Nieuw in AccountView versie 8.0

Transcriptie

1 Nieuw in AccountView versie 8.0

2 Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij AccountView BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor AccountView BV. AccountView BV, AccountView, AuditViews, AutoCodering, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, SetupAnalyser en het logo van AccountView BV zijn handelsmerken van AccountView BV. Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel en Word zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren. Versie 8.0, juli Copyright AccountView BV, 2006.

3 Inhoud Copyright 2 Inhoud 3 Wat vindt u in deze documentatie? 4 Algemeen 5 Gewijzigde systeemeisen 5 Nieuw in AccountView Solo, Team en Business 5 Mutatie-informatie van stamgegevens opvragen 11 Financieel 13 Financiële mutaties importeren 13 Diverse verbeteringen in Vaste activa 16 Conversie ADM-E 19 Handel 20 Procesgerichte administratie 20 Orderbeheer 21 Goederenuitgifte 23 Facturering 30 Voorraadbeheer 33 Offertes, uitgifte-opdrachten en verkoopfacturen fiatteren 38 Layouts 39 Wijzigingen in modules die gebruikmaken van Facturering 42 Projecten en uren 43 De Projectadministratie-case 43 De Consultancy-case 62 Koppeling met Verkoopinformatiesysteem 76 Accountancy 80 Verbeteringen in Centraal cliëntbeheer 80 Verbeteringen in AccountView Cliënt-invoer 82 Verbeteringen in Inlezen bankmutaties 83 Voor onze partners 86

4 Wat vindt u in deze documentatie? In AccountView versie 8.0 is veel nieuwe functionaliteit toegevoegd en bestaande functionaliteit nog verder verbeterd. Deze documentatie beschrijft nieuwe en gewijzigde functionaliteit ten opzichte van versie 7.1a. Het geeft u een indruk van wat er is veranderd, voor wie dit interessant is en vooral waarom u er profijt van zult hebben. Het zwaartepunt van deze versie ligt op de gebieden Handel en Projecten en Uren, samen goed voor ongeveer tweederde deel van de verbeteringen in AccountView 8.0. Daarnaast zijn in de volgende modules verbeteringen aangebracht: Centraal cliëntbeheer (zie Uitbreidingen in Centraal cliëntbeheer) Inlezen bankmutaties (zie Verbeteringen in Inlezen bankmutaties) Mutatie-import (zie Financiële mutaties importeren) Vaste activa I (zie Diverse verbeteringen in Vaste activa) Buiten dit document is geen documentatie van de nieuwe functionaliteit beschikbaar, op een klein aantal wijzigingen in het helpbestand na. In een volgende versie van AccountView zal de documentatie voor de 8.0-functionaliteit zijn bijgewerkt.

5 Algemeen Gewijzigde systeemeisen Voor versie 8.0 van AccountView zijn een aantal systeemeisen aangescherpt. De belangrijkste is dat het besturingssysteem minimaal Windows 2000 SP3 moet zijn. AccountView werkt niet meer onder Windows 98 of oudere versies. Voor de overige systeemeisen verwijzen wij naar de installatie-documentatie. Kies Help/PDF-handleiding/Installatie, en ga naar de paragraaf Systeemeisen controleren in het hoofdstuk AccountView installeren. Nieuw in AccountView Solo, Team en Business Adressen controleren vanuit AccountView In versie 8.0 van AccountView Solo (+ Facturering), Team en Business hebt u de mogelijkheid om op basis van deels ingevoerde adresgegevens een volledig adres in Nederland op te zoeken, en automatisch in te voeren, of om uw ingevoerde adresgegevens te controleren. Hiervoor wordt verbinding gemaakt met AdresXpress, een webservice van Cendris. Dit betekent dat er een internetverbinding beschikbaar moet zijn op het werkstation waarvandaan de adresinformatie moet worden opgevraagd. Het grote voordeel van het gebruik van een webservice is dat de informatie die u opvraagt altijd up-to-date is. Om deze adresgegevens te kunnen opvragen, hebt u een zogeheten controle-tegoed nodig. Iedere keer als u een adres of een postcode opvraagt, kost u dit één eenheid van het controle-tegoed. Bij ingebruikname van versie 8.0 van AccountView krijgt u een starttegoed van 100 eenheden. Het opvragen van adresgegevens met AdresXpress van Cendris is alleen mogelijk in een volledige licentie, niet in een tijdelijke of een demonstratielicentie. Bij wijze van proef ontvangt u, in ieder geval tot 1 januari 2008, van AccountView 100 eenheden in de maand dat uw onderhoudsabonnement is ingegaan. Daarnaast hebt u op elk moment de mogelijkheid om uw tegoed zelf aan te vullen (zie Controle-tegoed controleren en opwaarderen). Uw Cendristegoed is onbeperkt geldig. AdresXpress is een dienst van Cendris, waarop de algemene voorwaarden van Cendris van toepassing zijn, inclusief maar niet uitsluitend de beperking dat deze dienst alleen voor eigen gebruik beschikbaar is. INRICHTING ADRESGEGEVENS OPVRAGEN Om van deze dienst gebruik te kunnen maken, kiest u Opties/Instellingen/Systeem/Diensten, en markeert u Adressen via AdresXpress van Cendris kunnen opvragen. Eventueel kunt u hier nog een minimumtegoed invoeren, en instellen dat u wordt gewaarschuwd als dit minimumtegoed wordt bereikt. U kunt vervolgens zelf uw tegoed weer aanvullen (zie Controle-tegoed controleren en opwaarderen).

6 Algemeen 6 Als een gebruiker een adres of postcode succesvol opvraagt, en het Cendris-tegoed komt daardoor op 20 eenheden, dan krijgt deze gebruiker een melding te zien. HET OPVRAGEN VAN DE ADRESGEGEVENS U kunt de adresfunctionaliteit van Cendris op verschillende manieren gebruiken: u weet de postcode en het huisnummer, maar niet het volledige adres. Voer de postcode in het veld Postcode in, en het huisnummer in Adres of Nr, afhankelijk van uw instellingen in Stamgegevens ISO-landcode. Kies vervolgens Bewerken/Adresgegevens opvragen/adres, of klik op. Na controle van de ingevoerde gegevens, wordt het juiste adres automatisch ingevoerd. Ter controle wordt een venster getoond met de door u ingevoerde gegevens. Kies OK om het volledige adres op te vragen en automatisch in te voeren. u weet het adres en de plaatsnaam, maar niet de postcode. Voer het adres in Adres in, en de plaatsnaam in Plaats, en kies dan Bewerken/Adresgegevens opvragen/postcode. De juiste postcode wordt automatisch ingevoerd. u weet het volledige adres, maar u twijfelt of het correct is. Voer (een deel van) de adresgegevens in, en kies Bewerken/Adresgegevens opvragen/adres. De nieuwe functionaliteit is beschikbaar in alle vensters waarin adresgegevens worden vastgelegd:

