Instructies evaluatie voortgangsrapport - Leden begeleidingscommissie

Transcriptie

1 DEKENSTRAAT DEKENSTRAAT LEUVEN, BELGIË LE Instructies evaluatie vrtgangsrapprt - Leden begeleidingscmmissie Dctraatsreglement Artikel 13. Vrtgangsrapprtering Versie mei 2016 De eerste vrtgangsrapprtering vindt plaats uiterlijk één jaar na de aanvang van de dctrale peride en bestaat uit een mndelinge f schriftelijke vrstelling van het verrichte en ng geplande nderzek. Het resultaat bepaalt f de dctraatspleiding en de vrbereiding van het prefschrift kunnen wrden verdergezet f niet. De evaluatie gebeurt aan de hand van twee criteria: (1) de vrtgang van het dctraatsnderzek, en (2) de vrdering in academische bekwaamheid en nderzeksmaturiteit van de dctrandus/a. Vervlgens rapprteert de dctrandus/a minstens jaarlijks ver de vrtgang van het dctraatsnderzek, en daarnaast - indien dit vereist is - vr de aanvraag f verlenging van een beurs f mandaat. Elk vrtgangsrapprt wrdt gevalideerd dr de prmtr en de eventuele cprmtren, en geëvalueerd dr de verige leden van de begeleidingscmmissie. Het resultaat wrdt gemtiveerd en schriftelijk vastgelegd, en vergemaakt aan de dctraatscmmissie. Bijznderheden Faculteit Psychlgie en Pedaggische Wetenschappen 1. Vrtgangsrapprtering Het eerste vrtgangsrapprt wrdt vóór het einde van het eerste dctraatsjaar ingediend en bestaat uit het standaardfrmulier, een beknpt nderzeksvrstel en een datamanagement plan. De begeleidingscmmissie evalueert het rapprt (i.e., psitief, vrwaardelijk psitief, f negatief). Bij negatieve evaluatie dr één van de leden van de begeleidingscmmissie kmt de dctraatscmmissie, in samenspraak met de begeleidingscmmissie, tt een finaal rdeel. Een psitieve berdeling is ndzakelijk vr de verderzetting van het dctraat. In de daarp vlgende jaren wrdt het jaarlijkse vrtgangsrapprt ingediend vóór het verstrijken van het betreffende dctraatsjaar, gebruikmakend van het standaardfrmulier. De begeleidingscmmissie evalueert het rapprt (i.e., psitief, vrwaardelijk psitief, f negatief). Bij negatieve evaluatie dr één van de leden van de begeleidingscmmissie kmt de dctraatscmmissie in samenspraak met de begeleidingscmmissie tt een finaal rdeel. Een psitieve evaluatie is essentieel m het dctraatsprject vrt te zetten. Dctrandi van wie de examencmmissie dr het faculteitsbestuur werd gedgekeurd (zie art. 17) vóór de indiendatum van het jaarlijks vrtgangsrapprt, wrden vrijgesteld van deze rapprtering vr dat jaar.

