Uit Letteren v4

Transcriptie

1 FACULTEIT LETTEREN Uit Letteren v4 DIV-Bibliotheek-Decanaat Letteren maart 2017

2

3 Inhoudstafel 1 ICT Mail account AD-account Lync / Skype for Business account Onderzoeksgegevens Hardware Software Overdracht van ICT-taken en documentatie Box Could Storage Toledo - KU Loket Decanaat Sleutels Bibliotheek Lezerskaart Agorasleutel Ontleende boeken & depotboeken... 5

4

5 1 ICT 1.1 Mail account De mail account van de gebruiker blijft na uitdiensttreding nog 160 dagen werken. Er is geen enkele mogelijkheid om deze periode uit te breiden, ook niet wanneer na een onderbreking een nieuw contract verwacht wordt. Bij het verlaten van de KU Leuven, raadt de DIV aan dat hij/zij een out of office message instelt dat hij/zij vanaf datum x bereikbaar is op adres y. Het is aan te raden voor de werkgebonden mails door te verwijzen naar een collega. De DIV biedt volgende services aan: Back-up van het mailarchief naar een zogenaamd *.pst bestand. Dit bestand is door elke Outlook software leesbaar. Na de back-up kan tevens een forward ingesteld worden naar een door de medewerker gekozen mailadres. 1.2 AD-account De Active Directory account van de gebruiker blijft na uitdiensttreding nog 160 dagen werken. De ex-medewerker kan dus nog 160 dagen gebruik maken van de login op zijn laptop/desktop. Hierna zal deze geblokkeerd worden. Er is geen mogelijkheid om deze periode uit te breiden. 1.3 Lync / Skype for Business account De SfB account van de gebruiker wordt in tegenstelling tot de Mail en AD account de dag na uitdiensttreding afgesloten. Wanneer het personeelslid binnen de 160 dagen na uitdiensttreding terug in dienst komt, behoudt hij/zij het telefoonnummer. Komt het personeelslid later terug in dienst, wordt er een nieuw nummer toegekend. 1.4 Onderzoeksgegevens Bij uitdiensttreding worden de onderzoeksgegevens van het personeelslid overgedragen naar de promotor, het project, de OG of de OE. Hiervoor stelt de DIV zijn diensten ter beschikking. DIV kan een folder voorzien op een netwerkschijf waar de medewerker zijn onderzoeksgerelateerde data kan opzetten. 1.5 Hardware De reglementen van het FWO en OT-projecten stellen : Uit het FWO reglement : Art. 6. De werkingstoelage kan worden gebruikt voor de aankoop en financiering van alle uitgaven die in rechtstreeks verband staan met de onderzoeksactiviteiten van de mandaathouders. Hiertoe behoren: aankoopkosten voor goederen met blijvende waarde, nuttig voor het onderzoek (apparatuur, computers, boeken, ). Bij het beëindigen van het mandaat worden deze goederen eigendom van de universiteit; 3 P A G E