7 Algemeen 7 Stamgegevens debiteur / crediteur Stamgegevens bedrijf Stamgegevens medewerker Stamgegevens vennoot Verzendadres wijzigen (vanuit offertes, verkooporders, verkoopfacturen en uitgifte-opdrachten) Stamgegevens magazijn Voorwaarde: module Verkoopinformatiesysteem In de stamgegevens van de ISO-landcode kunt u in het veld Adresinvoer bepalen hoe adresgegevens moeten worden ingevoerd. Als u van de Cendris-dienst gebruikmaakt, en u hebt Straatnaam + Huisnummer + Adres-toevoeging of Huisnummer + Straatnaam + Adres-toevoeging geselecteerd in het veld Adresinvoer, dan wordt het huisnummer altijd in een apart veld ingevoerd. Bij het opvragen van de postcode hoeft AccountView dus niet eerst te bepalen welk deel van het adres het huisnummer is. Als u adresgegevens opvraagt, dan toont AccountView altijd eerst een controlevenster waarin het deel van het adres staat dat u hebt ingevoerd. CONTROLE-TEGOED CONTROLEREN EN OPWAARDEREN Iedere keer als u succesvol een adres of postcode opvraagt, wordt er één eenheid van uw Cendris-tegoed afgeschreven. Als u dat in de systeeminstellingen hebt vastgelegd, dan krijgt u een waarschuwing zodra het ingestelde minimumtegoed is bereikt. U kunt het tegoed nu met 500, 1000 of 2500 eenheden opwaarderen. Hiervoor kiest u Document/Cendris-tegoed opwaarderen in het venster Administraties. Nadat uw tegoed is opgewaardeerd, ontvangt u een factuur van AccountView. In het venster Cendris-tegoed opwaarderen wordt ook altijd het huidige saldo getoond. U kunt deze optie dus ook gebruiken om het saldo te controleren. Met Annuleren sluit u het venster zonder het tegoed op te waarderen. Debiteuren en crediteuren automatisch nummeren Een veelgehoorde wens is de mogelijkheid om AccountView automatisch het eerstvolgende vrije debiteur- of crediteurnummer te laten uitdelen. In deze versie is dat ingebouwd; u hebt nu de keuze tussen volledig vrije invoer, zoals u gewend was, en automatische nummering. Met Opties/Instellingen/Administratie/Financieel/Algemeen kunt u instellen dat de nummering van nieuwe debiteuren en crediteuren in het vervolg automatisch plaatsvindt. Hiervoor markeert u het veld Debiteuren/crediteuren automatisch nummeren. Daarnaast legt u vast uit hoeveel cijfers de debiteur- en crediteurnummers moeten bestaan, en welke begintekens u wilt gebruiken. Indien nodig, wordt een nummer met nullen aangevuld tot de opgegeven nummerlengte is bereikt. Omdat debiteuren en crediteuren onder water in één tabel worden opgeslagen, krijgt iedere debiteur en crediteur een uniek nummer. Deze instelling verandert niets aan de nummers van debiteuren en crediteuren die al in uw administratie waren ingevoerd. U doet er verstandig aan om het nummer door één of twee begintekens vooraf te laten gaan. Zo kunt u een nummer eenvoudig herkennen als een debiteur- of als een crediteurnummer. De begintekens kunnen letters zijn (bijvoorbeeld DB voor de debiteurnummers, en CR voor de crediteurnummers), maar u kunt er ook voor

8 Algemeen 8 kiezen om de debiteurnummers bijvoorbeeld met een 2 te laten beginnen, en de crediteurnummers met een 5. Zowel het debiteur- als het crediteurnummer bestaat uit vijf cijfers. Daarvoor worden de letters DB of CR geplakt. Nadat deze instellingen zijn vastgelegd, kunt u debiteuren en crediteuren gaan invoeren. Als we uitgaan van het voorbeeld van debiteuren, dan krijgt iedere nieuwe debiteur automatisch een nummer toegekend dat één hoger is dan dat van de voorgaande debiteur. Zolang de debiteurgegevens nog niet zijn bewaard, kunt u het debiteurnummer nog wijzigen in een ander uniek nummer. Voor de volgende debiteur wordt dan vanaf dit nieuwe nummer doorgeteld. Het gebruik van de instelling Debiteuren/crediteuren automatisch nummeren zou ertoe kunnen leiden dat het vinden van de juiste debiteur of crediteur in een opvraaglijst (F4) moeilijker wordt. Opvraaglijsten worden immers standaard gesorteerd op debiteur- of crediteurnummer. Daarom is in de opvraaglijsten voor (onder andere) debiteuren en crediteuren de mogelijkheid ingebouwd om eerst een filterwaarde op te geven. Zo kunt u bijvoorbeeld eenvoudig op zoekcode zoeken. Uitgebreid zoeken in opvraaglijsten Uitgebreid zoeken in opvraaglijsten In opvraaglijsten voor debiteuren, crediteuren en artikelen kunt u nu een filterwaarde opgeven bij het zoeken in de opvraaglijst. Hiermee kunt u zeer grote opvraaglijsten eenvoudig beperken tot een handzaam formaat. U wilt een debiteur invoeren in een verkooporder. Om de gewenste debiteur te vinden, drukt u op F4 in het veld Verzenddebiteur, zodat de opvraaglijst Debiteuren wordt getoond. De opvraaglijst is standaard gesorteerd op Debiteurnummer. Boven in dit venster treft u nu de velden Veld en Begint met aan. Als u bijvoorbeeld debiteur Van Gaalen zoekt, waarvan u weet dat hij in Rotterdam is gevestigd, dan selecteert u Plaats in Veld, en vervolgens kunt u Rotterdam of Rott invoeren in Begint met. Klik vervolgens op om de filterwaarde toe te passen.

9 Algemeen 9 In de opvraaglijst staan alle debiteuren waarvan de plaatsnaam met ROTT begint. De laatstgebruikte instelling in Veld wordt per stamgegeven onthouden. Zo wordt het u makkelijk gemaakt om in debiteurenlijsten altijd op plaats te zoeken, en in artikellijsten altijd op artikelgroep. Vóór de beide invoervelden staat de knop of. Als de eerste knop wordt getoond, dan kunt u gebruikmaken van zoeken op filterwaarde. Wilt u niet gebruikmaken van deze functionaliteit, dan klikt u éénmalig op, zodat de knop verschijnt. De opvraaglijst wordt nu als een gewone opvraaglijst gebruikt. Deze instelling geldt voor alle opvraaglijsten waarin op een filterwaarde kan worden gezocht. Ongeacht of het zoeken op filterwaarden aan of uit staat, kunt u altijd nog op de gewone manier zoeken in een opvraaglijst, bijvoorbeeld met een afwijkende sortering of door de eerste paar tekens in te voeren van de informatie die u zoekt. Indeling Bestand-menu gewijzigd Het Bestand-menu van AccountView kunt u gebruiken om de belangrijkste centrale vensters uit de verschillende AccountView-modules snel op te vragen. Met de grootschalige uitbreidingen in de procesgebieden Handel en Projecten en uren (zie verderop in dit document) ontstond de wens om meer ruimte voor nieuwe opties in het Bestand-menu te maken. Om de overzichtelijkheid van het menu daarbij te behouden, is ervoor gekozen om aantal opties te groeperen in submenu s.

