PE punten National Register Academy voor VTW commissarissen

Transcriptie

1 PE punten National Register Academy voor VTW commissarissen PE Punten Voor de hedendaagse commissaris is het van belang om ook een aantal PE activiteiten te volgen. Met name de commissarissen van woningcorporaties hebben deze verplichting al vastgesteld in hun besturen. De toekenning van PE punten waarover deze notitie informatie geeft, geldt uitsluitend voor VTW commissarissen. Het PE-systeem gaat uit van de eigen verantwoordelijkheid als commissaris en is niet vrijblijvend. Voor de VTW wordt in 2018 een evaluatie van het PE-systeem voorzien. PE is eigen verantwoordelijkheid Het PE-systeem gaat uit van het vertrouwen, dat de commissaris zelf de verantwoordelijkheid draagt èn neemt om op een goede manier invulling te geven aan uw PE-verplichting om de permanente basis te ontwikkelen en te verbeteren. De RvC heeft hierbij een belangrijke rol. De RvC denkt na over de PE-behoefte van de RvC als collectief en van de individuele leden en legt dit vast en bespreekt dit jaarlijks bijvoorbeeld bij de jaarlijkse zelfevaluatie van de RvC en/of in het kader van het RvCjaarverslag. PE is niet vrijblijvend Verantwoordelijkheid en verantwoording zijn twee zijden van de PE-medaille. In het RvC-jaarverslag kan de RvC de gevolgde PE-activiteiten en behaalde PE-punten per commissaris opnemen, dit in het kader van de verantwoording aan belanghouders en maatschappij. In het kader van PE activiteiten heeft Nationaal Register Academy de volgende activiteiten een PE waardering gegeven: - Workshops (per deelnemer 3 PE Punten) - In company workshops (per deelnemer 3 PE punten) Workshop 1 Good Governance, verantwoordelijkheid en verantwoording Docent: mr. Trudy Blokdijk Aan de kwaliteit van intern toezicht worden steeds hogere eisen gesteld. Professionalisering lijkt het toverwoord, maar wat houdt dat in? Na een periode van vooral veel aandacht voor regels en compliance, ligt nu veel meer de nadruk op een professionele opstelling, een professionele visie en professioneel gedrag. In deze workshop krijgt u vanuit zowel een praktisch als inhoudelijk kader de grondbeginselen van Good Governance, Goed Bestuur en Goed Inzicht uitgelegd. Welke ontwikkelingen hebben we gezien en wat is het belang van Intern Toezicht? Wat zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de toezichthouder? Governance vraagt om transparantie, verantwoording en aandacht voor kwaliteit, competenties, profielen en teamwork - hoe wordt hiermee omgegaan? Theoretische inzichten worden naast de praktijk gelegd, waarbij gebruik wordt gemaakt van casuïstiek voor nadere verdieping en inzicht in hoe Good Governance vorm kan worden gegeven. 1

2 Deze workshop is zowel geschikt voor meer ervaren toezichthouders als voor deelnemers die zich oriënteren op of starten met een toezichthoudende functie. Onderwerpen die aan de orde komen: - Wat is Governance en wanneer is sprake van Good Governance? - Welke ontwikkelingen zien we op dit gebied in het bedrijfsleven en de semipublieke sector? - Wat zijn de wezenlijke verschillen tussen besturen en toezicht houden? - Hoe zit het met de verantwoordelijkheden en de verantwoording van de RvC/RvT en hoe geef je daaraan vorm en inhoud? - Functies, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden: wat houden die precies in? - Hoe zit het met de relatie toezichthouder bestuurder? - Informatie, een kernbegrip - Hoe ga je om met interne en externe stakeholders/ belanghebbenden? - Wat betekent Governance voor de aansprakelijkheid? - De eisen van Governance houden transparantie en verantwoording in, kwaliteit van toezicht, inspraak en evaluatie. Wat betekent dat voor je functioneren als intern toezichthouder? - Kortom: hoe wordt kwalitatief goed toezicht praktisch uitgewerkt in de context van Good Governance? 1 Doelgroep: leden van de RvT/RvC - U kent de wezenlijke verschillen tussen besturen en toezicht houden. - U kent de verantwoordelijkheden van de RvC/RvT. - U kent de aspecten die inhoud en vorm geven aan de verantwoordelijkheden van de RvC/RvT gericht op het toezichthouden. - U kent de richtlijnen die een toezichthouder moet hanteren in de omgang met interne en externe belanghouders dan wel belanghebbenden. - U kent het begrip Governance en weet wanneer er sprake is van Good Governance? - U kunt aansprakelijkheid plaatsen in het kader van Governance. - U hebt zicht op de ontwikkelingen in het bedrijfsleven en de semipublieke sector gericht op toezichthouden. - Functioneren in een informatiesamenleving. Wat heeft dit voor consequenties voor de RvC/RvT? - U kent de eisen van Governance: transparantie, verantwoording, kwaliteit van toezicht, inspraak en evaluatie. En u weet hoe een RvC daarmee om kan gaan. - U hebt zicht hoe kwalitatief goed toezicht in de context van Governance in praktische zin kan worden uitgewerkt. - Verantwoordelijkheidsbesef - Uitdrukkingsvaardigheid - Standvastigheid - Onafhankelijkheid - Omgevingsbewust 2

