Interbestuurlijk toezicht Losser 2017

Transcriptie

1 Interbestuurlijk toezicht Losser 2017 Totaalbeeld Losser Financiën Wabo Wro Archief Huisvesting statushouders Motivering totaalbeeld Algemeen Het totaalbeeld is opgebouwd uit vijf domeinen waarbij de provincie toezichthouder is. Dit zijn de domeinen financiën, Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht), Wro (Wet ruimtelijke ordening), informatie- & archiefbeheer en huisvesting statushouders. Op de pagina s hierna staat per domein de beoordeling van de taakuitvoering en het daaruit volgend toezichtregime beschreven. De kleur van het totaalbeeld is het gewogen gemiddelde van de verschillende domeinen. Beeld van Losser in de afgelopen jaren De kleur van het totaalbeeld is dit jaar oranje, evenals vorig jaar. Dit jaar zijn de domeinen Wro en archief oranje geworden en financiën groen. Beeld voor het jaar 2017 De afgelopen jaren was het financiële beeld van Losser oranje. Dit was een gevolg van de grondpositie, het weerstandsvermogen en de bezuinigingen die de gemeente moest doorvoeren. De gemeente heeft hierin zodanige stappen gezet dat nu de kleur groen op het domein financiën kan worden toegekend. De Begroting 2017 en de meerjarenraming zijn structureel en reëel in evenwicht. Er zijn geen bestuurlijke onderwerpen benoemd die het begrotingsbeeld bedreigen. Losser heeft in 2016 stappen gezet op het domein Wabo. Losser geeft nog niet volledig inzicht in de uitvoering ten opzichte van de planning. De beleidscyclus is in beperkte mate doorgevoerd. Het resultaat van de evaluatie van de uitvoering is ten opzichte van vorig jaar verbeterd, maar nog niet voldoende vertaald naar de programmering. Losser wil in 2017 de verbeterslag afronden, onder andere door verbeterde monitoring. Uit de beoordeling van de beleidskaders van Losser blijkt dat de structuurvisie uit 2004 niet actueel is. Dit was vorig jaar ook zo en is voorgaande jaren ook gemeld. Toen scoorde Losser op dit domein groen. Losser heeft een aantal stappen gezet om tot actualisatie te komen, maar is nog niet tot realisatie gekomen. Daarom krijgt Losser de kleur oranje voor het domein Wro. Losser kan weer een groen oordeel krijgen wanneer de actualisatie van de structuurvisie voltooid is. Uit archiefinspectie blijkt dat Losser in 2017 meer moet sturen op het realiseren van handboeken. Ook moet er een plan van aanpak en prioritering komen voor het wegwerken van achterstanden in archivering en een onderzoek naar de noodzakelijke formatie bij de documentaire informatieverzorging. Losser heeft niet kunnen voldoen aan de taakstelling huisvesting van statushouders in de tweede helft van De oorzaak van de achterstand ligt buiten de macht van de gemeente, dus scoort Losser groen op dit domein. Samenvattend Losser heeft op de domeinen financiën en Wabo goede stappen gezet om haar wettelijke taken naar behoren uit te voeren. Op het domein Wabo loopt de verbeterslag door in Ook op de domeinen Wro en archiefinspectie zijn in 2017 verbeterslagen nodig. Beperkte capaciteit maakt de gemeente kwetsbaar. Toezichtregime Per domein zijn de kleuren groen of oranje toegekend. Bij het domeinen Wabo, Wro en archief heeft Losser nog een aantal uitdagingen en is het toezicht intensiever. Nu het totaalbeeld oranje is, komt er een bestuurlijk overleg om de voortgang van de verbeteracties te bespreken. 1