10 Algemeen 10 In het vernieuwde Bestand-menu zijn de opties gegroepeerd. Hierbij vindt u boven in het submenu altijd het belangrijkste stamgegeven van de groep; voor de groep Handel is dit bijvoorbeeld Artikelen. Daaronder staan de belangrijkste procesvensters. Onderin staat altijd de optie Meer, waarmee een volgend submenu met de overige stamgegevens van het betreffende procesgebied wordt opgevraagd. De belangrijkste opties in de modulelijn Relatiebeheer waren al op deze manier gegroepeerd. Dit submenu is nu onder andere uitgebreid met de optie Meer. Instellingenvensters vernieuwd In deze versie zijn een aantal wijzigingen aangebracht in het werken met de instellingenvensters. Om te beginnen zijn alle instellingen nu handig gegroepeerd onder het submenu Opties/Instellingen. Bovendien worden de instellingenvensters die voorheen uit verschillende tabs bestonden nu bediend via een overzichtelijke boomstructuur. Dit heeft ons de ruimte gegeven om de administratie-instellingen voor alle beschikbare modulelijnen in één venster te tonen, zodat de inrichting wat vlotter kan verlopen.

11 Algemeen 11 Het nieuwe venster voor de administratie-instellingen. Nieuwe Amyuni PDF driver Met versie 8.0 van AccountView wordt automatisch versie 2.5 van de Amyuni PDF driver geïnstalleerd. U vindt de driver terug in uw printerinstellingen onder de naam AccountView PDF Printer 2.5. De nieuwe driver ondersteunt ook het aanmaken van PDF-bestanden onder een 64-bits versie van Windows. Mutatie-informatie van stamgegevens opvragen Voorwaarde: AccountView Business Voor de meeste soorten stamgegevens in uw administratie is het nu mogelijk om op te vragen welke gebruiker dit stamgegeven heeft ingevoerd en wanneer dat precies is gebeurd. Als het stamgegeven na invoer is gewijzigd, dan kunt u tegelijkertijd zien door wie de laatste wijziging is aangebracht, en op welk moment dat is gebeurd. Om deze informatie op te vragen, selecteert u het stamgegeven waarvan u dit wilt weten en kiest u Zoeken/Mutatie-informatie. U hoeft hier verder niets voor in te stellen. In de overzichtsvensters van de stamgegevens waarvan deze informatie wordt bijgehouden, kunt u bovendien de gelijknamige kolommen tonen, en selecties definiëren voor de nieuwe velden Invoermedewerker, Invoerdatum, Medewerker laatste wijziging en Wijzigingsdatum.

12 Algemeen 12 Gebruiker Boelsma heeft op 19 juni 2006 een wijziging aangebracht in de gegevens van debiteur De Jong, die zijn collega De Mol in 2004 heeft ingevoerd. Van stamgegevens die in eerdere versies van AccountView zijn vastgelegd, worden alleen de invoerdatum en een eventuele wijzigingsdatum getoond. Bij selecties op de velden Invoerdatum en Wijzigingsdatum zijn de volgende extra condities beschikbaar: Na datum Op of na datum Voor datum Op of voor datum Niet op datum Hiermee is het mogelijk om selecties te zetten op de nieuwe datumvelden zonder dat daarbij rekening wordt gehouden met het precieze tijdstip. De bestaande module Audit Trail is een uitbreiding op deze functionaliteit. Met deze module wordt bijvoorbeeld ook bijgehouden welke gegevens van een stamgegeven precies zijn gewijzigd. MAATWERK Partners die maatwerktabellen hebben gemaakt, kunnen de nieuwe velden hieraan toevoegen door Document/Velden mutatie-informatie toevoegen te kiezen in de Veldendictionary.

13 Financieel Financiële mutaties importeren Voorwaarde: module Mutatie-import Met Document/Importeren/Dagboekbladzijden had u in AccountView al de mogelijkheid om financiële mutaties in een vast formaat in dagboekbladzijden te importeren. Hiermee kunt u gegevens die in andere pakketten worden ingevoerd eenvoudig voor verwerking in uw AccountView-administratie aanbieden. AccountView ondersteunt een groot aantal verschillende formaten, waaronder FoxPro-tabellen, dbase III-/IV-bestanden, XML-bestanden en Microsoft Excelbestanden. In AccountView 8.0 is deze functionaliteit verbeterd. Een importbestand wordt eerst in een tussenbestand opgeslagen, waar het kan worden gecontroleerd op geldige koppelingen met de AccountView-administratie, en waar deze koppelingen kunnen worden aangemaakt. De bestanden die gereed zijn, kunnen vervolgens in de financiële administratie worden verwerkt. Voorlopig blijft de optie Document/Importeren/Dagboekbladzijden beschikbaar naast de nieuwe functionaliteit, maar op termijn zal deze worden vervangen. Dagboekberichten importeren Met Document/Stamgegevens administratie/dagboekberichten vraagt u het centrale venster Dagboekberichten op. Hierin kunt u de dagboekberichten importeren, inzien en verwerken tot dagboekbladzijden. Bovendien legt u vanuit dit venster eenmalig de koppelingen aan tussen de dagboekberichten en de AccountView-administratie. U importeert de dagboekberichten met Document/Dagboekberichten importeren. Allereerst selecteert u het type berichten dat u wilt importeren: u kunt in ieder geval berichten van het type In-/Verkoop, Memoriaal en Bank/Kas importeren. Vervolgens moet u, afhankelijk van het berichttype, nog een paar aanvullende instellingen vastleggen op de tab Opties: In Periode selecteert u hoe de periode moet worden bepaald die in de dagboekbladzijde(n) moet worden vastgelegd. Verder kunt u in Valutakoers kiezen of een eventuele valutakoers rechtstreeks uit het importbestand moet worden overgenomen, of dat de valutakoers moet worden bepaald op basis van de valutacode uit het importbestand en de valutakoers uit de AccountView-administratie. Selecteer in Dagboekcode het dagboek waarin de geïmporteerde dagboekberichten moeten worden verwerkt. U kunt hier alleen dagboeken selecteren die geschikt zijn voor het berichttype dat u wilt verwerken, zodat memoriaalboekingen altijd in een memoriaaldagboek terecht komen.

