REGLEMENT VRIJWILLIGERSRAAD ZORGCOMBINATIE NIEUWE MAAS

Transcriptie

1 ZORGCOMBINATIE NIEUWE MAAS Versie december pagina 1 van 9

2 BEGRIPSBEPALING Artikel 1 In dit reglement wordt verstaan onder: 1. De organisatie: de Stichting Zorgcombinatie Nieuwe Maas. 2. Raad van Bestuur: de raad van bestuur bestuurt de stichting onder toezicht van de raad van toezicht. De raad van bestuur is eindverantwoordelijk voor de algehele gang van zaken binnen Zorgcombinatie Nieuwe Maas. 3. Hoofd Activiteitensector: de persoon die is aangesteld door Zorgcombinatie Nieuwe Maas en verantwoordelijk is voor alle werkzaamheden, waaronder het vrijwilligersbeleid, die onder de activiteitensector vallen. 4. Coördinator Vrijwilligerswerk: de persoon die is aangesteld door Zorgcombinatie Nieuwe Maas en verantwoordelijk is voor de afstemming, ondersteuning, advisering, bewaking en ontwikkeling van vrijwilligerswerk. De coördinatie van het vrijwilligerswerk is als staffunctie ondergebracht bij de activiteitensector, die op haar beurt een onderdeel is van de zorgdienst. 5. Vrijwilliger: mensen die onverplicht en onbetaald werk verrichten ten behoeve van (cliënten van) Zorgcombinatie Nieuwe Maas, conform de vrijwilligersovereenkomst. 6. Vrijwilligersraad: een onafhankelijk en zelfstandig orgaan binnen Zorgcombinatie Nieuwe Maas die de vrijwilligers vertegenwoordigt en hun belangen behartigt. 7. Cliënten: mensen die zijn aangewezen op de zorg- en dienstverlening van Zorgcombinatie Nieuwe Maas. 8. Locatie: een organisatieonderdeel dat gericht is op het direct verlenen van zorg of diensten die hierop betrekking hebben. ALGEMENE UITGANGSPUNTEN VRIJWILLIGERSWERK Artikel 2 1. Begrip: vrijwilligerswerk is werk dat in enig georganiseerd verband, onverplicht en onbetaald, wordt verricht ten behoeve van andere mensen of de samenleving (Ministerie van VWS, 1980). 2. Doelstelling: het vrijwilligerswerk binnen Zorgcombinatie Nieuwe Maas heeft als doelstelling het persoonlijk welzijn van de cliënt te bevorderen en het verblijf zo aangenaam mogelijk te maken. De taken die vrijwilligers verrichten zijn een aanvulling op de zorg- en dienstverlening die door professionals geboden wordt, maar vervangen geen professionals. Kerntaken binnen de organisatie worden niet als vrijwilligerswerktaken aangemerkt. Vrijwilligerswerk is vrijwillig maar niet vrijblijvend; vrijwillig betekent niet dat je voor aangegane verplichtingen kunt weglopen. Daarom ook wordt de afspraak met een vrijwilliger die binnen ZNM vrijwilligerswerk gaat doen vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst. Er wordt gestreefd naar continuïteit, maar deze kan niet gegarandeerd worden. Vrijwilligers verrichten taken die vooral in de recreatieve en ontspannende sfeer liggen. Vrijwilligers zijn meestal ondersteunend, maar kunnen bij bepaalde activiteiten zelfstandig zorgdragen voor de uitvoering. DOELSTELLING Artikel 3 1. De vrijwilligersraad vertegenwoordigt de vrijwilligers en behartigt hun gemeenschappelijke belangen. 2. De vrijwilligersraad adviseert gevraagd en ongevraagd in het besluit- en beleidsvormingsproces van de organisatie, daar waar het vrijwilligerwerk betreft. Hierbij valt te denken aan: ZORGCOMBINATIE NIEUWE MAAS 2 /9

