JAARVERSLAG. Activiteitenverslag

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "JAARVERSLAG. Activiteitenverslag"

Transcriptie

1 JAARVERSLAG Activiteitenverslag 2009

2 DIGIPOLIS PAG. INHOUD > Visie > Synergie Antwerpen - Gent Antwerpen > Synergie Antwerpen > Stad Antwerpen > OCMW Antwerpen > Zorgbedrijf Antwerpen > Lokale politie Antwerpen > Brandweer Antwerpen > Infrastructuur & onderst. Antw. Gent > Synergie Gent > Stad Gent > OCMW Gent > Lokale politie Gent > Infrastructuur & onderst. Gent > Identiteitskaart Digipolis

3 Business Process Management & Aris in volle opmars! Visie Het doel van business process management is werkprocessen in kaart brengen en optimaliseren. Bovendien gebruikt het management deze processen ook voor (bij)sturingsdoeleinden. De tool die daarvoor gebruikt wordt door de steden van Antwerpen en Gent, het OCMW van Antwerpen en ook Digipolis is ARIS. Het business process management zit momenteel in een stroomversnelling, zowel bij onze klanten als bij Digipolis. Enkele recente resultaten Omdat processen niet stoppen bij de grens van een organisatie en het de bedoeling is de processen van Digipolis en haar klanten optimaal op elkaar te laten aansluiten, is het belangrijk dat de betrokken partners dezelfde afspraken en conventies hanteren. Deze werden vastgelegd in een gezamenlijk conventiehandboek. Tijdens de zomermaanden kregen de procesontwerpers van stad en OCMW Antwerpen opleiding over de nieuwe conventies. De stad Antwerpen heeft al zijn processen al in ARIS gedocumenteerd voor de berekening van voltijdsequivalenten. Het OCMW van Antwerpen is ondertussen gestart met het converteren van de bestaande processen uit PROTOS (de BPMtool die zij tot nu toe gebruikten) naar de nieuwe processen volgens de nieuwe conventies en dit ook meteen in ARIS. Er werden twee pilootprojecten opgestart om na te gaan welke voordelen de ARISmodule Business Optimizer kan bieden in de verder implementatie van BPM: Verbeterde berekening van voltijdsequivalenten in processen Efficiënter beheer van bedrijfskritische voertuigen In Antwerpen werd de bestaande serverinfrastructuur voor ARIS in juni ontdubbeld in een productie- en een testserver. Deze testomgeving was nodig om de nieuwe projecten op een verantwoorde manier te kunnen voorbereiden en implementeren. Naast deze projecten werd samen met de klanten werk gemaakt van de verdere uitbouw van de ondersteuningsorganisatie voor BPM. Er werd in Antwerpen een overkoepelende stuurgroep opgericht o.l.v. de strategisch coördinator om het BPM-programma verder te concretiseren en aan te sturen. 3

4 BPM bij Digipolis Ook bij Digipolis kreeg BPM vaste voet aan de grond. Er werden 18 prioritaire COBITprocessen gedefinieerd die in een eerste fase geoptimaliseerd worden. Die werden verdeeld over de klantcoördinatoren, die optreden als proceseigenaars. Enkele business analisten werden aangesteld als procesontwerpers. De kwaliteitscoördinatie werd toegewezen aan de strategische cel. Naast het verzekeren van de kwaliteit van de COBIT-processen, maakt de kwaliteitscoördinator van Digipolis Antwerpen ook deel uit van een BPM-beheerplatform, waar ook O&K/BMI (de ondersteunende BPMcel voor stad en OCMW Antwerpen) deel van uit maakt. In Antwerpen werden de klantcoördinatoren en business analisten medio 2009 opgeleid. Sinds oktober zijn zij aan de slag met het uittekenen van de prioritaire COBIT-processen. Digipolis streeft voor die processen een maturiteitsverhoging in 2010 na. Enterprise architectuur goed op dreef Doel van Enterprise Architectuur (EA) is het globale IT-park zo efficiënt mogelijk uitbouwen aan de hand van geïntegreerde toekomstmodellen voor data, toepassingen en infrastructuur, afgestemd op de noden van de business. Omdat zo n globale oefening een werk van lange adem is, werden er prioritaire entiteiten en toepassingsgebieden gedefinieerd waarvoor dit EA-plaatje eerst zal worden uitgetekend en gerealiseerd. In 2009 werd hierin weer heel wat voortgang gemaakt. Enterprise Architectuur werd in 2009 toegevoegd als tactische doelstelling aan de doelstellingenpiramide van de stad Antwerpen, om de EA-dialoog tussen Digipolis en de stedelijke organisaties beter te kunnen ondersteunen op managementniveau. Drie nagestreefde doelstellingen werden reeds concreet in beeld gebracht. Realisatie van centrale referentiesystemen voor prioritaire entiteiten De creatie van centrale referentiesystemen voor de prioritaire entiteiten (proces, product, medewerker, persoon, onderneming/vereniging en pand) wordt ondersteund door het Digipolisproject Centrale Referentiesystemen, waarin voor elk van de entiteiten een blauwdruk wordt gemaakt van het gewenste referentiesysteem. Op basis van deze blauwdrukken zullen implementatieprojecten worden opgestart om de referentiesystemen effectief te realiseren en te integreren met andere toepassingen. De blauwdrukken voor de entiteiten Persoon en Product werden in 2009 afgewerkt en goedgekeurd; implementatie is voorzien voor In 2009 werd ook beslist dat centrale referentiesystemen een onderdeel vormen van de basisinfrastructuur die Digipolis aan haar klanten levert. De consequentie is dat bij de prioritering de betreffende projecten niet meer in competitie worden gesteld met de andere beleidsprojecten. Tevens werd beslist om binnen Digipolis een team van 2,5 ontwikkelaars op te richten, die de implementatie van referentiesystemen zullen uitvoeren. Zodoende is verzekerd dat de referentiesystemen er effectief zullen komen, en dat ze ook voortdurend up to date zullen gehouden worden. Realisatie van een optimale mix van toepassingen voor prioritaire toepassingsdomeinen Domein Meldingen: Doel was het afbouwen van het aantal meldingstoepassingen. Inmiddels werden vier van de zes toepassingen al afgebouwd. Een vervolgstrategie wordt bepaald in het kader van de conceptstudie voor klantenmanagement (gepland voor 2010). Domein Document Management: Er werd een voorstudie uitgevoerd over de vernieuwde noden voor document management in het licht van de visie rond Anders gaan werken. Die maakte duidelijk dat geen van de huidige toepassingen voldoet om bedrijfsbreed te worden ingezet. Samen met Digipolis Gent werd een gunningsprocedure opgestart voor een nieuw systeem. Gunning is voorzien in de eerste helft van Domein Intake: De voorziene voorstudie om alle intakeprocessen in kaart te brengen kon in 2009 niet worden opgestart. Procesgebieden Stadsreiniging Vergunningen Openbaar Domein: Er werd een voorstudie uitgevoerd om te onderzoeken hoeveel niet-structureel ondersteunde toepassingen er nog bestaan in de verschillende deelgebieden. 4

5 Deze voorstudie resulteerde in een opsomming van blinde vlekken met daarbij telkens een plan voor afbouw, rekening houdend met de geplande ICT-beleidsprojecten voor Voor belangrijke toepassingsgebieden is er een harmonieus instrumentarium van toepassingen over de grenzen van de klanten van Digipolis heen. Een basisdoelstelling van Digipolis is het streven naar synergie tussen de steden en OCMW s van Antwerpen en Gent en hun verzelfstandigde dochterorganisaties. In bepaalde domeinen werden op dit vlak reeds flinke vorderingen gemaakt, bv. de gezamenlijke strategie om naar één gemeenschappelijk financieel platform te groeien; het implementatietraject hiervoor is reeds gestart. Deze nagestreefde doelstelling behelst, naast de lopende initiatieven in het domein financiën, het uitwerken en implementeren van een gelijkaardige piste op vlak van personeelsbeheer, facility management, strategische coördinatie, klantenmanagement en content management. Voor facility management en personeelsbeheer werden de studieprojecten voor het maken van de conceptnota in 2009 zo goed als afgerond. Voor strategische coördinatie zal het studieproject nog doorlopen in De studies voor klantenmanagement en content management zijn voor Technologische biotoop Antwerpen en Gent gefinaliseerd In 2009 werd de technologische biotoop voor zowel Antwerpen als Gent gefinaliseerd. Die geeft inschrijvers op bestekken van Digipolis een gerichte beschrijving van de bestaande infrastructuur waarop zij zich kunnen baseren om oplossingen voor te stellen die optimaal integreren met de bestaande omgeving. De biotoop is opgesplitst in twee lagen: een onderliggende laag (de basisinfrastructuur) en de specifieke toplagen per domein. Deze documentatie wordt voortaan steeds meegestuurd met de bestekken. Gebruik van ARIS voor Enterprise Architectuur In 2009 werd in Digipolis Antwerpen een aanvang gemaakt van het gebruik van het pakket 5

6 ARIS voor het documenteren van EA-modellen. ARIS werd reeds door de Stad, het OCMW en Digipolis gebruikt voor het modelleren en documenteren van hun processen. ARIS laat echter ook toe om informatie over datastructuren, toepassingen en infrastructuurelementen, en hun onderlinge samenhang, in kaart te brengen. Het globale datamodel, met de voornaamste gegevensentiteiten van de Stad, en hun onderlinge relaties, werden ingebracht in ARIS. Daardoor werd het model actief bruikbaar. Vertrekkend van het globale datamodel kunnen meer gedetailleerde domeindatamodellen gemaakt worden (bvb. voor het domein HRM, Financiën, enz.). ARIS geeft daarbij de mogelijkheid om de onderlinge consistentie van alle datamodellen te beheren. Het maken van datamodellen is een techniek die ook kan gebruikt worden door de Digipolis business analisten, bij het maken van voorstudies, conceptstudies, functionele analyses, e.d. Volere: nieuwe analysemethodiek voor Digipolis Gent Digipolis maakte in 2009 werk van de invoering van een nieuwe analyse-methodiek, nl. Volere. Kern van de zaak is dat er wordt uitgegaan van de brede business context enerzijds en de behoeften van de klant anderzijds. Van hieruit wordt stapsgewijs naar de oplossing toe gewerkt: behoeften worden gedetailleerd beschreven, processen worden uitgetekend en keuzes worden duidelijk gemotiveerd. Belangrijk is dat deze oefening met de juiste groep mensen gebeurt, de zgn. stakeholders. In het voorjaar van 2009 werden de businessanalisten opgeleid. Aansluitend werden de templates vertaald naar Digipolis-context. Voor nieuwe projecten werd de nieuwe analysemethodiek van dan af toegepast en gaandeweg verder verfijnd. Optimalisatie interbestuurlijke processen samen met CORVE De Stad Antwerpen en CORVE - de Coördinatiecel voor het Vlaams e-government - hebben in 2008 een gezamenlijke studie uitgevoerd naar mogelijkheden om met behulp van ICT interbestuurlijke processen te optimaliseren. Er werd een 10-tal relevante projectvoorstellen weerhouden, die mogelijk op korte termijn gerealiseerd konden worden. In 2009 werden al deze pistes verder onderzocht op hun haalbaarheid, en werd de aandacht toegespitst op de voorstellen die het meest kans maken op concrete voortgang. Een van de beloftevolle samenwerkingsgebieden ligt bij het digitaliseren van het proces van aanvragen en afhandelen van bouwaanvragen. Zowel Antwerpen als Vlaanderen hebben dit ingeschreven als een belangrijk e-government initiatief. In 2009 werden de resultaten van de respectievelijke voorstudies aan mekaar voorgesteld, en verschillende samenwerkingsmodaliteiten afgewogen. In 2010 zal dit zeker verder worden geïntensifieerd. Bij vele opportuniteiten op vlak van digitalisering van interbestuurlijke processen blijkt dat de bestaande wetgeving een wezenlijke belemmering is om tot concrete uitvoering over te gaan. Dit werd onder meer duidelijk bij het dossier van de kapvergunningen: voor het kappen van bomen moet de stad Antwerpen een papieren aanvraagdossier indienen. De meeste informatie is echter in digitaal formaat beschikbaar, waardoor het digitaal versturen van de aanvraag perfect mogelijk moet zijn. De bestaande reglementering laat dit echter niet toe. De stad Antwerpen heeft middels een collegiale brief dit probleem aangekaart bij de bevoegde Vlaamse ministers Muyters en Bourgeois. Informeel werd reeds vernomen dat op het Antwerps verzoek positief zal gereageerd worden. Een andere hindernis voor e-government in de reglementering ligt in de sterke beperkingen voor gemeenten om gebruik te maken van het rijksregister voor het raadplegen van gegevens over niet-inwoners. De dienstverlening van de stad Antwerpen richt zich immers ook tot niet-inwoners (denken we bvb. aan ouders van leerlingen van Antwerpse scholen, bezoekers van musea, enz.). Tezamen met de VVSG (Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten) en CORVE werd een globale machtigingsaanvraag aan de privacycommissie voorbereid, die een generieke oplossing moet geven voor alle soorten van gemeentelijke dienstverlening. Informele contacten met de privacycommissie hebben reeds uitgewezen dat zulke globale machtiging een goede piste is. 6

