CulturA Shared Services. Gespecialiseerde en hoog kwalitatieve dienstverlening

Transcriptie

1 CulturA Shared Services Gespecialiseerde en hoog kwalitatieve dienstverlening n of diensten? Neem dan contact met ons op: edservices.nl - Wilt u meer weten over een van onze producte Telefoon: (020) info@culturashar

2

3 CulturA Shared Services CulturA Shared Services is een gespecialiseerde en hoog kwalitatieve dienstverlener voor musea en podia (theaters en concertzalen). Musea, theaters en concertzalen beschikken vaak niet over de specifieke expertise die nodig is om allerlei ondersteunende activiteiten op het gewenste niveau te realiseren. CulturA Shared Services helpt musea en podia om minder tijd en energie te besteden aan deze randvoorwaardelijke onderwerpen en meer tijd over te houden voor de primaire taak van hun ondernemerschap: het programmeren en onder het publiek brengen van kunst. Ontzorgen en meer ruimte voor het eigen ondernemerschap is het motto van CulturA Shared Services. CulturA Shared Services biedt op dit moment de volgende diensten: 1. Salarisadministratie 2. Financiële administratie 3. HR-Services 4. Gebouwbeheer 5. Collectieve inkoop Daarnaast is CulturA Shared Services bezig met een onderzoek naar verdere integratie van boeking-, planning- en administratieve systemen.

4 Salarisadministratie Salarisadministratie is tijdrovend en ingewikkeld. Door CulturA Shared Services in te schakelen hoeft u zich hierover geen zorgen meer te maken. Wij verzorgen deze taken al voor meer dan 4000 medewerkers in, met name, de Sport-, Welzijns- en Recreatiebranche. Geavanceerd personeelsinformatiesysteem CulturA Shared Services beschikt over een zeer modern en geavanceerd personeelsinformatiesysteem. U kunt het realtime systeem 7 dagen per week, 24 uur per dag bereiken om de gegevens van uw medewerkers te bekijken en te beheren. All-in Salarisadministratie CulturA Shared Services verzorgt voor u de volledige salarisadministratie: van loonstroken en salarisbetaling tot aangifte van sociale verzekeringen en loonheffingen. Voor uw salarisadministratie heeft u een vaste contactpersoon Kiezen voor betrouwbaarheid en tijd CulturA Shared Services biedt u de specialisten die nodig zijn voor een hoogwaardige personeelsadministratie, zodat u beter inzicht krijgt in loonkosten en afdrachten én meer tijd over heeft voor andere werkzaamheden. U kunt vertrouwen op de zekerheid van een betrouwbare salarisadministratie.

5 Financiële administratie U moet kunnen beschikken over een transparante, tijdige en betrouwbare financiële administratie, die u tijdig en deskundig inzicht geeft in uw financiële prestaties. CulturA Shared Services helpt u hierbij. Betrouwbaar en deskundig CulturA Shared Services is een betrouwbare en deskundige partner voor uw financiële administratie. Wij weten precies hoe u voldoet aan alle geldende regelgeving. We kennen de aandachtspunten en de fijne kneepjes van het vak. Keuzevrijheid U bepaalt bij CulturA Shared Services zelf waarvoor u onze financiële specialisten wilt inschakelen. U kunt kiezen voor de verschillende vormen van dienstverlening: All-in administratie Administratieve ondersteuning. All-in administratie Bij dit pakket voert CulturA Shared Services de belangrijkste administratieve taken uit. De basis voor dit pakket is een formule die al jarenlang succesvol is en is gebaseerd op een nauwe samenwerking tussen de instelling en onze centrale organisatie. Daardoor kunnen we steeds voldoen aan uw actuele wensen en komen we samen tot de beste resultaten. Lokaal verzorgt uw eigen administratief medewerker de aanlevering van de financiële gegevens. Uw eigen financieel specialist bij CulturA Shared Services behandelt en verwerkt deze gegevens. U heeft dus de zekerheid van een deskundige afdeling, die achter u staat. Door onze uniforme werkwijze hoeft u zich geen zorgen te maken over de continuïteit van uw administratie. U ontvangt maand- en/of kwartaalrapportages, waarmee u uitgebreid inzicht krijgt in uw financiële situatie. Tevens verzorgen wij de jaarrekening voor u.