14 Financieel 14 Omdat deze dagboekberichten verkoopmutaties bevatten, worden ze in het verkoopdagboek geïmporteerd. U kunt een berichtleverancier opgeven om een onderscheid te maken tussen de verschillende bronnen waaruit u dagboekberichten importeert (zie Dagboekberichtkoppelingen per berichtleverancier). Tot slot kunt u op de tab BTW nog aangeven hoe met eventuele BTWbedragen in het importbestand moet worden omgegaan: rechtstreeks overnemen uit het importbestand in de dagboekbladzijde, of berekenen op basis van het netto- of brutobedrag en de BTW-code. Dagboekberichtkoppelingen aanmaken Alleen dagboekberichten waarvoor de kolom Compl in het venster Dagboekberichten is gemarkeerd, kunnen worden verwerkt. Voor de dagboekberichten waarvoor deze kolom niet is gemarkeerd, moet u nog de benodigde dagboekberichtkoppelingen aanmaken. In een dagboekberichtkoppeling legt u eenmalig het verband vast tussen waarden uit het importbestand en uw administratie in AccountView. U kunt bijvoorbeeld koppelingen aanmaken voor grootboekrekeningen, debiteuren en BTW-codes. In het begin zult u na iedere import nog wel een aantal dagboekberichtkoppelingen moeten aanmaken. Naarmate u meer dagboekberichten hebt geïmporteerd, zal dit uiteraard steeds minder vaak nodig zijn. U maakt dagboekberichtkoppelingen aan met Document/Dagboekberichtkoppelingen controleren in het venster Dagboekberichten. In de tweede stap van het venster Dagboekberichtkoppelingen controleren dat dan verschijnt, staan alle mogelijke dagboekberichtkoppelingen voor het geselecteerde dagboekbericht. Sommige van deze koppelingen zijn verplicht (de kolom Verpl is gemarkeerd), andere zijn optioneel.

15 Financieel 15 Voor dit dagboekbericht is één dagboekberichtkoppeling verplicht. Deze koppeling is nog niet aanwezig. Het importbestand komt uit een verkoopprogramma, waarin de nummering van debiteuren anders is dan in uw AccountView-administratie; in het importbestand bestaat de zoekcode van een debiteur uit de eerste drie letters van de bedrijfsnaam, terwijl diezelfde debiteur in AccountView een zoekcode van vier letters heeft. In een dagboekberichtkoppeling legt u vast dat debiteur FLE uit het importbestand dezelfde is als debiteur FLEX in AccountView. Selecteer bijvoorbeeld een dagboekberichtkoppeling waarvoor de kolom Verpl is gemarkeerd en de kolom Aanw een kruis heeft, en kies Wijzigen. U koppelt hier bijvoorbeeld de debiteur uit uw AccountView-administratie aan de (ingevoerde) debiteur uit het importbestand. De volgende keer dat u van deze berichtleverancier een dagboekbericht importeert voor deze debiteur, wordt de zojuist aangemaakte dagboekberichtkoppeling automatisch toegepast. Als de kolom Aanw voor alle verplichte koppelingen bij dit dagboekbericht een vinkje heeft, dan kunt u de wizard voltooien. In het venster Dagboekberichten is nu ook de kolom Compl gemarkeerd. Dit betekent dat het dagboekbericht gereed is voor verdere verwerking. Dagboekberichtkoppelingen per berichtleverancier Als u dagboekberichten uit verschillende externe pakketten importeert, dan kan het noodzakelijk zijn dat voor waarden in uw AccountView-administratie verschillende koppelingen worden aangemaakt. Hiervoor is het mogelijk om in dagboekberichtkoppelingen voor debiteuren, crediteuren en BTW-codes de berichtleverancier vast te leggen. Als u bij het importeren van de dagboekberichten ook een berichtleverancier opgeeft, dan worden de juiste dagboekberichtkoppelingen gebruikt. In een ander programma waaruit u verkopen exporteert, hebben debiteuren een alfanumerieke zoekcode. De debiteur FLEXON uit AccountView heeft daar bijvoorbeeld zoekcode SO_DEB1. Het veld Berichtleverancier kunt u dus gebruiken om ervoor te zorgen dat er, per berichttype, meerdere dagboekberichtkoppelingen voor de debiteuren, crediteuren en BTW-codes in uw AccountView-administratie kunnen worden aangemaakt.

16 Financieel 16 Dagboekberichten verwerken In het venster Dagboekberichten staan alleen dagboekberichten die nog moeten worden verwerkt; een bericht heeft dan ook altijd óf de status Nieuw bericht, óf de status Fout bij vorige verwerking. Berichten die nog niet als compleet zijn gemarkeerd, kunnen niet worden verwerkt. Als ze toch worden verwerkt, dan krijgen ze de status Fout bij vorige verwerking. In de meeste gevallen kan dit probleem worden opgelost door de juiste dagboekberichtkoppelingen aan te maken (zie Dagboekberichtkoppelingen aanmaken). Door Document/Dagboekberichten verwerken in het venster Dagboekberichten te kiezen, zorgt u ervoor dat van alle (gemarkeerde) dagboekberichten een boeking wordt aangemaakt in het dagboek dat u bij de import van de dagboekberichten hebt vastgelegd. Zodra een dagboekbericht is verwerkt tot dagboekbladzijde, kunt u de betreffende financiële mutatie terugvinden in het dagboek waarin het bericht is verwerkt. Met Zoeken/Dagboekbericht kunt u het oorspronkelijke dagboekbericht inzien, bijvoorbeeld om de gegevens te vergelijken. Diverse verbeteringen in Vaste activa Voorwaarde: module Vaste activa I Bestaande vaste activa nu ook met de wizard toevoegen Tot nu werden er verschillende manieren gebruikt voor het toevoegen van bestaande en nieuwe vaste activa. De snelste manier om nieuw gekochte activa toe te voegen, is door een vergelijkbaar reeds ingevoerd activum te selecteren in het venster Vaste activa en dan Bewerken/Activum toevoegen te kiezen. Hiermee start u een wizard waarin een groot deel van de velden al een waarde heeft, gebaseerd op het geselecteerde activum. In versie 8.0 is het mogelijk gemaakt om in de wizard reeds gedane afschrijvingen in te voeren, zodat de wizard nu ook kan worden gebruikt voor het invoeren van activa die al langer in uw bezit zijn. Het invoeren van vaste activa in een nieuwe administratie is daarmee een stuk eenduidiger geworden. Als u de aanschafdatum in de wizard invoert, dan wordt in het nieuwe veld Jaar/per daarachter de periode getoond waarin deze datum valt. Eventueel kunt u in dit veld een afwijkend jaar/periode van eerste afschrijving invoeren. Een bedrijfsauto die in 2000 is aangeschaft, wordt nu alsnog in AccountView ingevoerd. Hiermee kunt u vervolgens eenvoudig voor uzelf bepalen hoeveel perioden er al zijn afgeschreven op dit activum. In het nieuwe veld Afgeschr t/m vj voert u het bedrag in van de cumulatieve afschrijvingen op dit activum tot en met het vorige