3 a. het scheppen van voorwaarden voor het optimaal functioneren van de vrijwilligers binnen Zorgcombinatie Nieuwe Maas, zowel materieel als immaterieel; b. het bevorderen van een goede relatie tussen vrijwilligers en de organisatie (cliënten, beroepskrachten en andere betrokkenen); c. het vergroten van hun motivatie en de binding ten aanzien van de organisatie; d. het voorkomen dat vrijwilligers oneigenlijke taken gaan verrichten; e. het adviseren over, en het toetsen van het beleid met betrekking tot de vrijwilligers. f. het toetsen van het beleid met betrekking tot de vrijwilligersregelingen. TAKEN Artikel 4 De vrijwilligersraad houdt zich bezig met het regelmatig evalueren van de volgende onderwerpen: 1. De inhoud van het vrijwilligerswerk: a. taakafbakening beroepskracht/vrijwilliger; b. deskundigheid van de vrijwilliger; c. materialen. 2. Het vrijwilligersbeleid: a. de rechtspositie van de vrijwilliger; b. algemene voorwaarden en faciliteiten voor vrijwilligers; c. onkostenvergoeding; d. de wijze van begeleiden en scholen van vrijwilligers; e. informatievoorziening en communicatie. 3. De vrijwilligersovereenkomst. 4. De interne en externe profilering / beeldvorming van het vrijwilligerswerk. 5. Het vrijwilligersbudget: het hoofd activiteitensector is budgethouder vrijwilligerswerk en bewaakt dit. Hij overlegt hierover met het hoofd van de zorgdienst; 6. Het regelmatig onderhouden van contact met groepen en individuele vrijwilligers om na te gaan welke vragen en opmerkingen er bij hen leven met betrekking tot het vrijwilligerswerk, en om de onderlinge band met/tussen vrijwilligers te bevorderen. 7. Het zich op de hoogte stellen van regionale en landelijke ontwikkelingen op het gebied van vrijwilligerswerk in de sector verpleeg- en verzorgingshuizen. 8. Het deelnemen aan overlegvormen die van belang zijn voor het vrijwilligerswerk; 9. Het gevraagd/ongevraagd adviseren aan de Raad van Bestuur over vrijwilligerswerkaangelegenheden. SAMENSTELLING EN BENOEMING VAN DE Artikel 5 1. De vrijwilligersraad bestaat minimaal uit tenminste zeven en maximaal uit twaalf leden. 2. De vertegenwoordiging per locatie is als volgt geregeld: a. Per woonhaven minimaal één lid, maximaal twee leden; b. locatie Drieën-Huysen: minimaal twee leden, maximaal drie leden; c. locatie het Zonnehuis: minimaal drie leden, maximaal vijf leden. 3. Gestreefd wordt om vrijwilligers die betrokken zijn bij verschillende soorten vrijwilligerswerk zitting te laten nemen in de vrijwilligersraad. 4. Uit hun midden worden een vice-voorzitter en een secretaris benoemd. 5. Een onafhankelijke externe voorzitter wordt benoemd door de bestuurder. 6. Het hoofd Activiteitensector is op grond van zijn functie ondersteuner en heeft zitting als onafhankelijk persoon zonder stemrecht. ZORGCOMBINATIE NIEUWE MAAS 3 /9

