen de organisatie. Pedagogisch medewerkers zijn beter op de hoogte van de inhoud van het pedagogisch werkplan van de groep. De pedagogische doelen worden gedurende het eerste kwartaal binnen het team besproken. Voor 1 april zijn ze opgenomen in het pedagogisch werkplan van de groep. 2.2 Ouderbetrokkenheid Niet alleen de kinderen maar ook de ouders moeten zich prettig voelen bij de organisatie en met een gerust hart hun kind achter laten bij de pedagogisch medewerkers. Er wordt een beknopte samenvatting gemaakt van het pedagogisch beleid van de organisatie voor de groepen. Pedagogisch medewerkers nemen actief deel aan het formuleren van het pedagogisch werkplan. Groepen stellen twee pedagogische doelen en bespreken deze doelen minimaal elk kwartaal. De coördinatoren rapporteren aan hoofd opvang. Deze doelen zijn gedestilleerd uit de volgende brede doelen: - Het stimuleren van andersoortige creatieve activiteiten - Het stimuleren van ouderbetrokkenheid Deze doelen worden opgenomen in het pedagogisch werkplan van de groep en elk kwartaal wordt de voortgang besproken. In januari wordt op elke groep het pedagogisch werkplan geëvalueerd en bijgesteld. Daarnaast zorgen de pedagogisch medewerkers ervoor dat bij wijzigingen op de groep het pedagogisch werkplan direct wordt bijgesteld, conform de eisen die de GGD hieraan stelt. 8 KOZV, kwaliteit voor ieder kind

9 32 jaar Om dit nog verder te verbeteren, gaan we werken aan ouderbetrokkenheid. Uit de evaluaties komt regelmatig naar voren dat ouders meer en beter geïnformeerd willen worden over de activiteiten en de dagelijkse gang van zaken op de groep en over het welbevinden van hun kind op de groep. Daarnaast is ouderbetrokkenheid ook een belangrijk onderdeel van VVE. Ouders worden geacht op de hoogte te zijn van wat VVE is en betrokkenheid van ouders bij VVE activiteiten kan een positief effect hebben op de ontwikkeling van het kind. Ouders zijn op de hoogte van de activiteiten, die de groepen uitvoeren Ouders worden betrokken bij de activiteiten van de groepen Ouders worden geïnformeerd over de ontwikkeling en het welbevinden van de kinderen. De coördinatoren stellen samen met de groepen een plan op om de ouderbetrokkenheid nog beter vorm te geven. In het pedagogisch werkplan van de groep worden één of meerdere doelen opgenomen, die betrekking hebben op het vergroten van de ouderbetrokkenheid. In de jaarplannen van de coördinatoren wordt ouderbetrokkenheid opgenomen. Bij het informeren van de ouders over de activiteiten van de groep, kan social media ingezet worden. Facebook voor de kdv- en psz-groepen, Hyves voor de bso-groepen. Jaarlijks krijgen de ouders de gelegenheid om met de pedagogisch medewerkers een gesprek te voeren over het welbevinden van het kind. Voor 1 april zijn de activiteiten voor het bevorderen van ouderbetrokkenheid opgenomen in het pedagogisch werkplan van de groep. Ouderbetrokkenheid is onderdeel van het immaterieel doel in Voorschoolse Educatie. Het werken met Uk en Puk of Sporen is gaan behoren tot een basiselement van het pedagogisch handelen van KOZV. Naast het werken met Uk en Puk en Sporen zijn de voorschoolse activiteiten uitgebreid met het werken met observatie registratie-instrument KIJK! In navolging van KIJK! zal in 2012 aandacht worden besteed aan het opstellen van een plan van aanpak voor de kinderen, die een extra steuntje in de rug nodig hebben in de ontwikkeling. KOZV beschikt over pedagogisch specialisten, die de groepen hierbij kunnen