Verbinding tussen VeRA en PURA

Transcriptie

1 Verbinding tussen VeRA en PURA Versie 1.0 september 2016

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Context 5 3 Architectuurprincipes GHOR 9 4 Bedrijfsfuncties GHOR 18 5 Producten en diensten 22 6 Bedrijfsprocessen 25 7 Applicatieve functies 29 8 Literatuurlijst 32 2

3 1 Inleiding GHOR coördineert vanuit de veiligheidsregio de geneeskundige zorg binnen haar gebied, zoals is bepaald in de Wet veiligheidsregio s. GHOR is een netwerkorganisatie met contacten in de domeinen veiligheid, zorg en openbaar bestuur. Een goede informatievoorziening is voor de GHOR als spin in het web essentieel, zowel in het dagelijks werk als in een opgeschaalde situatie. Architectuur biedt een gemeenschappelijke taal voor het beschrijven van de relevante elementen in de informatievoorziening: processen, informatie en automatisering. Architectuur ondersteunt duidelijkheid en standaardisatie binnen een organisatie, maar zeker ook bij interacties met andere partijen. Dit laatste is heel relevant voor GHOR als netwerkorganisatie die vaak informatie uitwisselt. Voor een goede samenwerking met partners is het voor GHOR belangrijk dat er een goede verbinding is tussen relevante architecturen. Dit document beschrijft welke zaken voor GHOR relevant zijn uit de twee meest nabije referentiearchitecturen, VeRA (Veiligheidsregio Referentiearchitectuur) en PURA (Publieke gezondheid Referentiearchitectuur). Beide architecturen hebben bouwstenen van de GHOR in zich, maar ze sluiten niet naadloos aan. Dit katern vormt de brug. VeRA PURA Het speelveld van GHOR met de relevante architecturen ziet er als volgt uit: 3

4 We volgen in dit katern nauw VeRA en PURA, waarbij we soms een opmerking of toelichting plaatsen om het onderwerp dichterbij GHOR te brengen. We hebben het aantal nieuwe elementen tot een minimum beperkt. Het streven is dat op termijn VeRA en PURA beter op de GHOR-praktijk aansluiten, we zijn hierover in gesprek met de kernteams van de twee architecturen. De opmerkingen en toelichtingen zijn dan mogelijk overbodig. We hebben er bewust voor gekozen om in dit katern geen uitgebreide toelichting op architectuur op te nemen. Hiervoor verwijzen we je graag naar VeRA en PURA. Dit document is bedoeld voor mensen die zich bezighouden met processen, informatiemanagement en/of automatisering vanuit GHOR, vanuit veiligheidsregio s en GGD en en vanuit organisaties die samenwerken met GHOR. 4

5 2 Context 2.1 GHOR De Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) is belast met de coördinatie, aansturing en regie van de geneeskundige hulpverlening en met de advisering van andere overheden en organisaties op dat gebied. Zo adviseert de GHOR de zorgsector over adequate voorbereiding op rampen en crises en coördineert de GHOR het gezamenlijk optreden tijdens de grootschalige hulpverlening aan slachtoffers onder regie van het openbaar bestuur. Doel hiervan is dat de slachtoffers onder alle omstandigheden verantwoorde zorg kan worden aangeboden door een samenhangende zorgketen, in nauwe samenwerking met andere hulpdiensten. De GHOR beweegt zich op het snijvlak van de drie domeinen: openbaar bestuur, gezondheidszorg en veiligheid. Dat de GHOR een rol heeft in de verschillende netwerken is ook terug te zien in het takenpakket van de GHOR en de organisatiewijze. De GHOR heeft de Wet veiligheidsregio s (Wvr) én de Wet publieke gezondheid (Wpg) als wettelijke basis. Elke GHOR-regio staat onder leiding van een directeur Publieke Gezondheid (DPG) Het openbaar bestuur De GHOR is een publieke taak, die wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de colleges van B&W. In geval van calamiteiten ligt het opperbevel bij de burgemeester (lokale rampen of crises) of bij de voorzitter van de veiligheidsregio (bovenlokale rampen en crises). De GHOR is wettelijk verplicht, samen met de regionale brandweer en de gemeenschappelijke meldkamer (brandweer, ambulancezorg en politie) onderdeel van het openbaar lichaam veiligheidsregio, dat wordt ingesteld middels een gemeenschappelijke regeling tussen de gemeenten De gezondheidszorg De geneeskundige hulpverlening wordt bij rampen en crises uitgevoerd door de reguliere zorgaanbieders en zorginstellingen (ambulancezorg, ziekenhuizen, huisartsen, geestelijke gezondheidszorg, GGD, etc.). De GHOR heeft hierin de coördinerende, aansturende en regisserende taak De veiligheid De GHOR is integraal onderdeel van de veiligheidszorg in Nederland. Voor een goede hulpverlening moet de GHOR zorgdragen voor een goede samenwerking tussen de zorgketen en de partners op het gebied van fysieke en sociale veiligheid. Dit betreft de brandweer, de politie, de gemeenten (bevolkingszorg) en andere publieke en private partners. 5

6 2.2 Contextdiagram GHOR Een contextdiagram biedt inzicht in de belangrijkste relaties tussen organisaties binnen een domein. Een contextdiagram wordt gebruikt om op basis van deze relaties het producten- en diensten aanbod vast te stellen, waarna de benodigde bedrijfsprocessen kunnen worden beschreven. Een contextdiagram is een subjectief beeld van de werkelijkheid. Er bestaat geen goed of fout diagram. Het model is alleen meer of minder van toepassing op de ene of de andere organisatie, zoals ook het ene GHOR-bureau anders is georganiseerd dan het andere bureau. Compleetheid is niet nodig en moet dan ook niet worden nagestreefd. Het diagram dient om méér inzicht te krijgen in de context van het domein en om hierover met anderen te kunnen communiceren. Zodra verdere uitwerking geen significant verschil meer toevoegt, is de contextanalyse voldoende. Bovendien is een contextdiagram geen statisch iets. Relaties kunnen eindigen en nieuwe relaties ontstaan. De GHOR verbindt de drie domeinen openbaar bestuur, gezondheidszorg en veiligheid en speelt een sleutelrol waar deze domeinen elkaar overlappen. Deze overlappende domeinen zijn: de publieke gezondheid, de acute zorg (gezondheid van de zorg) en de publieke veiligheid. Publieke gezondheid richt zich op de zorg voor de gezondheid van de samenleving en is vooral preventief ter bescherming van de gezondheid van alle inwoners van Nederland (infectieziekten-bestrijding, gezondheidsbevordering, jeugdgezondheidszorg). Acute zorg betreft de spoedeisende medische hulpverlening (prioritering, behandeling en vervoer van gewonden) in geval van rampen, grootschalige ongevallen en crises. De acute zorg in opgeschaalde situaties kenmerkt zich als een proces van ketenzorg waarin diverse organisaties betrokken worden bij het leveren van (onder)delen van deze zorg. Publieke veiligheid tenslotte betreft zowel de fysieke als de sociale veiligheid van de samenleving. Fysieke veiligheid is de bescherming van de mensen tegen gevaren in hun omgeving (natuur, milieu, gebouwen, infrastructuur, industrie). Sociale veiligheid gaat over de bescherming van de mensen tegen elkaar (criminaliteit, overlast, huiselijk geweld). Beide aspecten hebben een directe invloed op de fysieke en psychische gezondheid van mensen. 6