7 Andere initiatieven uit de initiële lijst van mogelijke samenwerkingen konden in 2009 op minder vooruitgang bogen. Ondermeer omdat de timing voor Antwerpse e-government-projecten niet steeds synchroon loopt met de planning aan Vlaamse kant. Zo kon de aangekondigde studie over samenwerking op basis van de VKBO (Verrijkte Kruispunt- Bank voor Ondernemingen) niet doorgaan, wegens andere prioriteiten aan Antwerpse kant (nl. de invoering van een nieuw financieel ICTplatform). Of zal de verbeterde ontsluiting van de federale kadastrale legger moeten wachten op de algehele herprogrammatie van de ICT-systemen bij de AAPD (Algemene Administratie PatrimoniumDocumentatie). Zo ook werd het initiatief tot gebruik van de Vlaamse vaccinatiedatabank (Vaccinnet) voor vaccinatiebeleid in de kinderdagverblijven tijdelijk bevroren, wegens geen concreet project aan Vlaamse zijde, en een afgenomen belang voor de kinderdagverblijven zelf. Dossiers waarrond in 2009 weinig activiteit was, maar die wellicht in 2010 terug op de agenda zullen komen zijn de digitale uitwisseling van RUP s (ruimtelijke uitvoeringsplannen), de berekening van de ouderbijdrage voor kinderopvang door Kind & Gezin, en de elektronische geboorteaangifte. Een nieuwe piste die zich aankondigt voor 2010 is de digitalisering van de interbestuurlijke workflow op gebied van het administratief toezicht. 7

8 Synergie Antwerpen Gent Antwerpse en Gentse politie kiezen Sharepoint als intranetplatform Synergie Het Gentse en Antwerpse politiekorps zijn toe aan een nieuw intranet. Vorig jaar werd op basis van de behoeftenanalyse van 2008 een overheidsopdracht gegund aan leverancier Uniway. Zij hebben de opdracht om het nieuwe intranet in Sharepoint te realiseren. Belangrijk is dat beide korpsen zoveel mogelijk op dezelfde lijn blijven en dat er een gemeenschappelijke kern wordt uitgebouwd. Maar ook aandacht voor ieders eigenheid in het intranet is belangrijk. LPA en LPG zaten vorig jaar dan ook frequent rond de tafel om alles voor te bereiden. Het nieuwe intranet mag verwacht worden in het vierde kwartaal van Het Centraal Leerlingen- en Leerkrachten AdministratieSySteem (CLASS) Vanwege het niveauoverschrijdende karakter werd voor de implementatie van dit pakket een meerjarenplan opgesteld dat startte in 2005 en eindigde in Dit pakket bestaande uit volgende modules: een boekhoudmodule een module leerlingen- en personeelsadministratie en een module leerlingfacturatie werd in het basis, secundair, buitengewoon, deeltijds kunst en volwassenenonderwijs ingevoerd. Bouw nieuwe toepassing digitale besluitvorming voor Antwerpen en Gent gestart 8 Meer efficiëntie & kwaliteit, minder papier De hoofddoelstelling van het project digitale besluitvorming is het volledige besluitvormingsproces digitaal te laten verlopen, van het opstellen van de agendapunten tot de archivering en ontsluiting van de besluiten via intranet en internet. Ook de zittingen zullen in de nabije toekomst volledig digitaal verlopen. De beleidsmakers werken via een laptop. Tijdens de zittingen is multimediaondersteuning voorzien. Uiteraard verloopt ook de stemming digitaal. Het opstellen van verslagen en besluiten wordt maximaal geautomatiseerd, net zoals de ontsluiting en archivering. Een belangrijke functionaliteit is het geïntegreerde opvolgingssys-

9 teem waarmee de genomen besluiten kunnen worden opgevolgd. Het gebruik van vaste sjablonen en ingebouwde workflows moet samen met taal- en stijlafspraken zorgen voor een gevoelige verbetering van de kwaliteit van de besluiten. De invoering van de nieuwe toepassing moet leiden tot een verhoogde efficiëntie en een versnelde ontsluiting en zal letterlijk - karrenvrachten papier uitsparen. Actieve partners in dit project zijn de steden Antwerpen en Gent en het OCMW van Gent. OCMW Antwerpen volgt het project mee op om dan later eventueel mee op de kar te springen. Gunning, analyse & planning In 2008 werd een Europees bestek voor de nieuwe toepassing uitgeschreven. Begin 2009 werd de opdracht gegund aan de Nederlandse firma Greenvalley. Vervolgens werden via wekelijkse werkgroepsessies alle functionaliteiten per fase in het besluitvormingsproces scherp gesteld, waarbij het streven naar synergie tussen de verschillende partners centraal stond. Eind juni heeft de algemene stuurgroep het functioneel ontwerp en ook de planning goedgekeurd. Projectaanpak Het project bestaat uit 4 deelprojecten. Daarvan is het eerste gericht op de implementatie van het generieke gedeelte en de opstart van de eerste piloot, nl. het manteam van de stad Antwerpen, voorzien voor april Het tweede deelproject focust zich op de ingebruikname van de toepassing voor de 12 andere Antwerpse beleidsorganen; dit zou begin 2011 rond moeten zijn. Parallel werden de deelprojecten 3 voor stad Gent en 4 voor OCMW Gent opgestart. Stad Gent en OCMW Gent starten begin mei met het proefdraaien voor respectievelijk de Gemeenteraad en de OCMW-raad van juni. Vanaf september moet dit overleg voor beide beleidsorganen volledig digitaal verlopen. Concrete projectresultaten 2009 In de zomer gingen de ontwikkelingen van start. In het najaar werd de generieke werking van het systeem voor digitale besluitvorming parallel door de verschillende partners getest. Dit gebeurde aan de hand van weloverwogen testscenario s en vanuit verschillende rollen (auteur, schepen, secretaris,.). Nog in december werd de acceptatiefase voor het generiek gedeelte afgerond. Op het vlak van infrastructuur werd ervoor gezorgd dat de vereiste omgevingen tijdig beschikbaar waren. En ook het archiveringstraject werd in 2009 getest en goed bevonden. Begin 2010 gingen ontwikkeling en acceptatie van de orgaanspecifieke onderdelen van start. Dit gebeurt parallel voor stad Antwerpen, stad Gent en OCMW Gent, elk voor hun eigen beslissings- en beleidsorganen. Gemeenschappelijk financieel platform Begin 2009 werd het startschot gegeven voor de implementatie van SAP als gemeenschappelijk financieel platform. Beslist werd dat het Antwerpse Zorgbedrijf en de Antwerpse kinderdagverblijven als eerste betrokkenen zouden starten. Na het uittekenen van een blauwdruk waarin alle werkprocessen nauwgezet in kaart werden gebracht, startte leverancier D24D met het programmeren ervan. In september werd het systeem intensief getest en kregen alle gebruikers de nodige opleidingen en documentatie. Het Zorgbedrijf en de kinderdagverblijven gingen in januari 2010 zonder al te veel problemen live. In de loop van 2010 wordt heel het projectproces opnieuw herhaald. De stad Antwerpen en haar districten, het Antwerpse OCMW en de lokale politie van Antwerpen stappen begin 2011 immers mee in de SAP-boot. Het project loopt in nauwe samenwerking met Gent. Zij volgen de werkzaamheden in Antwerpen mee op en geven, op basis van hun ervaringen, advies. GIGA: gemeenschappelijk platform Antwerpen en Gent Vorig jaar zetten Digipolis Antwerpen en Digipolis Gent samen een technisch complex platform op, het zogenaamde GIGA-domein. Niet alleen maken de vestigingen gebruik van gemeenschappelijke servers en infrastructuur; ze delen ook hetzelfde netwerk en beveiliging. Naast de synergetische voordelen op het vlak van aankopen, kan nu dus ook volop samengewerkt worden op het vlak van infrastructuur. Perimeterbeveiliging Digipolis Antwerpen en Gent gunden vorig jaar een overheidsopdracht voor het implementeren van perimeterbeveiliging. Dit omvat een aantal maatregelen inzake beveiliging voor pc s, netwerken en anti-spam. In 2010 wordt dit verder geïnstalleerd. 9

10 Gedaan met kamperen voor de schoolpoort In juli 2008 kreeg Digipolis de vraag om zowel voor Antwerpen als Gent een webtoepassing te bouwen waarmee ouders hun kinderen voortaan elektronisch kunnen aanmelden voor de basisschool. Zo kunnen de inschrijvingen vlotter verlopen en hoeven ouders niet langer aan de schoolpoort te kamperen om hun kind ingeschreven te krijgen. Gent bijt de spits af Op 6 januari 2009 ging de website meldjeaan. gent.be dan online, in eerste instantie voor een 20-tal Gentse basisscholen die voorrang geven aan kansarme kinderen in het kader van het GOK-beleid (Gelijke OnderwijsKansen). Sinds begin maart 2009 kunnen ouders hun kinderen elektronisch aanmelden in alle 127 basisscholen van Gent. Ouders kunnen een voorkeur opgeven voor één of meerdere scholen. Alle aanvragen komen in een centraal aanmeldingsregister terecht. Vervolgens worden de plaatsen toegewezen in functie van de opgegeven voorkeur en de afstand tussen de woning en de school. Antwerpen volgt precies 1 jaar later Op 6 januari 2010 werd het nieuwe inschrijvingssysteem meldjeaan.antwerpen.be dan voor het Antwerpse basisonderwijs gelanceerd. Aan de lancering ging een uitgebreide infocampagne vooraf, zodat de betrokken ouders zeker op de hoogte waren van de nieuwe werkwijze. Bijzondere aandacht ging daarbij naar de zogenaamde kansgroepen zoals allochtonen, kinderen zonder papieren, kinderen met bijzonder noden (GOK). Omdat niet iedereen over een computer met internetaansluiting beschikt, konden ouders op een 60-tal aanmeldpunten terecht, waar ook voor de nodige begeleiding werd gezorgd (districtshuizen, bibliotheken, digipunten,.). Daarnaast was er ook een speciale helpdesk opgezet om de gebruikers te assisteren. Het nieuwe meldpunt was duidelijk gekend. Na een kwartier waren er al 2500 kindjes aangemeld; na de eerste dag waren dat er al Begin maart werden de toewijzingen bekend gemaakt. Verschillen met Gent zijn dat Antwerpen naast afstand ook andere factoren zoals tijd laat meespelen bij de toewijzing en met 1 in plaats van 3 inschrijvingsperiodes werkt. Vervolg In Gent werd er al een vervolg aan het online inschrijvingssysteem gebreid. Sinds eind februari wordt meldjeaan.gent.be ook gebruikt voor inschrijvingen in drie stadsscholen van het secundair onderwijs. Antwerpen evalueert het 10

11 systeem eind dit schooljaar en beslist dan over eventuele bijsturingen of uitbreidingen. Opstart tijdelijke cel regularisaties in Gent en Antwerpen Op 18 juli besliste de federale regering dat de criteria voor regularisaties tijdelijk versoepeld zouden worden: tussen 15 september en 15 december 2009 konden mensen zonder papieren een aanvraag tot regularisatie indienen bij een tijdelijke cel. In Gent en Antwerpen werden alle hens aan dek geroepen om alles tijdig in orde te brengen. Gent In Gent was op dat moment de verhuisbeweging naar het nieuwe Administratief Centrum Porthus aan de gang. Daardoor stonden er enkele verdiepingen in het Administratief Centrum Zuid leeg, waar bovendien ook de nodige bekabeling en netwerken reeds aanwezig waren. Bovendien was er net een nieuwe lading laptops ter vervanging van de pc s van het bureau Vreemdelingen beschikbaar. Daarvan werd een tijdelijke voorafname gedaan voor de cel regularisaties. Uitgaande van een bestaande Access-toepassing werd in ijltempo een toepassing voor de verwerking van de aanvragen in elkaar gebokst. Tenslotte is het ook nog gelukt om enkele lijnen te recupereren om de toegang tot de bevolkingstoepassing WinBv te verzekeren. Ondertussen had de stad ervoor gezorgd dat de bureaus tijdig werden heringericht. Antwerpen In Antwerpen besliste het schepencollege pas op 28 augustus dat de tijdelijke cel voor regularisaties een onderkomen zou krijgen in zaal Harmonie aan de Mechelsesteenweg. Daarna moest er versneld in actie worden geschoten. Samen met de ICT-coördinatoren van het bedrijf Districts- en Loketwerking is het gelukt om alles tijdig rond te krijgen. Digipolis zorgde voor de nodige bekabeling en de installatie van een telefooncentrale. Ook de netwerkverbinding en de netwerkapparatuur normaal 8 weken doorlooptijd konden met de nodige creativiteit tijdig in orde worden gebracht. Er werden 2 printer-copiers geïnstalleerd en de COSMO-cel heeft in zeven haasten nog een toepassing voor de verwerking van de regularisatie-aanvragen klaargestoomd. De ICT-coördinatoren brachten de 20 werkplekken in orde. Dinsdag 15 september stond alles netjes klaar voor de opstart van de nieuwe, tijdelijke cel. Vastgoed informatiebeheer Notarissen, vastgoedmakelaars en particulieren kunnen bij de betrokken stadsdienst een stedenbouwkundig uittreksel (=SU) aanvragen. Een SU wordt meestal aangevraagd tijdens het verkoopsproces van bijvoorbeeld een huis. Binnen stad Gent zijn een negental diensten betrokken bij het opstellen van een SU en aanvullende inlichtingen. Het proces wordt er gedeeltelijk ondersteund door een Accesstoepassing en door het programma GRIP. Voor iedere aanvraag worden de diensten vaak op papier bevraagd en is er nog veel manueel werk bij RuMoDo en andere diensten. Daarnaast vertrekken er van de diensten Milieu en Archeologie aparte brieven naar de aanvrager. Antwerpen maakt sinds 2003 gebruik van de toepassing Notaria. De notaris kan zijn vraag online via het notarisloket stellen. De gegevens worden daarna automatisch uit de back officesystemen gehaald en als één antwoord aan de notaris bezorgd. Omdat Notaria stilaan aan vervanging toe is, startte Digipolis Antwerpen vorig jaar met de analyse en ontwikkeling van de nieuwe toepassing MVI of Monitor Vastgoed Informatie. Digipolis Gent nam de broncode over, ontwikkelde de toepassing verder naar eigen behoeften en noemde de nieuwe toepassing VIB of Vastgoed Informatie Beheer. MVI/VIB bestaat uit twee webapplicaties die sterk samenwerken: een administratief procesondersteunend deel (.Net) en een geoloket. Het administratief deel laat toe om alle diensten parallel te laten samenwerken aan 1 aanvraag via een takenlijst. Nadat alle antwoorden verzameld zijn, kan de betrokken dienst met 1 druk op de knop het stedenbouwkundig uittreksel en bijhorende inlichtingen aanmaken. Het geoloket speelt een belangrijke rol in het lokaliseren van het perceel en het verzamelen van de correcte informatie door de verschillende diensten. Men kan bv. op kaart zien welke vergunningen van toepassing zijn op het perceel in de aanvraag. Daarnaast kan men zelf, indien nodig, beslissen welke gegevens doorgestuurd moeten worden naar het administratief deel. MVI/VIB gaat in de loop van 2010 in productie. 11

12 Synergie stad OCMW Antwerpen Koppeling vrijetijdsdatabank Synergie Antwerpen In 2006 werd een stuurgroep opgericht met medewerkers van de bedrijfseenheden Stadsontwikkeling/Toerisme, Cultuur en Sport, Marketing en Communicatie, Prospekta, Cultuurnet Vlaanderen en Digipolis. Samen werd onderzocht hoe de stad Antwerpen een activiteitenkalender kon aanbieden met zowel Antwerpse als niet-stedelijke evenementen. Tot dan toe werd de toepassing TOEKAN van Digipolis gebruikt voor de invoer van evenementen, maar die bleek moeilijk te integreren met nieuwe technologieën en was aan vervanging toe. Sinds het gebruik van Smartsite als Content Management Systeem (CMS) voor de stedelijke websites gebeurde er ook tweemaal per jaar een grote invoer van evenementen naar de verschillende publiekskanalen vanuit het CMS. De stuurgroep besliste om een koppeling te maken tussen de UiTdatabank, voorheen CultuurDatabank, en Smartsite, zodat de stedelijke kanalen die gebruik maken van Smartsite vanuit één centrale evenementendatabase gevoed worden. De UiTdatabank bundelt het cultuur- en vrijetijdsaanbod in Vlaanderen. Het is een initiatief van Cultuurnet, een organisatie die culturele activiteiten promoot in opdracht van de Vlaamse regering. Steden en gemeenten kunnen op deze cultuurdatabank het eigen aanbod plaatsen. Maar ook elke burger of organisatie mag activiteiten, evenementen, links, invoeren in de databank. Vanaf 2009 voeren de communicatiedeskundigen en medewerkers van de dienst Toerisme van de stad Antwerpen evenementen in en controleren of valideren reeds bestaande data. 12 Het project Koppeling Vrijetijdsdatabank zorgde ervoor dat er dagelijks een export gebeurt naar het CMS Smartsite van alle ingevoerde evenementen uit de UiTdatabank die plaatsvinden in de stad Antwerpen en de districten. Het CMS biedt daarmee de verschillende kanalen (die Smartsite gebruiken) het volledige overzicht van alle evenementen, waarbij de medewerkers per kanaal de evenementen die relevant zijn voor dat kanaal filteren en publiceren. Zo nam de dienst Toerisme in 2009 de Toerisme Infobalie, een intranettoepassing met Smartsite, in gebruik. Deze Infobalie maakt toeristische informatie snel toegankelijk voor de medewerkers via een gebruiksvriendelijke en efficiënte interface.

13 Versiebeheer Planning en Dispatch Voor Stads- en buurtonderhoud (SB) en Stadsontwikkeling (SW) werd in 2009 de toepassing Planning en Dispatch uitgebreid met een meldingsmodule voor de infolijn van de Stad Antwerpen en een interface voor koppeling met SAP/CRM. Met Planning en Dispatch kan Stadsontwikkeling en Stads en Buurtonderhoud middelen, medewerkers en materieel efficiënter inplannen en de opvolging transparanter maken voor de onderhoudstaken op vlak van wegen, groenbeheer, huisvuil en stadsreiniging. Door de meldingsmodule en de koppeling met SAP/ CRM worden meldingen automatisch in de toepassing Planning en Dispatch opgenomen voor verdere verwerking door SB en SW. Intranet voor bewoners van Den Bell In oktober 2009 namen de eerste diensten van stad en OCMW Antwerpen hun intrek in de gerenoveerde gebouwen van Den Bell. Digipolis kreeg de opdracht om voor hen een intranet te bouwen, waarop alle praktische informatie gebundeld en overzichtelijk wordt aangeboden. De bestaande intranetten van stad en OCMW blijven bestaan. Op het Bell-intranet vind je dan meer praktische zaken, eigen aan de locatie. Zo is er een uitgebreide wie-is-wie, je kan er vergaderzalen reserveren, formulieren opvragen, broodjes bestellen, het menu van het bedrijfsresto raadplegen. Er is ook een prikbord met weetjes, je kan er meteen doorklikken naar toepassingen zoals het ICT-loket, het FM-loket,. In 2010 wordt ook de HRM-selfservice toegevoegd, waarmee medewerkers een verhuis, geboorte, huwelijk, vakantie-aanvraag,. zelf via een beveiligd loket op intranet kunnen ingeven Competentiecentrum ECM voor snelle en professionele realisatie websites Om de toenemende stroom van aanvragen op het vlak van content management (websites, intranetsites, document management,.) op een efficiënte manier te kunnen verwerken richtte Digipolis het competentiecentrum ECM op (Enterprise Content Management). Hier zitten de ECM-specialisten samen, zij kunnen flexibeler worden ingezet en er kan beter aan kennisopbouw worden gedaan. Daarnaast werden er ook een aantal technologiekeuzes gemaakt: Strategische, op maat gemaakte websites (Smartsite) Binnen het segment Web Content Management (WCM) is Smartsite de door Digipolis verkozen standaard-oplossing voor grote, op maat gemaakte websites. Het pakket wordt o.a. gebruikt voor de stedelijke websites van Antwerpen en Gent. Kleine websites met standaardfunctionaliteit (Smartsite WOB) Voor minder complexe sites die snel klaar moeten zijn, wordt een WOB in Smartsite opgezet, d.w.z. een website out of the box, met een beperkte set van standaardfunctionaliteiten en infotypes. Deze worden door Digipolis opgezet en ook intern gehost. In 2009 werden er verschillende WOB s gecreëerd o.a. voor de Beschermde werkplaats Antwerpen, Werkhaven en Digipolis zelf. Campagnepagina s binnen Antwerpen. be Sinds midden 2009 zijn er de zogenaamde campagnepagina s binnen de website van de stad Antwerpen. Het gaat om in omvang zeer beperkte en tijdelijke pagina s die meer flexibiliteit bieden naar invulling van de verschillende contentblokken op de webpagina en integratie van bv. Flash-elementen (http://www.antwerpen.be/parkspoornoord) of Google Maps (http://www.antwerpen.be/wonen). Promotionele websites (Flash / andere technologieën met externe hosting) Tenslotte werd er een raamcontract afgesloten met een externe partner (ZAP all People) voor het snel realiseren van kleinere, vaak promotionele websites voor burgers, bedrijven en toeristen. Deze opdrachten omvatten zowel het grafische en het technische luik als de latere ondersteuning en externe hosting (inclusief resultaatverbintenis, SLA en de voorwaarden van hosting). Deze piste wordt vooral ingezet voor websites met een beperkte levensduur en zonder hergebruik van content. Voorbeelden hiervan zijn: en 13