ondersteunen. Het werken met KIJK!, Puk en Sporen zal in 2012 geborgd worden in de werkplannen van de groepen. De coördinatoren zullen de voortgang VVE op de groepen monitoren door middel van een nieuw te ontwikkelen monitor instrument VVE. Dit instrument sluit aan bij de nulmeting, die uitgevoerd is op de groepen in de gemeente Terneuzen en zal voor de hele organisatie ingevoerd worden. Alle kinderen tot vier jaar binnen de opvang van KOZV krijgen een rijk aanbod aan activiteiten om de ontwikkeling te stimuleren, door middel van het werken met Uk en Puk, Puk en Ko of Sporen. De pedagogisch medewerkers zijn voldoende geschoold om dit te realiseren. De werkwijzen met Puk of Sporen zijn opgenomen in het pedagogisch werkplan van de groep. De ontwikkeling van de kinderen wordt gemonitord op de gebieden taal spraak ontwikkeling en sociaal emotionele ontwikkeling. Pedagogisch medewerkers zijn in staat achterstanden in de ontwikkeling te signaleren. Het aanwijzen van VVE kinderen en de manier waarop dit uitgevoerd moet worden, is bekend bij de pedagogisch medewerkers en coördinatoren. KOZV, kwaliteit voor ieder kind 9

10 Voor kinderen die een extra steuntje in de rug kunnen gebruiken in de ontwikkeling, wordt een plan van aanpak opgesteld, zodat de ontwikkeling van deze kinderen ook optimaal gestimuleerd wordt. Het werken met VVE wordt beter geborgd binnen de organisatie, zowel op groepsniveau als op managementniveau. Jaarlijks vind een meting plaats om de stand van zaken VVE op de groep te monitoren. Pedagogisch medewerkers worden geschoold in het opstellen van een plan van aanpak voor kinderen die een extra steuntje in de rug nodig hebben. Er wordt een instrument ontwikkeld voor het monitoren van de VVE activiteiten op de groepen. Er worden borgingsdocumenten ontwikkeld voor de doorgaande lijn en ouderbetrokkenheid. Het werken met VVE wordt in de pedagogische werkplannen van de groepen opgenomen. Deze instrumenten zijn een onderdeel van het beleid van de organisatie rond VVE, die de organisatie dit jaar verder zal omschrijven. De basistrainingen voor Uk en Puk en KIJK! zullen jaarlijks of tweejaarlijks herhaald worden om nieuw ingestroomde medewerkers op te kunnen leiden. Eind 2013 zijn op iedere groep medewerkers geschoold in het opstellen van een plan van aanpak. Per juni 2012 is de monitor VVE klaar en per eind 2012 is voor alle groepen de stand van zaken VVE opgenomen. Per juni 2012 zijn de borgingsdocumenten gereed en eind 2012 hebben de groepen dit opgenomen in hun pedagogisch werkplan. Per juni 2012 is het organisatiebeleid rond VVE gereed. 10 KOZV, kwaliteit voor ieder kind

11 32 jaar 2.4 Natuurlijke buitenruimtes en activiteiten Natuur daagt kinderen uit, laat kinderen onderzoeken, laat kinderen bewegen. In een natuurlijke buitenruimte zijn minder prikkels voor kinderen, zodat ze prikkels intensiever opnemen. Ook zijn er hierdoor minder conflicten. Kinderen spelen op een meer sociale manier en krijgen meer respect voor de natuur. In 2011 zijn de eerste twee natuurlijke buitenruimtes aangelegd en hebben ruim dertig medewerkers een cursus, gericht op natuuractiviteiten, gevolgd. Waar mogelijk zal Kinderopvang Zeeuws-Vlaanderen overgaan op natuurlijk ingerichte buitenruimtes. Ook willen we onze pedagogisch medewerkers beter toerusten kinderen optimaal van deze buitenruimtes te laten profiteren. In 2012 wordt er een natuurlijke buitenruimte ingericht bij kdv Kiddo s te Biervliet, de brede school in Othene te Terneuzen, de brede school te Sas van Gent, kdv de Oude Vaart te Terneuzen en bso de Kinderburcht te Axel. Vijftien medewerkers van kinderdagverblijf groepen volgen de masterclass Groen is gras. Het doel is dat de pedagogisch medewerkers, na het volgen van de opleiding, de kinderen beter met alle facetten van een natuurlijke omgeving kunnen laten kennis maken. Eind 2012 is 50% van de pedagogisch medewerkers geschoold. Eind 2012 zijn de voorgenomen aanpassingen uitgevoerd. 