Uw kenmerk Uw brief Ons kenmerk Datum BA/2003/ september 2003

Transcriptie

1 Provinciale Staten van Overijssel Postadres Provincie Overijssel Postbus GB Zwolle Telefoon Telefax Uw kenmerk Uw brief Ons kenmerk Datum BA/2003/ september 2003 Bijlagen Doorkiesnummer Inlichtingen bij mw. mr. A.M. de Koning Onderwerp Project mediation Bijlagen: Projectplan Project mediation Van mediationvaardigheden, naar premediation, naar mediation (te raadplegen via het Stateninformatiesysteem - SIS, onder kenmerk: PS/2003/591) Bijlagen zijn op te vragen via statenstukken@prv-overijssel.nl Met het projectplan Project Mediation , Van mediationvaardigheden, naar premediation, naar mediation, wordt nadere invulling gegeven aan de in het Onderhandelingsakkoord provincie Overijssel Ruimte voor actie opgenomen ambitie, het vergroten van de sociale en maatschappelijke deelname. Provinciale Staten hebben in de Perspectiefnota besloten dat de kosten van het project in 2004 en 2005 in totaal ,- bedragen. De inzet van mediation en andere vormen van alternatieve conflictoplossing dragen er aan bij dat burgers zich serieus genomen voelen, betrokken weten en vertrouwen hebben of weer krijgen in de overheid. Door het stimuleren van het gebruik van mediation(vaardigheden) wordt de betrokkenheid van en met de burger vergroot. In die zin draagt het project bij aan het bevorderen van burgerparticipatie. De doelstellingen van het project mediation zijn als volgt omschreven: a. Het voorkomen van geschillen en procedures door het bevorderen van het gebruik van mediation(vaardigheden) op alle beleidsterreinen en in de primaire besluit- en planvormingstrajecten. b. Het verder bevorderen en implementeren van het gebruik van mediation in de provinciale bezwaarschriften- en klachtenprocedure. c. Het verder bevorderen van het gebruik van mediation(vaardigheden) in werkgerelateerde geschillen. d. Het informeren, adviseren en faciliteren van gemeenten en waterschappen in de provincie Overijssel bij het gebruik van mediation(vaardigheden). e. Het vergroten van de bekendheid met het gebruik van mediation in het openbaar bestuur. RABO-bank Het provinciehuis is vanaf het NS-station bereikbaar: met stadsbus lijn 1 richting Berkum, halte provinciehuis Bezoekadres Luttenbergstraat 2 Zwolle

2 2 In het projectplan zijn deze doelstellingen vertaald naar concrete activiteiten. Wij voorzien positieve effecten voor het imago van de provincie, door minder afstand, minder anonimiteit, meer maatwerk en herkenbaarheid, meer daadkracht en snelheid en daardoor een grotere betrouwbaarheid. Besluitvorming over structurele inbedding van mediation zal plaats vinden op basis van de evaluatie. Resumerend stellen wij u voor kennis te nemen van het projectplan Project Mediation Gedeputeerde Staten van Overijssel, voorzitter, secretaris,

3 Projectplan Mediation Van mediationvaardigheden, naar premediation, naar mediation Oktober 2003

4 Inhoudsopgave Samenvatting 3 1. Onze koers 5 2. Doelstellingen 6 3. Effecten en resultaten 7 4. Projectorganisatie 8 5. Projectperiode 8 6. Activiteiten Landelijk perspectief 11 Bijlage 1 Procesbeschrijvingen 2003 Bijlage 2 Bijlage 3 Verwijzingsindicaties Aanvullende indicaties bij ambtenarengeschillen Oktober

5 Samenvatting Onze koers (pag. 5) Het gaat om het bevorderen van de burgerparticipatie, het vergroten van de sociale en maatschappelijke deelname. Doel daarvan is actieve deelname van de burger in de ontwikkeling en uitvoering van beleid en het bevorderen van deëscalatie en dejuridisering. Dat gebeurt middels brede stimulering van (pre)mediation via trajecten van voorlichting, training en coaching bij provincie, gemeenten en waterschappen in Overijssel. We bevorderen de inzet van andere (niet uitsluitend juridische) mogelijkheden om een (dreigend) geschil op te lossen. We stimuleren een verandering in houding en gedrag bij ambtenaren. Doelstellingen (pag. 6) a. Het voorkomen van geschillen en procedures door het bevorderen van het gebruik van mediation(vaardigheden) op alle beleidsterreinen en in de primaire besluit- en planvormingtrajecten. b. Het verder bevorderen en implementeren van het gebruik van mediation in de provinciale bezwaarschriften- en klachtenprocedure. c. Het verder bevorderen van het gebruik van mediation(vaardigheden) in werkgerelateerde geschillen. d. Het informeren, adviseren en faciliteren van gemeenten en waterschappen in de provincie Overijssel bij het gebruik van mediation(vaardigheden). e. Het vergroten van de bekendheid met het gebruik van mediation in het openbaar bestuur. Effecten en resultaten (pag. 7) We willen meer betrokkenheid met en van de burger. We doen dat door het gebruik van mediation(vaardigheden) te stimuleren. We willen problemen en conflicten zien te voorkomen. We doen dat door verantwoordelijkheid te nemen voor het (dreigende) probleem/ conflict. We streven naar deëscalatie, dejuridisering en duurzame oplossing van geschillen. Projectorganisatie/-periode (pag. 8) Het projectbureau is het provinciaal expertisecentrum voor mediation. Het bevordert het gebruik van mediation in alle fasen van het besluitvormingstraject, geeft ondersteuning, advies, voorlichting en training aan de eenheden en aan de gemeenten en waterschappen, organiseert en faciliteert de premediations en de mediations. Aan het project zijn in- en externe mediators verbonden. Alle mediators zijn NMI- gecertificeerd of - geregistreerd. Activiteiten (pag. 9-10) a. Het stimuleren van het gebruik van mediation(vaardigheden) in het primaire besluitvormingstraject en bij interactieve beleidsprocessen en planvorming. Het projectbureau mediation zal door middel van training en coaching het gebruik van mediationvaardigheden door de betrokken ambtenaren zelf bevorderen. Ook worden in overleg met de betrokken ambtenaren in de werkprocessen en in de bestaande werkwijze naar mogelijke overlegmomenten gezocht. Wanneer het niet (meer) mogelijk is in overleg een oplossing te vinden, dan kan gekozen worden voor een mediationtraject. b. Het verder bevorderen van het gebruik van mediation in de provinciale bezwaarschriften- en klachtenprocedure. De door het projectbureau mediation ontwikkelde werkwijze bij de selectie van bezwaarschriften en klachten en de premediation is in 2003 geleidelijk overgedragen aan de secretarissen bezwaar en beroep van het team Juridische Zaken. Het projectbureau vervult ten opzichte van hen dan nog een coachende rol. c. Het verder bevorderen van het gebruik van mediation(vaardigheden) in werkgerelateerde geschillen. Aanknopingspunten zijn onder meer het terugdringen van ziekteverzuim, de Wet Verbetering Poortwachter, de personele beoordeling, de functiewaardering en interne reorganisatie. Wanneer in onderling overleg geen oplossing kan worden gevonden, wanneer er een bezwaarschrift of een klacht is ingediend, wordt het projectbureau ingeschakeld voor bemiddeling, premediation en mediation. d. Het informeren, adviseren en faciliteren van gemeenten en waterschappen in de provincie Overijssel bij het gebruik van mediation(vaardigheden). Doordat gemeenten veelal nog onbekend zijn met mediation kunnen zij zich nog geen goed beeld vormen in welke gevallen het mogelijk en wenselijk is om mediation als instrument in te zetten. Oktober