7 Het contextdiagram van de GHOR ziet er als volgt uit: Afkorting AZN CBG CBS DPG GGD GGZ IGZ KNMG KNRM LOCC Volledige naam Ambulancezorg Nederland College ter Beoordeling van Geneesmiddelen Centraal Bureau voor de Statistiek Directeur Publieke Gezondheid Gemeentelijke of Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Geestelijke gezondheidszorg Inspectie voor de Gezondheidszorg Koninklijke Nederlandsche Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst Koninklijke Nederlandse Redding Maatschappij Landelijk Operationeel Coördinatie Centrum 7

8 Afkorting Ministerie BZK Ministerie EZ Ministerie V&J Ministerie VWS NVWA NCC NCTV OVV RAV RIVM ROAZ RUD VNG V&VN Volledige naam Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Ministerie van Economische Zaken Ministerie van Veiligheid en Justitie Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit Nationaal Crisiscentrum Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid Onderzoeksraad voor veiligheid Regionale Ambulance Voorziening Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu Regionaal Overleg Acute Zorg Regionale Uitvoeringsdienst Vereniging Nederlandse Gemeenten Verpleegkundigen en Verzorgenden Nederland 8

9 3 Architectuurprincipes GHOR Architectuurprincipes zijn richtinggevende afspraken die aangeven hoe de gewenste situatie bereikt kan worden. VeRA, PURA en het Informatiebeleid Veiligheid (IBV) bevatten principes die deels ook voor de GHOR relevant zijn. In dit hoofdstuk vermelden we de architectuurprincipes voor de GHOR met een verwijzing naar het best passende principe uit VeRA, PURA of het Informatiebeleid Veiligheid. Waar nodig hebben we voor de GHOR een aanpassing doorgevoerd, dit is dan duidelijk vermeld. 3.1 Overzicht Code Principe Herkomst principe A.1 De GHOR volgt wet- en regelgeving Gebaseerd op Pura 1 I.1 Stel gezamenlijk eisen voor informatiebeveiligingsbeleid vast Gebaseerd op IBV I.2 Samenwerking op het gebied van informatie- en Gebaseerd op Pura 11 procesmanagement I.3 Zaak- en procesgericht werken Pura 2 I.4 Gebruik gemeenschappelijke modulaire systemen VeRA IA.1 I.5 Gebruik bestaande bouwstenen in de informatievoorziening Pura 4 I.6 Schaalbaar en flexibele informatievoorziening Pura 5 I.7 Gegevens hebben één (herleidbare) bron VeRA 1A.2 Verwant aan PURA 6 I.8 Gegevens hebben een verantwoordelijke VeRA IA.3 Verwant aan PURA 7 I.9 Eenmalige uitvraag van klantgegevens Gebaseerd op PURA 8 I.10 Gebruik open standaarden (voor gemeenschappelijke VeRA IA.4 voorzieningen) I.11 Gebruik standaarden en richtlijnen PURA 3 BP.1 Gegevens moeten worden uitgewisseld, tenzij VeRA BP.1 en PURA 9 B.1 Zorg voor systemen die in alle omstandigheden bruikbaar zijn VeRA B.1 B.2 Eis hoge beschikbaarheid tijdens buitengewone VeRA B.2 omstandigheden B.3 ICT actief inzetten voor leveren van producten en diensten Gebaseerd op PURA 10 S.1 Verricht nieuwbouw volgens service gerichte architectuur VeRA S.1 S.2 Gegevens worden tijdig gepresenteerd, en alleen gerelateerd aan het beoogde doel VeRA S.2 9

10 3.2 Algemene architectuurprincipes A.1 De GHOR volgt wet- en regelgeving Het beleid van de GHOR is gebaseerd op wet- en regelgeving als de Wet veiligheidsregio s (WVR), de Wet Publieke Gezondheid (WPG), Tijdelijke wet ambulancezorg (Twaz), Wet toelating zorginstellingen (WTZi), Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG), Kwaliteitswet zorginstellingen (KWZ) en de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Vanuit haar wettelijke taken verzamelt, bewaart en verwerkt de GHOR diverse gegevens. De GHOR stelt ook data en informatie ter beschikking aan anderen. De GHOR neemt maatregelen voor het verzamelen, bewaren, verwerken en beschikbaar stellen van gegevens, zodat binnen wettelijke kaders en regelgeving wordt gehandeld. PURA principe 1 is als basis gebruikt, waarbij wetten zijn vermeld die relevant zijn voor GHOR. 3.3 Informatiekundige architectuurprincipes I.1 Stel gezamenlijk eisen voor informatiebeveiligingsbeleid vast GHOR-bureaus stellen gezamenlijk eisen vast rondom informatieveiligheid vast. De organisatorische inbedding van de GHOR verschilt per regio. De gezamenlijk opgestelde eisen moeten worden meegenomen in het informatiebeveiligingsbeleid van de organisatie waarin de GHOR zit. Gebaseerd op het Informatiebeleid Veiligheid I.2 Samenwerking op het gebied van informatie- en procesmanagement De GHOR en haar partners werken samen op gebied van het ontwerpen, realiseren en beheren van de informatievoorziening voor de (wettelijke) taakgebieden en aanvullende producten en diensten. Door kennis en ervaringen te bundelen wordt voorkomen dat individuele organisaties opnieuw het wiel gaan uitvinden. Het ontwikkelen, ondersteunen en onderhouden van specifieke bouwstenen en standaarden maakt het informatie- en procesmanagement voor de GHOR en haar partners uniformer. Inhoudelijk ongewijzigd t.o.v. PURA principe 11, alleen met bereik de GHOR en haar partners Bijvoorbeeld binnen GGD GHOR Nederland het Netwerk GHOR Informatiemanagers (GIM) I.3 Zaak- en procesgericht werken Zaak- en procesgericht werken is het resultaatgericht en structureel besturen, bewaken, uitvoeren en verbeteren van processen. Een zaak is "een samenhangende hoeveelheid werk met een wel gedefinieerde aanleiding en een wel gedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden". 10