17 Financieel 17 boekjaar, en in het veld Afgeschr per t/m vj het aantal afgeschreven perioden. Het bestaande activum is nu in één handeling toegevoegd. Betere registratie van afvoeren vaste activa Om de werkwijze van veel accountants beter te ondersteunen, is het in AccountView 8.0 mogelijk gemaakt om het afvoeren van vaste activa voor een heel boekjaar in één keer in te voeren. Als daarna voor alle activa (inclusief de verkochte) de afschrijvingen over het hele boekjaar worden gegenereerd, dan wordt automatisch rekening gehouden met de afgevoerde activa. Ook de boekingen voor de ingevoerde verkopen worden dan meteen gemaakt. De optie Document/Verkopen is komen te vervallen. Het afvoeren van een activum legt u nu gewoon vast in de stamgegevens van dat activum. Hiervoor zijn op de tab Algemeen van het venster Stamgegevens vaste activa de velden Buiten gebruik en Verkoopdatum toegevoegd. In deze velden voert u de datum in waarop het activum respectievelijk buiten gebruik is gesteld, of is verkocht. Activa waarvoor één van deze velden een waarde heeft, worden in het vervolg buiten de afschrijvingen gehouden. Als het activum is verkocht, dan kunt u de opbrengst daarvan in Verkoopwaarde vastleggen. Door deze verkoopgegevens in de stamgegevens van het activum vast te leggen, en de benodigde journaalposten bij het genereren van afschrijvingen aan te maken, kunt u veel flexibeler werken. Het is nu ook mogelijk om de verkoopwaarde bij het activum vast te leggen zonder het activum meteen te verkopen. Alleen als de velden Verkoopdatum en Jaar/per een waarde hebben, kunnen de verkoopjournaalposten worden gegenereerd. De verkoop van een activum legt u nu vast in de stamgegevens. Als na het invoeren van de verkopen de afschrijvingen worden gegenereerd, dan worden de grootboekrekeningen waarop het activum en de afschrijvingen daarover worden geregistreerd automatisch bijgewerkt. Deze journaalpost staat in het dagboek waarin ook de afschrijvingen worden geboekt. Groot voordeel hiervan is dat een verkoop nu ook ongedaan kan worden gemaakt. Het enige wat u hoeft te doen, is de verkoopgegevens weer te verwijderen uit de stamgegevens van het activum en de afschrijvingen daarna opnieuw genereren. Daarnaast is het nu ook mogelijk om het verkochte activum te verwijderen met Bewerken/Verwijderen.

18 Financieel 18 Voor vaste activa die in een oudere versie van AccountView zijn verkocht, is de verkoopboeking in een ander dagboek gemaakt dan het dagboek waarin de afschrijvingen staan. Deze boeking kan daarom niet automatisch ongedaan worden gemaakt. Voorwaarde: module Vaste activa II Er is in versie 8.0 nog een andere manier om de verkoop van een activum in te voeren. U kunt de verkoop van een activum nu ook vanuit een verkoop-, bank- of memoriaaldagboek toevoegen, vergelijkbaar met het toevoegen van nieuwe activa vanuit bijvoorbeeld een inkoopdagboek. Als de verkoop van het activum wordt geboekt op een grootboekrekening waarvoor het nieuwe veld Activumverkooprekening is gemarkeerd, dan hebt u de mogelijkheid om de verkoop van dit activum in uw administratie te registreren. In het venster Vast activum verkopen dat bij het bewaren van de dagboekregel automatisch verschijnt, kan worden aangegeven welk activum is verkocht, per welke datum en voor welk bedrag. Deze informatie wordt opgeslagen in de stamgegevens van het activum. Als na het invoeren van de verkoopboeking de afschrijvingen worden gegenereerd, dan worden de grootboekrekeningen waarop het activum en de afschrijvingen daarover worden geregistreerd automatisch bijgewerkt. Deze journaalpost staat ook weer in het dagboek waarin ook de afschrijvingen worden geboekt. Herinvesteringsreserve in apart veld vastleggen Als u bij de aanschaf van een nieuw activum een herinvesteringsreserve aanspreekt, dan kunt u dit in versie 8.0 vastleggen in de stamgegevens van het activum. In de wizard Activum toevoegen (Bewerken/Activum toevoegen) en in het venster Aanschafwaarde (Document/Aanschafwaarde) kunt u in het veld Herinvestering zowel voor een fiscale als voor een commerciële administratie het bedrag invoeren dat u uit de herinvesteringsreserve hebt gehaald. In het rapport Jaaroverzicht worden de bedragen uit de velden Subsidie en Herinvestering altijd opgeteld. Met Rapporten/Subsidie en herinvestering kunt u een rapport opvragen waarin per activum het subsidie- en het herinvesteringsbedrag uitgesplitst worden gepresenteerd. Nieuw in versie 8.0 is ook dat de waarde in de velden Herinvestering en Subsidie zichtbaar blijven na de jaarovergang, en dus niet meer worden opgenomen in de aanschafwaarde van het activum. Vaste activa groeperen met activagroepen Voorwaarde: module Vaste activa II In de modules Vaste activa I en Vaste activa II hebt u onder andere de beschikking over het rapport Jaaroverzicht. In dit rapport worden de gegevens op dit moment altijd gegroepeerd per grootboekrekening. In AccountView 8.0 is deze functionaliteit uitgebreid met de mogelijkheid om ook te groeperen op vaste activagroepen. Een vaste activagroep is een kenmerk dat bij de vaste activa in uw administratie kan worden vastgelegd, zodat de activa in het rapport Jaaroverzicht op een andere manier kunnen worden gegroepeerd dan op grootboekrekeningen. Met Document/Stamgegevens administratie/vaste activagroepen kunt u deze groeperingen aanmaken; in de stamgegevens van het activum kunt u de vaste activagroep selecteren. Zo kunt u de verschillende bedrijfsauto s bijvoorbeeld

19 Financieel 19 samenvoegen in de groep AUTO, of een onderscheid maken tussen de winkelinventaris en de kantoorinventaris. In het rapport Jaaroverzicht kunt u aangeven dat u wilt groeperen op vaste activagroep. De mutaties van de activa in een vaste activagroep worden nu apart én gecumuleerd per vaste activagroep weergegeven in het rapport. De vaste activa in dit rapport Jaaroverzicht zijn gegroepeerd in de vaste activagroepen Auto s, Gebouwen en Inventaris. Verbeteringen in rapport Prognose afschrijvingen Voorwaarde: module Vaste activa II Als Rapporten/Prognose afschrijvingen wordt gekozen in het venster Vaste activa, dan bevat de draaitabel in Microsoft Excel nu ook de velden Omschrijving activum, Rekening activa en Aanschafdatum, zodat meer specifieke draaitabellen kunnen worden aangemaakt. Bovendien wordt bij het opvragen van het rapport nu automatisch rekening gehouden met een ingestelde Business-selectie. Hierdoor loopt u bij prognoses over langere tijd, of over een groot aantal vaste activa, minder snel tegen de beperkingen van Microsoft Excel op. In Excel 97 kunnen maximaal regels worden getoond, nieuwere versies tonen maximaal regels. Conversie ADM-E Als Document/Converteren/Administratiepakket wordt gekozen in het venster Administraties, dan is het nu ook mogelijk om administraties van het type ADM-E van Unit-4 te converteren. Omdat deze conversie relatief complex is, en sterk afwijkt van de gebruikelijke methodiek, moet de procedure vooraf worden doorgenomen met een AccountView-consultant. Ga hierbij uit van een halve dag begeleiding. Neem contact op met AccountView als u een conversie van ADM-E naar AccountView wilt laten uitvoeren. Zonder begeleiding vooraf wordt er ook geen ondersteuning verleend.