6 Het projectbureau neemt het initiatief om de gemeenten en waterschappen voor te lichten over het gebruik van mediation en helpt bij de opzet en start van mediationprojecten. De praktijkervaringen van de provincie voorzien in een grote behoefte. Met ondersteuning van het projectbureau zullen de gemeenten Zwolle en Enschede in 2003 een mediationproject starten. Verwacht wordt dat met de start van deze projecten een nieuwe fase wordt ingegaan, in die zin dat meer gemeenten en waterschappen een beroep op het projectbureau zullen doen. e. Het vergroten van de bekendheid met het gebruik van mediation in het openbaar bestuur. In de voorliggende projectperiode is door middel van diverse publicaties en het geven van voorlichting en training, door het projectbureau veel aandacht gegeven aan het vergroten van de bekendheid met het gebruik mediation. In de komende projectperiode zullen we daarmee doorgaan. Landelijk perspectief (pag.11) Het project Mediation van de Provincie Overijssel is, evenals de projecten Mediation Rechterlijke Macht en Gefinancierde Rechtsbijstand, een onderzoeksproject. Het eindrapport van het WODC wordt in de tweede helft van 2003 verwacht. Het Rijk stimuleert de alternatieve geschillenbeslechting door in 2004 mediation landelijk in te voeren in de rechtspraak. De provincie heeft aan het Rijk aangeboden om Overijssel te laten fungeren als pilot voor deregulering. Oktober

7 1. Onze Koers Met het in 2001 gestarte Project mediation wordt nadere invulling gegeven aan het in het Bestuursakkoord Provincie Overijssel opgenomen speerpunt Kwaliteit van bestuur. Het provinciale bestuur pakt hiermee de kans om op een andere manier met conflicten om te gaan en waar mogelijk verdere juridisering en escalatie te voorkomen. De provincie Overijssel heeft met dit project het voortouw genomen in het zoeken naar alternatieve vormen van conflictoplossing. De eerste resultaten tonen aan dat de provincie daarmee een goede beslissing heeft genomen. Voor meer informatie verwijzen wij naar de diverse rapportages: Projectplan mediation, vernieuwend perspectief, januari 2001 / Tussentijdse rapportage van activiteiten en ervaringen in 2001, maart 2002 / Eindevaluatie en onderzoeksresultaten project mediation, januari 2003 / Mediation in bezwaar, evaluatie mediationproject provincie Overijssel, RUG, januari Het motto voor de bestuursperiode is: Ruimte voor actie. Er is sprake van een koerswijziging. Het politiek-maatschappelijke klimaat is in 2002 veranderd. Er is een duidelijke verwijdering aan het daglicht getreden tussen burgers en overheid. Het komt er de komende jaren op aan dat we veel concrete resultaten boeken. Resultaten die herkenbaar zijn voor burgers en aansluiten bij wat hen bezig houdt, bindt en zorgen baart. We betrekken burgers nadrukkelijk bij wat we doen en willen bereiken. Het gaat om het bevorderen van de burgerparticipatie, het vergroten van de sociale en maatschappelijke deelname. Doel daarvan is actieve deelname van de burger in de ontwikkeling en uitvoering van beleid en het bevorderen van deëscalatie en dejuridisering. Dat gebeurt middels brede stimulering van (pre)mediation via trajecten van voorlichting, training en coaching bij provincie, gemeenten en waterschappen in Overijssel. De inzet van mediation en andere vormen van alternatieve conflictoplossing dragen er aan bij dat burgers zich serieus genomen voelen, betrokken weten en vertrouwen hebben of weer krijgen in de overheid. Het project mediation heeft bij ambtenaren een bewustwordingsproces tot gevolg, waardoor potentiele conflicten eerder kunnen worden herkend. Er is sprake van een cultuurverandering. Een belangrijk neveneffect van het bevorderen van mediation. Daarom hebben Provinciale Staten besloten het project mediation de komende jaren voort te zetten. Het gebruik van mediationvaardigheden zal worden bevorderd. In de fase van de bezwaarschriften en klachten blijft mediation onverminderd ingezet als middel om de gang naar de rechter als geschilbeslechter (dejuridisering) terug te dringen en gezamenlijk te zoeken naar andere oplossingen (deëscalatie). Inzet van mediationtechnieken, premediation en mediation zal ook worden gebruikt in eerdere fasen van het besluitvormingstraject en bij de planontwikkeling. Gelet op het bestuursakkoord omschrijft het projectbureau mediaton de koers voor de komende jaren als volgt. We zijn er op gericht de kloof tussen burger en overheid te overbruggen en de afstand te verkleinen. Onze activiteiten zijn concreet. Onze aanpak is gericht op het in- en extern bevorderen van samenwerking met behoud van ieders eigen verantwoordelijkheid. We stimuleren een verandering in houding en gedrag bij ambtenaren. We bevorderen de inzet van andere (niet uitsluitend juridische) mogelijkheden om een (dreigend) geschil op te lossen. We doen dat door het geven van voorlichting, trainingen op maat en individuele coaching. Door directe en persoonlijke communicatie. Door vooruit te kijken. Door nieuwsgierig te zijn. Door het beter (leren) verplaatsen in de positie en de belangen van de burger. Door het zoeken naar oplossingen vanuit het wederzijdse belang. Door meer onderlinge uitwisseling en afstemming. Door het in- en extern bevorderen van samenwerking. Door waar mogelijk meer gezamenlijk optreden met gemeenten en waterschappen in de provincie Overijssel. Kortom, we stimuleren in concrete zaken het gebruik van mediationvaardigheden. We selecteren samen met de betrokken ambtenaren zaken in premediation. We faciliteren in mediation. Oktober