2.5 Het meten van welbevinden kinderen Het welbevinden van de kinderen, die bij onze kinderopvang worden opgevangen, is de kern van ons werk. Een goede systematiek om het welbevinden van de kinderen te meten en te verbeteren is zeer waardevol en belangrijk. Op 1 januari starten we met KIJK! observaties op alle groepen van nul tot vier jaar. Vooral de basiskenmerken uit deze methode geven een goed beeld van het welbevinden van de kinderen op de groep. Voor de bso kinderen hebben we in het najaar van 2011voor het eerst gebruik gemaakt van het meetinstrument van het Belgische ministerie voor kinderopvang, genaamd BIBO. In 2012 wordt het gebruik van BIBO geoptimaliseerd. Het gebruik van BIBO wordt geëvalueerd. Er wordt een procedure geschreven, waarin de werkwijze met KIJK! en BIBO wordt vastgelegd. Pedagogisch medewerkers, werkzaam met kinderen onder de vier jaar, volgen de scholing KIJK! In het eerste kwartaal wordt BIBO geëvalueerd. In het tweede kwartaal wordt de procedure geschreven en vastgesteld. Eind 2012 zijn alle huidige pedagogisch medewerkers en coördinatoren geschoold in KIJK! en is de werkwijze geïmplementeerd. De scholing van nieuwe medewerkers in KIJK! is een continu proces. KOZV, kwaliteit voor ieder kind 11

12 3. Financieel beleid 3.1 Opbouw weerstandsvermogen Het beschikken over voldoende weerstandsvermogen is essentieel voor de continuïteit van KOZV. Het weerstandsvermogen stelt KOZV in staat om eventuele tegenvallers op te vangen, zonder dat hierdoor de continuïteit in gevaar komt. KOZV voegt jaarlijks het gerealiseerde netto resultaat toe aan het eigen vermogen. De Rijksoverheid bezuinigt vanaf 2012 fors op kinderopvang. Dit zal voor de hele branche en ook voor KOZV leiden tot vraaguitval. In verband met de bezuinigingsmaatregelen zijn voor 2012 verschillende krimpscenario s uitgewerkt. De benodigde en mogelijke maatregelen bij de verschillende scenario s zijn in kaart gebracht, zodat er indien nodig snel gehandeld kan worden. Afhankelijk van ontwikkelingen zullen er mogelijk nog nieuwe scenario s opgesteld worden. financiering, bijvoorbeeld door schoolbesturen. Met behulp van PlanRad worden personele kosten op vestigings- en afdelingsniveau beter in kaart gebracht, zowel vooraf als achteraf. Waar mogelijk gaan we bezuinigen op kosten, waarbij behoud van kwaliteit vooraan staat. Maandelijkse toetsing in het MT. Eind 2012 moet het resultaat, opbouw van het weerstandsvermogen van 1,1 procent, gerealiseerd zijn. Voor 2012 wordt gestreefd naar een opbouw van het weerstandsvermogen van 1,1% (prestatie-indicator), zie strategisch beleid. Voor 2011 werd gestreefd naar een opbouw van 1,5%. De bezuinigingen op kinderopvangtoeslag maken een bijstelling naar 1,1% voor 2012 noodzakelijk. Aan de hand van de managementinformatie worden opbrengsten en kosten nauwlettend gevolgd en vergeleken met de opgestelde meerjarenbegroting. Bij afwijkingen wordt zo mogelijk direct actie ondernomen. Ontwikkeling van omzet, bezetting, in- en uitschrijvingen en reden van uitschrijving worden per vestiging opgenomen in de managementinformatie. We gaan bekijken of criteria voor openstelling aangescherpt moeten worden en bij openstelling van structureel verliesgevende vestigingen wordt gezocht naar aanvullende 12 KOZV, kwaliteit voor ieder kind