14 Alternatieve CRM-oplossing voor bedrijvenloket, kabinet burgemeester en ombudsdienst In het najaar van 2008 werden de geplande uitbreidingen in SAP CRM voor het bedrijvenloket, de kabinetten en de ombudsvrouw op hold gezet. Uitbreidingen in het bestaande CRM-systeem verliepen immers erg moeizaam en waren bovendien erg duur. Daarom kreeg Digipolis de opdracht op zoek te gaan naar een alternatieve oplossing voor deze projecten. Na een kort en krachtig marktonderzoek viel de keuze op e-synergy van Exact met de firma Desk Solutions als implementator. Het project kreeg de naam edesk mee. edesk edesk is een webtoepassing met documentworkflow-functionaliteiten, De opbouw van klantendossiers en de dienstspecifieke taken gebeuren in e-synergy. Het pakket is een.nettoepassing en past dus perfect in de technologische biotoop van Digipolis. Grote troeven zijn verder de gebruiksvriendelijkheid, de uitgebreide rapporteringmogelijkheden en de goede performantie. Bijkomend voordeel is dat het totaalproces stapsgewijs geautomatiseerd kan worden via de verschillende deelprocessen, wat de implementatie een stuk vereenvoudigt. Oplossing live bij 3 klanten Het bedrijvenloket beet de spits af en startte in december 2009 met edesk. Alle aanvragen voor vergunningen (bv. visvergunningen, markten en foren,..) worden er sindsdien via edesk afgehandeld. Dankzij de eenvoudige configuratiemogelijkheden kan de klant bijsturingen en aanpassingen heel makkelijk zelf uitvoeren. De gebruikers van het bedrijvenloket hebben daar volop gebruik van gemaakt en hebben enthousiast bijgedragen aan de bouw van hun nieuwe toepassing. De volgende edesk-klant in de rij was het kabinet van de burgemeester. Hier wordt edesk sinds januari 2010 gebruikt voor de opvolging van alle vragen en meldingen aan het kabinet. De toepassing loopt voorlopig nog dubbel met de bestaande werkwijze op papier. Ook de ombudsdienst gebruikt edesk binnenkort voor de afhandeling en opvolging van klachten en ook hier loopt de toepassing nog even dubbel met de bestaande werkwijze. Verder werd vorig jaar ook een raamcontract voor ondersteuning afgesloten met implementator Desk Solutions. Koppeling met centraal referentiebestand personen & ondernemingen In oktober 2009 werd de koppeling tussen het centraal referentiebestand personen en ondernemingen en edesk gefinaliseerd. Daardoor worden steeds actuele en correcte persoons- en ondernemingsgegevens opgeladen in edesk. De koppeling werd op centraal niveau uitgevoerd zodat ook toekomstige edesk-toepassingen hiervan gebruik kunnen maken. Actieplan voor structurele verbeteringen SAP CRM De stroeve werking van de bestaande SAP CRM-omgeving voor klantenmanagement (5.0) was de directe aanleiding voor het actieplan dat midden 2009 werd opgesteld met het oog op structurele verbeteringen in dit domein. Dit actieplan bestaat uit twee luiken. Een eerste luik is gericht op korte termijn en betreft de Stad Antwerpen 14

15 Implementatie persoonlijk dashboard voor leidinggevenden upgrade naar een hogere versie van SAP CRM (7.0). Die zou alvast een antwoord moeten bieden op heel wat van de bestaande knelpunten. Deze upgrade is gepland voor september Een tweede luik is gericht op langere termijn; het betreft een marktonderzoek naar nieuwe alternatieve systemen voor klantenmanagement. Het zijn de resultaten van zowel de upgrade als het gevoerde marktonderzoek die samen zullen bepalen welke koers de stad Antwerpen uiteindelijk zal varen. Daarnaast werden in de loop van 2009 ook 2 nieuwe SAP CRM-versies opgeleverd om bestaande bugs op te lossen en enkele functionele verbeteringen door te voeren. Optimalisatie kwartaalrapportering De Stad Antwerpen beschikte reeds over een aantal rapporteringsomgevingen voor de sturing van haar beleid Stad Scorecard: die wordt gebruikt door de cel strategische coördinatie, de bedrijfsdirecteurs en de programmaleiders. Hiervoor bestonden standaardrapporten en enkele door Digipolis ontworpen rapporten. Een beperkte datamart voor PAF-gegevens (ProjectActieFiches), de vervanger van de vroegere projectrapportering. Deze datamart wordt gevoed vanuit de PAF-toepassing en was initieel opgezet om enkele standaardrapporten aan te leveren. Ondertussen werd er voor de leidinggevenden een strategisch dashboard opgezet, zodat zij over de nodige informatie beschikken om hun afdeling efficiënt te kunnen leiden. Aan dit instrumentarium werd in 2009 gesleuteld vanuit een behoefte naar optimalisatie. Naast de vraag naar een aantal nieuwe rapporten, wilde de stad Antwerpen de indicatoren waarmee de voortgang in de realisatie van de (vorig jaar bijgestuurde) doelstellingen wordt gemeten, automatisch opladen en integreren in de nieuwe scorecard. Om dit te realiseren werd in 2009 een overkoepelende rapporteringsomgeving opgezet met PAF- én scorecardgegevens in een datamart onder IBM-Cognos 8. Deze opdracht omvatte zowel het opzetten van de datamart, het laden van de indicatoren als het aanmaken van de basisrapporten. De stad Antwerpen maakt al geruime tijd gebruik van rapporteringstools, als hulpmiddel bij het (bij)sturen van het beleid. Voor de opvolging van de bedrijfsdoelstellingen wordt gebruik gemaakt van een speciale scorecard. Ook hiervoor werden aangepaste rapporteringsomgevingen ter beschikking gesteld. De stad wilde deze informatie nu ook ontsluiten naar de verschillende afdelingen binnen de bedrijven en afdelingsspecifieke rapporteringen opzetten. Eén van de doelstellingen is om leidinggevenden een op maat gemaakt instrument aan te reiken om de voortgang van hun aandeel in de doelstellingen van het beleid te kunnen opvolgen en bijsturen. In 2008 werd hiervoor de eerste behoefteanalyse gedaan. In 2009 werd fase 1 opgeleverd. De idee is dat de leidinggevenden hun dashboard zelf kunnen aanpassen aan hun eigen behoeften en hun bedrijf zo dus optimaal kunnen sturen. In Fase 1 werden componenten opgeleverd voor Financiën en HRM. In eerste instantie werden generieke componenten gebouwd die ook nuttig zijn voor andere bedrijfsdirecteuren (o.a. uitgaven t.o.v. begroting, afwezigheden, overuren ). Daarnaast werd ook de kwartaalrapportering in een dashboard gegoten. De voorbereidingen voor fase 2 zijn gestart. Hier zal dieper ingegaan worden op specifieke componenten voor Financiën en HRM; strategische doelstellingen worden opgenomen en een aantal bijkomende wensen, die tijdens gesprekken met de bedrijfsdirecteuren naar voren kwamen, worden in deze fase geïmplementeerd. In maart werd een aantal grote veranderingen doorgevoerd aan HReM+ en Payroll. Noodzakelijk om wettelijke aanpassingen vanuit het gemeentedecreet te verwerken en de toepassing verder aan te passen aan de noden van de gebruikers. HReM+ aangepast In 2009 werden een aantal grote veranderingen aan HReM+ doorgevoerd omwille van de wettelijke aanpassingen vanuit het gemeente- 15

16 decreet. Bijkomend werd er ook tegemoet gekomen aan de noden van de gebruikers. Hiervoor werden o.a. volgende aanpassingen doorgevoerd: Voor de stad werd de elektronische aangifte van arbeidsongevallen geoptimaliseerd. In de loop van dit jaar gaat voor het OCMW een gelijkaardige functionaliteit opgezet worden. De Lijn hanteert een nieuwe procedure voor het derdebetalersysteem. Om alles volledig automatisch te laten verlopen vergde dit de nodige aanpassingen in HReM+. Naast systeemaanpassingen werden ook de procedures naar eindgebruikers toe gewijzigd. De module Procesmodellering werd herzien. Er werd een koppeling opgezet tussen HReM+ en Mediwe. Gebruikers van Mediwe kunnen hierdoor rechtstreeks gegevens invoeren en opvragen in Peoplesoft. Adresgegevens worden rechtstreeks uit HReM+ gehaald. Het resultaat van een bezoek van de controlearts wordt rechtstreeks in HReM+ geregistreerd waardoor nieuwe rapporteringen mogelijk worden. Payroll Ook Payroll onderging de nodige veranderingen om de wettelijke aanpassingen vanuit het gemeentedecreet door te voeren. Voor Payroll werden o.a. volgende wijzigingen uitgevoerd: Elk bedrijf ontvangt maandelijks een pdf met de loonbrieven, zodat duplicaten kunnen worden afgedrukt. Aanpassingen voor de loonberekening van personeelsleden met meerdere arbeidsrelaties werden uitgevoerd. Het wettelijk onderhoud van de loonberekening In de toekomst zullen de processen binnen Payroll en HReM+ verder worden geoptimaliseerd en zullen nieuwe modules zoals competentiebeheer worden geïmplementeerd. Werving en selectie. In deze studies werden de verwachtingen van de klant bepaald. De verschillende oplossingsscenario s werden naast elkaar gelegd, en samen met het beleid van stad en OCMW werd gekozen voor het opstarten van een migratietrajectstudie om op lange termijn te bepalen waar stad en OCMW met de globale HR applicatie naar toe willen (i.s.m. Gent). Op termijn worden competenties een bepalende factor binnen alle HR-processen. Tijdsregistratie - Personeelsplanning In 2008 werd gestart om alle locaties van de stad Antwerpen uit te rusten met tijdsregistratie. Dit jaar startte de voorbereidingen voor de overgang naar Den Bell waarbij het systeem voor tijdsregistratie (GET) wordt gekoppeld aan het toegangscontrolesysteem van Den Bell (VSK) Hiervoor was een hercodering van de badges noodzakelijk zowel voor Stad als OCMW. Deze hercodering vond plaats in de zomermaanden. Er werd een nieuwe koppeling opgezet tussen Xtremis en HReM+ om glijtijd over te dragen naar 8 compensatiedagen. Om de performantie van de interfaces te verhogen werd gestart met een optimalisatie van Xtremis/HReM+. Parallel hieraan startte een nieuw project voor de upgrade van Xtremis met nieuwe functionaliteiten. Voor de stad wordt selfservice geïmplementeerd om een verlofaanvraag automatisch te laten verlopen. De analyses hiervoor zijn van start gegaan - begin 2010 moet deze functionaliteit operationeel zijn. Competentiebeheer De invoering van competentiebeheer heeft een impact op het volledige HR beleid. Er werden 2 voorstudies uitgevoerd. De eerste om de basis set-up vast te leggen en een tweede gericht op 16

17 DISTRICTS- & LOKETTENWERKING Nieuwe bevolkingstoepassing voor Antwerpen STAD Antwerpen Begin 2009 werd een bestek uitgestuurd voor de nieuwe bevolkingstoepassing, die de huidige Antwerpse bevolkingstoepassing BEAM en enkele kleinere randtoepassingen moet vervangen. Twee kandidaat-leveranciers stuurden een offerte in: CIPAL en CEVI. Beiden werden weerhouden. In juni gaven beide leveranciers demo s van hun toepassing. Deze werden bijgewoond door alle onderhandelingsteams en een representatieve groep gebruikers van het bedrijf Districts- en Loketwerking. Na de demoronde werd er tijdens de zomermaanden intensief onderhandeld. Het ging om vijf types onderhandelingen met telkens twee onderhandelingsrondes: technische onderhandelingen, functionele onderhandelingen, SLA-onderhandelingen (service level agreements), projectplan-onderhandelingen, POC/Demo, d.w.z. een demo en een proof of concept voor de gebruikers die zelf hands on de functionaliteiten van de toepassingen konden uittesten. Zo werd het functionele luik zeker voldoende grondig gescreend. Daarnaast werden er ook werkbezoeken gebracht aan andere steden die momenteel met de toepassingen van de leveranciers werken. Eind 2009 vonden dan nog de prijsonderhandelingen plaats. Begin januari werd de toepassing gegund aan CIPAL. CIPAL won het van mededinger CEVI omdat het wel tijdig de vereiste webtoepassingen kon opleveren. Dit was een zeer belangrijke randvoorwaarde om vlot te kunnen communiceren met het Rijksregister dat meer en meer met webservices werkt. Bovendien scoorden de modules van CIPAL functioneel beduidend beter bij de eindgebruikers. Eind januari 2010 vond de kick off plaats. Eind 2010 moet de nieuwe toepassing in productie gaan. Nieuwe BEAM-versies De bestaande bevolkingstoepassing BEAM onderging in 2009 een aantal acties om de weg te effenen voor de nieuwe bevolkingstoepassing. Ook wettelijk verplichte wijzigingen werden telkens zo snel mogelijk mee opgenomen in deze nieuwe versies. Er werden drie nieuwe versies in gebruik geno- 17

18 Verkiezingen 7 juni vlot verlopen men met het oog op een algemene en stapsgewijze cleaning van zowel versies, gebruikers als data zodat de nieuwe bevolkingstoepassing straks met een actuele, propere lei kan starten. Wettelijke wijzigingen die vorig jaar werden opgeleverd zijn de kids-id en de toevoeging van een bijlage bedoeld om de weigering van de vestigingsaanvraag voor EU-burgers te motiveren. Omdat er voortaan meer gegevens voor de rijbewijzen C en D moeten worden doorgesluisd naar het rijksregister kon het bestaand communicatieprotocol niet meer gebruikt worden. Om dit te verhelpen werd TRIP (Transmissie Rijksregister Rijbewijzen via IP) aangemaakt met een apart communicatieprotocol (nl. beveiligde webservices met e-id-authenticatie) om de gegevens naar het Rijksregister te sturen. Dit was meteen een voorproefje voor de overstap naar dit type communicatie voor de hele bevolkingstoepassing. Digipolis actief betrokken bij voorbereiding volksraadpleging Reeds bij de aanloop naar de volksraadpleging werd een beroep gedaan op Digipolis. In eerste instantie moesten immers de handtekeningen van de ingediende petitie worden geteld en geverifieerd. Daartoe werd een computerruimte met 14 pc s ter beschikking gesteld. Daarnaast werd er ook een COSMO-toepassing voor de controle van de handtekeningen geschreven. Een groep interimkrachten werd ingezet om de stemmen te tellen. Het waren er voldoende voor een volksraadpleging die doorging op 18 oktober. Op 7 juni vonden de regionale en Europese verkiezingen plaats. Er was dus weer werk aan de winkel voor Digipolis, die bij verkiezingen steeds instaat voor de coördinatie van het technisch luik. Een goede voorbereiding is het halve werk Vooraf moest al het stemmateriaal volgens de voorgeschreven testprocedures worden getest. Dit gebeurde in het stadsmagazijn waar al het materiaal ligt opgeslagen. In totaal werden 2300 pc s, schermen en randmateriaal getest en volgens stembureau klaargezet op paletten. Daarvoor werd een beroep gedaan op interimkrachten, gecoördineerd door Digipolis. Toepassingsbeheer zorgde voor de aanlevering van de nodige lijsten die als basis dienen voor het verkiezingsdrukwerk. Denk maar aan de kiezerslijsten, de lijsten van voorzitters en bijzitters; de kieslijsten met de verkiesbare kandidaten per partij, de lijst van veroordeelden die tijdelijk uit hun burgerrechten ontzet zijn enz. De week voor de verkiezingen werden alle stembureaus ingericht met de juiste stemconfiguratie, waarbij alles nog een keer En hoewel de stad Antwerpen besliste om voor deze volksraadpleging over de Oosterweelverbinding niet elektronisch maar manueel te stemmen, was Digipolis toch actief betrokken bij deze voorbereidingen. Digipolis stond in voor het aanleveren van deelnemers-, voorzitters-, en bijzitterslijsten, volgde het drukwerk op (oproepkaarten, kiezerslijsten,.), zorgde voor de overzichtslijsten van de kieslocaties, In totaal ging het hier om een 40-tal voorbereidende jobs die binnen een zeer krappe tijdsspanne moesten worden afgewerkt. Verder zorgde Digipolis ook voor de activering van een speciaal 0800-nummer voor de tijdelijke helpdesk op 18 oktober en voorzag ook de nodige aansluitingen voor zowel helpdesk als totalisatie-pc s in Den Bell, waar het hoofdbureau gevestigd was. 18

19 BESTUURSZAKEN werd getest. De dag voor de verkiezingen voerden Digipolis en Districts- en Loketwerking nog eens een controleronde uit. Vlotte stembusgang Op de dag van de verkiezingen zorgden Digipolis-medewerkers samen met medewerkers van Districts- en Loketwerking voor de technische ondersteuning in de stembureaus. Bij Digipolis werd een helpdesk opgezet, bemand door medewerkers van Digipolis en Districts- en Loketwerking. Ook het hoofdbureau voor Antwerpen was weer bij Digipolis gevestigd. Hier gebeurde de totalisatie van de stemmen. De verkiezingen zijn zeer vlot verlopen. Nieuwe versie VIP14 voor verwerking inkomende post Sinds enkele jaren gebruikt de stad Antwerpen VIP14 voor de registratie, verwerking en opvolging van de inkomende post. Vorig jaar werd een nieuwe versie opgeleverd om te kunnen voldoen aan de nieuwe noden. Zo moest het mogelijk zijn om inkomende post in meerdere registers te registreren. Naast het register voor het college hadden ook het OCMW en de stadssecretaris de vraag naar een eigen register gesteld. In de bestaande toepassing was dit niet mogelijk. Bovendien moest de post ook op een meer gedetailleerd niveau kunnen worden toegewezen. Ook dat liet de oude VIP14 niet toe. En de nieuwe VIP14 moest ook het center of excellence van de stad op een adequate manier kunnen ondersteunen. Sinds oktober 2009 gebeurt de afhandeling van alle post voor de hele stad in dit nieuwe centrale postcentrum op het stadhuis. Het centrum werd uitgerust met 5 scanners. Inkomende post wordt ingescand, geregistreerd in VIP14 en digitaal verspreid. Het is immers de betrachting van het stadsbestuur om de papierberg in de bedrijven drastisch te beperken. Voldoende redenen dus om de bestaande VIP14 aan een stevige make over te onderwerpen. De toepassing werd herschreven in.net en uitgebreid met de gevraagde functionaliteiten. Eind oktober ging de vernieuwde VIP14 live. Andere projecten Alternatieve CRM-oplossing voor bedrijvenloket, kabinet burgemeester en ombudsdienst: zie rubriek synergie Antwerpen Actieplan voor structurele verbeteringen SAP CRM: zie rubriek synergie Antwerpen Bouw nieuwe toepassing digitale besluitvorming: zie rubriek synergie Antwerpen Gent Opstart tijdelijke cel regularisaties: zie rubriek synergie Antwerpen Gent. Voorstudie postverwerking Parallel werd er ook een voorstudie opgestart om de visie voor de postverwerking in zijn totaliteit (inkomende én uitgaande post) op lange termijn scherp te stellen. Deze voorstudie werd nog in 2009 afgerond en resulteerde in een conceptnota. Antwerpen volgt het Gents project rond postverwerking dat veel overeenkomsten met het Antwerps concept vertoont, alleszins met bijzondere belangstelling op. Versiebeheer e-floris E-Floris is de website die de meest recente informatie bevat over archieven en activiteiten van het Stadsarchief voor zowel medewerkers als publiek. In 2009 werden de noden in kaart 19

20 SOCIALE ZAKEN Thermografische kaart gebracht voor een nieuwe versie. De verbeterde versie ging begin 2010 in productie en maakt het mogelijk om nog uitgebreider te zoeken in de elektronische archieven van het stadsarchief. Met verdere uitbreidingen wordt gewacht tot de keuze voor het nieuwe generieke document management systeem voor Antwerpen en Gent gemaakt is. Deze wordt verwacht in het tweede kwartaal van edepot binnenkort raadpleegbaar edepot verwijst naar het digitale archief van de stad Antwerpen. In 2008 werd hiervoor een pilootproject opgezet, nl. mini-edepot, het digitale archief voor de medewerkers van het stadsarchief. Begin 2010 zal het digitale archief ook ontsloten worden via intranet en ook toegankelijk zijn voor de burger via internet. Heel wat documenten zijn reeds digitaal beschikbaar via edepot. Voor het overige wordt volgens het scan-on-demand-principe gewerkt. Opgevraagde documenten die nog niet digitaal beschikbaar zijn, worden door het stadsarchief op vraag ingescand en in gecomprimeerde digitale vorm aan de opvrager doorgestuurd en nadien ook toegevoegd aan edepot. Zo draagt edepot bij tot een verbeterde digitale werking en dus ook tot een vermindering van de papierberg en de transportkosten. In maart 2009 voerde de firma Eurosense drie nachtvluchten uit boven Antwerpen en omgeving om met speciale apparatuur thermografische foto s te nemen. Deze foto s werden bezorgd aan de betrokken gemeenten. De stad Antwerpen zette een stapje verder en ontsloot de informatie via een webtoepassing op Bij opgave van een adres wordt meteen ingezoomd op het desbetreffende dak en worden er extra gegevens toegevoegd. Zo kan de betrokkene zien of zijn dak goed geïsoleerd is en krijgt hij, indien gewenst, meer informatie over o.a. isolatie, premies en andere maatregelen. Het Ecohuis organiseerde bijkomend een energietoer door de districten zodat de bewoners via een aantal beschikbare laptops met internetverbinding informatie konden opvragen over hun eigen huis. De thermografische kaart blijft minstens vier jaar raadpleegbaar en kreeg ondertussen al ongeveer unieke bezoekers over de vloer. Andere projecten Bouw nieuwe toepassing digitale besluitvorming: zie rubriek synergie Antwerpen - Gent 20