11 Zaak- en procesgericht werken verbetert de belevenis van de cliënt en de bedrijfsvoering. De klant krijgt inzicht in het proces en de voortgang. Intern kan de voortgang worden bijgehouden en bewaakt. Het vereist dat de ketens en werkprocessen zijn gestroomlijnd, doordat processen en activiteiten op elkaar zijn afgestemd. Dit levert een effectievere handhaving op en zorgt voor een verhoging van de kwaliteit van verwerking van de lopende zaken. Het geeft bovendien inzicht in behaalde serviceniveaus en gestelde normen. Dit heeft tot gevolg dat er gestandaardiseerde zaaktypen voor de producten en diensten van de GHOR en haar partners moeten zijn vastgesteld. Deze worden vanuit klantperspectief opgesteld en de achterliggende processen moeten landelijk worden gestandaardiseerd op hoofdlijnen. Communicatie met de cliënt gaan op basis van voor de klant relevante statussen en gegevens, die op één plek worden beheerd en kunnen op meerdere plekken worden hergebruikt. Inhoudelijk ongewijzigd t.o.v. PURA principe 2, alleen met bereik de GHOR en haar partners Bijvoorbeeld bij evenementenadvisering I.4 Gebruik gemeenschappelijke modulaire systemen De GHOR en haar partners maken gebruik van gemeenschappelijk ICT-aanbod indien functionaliteit, beveiliging en kosten gelijkwaardig zijn. Uit het oogpunt van efficiency en kwaliteit verdient het immers de aanbeveling om zoveel mogelijk gemeenschappelijke modulaire systemen te gebruiken die aansluiten op de benoemde applicatieve functies. Oftewel: bestaande functionaliteit dient zoveel mogelijk hergebruikt te worden. Hergebruik van functionaliteit gaat versnippering van voorzieningen tegen. De voorkeur wordt in eerste instantie gegeven aan standaardpakketten van de markt (mits voor en door ons te configureren) gevolgd door maatwerk. Bij maatwerk wordt de voorkeur gegeven aan maatwerk ontwikkeld voor meerdere GHOR-bureaus boven regionaal maatwerk. Inhoudelijk ongewijzigd t.o.v. VeRA principe IA.1, alleen met bereik de GHOR en haar partners Bijvoorbeeld hergebruik van gegevens in de Witte Kaart in LCMS I.5 Gebruik bestaande bouwstenen in de informatievoorziening De GHOR en haar partners maken gebruik van bestaande gemeenschappelijke bouwstenen voor de informatievoorziening. Dit zorgt voor eenduidige dienstverlening naar burgers en organisaties voor publieke taken. Bovendien wordt er gebruik gemaakt van ervaring en kennis die reeds is opgedaan, waardoor het rendement van de informatievoorziening toeneemt. In de architectuur van de e-overheid zijn bouwstenen als DigiD en het stelsel van kern- en basisregistraties beschikbaar. Ook de GHOR en haar partners dienen bouwstenen in gemeenschappelijkheid te ontwikkelen, inzetten en beheren. 11

12 Inhoudelijk ongewijzigd t.o.v. PURA principe 4, alleen met bereik de GHOR en haar partners Bijvoorbeeld bij landelijke ontwikkelingen (zoals de Ambulance Zorg Nederland Crisisplan App) of ontwikkelingen binnen de organisatie waar een GHOR-bureau is ingebed (zoals Document Management Systeem GGD) I.6 Schaalbare en flexibele informatievoorziening Processen en daarbij behorende informatievoorziening moet schaalbaar, beschikbaar en flexibel zijn, zodat er in zowel reguliere als in opgeschaalde situaties producten en diensten geleverd kunnen worden. De organisatie, processen en informatievoorziening moeten hier op zijn ingericht om de continuïteit te kunnen waarborgen. Dit houdt in, dat er een continue beschikbaarheid van personeel, faciliteiten en informatie. Informatiesystemen moeten tijdelijk voor aanvullende doelen kunnen worden gebruikt en de technische infrastructuur moet snel zijn aan te passen, zodat deze is voorbereid op extreme situaties. Inhoudelijk ongewijzigd t.o.v. PURA principe 5 Bijvoorbeeld GHOR4all dat zowel voor dagelijks gebruik als in crisissituaties wordt ingezet I.7 Gegevens hebben één (herleidbare) bron Partijen stellen eigen gegevens ter beschikking aan anderen. Eigen gegevens zijn samenhangende sets van oorspronkelijke gegevens, al dan niet gecombineerd met gegevens van derden. Op deze manier verbetert de kwaliteit van de gegevens in de keten. Het beheren van dezelfde gegevens op meerdere plekken leidt tot verschillen in gegevens binnen de organisatie. Dit vermindert de kwaliteit en integriteit van de processen en de dienstverlening aan klanten. Gegevens die gebruikt worden in meerdere processen, worden zoveel mogelijk op één centrale plek beheerd (de authentieke bronregistratie). Deze gegevens zijn leidend. De gegevens kunnen decentraal worden hergebruikt. Gegevens komen zoveel mogelijk van een authentieke bron of bij een gemeenschappelijk distributiepunt. De GHOR maakt gebruik van basisregistraties en identificeert haar kernregistraties van waaruit de verschillende informatiesystemen worden ondersteund. Dit is één van de belangrijkste basisprincipes binnen de VeRA en volgt hiermee ook het verplicht gebruik van basisregistraties voor de publiekrechtelijke taken van overheidsinstanties en het gebruik van kernregistraties binnen een Veiligheidsregio. De VeRA volgt het principe van basisregistraties: eenmalige vastlegging, meervoudig gebruik. Inhoudelijk ongewijzigd t.o.v. VeRA principe IA.2, alleen met bereik de GHOR Bijvoorbeeld gegevens van ketenpartners in een GHOR relatiebeheersysteem of gegevens van zorginstellingen in GHOR4all 12