6 Administratieve ondersteuning Administratieve ondersteuning is een vorm van dienstverlening met meer verantwoordelijkheid voor u. Uw administrateur verzorgt dan namelijk zelf de administratie. CulturA Shared Services helpt uw administrateur met het rapporteren en het samenstellen van de jaarrekening. Het pakket biedt u daarnaast mogelijkheden om terug te vallen op CulturA Shared Services als u tijdelijk meer ondersteuning nodig heeft. Is er bijvoorbeeld een vacature of een zieke, dan neemt u contact met ons op om onze gespecialiseerde krachten in te huren. Zij helpen u graag op elk gewenst niveau. Dashboard en financiële sturing Of u nu kiest voor de all-in aanpak of voor de administratieve ondersteuning, in beide gevallen krijgt u toegang tot het online managementinformatiesysteem van CulturA Shared Services. Daarmee heeft u 7 dagen per week 24 uur per dag toegang tot uw administratie. Daardoor bent u altijd op de hoogte van de actuele financiële stand van zaken, allereerst op hoofdlijn, maar indien nodig ook op grootboekniveau. Zo kunt u altijd tijdig bijsturen.

7

8

9 HR-Services Of het nu gaat om operationele, tactische of strategische vraagstukken op het brede gebied van Human Resources: CulturA Shared Services heeft alle kennis en ervaring op deze terreinen in huis. Professionele HR-Servicedesk CulturA Shared Services is een fulltime aanspreekpunt voor alle vragen op het brede HR vakgebied, waaronder verzuim, opleiding, arbeidsrecht, werving & selectie, HR-instrumenten, arbeidsvoorwaarden, arbeidsconflicten, personeelsvertegenwoordiging of OR. De adviseurs van HR-Services volgen continu de ontwikkelingen die van invloed zijn op uw organisatie. Dit alles praktisch vertaald naar uw werkomgeving. De webportal U heeft 24/7 toegang tot de webportal. Op deze portal vindt u onder meer nieuwsberichten omtrent ontwikkelingen in de wet- en regelgeving, nieuwe marktontwikkelingen, FAQ, en diverse makkelijk en voor u snel toepasbare HR instrumenten.

10 Onze specialisaties CulturA Shared Services adviseert en begeleidt u vanuit een tactische samenwerking op een aantal HR-expertisegebieden, waaronder: Ondersteuning bij ziekte en verzuim waarbij wij samen met u toewerken naar het verkorten van de verzuimduur en het vroegtijdig re-integreren van een arbeidsongeschikte medewerker. Advisering over arbeidsrechtelijke onderwerpen. HR-Services toetst op uw vraag de omstandigheden en adviseert u over vervolgstappen. De HR-adviseur is uw sparringpartner voor uw arbeidsjuridische zaken. Het aanbieden van een keur aan cursussen, trainingen en bijeenkomsten. Eveneens zijn wij in staat om een training of cursus op maat te verzorgen, afgestemd op uw wensen en vragen. Tot slot kunt u erop rekenen dat ontwikkelingen op deze gebieden door ons worden gevolgd en dat die regelmatig tegen het licht worden gehouden. Proactief wordt u geïnformeerd over operationele en beleidsmatige wenselijke en noodzakelijke aanpassingen.

11 Jaarwerkplan Het jaarwerkplan van de facilitair medewerker wordt opgesteld door de Technisch Coördinator en heeft betrekking op het beheer en uitvoering van alle bouwkundige- en installatietechnische dagelijkse onderhoudszaken en inventaris. Het omvat de volgende onderdelen: Het uit te voeren dagelijks onderhoud en de wettelijke bepalingen. Begroting materiaalkosten en arbeidsuren voor al het dagelijks onderhoud. Begroting energieverbruik en advies over mogelijke verlaging daarvan. Digitaal logboek op maat en planning van het preventieve onderhoud. Overzicht en optimalisering van de aanwezige onderhoudscontracten.

