BESTEK nr. MP-OO/FIDO/2015/7 AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS.

Transcriptie

1 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 1/35 van het bestek Federaal Instituut voor duurzame ontwikkeling Hertogstraat 4, 1000 Brussel Contact: BESTEK nr. MP-OO/FIDO/2015/7 ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING VOOR de actualisatie van VOOR REKENING VAN het Federaal Instituut voor duurzame ontwikkeling AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS. Geen afwijkingen A. ALGEMENE BEPALINGEN. 1. Voorwerp en aard van de opdracht. De onderhavige opdracht betreft het actualiseren van productfiches duurzame aankopen, het aanvullen van de lijst goede praktijken en het uitvoeren van een beperkte tevredenheidsenquete voor de website Hiervoor wordt de onderhandelingsprocedure met bekendmaking gekozen. Deze opdracht omvat drie percelen. Dit is een opdracht tegen globale prijs (K.B. 15 juli 2011, art. 2, 4 ). 2. Duur van de overeenkomst. De opdracht begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen en duurt tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt Aanbestedende overheid Bijkomende informatie. De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door Dieter Vander Beke, directeur a.i. van het Federaal Instituut voor duurzame ontwikkeling, Hertogstraat 4, 1000 Brussel. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij Hamida Idrissi, 02/ , Hamida.Idrissi@IFDD.fed.be. Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij Hamida Idrissi, 02/ , Hamida.Idrissi@IFDD.fed.be.

2 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 2/35 van het bestek 4. Informatiesessie. Voor deze opdracht wordt geen informatiesessie voorzien 5. Indieningsrecht en opening van offertes. Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht. Elke deelnemer aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver. De offertes kunnen op volgende wijzen worden ingediend: op papier door middel van een brief (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar of persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid op het volgende adres: Federaal Instituut voor duurzame ontwikkeling, t.a.v. Hamida Idrissi Hertogstraat 4, 1000 Brussel De offertes die op papier worden ingediend in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: - het nummer van het bestek: MP-OO/FIDO/2015/7 - de datum en het uur van de uiterste indiendatum van de offertes; 21 september 2015 om 10u00 - het woord «offerte» in de linkerbovenhoek. De offertes moeten ten laatste op 21 september 2015 om 10u00 in het bezit zijn van de aanbestedende overheid. De opening van de offertes zal plaatsgrijpen achter gesloten deuren. 6. Leidende dienst - leidend ambtenaar. De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld.

3 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 3/35 van het bestek 7. Beschrijving van de te presteren diensten. a) Achtergrond bij de opdracht Het Federaal Instituut voor Duurzame Ontwikkeling is verantwoordelijk voor het verduurzamen van de publieke aankopen in België. Daartoe volgt het instituut de beleidsontwikkelingen op Europees en Belgisch niveau, in samenspraak met de gewesten nauwgezet op. Daarnaast verzorgt zij het noodzakelijk instrumentarium voor de aankopers en zet concrete projecten op rond de verduurzaming van de overheidsaankopen. In 2005 werd de website in het leven geroepen. Het instrument vertaalt de beleids- en strategische keuzes in kant en klare werkinstrumenten voor de aankopers, en krijgt internationaal (OESO) lovende vermeldingen. Het stijgend belang van de site voor de Belgische aankopers kan afgeleid worden uit onderstaande statistieken (cijfers uitgefilterd voor België): Periode Aantal sessies vanuit België Aantal nieuwe sessies vanuit België Aantal nieuwe gebruikers vanuit België 1/12/2011-1/12/ % :49 1/12/2012-1/12/ ,0% :59 1/12/2013-1/12/ ,2% :27 1/6/2014-1/6/ % :18 Gemid. verblijfsduur per sessie (minuten) Omwille van kostenbesparingen werd het instrument in 2014 niet meer uitbesteed aan een privépartner maar overgebracht onder het beheer bij de federale diensten (FEDICT). Tegen het begin van 2016 wenst het FIDO een volledig fris en actueel instrument aan te bieden. Hiervoor wenst zij een grondige inhoudelijke actualisatie door te voeren, gebaseerd op het laatste stand van zaken m.b.t. regelgeving en instrumentarium. De doelgroep blijft de federale, en indirect de Belgische, aankopers van overheidsdiensten. Op herhaaldelijke vraag van de gewesten, bedrijven en consultants fungeert de website ondertussen niet meer alleen als een instrument met eigen (door PODDO of FIDO) ontworpen deelinstrumenten (pilootprojecten, criteria, labels, federale regelgeving), maar ook als een strategisch doorverwijzingsinstrument (koepelsite) naar het instrumentarium dat ontwikkeld werd/wordt in de gewesten en het Europese niveau. De bundeling van de krachten tussen de Belgische entiteiten m.b.t. criteriaontwikkeling, communicatie rond goede praktijken, strategisch ontwerp rond sociale aspecten en uitbouw van label en pilootprojectinformatie, dit alles in overeenstemming met het Europese instrumentarium, maakt complementaire werking rond duurzame overheidsopdrachten mogelijk met respect voor ieders bevoegdheidsniveau. Mogelijk verklaart deze strategische oriëntering deels het toenemend gebruik en verblijfsduur van de gidsvoorduurzameaankopen. Na de formele overheveling van de site naar FEDICT in 2014, is het FIDO sinds 2015 intensief gestart met de inhoudelijke actualisatie. De belangrijkste aanpassingen tussen 1 januari en 1 juli 2015 betroffen: - De opmaak van een lijst met een 250-tal referenties naar goede praktijken in de buurlanden (op vraag van de federale aankopers en in samenwerking met de leden van

4 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 4/35 van het bestek de ICDO-werkgroep duurzame overheidsopdrachten). De lijst verwijst momenteel overwegend naar milieuvriendelijke overheidsopdrachten op de sites van buitenlandse ministeries (Nederland, Frankrijk en Duitsland) en de Europese Commissie (zie - De actualisatie van de bestaande labels voor de op de site vermelde productgroepen, in overeenstemming ook met de criteria ontwikkeld op Europees niveau; - Het onderzoek naar nieuwe labels op basis van de 4 voorwaarden voor milieu- en sociale labels, zoals vermeld in de richtlijn overheidsopdrachten, op basis van Er werden een 10-tal nieuwe labels als gunstig voor overheidsopdrachten gemarkeerd en inmiddels opgeladen op de site; Ter informatie, voor de komende maanden voorziet het FIDO nog de volgende aanpassingen in eigen beheer: - Het actualiseren van de informatiepagina s (NL, FR) op basis van de nieuwe regelgeving vermeld in de omzendbrief duurzame overheidsopdrachten van 16 mei 2014; - Een bijzondere vermelding van het pilootproject naleving van ILO-conventies en mensenrechten; b) Uit te voeren taken in het kader van voorliggende overheidsopdracht Voor de hieronder vermelde taken wenst zij samen te werken met een externe organisatie (voorliggende overheidsopdracht): Perceel 1: (1) het actualiseren van de gevalideerde fiches van de gids en (2) het actualiseren van de niet-gevalideerde fiches van de gids volgens de beschrijvingen in deel B van dit bestek. Perceel 2: - Het aanvullen van de lijst goede praktijken van de ICDO werkgroep duurzame overheidsopdrachten (zie ). Deze lijst bestaat momenteel uit een 250 referenties van vooral milieuvriendelijke en innovatieve buitenlandse overheidsopdrachten. De lijst dient aangevuld te worden met referenties naar sociaal verantwoorde buitenlandse overheidsopdrachten die een inspiratie kunnen zijn voor aankopers. - Een referentie is een omschrijving van een concreet uitgevoerde overheidsopdracht door een aanbestedende overheid in het buitenland. Persartikels komen niet in aanmerking. De talen waarin de referenties geschreven zijn betreffen het Frans, Nederlands of het Engels. - De referentielijst wordt vertaald in het Nederlands en het Frans naar het model van de bestaande lijst op de website;

5 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 5/35 van het bestek - De opdracht onder perceel 2 wordt beperkt tot max euro, btw incl. Perceel 3 : - Het uitvoeren van een beperkte tevredenheidsbevraging op om de toekomstige noden rond duurzame aankopen van de aankopers in kaart te brengen. - De inschrijver omschrijft op welke wijze een zo kwaliteitsvol mogelijke bevraging voorzien kan worden voor het beschikbare bedrag. Het FIDO kan mee ondersteuning bieden voor het versturen van de bevraging, bijvoorbeeld via haar contacten bij de federale aankopers en de regionale en federal besturen - De opdracht onder perceel 3 wordt beperkt tot max euro, btw incl. 8. Documenten van toepassing op de opdracht 8.1. Wetgeving - Wet van 15 juni overheidsopdrachtenen bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; - Wet van 17 juni 2013 Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; - Koninklijk besluit van 15 juli Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren ; - Het koninklijk besluit van 14 januari Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; - Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de verzending van het bestek aan de geselecteerde kandidaten Opdrachtdocumenten - Onderhavig bestek nr. MP-OO/FIDO/2015/7 alsook het erbij gevoegd offerteformulier. 9. Belangenvermenging. In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie ( revolving doors ) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van het Federaal Instituut voor duurzame ontwikkeling (of de vroegere Programmatorische overheidsdienst duurzame ontwikkeling), binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit het Federaal Instituut voor duurzame ontwikkeling (of de vroegere Programmatorische overheidsdienst duurzame ontwikkeling), op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht.

6 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 6/35 van het bestek Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, in concreto, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang. 10. Offertes In de offerte te vermelden gegevens. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte : - de globale prijzen in letters en in cijfers (excl. BTW; - het bedrag van de BTW; - het totaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (incl. BTW); - de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen; - de datum waarop voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend; - het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers); Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 50 kalenderdagen, ingaande de dag na de uiterste datum voorzien in onderhavig bestek voor het indienen van de offertes Kwalitatieve selectie De inschrijver toont aan dat zij over voldoende ervaring beschikt om één of verschillende percelen van de overheidsopdracht uit te voeren. Zij zal dit aantonen aan de hand van 3 referenties tijdens de laatste 3 jaren m.b.t. het uitvoeren van gelijkaardige opdrachten beschreven in de 1,2 of 3 percelen van het bestek. De ervaring van de inschrijver heeft betrekking op : - marktonderzoek, globale technische know-how, Content Management Systemen, vertaling (voor perceel 1) - kennis overheidsopdrachten en sociale aspecten, talenkennis (voor perceel 2) - kennis inzake marktbevraging enz..

7 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 7/35 van het bestek Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden. De inschrijvers voegen bij hun offerte: - alle documenten gevraagd in het raam van de gunningscriteria (zie rubriek 12 hierna); - de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen; - 3 referenties tijdens de laatste 3 jaren m.b.t. het uitvoeren van gelijkaardige opdrachten beschreven in alle of twee of één van de 3 percelen van het bestek (zie verder punt 10.3) 11. Prijzen Prijzen. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht tegen globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De opdrachtnemer wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. In toepassing van artikel 21, 2, van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, kan de aanbestedende overheid alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uitvoeren, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die in het raam van het prijsonderzoek zijn verstrekt Prijsherziening. Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk. 12. Aansprakelijkheid van de dienstverlener. De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. 13. Toegangsrecht Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria Toegangsrecht De aanbestedende overheid zal de impliciete verklaring op eer die de inschrijver verschaft heeft bij het indienen van zijn kandidatuur (op basis van de uitsluitingscriteria die opgenomen zijn in het aankondigingsbericht) nagaan voor de inschrijver die in aanmerking komt voor de gunning van de opdracht. Zijn offerte zal slechts in aanmerking genomen worden voor de gunning van de opdracht indien blijkt dat de impliciete verklaring op eer correct is.

8 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 8/35 van het bestek 13.2 Overzicht van de procedure. In een eerste fase worden de ingediende offertes onderzocht op het vlak van de regelmatigheid. Enkel de regelmatige offertes zullen onderzocht worden op basis van de gunningscriteria vermeld in het bestek en dit met het oog op het samenstellen van een shortlist van inschrijvers waarmee zal onderhandeld worden. Maximum drie inschrijvers zullen in de shortlist kunnen worden opgenomen. Nadien volgt de fase van de onderhandelingen. Ingevolge deze onderhandelingen kunnen de inschrijvers een Best And Final Offer (BAFO) indienen Uitsluitingscriteria. De aanbestedende overheid zal in hoofde van de inschrijver die voor de gunning van de opdracht in aanmerking komt, de impliciete verklaring op erewoord die hij verricht heeft door het indienen van zijn kandidatuur (op basis van de uitsluitingscriteria vermeld in de aankondiging van de opdracht) nagaan. Slechts indien blijkt dat zijn impliciete verklaring op erewoord strookt met de werkelijkheid, kan hij voor de gunning van de opdracht in aanmerking komen Regelmatigheid van de BAFO s. De BAFO s van de inschrijvers die bij de onderhandelingen werden betrokken zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige BAFO s zullen worden geweerd. Enkel regelmatige BAFO s komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria Gunningscriteria. Voor de keuze van de economisch meest interessante BAFO worden de regelmatige BAFO s van de inschrijvers die bij de onderhandelingen werden betrokken, aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen Lijst van de gunningscriteria. De gunningscriteria in dalende rangorde van belangrijkheid, voor perceel 1 zijn de volgende : 1. Prijs voor het uitvoeren van taak 1 en taak 2 van perceel 1 (er wordt nogmaals herhaald dat het correct uitvoeren van de taak primeert. De vermelde uren zijn indicatief en kunnen niet aangehaald om een meer of minderprijs te betalen bij de finale facturatie) (50%); 2. Samenstelling van het team dat effectief zal instaan voor de uitvoering van de opdracht (20%); 3. Omschrijving van de globale methodologie voor het uitvoeren van taak 1 en taak 2 (20%) 4. Voorstel van een blanco formaat voor taak 1 en voor taak 2 zoals beschreven onder deel B van dit bestek (10%) De gunningscriteria in dalende rangorde van belangrijkheid voor perceel 2, zijn de volgende : 1. Omschrijving van de methodologie en uitvoering voor het opstellen en opleveren van de referentielijst (NL/FR) (70%) 2. Samenstelling van het onderzoeksteam (20%) 3. Aantal goede praktijken dat opgeleverd zal worden (zonder deze die reeds vermeld worden op de gids, in het bijzonder zonder verwijzingen naar het Landmark project) (10%)