13 3.3.8 I.8 Gegevens hebben een verantwoordelijke De gebruikers van gegevens moeten er op kunnen vertrouwen dat de gegevens aangeleverd door applicaties correct zijn. Alleen gegevens waarvan een verantwoordelijke is aangewezen worden uitgewisseld tussen de GHOR en haar partners. Correcte gegevens zijn cruciaal in alle processen en daarom van vitaal belang voor de GHOR en haar partners. Alle gegevensverzamelingen dienen daarom een verantwoordelijke te hebben, die zorg draagt voor de betrouwbaarheid van de gegevens in termen van actualiteit, beschikbaarheid, juistheid, tijdigheid en volledigheid van de gegevens. Deze is aanspreekbaar op de kwaliteit van de gegevens. De GHOR en haar partners moeten normen vaststellen voor de gewenste kwaliteit van gegevens. Deze wordt als norm vastgesteld en bekendgemaakt. Vervolgens moeten er processen worden ingericht om de norm te handhaven en er wordt gerapporteerd over de behaalde resultaten. Waar de kwaliteit kan variëren, wordt bij de informatie vermeld wat het actuele kwaliteitsniveau is (bijvoorbeeld wanneer de informatie voor het laatst is gecontroleerd). Inhoudelijk ongewijzigd t.o.v. VeRA principe IA.3, alleen met bereik de GHOR en haar partners Bijvoorbeeld GGD GHOR Nederland als landelijk verantwoordelijke organisatie I.9 Eenmalige uitvraag van klantgegevens De GHOR bedient klanten zoals bevoegd gezag, zorginstellingen of andere ketenpartners. Tijdens de dienstverlening wordt een klant maar één keer gevraagd naar reeds bekende gegevens en is daarna bekend in alle processen die hij doorloopt. Het draagt in grote mate bij aan de klantvriendelijkheid van de GHOR; het meerdere keren moeten aanleveren van dezelfde informatie is één van de grootste ergernissen voor klanten. Dit kan worden gerealiseerd wanneer gegevens op één plek worden beheerd en beschikbaar gesteld aan alle processen, die deze nodig hebben in een zaak. Het heeft tot gevolg dat dezelfde informatie via meerdere kanalen beschikbaar is voor medewerkers, professionals en klanten. Gebaseerd op PURA principe 8 Bijvoorbeeld de GHOR contacten met de zorginstellingen ten behoeve van zorgcontinuïteit (GHOR4all) en de Brandweer contacten met dezelfde instellingen ten behoeve van gebouw gegevens I.10 Gebruik open standaarden (voor gemeenschappelijke voorzieningen) De GHOR gebruikt zoveel mogelijk gemeenschappelijke voorzieningen die koppelvlakken bieden op basis van open standaarden of de facto standaarden. De GHOR hanteert open standaarden en richtlijnen om haar informatievoorziening in te richten. Open standaarden spelen een belangrijke rol in het verbinden van (modulaire) bedrijfsfuncties en applicatieve functies en maken uitwisseling (koppelvlakken) van gegevens tussen de GHOR en haar partners eenvoudiger. Het gebruik van open standaarden voorkomt dat elk GHOR-bureau afzonderlijk oplossingen bedenkt voor generieke vraagstukken. Open standaarden dragen tevens bij aan interoperabiliteit (uitwisselbaarheid). Open 13

14 standaarden verbeteren de digitale communicatie tussen overheden onderling en ook tussen overheid, bedrijven en burgers. Daarnaast zorgen open standaarden ervoor dat keuzevrijheid is geborgd. Open standaarden zijn naar hun aard namelijk niet software specifiek en kunnen door iedere leverancier worden ingebouwd. Het generieke koppelvlak dat voor in gebruik zijnde systemen toegang biedt tot de gemeenschappelijke informatievoorziening, biedt in ieder geval ook een open toegangswijze. Systemen die al een koppelvlak hebben naar de overheid service bus moeten deze kunnen hergebruiken voor toegang tot de gemeenschappelijke informatievoorziening. Inhoudelijk ongewijzigd t.o.v. VeRA principe IA.4, met bereik de GHOR en haar partners Bijvoorbeeld gegevensuitwisseling met gemeentelijke zaaksystemen bij evenementenadvies I.11 Gebruik standaarden en richtlijnen De GHOR hanteert standaarden en richtlijnen om haar informatievoorziening in te richten. Dit kunnen internationale, landelijke of sectorale afspraken zijn en ook kunnen deze van medische of technische aard en zijn ze bij voorkeur beschikbaar in het publieke domein (open). Standaarden spelen een belangrijke rol in het verbinden van (modulaire) bedrijfsfuncties en applicatieve functies en maken uitwisseling van gegevens eenvoudiger. Het gebruik van standaarden voorkomt dat de GHOR en haar partners afzonderlijk oplossingen bedenken voor generieke vraagstukken. Om daartoe te komen zullen de GHOR en haar partners samen standaarden ontwikkelen voor haar domein. De GHOR is een overheidsorganisatie en volgt daarmee de principes van NORA. Bovendien maakt de GHOR gebruik van relevante standaarden en richtlijnen uit andere domeinen (zoals bijvoorbeeld zorg beschreven door Nictiz). Inhoudelijk ongewijzigd t.o.v. PURA principe 3, met bereik de GHOR en haar partners Bijvoorbeeld bij gezamenlijke inkoop van een informatiesysteem 3.4 Beveiliging en Privacy architectuurprincipes BP.1 Gegevens moeten worden uitgewisseld, tenzij Vrije uitwisselbaarheid van gegevens en kennis ligt aan de basis van een netwerk- en crisisbeheersingsorganisatie als de GHOR. Bij de uitwisseling van gegevens dient rekening gehouden te worden met het wettelijke kader en de noodzakelijke daarvan afgeleide vertrouwelijkheid van gegevens. De informatieorganisatie dient hier zoveel mogelijk in te faciliteren. Dit uitwisselen van gegevens is belangrijk binnen de verschillende kolommen van één veiligheidsregio, maar ook tussen de verschillende veiligheidsregio s en met andere ketenpartners. 14

15 De GHOR en haar partners stellen geen extra voorwaarden aan gegevensuitwisseling met partners in andere landen en met andere internationale organisaties zolang deze gegevensuitwisseling geschiedt binnen de kaderstelling van nationale en internationale verdragen, de vigerende wet- en regelgeving, de bestuurlijke en verantwoordelijkheidslijnen, of in het geval dat het belang van de operationele taakuitvoering wordt geschaad. De leverende partner moet erop kunnen vertrouwen dat de GHOR deze gegevens beheert conform het vertrouwelijkheidsniveau dat hier volgens de aanleverende partij voor geldt. Bij het ontvangen van gegevens van externe partijen dient vastgelegd te worden wat de vertrouwelijkheid is van de gegevens en de GHOR dient te borgen dat deze regels gehandhaafd worden. Gegevens kunnen ingedeeld worden in vijf niveaus van vertrouwelijkheid en worden beheerd conform deze classificaties. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Uitwisseling wordt vergemakkelijkt door gebruik te maken van standaarden en de zorg voor data definities en metadatering. Inhoudelijk ongewijzigd t.o.v. VeRA principe BP.1 (alinea 1, 2 en 3) en PURA principe 9 (alinea 4) met bereik de GHOR en haar partners Gerelateerd aan de principes I.7 en I.11 Bijvoorbeeld binnen het proces slachtofferregistratie de gegevens/informatie uitwisseling tussen GHOR Actiecentrum en ziekenhuizen tijdens een incident 3.5 Beheerprincipes B.1 Zorg voor systemen die in alle omstandigheden bruikbaar zijn De GHOR en haar partners gebruiken onder normale en bijzondere omstandigheden (crisissituatie) dezelfde systemen. Op deze manier zullen gebruikers voldoende ervaring hebben in het gebruik van systemen doordat zij de systemen onder normale omstandigheden en dus vaker gebruiken. Dit principe betekent dat dezelfde informatiesystemen zowel in koude als warme situaties gebruikt moeten worden. Informatiesystemen en bijbehorende beheerorganisaties zijn hiervoor 24x7 beschikbaar. Dit stimuleert ketenintegratie tussen bedrijfsvoering, preparatie en crisisbeheersing. Inhoudelijk ongewijzigd t.o.v. VeRA principe B.1, met bereik de GHOR en haar partners Bijvoorbeeld operationeel Actiecentrum GHOR (met systemen als GHOR4all en/of LCMS) 15

