Transcriptie

1 Vereniging van gemeenten beoordeling door de classicale vergadering het model voor de notariële akte Een handleiding juni Ten behoeve van de vereniging van gemeenten zijn reeds modellen voor verenigingsbesluiten en plaatselijke regelingen, alsmede uitvoerige toelichtingen op deze stukken, gepubliceerd via de website van de PKN ( Aanvullend nu het model voor de notariële verenigingsakte. Deze akte wordt in deze handleiding toegelicht in samenhang met het werk dat de gemeenten al hebben verricht (opstellen verenigingsbesluit en plaatselijke regeling) en de beoordelende taak van de classicale vergadering, die de vereniging dient goed te keuren. 1. Inleiding 1.1. Op 12 december 2003 hebben de NHK, GKN en ELK besloten tot vereniging in de Protestantse Kerk in Nederland per 1 mei Alle hervormde gemeenten, gereformeerde kerken en evangelisch-lutherse gemeenten zijn vanaf 1 mei 2004 gemeente binnen de (landelijke) Protestantse Kerk. Vanaf 1 mei 2004 kunnen zij ook zelf, plaatselijk, verenigen en zodoende een protestantse gemeente vormen Om te kunnen verenigen is het nodig dat voldaan is aan een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden zijn bijvoorbeeld: - de gemeenten liggen (geheel of gedeeltelijk) op hetzelfde grondgebied; - de vereiste besluiten zijn genomen, en wel door de bevoegde organen, nadat andere organen zijn gehoord of hun goedkeuring hebben gegeven; - het verenigingsbesluit is gepubliceerd ten behoeve van schuldeisers en heeft gedurende de voorgeschreven termijn ter inzage gelegen De classicale vergadering heeft een beoordelende taak. Het is de classicale vergadering die het verenigingsbesluit moet goedkeuren 1. De classicale vergadering zal zich moeten vergewissen of de gemeenten aan de voorwaarden hebben voldaan en daaromtrent informatie moeten ontvangen van de kerkenraden. De vereniging geschiedt bij notariële akte 2. De notaris heeft eveneens een taak om te controleren dat aan de formele vereisten is voldaan. Om vragen over de geldigheid van de vereniging te voorkomen, dienen de voorschriften van de kerkorde c.a. strikt te worden nageleefd. Het is daarom belangrijk, dat de werkzaamheden van de classicale vergadering en de notaris op elkaar afgestemd worden Teneinde een verenigingsbesluit te kunnen nemen dat na toetsing akkoord bevonden wordt door de classicale vergadering, moeten gemeenten het besluit en de bijbehorende regelingen zo opstellen, dat het voldoet aan de vereisten. 1 ord ord Pagina 1 van 14

2 Deze vereisten liggen vast in de kerkorde, de ordinanties en generale regelingen van de Protestantse Kerk in Nederland (hierna: PKN). Omdat het voor gemeenten niet eenvoudig is de documenten zo op te stellen, dat aan alle vereisten is voldaan, zijn door het Protestants Landelijk Dienstencentrum (stafafdeling Juridische Zaken) modellen voor verenigingsbesluiten en plaatselijke regelingen opgesteld. In deze modellen hebben alle kerkordelijke voorschriften een logische plek gekregen. Gemeenten die hun eigen documenten hebben opgesteld met inachtneming van de modellen voldoen daarmee aan de kerkordelijke voorschriften. De classicale vergaderingen dienen in deze documenten na te gaan of en hoe verenigende gemeenten de zaken hebben geregeld. Deze handleiding is hiervoor een leidraad. Aan de orde komen: 2 en 3: Een checklist, die eerst de classicale vergadering en later ook de notaris kan hanteren; 4: Publicatie van het besluit, met de terinzagelegging en de (eventuele) bezwaarprocedure t.b.v. schuldeisers; 5: Het model voor de notariële akte; dit wordt artikelsgewijs toegelicht. 2. Een checklist t.b.v. de classicale vergadering en de notaris 2.1. Uit 1 blijkt, dat er een reeks van logische relaties is, die loopt van de kerkordelijke voorschriften, via de modellen, via de beoordeling door de classicale vergadering, naar de punten, die de notaris blijkens de model notariële akte controleert. Deze relaties blijken uit de onderstaande overzichtstabel. Deze tabel kan en dat verdient aanbeveling- door de classicale vergadering als checklist worden gebruikt, waarvan de onderscheiden punten kunnen worden afgevinkt. De kerkenraden kunnen de aldus ingevulde checklist aan de notaris overhandigen ten behoeve van diens werkzaamheden voor de notariële akte Ter toelichting vooraf het volgende: a. Algemeen In ord wordt bepaald dat een besluit tot (o.a.) vereniging ook voorziet in een regeling van de daaruit voortvloeiende rechtsgevolgen alsmede de gevolgen voor het gemeentelijk leven. Ord bepaalt dat een kerkenraad regelingen ten behoeve van het leven en werken van de gemeente vaststelt, ord vermeldt