3 Workshop 2 RvC/RvT: Informatievoorziening en omgang met stakeholders Docent: prof. dr. ir. Rienk Goodijk Deze workshop gaat over de vraag hoe een toezichthoudend orgaan (een RvC c.q. RvT) tot een effectieve informatievoorziening en omgang met stakeholders komt. Aan de hand van concepten en praktijkvoorbeelden wordt gezocht naar eigen werkbare maatwerkoplossingen. Aan de orde komen instrumenten als toezichtkader, informatieprotocol, early warning signalen en checklist toezien op stakeholder beleid. De benodigde informatievoorziening blijft een actueel thema in de Governance discussies: welke informatie heeft de RvC precies nodig om de rol als toezichthouder goed te kunnen vervullen? Daarbij gaat het om een gestructureerde informatievoorziening die aansluit bij de (strategische) beleidscyclus en de geformuleerde (meerjaren)doelstellingen en te realiseren prestaties. Maar ook om tussentijdse informatie en signalen die voor goed toezicht nodig zijn. Bovendien moet een RvT leren om met de dilemma s om te gaan: wanneer wel/niet (en hoe dan?) buiten het bestuur om op zoek gaan naar relevante informatie? Daarnaast wordt van toezichthouders gevraagd dat zij toezien op de wijze waarop het bestuur/de directie met de stakeholders omgaat (het stakeholder management). Aan de hand van praktijkvoorbeelden kan de toezichthouder zich verder bekwamen in adequaat toezicht met distantie én betrokkenheid op het stakeholder beleid. Toezicht houden op het stakeholder beleid, zonder op de stoel van de bestuurder te gaan zitten: hoe doe je dat? Met welke stakeholders (intern/extern) dient de toezichthouder welke contacten te onderhouden, en dat in relatie tot het bestuur? Voor aanvang van de workshop kunt u specifieke vragen doorspelen aan de docent. 1 Doelgroep: alle leden van de RvT/RvC - U heb zicht op welke informatie de RvB en RvT nodig hebben om de rol als toezichthouder goed te kunnen vervullen. - U kent begrippen als toezichtskader, informatieprotocol, early warning signalen en effectief toezien op stakeholderbeleid en kunt dit toepassen in het kader van de informatievoorziening. - U weet dat een gestructureerde informatievoorziening aan moet sluiten bij de (strategische) beleidscyclus en de geformuleerde (meerjaren) doelstellingen en te realiseren prestaties. - U weet dat de RvT moet leren om te gaan met de dilemma s van de informatieverstrekking: wanneer wel/niet (en hoe dan?) buiten het bestuur om op zoek te gaan naar relevante informatie. - U krijgt inzicht op welke wijze het bestuur/de directie om gaat met de stakeholders. - Aan de hand van praktijkvoorbeelden wordt ingegaan op wat adequaat toezicht inhoudt, met distantie én betrokkenheid op het stakeholderbeleid. - Toezicht houden zonder op de stoel van de bestuurder te gaan zitten: hoe doe je dat? 3

4 - Communicatief vermogen - Interpersoonlijke sensitiviteit - Klant- en kwaliteitsgericht - Helicopterview en oordeelsvorming - Strategische sturing 4