13 32 jaar 3.2 Verlagen debiteurensaldo Een goed debiteurenbeleid is van groot belang voor de financiële positie van KOZV. Het toepassen van een stringent debiteurenbeleid vermindert de debiteurenrisico s en verbetert de liquiditeitspositie van de organisatie. Het is algemeen bekend dat het betalingsgedrag van consumenten verslechtert. Ook voor KOZV is dit duidelijk zichtbaar; het aantal wanbetalers neemt sterk toe en beperking van het uitstaande debiteurensaldo vergt steeds meer inspanning. Daarnaast leidt de strengere regelgeving ten aanzien van aanvragen en betalen van kinderopvangtoeslag tot een groter debiteurenrisico. Evenals in 2011 streven we naar een uitstaand debiteurensaldo van maximaal 5,3% van de jaaromzet (prestatie-indicator). Maandelijks rapporteren we het totale debiteurensaldo en het debiteurensaldo ouder dan 90 dagen in de financiële rapportages. De samenwerking met de twee incasso-/ deurwaarderskantoren wordt in 2012 gecontinueerd. We gaan onderzoeken of het mogelijk is om vooraf te factureren en te incasseren. Het verlagen van het debiteurensaldo is een continu proces. Eind 2012 is het meetmoment of de 5,3% van de jaaromzet niet overschreden wordt. 3.3 Financieel Risicomanagement Het ontwikkelen van risicomanagement is van belang om op een goede manier met risico s om te gaan. Onder risicomanagement wordt verstaan het identificeren en kwantificeren van risico s en het vaststellen van beheersmaatregelen. In 2010 is geconstateerd dat KOZV te zeer ad hoc omgaat met risico s en dat het ontwikkelen van risicomanagement wenselijk is. In 2011 zijn risico s op het gebied van vraaguitval en automatisering geïnventariseerd en zijn maatregelen genomen om deze zoveel mogelijk te beperken. KOZV heeft inzicht in bestaande risico s en de kans waarmee deze zich voordoen en heeft vastgesteld hoe deze risico s beheerst kunnen worden. In 2012 gaan we, voor zover nog niet gebeurd, de risico s voor de organisatie in kaart brengen, waarna beheersmaatregelen worden vastgesteld. Eerste kwartaal 2012 zijn de risico s in kaart gebracht. Tweede kwartaal 2012 zijn de beheersmaatregelen vastgesteld. Derde kwartaal 2012 zijn de maatregelen uitgevoerd. KOZV, kwaliteit voor ieder kind 13

14 4. Personeelsbeleid 4.1 Ziekteverzuim Ziekteverzuim heeft kwalitatief en financieel een grote invloed op de uitvoering van de dienstverlening. In 2011 bedroeg het verzuimpercentage 5%, ten opzichte van 4,83% in De stijging van het verzuimpercentage werd voornamelijk veroorzaakt door een constant aantal langdurig zieken en een groot aantal frequent verzuimers (20%). Voor 2012 streven we naar een gemiddeld ziekteverzuimpercentage van 4,5% (prestatie indicator). Het verzuimprotocol is in 2011 aangescherpt en wordt gevolgd. Een goede begeleiding van en frequent contact met zieke medewerkers door de leidinggevende, de verzuimconsulent en de bedrijfsarts. De mogelijkheden van aangepast werk maximaal benutten. P&O volgt het frequent verzuim en neemt indien nodig actie volgens het verzuimprotocol. In 2012 wordt een verzuimtraining voor de coördinatoren gepland. Door het volgen van het beleid ten aanzien van arbeidsomstandigheden en als organisatie (preventief) aandacht te hebben voor welzijn en