6 het OT reglement : 1.3 Werking Op het project aangekochte apparatuur blijft eigendom van de universiteit. Bij het beëindigen van het contract/project neemt de medewerker contact met DIV voor het indienen van aangekochte ICT apparatuur. DIV beoordeelt of de apparatuur nog verder kan ingezet worden. Indien dit het geval is, bepalen zij, op basis van de gestelde noden en ICT investeringen, waar deze apparatuur naartoe gaat. Indien het vertrekkende personeelslid het betreffende ICT-materiaal (hardware) wenst over te kopen, kan dit in samenspraak met de promotor en DIV. De overnameprijs wordt boekhoudkundig bepaald aan de hand van ouderdom en restwaarde. Laptops worden afgeschreven op 4 jaar en desktops op 5 jaar. De restwaarde vloeit terug naar de faculteit. Wanneer ICT apparatuur niet ingeleverd wordt (zonder toestemming van DIV en de promotor), staat dit gelijk aan diefstal. De faculteit is dan genoodzaakt gepaste maatregelen te treffen en de verdwenen apparatuur terug te vorderen. 1.6 Software KU Leuven gelicenciëerde software (bvb Microsoft Office) is alleen van toepassing op KU Leuven mandaten en kan dus niet meegenomen of overgekocht worden. Deze software zal worden verwijderd als men de hardware overkoopt. De Windows OEM Licentie wordt door DIV terug op de computer geïnstalleerd. 1.7 Overdracht van ICT-taken en documentatie Wanneer een personeelslid voor zijn onderzoeksgroep/onderzoekseenheid of dienst ICT-taken opneemt, bv. het beheer van een website, voorziet hij bij vertrek een degelijke en liefst schriftelijke overdracht naar een opvolger of collega binnen de onderzoeksgroep/onderzoekseenheid of dienst. Minimaal dient steeds te worden voorzien in documentatie. Eventuele accounts op webpagina s dienen overgedragen, of indien ze persoonlijk waren, afgesloten. 1.8 Box Could Storage De toegang tot Box Cloud Storage wordt de dag na uitdiensttreding geblokkeerd. Inloggen op de Box website is dus niet langer mogelijk en de documenten worden niet meer gesynced. Data zijn nog wel lokaal beschikbaar en dus niet weg. De gegevens op Box worden maximaal 6 maanden na vertrek bijgehouden. Indien men toegang/backups wenst, moet dit aangevraagd worden via de dienst ICT. 1.9 Toledo - KU Loket De login voor Toledo en KU Loket stopt met werken zodra het personeelslid de KU Leuven verlaat. Het is niet mogelijk deze toegang tijdelijk - te verlengen. 4 P A G E

7 2 Decanaat 2.1 Sleutels De sleutels van uw kantoor en eventueel van de personeelsfietsenstalling, dient u terug in bij de receptie van de faculteit. Denk er aan uw waarborgformulier niet te vergeten. 3 Bibliotheek 3.1 Lezerskaart Als u ook na uw uitdiensttreding toegang wilt hebben tot de bibliotheek, dient u een lezerskaart aan te vragen. Als u betalend lid bent van Alumni Lovanienses of van de Vrienden van de Universiteitsbibliotheek, kan u deze lezerskaart gratis aanvragen. Contacteer hiervoor het baliepersoneel van de bibliotheek. Zo niet, kan u aan de balie een jaarkaart aanvragen ten koste van 25. Een lezerskaart biedt toegang tot alle KU Leuven bibliotheken, met uitleenmogelijkheden op de meeste locaties (zoals de Bibliotheek Letteren), en toegang tot zowat alle e-bronnen wanneer u zich in de bibliotheek bevindt. De toegang tot e-bronnen van thuis uit kan wel beperkt worden, afhankelijk van de licentievoorwaarden. 3.2 Agorasleutel Als u over een sleutel beschikt voor de tussendeur tussen de agora en de bibliotheek, dient u die terug in te leveren. Deze sleutels zijn immers voorbehouden voor personeelsleden van de faculteit. Op het moment dat u uw sleutel inlevert, krijgt u vanzelfsprekend ook de betaalde waarborg terug. 3.3 Ontleende boeken & depotboeken Denk eraan regulier uitgeleende boeken terug binnen te brengen. Tijdens de openingsuren van de bibliotheek, kan dat aan de balie op het gelijkvloers; buiten de openingsuren kan u gebruik maken van de inleverbox aan de toegangsdeuren van het Erasmushuis. Depotboeken (i.e. boeken die indertijd werden aangekocht met projectmiddelen en langdurig werden uitgeleend aan een personeelslid) dient u eveneens in te leveren in de bibliotheek of te laten overzetten (indien van toepassing en gewenst) op de depotkaart van uw promotor. Contacteer hiervoor het baliepersoneel van de bibliotheek. 5 P A G E

8

9 FACULTEIT LETTEREN Blijde Inkomststraat 21 bus LEUVEN, België tel communicatie@arts.kuleuven.be