16 3.5.2 B.2 Eis hoge beschikbaarheid tijdens buitengewone omstandigheden Systemen worden alleen gebruikt als er een hoge mate van zekerheid is dat de noodzakelijke beschikbaarheid en capaciteit van de systemen beschikbaar is, ook in buitengewone omstandigheden. De meeste informatiesystemen worden niet alleen gebruikt onder normale omstandigheden, maar ook in ramp- en crisissituaties. Daarom moeten deze bijvoorbeeld ook werken buiten kantooruren, vanaf niet-traditionele werkplekken (bijvoorbeeld op mobiele apparaten) en bestand zijn tegen onverwachte situaties. Kortom een schaalbare, flexibele en beschikbare informatievoorziening. De implicatie is dat dit principe eisen stelt aan systemen en aan beheer afspraken waarbij rekening wordt gehouden met de onderliggende keten van afhankelijkheden (locatie, netwerk, koeling, stroomvoorziening, enz.). Inhoudelijk ongewijzigd t.o.v. VeRA principe B.2, met bereik GHOR en haar partners Bijvoorbeeld een 24/7 operationeel Actiecentrum GHOR B.3 ICT actief inzetten voor leveren van producten en diensten De GHOR dient actief te streven naar het toepassen van ICT voor de GHOR en in interacties met partners. Door ICT kan de informatievoorziening worden gestandaardiseerd en informatiegestuurd werken worden gefaciliteerd. De GHOR werkt binnen de veiligheidsregio en/of landelijk in toenemende mate met gemeenschappelijke en centrale applicaties en gemeenschappelijke gegevens. Gebaseerd op PURA principe 10 Bijvoorbeeld LCMS, applicaties voor virtueel samenwerken en kernregistraties 3.6 Service gerichte architectuurprincipes S.1 Verricht nieuwbouw volgens service gerichte architectuur De architectuur voor nieuwe informatievoorzieningen is opgebouwd volgens Service Gerichte Architectuur. Een servicegerichte architectuur maakt een strikt onderscheid tussen functionaliteit en gegevensopslag. De architectuurproducten Bedrijfsfuncties en Applicatieve functies in VeRA ondersteunen dit principe. Voor gegevensuitwisseling over de grenzen van bedrijfsfuncties heen worden uitsluitend services gebruikt. Deze services maximaliseren de onderlinge uitwisselbaarheid (interoperabiliteit), terwijl de afhankelijkheid geminimaliseerd wordt. Applicaties respecteren de grenzen van de onderkende bedrijfsfuncties. Applicaties werken niet over grenzen van bedrijfsfuncties heen. De GHOR houdt in haar implementatiestrategie voor de aanbesteding en inkoop rekening met de voorkeur voor service oriented ontwikkelde software. Servicegerichte architectuur sluit aan op internationale standaarden voor applicatieontwikkeling en NORA (NORA 2.0, 4.3.2). 16

17 Inhoudelijk ongewijzigd t.o.v. VeRA principe S.1, met bereik de GHOR Bijvoorbeeld GHOR4all, waarin gegevens uit basisregistraties met eigen gegevens kunnen worden aangevuld, waarna de hele set beschikbaar is voor LCMS S.2 Gegevens worden tijdig gepresenteerd, en alleen gerelateerd aan het beoogde doel Gegevens worden op een begrijpelijke, consistente en herkenbare wijze gepresenteerd, overeenkomstig de daarvoor geldende richtlijnen. Dit gebeurt in lijn met de aard van de data, de context waarin deze worden gepresenteerd en rekening houdend met de beoogde doelgroep. Het tijdig presenteren van de gegevens is een aanvulling die van specifiek belang is voor de GHOR. Immers: hoe sneller de gegevens beschikbaar zijn des te beter kan een incident of crisis effectief bestreden worden. Gebruikers zien in eerste instantie alleen die gegevens die voor hen van belang zijn voor de uitoefening van de functie of taak. Een gegevens overkill wordt hiermee vermeden. Een portal ondersteunt het geïntegreerd presenteren van gegevens, functionaliteiten en generieke functionaliteiten. Het zorgt voor integratie op het niveau van de presentatie. Gegevens en functionaliteit uit verschillende applicaties wordt dan geïntegreerd aan de gebruiker gepresenteerd. Inhoudelijk ongewijzigd t.o.v. VeRA principe S.2, met als bereik GHOR Bijvoorbeeld binnen het proces slachtofferregistratie vindt informatie-uitwisseling tussen het Actiecentrum GHOR en ziekenhuizen uitsluitend plaats tijdens een incident. 17

18 4 Bedrijfsfuncties GHOR 4.1 Inleiding Bedrijfsfuncties zijn zelfstandige taakgebieden van een organisatie, ze geven aan wat een organisatie doet en staan los van de inrichting van een organisatie. Een bedrijfsproces (zie hoofdstuk 6) roept een of meerdere bedrijfsfuncties aan om de producten en diensten (zie hoofdstuk 5) van een organisatie te kunnen realiseren. Zie voor verdere toelichting over bedrijfsfuncties VeRA en PURA. 4.2 Bedrijfsfunctiemodel Het Bedrijfsfunctiemodel van de GHOR is afgeleid van VeRA en ziet er als volgt uit: 18

19 4.3 Beschrijving bedrijfsfuncties De beschrijvingen van de bedrijfsfuncties zijn overgenomen uit VeRA en via cursieve teksten van toelichtingen en specifieke voorbeelden voor de GHOR voorzien Besturende functies Bedrijf ontwikkelen: het beoordelen van de primaire processen, de procesprestaties en de effecten hiervan. Input aanleveren voor het bijsturen van het beleid en/of primaire proces. Strategie ontwikkelen: Het uitwerken van de meerjarige aanpak om de visie en missie te kunnen realiseren (drie tot vijf jaar). Planmatige en doelgerichte inzet van mensen en middelen. Het vormt de basis voor het onderzoek naar de behaalde resultaten van het beleid en het bijstellen van dit beleid en omvat ook de evaluatie van het gevoerde beleid. Sturen en organiseren: het verzamelen en analyseren van informatie en het formuleren van plannen als gevolg van het gemaakte meerjarenbeleid, met het oog op het wat en het wanneer voor de inzet van de primaire processen en de noodzakelijke ondersteuning Primaire functies Klantcontact Adviesaanvraag: een aanvraag voor advies, bijvoorbeeld in het kader van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), of over een evenement of crisisplan. Meest voorkomend bij GHOR is adviesaanvragen voor evenementen Risicobeheersing Risicoanalyse: proactief inventariseren en analyseren van de risico s in het verzorgingsgebied. Dit kan het regionale risicoprofiel zijn of een risicoanalyse van objecten met bovengemiddeld risico (risico-gevende en risico-ontvangende objecten). Advisering: advisering enerzijds aan bevoegd gezag, zoals advies brandveiligheid in het kader van de Wabo, advisering vergunningen evenementen, toetsen van bouwplannen, omgevingsadvisering. En anderzijds advisering over risico s aan burgers, bedrijven en zorginstellingen over o.a. brandveilig leven. Voor de GHOR is advisering rondom o.a. natuurbrand en overstroming relevant. Daarbij sluit zij vaak aan bij landelijke campagnes. Netwerkmanagement: het structureel onderhouden en het uitvoeren van de regie op het waarborgen van de continuïteit van zorg door bewust, systematisch en doelgericht inzetten van netwerken van professionals. Bijvoorbeeld: convenanten met nutsbedrijven, afspraken met zorginstellingen, nazorg protocollen met de gemeenten. Meer specifieke voorbeelden voor GHOR: afspraken met zorginstellingen, nazorg protocollen met de gemeenten. Relatiebeheer. Kwaliteitscheck op plannen van partners (afstemmen op elkaar). 19