8 2. Doelstellingen In het projectplan mediation, , zijn de doelstellingen als volgt omschreven: a. Het waar mogelijk bevorderen van het gebruik van mediation, in eerste instantie in de provinciale bezwaarschriften- en klachtenprocedure. Het project richt zich op alle provinciale bezwaarschriften en klachten, zowel de externe geschillen als de interne ambtenarengeschillen. b. Het vergroten van de bekendheid met het gebruik van mediation in het openbaar bestuur. c. Het informeren en ondersteunen van gemeenten in de provincie Overijssel bij het gebruik van mediation, in eerste instantie in de gemeentelijke bezwaarschriften- en klachtenprocedure. Uit de evaluatie en onderzoeken (januari 2003), blijkt dat mediation in sommige gevallen een zeer effectief middel is om een geschil op te lossen. De ervaringen met het gebruik van mediation in de bezwaarschriften- en klachtenprocedure wijzen uit dat een structurele introductie van mediation bestaansrecht heeft. Aanbevolen wordt meer ervaring op te doen. De ervaring moet zo mogelijk ook in het voortraject plaats vinden. De voordelen van het gebruik van mediation worden vooral gevonden in het bewustwordingsproces, waardoor ambtenaren zich anders gaan opstellen. Zij staan meer open voor alternatieven van geschilbeëindiging. Ze leren over de grenzen van de eigen functionele eenheid heen te kijken. Zij gaan inzien dat bezwaarschriften vaak niet het gehele primaire besluit betreffen. Soms zelfs gaat het helemaal niet om de juridische implicaties van het besluit, maar meer om de communicatie en het gemis van een gesprek. Dit belangwekkende neveneffect van het project mediation draagt bij aan het verkleinen van de afstand met de burger en heeft een positief effect op de beeldvorming van de provincie naar de burgers toe. Gelet op deze bevindingen en aanbevelingen worden de doelstellingen voor de periode als volgt omschreven: a. Het voorkomen van geschillen en procedures door het bevorderen van het gebruik van mediation(vaardigheden) op alle beleidsterreinen en in de primaire besluit- en planvormingstrajecten. b. Het verder bevorderen en implementeren van het gebruik van mediation in de provinciale bezwaarschriften- en klachtenprocedure. c. Het verder bevorderen van het gebruik van mediation(vaardigheden) in werkgerelateerde geschillen. d. Het informeren, adviseren en faciliteren van gemeenten en waterschappen in de provincie Overijssel bij het gebruik van mediation(vaardigheden). e. Het vergroten van de bekendheid met het gebruik van mediation in het openbaar bestuur. Oktober

9 3. Effecten en resultaten Uit de evaluatie van de projectperiode is vastgesteld dat mediation een meerwaarde heeft. Voor 1 op de 3 bezwaarschriften geldt dat het gebruik van mediation een bruikbaar instrument is in de gereedschapskist van de provincie voor het beëindigen van geschillen. De voordelen van het gebruik van mediation moeten vooral gevonden worden in het bewustwordingsproces. De onderhandelende ambtenaar kijkt over de grenzen van zijn eigen functionele eenheid heen. Hij gaat inzien dat vele geschillen, die worden ingezet door een bezwaarschrift, niet noodzakelijk het gehele primaire besluit betreffen. Soms zelfs betreft het geheel niet de juridische implicaties van het besluiten, maar meer de communicatie en het gemis van een gesprek. Een van de belangrijkste constateringen is vervolgens het neveneffect dat inhoudt dat ambtenaren zich anders opstellen. Namelijk dat zij meer open staan voor alternatieven van geschilbeëindiging. In die zin draagt het bij aan een positieve beeldvorming van de provincie naar de burgers toe. Welke effecten verwachten we van de projectperiode ? We willen meer betrokkenheid met en van de burger. We doen dat door het gebruik van mediation(vaardigheden) te stimuleren. Dit zal leiden tot een cultuurverandering, een opener houding en directere communicatie van de ambtenaar met de burger en omgekeerd. We willen problemen en conflicten zien te voorkomen. We doen dat door verantwoordelijkheid te nemen voor het (dreigende) probleem/ conflict. We streven naar deëscalatie, dejuridisering en duurzame oplossing van geschillen. Wij voorzien positieve effecten voor het imago van de provincie, door minder afstand, minder anonimiteit, meer maatwerk en herkenbaarheid, toegenomen daadkracht en snelheid en daardoor een grotere betrouwbaarheid. Het project zal ook een positief effect hebben op de kwaliteit van de politiekbestuurlijke en sociaal- maatschappelijke besluitvorming en planontwikkeling. Welke resultaten willen we bereiken? Het project zal er toe leiden dat er minder geschillen ontstaat, of in een eerder stadium en daardoor sneller kunnen worden opgelost. Gevolg zal ook zijn dat de afstand tot de burger wordt verkleind. Dat de burgers zich serieus genomen voelen, betrokken weten en vertrouwen hebben of weer krijgen. Na afloop van de projectperiode is het gebruik van mediationvaardigheden door de ambtenaren zelf en het inzetten van in- of externe mediators in de dagelijkse praktijk ingebed in de organisatie. Om de effecten en resultaten te meten zal een analyse van de gegevens plaats vinden. Zo mogelijk zal het onderzoek in het kader van een afstudeerproject van een hogeschool of universiteit worden uitgevoerd. Besluitvorming over de wijze van implementatie zal plaats vinden op basis van de evaluatie. Oktober

10 4. Projectorganisatie Opdrachtgever is Gedeputeerde Staten van Overijssel. Opdrachtnemer is de directie. Gemandateerd opdrachtnemer is het Hoofd van de Eenheid Bestuurlijke Aangelegenheden. Het projectbureau is het provinciaal expertisecentrum voor mediation. Het bevordert het gebruik van mediation in alle fasen van het besluitvormingstraject, geeft ondersteuning, advies, voorlichting en training aan de eenheden en aan de gemeenten en waterschappen, organiseert en faciliteert de premediations en de mediations. Het projectbureau wordt gevormd door de projectleider, -secretaris en medewerker. Het projectbureau blijft deel uitmaken van het team Juridische Zaken van de eenheid BA. De ervaringen in de afgelopen periode hebben uitgewezen dat de onafhankelijkheid en neutraliteit op die plek in de organisatie goed kan worden gewaarborgd. Aan het project zijn een aantal externe mediators verbonden en interne mediators, namelijk de medewerkers van het projectbureau. Alle mediators zijn NMI- gecertificeerd of - geregistreerd. De interne mediators adviseren en ondersteunen ambtenaren over het inzetten van mediationvaardigheden bij het voorkomen van geschillen en het zelf zo mogelijk in onderling overleg vinden van een oplossing. Verder zijn zij verantwoordelijk voor de premediations en kunnen zij optreden als secretaris van de externe mediator. In verband met de noodzakelijke onafhankelijkheid en neutraliteit van de mediator treden zij niet als mediator op in zaken waarin de provincie partij is. Indien de provincie geen partij is, dan kunnen gemeenten en waterschappen gebruik maken van de inzet van het projectbureau en de provinciale, in- en externe mediators. 5. Projectperiode Het project heeft een begrensde looptijd, namelijk tot 1 januari In de periode is vooral ervaring opgedaan met het gebruik van mediation in de bezwaarschriften- en klachtenprocedure. In de periode zal ook het gebruik van mediation in eerdere fasen van het besluitvormingstraject en bij interactieve beleidsprocessen worden bevorderd. Besluitvorming over structurele inbedding van mediation zal plaats vinden op basis van de evaluatie. Oktober