2 Financiën Wabo Beoordeling De Begroting 2017 is structureel en reëel in evenwicht. In de meerjarenraming wordt voldoende aannemelijk gemaakt dat dit evenwicht behouden blijft. Er zijn geen bestuurlijke onderwerpen benoemd die het begrotingsbeeld bedreigen. Context De afgelopen jaren was het financiële IBT-beeld van Losser oranje. Dit was een gevolg van de grondpositie, het weerstandsvermogen en de bezuinigingen die de gemeente moest doorvoeren. De gemeente heeft hierin zodanige stappen gezet dat nu de kleur groen kan worden toegekend. Toelichting beoordeling In de toezichtbrief van vorig jaar is opgemerkt dat de grondpositie van Losser een latent risico vormt voor de financiële positie. Dit hield mede verband met de gesignaleerde overcapaciteit in regionaal aanbod van woning- en werklocaties. In de Begroting 2017 is geconstateerd dat de grondpositie, althans in boekwaarde, is afgenomen. Vanwege de onzekerheid over het aantal woningen dat mag worden gebouwd, blijft op dit onderdeel een latent risico aanwezig. Algemeen In het jaar 2016 is aan de gemeente Losser het oranje kleurbeeld toegekend. Op basis van de uitgevoerde toetsing, zoals hieronder is toegelicht, heeft Losser goede verbeterstappen gezet in 2016, maar is het kleurbeeld voor 2017 nog oranje. Actueel en volledig beleid toezicht en handhaving Losser heeft in december 2016 nieuw Handhavingsbeleid vastgesteld als voorzet voor een uitgebreidere herziening van het handhavingsbeleid in In 2017 wordt tevens vergunningenbeleid Wabo en de kwaliteitsverordening VTH op- en vastgesteld. De ambitie van Losser komt overeen met het ambitieniveau van de Omgevingsdienst Twente. Tijdigheid Losser heeft het Uitvoeringsprogramma toezicht en handhaving 2017 tijdig vastgesteld vóór 1 januari Het programma is op 13 december 2016 vastgesteld. Losser heeft het jaarverslag over de handhavingsuitvoering over 2015 niet tijdig vastgesteld vóór 1 april Dit verslag is op 19 april 2016 vastgesteld. Risicoanalyse en prioriteitstelling Losser gebruikt een risicoanalyse en maakt consequenties van de gemaakte keuzes inzichtelijk. Voorgenomen activiteiten en middelen Losser heeft de uit te voeren activiteiten voor de Toezichtregime groen 1. Geraamde uitgaven en inkomsten structureel en reëel in evenwicht en, 2. Uit meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt gecontinueerd en, 3. Er is, voor zover bekend, geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen. Intensiteit toezicht: laag o Begroting vergt geen goedkeuring. o Regulier ambtelijk en bestuurlijk contact ( 2 x per jaar). o Monitoren begrotingswijzigingen. o Themaonderzoeken. o Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. o Opvragen nota s deelonderwerpen financiële positie Toezichtregime oranje Onvoldoende inzicht in uitvoering en handhaving o Het beleid is niet meer actueel en/of volledig en/of o Het VTHuitvoeringsprogramma is niet tijdig door B&W vastgesteld en/of o Het verslag (verantwoording) is niet tijdig door B&W vastgesteld en/of o De risico-analyse is op onderdelen niet meer actueel, sommige risico s lijken onvoldoende onderkend te worden en/of; o Het programma is op onderdelen niet consistent; vragen rijzen bij logica en begrijpelijkheid en/of o Uitvoering en handhaving is op enkele punten niet in lijn met de gestelde doelen, ambitie en normen en/of o De gestelde doelen worden niet volledig verantwoord. Intensiteit toezicht: gemiddeld o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. 2