5 Workshop 3 Financiën voor de niet-financiële commissaris Docent: drs. Erwin Capitain RA Centraal staan de minimale vereisten voor adequaat toezicht en risicobeheersing voor niet-financiële commissarissen, bestuurders en toezichthouders. De Raad van Commissarissen houdt toezicht op de doelrealisatie van de organisatie. Deze doelrealisatie vertaalt zich in het behalen van doelen voor klanten en samenleving, het neerzetten van prestaties en het leveren van resultaten. Financiën zijn hiervoor zowel de smeerolie, als een veld waarop prestaties en resultaten geleverd worden. Onderwerpen die aan de orde komen zijn: jaarverslaggeving, balans, verlies & winstrekening en begroting, management-rapportage en aansluiting met de planning & control cyclus. 1 Doelgroep: leden van de RvT, leden van de Auditcommissie - U krijgt inzicht in het managementrapportagesysteem; en inzicht in diverse soorten financiële rapportages. - U kunt de rapportages lezen en interpreteren met in het bijzonder de verlies- en winstrekening en de balans (inclusief casuïstiek). - U kunt de begroting lezen en interpreteren. - U kent de verplichtingen die niet in de financiële administratie voorkomen. - U hebt inzicht in de organisatie van toezicht op het financiële beleid en beheer. - U hebt inzicht in de planning & control cyclus. - U maakt kennis met actuele ontwikkelingen op het terrein van jaarverslaggeving. - U maakt kennis met valkuilen bij het toezichthouden; en u kunt de vraag beantwoorden als toezichthouder bent u in control? - Onafhankelijkheid - Overtuigingskracht - Strategisch sturing - Verantwoordelijkheid 5

6 Workshop 4 Governance & financiën, van reactiviteit naar proactiviteit in de RvT en RvC Docent: prof. dr. Auke de Bos RA Financieel toezicht bestaat uit meer dan het toezicht op de financiële verantwoording. Het gaat ook om toezicht op de risico s en de externe accountant. Deze workshop gaat in op het financiële verantwoordingsproces en de relatie en interactie met en tussen de verschillende participanten in dit proces. De individuele leden van de RvT of RvC, de Auditcommissie, de accountant, de Raad van Bestuur en vanzelfsprekend de Raad van Toezicht of Raad van Commissarissen als geheel. Aan de hand van de financiële verslaglegging worden de gevolgen en de risico s besproken. Hierbij wordt tevens ingegaan op de rol van de externe accountant. Door meer actieve interactie en informatie uitwisseling kunnen verrassingen worden voorkomen. Welke vragen kan de RvT/RvC en/of de Auditcommissie stellen om de relatie met degenen die extern toezicht houden te verdiepen? Deze workshop is gericht op deelnemers die zitting hebben in een RvT/RvC en/of leden van de Auditcommissie. 1 Doelgroep: leden van de RvT/RvC en leden van de Auditcommissie. Basale financiële kennis wordt bekend verondersteld. - Aan de hand van financiële jaarstukken krijgt u inzicht in de financieringsbehoefte van de organisatie: met als specifieke aandachtgebieden vaste activa & investeringen en werkkapitaal. - U krijgt zicht op de financiering van de organisatie: met als specifieke aandachtgebieden eigen en vreemd vermogen en de financiële hefboom. - U krijgt zicht op de relatie tussen de planning & control cyclus tot de meerjarenbegroting en strategische scenario s. - U hebt zicht op de agenda van het financiële toezicht: met als specifieke aandachtsgebieden operationeel rendement, financieringsbehoefte, financiering, liquiditeitsmanagement, financieel beheer, financiële Governance. - U krijgt inzicht in het functioneren van een audit committee en de relatie met de accountant. - Strategische sturing - Onderhandelingsvaardigheid - Overtuigingskracht - Leiderschap - Besluitvaardigheid 6

7 Workshop 5 In beeld voor een commissariaat of toezichthoudende positie Docent: Clarien Slot-Abeling Bij de werving van commissarissen en toezichthouders neemt de vraag naar specifieke competenties toe. Steeds vaker spreekt dit kandidaten aan die geen of nauwelijks ervaring hebben met een toezichthoudende rol. Deelnemers van deze workshop krijgen naast inzicht in specifieke kennis en ervaring die nodig is, ook inzicht in de benodigde zelfkennis en capaciteiten waar de commissaris over moet beschikken om te opteren voor de juiste functie. Daarnaast zorgt inzicht in het search- en selectieproces voor helderheid en duidelijkheid over de overwegingen en beweegredenen die kunnen leiden tot de benoeming van een nieuw lid. Ook wordt besproken welke afwegingen de kandidaat zelf moet maken alvorens zich beschikbaar te stellen voor een toezichthoudende functie. 1 Doelgroep: aankomende leden RvT/RvC - U hebt inzicht in het maken van een cv van een toezichthouder. - U hebt inzicht in de overwegingen alvorens een toezichthoudende functie te aanvaarden. - U hebt zicht op uw competenties, ervaring en kennis alvorens u een toezichthoudende functie aanvaardt. - U hebt zicht op het werving- en selectieproces voor een toezichthoudende functie. - Stevigheid - Standvastigheid - Uitdrukkingsvaardigheid - Flexibiliteit - Integriteit punten 7

8 Workshop 6 Interventie techniek voor commissarissen en toezichthouders Docent: Connie Tanis In een zakelijke omgeving is communicatie vaak de sleutel die het verschil vormt tussen succes en falen. Zowel verticale communicatie, hoe gaat u om met uw Raad van Bestuur, als horizontale communicatie, hoe gaat u om met uw mede commissarissen, komen tijdens deze workshop aan de orde. Tijdens deze workshop ontwikkelt u het vermogen om gesprekstechnieken te herkennen en erkennen en om de door u gewenste specifieke resultaten te bereiken. Wat versterkt het groepsproces en voor welke valkuilen moeten we waakzaam zijn? Wat mag je van een voorzitter verwachten en wat niet? Hoe sterk moet je zelf opereren, zonder de boventoon te voeren? 1 Doelgroep: leden van de RvT/RvC, voorzitters van de RvC, voorzitters van commissies - U krijgt inzicht, hoe psychologische mechanismen invloed hebben op gedrag bijvoorbeeld wanneer het gaat om de boardroom dynamics. - U kent verschillende gesprekstechnieken en de toepassing hiervan: functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek, slechtnieuwsgesprek. - U krijgt zicht op de interventietechnieken en de toepassingen hiervan. - Uitdrukkingsvaardigheid - Overtuigingskracht - Communicatief vermogen - Samenwerkingsvermogen - Strategisch sturing 8

9 Workshop 7 De voorzitter van de Raad Docent: drs. Mariëlle Rompa De voorzitter heeft een sleutelrol in de RvC/RvT. Hij/zij is de initiator en de trekker van het team. De voorzitter is bepalend voor het verloop van de vergaderingen, is het primaire contact met het bestuur en is het gezicht van de Raad naar buiten, met name bij crisissituaties. In deze workshop worden de taakgebieden van de voorzitter onder de loep genomen en worden praktische handreikingen gegeven over inhoud en processen in een RvC/RvT vergadering. Aan de orde komen thema s als het effectief leiden van de vergadering, teamsamenstelling, groepsprocessen, het ervoor zorgen dat scherp en constructief wordt doorgevraagd en goede oordeels- en besluitvorming. De deelnemers aan de workshop worden uitgenodigd - indien gewenst - een casus aan te leveren, die besproken kan worden. 1 Doelgroep: voorzitters van RvT/RvC, voorzitters van commissies in de RvC - U hebt zicht op het belang van een adequate inrichting van de RvC/RvT, zoals interne taakverdeling, al dan niet werken met commissies, onafhankelijkheidseisen en spelregels voor het omgaan met tegenstrijdige belangen. - U hebt zicht op verschillende stijlen van leiden van de vergadering en u herkent uw eigen stijl. - U herkent het belang van scherp en constructief doorvragen om in de RvC te komen tot kwalitatief goede oordeels- en besluitvorming. - U herkent aandacht voor groepsprocessen in de RvC. - U hebt inzicht in de bijzondere as tussen voorzitter RvC/RvT en (voorzitter) directie/raad van bestuur. - U ziet het belang en draagt zorg voor een adequate samenstelling van de RvC en ziet het belang om te gaan met lastige personele issues. - Authenticiteit - Communicatief vermogen - Strategische sturing - Voorzittersvaardigheid - Verantwoordelijkheid 9

10 Workshop 8 Toezicht op fusie, allianties, samenwerking en ontvlechting Docent: mr. Saskia Laseur Fusie en overnames blijken lang niet altijd de meerwaarde te brengen die men beoogd had. Door een aantal fusies die slecht zijn afgelopen of tenminste niet hebben gebracht wat ervan werd verwacht, begint de interesse in andere vormen van strategische allianties te groeien. Deze workshop gaat in op het proces beginnend bij de keuze van een organisatie voor een fusie of andere strategische alliantie, dan wel van een ontvlechtingsproces via onderhandelingen met de beoogde partner, naar het inrichten van het bestuur en het intern toezicht. Het accent ligt bij de rol van de RvC. Kennis wordt aangereikt en in discussies met elkaar, worden lastige situaties uitgediept. 1 Doelgroep: leden van de RvT/RvC - U hebt zicht op de wenselijkheid en noodzaak voor de eigen organisatie om een strategische alliantie aan te gaan. - U kent de verschillende vormen van strategische allianties (fusie in een nieuwe B.V., stichting, coöperatieve vereniging, et cetera) en hun voor- en nadelen. - U hebt zicht op de inrichting van het toezicht, c.q. op de verschillende strategische allianties. - U hebt zicht op de inrichting van het proces dat moet leiden tot de strategische alliantie (o.a.: de rol van de RvC/RvT in dit proces, moment waarop de personele invulling van de top aan de orde komt et cetera). - U hebt zicht in de te stellen vragen door de RvC/RvT en de te hanteren toetsingscriteria. - Verantwoordelijkheid - Strategische sturing - Helikopterview en oordeelsvorming - Besluitvaardig 10

11 Workshop 9 Strategische keuzes: ook een prestatie van de RvC Docent: dr. Steven de Waal In deze workshop komt toezichthouden op de strategie aan de orde. Wat is strategie? Hoe houd je toezicht op de strategie en hoe houd je toezicht op de bestuurder? Verder komt aan de orde welke rol de Raad van Commissarissen speelt bij de strategische keuzes van een organisatie. U krijgt inzichten in wat strategie eigenlijk is, wat de waarde is van strategische planning en de effecten als het strategisch management verandert. Dit heeft ook grote gevolgen voor de rol van de RvC. Welke rol heeft de Raad van Commissarissen bij strategische moeilijkheden en vraagstukken? En op welke wijze kan het toezicht op strategisch management zo optimaal mogelijk worden uitgevoerd? Hoe kan u als toezichthouder het verschil zien in goede en slechte strategieën en hun uitvoering? Inzichten zijn nodig om te weten op welke grondslagen keuzes worden gemaakt. Om weten wanneer we sturen op de middelen in plaats van op de doelen. We moeten de prestatievelden juist definiëren. Er wordt een brug gemaakt naar uw eigen toezichtspraktijk. Dat geeft u inzicht in de belangrijkste dynamieken in uw sector, uw eigen rol en uw eigen praktijk. Dilemma's van controle/toezicht naar sturing op basis van de externe analyse komen ruimschoots aan de orde. Uiteraard kunnen dilemma's en eigen praktijksituaties tijdens de workshop worden ingebracht. 1 Doelgroep: voorzitters RvT/RvC, leden van de RvT/RvC - Welke betekenis heeft strategie in het kader van toezichthouden? - Wat is de waarde van strategiebepaling en strategieplanning? - Wat is de rol van de RvC bij strategische (moeilijke) vraagstukken? - Op welke grondslagen worden keuzes gemaakt? - Besluitvaardigheid - Strategische sturing - Verantwoordelijkheid - Omgevingssensitiviteit 11

12 Workshop 10 Raad van Commissarissen en ondernemingsraad: een sterk koppel Docent: nader te bepalen De intern toezichthouder en de ondernemingsraad kunnen een sterk koppel zijn. Goed toezicht is namelijk ook een werknemersbelang. De commissaris speelt een belangrijke rol als controleur van bijvoorbeeld het meerjarenplan, het financieel beleid en als adviseur is hij betrokken bij ingrijpende beleidsvoornemens. Ook de OR heeft daar veelal een rol vanuit zijn advies-en informatie rechten in de Wet op de Ondernemingsraden. Door uitwisseling van standpunten hierover kunnen de ondernemingsraad en de RvC hun eigen visie verdiepen en verrijken en hun eigen rol versterken. In deze workshop wordt ingegaan op relevante wetgeving, op de mogelijkheden die de commissaris heeft om de ondernemingsraad als belangrijke informatiebron te gebruiken zonder voorbij te gaan aan de positie van de Raad van Bestuur. Daarnaast wordt ingegaan op de positie van de voordrachts-commissaris. Wat zijn de mogelijkheden en onmogelijkheden ten aanzien van deze rol en positie. Maar ook wat zijn de voordelen voor een OR om daadwerkelijk met een wervingsprocedure te starten om te komen tot een voordrachtscommissaris. 1 Doelgroep: leden van de RvT/RvC, voordracht commissarissen, leden van de OR - U hebt zicht op de relevant wetgeving in relatie met uw rol als lid van de RvC op voordracht van de ondernemingsraad. - U herkent de mogelijkheden en onmogelijkheden ten aanzien van uw rol als lid van de RvC op voordracht van de ondernemingsraad. - U hebt zicht op informatievoorziening van de OR en omgekeerd. - U hebt zich op de rol als voordrachts-commissaris. - Verantwoordelijkheid - Communicatief vermogen - Omgevingssensitiviteit - Besluitvaardig 12