wat deze regelingen ten minste moeten bevatten (verkiezingsregeling ambtsdragers, werkwijze kerkenraad, beheer vermogensrechtelijke aangelegenheden). Ord noemt een aantal specifieke beleidspunten. Al deze aanduidingen komen ook weer terug in art. 2, de leden 3, 4 en 5 van de de generale regeling fusie en splitsing (), omdat deze zaken ook in het kader van de vereniging van gemeenten geregeld moeten worden. In de modellen voor verenigingsbesluiten en plaatselijke regelingen zijn deze zaken bij elkaar gebracht. Dit betekent dat als een gemeente volgens de modellen een verenigingsbesluit neemt en daarbij een plaatselijke regeling opstelt, daarmee voorzien is in een regeling van de rechtsgevolgen en de gevolgen voor het gemeenteleven, een regeling ten behoeve van het leven en werken van de gemeente en een regeling van de specifieke beleidspunten. b. Vermelding van de goedkeuring van de classicale vergadering Pagina 2 van 14

3 De modellen voor verenigingsbesluiten zijn zo opgesteld, dat de classicale vergadering de besluittekst zelf voor akkoord kan tekenen en zo van haar goedkeuring kan laten blijken. Met de ondertekening van het verenigingsbesluit geeft de classicale vergadering aan, dat zij de punten, genoemd in de checklist, heeft beoordeeld 3. c. Bij de kolommen van de checklist eerste kolom: tweede kolom: derde kolom: vierde kolom, linkerhelft: vierde kolom, rechterhelft: vijfde kolom: zesde kolom: In 3 wordt naar de nummers in de eerste kolom verwezen. De tweede kolom vermeldt kort het punt, dat aan de orde is. Voor zover nodig wordt dit in 3 nader toegelicht. In deze kolom worden de betreffende ordinantieartikelen genoemd (afgekort: ord. nummer- artikel nummer lid nummer ), alsmede de artikelen van de. In deze kolom worden de vindplaatsen van het betreffende punt in de model verenigingsbesluiten en plaatselijke regelingen genoemd 4. Het gaat daarbij om: VB: model verenigingsbesluit POR: de zgn. plaatselijke overgangsregeling, dit is een regeling, die onderdeel uitmaakt van het VB. PR: de plaatselijke regeling. De modellen zijn zo opgesteld, dat gemeenten bepaalde paragrafen kunnen overslaan, indien deze voor hun situatie niet van toepassing zijn. Dit kan ten gevolge hebben, dat de paragrafen (moeten) worden vernummerd. Er van uitgaande, dat onderstaande tabel in de praktijk als checklist kan gaan werken, is het wenselijk, dat gemeenten in de rechterhelft van deze kolom aangeven, welk nummer de betreffende paragraaf in hun regeling heeft gekregen. Als de classicale vergadering deze lijst als checklist gebruikt, kan zij hier de punten afvinken. In deze kolom tenslotte is te vinden in welk artikel in de model notariële akte het punt genoemd wordt. Checklist classicale vergadering en notaris punt inhoud Kerkorde Verenigingsbesluiten en plaatselijke regelingen 1. Het grondgebied van de gemeenten valt geheel/gedeeltelijk samen. Vink classicale vergaderi ng Model notariël e akte Algemeen Model Eigen versie Geen bepaling 2. Er is een schriftelijk verenigingsbesluit 3. Bij het verenigingsbesluit is een plaatselijk regeling voor de verenigde gemeente bijgevoegd. 4. Er is met met de gemeenteleden over het 19, Art. 2-3 sub d, art Dit zijn de twee modeldocumenten (VB en PR) 3 In 4 zal nog aan de orde komen, dat er ook nog een slotgoedkeuring van de classicale vergadering nodig is. 4 Gebaseerd op de modellen voor vereniging van gemeenten zonder wijkgemeenten. 1.1; Pagina 3 van 14

4 verenigingsbesluit gecommuniceerd ( kennen in en horen over ). Overeenstemming over specifieke beleidspunten Er is overeenstemming over 5. wie doopvragen mag beantwoorden: alleen belijdende leden of ook 6. doopleden. wie mag deelnemen aan het avondmaal: alleen belijdende leden of ook doopleden. 7. wie (actief en passief) kiesrecht heeft: alleen belijdende leden of ook 8. doopleden. hoe ambtsdragers worden gekozen; er is een regeling op dit punt 9. de mogelijkheid 5 van het zegenen van andere levensverbintenissen dan een huwelijk van man en vrouw. Andere punten 10. De naam van de verenigde gemeente is vastgesteld als De protestantse gemeente te (plaatsnaam), met dit laatste is ook de vestigingsplaats vastgelegd. 11. De grenzen van de gemeente zijn vastgesteld. 12. De beoogde samenstelling van de kerkenraad, het college van kerkrentmeesters en het college van diakenen, zijn bekend. 13. De positie van predikanten en kerkelijk werkers is geregeld (indien van toepassing met vermelding van de wijkgemeente waaraan zij zijn verbonden). 14. Er is een regeling van de diakonale en andere vermogensrechtelijke aangelegenheden; er is een inventarisatie van de rechten, verplichtingen en goederen van de gemeenten Ord jo 2-5, 2 e volzin PR aanhef sub C PR aanhef sub C PR aanhef sub C PR aanhef sub C en sub j 11-1; art. 2-3 sub a 11-4; art. 2-3 sub b Art. 2-3 sub c 19-1, art , art. 2-4 PR aanhef sub C Punt 1 POR Punt 2 POR 1.1 sub a) 1.1 sub b) 1.1 sub c) 1 PR, sub d) Punt 6 POR Totale regelingen Punt 8 POR 1.1 sub e) 1.1. sub f) 5 De overeenstemming kan ook inhouden, dat dit in de verenigde gemeente niet mogelijk zal zijn. Pagina 4 van 14

5 en diaconieën. 15. In de regeling dient vastgelegd te worden hoe de werkzaamheden van de organen van de gemeente worden voortgezet dan wel beëindigd. 16. Er is een regeling voor de wijze van werken van de kerkenraad vastgesteld. 17. Er is een regeling voor het beheer van de vermogensrechtelijke aangelegenheden vastgesteld. 18. Het RCBB 6 heeft positief geadviseerd inzake de vereniging. 19. (indien bij de vereniging een lutherse gemeente is betrokken: ) De Evangelisch- Lutherse Synode heeft positief geadviseerd inzake de vereniging. 20. (indien niet alle verenigingspartners behoren tot dezelfde classis : ) De andere betrokken classicale vergadering heeft positief geadviseerd inzake de vereniging. Art. 2-4 Art. 2-5 Art PR 1.1 sub g) 3 PR 1.1 sub h) 6 PR 1.1 sub i) Nadere toelichting bij enkele punten van de checklist Punt 1 Punt 4 Dit punt ligt voor de hand, maar vergissingen moeten worden uitgesloten. De classicale vergadering dient dit punt bij de kerkenraden na te gaan. 4a Voor vereniging van gemeenten met wijkgemeenten geldt, dat de wijkkerkenraden moeten worden gehoord en deze met de leden van hun wijkgemeenten moeten communiceren. In het geval van vereniging van gemeenten met wijkgemeenten dient de CV deze punten na te gaan bij de algemene kerkenraden. Punten 5 t/m 9 Of de gemeenten overeenstemming over de punten hebben bereikt en zo ja, in welke zin, moet blijken uit de wijze waarop zij de genoemde paragrafen van de plaatselijke regeling hebben ingevuld. De punten 5 t/m 9 zijn niet van toepassing voor een verenigingsbesluit van algemene kerkenraden voor gemeenten met wijkgemeenten (voor het centrale deel), omdat deze punten tot de competentie van de wijkgemeenten en de wijkkerkenraden behoren. Punt 11 Het is de classicale vergadering zelf die de grenzen van een gemeente 6 Het regionaal college voor de behandeling van beheerszaken Pagina 5 van 14

6 vaststelt, nadat daarover de kerkenraden zijn gehoord, en indien er een lutherse gemeente betrokken is- ook de evangelisch-luthers synode. Aldus ord Dit artikel betreft niet slechts grenswijziging in het kader van vereniging van gemeenten, maar alle situaties, waarin de gemeentegrenzen worden gewijzigd bepaalt dat de classicale vergadering bij grenswijziging betrokkenen in de gelegenheid stelt hun oordeel kenbaar te maken. Voor zover de betrokkenen de leden van de verenigende (wijk)gemeenten zijn vraagt de classicale vergadering de kerkenraden of in de communicatie met gemeenteleden ook de grensaanpassing aan de orde is gekomen. Het kan echter ook zijn dat de grenswijziging gemeenten aangaat die niet betrokken zijn bij de vereniging. Dan dient de classicale vergadering met medewerking van de kerkenraden van deze gemeenten de bewuste gemeenteleden in de gelegenheid te stellen hun oordeel kenbaar te maken. Deze kerkenraden dienen hun gemeenteleden hiertoe een redelijke termijn te gunnen, bijvoorbeeld drie weken. De classicale vergadering kan in een dergelijk geval het verenigingsbesluit niet eerder goedkeuren dan na mededeling dat binnen de gestelde termijn geen reacties zijn ontvangen 7. De uitkomst van overleg en vaststelling wordt vastgelegd in punt 2 POR. Punt 12 Punt 14 Art. 2-3 sub c bepaalt, dat het voorgenomen besluit tot vereniging de beoogde samenstelling van de kerkenraad en de colleges van kerkrentmeesters en diakenen dient te vermelden. Het gaat hier anders dan in het burgerlijk wetboek geldt voor de daar geregelde rechtspersonen- niet om de personele samenstelling kerkenraad en colleges, maar om de getalsmatige samenstelling. Dit is geregeld in de genoemde paragrafen van de (model) plaatselijke regeling. De regeling in het algemeen is vervat in het totaal van het (model) verenigingsbesluit en de (model) plaatselijke regeling. De inventarisatie in het bijzonder wordt genoemd in punt 8 POR. In dit punt wordt gesteld dat gemeenten aan hun verenigingsbesluit een overzicht dienen te hechten. Punt 15 Punt 16 In de (model) plaatselijke regeling worden in 3 de commissies van de kerkenraad van de verenigde gemeente genoemd, terwijl in 6 (eventueel) sprake is van commissies van de colleges van kerkrentmeesters resp. diakenen. Indien deze commissies dezelfde zijn als de commissies, die in de verenigende gemeenten voorkwamen, is er sprake van voortzetting van de werkzaamheden in de zin van 2-4. Indien de kerkenraad of de colleges geen vergelijkbare commissies kennen is er sprake van beëindiging van de betreffende werkzaamheden door commissies en vloeien de taken terug naar de kerkenraad c.q. de colleges. Dit punt is niet van toepassing voor gemeenten met wijkgemeenten omdat ambtsdragers in de wijkgemeenten worden verkozen en vervolgens volgens rooster van afvaardiging worden aangewezen in de algemene kerkenraad. 7 Het kan ook zijn, dat de ontvangen reacties naar het oordeel van de classicale vergadering niet van dien aard zijn, dat over verdere aanpassing van de grensvoorstellen overlegd behoeft te worden. Pagina 6 van 14

7 Punt 17 De verlangt dat gemeenten enerzijds vastleggen hoe hun afzonderlijke vermogensrechtelijke aangelegenheden worden geregeld in het kader van de vereniging, en anderzijds hoe het beheer van de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de Protestantse gemeente zal plaatsvinden. Het eerste wordt in 2-4 bedoeld, het tweede in 2-5. Het eerste ligt besloten in het geheel van het verenigingsbesluit en de bijbehorende plaatselijke regeling, het tweede meer specifiek in 6 van de plaatselijke regeling. 4. Publicatie, terinzagelegging en bezwaarprocedure 4.1. De vereniging door het passeren van de notariële akte is de laatste stap in een reeks. De eerste stap is de besluitvorming binnen de gemeenten (zie Modellen voor gemeenten ). De tweede is dat de classicale vergadering het besluit goedkeurt (na hierover ook advies ingewonnen te hebben van het regionale college voor de behandeling van beheerszaken (RCBB)). Ook na goedkeuring door de classicale vergadering is er nog steeds sprake van een voorgenomen besluit (art. 5 ). Dit heeft te maken met de derde stap, die juridisch is vereist, namelijk dat (eventuele) schuldeisers de gelegenheid moeten krijgen bezwaren tegen de fusie in te dienen. Indien er geen bezwaren worden ingediend, kan als vierde stap het definitieve besluit worden genomen door (de moderamina van) de (algemene) kerkenraden Nadat de classicale vergadering het voorgenomen besluit heeft goedgekeurd dient het te worden gepubliceerd in een regionaal dagblad. Daarbij moet vermeld worden waar het voorgenomen besluit 8 alsmede de laatst vastgestelde jaarrekeningen van de betrokken gemeenten en hun diaconieën ter inzage liggen; dat schuldeisers binnen een maand na de publicatie gemotiveerd 9 bezwaren kunnen inbrengen en wel bij de classicale vergadering. Een en ander is te vinden in art. 5. Bij deze handleiding is een model publicatietekst gevoegd (bijlage) Naast het voorgenomen verenigingsbesluit dienen de laatst vastgestelde jaarrekeningen ter inzage gelegd te worden. Ord gaat er van uit, dat gemeenten vóór 15 juni de vastgestelde jaarrekening over het afgelopen boekjaar toezenden aan het regionaal college voor de behandeling van beheerszaken (RCBB). Als art. 5 spreekt over de laatst vastgestelde jaarrekening 10 wordt daarmee bedoeld de laatste overeenkomstig ord vastgestelde jaarrekening. Zonder dit kunnen gemeenten dus niet verenigen. Concreet betekent dit, dat gemeenten bij terinzagelegging na 15 juni van het jaar n een jaarrekening over het jaar n-1 moeten gebruiken. Indien zij ter inzage leggen vòòr 15 juni is de jaarrekening over het jaar n-2 ook goed. (met een ingevuld voorbeeld: voor nederlegging in september 2005 is een jaarrekening over 2004 nodig, voor nederlegging in april 2005 is een jaarrekening over 2003 ook goed). Het gaat er bij dit alles om dat schuldeisers zich een goed beeld kunnen vormen van de vermogenspositie van de verenigende partijen. Voor fusie van de rechtspersonen, genoemd 8 De spreekt van het voorstel tot vereniging. 9 Art. 5-2 spreekt van bezwaren, waarbij door de schuldeisers is aangegeven waarom naar hun inzicht door de vereniging hun verhaalspositie wordt benadeeld. 10 art van het model notariële akte gebruikt dezelfde bewoordingen. Pagina 7 van 14

8 in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, is in dat verband geregeld dat indien de jaarrekeningen ouder dan 6 maanden zijn, er een tussentijdse vermogensopstelling ter inzage moet worden gelegd. Schuldeisers die menen, dat hun verhaalspositie ten gevolge van de vereniging verslechtert of dat zij daar onvoldoende informatie over krijgen- kunnen in verzet komen tegen de vereniging. De kerkordelijke regeling stelt de tussentijdse vermogensopstelling niet verplicht. Jaarrekeningen die niet ouder zijn dan hiervoor beschreven, volstaan. Het kan in voorkomende gevallen echter verstandig zijn aanvullende informatie te geven of anders de datum van de vereniging en de datum van het gereed komen van de jaarrekeningen op elkaar af te stemmen Indien er binnen de termijn van een maand geen (gemotiveerde) bezwaren zijn ingediend doet de classicale vergadering een schriftelijke mededeling van die strekking aan de gemeenten toekomen Indien er gemotiveerde bezwaren zijn ingediend vraagt de classicale vergadering de reactie van kerkenraden en eventueel van de colleges van kerkrentmeesters of diakenen 11. Daarna kunnen de zaken zich op verschillende manieren ontwikkelen: a) De gemeenten treden in overleg met de schuldeiser en weten het bezwaar weg te nemen, hetzij door overleg, hetzij door het stellen van zekerheid of een andere waarborg. De classicale vergadering dient hiervan door een schriftelijke mededeling van de schuldeiser op de hoogte gesteld te worden, hetzij rechtstreeks, hetzij via de kerkenraden. b) Indien met de schuldeiser niet tot een vergelijk gekomen kan worden, is er een impasse. Enerzijds hebben de kerkenraden wellicht de overtuiging, dat de vordering niet van dien aard is dat het een belemmering voor de vereniging vormt. Indien zij dit laatste gemotiveerd en overtuigend tegenover de classicale vergadering kunnen aantonen, kan deze besluiten, dat de vereniging ondanks het bezwaar toch doorgang kan vinden. Voor dit laatste is, behalve een toelichting op het standpunt van de kerkenraden, tenminste nodig, dat de kerkenraden kunnen aantonen, dat zij nog na het indienen van het bezwaar door de schuldeiser getracht hebben met hem tot een vergelijk te komen, al was het maar door het overleggen van een kopie van een aangetekende brief, waarin hij daartoe werd uitgenodigd. Anderzijds moet bedacht worden dat een schuldeiser zijn bezwaar aan de burgerlijke rechter kan voorleggen. c) Het bezwaar van de schuldeiser is zo ingrijpend, dat het aanleiding voor de gemeenten is hun verenigingsbesluit te heroverwegen, in de zin dat men de vereniging in het geheel niet laat doorgaan of dat men het verenigingsbesluit wijzigt. In het laatste geval is er sprake van een nieuw (voorgenomen) besluit. Om die reden behoeft op deze situatie verder niet ingegaan te worden: de gehele besluitvormingsprocedure, inclusief alle voorgeschreven stappen, adviezen en goedkeuringen, moet in dit geval opnieuw gevolgd worden. De mogelijkheid van een ingrijpend bezwaar wordt hier genoemd. Het moge duidelijk zijn, dat zo er al schuldeisers zijn die bezwaren maken, het toch meestal op de onder a) of b) beschreven wijze opgelost kan worden. 11 Art. 5-4 gebruikt hier en/of : daar wordt op deze plaats mee bedoeld, dat de classicale vergadering een reactie kan vragen aan de kerkenraden èn de colleges (bijvoorbeeld omdat het bezwaar een typisch kerkrentmeesterlijke of diaconale aangelegenheid betreft), of kan volstaan met de reactie van de kerkenraden te vragen. Pagina 8 van 14

9 4.6. Volgens art. 5-4 eindigt de bezwaarprocedure ermee, dat het besluit tot vereniging pas genomen kan worden nadat de reactie van de vergaderingen en organen van gemeenten en kerk, die de goedkeuring dan wel advies moeten geven over de voorgenomen vereniging ontvangen is. Daarmee wordt gedoeld op het bepaalde in ord , dat de classicale vergadering over het verenigingsbesluit en de bijbehorende regelingen het advies inwint van het RCBB c.q. de evangelisch-lutherse synode 12 c.q. de andere betrokken classicale vergadering 13. In de gevallen a) en b) dient de classicale vergadering dus deze adviezen over de voorgestelde afhandeling van het bezwaar in te winnen. Deze varianten a) en b) werken door in de tekst van de slotgoedkeuring, die de classicale vergadering dient af te geven en daarna in de notariële akte. Als bijlage bij deze handleiding is een model-verklaring van de classicale vergadering opgenomen. In deze verklaring zijn varianten opgenomen voor de gevallen a) en b). 5. Puntsgewijze toelichting bij de model notariële akte (Niet alle punten van de model notariële akte komen in deze paragraaf aan de orde: sommige spreken voor zich of zijn in de vorige paragrafen al aan de orde geweest) (Algemeen) In het model komen passages voor, die geplaatst zijn tussen vierkante haken. Het gaat hierbij veelal om alternatieven die van toepassing zijn of juist niet. Het uitgangspunt voor het model is de vereniging van gemeenten zonder wijkgemeenten ( enkelvoudige ) gemeenten. Een van de keuzemogelijkheden die door middel van het systeem van de dubbele haken in het model is verwerkt is de vereniging van gemeenten mèt wijkgemeenten (op het centrale niveau, immers voor vereniging van de bijbehorende wijkgemeenten, die geen rechtspersoonlijkheid bezitten, is geen notariële akte nodig). Een ander voorbeeld van het gebruik van de dubbele haken is de vermelding van de uitkomsten van de bezwaarprocedure ten behoeve van (eventuele) schuldeisers. Ook hier zijn de alternatieven (geen schuldeisers, of wèl schuldeisers, maar hun bezwaar is behandeld) in het model verwerkt (Comparitie) In het eerste deel van het model, de zgn. comparitie, wordt een en ander over de bij de vereniging betrokken partijen vermeld. Ter toelichting het volgende: A. Het model opent met een tekst met de nummers 1 en 2. Deze tekst moet voor elke gemeente die deelneemt aan de vereniging worden overgenomen en ingevuld. Onder 1 worden de vertegenwoordigers van de gemeente genoemd. Dat zijn de preses en scriba van de kerkenraad alsmede de voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters. Voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters vertegenwoordigen de gemeente in alle vermogensrechtelijke aangelegenheden (van niet-diaconale aard), preses en scriba van de kerkenraad in alle overige aangelegenheden (van niet-diaconale aard). Zie ord. 11-5, de leden 1 en Indien er een evangelisch-lutherse gemeente bij de vereniging is betrokken. 13 Indien een van de verenigende gemeenten behoort tot een andere classis. Pagina 9 van 14

10 Onder 2 worden de vertegenwoordigers van de diaconie genoemd: voorzitter en secretaris van het college van diakenen (zie ord ). B. Het is overigens mogelijk, dat alleen preses en scriba van de kerkenraad de notariële akte ondertekenen (of zelfs een medewerker van het notariskantoor) maar dan dienen er volmachten van de bevoegde vertegenwoordigers te zijn. Dit kan de notaris regelen. C. De model-tekst geeft voorts kort aan op grond waarvan gemeenten en hun diaconieën rechtspersonen zijn. D. Tenslotte zij opgemerkt, dat indien het gaat om een vereniging van een gemeente met wijkgemeenten, het de algemene kerkenraad is, die optreedt (en daarnaast weer de vertegenwoordigers van de colleges van kerkrentmeesters c.q. diakenen) 5.3. (Hoofdstuk 1, inleiding) In deze passage worden de hoofdpunten genoemd, namelijk dat de gemeenten zich verenigen, dat daarbij de Protestantse gemeente te wordt gevormd, dat die protestantse gemeente het gehele vermogen van de gemeenten onder algemene titel verkrijgt, dat de rechtspersoonlijkheid van de oorspronkelijke gemeenten daarmee vervalt. Verkrijging onder algemene titel is een belangrijk kenmerk van de vereniging. Het betekent, dat de bezittingen (inclusief vorderingen), schulden e.d. van de oorspronkelijke gemeenten niet stuk voor stuk overgedragen behoeven te worden aan de protestantse gemeente, maar dat deze overgang het automatische rechtsgevolg is van de vereniging (artikel 1.1 t/m 1.3) Ord. 2 en de noemen de stappen, die gemeenten moeten nemen om tot vereniging te komen. Het is aan de classicale vergadering om na te gaan of dit daadwerkelijk is gebeurd. Zie 2 en 3. De stappen worden in de leden 1 t/m 3 van artikel vermeld. De notaris kan bij de controle die hij uitvoert aansluiten bij de beoordeling door de classicale vergadering. Drie opmerkingen: a) Art spreekt van een voorgenomen besluit en het vaststellen van de plaatselijke regeling. De besluitvorming wordt afgerond door het definitieve besluit van de kerkenraden, dat zij desgewenst kunnen opdragen aan hun moderamina (zie hierna punt 5.8), vanaf dat moment wordt de vastgestelde plaatselijke regeling van kracht. b) In art worden onder de hoofdletters A, B en C de regelingen genoemd, die de verenigende gemeenten hebben getroffen (zie voor een toelichting 2.2. sub a). Onderdeel C is tussen haken geplaatst: in het geval het gaat om vereniging van gemeenten met wijkgemeenten (het centrale deel) is dit onderdeel niet van toepassing (zie 3, de toelichting op punten 5 t/m 9 ). c) Indien de vertegenwoordigers van de gemeenten gebruik maken van de mogelijkheid zich allen te laten vertegenwoordigen door een medewerker van het notariskantoor kan de notaris aan de kerkenraden een schriftelijke verklaring vragen, dat alle in de notariële akte opgesomde verrichtingen en handelingen (die dus ook in de checklist worden genoemd) ook daadwerkelijk zijn verricht (Art. 1.4 t/m 1.6.) Zie voor een toelichting op deze artikelleden 4. Pagina 10 van 14

11 5.6. Art handelt over belangrijke wijzigingen in de omstandigheden na het verenigingsbesluit. Het is denkbaar dat deze zich voordoen, in dat geval dient de ene verenigingspartner de andere(n) daarover in te lichten. Art geeft twee opties: a) er hebben zich geen wijzigingen voorgedaan; b) er hebben zich inderdaad wijzigingen voorgedaan, en de partij bij wie zich deze voordeden heeft dat aan de andere partijen gemeld. (Uit het feit, dat er een notariële akte is, waarin dit met zoveel woorden staat, blijkt, dat deze wijziging geen aanleiding heeft gevormd de vereniging af te blazen) (Artikel 2) In artikel 2 vermeldt de notaris dat de classicale vergadering - heeft geconstateerd, dat er door de kerkenraden met de gemeenteleden is gecommuniceerd over het verenigingsbesluit; - het verenigingsbesluit heeft goedgekeurd en - heeft geconstateerd, dat de gebieden van de gemeenten geheel/gedeeltelijk samenvallen. Voorts wordt aandacht besteed aan de uitkomsten van de bezwaarprocedure. Deze kunnen zijn: - er zijn geen bezwaren ingediend; - er zijn wel bezwaren ingediend, maar deze zijn opgelost zonder dat het verenigingsbesluit gewijzigd behoefde te worden (dit betekent, dat de schuldeiser tevreden is gesteld hetzij doordat hem is uiteengezet dat zijn positie door de vereniging niet is benadeeld, hetzij doordat bijvoorbeeld zekerheid voor zijn vordering is gesteld). Zie verder 4. Artikel 2 eindigt met de opmerking, dat er een door preses en scriba van de classicale vergadering ondertekende verklaring aan de notariële akte is gehecht. In de de model-verenigingsbesluiten is het zo geregeld, dat de preses en de scriba van de classicale vergadering het verenigingsbesluit voor akkoord tekenen. Daarnaast is er een verklaring nodig van de classicale vergadering, die wordt afgegeven na het verstrijken van de bezwaartermijn (een model-verklaring is als bijlage bijgevoegd) (Artikel 3) De besluitvorming zal in de beleving van de gemeenten zijn afgerond na het nemen van het voorgenomen besluit door de kerkenraden en het ondertekenen van het schriftelijke besluit namens kerkenraden en colleges van kerkrentmeesters en diakenen (zie model verenigingsbesluiten). In de meeste gevallen zal er immers vooraf contact geweest zijn met de classicale vergadering en het RCBB, zodat het verstrekken van de goedkeuring resp. het advies door deze organen ervaren zal worden als nog slechts een formaliteit. Om deze reden is het mogelijk om het nemen van het definitieve besluit door de kerkenraden op te dragen aan de moderamina. Artikel 3 betreft dit definitieve besluit van de moderamina van de kerkenraden. De kerkenraden van de verenigingspartners besluiten elk voor zich tot vereniging 14. Dit komt in de tekst van de model-akte tot uitdrukking (Artikel 4) In dit artikel komen onder meer de volgende punten aan de orde: dat de vereniging door het passeren van de notariële akte tot stand komt (en wel per de volgende dag 15 ; Pagina 11 van 14

12 dat de protestantse gemeente de voortzetting en rechtsopvolger van de verenigingspartners is, die ophouden te bestaan; dat het vermogen van de verenigingspartners op de protestantse gemeente overgaat; dat rechten uit een making (testamenten, e.d.) ten gunste van de verenigingspartners vanaf de vereniging ten gunste van de protestantse gemeente zijn; Bijzondere aandacht verdienen de leden 3 en 4 van art. 4. Lid 3 geeft de mogelijkheid om de voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters te vermelden, alsmede preses en scriba van de [algemene] kerkenraad van de verenigde gemeente te vermelden (in art. 6.3 kunnen voorzitter en secretaris van het college van diakenen genoemd worden). Deze vermeldingen zijn niet verplicht (vandaar dat deze artikelleden tussen vierkante haken zijn geplaatst), maar het kan zinvol zijn om de personen, die de protestantse gemeente en haar diaconie mogen vertegenwoordigen (zie ord. 11-5) in de notariële akte te vermelden. Dit artikellid betreft de verantwoording van de financiële gegevens van de gemeenten, die verenigen. Deze bepaling is opgenomen naar analogie van art. 2:312-2 sub f BW: één van de zaken die een fusievoorstel volgens het burgerlijk wetboek dient te bevatten is voor elk van de verdwijnende rechtspersonen het tijdstip met ingang waarvan financiële gegeven zullen worden verantwoord in de jaarrekening van de verkrijgende rechtspersoon. Dit betekent dus, dat indien halverwege het jaar 16 de vereniging plaatsvindt, in de jaarrekening van de protestantse gemeente zowel de financiële gegevens van de verenigde gemeenten over de eerste helft het jaar, als de financiële gegevens van de protestantse gemeente over de tweede helft van het jaar worden verantwoord 17. Vervolgens bepaalt art. 4.4 dat art. 2:321-3 BW analogisch van toepassing is. Dit