3 Wro taakuitvoering toezicht en handhaving opgenomen in het uitvoeringsprogramma. Deze voorgenomen activiteiten zijn gerelateerd aan de gestelde doelen en prioriteiten, waarbij opgemerkt wordt dat het beleid in 2017 nog verder moet worden uitgewerkt. De beschikbare capaciteit en middelen zijn inzichtelijk. De risicothema s asbest, verontreinigde grond, brandveiligheid opslag gevaarlijke stoffen, constructieveiligheid en brandveiligheid, zijn betrokken in de voorgenomen activiteiten. Losser stelt voldoende capaciteit en middelen beschikbaar voor uitvoering van de voorgenomen activiteiten op basis van het ambitieniveau. Verantwoording gestelde doelen Losser geeft nog niet volledig inzicht in de uitvoering ten opzichte van de planning, inzicht in preventief en repressief toezicht, omdat de beleidscyclus nog in beperkte mate is doorgevoerd. Het resultaat van de evaluatie van de uitvoering is ten opzichte van vorig jaar verbeterd, maar nog niet voldoende vertaald naar de programmering. Losser wil in 2017 de verbeterslag afronden, onder andere door beleidsherziening en verbeterde monitoring. Beoordeling Uit de beoordeling van de beleidskaders Losser blijkt dat de structuurvisie niet actueel is. Deze visie is namelijk vastgesteld in Onder een actuele structuurvisie verstaan wij een visie die, gelijk aan de planperiode van bestemmingsplannen, niet ouder is dan 10 jaar. Losser scoort wel positief op de overige criteria van domein Wro. Op basis van vorenstaande krijgt Losser de kleur oranje voor het IBTdomein Wro. Losser kan weer een groen oordeel krijgen indien de actualisatie van de structuurvisie voltooid is. Omgevings- en structuurvisies Onder een actuele structuurvisie verstaan wij een visie die, gelijk aan de planperiode van bestemmingsplannen, niet ouder is dan 10 jaar. Losser heeft een structuurvisie uit Ook andere beleidskaders zijn niet allemaal van recente datum. In 2012 is er een conceptstructuurvisie in procedure gebracht. Deze is destijds niet vastgesteld, omdat de Woonvisie en de Bedrijventerreinenvisie geactualiseerd moesten worden. In 2016 is de Woonvisie vastgesteld. De bedrijventerreinenvisie uit 2010 is nog steeds van kracht. Losser is nu bezig een afweging te maken tussen het actualiseren van de bestaande conceptstructuurvisie uit 2012 en het opstellen van een nieuwe omgevingsvisie te maken anticiperend op de komende Omgevingswet. Losser heeft een budget ter hoogte van beschikbaar gesteld voor het implementatietraject van de Omgevingswet. Losser heeft inmiddels een extern bureau in de arm genomen dat hier invulling aan geeft. Op basis van het concept-plan van aanpak is één van de deelprojecten het opstellen van een omgevingsvisie. Bestemmingsplannen Losser beschikt over actuele bestemmingsplannen o Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting en informatie op vraagpunten. Afspraken ter verbetering van uitvoering en handhaving o Voortgangsgesprek: 1 à 3 keer per jaar o Als onduidelijkheid blijft of afspraken stagneren: opschaling naar managementoverleg en bestuurlijk overleg. Afhankelijk van uitkomst daarvan rood toezichtregime. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven danwel als gemeenten meerjarig onder oranjetoezichtsregime vallen (steekproef) Toezichtregime oranje Vaststelling en actualisatie structuurvisies en bestemmingsplannen: o structuurvisies en bestemmingsplannen zijn niet of gedeeltelijk niet actueel en/of o niet alle bestemmingsplannen, uitwerkingsplannen en wijzigingsplannen passen in de gemeentelijke structuurvisie en afwijkingen zijn niet voldoende gemotiveerd en/of o bij de vaststelling van bestemmingsplannen wordt niet in alle gevallen relevante wet- en regelgeving in acht genomen en/of o de gemeente heeft het jaarverslag uitvoering Wro over de uitvoering van taken niet tijdig opgestuurd en/of o de gemeente heeft wel een operationeel programma om aan de wettelijke eisen te voldoen. Onvoldoende inzicht in nalevingstoezicht o de gemeente heeft niet tijdig het door de raad geziene jaarlijkse programma toezicht en handhaving aan GS gestuurd en/of o de gemeente heeft niet tijdig het door de raad geziene jaarverslag van toezicht en handhaving aan GS toegestuurd en/of o doelen en normen voor 3