4 7. Stemgerechtigd en verkiesbaar is iedere vrijwilliger die bij Zorgcombinatie Nieuwe Maas een vrijwilligersovereenkomst heeft. 8. Tenminste de helft van de leden van de vrijwilligersraad treden om de drie jaar af. Zij zijn terstond voor éénmaal herkiesbaar. 9. De invulling van de vacatures kan tot stand komen via: a. persoonlijke aanwijzing of aanmelding; b. op voordracht; c. openbare verkiezing. 10. Bij tussentijdse vacatures dragen de leden van de Vrijwilligersraad kandidaten voor. Middels stemming in de vrijwilligersraad wordt besloten of betreffende kandidaat gedurende de rest van de zittingsperiode de vacature al dan niet vervult. TAKEN VOORZITTER, VICE-VOORZITTER, SECRETARIS EN OVERIGE LEDEN Artikel 6 1. Voorzitter: de voorzitter coördineert de activiteiten van de vrijwilligersraad, stelt samen met de secretaris, de agenda op voor de vergaderingen en leidt de vergaderingen. Daarnaast vertegenwoordigt de voorzitter de vrijwilligersraad intern en extern en vormt de voorzitter met de secretaris het dagelijks bestuur. 2. Vice-voorzitter: bij afwezigheid van de voorzitter neemt de vice-voorzitter bovengenoemde taken over. 3. Secretaris: De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de agenda op en verzorgt de vergaderstukken (inclusief verzending). De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van vergaderingen, redigeert het jaarverslag van de vrijwilligersraad, draagt zorg voor de correspondentie en houdt het archief bij. Van zaken die van belang zijn voor vrijwilligers wordt een samenvatting gemaakt voor publicatie in de Nieuwsbrief Vrijwilligers. Samen met de voorzitter vormt de secretaris het dagelijks bestuur. Bij afwezigheid van de secretaris worden de taken waargenomen door één van de andere leden van de vrijwilligersraad, dit in overleg met de voorzitter. 4. Door de bestuurder wordt een ambtelijk secretaris beschikbaar gesteld, die de secretaris ondersteunt bij zijn werkzaamheden. 5. Overige leden: de overige leden nemen actief deel aan de vergaderingen van de vrijwilligersraad en participeren naar redelijkheid in de activiteiten waartoe de vrijwilligersraad besloten heeft. INFORMATIEVOORZIENING Artikel 7 De vrijwilligersraad wordt door de raad van bestuur tijdig op de hoogte gebracht van ontwikkelingen die relatie hebben met vrijwilligerswerk, zoals: a. verandering van doelstelling en/of grondslag van de instelling; b. belangrijke veranderingen in de organisatie; c. wijzigingen in de recreatieve sfeer of woon- en leefsfeer; d. invoering, verandering, aanpassing of vernieuwing van huisregels; e. andere aangelegenheden die voor de vrijwilligers van wezenlijk belang kunnen zijn. OVERLEG EN RAAD VAN BESTUUR Artikel 8 1. De vrijwilligersraad en de raad van bestuur hebben ten minste twee maal per jaar een overlegvergadering betreffende de gang van zaken. 2. De agenda voor de overlegvergadering wordt door de voorzitter van de vrijwilligersraad tijdig opgesteld in overleg met de raad van bestuur; ZORGCOMBINATIE NIEUWE MAAS 4 /9

5 3. De leiding van de overlegvergadering is in handen van de voorzitter van de vrijwilligersraad. VERGADERINGEN EN VERGADERSTUKKEN Artikel 9 1. De vergaderingen vinden zesmaal per jaar plaats. 2. Als ten minste de helft van de leden dit wenst, kan een extra vergadering worden uitgeschreven. 2. Vergaderstukken worden uiterlijk tien werkdagen vooraf verzonden naar alle betrokkenen. 3. De vergaderingen zijn openbaar voor vrijwilligers, tenzij in bijzondere gevallen hierover anders beslist wordt door de leden van de vrijwilligersraad. 4. De agenda wordt openbaar gemaakt via de mededelingenborden en/of de Nieuwsbrief Vrijwilligers. 5. Van elke vergadering wordt verslag gedaan; tijdens iedere volgende vergadering wordt het verslag van de vorige vergadering goedgekeurd en vastgesteld. Het vastgestelde verslag wordt toegestuurd aan de raad van bestuur en vrijwilligersraadsleden. 6. De verslagen zijn openbaar en kunnen op verzoek verzonden worden aan vrijwilligers. In de Vrijwilligers Nieuwsbrief wordt een samenvatting van de verslagen en eventuele vergaderstukken gepubliceerd. 7. De vrijwilligersraad legt aan de vrijwilligers mondeling verantwoording af op de jaarlijkse vrijwilligersavond. 8. Het schriftelijke jaarverslag is een geïntegreerd onderdeel van het jaardocument maatschappelijke verantwoording van Zorgcombinatie Nieuwe Maas. Op verzoek wordt het jaarverslag verzonden naar vrijwilligers; BESLUITVORMING Artikel Ieder vrijwilligersraadslid heeft één stem. 2. Er kan gestemd worden wanneer van de leden ten minste de helft plus één aanwezig is en wanneer van elke locatie ten minste één vertegenwoordiger aanwezig is; 3. Bij het staken van de stemmen is het voorstel verworpen. 4. Stemming over personen vindt schriftelijk plaats. ADVIESRECHT VAN DE Artikel De vrijwilligersraad kan de raad van bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren over onderwerpen die betrekking hebben op het vrijwilligersbeleid, vrijwilligerswerkzaamheden, organisatie van het vrijwilligerswerk, vrijwilligersscholing, begeleiding van vrijwilligers, voorzieningen of andere zaken die voor vrijwilligers van belang zijn. 2. De vrijwilligersraad zal door de raad van bestuur om advies gevraagd worden inzake vaststelling, wijziging of intrekking van besluiten aangaande het algemene vrijwilligersbeleid. 3. Advies wordt schriftelijk gevraagd/gegeven. ZORGCOMBINATIE NIEUWE MAAS 5 /9