2 Evaluatieprcedure De dctrandus/a stuurt het dr prmtren ndertekend vrtgangsrapprt via mail f persnlijk naar de 2 leden van de begeleidingscmmissie. Van de leden van de begeleidingscmmissie wrdt verwacht dat zij elk afznderlijk het vrgelegd vrtgangsrapprt evalueren p basis van de vrgestelde checklijsten (zie verder in dit dcument). Deze verplichting geldt niet vr de leden van het prmtrenteam mdat zij dr ndertekening van het vrtgangsrapprt het rapprt reeds gedkeurden. Van de leden van de begeleidingscmmissie wrdt verwacht dat zij binnen de twee weken na ntvangst van het vrtgangsrapprt één van nderstaande evaluatiemgelijkheden bezrgen aan de dctrandus/a. Evaluatiemgelijkheden (1) Psitief Het rapprt is vlledig ingevuld en geeft een ged verzicht van de vrbije en tekmstige activiteiten, afspraken met het prmtrenteam, De inhud van het rapprt baart geen zrgen wat betreft de vrtgang van het dctraatstraject. Gelieve in de taal van het ingediende vrtgangsrapprt aan de dctrandus te bevestigen dat het rapprt wrdt gedgekeurd. Verdere mtivering is niet verplicht. Dit kan per mail f dr het aanbrengen van het advies nderaan p het vrtgangsrapprt. (2) Vrwaardelijk psitief Het rapprt is niet prblematisch maar schiet tekrt p een aantal zaken waardr het (ng) niet kan wrden gedgekeurd. Gelieve in de taal van het ingediende vrtgangsrapprt aan de dctrandus te specifiëren nder welke vrwaarden het rapprt kan wrden gedgekeurd: a) het rapprt met verder wrden aangevuld en pnieuw wrden ingediend vr finale gedkeuring. Van de dctrandus/a wrdt verwacht dat hij/zij binnen de X weken na ntvangst van de evaluatie (te bepalen in functie van de gevraagde wijzigingen) een bijgestuurde versie van het rapprt bezrgt, die dan hetzij een psitieve f een negatieve evaluatie krijgt. b) het rapprt wrdt gedgekeurd maar er wrden vrwaarden pgelegd die tegen het vlgende vrtgangsrapprt meten wrden vldaan (bvb het halftijds nderzeksrapprt met wrden ingediend vr een bepaalde datum,...). Indien aan deze vrwaarden niet is vldaan, zal het vlgende rapprt niet wrden gedgekeurd. Dit kan per mail f dr het aanbrengen van het advies nderaan p het vrtgangsrapprt. (3) Negatief Het rapprt is ndermaats Gelieve in de taal van het ingediende vrtgangsrapprt aan de dctrandus/a te specifiëren waar het rapprt tekrtschiet en waarm het dus niet kan wrden gedgekeurd. Dit kan per mail f dr het aanbrengen van het advies nderaan p het vrtgangsrapprt. Wanneer één van de leden van de begeleidingscmmissie een negatief rdeel uitspreekt, kmt de dctraatscmmissie, in samenspraak met de begeleidingscmmissie, tt een finaal rdeel. Luidt dat rdeel negatief, betekent dit he dan k de stpzetting van het dctraat.

3 Finale beslissing begeleidingscmmissie: Na ntvangst van alle evaluaties laadt de dctrandus/a het ndertekende vrtgangsrapprt en de van de begeleiders ntvangen evaluaties in één pdf-dcument p in KU Lket. De dctraatscmmissie infrmeert de dctrandus/a ver de finale beslissing van de begeleidingscmmissie.