9 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 9/35 van het bestek De gunningscriteria in dalende rangorde van belangrijkheid voor perceel 3, zijn de volgende : 1. Omschrijving van de methodologie en uitvoering voor de tevredenheidsbevraging (NL/FR) (80%) 2. Samenstelling van het onderzoeksteam (20%) Eindquotatie. De beoordeling van de offertes zal gebeuren per perceel. De quotaties voor de verschillende gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid. De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt: Voor perceel 1: Gunningscriterium 1: (laagste prijs van alle offertes ) gedeeld door (prijs van de offerte) Gunningscriterium 2: De CV s van de verschillende projectmedewerkers zullen onderzocht worden. Profielen die het best passen bij de verschillende vermelde deeltaken zullen hoger gequoteerd worden; Aandachtspunten zijn onderzoekservaring voor opmaak en verwerking van de fiches, minimum kennis van R- en H- zinnen voor chemische bestanddelen, talenkennis, ervaring met drupal7 enz. Enkel de profielen van de medewerkers voor deze opdracht worden toegevoegd aan de offerte. Gunningscriterium 3: De kwalitatieve aanpak zal beoordeeld worden op basis van de omschrijving in de offerte. Aandachtspunten zijn overleg, planning, aanpak, kennis van overheidsopdrachten, enz. Gunningscriterium 4: De kwalitatieve aanpak zal beoordeeld worden op basis van de nieuwe voorgestelde formaat. Voor perceel 2: Gunningscriterium 1: De kwalitatieve aanpak zal beoordeeld worden op basis van de omschrijving in de offerte. Aandachtspunten zijn overleg, planning, aanpak, kennis van overheidsopdrachten, kennis rond sociaal verantwoorde overheidsopdrachten enz. Gunningscriterium 2: De CV s van de verschillende projectmedewerkers zullen onderzocht worden. Profielen die het best passen bij de verschillende vermelde deeltaken zullen hoger gequoteerd worden; Enkel de profielen van de medewerkers voor deze opdracht worden toegevoegd aan de offerte. Aandachtspunten zijn onderzoekservaring met betrekking tot sociaal verantwoorde overheidsopdrachten, talenkennis, enz. Zij zullen ook effectief ingezet worden bij de uitvoering van de opdracht. Gunningscriterium 3: aantal referenties naar concrete goede praktijken omschreven in de offerte gedeeld door het maximum aantal referenties naar concrete goede praktijken van alle offertes.

10 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 10/35 van het bestek Voor perceel 3: Gunningscriterium 1: De kwalitatieve aanpak zal beoordeeld worden op basis van de omschrijving in de offerte. Aandachtspunten zijn overleg, planning, aanpak, kennis van bevragingen, enz. Gunningscriterium 2: De CV s van de verschillende projectmedewerkers zullen onderzocht worden. Profielen die het best passen bij de verschillende vermelde deeltaken zullen hoger gequoteerd worden; Enkel de profielen van de medewerkers voor deze opdracht worden toegevoegd aan de offerte. Aandachtspunten zijn ervaring met opmaak en uitvoering van bevragingen, talenkennis, enz Zij zullen ook effectief ingezet worden bij de uitvoering van de opdracht. 14. Borgtocht. Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist. 15. Opleveringen Keuring van de uitgevoerde diensten. De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde zal aan de dienstverlener worden medegedeeld op het ogenblik dat met de uitvoering van de diensten zal worden gestart Keuringskosten. De reis-en verblijfskosten van de afgevaardigde van de aanbestedende overheid vallen ten laste van de dienstverlener. 16. Uitvoering van de diensten Termijnen en clausules Termijnen De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van 10 maanden te rekenen vanaf de dag die volgt op deze waarop de dienstverlener de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen. De sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming van de dienstverlener worden niet meegerekend. De bestelbon wordt per aangetekend schrijven, per fax of op iedere andere manier die onomstotelijk toelaat de datum van versturing te bepalen, naar de dienstverlener verstuurd. De opeenvolgende uitwisseling van briefwisseling eigen aan de bestelbon (en de uitvoering van de diensten) volgen dezelfde regels als deze voorzien voor de versturing van de bestelbon en dit telkens als één van beide partijën wenst een bewijs te hebben van zijn tussenkomst. In geval van ontvangst van de bestelbon na de termijn van twee werkdagen, kan de uitvoeringstermijn na schriftelijke aanvraag en verantwoording van de dienstverlener verlengd worden naar verhouding van de vastgestelde vertraging van de ontvangst van de bestelbon. Indien de bestellende dienst, na onderzoek van het schriftelijk verzoek van de dienstverlener, het geheel of gedeeltelijk gegrond vindt, laat deze hem schriftelijk weten welke verlenging van uitvoeringstermijn aanvaard wordt. In geval van duidelijk onjuiste of onvolledige inhoud van de bestelbon, welke elke uitvoering van de bestelling verhindert, verwittigt de dienstverlener onmiddellijk per schrijven de bestellende dienst

11 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 11/35 van het bestek opdat een oplossing voor een normale afhandeling van de bestelling gevonden kan worden. Indien nodig, vraagt de dienstverlener een verlenging van de uitvoeringstermijn aan volgens dezelfde voorwaarden zoals voorzien in geval van laattijdige ontvangst van de bestelbon. In ieder geval zijn de betwistingen eigen aan de bestelbon, die niet binnen de 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de datum van ontvangst van de bestelbon door de dienstverlener, niet meer ontvankelijk Uitvoeringsvoorwaarde De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO, en in het bijzonder : 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). te respecteren. Het niet respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, 1, 1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, 2, 1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht Voorzorgsmaatregelen Zoals hoger en onder deel B vermeld, zal de aanbestedende dienst een tijdelijke toegang tot de website voorzien om de aanpassingen onder Drupal 7 en het opladen van de documenten toe te laten. Indien als gevolg van deze werke schade ontstaat aan de structuur, de inhoud, de data enz. van de site, dan zal de opdrachtnemer alles in het werk zetten om de schade te hestellen. De opdrachtnemer bekijkt met FEDICT (de fysieke beheerder van de site) dat een copy van de site en alle inhoud bewaard wordt vóór het aanvangen van de werkzaamheden Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd. De potentiële inschrijvers hebben het recht om een bezoek te brengen aan de plaats waar de diensten zullen moeten worden uitgevoerd. Hiervoor dienen ze contact op te nemen met de volgende persoon: Hamida Idrissi, 02/ , Hamida.Idrissi@IFDD.fed.be. Het bezoek aan de plaats waar de diensten zullen moeten worden uitgevoerd, gebeurt op de dag en het uur overeengekomen met de voormelde persoon.

12 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 12/35 van het bestek Evaluatie van de uitgevoerde diensten. Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een fax of een bericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekende zending. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. De leidende ambtenaar evalueert de goede kwaliteit van de uitgevoerde en maakt hiervan een evaluatieverslag op. Enkel indien alle taken correct zijn afgewerkt wordt overgegaan tot de ondertekening van het evaluatieverslag door de aanbestedende overheid en dienstverlener. Dit ondertekende verslag is een voorwaarde voor de uitbetaling van de factuur. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de volledige of gedeeltelijke beëindiging van de diensten, vastgesteld voereenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te gevan van het resultaat daarvan. Deze termijn gaat in voor zover de aanbestedende overheid tegelijk in het bezit van de lijst van gepresteerde diensten of factuur wordt gesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, stelt de dienstverlener de leidend ambtenaar hiervan in kennis en vraagt hem tot de oplevering over te gaan. In dat geval begint de verificatietermijn van dertig dagen te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek van de dienstverlener. De hier bedoelde oplevering is definitief. 17. Facturatie en betaling van de diensten. De opdrachtnemer zendt de facturen (in één exemplaar) en het proces-verbaal van oplevering van de opdracht (origineel exemplaar) naar het volgende adres: Federaal Instituut voor duurzame ontwikkeling Hertogstraat Brussel t.a.v. mevr. Adelheid Dekegel Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of te rekenen vanaf de dag die volgt op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder is dan dertig dagen en voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Wanneer de opdrachtdocumenten niet voorzien in een afzonderlijke schuldvordering, geldt de factuur als schuldvordering. De factuur dient te worden opgesteld in EURO. 18. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen. De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben.

13 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 13/35 van het bestek 19. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener. De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie. De in het kader van deze opdracht gegenereerde informatie blijft eigendom van de aanbestedende overheid. De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij duidelijke overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moet worden erkend door de aanbestedende overheid. 20. Geschillen. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

14 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 14/35 van het bestek B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN perceel 1 (zie verder punt 7 van het bestek). Lijst met aanpassingen: Producten die aanduidingen geven van werkuren dienen in de fiche aangepast te worden. De hier onder vermelde werkuren zijn indicatie!!!. In ieder geval dient de finale versie van de fiches een kwalitatief eindproduct op te leveren en niet gebaseerd te zijn op het werkelijk aantal gepresteerde uren in de uitvoering van de opdracht. Producten die geen vermelding maken van uren verwijzen naar kleine aanpassingen die rechtstreeks in de website aangebracht moeten worden; Taak 1: Het actualiseren van de gevalideerde fiches van de gids Het actualiseren van productfiches duurzame aankopen die in overlegd werden met de Belgische sectororganisaties voor een 10-tal producten en diensten. Deze fiches staan op de website gemarkeerd als duurzame criteria Belgische federale overheid : gevalideerde fiches. Een voorbeeld voor kleding en textiel is te vinden op: De fiches dienen aangepast te worden in het kader van de nieuwe regelgeving overheidsopdrachten, met name de omzendbrief van 16 mei 2014, in samenwerking met het FIDO. Ook dient actuele marktinformatie (meestal punt 4 in deze fiches) over die bepaalde producten en diensten voorzien te worden; [De hieronder vermelde werkuren zijn indicatief om de offertes op een evenwaardige manier te kunnen beoordelen;] Voor deze opdracht wordt in het bijzonder voorzien: a) Een overleg met FIDO van ongeveer 4 uur over het opmaken van een nieuw formaat van gevalideerde fiche op basis van de bestaande fiches; b) De opmaak van het nieuwe formaat van gevalideerde fiche op basis van de besproken aanpassingen tijdens het hoger vermeld overleg (4 uur); c) Het voeren van een actualisatie van het deel marktonderzoek in de gevalideerde fiches voor de hieronder vermelde productgroepen. Meer bepaald gaat het om: o het lezen van het bestaande marktonderzoek in de bestaande fiches, o het actualiseren van de tekst op basis van nieuwe informatie in Belgische rapporten en actuele informatie verzamelen op basis van gesprekken met sectorfederaties, o het verwijzen naar nieuwe praktische instrumenten die aankopers toelaten om makkelijk informatie op te roepen, simulaties te maken, enz. o het leveren van een nieuw tekstvoorstel (NL en FR).

15 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 15/35 van het bestek Het onderzoek en actualisering van het deel marktinformatie en het voorstellen van een nieuwe tekst (NL/FR) voor de toekomstige gevalideerde fiches betreft de volgende productgroepen: o schrijfpapier, enveloppen, etikketten, kartonproducten, papierproducten voor persoonlijke hygiëne (vermoedelijke werktijd: 2 dagen); o drukwerk (vermoedelijke werktijd: 2 dagen); o pc, laptop, beeldschermen (vermoedelijke werktijd:2 dagen) o multifunctionals (printers, copieermachines, faxen, scanners) (vermoedelijke werktijd: 2 dagen) o toners, inktpatronen (vermoedelijke werktijd: 1.5 dagen) o meubelen (binnenhuis en buitenhuis), draaistoelen (vermoedelijke werktijd: 2 dagen) o kleding en textiel (vermoedelijke werktijd: 3 dagen) o matrassen (vermoedelijke werktijd: 1 dag) o voedsel en dranken (vermoedelijke werktijd: 3 dagen) o fiche kantoorgebouw (geeft een breed kader van federale en gewestelijke beleidsinitiatieven en goede voorbeelden (vermoedelijke werktijd: 3 dagen) d) het opleveren van de nieuwe gevalideerde fiches volgens het nieuwe formaat (zie perceel 1, punt b) en met de vernieuwde marktinformatie (zie perceel 1, punt c). De criteria die vermeld worden onder de delen kwalitatieve selectie, technische specificaties, gunningscriteria en uitvoeringsvoorwaarden en bijlagen van de bestaande gevalideerde fiches worden niet terug in discussie gesteld (geen nieuw stakeholderoverleg) en worden overgenomen in de nieuwe gevalideerde fiches. e) De finaal nieuw gevalideerde fiches worden afgewerkt in het Frans en in het Nederlands, vertaling uitgevoerd en gereviseerd door een kwaliteitsvol vertaalbureau met native speakers en revisors. De aanbestedende overheid zal de kwaliteit testen aan de hand van steekproeven door haar intern vertaalbureau; Alle fiches worden opgeladen op de site in het Nederlands en het Frans in het Drupal Content Management Systeem nadat het Fido de opdrachtgever tijdelijke toegang voorziet (let wel, het opladen van de informatie op de site verloopt doorgaans traag; tijdsinschatting voor het opladen van taak 1: 8-12 uur). - Taak 2: Het actualiseren van de niet-gevalideerde fiches van de gids Het actualiseren van andere productfiches die nog niet overlegd werden met de sectoren met het oog op het verlenen van juridisch en technisch correcte informatie; (zie verder deel B van dit bestek) [Net zoals voor taak 1 zijn de hieronder vermelde werkuren zijn indicatief]

16 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 16/35 van het bestek Voor deze taak wordt in het bijzonder voorzien: a) Een overleg over het opmaken van een nieuw formaat van productfiche (voor in deel B vermelde productgroepen) op basis van de bestaande fiches in samenwerking met het FIDO (4 uur); b) De opmaak van het nieuwe formaat van gevalideerde fiche op basis van de besproken aanpassingen tijdens het hoger vermeld overleg (4 uur); c) De concrete uit te voeren aanpassingen bij de verschillende dienst- en productgroepen zijn vermeld in deel B van dit bestek. d) De finaal nieuw gevalideerde fiches worden afgewerkt in het Frans en in het Nederlands, vertaling uitgevoerd en gereviseerd door een kwaliteitsvol vertaalbureau met native speakers en revisors. De aanbestedende overheid zal de kwaliteit testen aan de hand van steekproeven door haar eigen vertaalbureau; e) Alle fiches worden opgeladen op de site in het Nederlands en het Frans in het Drupal Content Management Systeem nadat het Fido de opdrachtgever tijdelijke toegang voorziet (let wel, het opladen van de informatie op de site verloopt doorgaans traag; tijdsinschattingvoor het opladen van taak 2: ongeveer 24 uur) Producten uit gerecycleerd plastiek; basis versie 2011 NL (ongeveer 8 uur per fiche) Producten uit gerecycleerd plastiek; basis versie 2011 FR (ongeveer 8 uur per fiche). o Bewijsmateriaal voor gerecycleerde plastics (nieuwe labels vermeld op de site) o Aanpassen R-zinnen aan de nieuwe Europese regelgeving (H-zinnen) o Standaardblad gevarensymbolen toevoegen (zie Mortel, plakmiddelen, bepleistering; basis versie 2011 NL (ongeveer 8 uur per fiche) Mortel, plakmiddelen, bepleistering; basis versie 2011 FR (ongeveer 8 uur per fiche). o Bewijsmateriaal (nieuwe labels vermeld op de site) o Aanpassen R-zinnen aan de nieuwe Europese regelgeving (H-zinnen) o Standaardblad gevarensymbolen toevoegen (zie Vloerbescherming, (film, was); basis versie 2011 NL (ongeveer 8 uur per fiche) Vloerbescherming, (film, was); basis versie 2011 FR (ongeveer 8 uur per fiche).

17 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 17/35 van het bestek o Bewijsmateriaal (nieuwe labels vermeld op de site) o Aanpassen R-zinnen aan de nieuwe Europese regelgeving (H-zinnen) o Standaardblad gevarensymbolen toevoegen (zie Bitumenlijm/koudlijm); basis versie 2011 NL Fiches worden verwijderd van de site omdat ze enkel in het Engels staan. De verwijzing naar de labels kan blijven. Er kan wel een bijkomende verwijzing gemaakt worden op de site naar gevarensymbolen toevoegen (zie Smeermiddelen ( niet kettingzagen) (opzoekwerk naar referenties ongeveer 2 uur) Fiches worden verwijderd van de site omdat het om zeer technische en moeilijk te controleren criteria gaat. Aankopers maken wel meestal gebruik van de labels. De verwijzing naar de labels op de site kan blijven. Basis en uitgebreide versie verwijderen. Op dit moment wordt er verwezen naar de criteria geproduceerd door LNE. Gelijkaardige referenties van overheidssites rond groenbeheer in Brussel Hoofdstedelijk Gewest en in Wallonië dienen aangevuld te worden. Fotovoltaïsche producten: basis versie 2011 NL(ongeveer 4 uur per fiche). Fotovoltaïsche producten: basis versie 2011 NL(ongeveer 4 uur per fiche). o Bewijsmateriaal (nieuwe labels vermeld op de site) Lampen op zonne-energie: basis versie 2011 NL(ongeveer 2 uur per fiche). Fotovoltaïsche producten: basis versie 2011 NL(ongeveer 2 uur per fiche). o Bewijsmateriaal (nieuwe labels vermeld op de site) Zon-thermisch collectors: basis versie 2011 NL (ongeveer 8 uur) Zon-thermisch collectors: basis versie 2011 FR (ongeveer 8 uur) o Bewijsmateriaal (nieuwe labels vermeld op de site)

18 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 18/35 van het bestek o Aanpassen R-zinnen aan de nieuwe Europese regelgeving (H-zinnen) o Standaardblad gevarensymbolen toevoegen (zie Isolatie (afdichtingsmiddel) Fiches worden verwijderd van de site omdat het om zeer technische en moeilijk te controleren criteria gaat. Aankopers maken wel meestal gebruik van de labels. De verwijzing naar de labels op de site kan blijven. Basis en uitgebreide versie verwijderen. Er kan wel een bijkomende verwijzing gemaakt worden naar gevarensymbolen toevoegen (zie Waterbesparingskranen Fiches worden verwijderd van de site omdat de criteria gebaseerd zijn op het Oostenrijks label. Dit label heeft geen criteriadocumenten meer voor deze productgroep. Het NF Envirronment label heeft dit recent wel. Dit zou een grondige herwerking van het criteriadocument vergen. Aankopers maken wel meestal gebruik van de labels. De verwijzing naar de labels op de site kan blijven. Basis en uitgebreide versie verwijderen. Kantoorgebouw: Zie ook taak 1 : Deze fiche verwijst naar verschillende gidsen en instrumenten in België. Het is de bedoeling om deze informatie te actualiseren met operationele instrumenten en voorbeelden die beschikbaar zijn op het Belgische grondgebied Nederlands (onderzoek en aanpassing fiche: 10uur) Frans (aanpassing fiche: 2uur) Elektriciteit Basis en uitgebreide fiches schrappen en enkel verwijzen naar de Europese criteria die regelmatig geactualiseerd worden Energie contractors 2011 basis versie (NL) (8 uur) Energie contractors 2011 basis versie (FR) (2 uur) o Verwijzingen naar Belgische sector of algemene informatie voor 3 e partijfinanciering in een beperkt deeltje marktonderzoek Houtbeschermingstechnieken 2011 basis versie NL(2 uur) Houtbeschermingstechnieken 2011 basis versie FR (2 uur)

19 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 19/35 van het bestek Ramen en deuren Basis en uitgebreide fiches schrappen omdat de Europese criteria regelmatig geactualiseerd worden. Enkel verwijzen naar de Europese criteria. Isolatie Basis en uitgebreide fiches schrappen omdat de Europese criteria regelmatig geactualiseerd worden. Enkel verwijzen naar de Europese criteria. Hout (pellets) Basis versie Nl(2 uur) Hout (pellets) Basis versie FR (2 uur) Absorptiemiddelen vloeistoffen basis versie NL (4 uur) Absorptie middelen vloeistoffen basis versie FR (4 uur) o Aanpassen R-zinnen aan de nieuwe Europese regelgeving (H-zinnen) o Standaardblad gevarensymbolen toevoegen (zie Blusmiddelen NL Blusmiddelen FR Fiches worden verwijderd van de site omdat het om zeer technische en moeilijk te controleren criteria gaat. Aankopers maken wel meestal gebruik van de labels. De verwijzing naar de labels op de site kan blijven. Basis en uitgebreide versie verwijderen. Er kan wel een bijkomende verwijzing gemaakt worden naar gevarensymbolen toevoegen (zie Droogtrommels huishouden (NL) (8 uur) Droogtrommels huishouden (FR) (3 uur) Fiches worden verwijderd van de site. Een beknopte algemene fiche rond huishoudtoestellen met toelichting over energie efficientie, waterefficientie en geluidsniveau m.b.t. deze productgroep kan opgemaakt worden (max. 2 pag). Hierin wordt ook verwezen naar buitenlandse en Belgische operationele instrumenten zoals het energie efficiëntie label en levenscycluskost initiatieven (gids, Europese Commissie enz.)

20 Onderhandelingsprocedures met bekendmaking/bladzijde 20/35 van het bestek Koelkasten en diepvriezers (NL) (0 uur) Koelkasten en diepvriezers (NL) (0 uur) zie droogtrommels Vaatwassers (huishoudelijk (NL) (0 uur) Vaatwassers huishoudelijk (FR) (0 uur) zie droogtroimmels Wasmachines (huishoudelijk) NL (0 uur) Wasmachines (huishoudelijk) FR (0 uur) zie droogtrommels Elektrische ovens NL (0 uur) Elektrische ovens FR (0 uur) zie droogtrommels Warmwatertoestel boiler NL (0 uur) Warmwatertoestel boiler FR (0 uur) zie droogtrommels Combinatie wasmachine droogtrommel NL (0 uur) Combinatie wasmachine droogtrommel FR (0 uur) zie droogtrommels Vloer elastische vloerbedekking NL (10 uur) Vloer elastische vloerbedekking FR (10 uur) o Bewijsmateriaal (nieuwe labels vermeld op de site) o Aanpassen R-zinnen aan de nieuwe Europese regelgeving (H-zinnen) o Standaardblad gevarensymbolen toevoegen (zie Onder de rubriek marktverkenning in de fiche: Er kan wel melding gemaakt worden van innovatieve oplossingen in een beperkte fiche op basis van terugnamesystemen van vloerbekleding. Hiervoor kan verwezen worden naar systemen die bijvoorbeeld door Desso ontwikkeleld worden (kort interview of desk research, zonder naamvermelding en contacteren sector). Vloerhechting lijm NL Vloerhechting lijm FR Fiches worden verwijderd van de site omdat het om zeer technische en moeilijk te controleren criteria gaat. Aankopers maken wel meestal gebruik van de labels. De verwijzing naar de labels op de site kan blijven. Basis en uitgebreide versie verwijderen.