VOORWAARDEN KIOSK PRINS HENDRIKBRUG LEEUWARDEN

Transcriptie

1 VOORWAARDEN KIOSK PRINS HENDRIKBRUG LEEUWARDEN De gemeente Leeuwarden wil met deze openbare inschrijving de (toekomstige) ondernemer vinden, die in staat is een passend plan voor de kiosk te maken en uit te voeren. Het plan moet op een bijzondere én realistische wijze voor meerdere jaren invulling geven aan de kiosk. Deze randvoorwaarden zijn onderdeel van de gunning: - het concept van de exploitant levert een bijdrage aan de aantrekkelijkheid en levendigheid van het gebied; - de functie voor de kiosk past binnen de sfeer van het gebied en is een visitekaartje voor de binnenstad; - de ingediende plannen tonen aan dat de nieuwe functie haalbaar is binnen de eisen van het bestemmingsplan; - de financiële haalbaarheid is aangetoond met een bedrijfsplan met toekomstperspectief. 1. Randvoorwaarden 1.1 Bestemmingsplan Voor de Prins Hendrikbrug geldt het bestemmingsplan Binnenstad. Hierin wordt gesproken over de realisatie van een multifunctionele kiosk. De kiosk heeft de bestemming detailhandel en dienstverlening. Dit betekent dat detailhandel, al dan niet in combinatie met dienstverlening, is toegestaan. Tot een strijdig gebruik met de detailhandel bestemming wordt in ieder geval het gebruik ten behoeve van horecadoeleinden gerekend. Detailhandel betekent het bedrijfsmatig te koop aanbieden, waaronder inbegrepen de uitstalling voor de verkoop, het verkopen en/of leveren van goederen aan personen die die goederen kopen voor gebruik, verbruik of aanwending anders dan in de uitoefening van een beroeps- of bedrijfsactiviteit; Een horecabedrijf wordt als strijdig gebruik aangemerkt. De definitie van horecabedrijf is: een bedrijf, waar bedrijfsmatig dranken en etenswaren voor gebruik ter plaatse worden verstrekt en/of waarin bedrijfsmatig logies wordt verstrekt, al dan niet in combinatie met een vermaaksfunctie, met uitzondering van een erotisch getinte vermaaksfunctie Samengevat betekent dit dat een afhaalpunt voor voedsel en/of (nietalcoholische) dranken wordt beschouwd als detailhandel en niet als horeca. Er mag dus geen zitje of terras worden gemaakt om etenswaren en/of drinken ter plaatse te nuttigen. 1.2 Openingstijden De kiosk moet minimaal 5 dagen per week en 7 uren per dag geopend zijn tijdens winkelopeningstijden. 1.3 Huurovereenkomst Met de exploitant wordt de huurovereenkomst (zie modelovereenkomst bijlage 1) gesloten. Dit betekent in ieder geval dat de huursom zal worden geïndexeerd/aangepast op de wijze als in deze huurovereenkomst is bepaald. Deze huurovereenkomst is een vast onderdeel van de uitvraag. Deelname aan de inschrijving betekent dat de deelnemer akkoord is met de bepalingen uit de huurovereenkomst en de algemene bepalingen huurovereenkomst. 1