20 Incidentbeheersing Op- en afschaling: Het nemen van alle maatregelen, het maken van de afspraken en het prepareren van de informatieoverdracht voor een juist verloop van de transitieproces tijdens opschalen en afschalen bij grote evenementen, bij incident management en bij crisisbestrijding na alarmering conform afgesproken criteria. Het betreft zowel de voorbereiding en de uitvoering van deze maatregelen, afspraken en overdracht tussen verschillende afdelingen, sectoren, kolommen en ketenpartners met inbegrip van de verantwoordelijken bij de vitale infrastructuren van een regio. Planvorming: het voorbereiden (prepareren) op hulpverlening en de beheersing van incidenten en crises door het opstellen van plannen en procedures. Bijvoorbeeld: bereikbaarheidskaarten, aanvalsplannen, regionale crisisplannen, ontruimingsplannen, calamiteitenplannen, pandemie plannen, (zorg)continuiẗeitsplannen. Materieelbeheer: alle voor hulpverlening noodzakelijk materieel en materiaal direct inzetbaar gereed houden. Hierbij valt te denken aan voertuigen en communicatiemiddelen. Leiding en coördinatie: effectieve aansturing van alle betrokken diensten, sleutelfunctionarissen en eenheden. Bij elke inzet is sprake van leiding en coördinatie, ongeacht de omvang van de inzet of eventuele opschaling. Capaciteitsplanning: het inroosteren van mensen en middelen. Bijvoorbeeld: het maken van een dekkingsplan of een materieelspreidingsplan, het inroosteren van piketfunctionarissen. Voor de GHOR gaat het hierbij om het inroosteren van sleutelfunctionarissen met piketdiensten. Vakbekwaamheid: opleiden, trainen en oefenen van hulpverleners zodat ze op vakkundige wijze hulp kunnen verlenen. Voor de GHOR gaat het hierbij om sleutelfunctionarissen Operationeel informatiemanagement: het verkrijgen van alle voor de bestrijding van het incident relevante informatie over objecten, capaciteit en actoren in de regio en het actief en proportioneel beschikbaar stellen van deze informatie voor de relevante actoren. De juiste informatie moet in de juiste vorm en op het juiste moment beschikbaar zijn voor degenen die deze nodig hebben Normaliseren Evaluatie: evalueren van incidenten, leren vanuit evaluatie, borgen van opgedane kennis in de primaire functies. 20

21 4.3.3 Secundaire functies COPAFIJTH: GHOR sluit voor het merendeel van de secundaire functies aan op de functies zoals gebruikelijk in de (moeder) organisatie waar zij onder valt. Referentiearchitecturen als VeRA, PURA en Gemma zijn op dit vlak dan leidend. T.o.v. VeRA is voor de GHOR Kwaliteitsmanagement toegevoegd, die wel in PURA voorkomt. Kwaliteitsmanagement: waarborgen GHOR certificatie (bijvoorbeeld HKZ). Kwaliteitsmanagement levert input op voor de besturende functies Contacten Openbaar bestuur: als zijnde de opdrachtgever(s) van de veiligheidsregio. Ketenpartners: partners binnen het domein van rampenbestrijding en crisisbeheersing. De geijkte partners zijn gemeenten, brandweer en politie, maar natuurlijk ook waterschappen, nutsbedrijven, etc. etc. Zorgpartners: partners binnen het witte domein zoals ambulancevoorziening, ziekenhuizen, huisartsen, GGD, etc. etc. 21

22 5 Producten en diensten 5.1 Inleiding Producten en diensten zijn feitelijk de bestaansreden van een organisatie. Zonder een duidelijke behoefte aan de geleverde producten en diensten zal een private onderneming geen inkomsten kunnen genereren. Voor overheidsorganisaties ligt dit anders. Vaak leveren zij producten en diensten waar een wettelijke taak aan ten grondslag ligt. Maar ook hier geldt dat zodra deze wettelijke taak wegvalt, de noodzaak voor het leveren van de producten en diensten ook wegvalt. Zie voor verdere toelichting over definities van producten en diensten VeRA en PURA. 5.2 Overzicht producten en diensten De producten en diensten van de GHOR zijn: 22

23 5.3 Beschrijving producten en diensten Besturende producten en diensten Producten en diensten Bedrijfsproces Toelichting Beleidsplannen Organisatieplannen Begrotingsjaarplan Jaarverslag Bestuurlijke informatie Managementinformatie Strategie en organisatie ontwikkelen Analyseren Managementinformatie is er op vele niveaus, maar hier gaat het vooral om organisatiebrede stuurinformatie Primaire producten en diensten Beheersen van risico s Producten en diensten Bedrijfsproces Toelichting Risicoprofielen Advies evenementen Analyseren van risico s Verlenen van evenementenadviezen (Dienstverlenings-) overeenkomsten Advies risico- en crisiscommunicatie Netwerkmanagement Verlenen van adviezen over (communicatie over) risico s van rampen en crises O.a. het afsluiten van overeenkomsten en convenanten met partners in het kader van crisisbeheersing Advies openbare ruimte Verlenen van adviezen over openbare ruimte 23

24 Beheersen van incidenten Producten en diensten Bedrijfsproces Toelichting Operationele plannen en procedures Crisisplannen Beheerste crisis/ramp Opgeschaalde organisatie Opgeschaalde organisatie Opgeschaalde organisatie Vakbekwame sleutelfunctionarissen Inzetbare sleutelfunctionarissen en operationele eenheden Piketten en Piketroosters Opstellen operationele plannen en procedures Besluitvorming t.b.v. multidisciplinaire crisisbeheersing/rampenbestrijding Regisseren geneeskundige hulpverlening Coördineren geneeskundige hulpverlening Vakbekwaam worden en blijven Organiseren van operationele beschikbaarheid Leveren van een bijdrage aan het crisisplan van de Veiligheidsregio Inzetbaarheid gaat over de logistieke planmatige kant Normaliseren van de situatie Producten en diensten Bedrijfsproces Toelichting Evaluatie Corrigerende en/of preventieve maatregelen Evaluatie Corrigerende en/of preventieve maatregelen Evalueren van incidenten Verbeteren Oplevering van een rapport met daarin o.a. corrigerende en/of preventieve maatregelen Secundaire producten en diensten Producten en diensten Bedrijfsproces Toelichting Rapport interne controle/audit Rapport interne controle/audit COPAFIJTH-producten Kwaliteitszorg Verbeteren COPAFIJTH 24