werkdruk. Onderzoek andere arbodienst. een flexibele schil van 33%. De verwachting is dat deze schil in 2012 af zal nemen ten gevolge van de vraaguitval. Het streven naar behoud van werkgelegenheid, geen gedwongen ontslagen. Het verloop van de formatie wordt gevolgd tijdens MT vergaderingen. Medewerkers stimuleren tot het verhogen van hun kwalificatieniveau. Medewerkers stimuleren tot het bevorderen van interne en externe mobiliteit. Vermindering van niet-contractuele uren (meer uren). Bovenstaande punten liggen vast en worden toegelicht in het beleidsdocument Vraaguitval en krimp KOZV, januari Continu proces, terugkerend agendapunt voor MTvergaderingen in Eind 2012 zijn er geen gedwongen ontslagen voorgevallen. Eind 2012 is het percentage ziekteverzuim 4,5 %. Continu proces, het verzuimcijfer komt terug in de MTrapportage en tijdens de kwaliteits-mt vergaderingen. 4.2 Behoud van werkgelegenheid De verwachte vraaguitval in 2012 zal onherroepelijk gevolgen hebben voor de personeelsinzet. Daartoe is reeds in 2011 de flexibiliteit van de organisatie in kaart gebracht. KOZV heeft 14 KOZV, kwaliteit voor ieder kind

15 32 jaar 4.3 Implementatie planningssysteem Voortgang van de implementatie van PlanRad in Door een gedigitaliseerd rooster- en planningssysteem eenduidigheid voor alle groepen en afdelingen, een meer efficiënte werkwijze met betrekking tot plannen en een beter inzicht in de personele kosten. Optimalisering van de aansluiting tussen het salarispakket en het planningssysteem. Optimalisering van de aansluiting van het pakket op de wensen van de organisatie. Invoering werknemer-portal. Per 1 april 2012 is de personeel portal operationeel. Per 1 juli 2012 is PlanRad volledig geïmplementeerd. 4.4 Optimaliseren van de systematiek van functioneringsgesprekken Vanwege de doelstellingen van KOZV naar de toekomst, is het wenselijk dat alle medewerkers zich in het verlengde van deze doelstellingen ontwikkelen. Via de systematiek van functioneringsgesprekken wordt voor zowel de organisatie als de medewerkers duidelijk hoe deze ontwikkeling verloopt en wat er nodig is om de medewerkers te boeien en te binden. Meer diepgang en eenduidigheid in de functioneringsgesprekken, zoals die gevoerd worden waarbij de nadruk ligt op ontwikkeling van de medewerker. Het gestarte onderzoek naar het invoeren van een aangepast format voor de functioneringsgesprekken wordt voortgezet in 2012 in overleg met de ondernemingsraad. Vanaf de tweede helft van 2012 worden de gesprekken gevoerd volgens het aangepaste format. 4.5 Scholing Gelet op de constant in beweging zijnde branche kinderopvang is het zaak voor KOZV middels scholing er voor te zorgen dat de medewerkers het gewenste niveau behalen en behouden. Scholing draagt bij aan behoud en verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening. Tevens vergroot het de ontwikkelingsmogelijkheden en daarmee de motivatie van de medewerkers en de mogelijkheden voor mobiliteit. Als werkgever medewerkers de mogelijkheden en de ruimte geven zich te scholen op de voor hen relevante onderwerpen, die tevens een meerwaarde betekenen voor kinderen, ouders en collega s in het werken bij KOZV. 75% van de medewerkers volgt relevante training of studie, daarbij inbegrepen de verplichte scholing EHBO en bedrijfshulpverlening. Divers scholingsaanbod, waaronder EHBO en bedrijfshulpverlening. Scholing aanbieden ter verhoging van het kwalificatieniveau en ter bevordering van (externe) mobiliteit (zie ook het beleidsdocument Vraaguitval en krimp KOZV, januari 2012). Onderzoek naar de mogelijkheden van talentontwikkeling en de inzet van een competentiescan via BKK, tranche 4. Continu proces. Eind 2012 heeft 75% van de medewerkers scholing gevolgd. KOZV, kwaliteit voor ieder kind 15