2 1.4 Technische gegevens kiosk De kiosk heeft een vloeroppervlak van 3,5 m bij 4,5 m. Totaal komt het oppervlak op 15,5 m². De kiosk heeft twee elektrisch bedienbare kleppen, aan de noord- en aan de zuidzijde. Achter deze kleppen zitten panelen van hout (geschilderd in geel/bruin) met een schuifloket van gehard glas. In de kiosk is een toilet en een eenvoudig keukenblok met 2 bovenkastjes. Het tegelwerk ter plaatse van het keukentje en de toilet (tot 1,50 m) is in okergeel uitgevoerd. De vloertegels zijn ossenbloedrood. De overige wanden zijn afgewerkt met vezelplaat en zijn gestukt (ralkleur 9010). Verder is de ruimte vrij indeelbaar.de regels ten aanzien van aanpassingen door de huurder zijn opgenomen in de algemene bepalingen behorend bij de huurovereenkomst. De tekeningen van de kiosk zijn als bijlage bijgevoegd. De uiteindelijke winnaar van de prijsvraag zal op 1 oktober 2017 over de kiosk kunnen beschikken, de huur gaat op dat moment ook in. Deze datum wordt in de huurovereenkomst opgenomen. 1.5 Gebruik ten dienste culturele en toeristische activitieten De huurder verbindt zich tot het om niet beschikbaar stellen van één m 2 vloeroppervlakte voor uitstalling van toeristisch promotiemateriaal, als ook het toelaten van één persoon die gasten mondeling kan voorzien van toeristische en culturele informatie. De afdeling communicatie van de gemeente Leeuwarden bepaalt daarbij wie de invulling mag verzorgen. 2. Deelname, selectieprocedure en weging Belangstellenden wordt gevraagd binnen de gestelde randvoorwaarden en kaders een bedrijfsplan voor de exploitatie van de kiosk bij de gemeente in te dienen. De beoordeling vindt plaats op basis de beste prijs-kwaliteitverhouding (beste PKV). Een selectiecommissie beoordeelt aan de hand van wegingsfactoren en draagt de uitkomst voor aan het college van burgemeester en wethouder. Het collegeneemt het uiteindelijke besluit. Na de definitieve keuze door burgemeester en wethouders, ondertekening van de huurovereenkomst en verlening van de vereiste vergunningen kan de winnaar het plan uitvoeren. Deelname aan de prijsvraag komt geheel voor rekening van de deelnemer. Met de ondertekening van deze inschrijfstukken verklaart de deelnemer dat geen van de uitsluitingscriteria als bedoeld in artikel 2.3. van toepassing is en dat wordt ingestemd met de voorwaarden. 2.1 Wat levert u in: Bedrijfsgegevens Naam bedrijf en contactpersoon Adresgegevens Telefoon en Website Bedrijfsomvang Beknopte structuur van de bedrijfsorganisatie Bedrijfsdoelstelling Kwaliteitsstreven Geanonimiseerd bedrijfsplan. Hierin geeft de deelnemer informatie over zichzelf, de plannen, de markt en financiën 2

3 Een bieding voor de huursom gedurende het eerste jaar van huur. De hoogte van deze bieding weegt mee in de uiteindelijke gunning van het huurcontract Een exploitatiebegroting van de opbrengsten en kosten in de eerste drie jaar. Deze stukken kunt u opsturen naar: De gemeente Leeuwarden Mw. M. Taekema Postbus JA Leeuwarden of mailen naar gemeente@leeuwarden.nl onder vermelding van Kiosk Prins Hendrikbrug. 2.2 Gunningscriteria In onderstaande tabel zijn de wegingsfactoren voor de onderscheiden criteria voor gunning van de opdracht opgenomen. De beoordeling van het gunningscriterium prijs vindt plaats aan de hand van de ontvangen inschrijvingen, waarbij aan de hoogste inschrijving (prijs) het maximale aantal punten wordt toegekend voor dat onderdeel. De kwalitatieve vragen worden beoordeeld door de selectiecommissie. De antwoorden worden ten opzichte van elkaar beoordeeld. Elke vraag wordt beoordeeld op een schaal van 1 t/m 10. De toe te kennen scores worden als volgt toebedeeld: Oordeel Punten waardering Geen antwoord / zeer slecht 1 Slecht 3 Voldoende 6 Goed 8 Zeer goed 10 Na beoordeling worden de scores van de leden van de selectiecommissie per antwoord opgeteld en gedeeld door het aantal leden in de commissie, waardoor een gemiddelde score per antwoord ontstaat. Deze gemiddelde score wordt vermenigvuldigd met de weegfactor van elk antwoord. Gunnings-criterium Omschrijving Max. punten Weging van het totaal G1 Prijs Beste aanbieding 50 50% G2.1 Kwaliteit Visitekaartje voor de stad 35 35% G2.2 Uitstraling Hoogwaardige kwaliteit - - van de uitstraling c.q. presentatie G2.3 Product/dienst Hoogwaardige kwaliteit - - van het product en/of de dienst G2.4 Seizoenbestendigheid Initiatief niet - - seisoensgebonden G3 Ondernemerskracht Duurzaamheid van het 15 15% iniatief Totaal % G1 Prijs 3