25 6 Bedrijfsprocessen 6.1 Inleiding Bedrijfsprocessen verbinden de bedrijfsfuncties aan elkaar om een product of een dienst te leveren. Zij vormen daarmee een logisch geheel aan activiteiten van begin tot eind die moeten worden uitgevoerd om het gewenste resultaat (product of dienst) te bereiken. Voor verdere toelichting over bedrijfsprocessen zie VeRA of PURA. 6.2 Overzicht processen In onderstaande figuur zijn de bedrijfsprocessen van de GHOR weergegeven. Zoals eerder is aangegeven, worden bedrijfsprocessen direct gerelateerd aan de dienst en/of product die door het proces wordt geleverd. Ook kennen processen een trigger of event waardoor het proces wordt opgestart. 25

26 6.3 Beschrijving processen Besturende bedrijfsprocessen De sturende processen zijn ingedeeld in drie hoofdcategorieën: Strategie en organisatie ontwikkelen, Analyseren en Verbeteren. Hieronder volgt de duiding van de sturende bedrijfsprocessen binnen de GHOR Strategie en organisatie ontwikkelen Het opstellen van beleid voor de organisatie en haar activiteiten in brede zin. Denk hierbij aan het bedenken van de wijze waarop de missie en doelstellingen van de organisatie gerealiseerd kunnen worden. Hieronder valt ook de visie op de bedrijfsvoering, informatievoorziening, en informatiebeleid. Vanuit het meerjarenbeleidsplan en de visie volgen de overige (jaar)plannen. Hierin wordt afgesproken welke programma s nodig zijn voor het beleid en welke gevolgen dit heeft voor de financiën. Hierin worden ook meegenomen de resultaten uit monitoring en (risico)analyses als integraal onderdeel van het meerjarenbeleid. De programma s hebben hun effecten op de jaarplannen, begroting en organisatieontwikkeling. Ketensamenwerking vraagt om extra aandacht voor het signaleren, adviseren en aanpak bepalen met partners. Dit met als doel het aangaan en onderhouden van relaties met samenwerkingspartners. Dit proces richt zich vooral op de lange termijn, over afspraken op bestuurlijk niveau en vaak over meerdere beleidsterreinen (strategisch relatiebeheer). Processen die in de categorie Strategie en organisatie ontwikkelen vallen zijn: - Strategie ontwikkelen; - Opstellen meerjarenbeleidsplan; - Opstellen jaarplan; - Opstellen begroting; - Opstellen crisisplan; - Ontwikkelen organisatie; - Signaleren, adviseren en aanpak bepalen met partners Analyseren Analyseren is het onderzoeken van waarnemingen en meetgegevens (o.a. via monitoring van de geleverde prestaties en audits) met als doel de resultaten te gebruiken voor het verbeteren van de bedrijfsvoering en/of mee te nemen in contacten met relaties. Onderdeel hiervan is ook het analyseren van de ontwikkelingen in de maatschappij. Het waarnemen en verzamelen van informatie over ontwikkelingen in de maatschappij met als doel inzicht te hebben in (ontwikkelingen in) de publieke gezondheid en veiligheid en de effecten van de werkzaamheden van organisaties binnen de publieke gezondheid en veiligheid. 26

27 Door de analyse is het mogelijk verantwoording af te leggen: het rechtvaardigen aan bestuur en gemeenschap de prestaties en effecten van het gevoerde beleid en de hiervoor ingezette middelen. Processen die in de categorie Analyseren vallen zijn: - Monitoren geleverde prestaties; - Analyseren ontwikkelingen in maatschappij; - Uitvoeren audits; - Onderzoeken van waarnemingen en meetgegevens; - Verantwoording afleggen Verbeteren Een zelflerende organisatie moet in staat zijn zichzelf te verbeteren. Onderdelen hiervan zijn het bijstellen van de plannen (waaronder de programma s en meerjarenbeleidsplan) op basis van o.a. de bevindingen in de processen van analyseren en het innoveren en optimaliseren om de klanten beter van dienst te zijn, te besparen en/of proactief te kunnen handelen in een steeds veranderende omgeving. Processen die in de categorie Verbeteren vallen zijn: - Bijstellen plannen; - Bijstellen begroting; - Innoveren en optimaliseren Primaire bedrijfsprocessen De primaire processen zijn ingedeeld in drie hoofdcategorieën: Beheersen van risico s, Beheersen van incidenten en Normaliseren van de situatie. Hieronder volgt de duiding van de primaire bedrijfsprocessen binnen de GHOR, waar mogelijk zoveel mogelijk in lijn met VeRA en PURA Beheersen van risico s Analyseren van risico's: het uitvoeren van analyses op het gebied van risico s voor de publieke gezondheid en veiligheid (gebaseerd op gelijknamig bedrijfsproces in VeRA) Netwerkmanagement: Het maken van samenhangende afspraken met samenwerkingspartners, al dan niet vastgelegd in convenanten. Verlenen van evenementenadviezen: Het opstellen van evenementenadviezen t.b.v. vergunningverlening en handhaving aan bevoegd gezag gericht op publieke gezondheid en veiligheid. Verlenen van adviezen over risico s van rampen en crises: Het adviseren van het bevoegd gezag over risico s van rampen en crises in de bij of krachtens de wet aangewezen gevallen alsmede in de gevallen die in het beleidsplan zijn bepaald. 27

28 Verlenen van advies openbare ruimte: Het verstrekken van adviezen over activiteiten in de openbare ruimte Beheersen van incidenten Regisseren geneeskundige hulpverlening: Het bewaken van de mate van voorbereiding van zorginstellingen en het eventueel doen van verbetervoorstellen, met als doel dat slachtoffers onder alle omstandigheden verantwoorde zorg kan worden geboden door een samenhangende zorgketen, in nauwe samenwerking met andere hulpdiensten. Besluitvorming t.b.v. multidisciplinaire crisisbeheersing/rampenbestrijding: Coördinatie en leiding van een incident inclusief advisering over de crisisinformatie aan burgers (gebaseerd op gelijknamig bedrijfsproces in VeRA) Coördineren geneeskundige hulpverlening: Het coördineren van de gezondheidszorg tijdens rampen en crises met als doel dat slachtoffers onder alle omstandigheden verantwoorde zorg kan worden geboden door een samenhangende zorgketen, in nauwe samenwerking met andere hulpdiensten. Opstellen operationele plannen & procedures: Het opstellen en actueel houden van operationele planvorming documenten en procedures (overgenomen uit VeRA). Organiseren van operationele beschikbaarheid: Het organiseren van de beschikbaarheid van sleutelfunctionarissen, operationele eenheden, materieel en materiaal ten behoeve van de hulp- en zorgverlening (overgenomen uit VeRA). Vakbekwaam worden en blijven: Het opleiden (vakbekwaam worden), trainen en oefenen (vakbekwaam blijven) van sleutelfunctionarissen en operationele eenheden dusdanig dat zij bij een inzet in staat zijn effectief het incident te bestrijden, respectievelijk te coördineren en leiding te geven (overgenomen uit VeRA) Normaliseren van de situatie Evalueren van incidenten: Het evalueren van de geleverde hulp en zorgverlening n.a.v. een incident (overgenomen uit VeRA) Secundaire bedrijfsprocessen Uitvoeren van COPAFIJTH-activiteiten: GHOR sluit voor het merendeel van de secundaire bedrijfsprocessen aan op de processen zoals gebruikelijk in de (moeder) organisatie waar zij onder valt. Referentiearchitecturen als VeRA, PURA en Gemma zijn op dit vlak dan leidend. T.o.v. VeRA is voor de GHOR Kwaliteitszorg toegevoegd, die wel in PURA voorkomt. Kwaliteitszorg: het organiseren van maatregelen om ervoor te zorgen dat er wordt voldaan aan de behoefte en verwachtingen van de klant ten einde een goed kwaliteitssysteem te realiseren (overgenomen uit PURA). Kwaliteitszorg levert input op voor de besturende processen. 28

29 7 Applicatieve functies 7.1 Inleiding Een applicatieve functie is een zelfstandige eenheid functionaliteit. Het modulaire karakter is belangrijk: een applicatieve functie is een afgebakend geheel aan functionaliteiten, dat als zodanig vervangen kan worden. De kracht van applicatieve functies is dat specifieke en generieke functionaliteiten apart benoemd worden. Voor nadere toelichting over applicatieve fucties zie VeRA en PURA. 7.2 Overzicht applicatieve functies De applicatieve functies van de GHOR zijn: 29

30 7.3 Beschrijving applicatieve functies Tenzij anders vermeld zijn de applicatieve functies en hun beschrijvingen overgenomen uit VeRA Besturende applicatieve functies Besturende functies geven weer hoe de organisatie zichzelf richting geeft, bijstuurt en ontwikkelt. Binnen de besturende laag is er één applicatieve functie geïdentificeerd, namelijk managementinformatie. Managementinformatie: Managementinformatie is een functionaliteit waarmee gegevens worden geanalyseerd en de resultaten worden gepresenteerd in een zodanige vorm dat het management ondersteund wordt bij de besturing van de organisatie en bij het afleggen van verantwoording over haar functioneren. Het gaat dus om het genereren van stuur- en verantwoordingsinformatie ter ondersteuning van het besluitvormingsproces van het management of ten behoeve van landelijke statistieken (bijvoorbeeld CBS). De term Business Intelligence wordt ook vaak gebruikt voor deze applicatieve functie Primaire applicatieve functies Primaire functies hebben betrekking op het feitelijke werk van de organisatie. Deze functies leveren een directe bijdrage aan de producten en diensten van een organisatie. Met andere woorden, deze functies leveren primair de toegevoegde waarde van de organisatie Klantcontact Digitaal loket: Functionaliteit voor het digitaal indienen van verzoeken en aanvragen zoals bijvoorbeeld een advies brandveiligheid voor een bouwvergunning. Voor GHOR gaat het hierbij om adviezen rondom evenementen. Postverwerking: Functionaliteit waarmee inkomende en uitgaande informatie geautomatiseerd naar het gewenste formaat, medium en vorm gebracht kan worden Risicobeheersing Risicoanalyse: Functionaliteit waarmee risico s van bijvoorbeeld evenementen kunnen worden geanalyseerd en geregistreerd (deze bestaat niet in VeRA). Zaakregistratie- en beheer: Functionaliteit waarmee gegevens over een zaak zelf worden vastgelegd, georkestreerd en beheerd. Een zaak wordt in het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ, onderdeel van de GEMMA) gedefinieerd als een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden (gebaseerd op de gelijknamige applicatieve functie uit VeRA). Relatiebeheer: Functionaliteit om relaties te registreren en beheren. 30

31 Incidentbeheersing Oproepen hulpverlening: Functionaliteit voor de uitgifte van een melding gericht op het oproepen van de juiste hulpverlening. Voorbeelden van systemen waarin dergelijke functionaliteit wordt geboden zijn P2000 en C2000. Voor de GHOR gaat het hierbij om het oproepen van personeel in het kader van crisisbestrijding. Materieelbeheer: Functionaliteit voor het beheren van materieel (voertuigen, hulpmiddelen, etc. ) dat wordt ingezet bij de hulpverlening. Planning personeel en materieel: Functionaliteit voor het plannen (roosteren) van de beschikbaarheid van hulpverleners en van het benodigde materieel. Belangrijke aspecten ten aanzien van het materieel zijn voorraadbeheer, eigenschappen van de middelen, inzet- en onderhoudsplanning. Registratie vakbekwaamheid: Functionaliteit voor het registreren van vakbekwaamheid van (operationele) medewerkers. Analyse crisisinformatie: Functionaliteit om een analyse te maken van crisisinformatie, denk bijvoorbeeld aan een omgevingsanalyse. Ook het analyseren van social media valt hieronder (deze bestaat niet in VeRA). Beheer crisisinformatie: Functionaliteit voor het ondersteunen van de crisisbeheersing en de rampenbestrijding door het registreren, beheren en uitwisselen van relevante informatie t.a.v. een crisis of ramp Evaluatie Voice logging: Functionaliteit waarmee (telefonische) gesprekken worden geregistreerd en opgeslagen Secundaire applicatieve functies GHOR sluit voor het merendeel van de secundaire applicatieve functies aan op de applicatieve functies zoals gebruikelijk in de (moeder) organisatie waar zij onder valt. Referentiearchitecturen als VeRA, PURA en Gemma zijn op dit vlak dan leidend. T.o.v. VeRA is voor de GHOR Kwaliteitsmanagement toegevoegd, die wel in PURA voorkomt. Kwaliteitshandboek: het beschrijven van processen, het beschikbaar stellen van een kwaliteitshandboek, het uitvoeren van interne audits, het onderzoeken van ervaringen / tevredenheid van ketenpartners en medewerkers, het doen van risico analyses gericht op de werkprocessen, het jaarlijks beoordelen van het kwaliteitsmanagementsysteem (HKZ-norm) (Gebaseerd op PURA). 31