16 5. Kwaliteitsbeleid 5.1 Algemeen Op 15 augustus 2007 heeft KOZV als eerste en enige kinderopvangorganisatie in Zeeuws-Vlaanderen het Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ) certifi caat behaald. De daarop volgende jaren heeft KOZV haar certifi caat behouden. In 2010 is een nieuwe driejaarlijkse cyclus gestart voor de certifi cering. Het behalen van een certifi caat is geen doel op zich. KOZV wil zich profi leren als kwalitatief goede organisatie. Het certifi caat en de daarbij behorende externe audit zijn hulpmiddelen hierbij. In 2010 is een nieuw certifi catieschema vastgesteld door HKZ voor de kinderopvang, het HKZ schema Het jaar 2012 staat vooral in het teken van de implementatie van het nieuwe HKZ schema Speciaal punt van aandacht is het professioneel handelen van de pedagogisch medewerkers. Zij zijn het gezicht en het visitekaartje van de organisatie. In 2012 wordt het nieuwe HKZ schema geïmplementeerd in de organisatie. Door heel de organisatie en in alle afdelingen is het kwaliteitsbeleid ingebed. Er is een constante cirkel van plannen, uitvoeren, evalueren en bijstellen. Dit proces is terug te vinden in de werkwijze van de groepen, de afdelingen, het middenmanagement en het management. KOZV houd haar kwaliteitssysteem actueel en stelt haar normen bij aan nieuwe toetsingskaders. Volgens het nieuwe HKZ schema worden de kritische processen van de organisatie beschreven. Aandacht voor het professioneel handelen van de pedagogisch medewerkers door middel van de NCKO kwaliteitsmonitor. Het groepsleidinghandboek wordt opgeschoond. Protocollen die niet meer van toepassing zijn als protocol worden omgevormd naar document. Op alle niveaus wordt gewerkt volgens de normen van het kwaliteitssysteem. Structureel, tijdens teamoverleg wordt aandacht besteed aan procedures en werkwijzen. Evaluaties, acties en besluiten worden vastgelegd en uitgevoerd. Ook op managementniveau wordt gewerkt volgens de normen van het kwaliteitssysteem. Structureel wordt aandacht besteed aan procedures en werkwijzen. Daarnaast beschikt het management over een aantal instrumenten, die gebruikt worden voor evaluatie en bijstellen van procedures, werkwijzen of beleid. Ieder kwartaal, tijdens het kwaliteits- MT worden deze evaluaties beoordeeld. Het certifi caat is in 2012 weer verleend. Het kwaliteitssysteem is een doorlopend proces. Het ombouwen naar het certifi catieschema kinderopvang 2009 is per december 2012 afgerond. 5.2 Minder handhavingsadviezen Jaarlijks worden alle locatie geïnspecteerd door de GGD. De rapporten hiervan zijn openbaar voor ouders. Als kwaliteitsorganisatie streven wij ernaar aan alle wet- en regelgeving te voldoen. Toch wordt er op detail niveau nog regelmatig een afwijking geconstateerd. Ook deze imperfecties willen we in de toekomst voorkomen. In 2012 mogen, uitgezonderd het ontbreken van een oudercommissie, minder dan 20% van de locaties een advies tot handhaving krijgen. 16 KOZV, kwaliteit voor ieder kind