20 Handel In versie 8.0 van AccountView zijn de belangrijkste handelsmodules grondig verbeterd. Centraal hierbij staat het doel om een betere ondersteuning voor het verkoopproces te bieden, die beter aansluit bij de praktijk waar handelsbedrijven mee te maken hebben. Waar in eerdere versies van AccountView de nadruk vooral op de financiële stromen lag, is in versie 8.0 meer aandacht voor het beheer van de goederenstromen gekomen. Het is nu mogelijk om het goederenuitgifteproces gedetailleerd te administreren, waardoor het beheren en reserveren van voorraden kan worden geoptimaliseerd. Concreet houden deze wijzigingen in dat AccountView nu aparte modules en invoervensters kent voor de procesgebieden orderinvoer, goederenuitgifte en facturering, waardoor de administratie rondom de reservering en uitlevering van artikelen beter kan worden bijgehouden. Om een goede herindeling van de handelsmodules te kunnen maken, hebben we vijf verschillende gebruikersgroepen gedefinieerd: 1. Bedrijven die hun primaire processen buiten AccountView verwerken Deze bedrijven gebruiken AccountView alleen voor de boekhouding en het (incidenteel) versturen van facturen. 2. Dienstverleners Facturering vindt plaats op basis van de projecten- en/of de urenadministratie. 3. Dienstverleners die eventueel voorraden houden Er is geen sprake van een uitgebreid logistiek proces. Facturering kan plaatsvinden vanuit de projecten- en/of de urenadministratie, en vanuit de verkoop van artikelen. 4. Kleine voorraadhoudende bedrijven Voorraden worden op één centraal punt bewaard 5. Grote voorraadhoudende bedrijven Magazijn- en voorraadbeheer speelt een belangrijke rol in de dagelijkse bedrijfsvoering. Voorraden worden eventueel op verschillende fysieke locaties bewaard. In dit hoofdstuk vindt u een overzicht van de functionele veranderingen die zijn doorgevoerd in de handelsmodules. Procesgerichte administratie De belangrijkste wijziging in de handelsfunctionaliteit is dat voor de verkoop van artikelen nu een methode wordt aangeboden die beter aansluit bij de praktijk waar handelsbedrijven mee te maken hebben. Om dit te kunnen ondersteunen, kan het verkooptraject in AccountView nu worden doorlopen via aparte procesgerichte invoervensters voor orderinvoer, goederenuitgifte en facturering. Hiervoor zijn er wijzigingen aangebracht in de module-indeling en in de centrale vensters. Voorheen verzorgde u met de module Facturering, en het bijbehorende gelijknamige centrale venster, feitelijk de volledige verkoopadministratie van order tot factuur. In AccountView 8.0 hebt u te maken met vier nieuwe modules voor de verkoopadministratie: Facturering I, Facturering II, Verkooporders en Goederenuitgifte, waarbij de laatste vooral nieuwe functionaliteit bevat. Dit heeft tot het volgende geleid:

21 Handel 21 Met de komst van de nieuwe modules Facturering I en Facturering II is de oude module Facturering komen te vervallen. De module Orders/Backorders is in AccountView 8.0 komen te vervallen. De functionaliteit uit deze module is ondergebracht in de nieuwe module Verkooporders, die een uitbreiding is op de module Voorraad. Orderbeheer Voorwaarde: modules Voorraad & Facturering I De uitbreidingsmodule Verkooporders is beschikbaar met een AccountView Team- of een AccountView Business-uitvoering, en vervangt de oude modules Facturering en Orders/backorders. Kleinere bedrijven die artikelen vanuit één voorraadpunt verkopen (zonder dat er sprake is van een uitgebreid logistiek proces) kunnen hiermee prima uit de voeten. Het centrale venster Verkooporders vraagt u op met Bestand/Handel/Verkooporders. Hierin wordt het verloop van het verkooptraject bijgehouden. Door het afdrukken en verwerken van onder andere pakbonnen en verkoopfacturen wordt de status van de order bijgewerkt. Ook kunt u in het venster Verkooporders bestelde artikelen in backorder zetten of uit backorder halen. Belangrijk verschil is dat de facturen nu niet meer vanuit het venster Verkooporders worden afgedrukt, maar vanuit het venster Verkoopfacturen. Naast bovengenoemde functionaliteit hebt u de beschikking over: aanbetalingen op verkooporders deelfacturen periodieke verkooporders verkooporders genereren verzamelorders Voorwaarde: AccountView Business elektronische orderbevestigingen (zie Elektronische facturen aanmaken) Als u in versie 7.x van AccountView de module Orders/backorders gebruikt in combinatie met Voorraad, dan kunt u zonder meer overstappen op deze nieuwe module Verkooporders. Het aanmaken en verwerken van uw pakbonnen doet u dan nog steeds vanuit de verkooporders, zoals u dat gewend bent. Gebruikt u de module Voorraad nog niet, dan zult u deze moeten aanschaffen om de functionaliteit uit Verkooporders te kunnen gebruiken. Goederenuitgifte; Facturering Aanbetalingen op verkooporders Het kan wenselijk zijn dat een verkooporder pas wordt uitgeleverd nadat de klant een aanbetaling heeft gedaan. In de module Inkoop van AccountView had u al de mogelijkheid om aanbetalingen in te voeren voor inkooporders. Nu kunt u met Bewerken/Aanbetaling in het venster Verkooporders op dezelfde wijze een aanbetaling invoeren voor een geselecteerde verkooporder. In de wizard Aanbetaling voert u onder andere het aan te betalen bedrag in, en het dagboek waarin de openstaande post moet worden aangemaakt. In de laatste stap van de wizard kunt u een orderbevestiging afdrukken, waarin u de aanbetaling hebt opgenomen.

22 Handel 22 Op verkooporder moet 10% worden aanbetaald. Bij het afdrukken van de pakbon voor een verkooporder wordt gecontroleerd of eventuele aanbetalingen al zijn ontvangen. Is dit niet het geval, dan wordt een melding getoond. Zo kunt u er eenvoudig voor zorgen dat deze verkooporder niet wordt uitgeleverd. Als de nieuwe module Goederenuitgifte beschikbaar is, dan vindt deze controle plaats bij het genereren of handmatig invoeren van een uitgifteopdracht (zie Uitgifte-opdrachten aanmaken). Andersom kan de uitlevering van een verkooporder in werking worden gesteld zodra de aanbetaling is ontvangen. In het venster Verkooporders kunt u de weergave Aanbetaling selecteren, waardoor kolommen met het aanbetaalde bedrag en het nog aan te betalen bedrag worden getoond. De orders die volledig zijn aanbetaald, kunt u nu verder verwerken. Op de factuur die na levering van de artikelen wordt verstuurd, is het aanbetaalde bedrag verrekend. Op de layout kunt u een nieuw layoutveld toevoegen waarin het aanbetaalde bedrag wordt getoond. Voorwaarde: module Fiattering Als u ook de beschikking hebt over de module Fiattering, dan kunt u de waarschuwingen rondom aanbetalingen op verkooporders volledig flexibel instellen. In de administratie-instellingen kunt u met de knop Fiatteringscontroles in het veld Verplichte verkoopstadia aangeven bij welke fase in het verkoopproces AccountView moet controleren of de aanbetaling is betaald. Bij het genereren van de uitgifte-opdracht controleert AccountView of een eventuele aanbetaling al is gedaan.

23 Handel 23 Bovendien kunt u in een fiatteringsprofiel vastleggen dat deze fiatteringscontrole verplicht is voor bepaalde gebruikers. Deelfacturering op verkooporders In versie 8.0 van AccountView is het mogelijk gemaakt om van een uitgeleverde verkooporder met meerdere orderregels alleen één regel te factureren, of om alleen die regels te factureren die ook daadwerkelijk zijn geleverd, bijvoorbeeld in het geval van een dispuut. Zodra u met Rapporten/Pakbonnen de pakbon voor een verkooporder hebt afgedrukt, beschouwt AccountView de order als uitgeleverd. Om nu een deel van deze order te factureren, selecteert u op de tab Invoer van het venster Verkooporder de verkooporderregel waarvoor u een afwijkend aantal wilt factureren. Vervolgens kiest u Bewerken/Verkooporderregel/Regel wijzigen (CTRL+F6), en voert u in het veld Te factureren aantal het aantal artikelen in dat u wilt factureren. In plaats van 10 elektrische heggenscharen worden er maar 5 gefactureerd. In het veld Te factureren aantal is standaard het geleverde aantal artikelen voor de betreffende regel ingevoerd. Bij nieuwe leveringen op de order, wordt het te factureren aantal automatisch bijgewerkt. Nadat de factuur is verwerkt, wordt het Te factureren aantal naar beneden bijgesteld. Goederenuitgifte Voorwaarde: AccountView Business en de modules Verkooporders, Facturering II & Magazijnlocaties Handelsbedrijven die hun voorraden op meerdere magazijnlocaties bewaren, en hiervoor de module Magazijnlocaties gebruiken, kunnen profiteren van de uitgebreide mogelijkheden van de nieuwe module Goederenuitgifte. Het centrale venster in deze module is het venster Uitgifte-opdrachten. Zodra een verkooporder gereed is voor uitlevering, maakt u een uitgifte-opdracht aan. Dit is een overzicht van de artikelen die uit het magazijn moeten worden gehaald om één of meer verkooporders te kunnen uitleveren. Op basis van deze uitgifteopdracht drukt u een paklijst (voor de orderpicker) en een pakbon (voor de ontvanger) af. De module Goederenuitgifte is een nieuwe module. Hiervoor is geen overstapregeling van toepassing.

24 Handel 24 Extra functionaliteit in deze module is onder andere: magazijnlocaties blokkeren inzicht in voorraadverloop in de tijd De nieuwe AccountView-module Goederenuitgifte zorgt ervoor dat de processen rondom de reservering en uitlevering van artikelen, in combinatie met het gebruik van meerdere magazijnlocaties, beter bij de praktijk aansluiten. Tot nu toe werden het magazijn en de magazijnlocatie altijd bepaald op het moment dat het artikel werd geselecteerd bij het invoeren van de orderregels. Op basis van de prioriteit die aan de magazijnlocatie was toegekend, en eventueel de omvang van de vrije voorraad, werd de magazijnlocatie geselecteerd bij de orderinvoer. Dit kon problemen geven als de voorraad van het artikel op het moment van uitleveren niet toereikend was op die locatie. De administratie van de artikeluitgifte verloopt met Goederenuitgifte een stuk efficiënter. Bij het invoeren van verkooporders voert u in eerste instantie alleen het magazijn in waaruit u verwacht dat de verkooporder wordt geleverd. De definitieve magazijnlocatie wordt dan pas bepaald op het moment dat de order daadwerkelijk wordt uitgeleverd. Inrichting Goederenuitgifte Om deze nieuwe werkwijze te kunnen gebruiken, is het wel nodig dat bij het magazijn dat in de verkooporder wordt vastgelegd een zogeheten uitgiftelocatie is ingevoerd. Dit is een fictieve magazijnlocatie waarin geen artikelen worden opgeslagen; dit kan dus een magazijnlocatie zijn die fysiek niet in het magazijn bestaat, of een locatie die alleen voor het klaarmaken van de verzending wordt gebruikt, bijvoorbeeld een inpaktafel. Door het gebruik van deze uitgiftelocatie is het mogelijk dat bij het invoeren van de verkooporderregels nog geen magazijnlocatie hoeft te worden ingevoerd. Als de order is opgeslagen, maakt het programma op de achtergrond een reservering aan op de uitgiftelocatie. Bij het genereren van de uitgifte-opdracht wordt deze reservering weer verwijderd, en vindt de afboeking plaats vanuit de magazijnlocatie waaruit u uiteindelijk levert. Kies Document/Stamgegevens administratie/magazijnen om in het venster Stamgegevens magazijn de uitgiftelocatie vast te leggen. Bij alle magazijnen in uw administratie moet een dergelijke uitgiftelocatie zijn vastgelegd. Om deze nieuwe werkwijze te kunnen gebruiken, moet u de module Goederenuitgifte verder als volgt inrichten voor gebruik: 1. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Voorraad. 2. In Standaardmag/-loc kunt u het magazijn en de magazijnlocatie invoeren die als standaardwaarden moet worden gebruikt bij het invoeren van verkooporders. Eventueel kunt u bij medewerkers een afwijkend standaardmagazijn vastleggen. 3. Selecteer in Pakstrategie de manier waarop magazijnlocaties moeten worden toegewezen aan uitgifte-opdrachtregels. Hoogste prioriteit, laagste technische voorraad: de voorkeur gaat uit naar magazijnlocaties met de hoogste prioriteit. Bij gelijke prioriteit stelt AccountView de magazijnlocatie met de laagste vrije technische voorraad voor. Met deze strategie kunt u er bijvoorbeeld voor zorgen dat magazijnlocaties