4 De beoordeling van dit gunningcriterium is als volgt: De inschrijver met de hoogste totaalprijs scoort 50 punten. De beoordeling van de overige biedingen vindt plaats door het ingediende bod te delen door het hoogste bod, en dit quotient te vermeningvuldigen met 50. Alle vermelde bedragen zijn exclusief BTW. Voorbeeld: Hoogste bod is Dit bod krijgt 50 punten. Een ander bod bedraagt 800. Deze bieding krijgt (800/1000)*50 punten 40 punten. Onderwerp Maximale punten Prijs 50 Totaal te behalen punten 50 (50% van het totaal) G2 Kwaliteit Vraag Hoe denkt u een visitekaartje voor de stad neer te kunnen zetten? Puntenverdeling Max. 30 Hoogwaardige kwaliteit van de uitstraling c.q. presentatie Hoogwaardige kwaliteit van het product en/of de dienst 30 (30% van het totaal) Uitwerking: per bullit zijn maximaal 15 punten te verdienen. G3 Ondernemerskracht Vraag Initiatiefnemer heeft ervaring als ondernemer in de voor het initatief relevante setting. Puntenverdeling Max (10% van het totaal) 4

5 2.2 Selectie prijsvraag Aan de hand van de uitkomsten van de prijsvraag en overeenkomstig de daarbij gestelde randvoorwaarden en kaders rangschikt de selectiecommissie de ingezonden biedingen voor de exploitatie van de kiosk. De 3 biedingen die daarbij het hoogst scoren worden uitgenodigd door de selectiecommissie voor een mondelinge toelichting. De selectiecommissie heeft de bevoegdheid om het aantal mondelinge toelichtingen uit te breiden naar maximaal 5 kandidaten. Op basis van de mondelinge toelichting kunnen de leden van de selectiecommissie ieder maximaal 5 bonuspunten per kandidaat toekennen, dus maximaal 20 punten per plan. De uiteindelijke gunning vindt plaats aan het plan met de hoogste totaalscore voor het plan vermeerderd met de bonuspunten voor de presentatie. Bij gelijke uitkomst wint het plan met de hoogste score. 2.3 Uitsluitingscriteria De deelnemer wordt van deelname uitgesloten indien deze: bij inschrijving aanvullende voorwaarden stelt aan deelname; in mogelijke staat van surseance verkeert; (de laatste vijf jaar) veroordeeld is voor een delict dat de beroepsmoraliteit raakt; een ernstige fout heeft gemaakt in de uitoefening van het beroep; en schuldig is aan het verstrekken van valse verklaringen in het kader van de selectieprocedure; 2.4 Periode van indienen De inschrijving start op 12 juni 2017 en de vereiste stukken dienen uiterlijk op 31 juli 2017 zijn ontvangen. Voor beoordeling van ontvangst van de inschrijvingen geldt de registratiedatum van de gemeente Leeuwarden. Inschrijvingen die later dan 31 juli zijn ontvangen worden uitgesloten van deelname aan de selectieprocedure. Materiaal dat niet is gevraagd, wordt niet in de beoordeling meegenomen. Het is niet toegestaan alternatieve inzendingen in te dienen. Alle in het kader van de gedane voorstellen gelden als een onherroepelijk juridisch aanbod aan de gemeente Leeuwarden. Dit betekent dat de inschrijving/ inzending niet door de deelnemer kan worden gewijzigd of worden ingetrokken. De inzending is onherroepelijk tot het moment waarop de gemeente Leeuwarden bekend maakt welke deelnemer is geselecteerd en partijen tot ondertekening van de in de bijlage gevoegde huurovereenkomst zijn gekomen. De inschrijvingen van niet geselecteerde deelnemers vervallen op dat moment van rechtswege. Alleen de inzending van de ondernemer die het plan uit mag voeren wordt bekend gemaakt. De overige stukken worden vertrouwelijk behandeld en niet openbaar gemaakt. Aan deelname aan de uitvraag mogen door de deelnemer geen voorwaarden of voorbehoud ter zake van de eventueel noodzakelijkerwijs door hem te verkrijgen geldlening(en) danwel voorwaarden van welke andere aard dan ook, worden verbonden. Voor deelname aan de prijsvraag wordt geen tegemoetkoming in de kosten toegekend. 5

6 Planning van de gehele selectieprocedure 17 juni 2017 Publicatie en start inzendingen 1 juli 2017 Sluitingsdatum tussentijdse vragen 31 juli 2017 Sluitingsdatum inzendtermijn 30 augustus 2017 Indien gewenst: Gesprekken kandidaten met commissie 5 september Advies selectiecommissie Besluitvorming burgemeester en wethouders 15 september 2017 Bericht aan partij op wie de definitieve keuze is gevallen en bericht aan partijen die afvallen 1 oktober 2017 Start huurcontract 2.5 Tussentijdse informatie Vragen met betrekking tot de opgave en regels bij de selectie kunnen schriftelijk tot 1 juli 2017 worden ingediend. De vragen worden geanonimiseerd en voorzien van een antwoord. Deze worden in een document samengevoegd en aan alle deelnemers ter beschikking gesteld. Dit document geldt vanaf dat moment als bijlage van de uitvraag en heeft derhalve dezelfde binding als deze uitvraag. 2.6 Beoordeling en nadere selectiecriteria De beoordeling wordt in eerste aanleg uitgevoerd door selectiecommissie Kiosk Prins Hendrikbrug op basis van de ingezonden stukken. Deze commissie zal zich daarbij richten op selectie conform de in deze voorwaarden genoemde randvoorwaarden en kaders. Belangrijkste aandachtspunten hierbij zijn dat de invulling van de kiosk origineel en vernieuwend dient te zijn, de kiosk een meerwaarde heeftvoor de stad en een warm welkom biedt aan de bezoekers van de stad. Nadat deze selectie heeft plaatsgevonden brengt de commissie hierover advies uit aan het college van burgemeester en wethouders. Het college maakt de definitieve keuze. De gemeente Leeuwarden is niet verplicht een deelnemer te selecteren. Indien hiertoe aanleiding bestaat kan de selectieprocedure worden stopgezet. 2.7 Selectiecommissie De inzendingen worden beoordeeld door de selectiecommissie bestaande uit: Dhr. H. de Jong, gemeente Leeuwarden Dhr. P. van t Haar, NDC (persoonlijke titel) Dhr. H. Galema, binenstadsmanager Mw. A. de Jong, Leeuwarder Ondernemers Fonds (persoonlijke titel) De selectiecommissie beoordeelt de wijze waarop de inzendingen invulling geven aan alle randvoorwaarden, kaders en selectiecriteria. De selectiecommissie geeft een autonoom advies aan burgemeester en wethouders. De selectiecommissie heeft het recht om ten behoeve van een goede beoordeling aanvullende informatie over een ingediend plan van een kandidaat op te vragen dan wel om een mondelinge of schriftelijke toelichting te vragen. 6

7 3. Besluitvorming en vervolgtraject Op grond van het advies van de commissie nemen burgemeester en wethouders het besluit omtrent het verdere verloop. Het college is evenwel niet verplicht een deelnemer te selecteren. Indien de gemeente Leeuwarden definitief de winnende deelnemer selecteert wordt uiterlijk binnen één maand na bekendmaking van de beoordeling de huurovereenkomst getekend. Pas nadat deze overeenkomst is getekend, wordt de procedure formeel afgesloten. De andere deelnemende partijen worden schriftelijk op de hoogte gebracht. 4. Auteursrechten en eigendom ingezonden stukken De inzendingen blijven het geestelijk eigendom van de deelnemers. Alle voor de opgave ingezonden bescheiden worden eigendom van de gemeente Leeuwarden. 5. Geschillen Geschillen - ook die welke slechts door een der partijen als zodanig worden beschouwd - worden voorgelegd aan de burgerlijk rechter. Bijlagen 1. Huurovereenkomst bedrijfsruimte 2. Algemene bepalingen huurovereenkomst winkelruimte 3. Ontwerptekeningen kiosk 4. Gevelbeelden kiosk 7