Conceptnota. ERP-MIS afdeling Documentbeheer stad Gent CDG000925

Conceptnota. ERP-MIS afdeling Documentbeheer stad Gent CDG000925 Conceptnota ERP-MIS afdeling Documentbeheer stad Gent CDG000925 Pagina 1 van 6 Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota... 3 1.1 De opdracht... 3 1.2 Digipolis... 3 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van

Nadere informatie

college van burgemeester en schepenen Zitting van 16 september 2011

college van burgemeester en schepenen Zitting van 16 september 2011 beraadslaging/proces verbaal Kopie college van burgemeester en schepenen Zitting van 16 september 2011 Besluit GOEDGEKEURD A-punten districts- en loketwerking Samenstelling De heer Patrick Janssens, burgemeester

Nadere informatie

ECM - Enterprise Content Management. Daniel Kucharski

ECM - Enterprise Content Management. Daniel Kucharski ECM - Enterprise Content Management Daniel Kucharski IT vraagstukken in de KMO Nood aan gebruiksvriendelijke software afgestemd op specifieke behoeften Geen grote investering in software en hardware Typische

Nadere informatie

Presentatie dd 29/03/2007. Seminarie De gemeentelijke webstie Website stad Gent

Presentatie dd 29/03/2007. Seminarie De gemeentelijke webstie Website stad Gent Presentatie dd 29/03/2007 Seminarie De gemeentelijke webstie Website stad Gent Agenda 1. Waarom een nieuwe website? 2. Voorstelling nieuwe website 3. Het project 1. Fasering en sleuteldata 2. Projectstructuur

Nadere informatie

Software Test Plan. Yannick Verschueren

Software Test Plan. Yannick Verschueren Software Test Plan Yannick Verschueren Maart 2015 Document geschiedenis Versie Datum Auteur/co-auteur Beschrijving 1 November 2014 Yannick Verschueren Eerste versie 2 December 2014 Yannick Verschueren

Nadere informatie

MyCareNet in uw Apotheek?

MyCareNet in uw Apotheek? MyCareNet in uw Apotheek? Met deze brochure willen we onze klanten informeren over de invoering van MyCareNet MyCareNet in uw apotheek MyCareNet is een initiatief van het NIC (Nationaal Intermutualistisch

Nadere informatie

STRATEGIE EN JEUGD STAD ANTWERPEN

STRATEGIE EN JEUGD STAD ANTWERPEN STRATEGIE EN JEUGD STAD ANTWERPEN De stad Antwerpen Antwerpen = stad + 9 districten Stad : bovenlokale bevoegdheden: ruimtelijk structuurplan, Districten: lokale bevoegdheden: cultuur, sport, jeugd, senioren,

Nadere informatie

Shopt IT CCSP goes on!

Shopt IT CCSP goes on! Shopt IT CCSP goes on! Uw CRM OSLO compliant 30 april 2015 10.40 11.30 uur V-ICT-OR Vlaamse ICT Organisatie CCSP agenda 10.40 CCSP - Johan van der Waal 10.55 Aalter - Els De Wulf 11.10 Samenvatting 11.20

Nadere informatie

Samenwerkingsmodel in de groep Stad Antwerpen

Samenwerkingsmodel in de groep Stad Antwerpen Samenwerkingsmodel in de groep Stad Antwerpen (1) De burgemeester is tevens bevoegd voor externe relaties, marketing en communicatie, coördinatie bovenlokale fondsen, ontwikkelingssamenwerking en loketten.

Nadere informatie

Erratum 3 bij het bestek CD000330 raamovereenkomst voor het inhuren van externe bijstand

Erratum 3 bij het bestek CD000330 raamovereenkomst voor het inhuren van externe bijstand Bestek CD000330 ERRATUM 3 raamovereenkomst voor het inhuren van externe bijstand Erratum 3 bij het bestek CD000330 raamovereenkomst voor het inhuren van externe bijstand Het aantal percelen waarop ingediend

Nadere informatie

Cevi Opvolging Beheer Registratie Agendapunten. Fien De Keulenaer (Cevi)

Cevi Opvolging Beheer Registratie Agendapunten. Fien De Keulenaer (Cevi) Notuleringstoepassing Cobra Cevi Opvolging Beheer Registratie Agendapunten Fien De Keulenaer (Cevi) Doel: Notulering van elk soort zitting Gemeenteraad en College van burgemeester en schepenen Raad voor

Nadere informatie

WORKSHOP 4 Gezamenlijk aankopen en overheidsopdrachten. Lieven Janssens ICC Gent, 7 mei 2013

WORKSHOP 4 Gezamenlijk aankopen en overheidsopdrachten. Lieven Janssens ICC Gent, 7 mei 2013 WORKSHOP 4 Gezamenlijk aankopen en overheidsopdrachten Lieven Janssens ICC Gent, 7 mei 2013 WS 4 GEZAMENLIJK AANKOPEN EN OVERHEIDSOPDRACHTEN Ludovic Van den Bulck Bestuurcoördinator Gemeenschappelijke

Nadere informatie

DISCIMUS. AgODi : Agentschap voor Onderwijsdiensten

DISCIMUS. AgODi : Agentschap voor Onderwijsdiensten 22 DISCIMUS AgODi : Agentschap voor Onderwijsdiensten 1 INFORMATIE 1.1 Informatie over het project en uw organisatie Naam van het project URL van het project Naam van de projectverantwoordelijke DISCIMUS

Nadere informatie

Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs

Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs Zaken Klantcontacten Zoeken Antwoord Registraties Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs Zaakgericht Werken is binnen overheidsorganisaties al een bekend begrip. Vrijwel alle werkprocessen worden

Nadere informatie

E-invoicing. Efficiëntere verwerking van al uw binnenkomende facturen. Hans C. Arents

E-invoicing. Efficiëntere verwerking van al uw binnenkomende facturen. Hans C. Arents E-invoicing Efficiëntere verwerking van al uw binnenkomende facturen Hans C. Arents Senior adviseur e-government strategie & programma management Coördinatiecel Vlaams e-government (CORVE) - Departement

Nadere informatie

Dienst Logistiek. 1 Dienst Logistiek

Dienst Logistiek. 1 Dienst Logistiek Dienst Logistiek 1 Dienst Logistiek Dienst Logistiek 2 1 VOORSTELLING A. Opdrachten Directie Generaal 1) Ondersteuning 2) Innovatie en verandering De dienst Logistiek biedt logistieke ondersteuning aan

Nadere informatie

CMS Systeem als webportal

CMS Systeem als webportal CMS Systeem als webportal Een content-beheersysteem of contentmanagementsysteem is een softwaretoepassing, meestal een web-applicatie, die het mogelijk maakt dat mensen eenvoudig, zonder veel technische

Nadere informatie

Vrijheid van vinden. FileLinx Cloud

Vrijheid van vinden. FileLinx Cloud FileLinx Cloud FileLinx Cloud Vrijheid van vinden FileLinx en Lancom automatisering hebben de handen ineen geslagen. Met trots presenteren wij u FileLinx Cloud! Geen maatwerk software, maar een Out Of

Nadere informatie

Software Test Plan. Yannick Verschueren

Software Test Plan. Yannick Verschueren Software Test Plan Yannick Verschueren November 2014 Document geschiedenis Versie Datum Auteur/co-auteur Beschrijving 1 November 2014 Yannick Verschueren Eerste versie 1 Inhoudstafel 1 Introductie 3 1.1

Nadere informatie

Onderdelen Functies Resultaat Digitaliseren van binnenkomende post met Duidelijk herkenbare digitale documenten

Onderdelen Functies Resultaat Digitaliseren van binnenkomende post met Duidelijk herkenbare digitale documenten Bijlage 2 Vastgestelde evaluatiecriteria en behaalde resultaten Criteria voor de technische evaluatie van het generieke postproces Digitaliseren van binnenkomende post met Duidelijk herkenbare digitale

Nadere informatie

Aansluiten op VPI. (VolmachtBeheer Producten Interface)

Aansluiten op VPI. (VolmachtBeheer Producten Interface) Aansluiten op VPI (VolmachtBeheer Producten Interface) Auteur : Max Wout en Bram Doveren (Colimbra) Versie : 1.1 Datum : 27 april 2009 Inhoudsopgave 1 Algemeen... 3 1.1 Aanleiding... 3 1.2 Doel van dit

Nadere informatie

Project Fasering Documentatie Applicatie Ontwikkelaar

Project Fasering Documentatie Applicatie Ontwikkelaar Project Fasering Documentatie Applicatie Ontwikkelaar Auteurs: Erik Seldenthuis Aminah Balfaqih Datum: 31 Januari 2011 Kerntaak 1 Ontwerpen van applicaties De volgordelijke plaats van de documenten binnen

Nadere informatie

Databank personeelsbezetting 81 BESTUREN ZIJN OP HEDEN OOK EFFECTIEF GESTART MET GEGEVENS TE INVENTARISEREN!

Databank personeelsbezetting 81 BESTUREN ZIJN OP HEDEN OOK EFFECTIEF GESTART MET GEGEVENS TE INVENTARISEREN! Databank personeelsbezetting Nieuwsflits naar aanleiding van het project databank personeelsbezetting Een vergelijkend onderzoek voor Vlaamse gemeenten Geachte secretaris, Beste medewerker, CC Consult

Nadere informatie

Handleiding voor de checklist Overdracht project/change naar beheer. Handleiding : Frédéric van der Vaeren

Handleiding voor de checklist Overdracht project/change naar beheer. Handleiding : Frédéric van der Vaeren Auteur(s) Datum Versie Frédéric van der Vaeren 11/03/2013 2.0 Eigenaar Doelpubliek Bert van Hemelen Gebruikers checklist overdracht project/change naar beheer Handleiding : Handleiding voor de checklist

Nadere informatie

Competentieprofiel. Maatschappelijk werker

Competentieprofiel. Maatschappelijk werker Competentieprofiel maatschappelijk werker OCMW 1. Functie Functienaam Afdeling Dienst Functionele loopbaan Maatschappelijk werker Sociale zaken Sociale dienst B1-B3 2. Context Het OCMW garandeert aan elke

Nadere informatie

Handleiding helpdesk. Datum: 08-10-2014 Versie: 1.0 Auteur: Inge van Sark

Handleiding helpdesk. Datum: 08-10-2014 Versie: 1.0 Auteur: Inge van Sark Datum: 08-10-2014 Versie: 1.0 Auteur: Inge van Sark Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 1. Beheer helpdesk... 3 1.1. Settings... 3 1.2. Applicaties... 4 1.3. Prioriteiten... 5 1.4. Gebruik mailtemplates...

Nadere informatie

Archipol 6 voor gebruikers

Archipol 6 voor gebruikers Archipol 6 voor gebruikers Agenda Evolutie installed base Sterkten Archipol versie 6 Extra document types Module wapens Beheer Notulen 3 Archipol installed base Versie 4 : 31 % Versie 5 : 29 % Versie 6

Nadere informatie

Portfolio Management - van Idee tot Project

Portfolio Management - van Idee tot Project Portfolio Management - Over QS solutions Het implementeren van Microsoft Project Server 2010 is het specialisme van QS solutions. Al onze consultants hebben 10 jaar of langer ervaring met het implementeren

Nadere informatie

Webuniversum. www.vlaanderen.be

Webuniversum. www.vlaanderen.be Webuniversum www.vlaanderen.be 1 Webuniversum doelstelling Onze primaire focus is de Vlaamse overheid en lokale besturen. Federale diensten worden maximaal meegenomen Burger kijkt naar de overheid, los

Nadere informatie

Notarisbrieven automatisch in Lier 2014.09.23

Notarisbrieven automatisch in Lier 2014.09.23 ICT & GIS Overleg Oost-Vlaanderen Luc Janssens Data-, Analyse- & GIS Coördinator Stadsbestuur van Lier Notarisbrieven automatisch in Lier V. 1.0 2014.09.23 Doelstelling Volledig automatische afhandeling

Nadere informatie

GIPOD Generiek InformatiePlatform Openbaar Domein

GIPOD Generiek InformatiePlatform Openbaar Domein Generiek InformatiePlatform Openbaar Domein Zonder omwegen naar meer synergie en minder hinder Wat is het probleem? Informatie over innames openbaar domein zit verspreid of is niet gekend Moeilijkheden

Nadere informatie

Workflows voor SharePoint met forms en data K2 VOOR SHAREPOINT

Workflows voor SharePoint met forms en data K2 VOOR SHAREPOINT Slimmer samenwerken met SharePoint Workflows voor SharePoint met forms en data K2 VOOR SHAREPOINT Workflows, forms, reports en data WAAROM KIEZEN VOOR K2? Of u nu workflows moet maken voor items in SharePoint

Nadere informatie

Digitaal Archief Vlaanderen Stappenplan & Projectfiches

Digitaal Archief Vlaanderen Stappenplan & Projectfiches www.pwc.be Digitaal Archief Vlaanderen Stappenplan & Projectfiches september 2013 1. Inleiding In dit deel van de studie rond het Digitaal Archief Vlaanderen bekijken we het technische stappenplan dat

Nadere informatie

Notitie Programma Digitaal Werken

Notitie Programma Digitaal Werken Notitie Programma Digitaal Werken Onderwerp Programma Digitaal Werken: aanschaf en implementatie Zaaksysteem Suite en Suite voor Vergunningen, Toezicht & Handhaving. Huidige situatie Amstelveen werkt met

Nadere informatie

Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013. Verdere uitwerking doelstellingen en strategische projecten

Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013. Verdere uitwerking doelstellingen en strategische projecten 1 Verdere uitwerking doelstellingen en strategische projecten Het ondernemingsplan 2013 van IVA Centrale Accounting is gebaseerd op de beheersovereenkomst 2011-2015. De beheersovereenkomst vermeldt 5 strategische

Nadere informatie

MELDINGEN & VERGUNNINGEN

MELDINGEN & VERGUNNINGEN BEHEER / AFHANDELING / TOEZICHT Optimaal procesmanagement bij werkzaamheden aan kabels en leidingen Efficiënte verwerking van administratieve processen bij meldingen en vergunningen Gebruiksvriendelijke

Nadere informatie

WORKSHOP 4 Gezamenlijk aankopen en overheidsopdrachten. Lieven Janssens ICC Gent, 7 mei 2013

WORKSHOP 4 Gezamenlijk aankopen en overheidsopdrachten. Lieven Janssens ICC Gent, 7 mei 2013 WORKSHOP 4 Gezamenlijk aankopen en overheidsopdrachten Lieven Janssens ICC Gent, 7 mei 2013 OOSTCAMPUS Bestuurs- en Dienstencentrum EEN INTENSIEVE SAMENWERKING TUSSEN GEMEENTE EN OCMW OOSTKAMP, ook op

Nadere informatie

Bouwkroniek Premium is het nieuwe online platform voor een efficiënt beheer van al uw aanbestedingen.

Bouwkroniek Premium is het nieuwe online platform voor een efficiënt beheer van al uw aanbestedingen. Bouwkroniek Premium is het nieuwe online platform voor een efficiënt beheer van al uw aanbestedingen. Inclusief de dagelijkse elektronische alert service Inclusief de 100 % garantie dat u geen enkele aanbesteding

Nadere informatie

Charter van gebruiker POD MI

Charter van gebruiker POD MI Charter van gebruiker POD MI Een charter aangaan is meer dan het droogweg meedelen van de werking van een nieuw project. Het is een overeenkomst, een engagement. Het houdt verwachtingen in voor de toekomst.

Nadere informatie

Plan van Aanpak Business Project

Plan van Aanpak Business Project 1. Aanleiding en achtergrond van het project Soulco is een Belgische KMO die zijn activiteiten uitoefent in Afrika en het Midden- Oosten. Ze willen graag een nieuwe website omdat hun huidige website volledig

Nadere informatie

Leones. Business Case Service Management Tool

Leones. Business Case Service Management Tool Leones Business Case Service Management Tool Inhoudsopgave 1. AFBAKENING... 3 1.1 DOEL... 3 1.2 AANNAMES... 3 1.3 HUIDIGE SITUATIE... 3 1.4 PROBLEEMSTELLING... 3 1.5 WAT ALS ER NIETS GEBEURT?... 3 2. OPTIES...

Nadere informatie

Analyse Vlaamse portaal applicaties

Analyse Vlaamse portaal applicaties Audit opdracht Analyse Vlaamse portaal applicaties Hans C. Arents, kenniscentrummanager Cel Media-innovatie, Departement Wetenschap, Innovatie en Media Tel: (02) 553 45 63 Fax: (02) 553 45 79 E-mail: hans.arents@wim.vlaanderen.be

Nadere informatie

Energieprestatiedatabank

Energieprestatiedatabank 1 inhoud 1 2 2.1 Principe Hoe gaat u als -verslaggever te werk op de vernieuwde? Mijn -dossiers 2.1.1 Tabblad Stedenbouwkundige vergunning / melding 2.1.2 Tabblad Opladen startverklaring 2.1.3 Tabblad

Nadere informatie

U begrijpt dat een deel van uw administratie weinig geautomatiseerd is. TeamPlayer biedt nu voor u de oplossing.

U begrijpt dat een deel van uw administratie weinig geautomatiseerd is. TeamPlayer biedt nu voor u de oplossing. Waarom TeamPlayer? Wellicht heeft u reeds een administratief programma waarmee uw boekhouding, facturatie of bestellingen worden beheerd. Deze programma s schieten echter tekort als het gaat over nog andere

Nadere informatie

Marlin Family. Marlin

Marlin Family. Marlin PCA Mobile PCA Mobile Organisatie PCA Mobile BV maakt deel uit van de Mobile Solution Group en biedt met ruim 40 enthousiaste collega s een veelomvattend pakket van innovatieve en gebruiksvriendelijke

Nadere informatie

Hét complete Uitzendbureau in de Cloud. matcher

Hét complete Uitzendbureau in de Cloud. matcher Hét complete Uitzendbureau in de Cloud matcher Een processysteem in plaats van een administratiesysteem Meer dan twee keer zoveel tijd besteden aan sales en zo uw omzet verhogen. e-matcher maakt het mogelijk.

Nadere informatie

Intranet Langemark- Poelkapelle. Patrick Ligneel & Sabine De Wandel

Intranet Langemark- Poelkapelle. Patrick Ligneel & Sabine De Wandel Intranet Langemark- Poelkapelle Patrick Ligneel & Sabine De Wandel Rode draad De aanzet Het spinnen van het intranet Het getouw Tips met een knoop De aanzet Een nieuwe website voor Langemark- Poelkapelle

Nadere informatie

Migratie van Groupwise naar Exchange

Migratie van Groupwise naar Exchange BIJLAGE Bijlage nr. 1 Migratie van Groupwise naar Exchange Doelstelling. Momenteel wordt in de administratie van de VGC Novell Groupwise als mailsysteem gebruikt. De huidige versie van Groupwise is verouderd

Nadere informatie

Infosessie Externe audit voor de lokale besturen Vrijdag 13/12/2013

Infosessie Externe audit voor de lokale besturen Vrijdag 13/12/2013 Infosessie Externe audit voor de lokale besturen Vrijdag 13/12/2013 samen groeien samen oogsten samen proeven Inhoud 1. Historiek 2. Ratio 3. Interne controle 4. Types van audit 5. Drieledig doel 6. Organisatie

Nadere informatie

Identity Management Gebruikers en Rechten in Beheer (GRiB)

Identity Management Gebruikers en Rechten in Beheer (GRiB) Identity Management Gebruikers en Rechten in Beheer (GRiB) Meer grip op hoe we regelen wie wat mag P.J.M. Poos (Piet) Programma manager SNS REAAL organisatie Raad van Bestuur Groepsstaven SNS Bank REAAL

Nadere informatie

Copyright - Port of Rotterdam - 2012. nr.

Copyright - Port of Rotterdam - 2012. nr. Project Document Management Naar full digital en de veranderaanpak 10 februari 2015 Henk de Lauré. Organisatie IDM IDM Totaal 10,4 Fte 1 Coördinator 1 FAB 8,4 Medewerkers Wat vooraf ging.. 2003: 2004:

Nadere informatie

Het digitaal tekenplatform. 12 mei 2016 Martine Waeckens

Het digitaal tekenplatform. 12 mei 2016 Martine Waeckens Het digitaal tekenplatform 12 mei 2016 Martine Waeckens 1 Agenda DTP: 3 luiken SigningHub Nieuwe Europese regelgeving Digitaal Teken Platform DTP bestaat uit 3 luiken: 1. DTP V1 (huidige situatie) Tekenklaar

Nadere informatie

Conceptnota. Ontwikkeling van een patrimoniumbeheerstoepassing CDG000712

Conceptnota. Ontwikkeling van een patrimoniumbeheerstoepassing CDG000712 Conceptnota Ontwikkeling van een patrimoniumbeheerstoepassing CDG000712 Versie 5.1 CDG000712_conceptnota Pagina 1 van 9 Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota... 3 1.1 De opdracht... 3 1.2 Digipolis...

Nadere informatie

WebBv Verblijfsveranderingen Burger@verhuizen Elektronische berichten Extracties

WebBv Verblijfsveranderingen Burger@verhuizen Elektronische berichten Extracties 10 de Cevi Klantendag 1 WebBv Verblijfsveranderingen Burger@verhuizen Elektronische berichten Extracties Jasper Vervaert Marjan Hellin Hilde Mortier WebBv in ontwikkeling Sessie 4 Demo In- en afschrijvingen

Nadere informatie

FUNCTIEFAMILIE 5.2 Operationeel leidinggeven

FUNCTIEFAMILIE 5.2 Operationeel leidinggeven Doel van de functiefamilie Aansturen van medewerkers en organiseren en superviseren van hun dagelijkse werkzaamheden teneinde een efficiënte en continue werking van het eigen team te garanderen en zodoende

Nadere informatie

1. ANALYSE VAN DE ONDERNEMERSVRIENDELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENING

1. ANALYSE VAN DE ONDERNEMERSVRIENDELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENING 1. ANALYSE VAN DE ONDERNEMERSVRIENDELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENING 1. voert een ondernemersvriendelijke dienstverlening, dat is een bewuste beleidskeuze, voor bepaalde afdelingen en diensten,

Nadere informatie

Raadsstuk. Onderwerp: Kredietaanvraag I Project Digitalisering Reg.nummer: M&S/ICT 2009 / 207223

Raadsstuk. Onderwerp: Kredietaanvraag I Project Digitalisering Reg.nummer: M&S/ICT 2009 / 207223 Raadsstuk Onderwerp: Kredietaanvraag I Project Digitalisering Reg.nummer: M&S/ICT 2009 / 207223 1. Inleiding Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen hebben in 2006 afspraken gemaakt over een uitvoeringsagenda

Nadere informatie

Onderstaande tabel geeft een overzicht van het personeelsbestand, verdeeld over de

Onderstaande tabel geeft een overzicht van het personeelsbestand, verdeeld over de C Management C.1. Personeel 16 2005 ACTIVITEITENRAPPORT Onderstaande tabel geeft een overzicht van het personeelsbestand, verdeeld over de verschillende diensten op datum van 1 april 2005: Niveau A Niveau

Nadere informatie

Functiekaart. Bijdragen tot een efficiënt werkende administratie bij het gemeentebestuur en van het secretariaat in het bijzonder.