4 Checklijsten evalueren vrtgangsrapprten Eerste vrtgangsrapprt (standaard frmulier) - Algemeen Werden alle rubrieken ingevuld? Bevat het rapprt een datamanagement plan? Bevat het rapprt een beknpt glbaal nderzeksvrstel? Werd het rapprt in een tegelaten taal pgesteld (Nederlands, Frans, Engels f Duits)? Is de lengte van het rapprt OK (is het niet te krt f te lang)? - Functineringsgesprek (enkel verplicht vr studenten tewerkgesteld f betaald dr KU Leuven fndsen en FWO) Heeft het functineringsgesprek plaatsgevnden vr het indienen van het vrtgangsrapprt? Indien niet, werd er een reden vermeld waarm het gesprek ng niet heeft plaatsgevnden? Het rapprt kan niet wrden gedgekeurd indien het functineringsgesprek niet heeft plaats gevnden. - Vrpgestelde datum halftijdse evaluatiecmmissie Valt deze datum rnd de helft van de dctrale peride 1? - Vrpgestelde verdedigingsdatum Kmt deze datum vereen met het einde van de dctrale peride 2? Is deze realistisch, gegeven de vrtgang van het dctraat zals beschreven in het rapprt? - Inhud rapprt (max. 2 blzn.) Bevat het rapprt nder meer de vlgende infrmatie: Overzicht van de reeds gerealiseerde en ng te realiseren nderdelen van het nderzeksplan. Gemaakte afspraken met het prmtrenteam vr het kmende academiejaar. Overzicht van de nderdelen van de dctraatspleiding (vlbracht en gepland). Elk nderdeel met afznderlijk wrden besprken. - Finale evaluatie rapprt De evaluatie van het eerste vrtgangsrapprt is zeer belangrijk. Indien er ernstige prblemen wrden vastgesteld betreffende de vrtgang van het dctraatsprject f het algemeen functineren van de dctrandus/a, kan het dctraat misschien beter stpgezet wrden ( negatief ) f kunnen er best specifieke vrwaarden wrden pgelegd alvrens het rapprt finaal ged te keuren ( vrwaardelijk psitief ). Vanaf het tweede vrtgangsrapprt (standaard frmulier) - Algemeen Werden alle rubrieken ingevuld? Werd het rapprt in een tegelaten taal pgesteld (Nederlands, Frans, Engels f Duits)? Is de lengte van het rapprt OK (is het niet te krt f te lang)? Werd het vrige rapprt vrwaardelijk gedgekeurd? Gelieve dan na te gaan f en he de kandidaat aan de vrwaarden van het vrige rapprt heeft vldaan alvrens het huidige rapprt ged te keuren (vanaf ). 1 Dctrale peride vltijds aap/bap = 4 jaar, exclusief gewettigde nderbreking wegens zwangerschap, ziekte, tijdskrediet, enz. Dctrale peride vltijds assistenten = 6 jaar, exclusief gewettigde nderbreking wegens zwangerschap, ziekte, tijdskrediet, enz. Dctrale peride self-supprting dctrandi = start initieel vr een 6 jarige peride, exclusief gewettigde nderbreking wegens zwangerschap, ziekte, tijdskrediet, enz. Mits testemming kan deze peride wrden verlengd.

5 - Functineringsgesprek (enkel verplicht vr studenten tewerkgesteld f betaald dr KU Leuven fndsen en FWO) Heeft het functineringsgesprek plaatsgevnden vr het indienen van het vrtgangsrapprt? Indien niet, werd er een reden vermeld waarm het gesprek ng niet heeft plaatsgevnden? Het rapprt kan niet wrden gedgekeurd indien het functineringsgesprek niet heeft plaats gevnden. - Halftijds nderzeksrapprt Werd het nderzeksrapprt vr het einde van de eerste helft van de dctrale peride 2 ingediend bij het Faculteitsbestuur? Indien niet, werd er een reden vermeld waarm dit ng niet gebeurd is (bvb zwangerschap, ziekte,...)? - Halftijdse evaluatiecmmissie Is de halftijdse evaluatiecmmissie reeds samen gekmen? Indien ja, valt deze datum rnd de helft van de dctrale peride 3? - Vrpgestelde verdedigingsdatum Kmt deze datum vereen met het einde van de dctrale peride 3? Is deze realistisch, gegeven de vrtgang van het dctraat zals beschreven in het rapprt? - Inhud rapprt (max. 2 blzn.) Bevat het rapprt nder meer de vlgende infrmatie: Overzicht van de reeds gerealiseerde en ng te realiseren nderdelen van het nderzeksplan. Gemaakte afspraken met het prmtrenteam vr het kmende academiejaar. Overzicht van de nderdelen van de dctraatspleiding (vlbracht en gepland). Elk nderdeel met afznderlijk wrden besprken. 2 Dctrale peride vltijds aap/bap = 4 jaar, exclusief gewettigde nderbreking wegens zwangerschap, ziekte, tijdskrediet, enz. Dctrale peride vltijds assistenten = 6 jaar, exclusief gewettigde nderbreking wegens zwangerschap, ziekte, tijdskrediet, enz. Dctrale peride self-supprting dctrandi = start initieel vr een 6 jarige peride, exclusief gewettigde nderbreking wegens zwangerschap, ziekte, tijdskrediet, enz. Mits testemming kan deze peride wrden verlengd.