6 4. Het adviesrecht is wettelijk niet bindend. Indien de raad van bestuur afwijkt van het advies zal zij dit binnen tien werkdagen gemotiveerd mededelen aan de vrijwilligersraad. OPENBAARHEID VAN STUKKEN Artikel 12 Stukken van de overlegvergadering tussen de raad van bestuur en de vrijwilligersraad zijn op aanvraag verkrijgbaar bij de secretaris van de vrijwilligersraad, tenzij de belangen van beide partijen zich daartegen verzetten. Het verslag van de overlegvergadering dient door beide partijen te zijn goedgekeurd alvorens een samenvatting daarvan in de openbaarheid wordt gebracht. VERKIEZINGEN Artikel Als kandidaat voor de vrijwilligersraad komt men in aanmerking wanneer men actief als vrijwilliger voor Zorgcombinatie Nieuwe Maas werkzaam is, en in het bezit is van een vrijwilligersovereenkomst. 2. De leden worden gekozen tijdens de jaarlijkse vrijwilligersbijeenkomst, bij meerderheid van stemmen. 3. Iedere vrijwilliger kan een kandidaat voordragen voor zitting in de vrijwilligersraad. 4. Een vrijwilliger kan voor meerdere locaties kandidaat zijn, maar voor slechts één locatie als vertegenwoordiger in de vrijwilligersraad gekozen worden. ZITTINGSPERIODE Artikel Elk lid neemt drie jaar zitting en kan daarna aangeven herkozen te willen worden voor een tweede daarop volgende termijn. 2. De vrijwilligersraad stelt een rooster van aftreden op. Een tussentijdse opvolger neemt op het rooster de plaats in van degene die hij vervangt. 3. Tenminste de helft van de leden van de vrijwilligersraad treedt om de drie jaar af. Zij zijn terstond voor éénmaal herkiesbaar voor een tweede termijn. 4. Tussentijdse vacatures worden ingevuld. BEËINDIGING LIDMAATSCHAP Artikel Als een vrijwilliger tussentijds stopt met vrijwilligerswerk bij Zorgcombinatie Nieuwe Maas, stopt automatisch ook het lidmaatschap van de vrijwilligersraad. 2. Bij opzegging door een lid wordt tijdige melding op prijs gesteld en zal naar een vervanger worden gezocht. 3. Indien een lid van de vrijwilligersraad naar het oordeel van de overige leden onvoldoende participeert in de werkzaamheden van de vrijwilligersraad, informeert de voorzitter naar de achtergronden daarvan. Bij disfunctioneren kan, in overleg, door de vrijwilligersraad besloten worden het lidmaatschap (schriftelijk) op te zeggen. FACILITEITEN VAN DE VRIJWILLIGERSSRAAD ZORGCOMBINATIE NIEUWE MAAS 6 /9