12

13 Gebouwbeheer De aantrekkelijkheid van een theater, concertzaal of museum wordt in hoge mate bepaald door de kwalitatieve uitstraling van het gebouw. Beheer en onderhoud zijn dan ook van strategisch belang maar bepalen ook een groot deel van de exploitatiekosten. Een goed op het gebouw en de functie afgestemd beheer- en onderhoudsplan zorgt ervoor dat het gebouw optimaal kan functioneren tegen beperkte kosten. CulturA Shared Services kan het beheer en het onderhoud voor u vanuit zijn gespecialiseerde kennis en expertise goed ondersteunen en coördineren. Ook hier is ontzorgen het trefwoord. Door de ondersteuning van CulturA Shared Services houden technische afdelingen van podia en musea meer tijd en energie over voor hun artistieke rol ten aanzien van de theatertechniek (hijsen, trekken, licht en geluid) en museumtechniek (tentoonstellen). Gebouwtechniek ondersteunt Een technisch coördinator van CulturA Shared Services ondersteunt de facilitair verantwoordelijke op locatie voor de afhandeling van al het onderhoud, een optimale procesvoering en de ideale klimaatomstandigheden. Dat alles binnen de kaders van de geldende wet- en regelgeving en de specifiek voor de branche gestelde normen. Voordelen: Er wordt gewerkt met een vooraf vastgesteld jaarplan. De Technisch Coördinator controleert en adviseert inzake de onderhoudsbudgetten, de procesvoering, de regelinstallatie en het energieverbruik. In redelijkheid wordt voldaan aan alle geldende wetgevingen en toepasbare normen. De onderhoudsplannen en overzichten bieden een goede basis voor de gesprekken met directie, bestuur en subsidiërende overheid.

14

15 Meerjaren Onderhouds Planning (MOP) De MOP bestaat uit een tekstueel deel met kostenoverzichten, tekeningen en grafieken, aangevuld met detailbladen gesplitst in bouwkundige en installatietechnische onderdelen. Een MOP vormt de basis waarop de (meer)jaarlijkse kosten voor de uitvoering van het planmatig onderhoud worden vastgesteld. Dit om de kwaliteit van het gebouw op langere termijn te kunnen waarborgen. Helpdesk Bouwkundig en installatietechniek Daarnaast kunt u met al uw vragen terecht bij de Helpdesk voor bouwkundige en installatietechnische vragen. CulturA Shared Services beschikt over ervaren specialisten die bekend zijn met de laatste technologie én de wet- en regelgeving waaraan uw voorziening moet voldoen. Ook bij calamiteiten of dringende problemen krijgt u direct stand-by telefonisch advies of brengen wij een bezoek. CulturA Shared Services kan ook de voorbereiding en begeleiding van de feitelijke onderhoudswerkzaamheden verzorgen, zoals een werkomschrijving, het aanvragen van offertes, bouwvergaderingen, toezicht op de uitvoering en de uiteindelijke oplevering. Al deze diensten rond gebouwbeheer en onderhoud lijken omvangrijk en kostbaar, maar onze ervaring leert dat een planmatige aanpak uiteindelijk aanzienlijke kosten bespaart. Meer service Bij deze dienstverlening voor de aangesloten organisaties behoort nog meer: Op uw verzoek krijgt u inkoopadviezen, bijvoorbeeld op het gebied van de keuze van apparatuur, materialen, leveranciers en prijzen. Wij beoordelen uw offertes voor reparaties of vervangingsinvesteringen op prijs en kwaliteit tot een maximum van vier offertes per jaar. U kunt gebruik maken van onze collectieve inkopen. CulturA Shared Services heeft onder andere mantelovereenkomsten voor elektra, gas, schoonmaakmiddelen, filterzakken en diverse keuringen waaronder NEN 3140 (elektrische arbeidsmiddelen en installatie-inspectie) en ophangmaterialen.

16

17 Collectieve inkoop Wie groot is kan groot inkopen. We hebben gunstige prijsafspraken gemaakt met een groot aantal leveranciers. U kunt meeprofiteren van deze collectieve afspraken en zo enorm besparen op uw inkoopkosten. We zetten hieronder de onderwerpen waar wij een collectieve regeling mee hebben getroffen voor u op een rij. Energie Horeca Narrowcasting Verzekeringen. Energie Energie is een grote kostenpost. Het ligt daarom voor de hand om het energieverbruik te monitoren en energieverlies te beperken. CulturA Shared Services doet meer. Via een QuickScan brengen wij in beeld waar u energie kan besparen en helpen wij u het energiegebruik te verlagen. Zo weet u zeker dat u met CulturA Shared Services méér in huis haalt. U spaart niet alleen geld, maar ook het milieu. Bovendien wordt elektriciteit en gas in de toekomst alleen maar duurder. Het goede nieuws is dat u uw energiekosten kunt verlagen. Hoe? Door gas en elektra efficiënt en milieuvriendelijk in te kopen bij CulturA Shared Services. Als u kiest voor onze energie, kiest u voor gemak. Omdat CulturA Shared Services contracten afsluit met energieleveranciers, betaalt u bovendien vaak minder. Hoe werkt dat? Sportfondsen, het moederbedrijf van CulturA Shared Services, neemt grote hoeveelheden gas en elektriciteit af, waardoor de prijs per eenheid daalt. Ook leggen wij leveringsprijzen vast en beperken wij prijsstijgingen. U staat dus nooit voor onaangename verrassingen. Bovendien hoeft u zich nooit te verdiepen in energieleveranciers, want dat doen wij voor u.

18 Vaste prijzen De energiemarkt is constant in beweging. De gasprijs is afhankelijk van de olieprijs, en de prijs van elektriciteit hangt onder andere samen met de olie- en steenkoolprijs. Om onverwacht hoge kosten te voorkomen, kopen wij duurzame energie zo efficiënt mogelijk en voor de langere termijn in. Op deze wijze worden extreme prijsstijgingen voorkomen en weet u wat u op langere termijn voor energie betaalt. Wij sluiten steeds voor minimaal twee jaar een contract om eventuele prijsstijgingen te minimaliseren. Energie van CulturA Shared Services is niet zomaar energie. Wij kiezen onze leveranciers op basis van strenge eisen. Zo profiteert u altijd van het meeste voordeel. Een verstandige keuze! Als u gas en elektriciteit inkoopt bij CulturA Shared Services, heeft dat voordelen: Altijd goede voorwaarden. Minder overheadkosten of kosten voor een energieadviesbureau. Gratis factuurcontrole en ondersteuning. Maatschappelijk verantwoord ondernemen met 100% groene stroom. Horeca Op het terrein van de Horeca hebben wij contracten met: Sligro Heineken Vrumona Friesland Campina Unilever McCain Sara Lee.

19 Narrowcasting Narrowcasting is een communicatiemiddel waarmee u uw doelgroep op locatie aanspreekt. Op beeldschermen toont u zeer specifieke audiovisuele boodschappen, zoals advertenties, video s, foto s of nieuwsberichten. Deze flexibele en dynamische vorm van communiceren is een oplossing voor het informeren, beïnvloeden en entertainen op het moment van de aankoopbeslissing (bij de receptie of in de horeca). Bovendien is het een sfeer- en merkversterkend communicatiemiddel dat bedrijven vaak gebruiken bij hun interne en externe communicatie. Denk bijvoorbeeld aan de beeldschermen in de hal, foyers, gangen, bar of restaurant. De voordelen op een rij: De juiste informatie op het juiste moment, op de juiste plaats voor de juiste doelgroep. De mogelijkheid van interactieve acties. Het verhogen van de reclame-inkomsten. Het is een verkoop stimulerend communicatiemiddel. Het narrowcastingsysteem is gebaseerd op een gebruiksvriendelijk Content Management Systeem (CMS). Het is een online computerprogramma waarin u zelf eenvoudig informatie, video s, foto s, en teksten digitaal toevoegt of wijzigt. Voordelen van de narrowcasting van CulturA Shared Services: Geen aanschafkosten van de apparatuur. Gebruiksvriendelijke software. Actuele en relevante lokale en landelijke informatie.

20

21 Collectieve verzekeringen CulturA Shared Services biedt zeer veel voordeel als het gaat om collectieve verzekeringen. De verzekeringsmarkt wordt steeds complexer en het aanbod wordt steeds groter. CulturA Shared Services houdt in samenwerking met SUCSEZ B.V. (Wft Kifid ), de verzekeringsmarkt continu in de gaten zodat u altijd kunt rekenen op de verzekering met de beste prijs-kwaliteitverhouding wat tevens continuïteit waarborgt. De markt wordt onderzocht op onder andere voorwaarden, premiehoogte en wet- en regelgeving. Collectiviteiten zijn voortdurend up-todate, hebben marktconforme voorwaarden en tarieven en worden aangepast aan de meest recente ontwikkelingen in de sport- en recreatiebranche. Naast het verrichten van een marktonderzoek worden ook de verzekeringszaken en schades behandeld. Door de unieke samenwerking tussen de assurantie-adviseur SUCSEZ B.V. en CulturA Shared Services worden alle vragen en problemen op het gebied van verzekeringen centraal beantwoord en geregeld. Zo wordt u bijvoorbeeld niet belast met de administratieve rompslomp die een schade met zich meebrengt. Heeft u een vraag over de dekking van bepaalde verzekeringen? Dan ontvangt u altijd een deskundig antwoord daarop. Bij CulturA Shared Services weet u waar u aan toe bent!

22 Wij komen graag langs! De dienstverlening van CulturA Shared Services is in vrijwel alle gevallen maatwerk. Mocht u belangstelling hebben voor één of meerdere van onze diensten, meld ons dat, dan nemen wij contact met u op en brengen vrijblijvend offerte uit voor hetgeen u van ons af wilt nemen. Het is onze ervaring dat wij bijna altijd meer kwaliteit en heel vaak lagere kosten kunnen bieden. Wie is CulturA Shared Services? CulturA Shared Services is onderdeel van Sportfondsen Nederland N.V. en is een samenwerking aangegaan met Hans Onno van den Berg, strategie en bedrijfsontwikkeling in Kunst en Cultuur. CulturA Shared Services kan gebruik maken van de inmiddels bijna 90 jaar lange ervaring die Sportfondsen al heeft opgedaan met het bieden van gespecialiseerde diensten aan zwembaden en sportvoorzieningen. Behalve de in deze brochure genoemde diensten is CulturA Shared Services op dit moment bezig met de ontwikkeling van de gewenste verbindingen en koppelingen tussen boeking, planning, boekhouding, ticketing en roostering van techniek en horeca bij podia. In de loop van 2012 informeren wij u hierover nader. U kunt de diensten van CulturA ook vinden op onze website Nadere informatie kunt u inwinnen bij: Ingrid Janssen info@culturasharedservices.nl Tel: (020)

23

24 NEDERLAND is onderdeel van: NEDERLAND GROEP Paasheuvelweg BG Amsterdam ZO Sportfondsen Nederland NV Postbus AH Amsterdam ZO Telefoon: (020) Fax: (020) info@culturasharedservices.nl - DEELNEMINGEN BELGIE N.V. n of diensten? Neem dan contact met ons op: edservices.nl - PENSIOENFONDS Wilt u meer weten over een van onze producte Telefoon: (020) info@culturashar