betekent dat waarderingsverschillen tussen de jaarrekening van de protestantse gemeente en die van de verenigde gemeenten moeten worden toegelicht. Tenslotte spreekt art over verplichtingen omtrent de jaarrekeningen van de Gemeenten, deze rusten na de vereniging op de Protestantse Gemeente. Zonder deze bepaling (die voor de rechtspersonen, die genoemd worden in Boek 2 BW, te vinden is in art. 2:321 BW) zou de protestantse gemeente kunnen volstaan met het verantwoorden van haar eigen financiële gegevens. De gegevens van de verenigde gemeenten van vóór de verenigingsdatum zouden dan niet verantwoord blijven omdat de rechtspersonen die daarvoor verantwoordelijk waren, nl. de verenigde gemeenten, als zodanig niet meer bestaan (Artikel 5.) In de model-verenigingsbesluiten is te vinden dat gemeenten een overzicht van rechten en verplichtingen opstellen (waarop voorkomen de registergoederen, die in eigendom bij de gemeenten zijn). Aan de hand van deze overzichten kan de notaris art. 5 van de model-akte invullen. Vervolgens dient de wijziging van de tenaamstelling van de registergoederen bij het kadaster te worden ingeschreven (art. 5.6.). Wanneer zaken overgaan van de ene op de andere rechtspersoon geldt in het algemeen dat daarvoor overdrachtsbelasting verschuldigd is. 16 Voor alle kerkelijke gemeenten geldt dat het boekjaar gelijkvalt met het kalenderjaar. 17 Er kan ook voor gekozen worden de financiële gegevens van de verenigde gemeenten over de eerste helft van het kalenderjaar te verantwoorden in afzonderlijke jaarrekeningen over een kort boekjaar; het eerste boekjaar van de protestantse gemeente is dan ook kort. Dit is een bewerkelijke gang van zaken. Pagina 12 van 14

13 In zijn brief van 1 april 2004 heeft de staatssecretaris van Financiën aan het moderamen van de generale synode van de de Protestantse Kerk in Nederland kenbaar gemaakt, dat hij de bevoegde inspecteurs van de Belastingdienst heeft gemachtigd om in de gevallen van vereniging van gemeenten (en hun diaconieën) de heffing van de overdrachtsbelasting achterwege te laten. Een dergelijke machtiging betekent dat de betreffende inspecteur de heffing van overdrachtsgbelasting ook daadwerkelijk achterwege zal laten, indien daartoe een verzoek wordt ingediend. Dit verzoek kan worden ingediend door de notaris. Hiernaar wordt verwezen in in art De brief van de staatssecretaris is als bijlage bij deze handleiding gevoegd (bijlage) (Artikelen 6 en 7) De vereniging van gemeenten heeft mede tot gevolg, dat hun diaconieën verenigen. Dit wordt in de artikelen 6 en 7 op dezelfde wijze uitgewerkt als de vereniging van de gemeenten in de artikelen 4 en 5 wordt uitgewerkt (Artikel 8) Gemeenten of hun diaconieën kunnen participeren in of lid zijn van allerlei verbanden. Die participatie zal veelal gewoon voortgezet worden door de protestantse gemeente of haar diaconie. Dit wordt in artikel 8 geregeld (Artikel 9) In art en art. 7.4 ging het om het niet heffen van overdrachtsbelasting, in art. 9 gaat het om kwijtschelding van schenkingsrecht. Inhoudelijk horen deze onderwerpen bij elkaar; ook het schenkingsrecht wordt behandeld in de al genoemde brief van de staatssecretaris van Financiën (Artikel 10) Vereniging van gemeenten en hun diaconieën is een vorm van fusie van rechtspersonen. De fusie van de rechtspersonen, geregeld in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, is met allerlei voorschriften omgeven. In de kerkordelijke regels is op grond van art. 2:2 BW een eigen regeling opgenomen, waarbij met betrekking tot de overgang onder algemene titel met name die voorschriften van het burgerlijk wetboek analogisch zijn toegepast, die betrekking hebben op de bescherming van schuldeisers. Dit wordt nog eens gezegd in art (Hoofdstuk 5) In het laatste hoofdstuk van de akte worden de stukken opgesomd, die aan de notariële akte worden gehecht. Het gaat daarbij om het verenigingsbesluit, getekend door de kerkenraden en (voor akkoord door) de classicale vergadering, alsmede de plaatselijke regeling de stukken in het kader van de bezwaarprocedure, te weten: - een fotokopie van de publicatie - de verklaring van de classicale vergadering dat geen bezwaren zijn ingediend het definitieve besluit van de moderamina van de kerkenraden. de beslissingen van de inspecteur van de Belastingdienst eventuele volmachten. 6. Tot slot Pagina 13 van 14

14 Deze handleiding en de model notariële akte zijn opgesteld door resp. in samenspraak met de stafafdeling Juridische Zaken van het Protestants Landelijk Dienstencentrum. Vragen kunnen gesteld worden of opmerkingen gemaakt via Pagina 14 van 14