7 Artikel De raad van bestuur stelt de vrijwilligersraad in staat goed te functioneren door het beschikbaar stellen van: a. noodzakelijke faciliteiten, zoals: materieel in de vorm van vergaderruimte, verstrekkingen, papier en apparatuur; b. informatievoorziening en indien wenselijk personele ondersteuning; c. financiële ondersteuning ten behoeve van deskundigheidsbevordering, aanschaf literatuur, reiskosten. 2. Het budgetbeheer voor het vrijwilligerswerk ligt bij het hoofd Activiteitensector. Besluitvorming aangaande de aanwending van het budget vindt plaats in overleg met de voorzitter. DECLARATIES Artikel Reiskostendeclaraties en aannemelijk gemaakte telefoonkosten kunnen via het declaratieformulier onkosten vrijwilligers, volgens de geldende regels voor vrijwilligers, worden gedeclareerd. 2. Andere kosten kunnen alleen gedeclareerd worden indien daarvoor vooraf toestemming is verleend door de voorzitter en het hoofd Activiteitensector. Deze kosten dienen te worden verantwoord per betalingsbewijs. 3. Met de onafhankelijk voorzitter is door de raad van bestuur een onkostenvergoeding overeengekomen. ADVISEURS Artikel 18 Het is de vrijwilligersraad toegestaan om, na overleg met de raad van bestuur, interne personeelsleden of externe personen als adviseur te raadplegen. Zij hebben geen stemrecht. COMMUNICATIE MET ACHTERBAN Artikel De vrijwilligersraad is aanwezig bij de jaarlijkse vrijwilligersavond per locatie en geeft in die bijeenkomst een kort mondeling verslag van haar werkzaamheden. 2. De vrijwilligersraad onderhoudt regelmatig contacten met vrijwilligers van de organisatie. Dit kan mondeling; via een vaste rubriek in de Vrijwilligers Nieuwsbrief; indien noodzakelijk tussentijds via mailings of bijeenkomsten. 3. De vrijwilligersraadsleden kunnen kopij aanleveren bij de coördinator vrijwilligerswerk voor de Vrijwilligers Nieuwsbrief. BESCHERMING SLEDEN Artikel 20 De vrijwilligersraadsleden ondervinden geen hinder bij de uitvoering van hun taken als gevolg van deelname aan de vrijwilligersraad en de activiteiten die daaruit voortvloeien. GEHEIMHOUDING Artikel De leden van de vrijwilligersraad dienen zeer zorgvuldig om te gaan met alles wat hen uit hoofde van hun functie ter ore komt. ZORGCOMBINATIE NIEUWE MAAS 7 /9

8 2. De leden van de vrijwilligersraad zijn verplicht tot geheimhouding van zaken waartoe de raad van bestuur en vrijwilligersraad gezamenlijk hebben besloten, en zaken van persoonlijke aard die vallen onder de wet Bescherming Persoonsgegevens. KLACHTENREGELING Artikel 22 De bestaande klachtenregeling van Zorgcombinatie Nieuwe Maas voor medewerkers is van toepassing voor vrijwilligers. Een exemplaar van deze regeling kan opgevraagd worden bij de secretaris. DUUR VAN HET REGLEMENT EN WIJZIGINGEN Artikel De overeenkomst gaat in op de datum waarop deze is ondertekend door de vrijwilligersraad en de raad van bestuur en geldt voor onbepaalde tijd. 2. De overeenkomst wordt na inwerkingtreding driejaarlijks door de vrijwilligersraad en de raad van bestuur geëvalueerd 3. Wijziging van dit reglement geschiedt in overleg met de vrijwilligersraad en de raad van bestuur. SLOTBEPALINGEN Artikel 24 Aangelegenheden waarin het reglement niet voorziet beslist de raad van bestuur. Dit reglement is op vastgesteld en ondertekend. Namens raad van bestuur, Namens vrijwilligersraad, Th. Van der Meulen, Bestuurder Zorgcombinatie Nieuwe Maas. J. F. van Leeuwen, Voorzitter vrijwilligersraad. ZORGCOMBINATIE NIEUWE MAAS 8 /9

9 BIJLAGE BIJ REGLEMENT ZORGCOMBINATIE NIEUWE MAAS PROFIEL ONAFHANKELIJK VOORZITTER - Is geworteld in de Vlaardingse samenleving; - Heeft belangstelling voor en een visie op ontwikkelingen binnen de ouderenzorg in het algemeen en vrijwilligerswerk in het bijzonder; - Is in staat om individuele problemen van vrijwilligers en knelpunten in het vrijwilligerswerk van een locatie te vertalen naar instellingsniveau; - Is in staat om zich onafhankelijk op te stellen; - Beweegt zich soepel in het krachtenveld rond een veranderende organisatie; - Kan gesprekspartner zijn van de bestuurder van de instelling zonder de belangen van de vrijwilligers uit het oog te verliezen; - Vindt het leuk om leiding te geven aan de vrijwilligersraad, die bestaat uit actieve vrijwilligers van Zorgcombinatie Nieuwe Maas; - Heeft zowel overdag als in de avonduren tijd om met de taakuitoefening bezig te zijn; - Kan ingewikkelde financiële- en inhoudelijke problemen op begrijpelijke wijze bespreken met de leden van de vrijwilligersraad; ZORGCOMBINATIE NIEUWE MAAS 9 /9