25 Handel 25 waar kleine hoeveelheden voorraad van een artikel liggen als eerst worden leeggemaakt, zodat u efficiënt met de beschikbare magazijnruimte omgaat. Hoogste prioriteit, hoogste technische voorraad: de voorkeur gaat uit naar magazijnlocaties met de hoogste prioriteit. Bij gelijke prioriteit wordt de magazijnlocatie met de hoogste vrije technische voorraad voorgesteld. Deze standaardwaarde wordt bij alle bestaande en nieuwe artikelen vastgelegd. Per artikel kunt u hiervan afwijken door op de tab Voorraad van het venster Stamgegevens artikel een andere instelling te markeren. Voer de instellingen voor de module Goederenuitgifte in. Als dat nodig is, kunnen partners van AccountView extra pakstrategieën toevoegen. Nadat de module is ingericht, kunt u verkooporders aanmaken op de manier waarop u dat gewend bent. Hierbij hebt u nu de beschikking over de volgende extra functionaliteit: in de stamgegevens van de debiteur kunt u een uitleverprioriteit vastleggen, die wordt overgenomen in verkooporders voor deze debiteur. Bij het verdelen van de beschikbare voorraad over de verkooporders (proces: genereren van uitgifte-opdrachten) kunnen de orders met de hoogste uitleverprioriteit als eerste voorraad toegewezen krijgen. Desgewenst kan in de verkooporder (tab Verzending) of in de verkooporderregels (CTRL+F6) een andere uitleverprioriteit worden opgegeven. in de verkooporder (tab Verzending), maar ook in de verkooporderregels (CTRL+F6), kunt u aangeven dat de order(regel) compleet moet worden geleverd. Als de instelling Geen deelleveringen toegestaan is gemarkeerd, en er is niet voldoende vrije voorraad beschikbaar bij het genereren van de uitgifte-opdracht, dan wordt de order(regel) niet uitgeleverd. Uitgifte-opdrachten aanmaken Voor verkooporders die (deels) gereed zijn voor uitlevering, kunt u met de nieuwe module Goederenuitgifte zogeheten uitgifte-opdrachten aanmaken. Een uitgifteopdracht is niets anders dan het overzicht van artikelen dat uit het magazijn moet worden gehaald om één of meerdere verkooporders uit te kunnen leveren. Deze uitgifte-opdrachten worden vervolgens weer gebruikt om de pakbonnen, de paklijsten en eventueel de vrachtbrieven en verzendetiketten af te drukken.

26 Handel 26 In versie 8.0 van AccountView wordt een apart venster voor het uitleveren van artikelen geïntroduceerd: het venster Uitgifte-opdrachten. Voor verkooporders die kunnen worden uitgeleverd, kan in dit venster met behulp van een wizard automatisch een uitgifte-opdracht worden aangemaakt. AUTOMATISCH UITGIFTE-OPDRACHTEN GENEREREN Om voor een set van verkooporders automatisch uitgifte-opdrachten te genereren, kiest u in het venster Verkooporders de optie Document/Uitgifte-opdrachten genereren. Hier geeft u vervolgens het bereik op van verkooporders die moeten worden uitgeleverd, en u bepaalt in Prioriteit de volgorde waarin ze moeten worden uitgeleverd. Hierbij kunt u er onder andere voor kiezen om de verkooporders op volgorde van leverdatum of orderdatum uit te leveren, maar bijvoorbeeld ook op basis van uitleverprioriteit. Deze laatste keuze wordt mogelijk gemaakt door het nieuwe veld Uitleverprioriteit. Dit is een kenmerk dat u kunt vastleggen bij een debiteur (venster Stamgegevens debiteur, tab Factuur), of bij een verkooporder (venster Verkooporder, tab Verzending). De uitleverprioriteit die bij een debiteur is vastgelegd, wordt overgenomen in de verkooporder. Voor debiteur worden de verkooporders verzameld in één uitgifte-opdracht. Standaard wordt voor iedere verkooporder in het opgegeven bereik een aparte uitgifte-opdracht aangemaakt. De mogelijkheid bestaat om alle verkooporders (in het opgegeven bereik) die voor dezelfde debiteur zijn bestemd in één uitgifteopdracht te verzamelen. Markeer hiervoor Uitgifte-opdrachten verzamelen per debiteur. In de volgende stap van de wizard kunt u een controlerapport inzien, waarin staat samengevat voor welke verkooporders op basis van uw instellingen uitgifteopdrachten worden aangemaakt. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de instellingen Geen deelleveringen toegestaan en Regel compleet leveren (zie Inrichting Goederenuitgifte). Order(regel)s waarvoor deze velden zijn gemarkeerd krijgen alleen voorraad toebedeeld als aan de ingestelde voorwaarden kan worden voldaan. Vanuit het controlerapport kunt u eventueel terug naar de eerste stap van de wizard om bijvoorbeeld een andere prioriteit te kiezen. In het controlerapport kunt u dan zien wat het gevolg is van deze wijziging.

27 Handel 27 HANDMATIG UITGIFTE-OPDRACHTEN AANMAKEN In het venster Uitgifte-opdrachten kunt u ook handmatig een uitgifte-opdracht aanmaken, bijvoorbeeld voor een spoedorder. In dit geval bepaalt u zelf welke order(regels) worden geleverd, en vanuit welke magazijnlocatie dit moet gebeuren. Het is mogelijk om handmatige uitgifte-opdracht samen te stellen voor artikelen die niet aan een verkooporder(regel) zijn gekoppeld. Ook bij het handmatig aanmaken van uitgifte-opdrachten wordt gecontroleerd op de instellingen Geen deelleveringen toegestaan en Regel compleet leveren (zie Inrichting Goederenuitgifte). Voor order(regel)s waarbij deze velden zijn gemarkeerd, kan geen uitgifte-opdracht worden bewaard als niet aan de ingestelde voorwaarden wordt voldaan. Paklijsten afdrukken en resultaten terugmelden De volgende stap in het uitleverproces is het afdrukken van paklijsten. Een paklijst is de fysieke lijst van artikelen die uit het magazijn moeten worden gehaald om een verkooporder uit te kunnen leveren. Als de module Goederenuitgifte beschikbaar is, dan wordt een paklijst niet meer afgedrukt op basis van de verkooporder, maar op basis van de uitgifte-opdracht. Voor paklijsten is nu ook een apart layouttype beschikbaar, met een eigen voorbeeldlayout. Nadat u een paklijst met Rapporten/Paklijsten hebt afgedrukt, krijgt de uitgifteopdracht de status Paklijst afgedrukt. Voor iedere uitgifte-opdrachtregel staan onder in het venster Stamgegevens uitgifte-opdracht één of meer paklijstregels. In de paklijstregels staat de werkelijk toegekende paklocatie, en het aantal te pakken artikelen op die locatie vermeld. Op de magazijnlocatie A0401 moeten 5 elektrische heggenscharen worden gepakt. De resultaten van het pakken kunnen op twee manieren worden teruggemeld: als alle artikelen in de juiste aantallen zijn gepakt op de locaties die in de paklijstregels waren gespecificeerd, dan kunt u Document/Alles terugmelden kiezen in het venster Uitgifte-opdrachten. Voor alle uitgifte-opdrachten in het opgegeven bereik wordt in de kolom Gepakt het aantal overgenomen uit de kolom Pakken.