4 voor haar gehele grondgebied, waarin rekening is gehouden met de provinciale belangen. Doorwerking provinciaal belang en samenwerking Losser heeft het provinciaal belang goed verwerkt in haar plannen. Ook de samenwerking verloopt goed. Er heeft dit jaar geen opschaling plaatsgevonden via het Overijssels opschalingsmodel: ambtelijke opschaling via management naar bestuur. Ruimtelijke Kwaliteit en duurzaamheid Samen met de gemeenten Tubbergen, Dinkelland, Oldenzaal beschikt Losser over het Cascobeleid: een generieke methode om vorm te geven aan de doelen voor het Nationaal Landschap. Aanvullend hierop wordt gebruik gemaakt van een vastgesteld Landschapsontwikkelingsplan (LOP). In het landelijke gebied zijn de cultuurhistorische waarden vastgelegd in het bestemmingsplan Buitengebied Losser heeft een Visie op Duurzaamheid en Duurzaam Energiebeleid, beide uit toezicht en handhaving zijn niet alle behaald. Er is geen goede en actuele verantwoording van de risico s. Er geen sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen. Afwijkingen zijn niet begrijpelijk geformuleerd en/of o de gemeente heeft te weinig capaciteit beschikbaar voor toezicht en handhaving. Intensiteit toezicht: gemiddeld o Ambtelijk contact: maatwerk o Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting op vraagpunten. o Als onduidelijkheid blijft: opschaling via Overijssels opschalingsmodel en bestuurlijk overleg afhankelijk van uitkomst daarvan toezichtregime rood Woningbouw Losser heeft eind januari 2016 de Bestuursovereenkomst woonafspraken Twente ondertekend. Hierin zijn afspraken gemaakt op de volgende 5 thema s: (A) doelgroepen, (B) wonen en zorg, (C) stedelijke vernieuwing, (D) bestaande voorraad en (E) programmeren en zuinig ruimtegebruik. Verder is in regionaal verband bepaald hoe de woningafspraken worden vormgegeven, welk prognosemodel gehanteerd wordt en hoe eventuele overprogrammering kan worden teruggebracht. Losser kan zich vinden in het uitgangspunt om te programmeren naar maximaal 100% van de behoefte. Op basis van het prognosemodel in de Bestuursovereenkomst blijft Losser onder de 100% harde plancapaciteit. De bijlage van de Bestuursovereenkomst woonafspraken Twente wordt in het voorjaar van 2017 geactualiseerd. Werklocaties Losser beschikt over een bedrijventerreinenvisie uit 2010, waarmee GS heeft ingestemd. In 2016 is het proces gestart om te komen tot nieuwe afspraken over werklocaties tussen de Overijsselse gemeenten en de provincie. Natuur en landschap Losser ligt in het Nationaal Landschap Noordoost- Twente. De waarden van het Nationaal Landschap worden beschermd via het bestemmingsplan Buitengebied. Losser heeft twee Natura 2000-gebieden binnen haar grenzen. De gebieden waar de komende jaren (natuur-)maatregelen moeten plaatsvinden in het kader van de Ontwikkelopgave EHS/Natura 2000 zijn: Dinkelland en Landgoederen Oldenzaal. De provincie is, in goede afstemming met Losser, bezig met het voorbereiden van maatregelen die nodig zijn in het kader van de Natura 2000-doelstellingen. 4

5 Water en grondwaterbescherming Langs de Dinkel ligt een primair waterbergingsgebied. Aan de westzijde van de kern Losser bevindt zich een grondwaterbeschermingsgebied. Verblijfsrecreatie en cultuurhistorie In 2014 heeft Losser samen met Tubbergen, Dinkelland en Oldenzaal de Nota Verblijfsrecreatie Noordoost Twente vastgesteld. In het landelijke gebied zijn de cultuurhistorische waarden vastgelegd in het bestemmingsplan Buitengebied Detailhandel De beleidsnotitie Detailhandel en kantoren op bedrijventerreinen dateert uit 2008 en speelt daardoor niet in op