17 32 jaar Er wordt een procedure opgesteld met instructies voor pedagogisch medewerkers. Deze procedure zal regelmatig aangepast worden, wanneer er nieuwe inzichten zijn. Coördinatoren zien erop toe dat deze procedure gevolgd wordt. De procedure wordt in het eerste kwartaal vastgesteld en geïmplementeerd binnen de organisatie. Eind 2012 is het aantal handhavingsadviezen maximaal 20% (prestatie indicator). 5.3 Jaarplan coördinatoren In 2012 gaan de coördinatoren werken met een persoonlijk jaarplan. Met de invoering van dit jaarplan maakt de organisatie een verbeterslag op het gebied van de plan & control-cyclus binnen het kwaliteitsmanagementsysteem. De invoering van het jaarplan voor de coördinatoren zal zorgen voor meer samenhang met het beleid van de organisatie. Signalen van de werkvloer zullen beter doorkomen bij het management. Het zal inzichtelijker zijn op welke manier de werkvloer werkt aan doelen die het management stelt. Het jaarplan is één van de methodische werkwijzen, die door het cyclische karakter een continue focus op verbetering geeft. De coördinatoren gaan individuele doelen formuleren. Deze doelen komen voort uit: het jaarplan 2012 van de organisatie; de pedagogische doelen, die de groepen stellen in het pedagogisch werkplan; persoonlijke doelen die betrekking hebben op het eigen functioneren. Voor 1 mei 2012 heeft elke coördinator een persoonlijk jaarplan. Het jaarplan van de coördinatoren wordt elk kwartaal besproken met het hoofd opvangvormen. 5.4 Communicatie met klanten. Regelmatig komt uit evaluaties en andere contacten naar voren dat klanten behoefte hebben aan meer informatie. Zowel over de activiteiten op de groepen als administratief. Om te voldoen aan de behoefte van de klant, gaan we gebruik maken van social media en een klantenportal. Ouders zijn goed geïnformeerd over activiteiten op de groep. Door de invoering van een klantenportal op de website worden ouders in staat gesteld eenvoudiger en sneller te communiceren met KOZV. Ouders krijgen toegang tot informatie en formulieren, die voor de opvang van belang zijn. Het plaatsen en vullen van de klantenportal met de door KOZV gewenste informatie en formulieren. Het gebruik van social media om ouders te informeren over de activiteiten op de groepen. Tweede kwartaal 2012 is de portal operationeel en gecommuniceerd naar de ouders/verzorgers. Eerste kwartaal 2012 wordt gebruik gemaakt van Facebook en Twitter op organisatieniveau. Tweede kwartaal 2012 hebben groepen profi elen aangemaakt op Facebook (kdv en psz) of Hyves (bso). KOZV, kwaliteit voor ieder kind 17

18 6. Tot slot Zoals ieder jaar bevat het jaarplan ambitieuze doelen en de intentie om ons als organisatie te verbeteren en de organisatie voor de kinderen, ouders en personeel te verstevigen. Ook gaan we ons voorbereiden op de toekomst, die helaas meer bedreigingen met zich mee brengt dan de jaren hiervoor. Uiteraard streven we, ook in 2012, naar kwaliteit voor ieder kind! 18 KOZV, kwaliteit voor ieder kind

19 7. Locaties Op meer dan 50 locaties, verspreid over heel Zeeuws- Vlaanderen, is Kinderopvang Zeeuws-Vlaanderen actief en biedt opvang voor alle kinderen van nul tot dertien jaar. Keuze uit gastouderopvang, het kinderdagverblijf, de buitenschoolse opvang of de peuterspeelzaal: Aardenburg Axel Biervliet Breskens Cadzand Clinge Eede Graauw Groede Heikant Hengstdijk Hoek Hulst Kloosterzande Koewacht Nieuw Namen Oostburg Sas van Gent Sluis Sluiskil Schoondijke St. Jansteen Terneuzen Vogelwaarde Waterlandkerkje Westdorpe IJzendijke Zandstraat Zuidzande Actief in 29 plaatsen KOZV, kwaliteit voor ieder kind 19

20 32 jaar Dé kinderopvang voor Zeeuws-Vlaanderen Postbus AD Terneuzen e: w: Bezoekadres: Bellamystraat CP Terneuzen t: