2 de Kennissessie e-depot: de Puttense aanpak

Transcriptie

1 2 de Kennissessie e-depot: de Puttense aanpak Putten, MFC Stroud, 18 februari 2015 #edputten

2 Dagvoorzitter Uw dagvoorzitter vandaag: Bart van der Meij Management Consultant 2

3 Programma Welkomstwoord Burgemeester H.A. Lambooij van gemeente Putten Keynote Geert-Jan van Bussel, Bijzonder Lector, HvA Het Puttense Gemeentearchief + E-Loket Janneke Goudswaard, Extern Consultant Demonstratie e-depot van Putten Jan Willem Rip, Beleidsmedewerker Informatie Vragen uit de zaal Bart van der Meij (gespreksleider) in gesprek met Jan Willem Rip, Janneke Goudswaard en Geert-Jan van Bussel Lunch + Afsluiting (tot 13:30) 3

4 4 Welkomstwoord Burgemeester H.A. Lambooij

5 Keynote Geert-Jan van Bussel / Bijzonder Lector Digital Archiving & Compliance, HvA 5

6 Digital Forever Digitale archivering. Het nut en de noodzaak

7 Dr G.J. Van Bussel Archivaris, Bedrijfskundige, Bestuurlijk Informatiekundige Directeur Van Bussel Document Services Adviseur Strategisch Informatiemanagement Auditor NEN 2082, NEN-ISO 15489, ISO 16175, RODIN, ED3 Lector Digital Archiving & Compliance (HvA) Strategisch Beleidsadviseur College van Bestuur HvA/UvA Visiting Professor bij universiteiten in België, Finland, VS Auteur van 250 boeken en artikelen

8 Digital Archiving & Compliance Digital archiving richt zich op het ontstaan, de bewerking, het gebruik, de terugvindbaarheid en het behoud van betrouwbare informatie (born digital, made digital). Compliance wil de naleving van wet- en regelgeving, normen en richtlijnen aantonen met betrouwbare informatie, zodanig dat verantwoording afgelegd kan worden en bewijs kan worden geleverd van rechten en plichten en van de uitvoering en afhandeling van bedrijfsprocessen, taken en transacties. De kern van beide thema s is de informatiewaardeketen.

9 Informatiewaardeketen De informatiewaardeketen is de procesketen die de creatie, de vastlegging, de opslag, de bewerking, de structurering, de publicatie, het gebruik, het behoud, de toegankelijkheid, de distributie, de waardering, de vernietiging, de beveiliging en de toetsing van betrouwbare informatie realiseert. De keten is gericht op het besturen van de informatiestromen in organisaties met de bedoeling de betrouwbaarheid van informatie door juridische, organisatorische en technische maatregelen te waarborgen in de tijd. De keten probeert vier dimensies optimaal te regelen: de kwaliteit, de context, de relevantie en het voortbestaan van informatie.

10 Governance Governance duidt op (de transparantie van) het handelen of de wijze van besturen, de gedragscode en het toezicht op organisaties. Bij organisaties wordt governance gerelateerd aan de transparantie van: consistent management; en samenhangend beleid, processen en beslissingsrechten voor een bepaalde bevoegdheid. Het gaat om transparante RACE: Responsibility, Accountability, Communication en Empowerment.

11 Information Governance Om governance te bereiken is information governance noodzakelijk. Information governance is: het vaststellen en onderhouden van regels, besliskaders en verantwoordelijkheden voor de effectieve creatie, het verzamelen, analyseren, distribueren, gebruik, bewaren en vernietigen van informatie, met of zonder gebruik van technologie

12 Maatschappelijke ontwikkelingen De eerste ontwikkeling is de toename van de hoeveelheid informatie in de maatschappij, die (waarschijnlijk) de opslagmogelijkheden, (zeker) de toegankelijkheid en de vindbaarheid, en (mogelijkerwijze) de begrijpelijkheid van informatie bedreigt. De tweede ontwikkeling is de wereldwijd toenemende regulering ter vergroting van organisatorische transparantie, veroorzaakt door schandalen, wangedrag, fraude en de wens naar een grotere transparantie. De derde ontwikkeling is de maatschappelijke verwachting dat organisaties zo groen of milieuvriendelijk mogelijk functioneren ( duurzaamheid ).

13

14 Informatiegroei vs opslagcapaciteit

15 Overload is killing us

16 Searching the information haystack

17 To find the relevant needle

18

19 Kwaliteitseisen voor informatie Reconstrueerbaar Te herstellen zoals gemaakt Unbroken custody Begrijpelijk Leesbaar Duidelijk qua rol en functie Contextueel Bedrijfsproces en transactiegeschiedenis Versie-historie

20 Kwaliteitseisen voor informatie Vindbaar toegankelijkheidsstructuren Full tekst metadata Blijvend voortbestaan Raadpleegbaarheid gedurende bewaarperiode Voorzien van historiciteit Authentiek De informatie is wat het zegt te zijn

21 Appraisal E-discovery Digital Archiving Informatie Management Create/ Capture Change Route Approve Publish Retire Classificatie Business Rules Versiebeheer een geborgd proces unified access Metadata Retention Auditing Opslag en Mobiliteit Digital Archive / edepot met geïntegreerde beveiliging en herstel Preservation

22 The Preservation Dilemma

23 E-depot Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. ED3 (2012) E-depot is een organisatorisch systeem, niet alleen hard- en software! Het is eigenlijk een archiefdienst.

24 Open Archival Information System (OAIS)

25 Wat meer over het OAIS ISO 14721:2003. Space data and information transfer systems -- Open archival information system -- Reference model (nu vervangen door de versie ISO 14721: 2012) OAIS stelt geen eisen, is geen certificeringstool, maar benoemt alleen de functies en soorten informatie (metadata) die nodig zijn voor duurzaam beheer. Ligt ten grondslag aan bijna alle na 2003 ontwikkelde informatiesystemen, en ook aan alle Nederlandse e-depots

26 Information Survival Traditioneel genoemde bedreigingen: Media Decay Media Obsolescence Format Obsolescence Deze traditionele bedreigingen hebben nauwelijks invloed op het voortbestaan van informatie: Verversing van dragers Migratie van informatie naar nieuwe dragers Vanaf 1995 is er geen enkel bestandsformaat onleesbaar geraakt. Voor formaten van voor 1995 bestaan voldoende viewers en emulatoren.

27 Information Survival Echte problemen voor het voortbestaan van informatie: Schaal, zo enorm dat zelfs geautomatiseerde processen van Google en Internet Archive het nauwelijks georganiseerd krijgen Juridische rechten en beperkingen Kosten: de enorme schaal leidt tot grote economische kosten

28 Een rekenvoorbeeld Internet Archive Ongeveer 2 PB (2011). Groei: een kwart PB per jaar. Kosten: $10-14 miljoen per jaar. $ 0,50 per GB per jaar. Dit is fully automated, low-management, lowprocedure. Beperkt OAIS-model. Portico Academische literatuur. Ongeveer 50 TB (2011). Groei: 5 TB per jaar. Kosten: $6-8 miljoen per jaar. $ 10 per GB per jaar. Uitgebreid OAIS-model, richting e-depot.

29 Een rekenvoorbeeld Hoeveel willen we bewaren? Een exabyte (1 miljard GB)? Internet Archive: $ 500 miljoen per jaar (en dat wordt steeds meer!) Portico: $ 10 miljard per jaar (en dat wordt steeds meer!) Wat willen we bewaren? Het selecteren en vernietigen van informatie wordt het allerbelangrijkste proces om Information Survival te waarborgen

30 Het e-depot van de gemeente Putten Kleinschalig Niet alleen een software-oplossing Pragmatische aanpak Serieuze oplossing voor organisaties Dit e-depot staat op hetzelfde niveau als de andere Nederlandse e-depots. Het is in ieder geval veel transparanter!

31 Dank U Van Bussel Document Services Hof Bruheze NR Helmond

32 Het Puttense Gemeente-archief heeft een e-depot om duurzaam in control te zijn Janneke Goudswaard, Exterm Consultant

33 dd-mm Gemeente Putten 1 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

34 Het Puttense Gemeentearchief. heeft een e-depot om duurzaam in control te zijn. 2 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

35 Taken van de gemeente De gemeente voert taken uit in het belang van burgers en bedrijven, met geld van de burger. Putten moet en kan met weinig mensen veel presteren. Werkprocessen dus zo effectief en efficiënt mogelijk. Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

36 Informatie voor organisatie en burger Dat lukt alleen met betrouwbare informatie op elk gewenst tijdstip. Informatie- en archiefbeheer is nodig. voor de bedrijfsvoering,. voor de verantwoording achteraf. voor historisch onderzoek. 4 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

37 Verandering, maar doelen hetzelfde Waarborgen voor vindbaarheid en toegankelijkheid van digitale stukken ook op de lange termijn. Beschikbaarheid van stukken voor de interne organisatie maar ook voor externe partijen zoals personen, bedrijven en onderzoekers. 5 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

38 Vluchtige digitale informatie Het duurzaam beheren en beschikbaar stellen van digitale informatie is op dit moment een van de grootste uitdagingen in de archiefwereld. 6 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

39 Beperk de informatierisico s! Cultuuromslag in omgang met informatie. 1999/2004 aanschaf DMS-RMS, zaaksysteem, zaakmagazijn. Informatiestructuur aansluiten op de bestaande basis. Kwaliteitsbewaking (kwaliteitshandboek, audits), toezicht. 7 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

40 Zo weinig mogelijk handelingen Informatie in de juiste context vanaf de creatie in het bedrijfsproces tot en met het bewaren of vernietigen toegankelijk en onder controle. Verseon ingericht voor. bedrijfsprocessen. bestuurlijke besluitvormingsprocessen. en beheer van bedrijfsinformatie 8 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

41 Kwaliteitsborging DSP met als uitgangspunten o.a. BAC, begroting en zaakgericht werken. Vastgestelde opbouw van metagegevens, incl. parafenstructuur, vernietigingstermijnen en koppelmogelijkheden met andere applicaties. Kwaliteitssysteem en controle Substitutieverlening op te bewaren stukken. 9 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

42 Meer waarborgen Neerslag van handelen uit andere processen koppelen. Verkregen substitutiemachtiging stap voor stap verder inzetten. Kwaliteitsbewaking (kwaliteitshandboek, WerkWijzers, audits). Intern toezicht. 10 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

43 Ongestructureerd = achterstand De gegevens die in Verseon staan zijn okay! maar. Wat doen we met persoonlijke schijven, s etc. waarvan de neerslag niet in Verseon terecht komt? Putten wil in control komen en blijven met de hele informatiehuishouding! 11 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

44 Risico voor zorgdrager en bestuurder De gemeente blijft als zorgdrager verantwoordelijk voor het beheer van eigen informatie! Hoe langer we wachten: hoe groter de menselijke en financiële inspanning. hoe groter het risico voor bestuurder en organisatie. 12 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

45 Behoefte aan langdurende opslag Hoe slaan we de digitale gegevens duurzaam op? Voor de papieren stukken hebben we een archiefbewaarplaats. Een e-depot is een logische volgende stap. 13 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

46 Het e-depot is meer dan software! (Definitie e-depot maart 2012 ED3, Lopai) Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, personeel, dataverkeer, databeveiliging en aanwezige hard- en software dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefstukken mogelijk maakt. 14 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

47 Informatie duurzaam borgen Vervanging, conversie, migratie is geregeld. Ontwikkel bewaarstrategie en duurzaamheidsbeleid. Zorg voor controle op informatieverlies. Leg technische metadata vast. 15 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

48 Eisen en wensen en kaders e-depot Het e-depot staat op zichzelf en sluit aan op Verseon en andere applicaties. is gebaseerd op standaarden. Opslag van gecontroleerde en ongecontroleerde informatie en van externe collecties. Het delen van gebruik betekent delen van kosten en inzet voor beheer. 16 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

49 Standaarden als basis Richtlijnen Voldoen aan relevante normen (o.a. NEN-ISO 23081) Metadataschema op basis van TMLO (Toepassingsprofiel metadatering Lokale Overheden) Verrijken o.b.v. ISAD(G) Toetsing aan ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) en ook Eén entiteit model Waardering: ook vernietiging 17 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

50 Co-creatie op naar duurzame informatie Door een business case werd inzicht verkregen in de kosten-baten-verhouding in kwalitatieve en financiële zin. Met het gunstig resultaat daarvan heeft de zorgdrager opdracht verstrekt aan Circle Software en Doxis informatiemanagers. 18 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

51 op naar realisatie: orde in de chaos Circle zorgt voor de e-depot software, installatie, opleiding, begeleiding met metadatering. Doxis informatiemanagers waardeert de ongestructureerde gegevens en zorgt dat er duurzaamheidsbeleid en bewaarstrategie. Doxis zorgt voor de projectleiding. Er is een stuurgroep, een projectgroep (met werkgroepen) en een klankbordgroep. 19 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

52 Spiegelen met vakgenoten Provinciale archiefinspectie King AIDO (ArchiefInnovatie Decentrale Overheden) Archief 2020 Recordmanagers en archivarissen van andere gemeenten 20 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

53 Opbouw van het e-depot Gecontroleerd Zaaksysteem Edms e-depot opslag Ongecontroleerd Overige informatierijke systemen (geen basisregistraties) Gezamenlijke schijven Persoonlijke schijven Externe Collecties Cultuur historische waarde Voorportaal Controle Ontdubbelen Ordenen Toevoegen metadata Omzetten naar standaard formaat Waardering Beheer 21 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

54 Informatie voor intern of extern gebruik e-depot opslag Intern raadplegen Geautoriseerd Extern raadplegen Anoniem Geregistreerd Publiceren Gepubliceerde Informatie 22 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

55 Duurzaam eeuwig bewaren e-depot opslag Duurzaam bewaren Meta-data (XML) Documenten 23 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

56 Het Puttense gemeentearchief. heeft een e-depot om duurzaam in control te zijn. 24 Janneke Goudswaard, presentatie e-depot Putten

57 Demonstratie e-depot van Putten Jan Willem Rip, Beleidsmedewerker Informatiebeheer.

58 Gecontroleerd Zaaksysteem Edms e-depot opslag 8

59 9

60 10

61 11

62 12

63 13

64 14

65 15

66 16

67 17

68 18

69 19

70 20

71 Gecontroleerd Zaaksysteem Edms Ongecontroleerd Overige informatierijke systemen (geen basisregistraties) Gezamenlijke schijven Persoonlijke schijven Externe Collecties Cultuur historische waarde Voorportaal Controle Ontdubbelen Ordenen Toevoegen metadata Omzetten naar standaard formaat Waardering Beheer 21

72 22

73 23

74 Gesprek met de zaal Bart van der Meij (gespreksleider) Jan Willem Rip, Janneke Goudswaard en Geert- Jan van Bussel 24

75 25 Lunch en afsluiting