11 6. Activiteiten a. stimuleren van het gebruik van mediation(vaardigheden) in het primaire besluitvormingstraject en bij interactieve beleidsprocessen en planvorming. Door het op een goede manier en in een vroegtijdig stadium betrekken van de burger, het tijdig herkennen van mogelijke conflicten en het daarmee goed kunnen omgaan, kan een hoop ellende worden voorkomen. Het streven is er primair op gericht om geschillen en conflicten te voorkomen. Het projectbureau geeft verschillende keren per jaar aan ambtenaren training communicatie en conflictherkenning en bevordert in complexe projecten/trajecten middels coaching en procesondersteuning het gebruik van mediationvaardig heden, bijvoorbeeld bij de reconstructie, het streekplan, het project ruimte voor ruimte, het ontwerpen van het faunabeheersplan, de aanleg van wegen/ rotonde enz. Ook worden in overleg met de betrokken ambtenaren in de werkprocessen en in de bestaande werkwijze naar mogelijke overlegmomenten gezocht. Bijvoorbeeld, bij het vragen van zienswijze bij een handhavingwaarschuwing of een voorgenomen subsidieafwijzing of bij een bedenking in het kader van een wijziging bestemmingsplan. Vanuit het projectbureau wordt aktie ondernomen ter voorkoming van bezwaarschriften op het gebied van de podiumkunsten. Ook wordt de signalerende rol van de provincie naar haar gemeenten in het kader van mogelijke conflicten in de bestemmingsplanprocedure bevordert. Daar waar toch problemen ontstaan, zal eerst waar mogelijk in onderling overleg een oplossing worden gezocht. Het projectbureau vervult daarbij een ondersteunende, coachende rol. Desgewenst kunnen de aan het projectbureau verbonden in- en externe mediators bij een dergelijk overleg worden ingezet als onafhankelijk procesbegeleider. Wanneer het niet (meer) mogelijk is in overleg een oplossing te vinden, dan kan gekozen worden voor een mediationtraject. De premediation en het faciliteren van het mediationtraject is een taak van het projectbureau. b. verder bevorderen van het gebruik van mediation in de provinciale bezwaarschriften- en klachtenprocedure. De door het projectbureau mediation ontwikkelde werkwijze bij de selectie van bezwaarschriften en klachten en de premediation is in 2003 geleidelijk overgedragen aan de secretarissen bezwaar en beroep van het team Juridische Zaken. Het projectbureau vervult ten opzichte van hen dan nog een coachende rol. Op die wijze is voorzien in de structurele introductie van mediation in de provinciale bezwaarschriften- en klachtenprocedure en de implementatie daarvan. c. verder bevorderen van het gebruik van mediation(vaardigheden) in werkgerelateerde geschillen. Dat mediation een rol kan spelen in het oplossen van deze geschillen wordt onderkend. Aanknopingspunten zijn onder meer het terugdringen van ziekteverzuim, de Wet Verbetering Poortwachter, de personele beoordeling, de functiewaardering en interne reorganisatie. Het is al jarenlang praktijk dat eerst waar mogelijk in onderling overleg een oplossing gezocht wordt en veelal met succes. Wanneer het overleg toch vast loopt en er geen oplossing kan worden gevonden, wanneer er een bezwaarschrift of een klacht is ingediend, dan wordt het projectbureau ingeschakeld voor bemiddeling, premediation of mediation. Eind 2003 zal het projectbureau aan de P&O-adviseurs en de juridisch adviseurs een mediation-/ verwijzerstraining geven. Deze zal zonodig in 2004/2005 worden herhaald c.q. verdiept. Aan leidinggevenden wordt jaarlijks een training conflictmanagement aangeboden. Aan de medewerkers is dat een training communicatie en conflictherkenning. d. informeren, adviseren en faciliteren van gemeenten en waterschappen in de provincie Overijssel bij het gebruik van mediation(vaardigheden). In het bestuursakkoord Ruimte voor actie neemt de samenwerking met andere overheden een belangrijke plaats in. Een citaat: Alleen door samen te werken, is het mogelijk om op korte termijn betekenisvolle maatschappelijke resultaten te bereiken. Er blijkt bij de gemeenten in Overijssel (en overigens ook daarbuiten) een toenemende belangstelling te bestaan voor het provinciale mediation project. Doordat gemeenten veelal nog onbekend zijn met mediation kunnen zij zich nog geen goed beeld vormen in welke gevallen het mogelijk en wenselijk is om Oktober

12 mediation als instrument in te zetten. Het projectbureau neemt het initiatief om de gemeenten en waterschappen voor te lichten over het gebruik van mediation en helpt bij de opzet en start van mediationprojecten. In de provincie Overijssel zijn dat tot dusver de gemeenten Enschede, Hengelo, Steenwijk, Zwolle geweest. De praktijkervaringen van de provincie voorzien in een grote behoefte. Met ondersteuning van het projectbureau zullen de gemeenten Zwolle en Enschede in 2003 een mediationproject starten. De projecten zullen in eerste instantie ook gericht zijn op het gebruik van mediation in de bezwaarschriftenprocedure. De opzet en aanpak zijn met ondersteuning van het projectbureau tot stand gekomen en vergelijkbaar met het provinciale project. Verwacht wordt dat met de start van deze projecten een nieuwe fase wordt ingegaan, in die zin dat meer gemeenten en waterschappen een beroep op het projectbureau zullen doen. De bij de provincie ontwikkelde deskundigheid en ervaring met het gebruik van mediation in de publieke sector komt hierdoor mede ten goede aan de gemeenten. Naast het geven van voorlichting en bieden van ondersteuning bij de opzet en start van een mediationproject, wordt ook in individuele conflicten door het projectbureau ondersteuning aan gemeenten in Overijssel geboden. De gemeenten Deventer, Hardenberg, Hof van Twente en Zwolle hebben met deze faciliteit inmiddels ervaring opgedaan. e. het vergroten van de bekendheid met het gebruik van mediation in het openbaar bestuur. De provincie Overijssel is het eerste bestuursorgaan dat het gebruik van mediation daadwerkelijk wil bevorderen. Het project mag zich verheugen in een toenemende en positieve politiek bestuurlijke belangstelling. Rijk, provincies en gemeenten kijken over onze schouders mee en hopen te kunnen leren van onze bevindingen. Er is nog weinig ervaring opgedaan met mediation in het openbaar bestuur en, hoewel velen enthousiast zijn over mediation, leven er nog veel vragen en zijn er nog tal van onduidelijkheden. Wat is mediation nu precies? Wat is het verschil met (bestuurlijk) overleg? Kunnen we het niet beter zelf doen? Is mediation niet een te zwaar middel? Wat is de toegevoegde waarde voor het openbaar bestuur? Wanneer en onder welke voorwaarden kan mediation worden ingezet? In de voorliggende projectperiode is door middel van diverse publicaties en het geven van voorlichting en training, door het projectbureau veel aandacht gegeven aan het vergroten van de bekendheid met het gebruik mediation. In de komende projectperiode zullen we daarmee doorgaan. Oktober

13 7. Landelijk perspectief Het Rijk stimuleert de alternatieve geschillenbeslechting door in 2004 mediation landelijk in te voeren in de rechtspraak. De provincie heeft aan het Rijk aangeboden om Overijssel te laten fungeren als pilot voor deregulering. Het project Mediation van de Provincie Overijssel is, evenals de projecten Mediation Rechterlijke Macht en Gefinancierde Rechtsbijstand, een onderzoeksproject. Dit betekent dat aan de hand van een evaluatieonderzoek moet worden vastgesteld of mediation als vorm van conflictoplossing in Nederland werkt. Aan de hand van de verkregen inzichten kunnen politieke keuzes worden gemaakt ten aanzien van de rol en inbedding die mediation in de nabije toekomst binnen ons huidige rechtssysteem dient te krijgen. De evaluatieonderzoeken van de projecten Mediation Rechterlijke Macht en Gefinancierde Rechtsbijstand (periode ) worden in opdracht van het Ministerie van Justitie (MvJ) door het WODC uitgevoerd. Het evaluatieonderzoek van het project Mediation van de Provincie Overijssel (periode ) is in opdracht van de provincie door de Rijksuniversiteit Groningen uitgevoerd. De uitkomsten van dit onderzoek zijn beschikbaar gesteld voor het wetenschappelijk onderzoek dat onder verantwoordelijkheid van het WODC wordt uitgevoerd. Het eindrapport van het WODC wordt in de tweede helft van 2003 verwacht. Op basis van de resultaten en die van de andere onderzoeksactiviteiten beslissen de beleidsmakers over de eventueel structurele invoering van mediation binnen de juridische infrastructuur. In afwachting van deze besluitvorming lopen de projecten Rechterlijke Macht en Gefinancierde Rechtsbijstand door en worden voorbereidingen getroffen voor een definitieve doorverwijsvoorziening. Voortzetting van het provinciale project mediation sluit goed aan bij deze landelijke ontwikkelingen. Ook het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) steunt het provinciale mediationproject. In de jaren 2001 en 2002 middels de participatie in de Klankbordgroep. In 2003 daarnaast middels het beschikbaar stellen van subsidie ten behoeve van het verder bevorderen van de bekendheid bij gemeenten en voor de financiering van de externe projectmediators. Er vindt overleg met het MvJ en BZK over eventuele subsidiemogelijkheden in Oktober

14 Bijlage 1 PROCESBESCHRIJVING BEHANDELING GS-BEZWAARSCHRIFTEN PROCES 1. Registratie BAJZ ontvangstbevestiging januari 2003 PROCESBESCHRIJVING/PROCESINSTRUCTIES 1. Registratie BAJZ (beleidsondersteuner) Termijn: uiterlijk twee weken na ontvangst bezwaarschrift a. Rolnummer toekennen/complementeren, stukken verzorgen. b. Eerste beoordeling of en wie er (derde-)belanghebbenden zijn. c. Eerste toets naar ontvankelijkheid bezwaartermijn, aanwezigheid concrete machtiging en motivering van bezwaarschrift. d. Versturen ontvangstbevestiging met evt. termijn voor ontbrekende motivering bij pro forma bezwaar, machtiging en/of reden termijnoverschrijding. e. Met ontvangstbevestiging wordt ook een kopie van het bezwaarschrift aan de betrokken beleidseenheid gestuurd. ja Kennelijk? nee 2. Ontvankelijkheidtoets en 1 e inschatting oplossingsrichting (BM bezwaar en beroep/planner) Termijn: uiterlijk drie weken na ontvangst bezwaarschrift a. Check en beoordeling overige ontvankelijkheideisen (belanghebbende, motivering c.a.), of extern advies nodig is en wat de zwaarte en urgentie van het bezwaarschrift is. b. Zo nodig informeren bij bezwaarmaker naar aard van het bezwaar, geven van toelichting op primair besluit en peilen naar behoefte aan een fysieke hoorzitting. Bezwaarmaker ruimte geven om af te zien van een hoorzitting als hij dat wenst c. 1 e inschattingoplossingsrichting (ambtelijke herziening, bestuurlijk overleg, mediation) d. Indien van toepassing schriftelijke bevestiging gemaakte afspraken telefoongesprek e. Beoordeling of hoorzitting nodig is; zo niet, dan bezwaarschrift toewijzen aan behandelaar, die een ontwerpbeschikking op bezwaar maakt (besluit op bezwaar is "kennelijk'). f. Op planningslijst zetten en toewijzen Awb-secretaris voor vooronderzoek. 3. Vooronderzoek nee niet geslaagd 4. Reguliere bezwarenprocedure 2. ontvankelijkheidtoets Onderhandelingsruimte (Pre) mediation? Ambtelijk advies Oproep hoorzitting 3. Vooronderzoek (Awb-secretaris) a. Telefonisch contact met bezwaarmaker over reden/aanleiding bezwaar, uitleg over procedure, wat is er feitelijk/juridisch aan de hand, wat speelt er op het gebied van emotie/relatie/communicatie. Peilen naar behoefte aan een fysieke hoorzitting. Bezwaarmaker ruimte geven om af te zien van een hoorzitting als hij dat wenst b. Vaststelling juridische en beleidsmatige onderhandelingsruimte (ca. 1 / 2 A4) c. Globale inschatting aan de hand van (contra)indicaties van de mogelijkheid om het geschil op een alternatieve wijze op te lossen; met het oog daarop zo nodig overleg met eenheid over feitelijke e/o juridische onduidelijkheden; d. Overleg met mediation-secretaris over verwijzing voor premediation. (zie voor uitwerking de Procesbeschrijving Bemiddeling). e. Voor premediation apart setje van bezwaarschrift/relevante stukken naar Pb Mediation f. Bij positief resultaat premediation verstuurt Pb Mediation brief naar bezwaarmaker waarin bezwarentermijn m.i.v. datum instemming bezwaarmaker met mediation wordt opgeschort. g. Bij negatief resultaat premediation: brief bezwaarmaker met vermelding datum voor hoorzitting en zo nodig een verdagingbesluit. h. Aan bezwarendossier wordt (contra-)verwijzingsindicatie toegevoegd 4. Reguliere bezwarenprocedure Termijn: 2 weken voor datum hoorzitting bij BM bezwaar en beroep a. Behandelaar maakt ambtelijk advies (verantwoordelijkheid BAJZ) en overlegt bij voorbereiding in ieder geval met betrokken beleidseenheid en bij bestuursgevoelige zaken ook met de betrokken portefeuillehouder. ambtelijk advies (behandelaar) b. Samenvatting bestreden besluit en bezwaarschrift. c. reactie eenheid op bezwaren d. Een bestuurlijk-juridische beoordeling van relevante stukken (juridisch kader, feiten en omstandigheden, jurisprudentie). e. strekking: naar bezwaarmaker toe een open advies. f. Afsluiten met "BAJZ/datum advies". g. Voor verzending gaat ambtelijk advies via BM BAJZ langs eenheid. Dat is geen formele instemming, maar "voor gezien": check van feiten, omstandigheden en van interpretatie beleid. Zo mogelijk consensus behalen, maar uiteindelijk is BAJZopvatting doorslaggevend. h. ca dagen voor hoorzitting verzending ambtelijk advies door beleidsondersteuner aan bezwaarmaker, andere belanghebbenden, hoorgedeputeerde (die krijgt tevens kopie bestreden besluit en kopie bezwaarschrift) en beide externe voorzitters (die krijgen tevens kopie bestreden besluit en kopie bezwaarschrift). Origineel dossier blijft bij secretaris BAJZ.

15 Bijlage 1 5. Hoorzitting 5. Hoorzitting (secretaris = behandelaar) Termijn (tijdelijk): ca. 10 weken na ontvangst bezwaarschrift (normaliter: 6 weken) a. Beleidsondersteuner regelt bekendmaking (rol van de hoorzitting), de aanwezigheid van een hoorcommissie en beschikbaarheid van een vergaderkamer (met evt. naambordjes). Deelnemers b. Hoorcommissie, bestaande uit externe voorzitter en hoorgedeputeerde. c. Secretaris BAJZ staat hoorcommissie juridisch en procedureel bij (zit naast hoorcommissie) d. Verslaglegger BAJZ (zit naast secretaris). e. De vertegenwoordiger van de eenheid is een informant en heeft dus niet de rol van verweerder (zit aan zijkant tafel). Een pleitnotie wordt van de informant niet verwacht, voorbereiding op de hoorzitting wel. f. Bezwaarmaker zit tegenover de hoorcommissie. 6. voorbereiding besluitvorming GS bevindingen raadkamer ( witje ) verslag hoorzitting ontwerpbeschikking op bezwaar GS-nota raadkamer (secretaris) g. Hoorcommissie geeft, bijgestaan door secretaris, mondeling de aanbevolen uitwerkingsrichting beschikking op bezwaar aan (geen schriftelijk advies) en tevens de leerpunten. h. Secretaris maakt daarvan aantekeningen ("witje")dat bij de GS-nota en beschikking op bezwaar betrokken wordt en in dossier wordt gevoegd. i. Bezwaarmaker, vertegenwoordiger eenheid en verslaglegger zijn niet bij de raadkamer aanwezig. j. Secretaris geeft - op verzoek - toelichting in deze periode. verslag (verslaglegger) k. wordt door voorzitter en secretaris ondertekend. l. wordt dan ter kennisneming toegezonden aan hoorgedeputeerde, bezwaarmaker en andere op de hoorzitting aanwezige belanghebbenden. m. reacties op verslag (binnen een week) worden betrokken bij GS-nota en beschikking op bezwaar. 6. voorbereiding GS-besluitvorming (secretaris) Termijn: 3 weken na hoorzitting bij teamleider BAJZ; een week later in GS. a. behandelaar maakt ontwerpbeschikking en GS-nota. inhoud/vormgeving b. helder en klantgericht boodschap GS vermelden zonder juridisch juiste boodschap geweld aan te doen (idem voor GS-nota). c. vermijd vakjargon, ambtelijk taalgebruik en teveel of onduidelijke afkortingen. d. dictum zo mogelijk op eerste pagina. e. GS-beschikking is per definitie GS-stuk (aanbrengparaaf teamleider BAJZ) GS-nota (behandelaar): f. BAJZ-opvatting leidend, indien afwijkend van uitwerkingsrichting raadkamer, dit vermelden. g. GS-conclusies in actieve stijl vermelden ("GS besluiten..." of "GS nemen kennis van...); deze moeten zelfstandig leesbaar en amendeerbaar zijn. h. tevens in raadkamer gemelde leerpunten vermelden (in GS-conclusies:"GS nemen kennis van de leerpunten.") i. hoorgedeputeerde vermelden j. voldoen aan BMO-kwaliteitscriteria GS-nota's: probleemstelling vermelden, evt. reële oplossingsalternatieven met voor- en nadelen vermelden (bijv. precedentwerking), standpunt betrokken gedeputeerden vermelden en een sluitende argumentatie hebben. k. indien advies gevraagd of overleg met externen is gevoerd, uitkomsten hiervan vermelden. l. geen passages opnemen die in beroepsprocedure mogelijk tegengeworpen kunnen worden. m. openbare samenvatting richten op niet-juridische gevormde burger die evenmin bekend is met allerlei ambtelijke vanzelfsprekendheden. Kan normaliter niet gelijk zijn aan GSconclusies die intern gericht zijn. Geen artikelen van regelgeving vermelden. Deze hebben geringe informatiewaarde voor burger. n. als stuk niet openbaar gemaakt moet worden, dit ook in vak "openbare samenvatting" aangeven. o. als verwezen wordt naar beschikking op bezwaar, op de minute aangeven dat deze in GS-kopieënmapje moeten worden opgenomen. p. bij 'ruimtelijke' bezwaarschriften overzichtelijk kaartje bij nota toevoegen. q. ontwerpbeschikking en GS-nota gaan langs eenheid (afstemming). r. nota mailen aan postbus "GS-Agenda" onder vermelding van het DISkenmerk.

16 Bijlage 1 Portefeuille-overleg (behandelaar en evt. teamleider BAJZ) s. voor het aanbrengen altijd reactie betrokken portefeuillehouder verkrijgen. t. hoorgedeputeerde altijd stukken ter kennisneming (geen reactie vereist). u. alleen aan portefeuillehouder JZ indien bezwaar politiek-bestuurlijk een item is ( bijzonder karakter ). 7. besluitvorming GS beschikking op bezwaar 7. besluitvorming door GS a. evt. reparatie GS-nota of ontwerpbeschikking door behandelaar. b. wijzigingen in aangehouden GS-nota cursief of anderszins herkenbaar opnemen. c. bekendmaking vindt plaats op dezelfde wijze als het primaire besluit. Dat kan betekenen dat in sommige gevallen advertentietekst geplaatst moet worden. d. ingesteld beroep of verzoek om voorlopige voorziening hangende en na de behandeling van het bezwaarschrift wordt door de betrokken beleidseenheid gedaan.

17 Bijlage 1 PROCESBESCHRIJVING UITWERKING BEMIDDELING BEZWAARSCHRIFTEN EN KLACHTEN september 2003 PROCESBESCHRIJVING/PROCESINSTRUCTIES 1. Registratie BAJZ 2. Ontvankelijkheidstoets nee ja 2.1. Bemiddeling mogelijk? 2.1 bemiddeling mogelijk? (Projectbureau Mediation/ PBM) Termijn: binnen 3 weken na ontvangst bezwaarschrift van planner BAJZ Beoordeling of bezwaarschrift geschikt is voor mediation, aan de hand van verwijzings- (contra-) indicaties op statusformulier. Zo ja, zie ; zo nee, zaak terug voor behandeling naar BM/BAJZ (zie punt 3 procesbeschrijving BAJZ)met een kopie statusformulier. Mogelijke indicaties: a. er is sprake van onderhandelingsruimte/ keuzevrijheid; b. partijen hebben een doorlopende relatie met elkaar; c. er bestaat een emotionele component in het conflict tussen partijen; d. partijen verwachten dat een gerechtelijke procedure geen soelaas biedt en/ of duurder is dan bemiddelen; e. partijen interpreteren de feiten verschillend / communicatieprobleem; f. partijen hebben er moeite mee met de onderhandelingen te beginnen; g. partijen erkennen dat er sprake is van een conflict en willen het conflict snel opgelost hebben; h. partijen willen de zaak vertrouwelijk regelen i. partijen willen een juridisch precedent vermijden; j. andere redenen. Mogelijke contra-indicaties: k. een partij kan zichzelf niet adequaat vertegenwoordigen en heeft geen bijstand; l. een partij dreigt met strafrechtelijke aangifte; m. partijen zijn concurrenten in een hoog geconcentreerde markt; n. de sleutelfiguren willen niet; o. vermijden van precedentwerking; p. het gaat om het principe, waarover de rechter moet beslissen; q. op voorhand is duidelijk hoe het juridisch oordeel zal uitvallen; r. externe adviescommissie; s. kennelijk niet-ontvankelijk / (on)gegrond; t. status primair besluit nog onduidelijk (mediation beslissing aangehouden) u. andere redenen pre-mediation a. Bespreken voorstel mediation aan de hand van indicaties en contra-indicaties met de functionele eenheid en degene die bevoegd is mediation (overeenkomst) aan te gaan (adj.)he, portefeuillehouder, GS, PS. Vaststellen welke partijen aan tafel moeten/ kunnen zitten en wie de provincie in het mediationtraject vertegenwoordigt. Ingeval van handhaving afstemming met OvJ inzake eventueel strafrechtelijk traject. De eenheid bereidt het voorstel voor de beslissingsbevoegde schriftelijk voor. Indien akkoord met voorstel, zie c.; Indien niet akkoord, hetzij voorstel bespreken met portefeuillehouder BAJZ/ eventueel voorstel en beslissing aan GS, hetzij zaak terug voor behandeling naar BM/BAJZ (punt 3 procesbeschrijving BAJZ); indien alsnog akkoord met voorstel zie b.; b. Telefonisch contact met bezwaarmaker /klager en eventuele derdebelanghebbenden. Uitleg over mediation (project) en namens provincie doen van mediationaanbod. Indien bedenktijd aankondiging brief met voorstel mediation naar bezwaarmaker/ klager en eventuele derdebelanghebbenden, afspraak maken over telefonisch overleg. Verzenden brief met voorstel en folder mediation. Indien akkoord, zie 2.2. Indien niet akkoord wordt naar de reden gevraagd. De afwijzing van het mediationaanbod door één partij en de motivatie wordt door het Projectbureau aan partijen schriftelijk bevestigd. Een kopie van deze brief

18 Bijlage 1 wordt aan BAJZ gegeven. De zaak gaat daarmee terug voor behandeling naar BM/BAJZ(punt 3 procesbeschrijving BAJZ). c. Bij akkoord en niet-akkoord gaat een kopie van het statusformulier naar BAJZ Uitvoering bemiddeling (PBM,) 2.2. Uitvoering bemiddeling Organisatie eerste gesprek a. Inschakelen projectmediator; afspraken over toezending stukken (w.o. mediationovereenkomst en bijv. primair besluit, bezwaarschrift,); b. Organiseren 1 e gesprek: datum, tijd, duur en locatie. c. Schriftelijke bevestiging aan partijen en projectmediator van de aanvang van het mediatontraject en opschorting van de behandeling van het bezwaarschrift; de onder a. genoemde stukken zijn bijgevoegd. Kopie van de schriftelijke bevestiging gaat naar planner t.b.v. bezwaardossier BAJZ; daarna wordt een evaluatieformulier aan de betrokken medewerker van BAJZ toegezonden. In geval van handhavingzaak kopie van de schriftelijke bevestiging ook zenden aan functionele eenheden (BAOB + ) en Handhavingpartners. (Officier van Justitie c.s. = afspraak in BPHO vergadering 12 december 2001) Eerste gesprek a. In het eerste gesprek wordt allereerst de mediationovereenkomst besproken en bij akkoord door alle partijen/ diens vertegenwoordigers ondertekend. Let op de bevoegdheid van partijen tot aangaan en ondertekening; voor de provincie geldt dat deze wordt getekend door de functionaris die op basis van het bevoegdhedenregister bevoegd is. Personen die ter ondersteuning van deze functionaris deelnemen aan het mediatontraject ondertekenen de mediationovereenkomst ook. Aan het einde van het eerste gesprek wordt, indien nodig, een afspraak gemaakt voor het vervolggesprek. b. Het verslag wordt gemaakt door de secretaris en ter goedkeuring voorgelegd aan de mediator, alvorens het verslag te versturen aan partijen. nee nee ja Hoorzitting nodig? Bemiddeling ja geslaagd? Einde bezwaarschriftprocedure Vervolggesprekken a. Van elk van de gesprekken wordt een verslag gemaakt - zie onder b. b Indien gedurende de looptijd van de mediationprocedure de financiële grenzen van het budget van de portefeuillehouder/ HE overschreden dreigen te worden, wordt hiervoor mandaat gevraagd aan GS. c. Indien andere partijen/ diens vertegenwoordigers gedurende het mediationtraject aan de mediationtafel plaats nemen tekenen zij eerst de mediationovereenkomst. 2.3 Resultaat bemiddeling a. Bij geen of gedeeltelijke overeenstemming (voortzetting bezwaarschrift) partijen, gaat de zaak terug naar planner BAJZ (procesbeschrijving BAJZ 3). Vervolg zie c. b. Bij volledige overeenstemming (intrekking bezwaar) wordt aan het eind van de mediation de vaststellingsovereenkomst ondertekend door degene die bevoegd is de mediationovereenkomst te tekenen. In de vaststellingsovereenkomst kan de clausule opgenomen worden dat door ondertekening van de overeenkomst het bezwaar wordt ingetrokken. In dat geval wordt een kopie van de vaststellingsovereenkomst door het Projectbureau gestuurd naar BAJZ. Partijen kunnen er ook voor kiezen dat bezwaarmaker/ klager zelf in een brief gericht aan BAJZ het bezwaarschrift/ de klacht intrekt. In dat geval stuurt BAJZ een kopie van de brief aan het Projectbureau. Het mediationtraject is dan afgesloten. Vervolg zie c. c. Aan alle betrokkenen: bezwaarmaker, derdebelanghebbenden(n), gemachtigde(n), provincie als partij en (co)mediator wordt door het projectbureau een evaluatieformulier toegestuurd. Het evaluatieformulier wordt binnen veertien dagen teruggestuurd. 2.4 Afhandeling Zodra alle evaluatieformulieren binnen zijn wordt het dossier afgesloten.

19 Bijlage 1

20 Bijlage 2 Toelichting verwijzingsindicaties Indicaties A O er is sprake van onderhandelingsruimte/ keuzevrijheid B O partijen hebben een doorlopende relatie met elkaar C O er bestaat een emotionele component in het conflict tussen partijen D O partijen verwachten dat een gerechtelijke procedure geen soelaas biedt en/of duurder is dan bemiddelen E O partijen interpreteren de feiten verschillend/ communicatieprobleem F O partijen hebben er moeite mee met de onderhandelingen te beginnen G O partijen erkennen dat er sprake is van een conflict en willen het conflict snel opgelost hebben H O partijen willen de zaak vertrouwelijk regelen I O partijen willen een juridisch precedent vermijden J O andere redenen O 1. overleg heeft geen resultaat opgeleverd O 2. overige redenen Contra-indicaties K O een partij kan zichzelf niet adequaat vertegenwoordigen en heeft geen bijstand L O een partij dreigt met strafrechtelijke aangifte M O partijen zijn concurrenten in een hoog geconcentreerde markt N O de sleutelfiguren willen niet O O vermijden van precedentwerking P O het gaat om het principe, waarover de rechter moet beslissen Q O op voorhand is duidelijk hoe het juridisch oordeel zal uitvallen R O externe adviescommissie S O kennelijk niet-ontvankelijk on-/gegrond T O status primair besluit nog onduidelijk (mediation beslissing aangehouden U O andere redenen O 1. groot aantal verschillende partijen O 2. ingetrokken na overleg/ ambtelijk herzien/ andere redenen O 3. nieuwe wetgeving/ maken van jurisprudentie O 4. reeds rechterlijke uitspraak gedaan (in het zelfde geschil) O 5. zelf oplossen O 6. overige redenen

21 Bijlage 3 Aanvullende indicaties bij ambtenarengeschillen Van geval tot geval zal een beoordeling plaatsvinden of mogelijk een oplossing voor het geschil kan worden gevonden door middel van mediation en of het dus goed is het geschil te verwijzen naar het projectbureau Mediation. De problematiek in ambtenarengeschillen is weerbarstig en divers. Soms is er al een heel traject doorlopen, maar leidt het niet tot een afronding. Soms is het geschil nog pril, maar leidt overleg niet tot een oplossing. Soms is er al heel veel tijd en energie in de kwestie gestoken. Soms begint het geschil door de komst van een nieuwe leidinggevende/ nieuwe adviseur weer van voren af aan. De volgende indicaties kunnen als leidraad/ hulpmiddel voor leidinggevende, P&Oadviseurs bij de inschakeling van het projectbureau Mediation dienen: 1. advisering, begeleiding, onderling overleg leidt niet tot een oplossing; 2. de organisatie (d.w.z. de betrokken medewerker, leidinggevende, eenheid of team) heeft last van het geschil; 3. er is al veel tijd en energie in de oplossing van het geschil gestoken en er is/ dreigt een impasse te ontstaan. 4. de kwestie dreigt te escaleren; 5. de kwestie dreigt te leiden tot disfunctioneren/ ontslag/ ziekte van de betrokken medewerker of collega( s); 6. er gaat een (rechtspositionele) beslissing genomen worden, waartegen naar verwachting bezwaar wordt gemaakt. De P&O- adviseurs spelen in het algemeen een belangrijke ondersteunende, adviserende rol bij ambtenarengeschillen. Zij zijn vaak de schakel tussen de leidinggevende en de medewerkers. Voor hen kunnen nog de volgende factoren een rol spelen bij de beslissing te verwijzen naar het projectbureau: 7. het vertrouwen van de medewerker in de leidinggevende / P&O- adviseur is minder geworden; 8. de medewerker geeft aan de onafhankelijke rol van de P&O- adviseur niet meer te ervaren 9. de adviseur heeft het gevoel niet meer voldoende objectief over de kwestie te kunnen adviseren; 10. de adviseur heeft moeite met het door de medewerker, respectievelijk leidinggevende ingenomen standpunt; 11. de adviseur vindt dat genoeg geprobeerd is om de kwestie in onderling overleg op te lossen. 23 oktober 2003