de actuele marktomstandigheden. Archief In november is het follow-up onderzoek naar de uitvoering van aanbevelingen uit het verslag Horizontale Verantwoording Archiefbeheer van de gemeente Losser uitgevoerd. Een positieve ontwikkeling is de uitvoering van het archiefbewerkingsplan voor een aantal dienstarchieven en de secretariearchieven van Losser over de jaren (2005). Tegelijkertijd moet echter worden geconstateerd dat bij sommige afdelingen de dossiers blijven liggen, zodat opnieuw achterstanden ontstaan bij archiefvorming en bewerking. Mede in verband met interne verhuizingen van vakafdelingen dit jaar zal een actie Stofkam worden geïnitieerd om archiefstukken naar DIV te halen voor verdere bewerking. Dit legt druk op de formatie, die voornamelijk wordt ingezet op het dynamische proces van zaaksgewijze postregistratie en dossiervorming. De werkdruk is behoorlijk groot; zowel de vaste bezetting als de tijdelijke inzet van personeel worden als onvoldoende ervaren. Door de hoeveelheid en complexiteit van de werkzaamheden, de toegenomen werkdruk, de kwetsbaarheid van eenmansposities, de leeftijdsopbouw van de medewerkers, de veranderende rol en competenties en het dalend opleidingsniveau staan productiviteit en continuïteit van de DIVwerkzaamheden onder grote druk. De hybride situatie bij informatiebeheer (analoog en digitaal) legt extra druk op de DIV-medewerkers. De conclusie van de gemeentelijk archiefinspecteur is, dat de aandachtspunten uit de KPI-rapportage slechts ten dele en mondjesmaat zijn aangepakt. Tegelijkertijd staan nieuwe uitdagingen en ontwikkelingen in het vakgebied voor de deur: het e-depot, metadateren met behulp van TMLO, de nieuwe Selectielijst gemeentelijke processen en de introductie van het nieuwe zaaksysteem E-suite met DMS Alfresco. Er zal, aldus de inspecteur, meer sturing moeten worden verricht op a) de realisatie van een Handboek Substitutie; b) de realisatie van een Handboek Kwaliteitszorg Informatiebeheer; c) de realisatie van een Informatiebeveiligingsplan voor DMS en; Toezichtregime oranje Zorg voor en beheer van archief op een enkel aspect niet op orde Intensiteit toezicht: gemiddeld o Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per jaar (met nadruk op risico's/thema's) o Informatie-uitvraag: algemene vragenlijst archiefinspectie eens per jaar (of verslaglegging via KPI s) o Monitoren afspraken bij zorgpunten : 2 x per jaar o Horizontale verslaglegging: jaarlijks 5

6 d) een personeels-technisch onderzoek naar de gewenste formatie. Bij het oppakken van deze aanbevelingen zal het team DDC van Losser/Enschede duidelijk moeten prioriteren. Huisvesting statushouders Ieder half jaar krijgen gemeenten per 1 januari en 1 juli, door het Rijk een taakstelling opgelegd voor het huisvesten van statushouders. Beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de realisatiecijfers op peildatum 1 januari De gemeente Losser heeft niet kunnen voldoen aan de taakstelling van de tweede helft van De achterstand is ontstaan doordat het COA onvoldoende koppelingen heeft gemaakt tussen statushouders en de gemeente Losser. Daarom ligt de oorzaak van de achterstand buiten de macht van de gemeente. Om die reden krijgt Losser de kleur groen voor domein Huisvesting statushouders. Toezichtregime groen Tijdig gehuisvest o Voldaan aan de wettelijke taakstelling, of o Voor de eerste keer niet voldaan aan de wettelijke taakstelling, ten opzichte van de voorgaande taakstellingperiode Intensiteit toezicht: laag o Maandelijks monitoren voortgang. o Indien nodig, ambtelijk overleg waarbij informatie wordt opgevraagd en gevalideerd en afspraken worden gemaakt over inlopen achterstand. 6