Functiekaart. Bijdragen tot een efficiënt werkende administratie bij het gemeentebestuur en van het secretariaat in het bijzonder. Functie Graadnaam: administratief medewerker Functienaam: administratief medewerker Functiefamilie: administratief uitvoerend Functionele loopbaan: C1-C3 Afdeling: Algemene zaken Dienst: Secretariaat Subdienst:

Nadere informatie

De kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden

De kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van Middelgroot Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van het programma e-dienstverlening Wat is: Het programma e-dienstverlening? In de gemeente Waalwijk wordt gewerkt met een elektronisch

Nadere informatie

Naam: Draaiboek decentrale implementatie PAUW en Tridion

Naam: Draaiboek decentrale implementatie PAUW en Tridion Programma Aanpak Universitaire Website (PAUW) Draaiboek decentrale implementatie PAUW en Tridion Inleiding In het kader van het Programma Aanpak Universitaire Website (PAUW) is afgesproken dat alle decentrale

Nadere informatie

Stuurgroep ICT innovatie in de ouderenzorg. 12 oktober 2010

Stuurgroep ICT innovatie in de ouderenzorg. 12 oktober 2010 Stuurgroep ICT innovatie in de ouderenzorg 12 oktober 2010 Agenda High Level Scope Projectorganisatie en werkingsprincipes Projectplanning en roll-out Projectopvolging Evaluatie diensten Agenda volgende

Nadere informatie

PROJECT PLAN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN STANDAARD SITE VOOR DE VERENIGING O3D

PROJECT PLAN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN STANDAARD SITE VOOR DE VERENIGING O3D PROJECT PLAN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN STANDAARD SITE VOOR DE VERENIGING O3D Auteur : P. van der Meer, Ritense B.V. Datum : 17 juli 2008 Versie : 1.3 2008 Ritense B.V. INHOUD 1 VERSIEBEHEER...1 2 PROJECT

Nadere informatie

Zou het niet iedeaal zijn

Zou het niet iedeaal zijn Zou het niet iedeaal zijn ...als op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker alles klaarstaat?! Er zal geen discussie over bestaan. Het zou ideaal zijn wanneer alle voorzieningen op de eerste werkdag

Nadere informatie

DAG VAN DE GEBRUIKER. Samen met CIPAL op weg naar de BBC 23 mei 2011

DAG VAN DE GEBRUIKER. Samen met CIPAL op weg naar de BBC 23 mei 2011 DAG VAN DE GEBRUIKER Samen met CIPAL op weg naar de BBC 23 mei 2011 1 BBC: wetgeving BBC en bronnen wetgeving en bronnen 2 BBC = beleids- en beheerscyclus: Het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende

Nadere informatie

Slimme IT. Sterke dienstverlening. E-START ONDERSTEUNING OP MAAT VAN LOKALE BESTUREN BIJ E-GOVERNMENT EN ORGANISATIEONTWIKKELING

Slimme IT. Sterke dienstverlening. E-START ONDERSTEUNING OP MAAT VAN LOKALE BESTUREN BIJ E-GOVERNMENT EN ORGANISATIEONTWIKKELING Slimme IT. Sterke dienstverlening. 1 E-START ONDERSTEUNING OP MAAT VAN LOKALE BESTUREN BIJ E-GOVERNMENT EN ORGANISATIEONTWIKKELING 2Dienstverlenende vereniging E-START WAAROM? 3 Lokale besturen komen steeds

Nadere informatie

Gewijzigde doelstellingen in de leidraad interne controle/ organisatiebeheersing VLAAMSE OVERHEID. (inwerkingtreding: 1 januari 2015)

Gewijzigde doelstellingen in de leidraad interne controle/ organisatiebeheersing VLAAMSE OVERHEID. (inwerkingtreding: 1 januari 2015) Gewijzigde doelstellingen in de leidraad interne controle/ organisatiebeheersing VLAAMSE OVERHEID (inwerkingtreding: 1 januari 2015) 2 1. Doelstellingen, proces- & risicomanagement Subthema kwaliteitsbeleid

Nadere informatie

DIS. Digital Information System

DIS. Digital Information System DIS Digital Information System Inhoud Digital Information System........................................ 4 ORGANI - Your Profit.................................................. 8 Digital Information

Nadere informatie

Samenwerkingsmodel in de groep Stad Antwerpen Stedelijk organogram

Samenwerkingsmodel in de groep Stad Antwerpen Stedelijk organogram Samenwerkingsmodel in de groep Stad Antwerpen Stedelijk organogram beleidsniveau interne organisatie verzelfstandigde entiteiten gemeenschappelijk niveau stad en OCMW verantwoordelijke beleidsniveau onafhankelijke

Nadere informatie

Magic4Schools. Leerlingadministratie

Magic4Schools. Leerlingadministratie Magic4Schools Leerlingadministratie 1 Magic4Schools speciaal ontwikkeld voor autorijscholen 3 Magic4Schools speciaal ontwikkeld voor autorijscholen 3 Functionaliteiten in Magic4Schools 4 Onze diensten

Nadere informatie

CaseMaster CRM Customer Relationship Management

CaseMaster CRM Customer Relationship Management CaseMaster CRM Customer Relationship Management CaseMaster CRM Meer omzet uit uw bestaande of nieuwe relaties halen of een klantprofiel samenstellen doormiddel van een analyse op het aankoopgedrag en vervolg

Nadere informatie

Memo. Wijziging organogram - Gemeenteraad oktober 2014

Memo. Wijziging organogram - Gemeenteraad oktober 2014 Memo Wijziging organogram - Gemeenteraad oktober 2014 1 Inleiding Stad Gent en OCMW Gent werken samen aan een nieuwe organisatiestructuur waarin op doorgedreven manier samengewerkt zal worden. In functie

Nadere informatie

Digitaal Loket: kansen of kosten

Digitaal Loket: kansen of kosten Digitaal Loket: kansen of kosten 27 oktober 2011 www.gentleware.nl janjaap.vanweringh@gentleware.nl 06-12.1234.15 1 Onderwerpen Wat is een digitaal loket? Waarom een digitaal loket? Stappenplan Do s en

Nadere informatie

Functieomschrijving: hoofd systeemanalist/programmeur

Functieomschrijving: hoofd systeemanalist/programmeur 1. Graad/ Functietitel Functieomschrijving: hoofd systeemanalist/programmeur Hoofd systeemanalist/programmeur 2. Doel van de functie De functie van systeemanalist/programmeur voorziet aspecten van projectleiding

Nadere informatie

Tips & Tricks: Tip van de maand januari 2009

Tips & Tricks: Tip van de maand januari 2009 Tips & Tricks: Tip van de maand januari 2009 Project Management met Teamcenter 2007 Door: Ramon van Raak Beheert u complexe projecten dan weet u als geen ander dat de projectvoorbereiding de basis legt

Nadere informatie

Minister van Binnenlandse Zaken

Minister van Binnenlandse Zaken Minister van Binnenlandse Zaken Secretariaat van de Geïntegreerde Politie (SSGPI) SSGPI Ter attentie van : Fritz Toussaintstr. 8 - de korpschefs 1050 Brussel - de bijzondere rekenplichtigen T: 02 554 43

Nadere informatie

Project Portfolio Management Altijd en overal inzicht PMO

Project Portfolio Management Altijd en overal inzicht PMO Project Portfolio Management Altijd en overal inzicht PMO Een eenvoudige en toegankelijke oplossing Thinking Portfolio is een snel te implementeren software applicatie. Een krachtig web-based hulpmiddel

Nadere informatie

KWALITEITSCOÖRDINATOR

KWALITEITSCOÖRDINATOR 2007.03.31 A1 / administratief AWS1a/AWS1b/AWS2a KWALITEITSCOÖRDINATOR WERVING Bijdragen tot: Ontwikkelen en implementeren van een verbetermanagementsysteem waardoor het OCMW haar missie en visie, inclusief

Nadere informatie

toelichting budget 2015

toelichting budget 2015 toelichting budget 2015 commissie 18 november 2014 1. prioritaire beleidsdoelstellingen sport onderwijs 2. niet-prioritaire beleidsdoelstellingen administratieve beroepen personeel informatietechnologie

Nadere informatie

Op stapel. Katie Bouckaert

Op stapel. Katie Bouckaert Katie Bouckaert Unibel 1.50 gemeentebelastingen in eigen beheer: Nieuwe geg. belastingplichtigen en belaste goederen, nieuwe zoekmogelijkheid Historiek zendadressen en adressen verzonden documenten Uitbreiding

Nadere informatie

Functiebeschrijving: Financieel Medewerker Aanmoedigingspremies

Functiebeschrijving: Financieel Medewerker Aanmoedigingspremies Functiebeschrijving: Financieel Medewerker Aanmoedigingspremies Functiefamilie dossierbeheerder externe aanvragen Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Lieve Cornelis, diensthoofd Ann Van

Nadere informatie

UiT-pas. Hoe verder met digitale dienstverlening? Overzicht. Probleemstelling. Vergadering Commissie 4 dinsdag 24 juni 2014 30/07/2014

UiT-pas. Hoe verder met digitale dienstverlening? Overzicht. Probleemstelling. Vergadering Commissie 4 dinsdag 24 juni 2014 30/07/2014 Vergadering Commissie 4 dinsdag 24 juni 2014 Agenda - Goedkeuring verslag vorige vergadering - UiTpas - Stand van zaken Mijn Turnhout - Belastinsreglement op het exploiteren van een toeristisch logies

Nadere informatie

GIPOD Generiek InformatiePlatform Openbaar Domein

GIPOD Generiek InformatiePlatform Openbaar Domein GIPOD Generiek InformatiePlatform Openbaar Domein Zonder omwegen naar meer synergie en minder hinder Luc De Kock (AGIV) Probleemstelling Huidige toestand Inname van het openbaar domein: gewenste situatie

Nadere informatie

Vaals, juni 2013 Versie 1.2. PLAN VAN AANPAK Informatievoorziening & Automatisering De route voor de toekomst 2013-2015

Vaals, juni 2013 Versie 1.2. PLAN VAN AANPAK Informatievoorziening & Automatisering De route voor de toekomst 2013-2015 Vaals, juni 2013 Versie 1.2 PLAN VAN AANPAK Informatievoorziening & Automatisering De route voor de toekomst 2013-2015 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Plan van aanpak 1.1 Inleiding 3 Hoofdstuk 2 Actiepunten

Nadere informatie

Nota van B&W. Onderwerp Aanschaf software voor digitalisering bestemmingsplannen

Nota van B&W. Onderwerp Aanschaf software voor digitalisering bestemmingsplannen Nota van B&W Onderwerp Aanschaf software voor digitalisering bestemmingsplannen Portefeuille C. van Velzen Auteur Dhr. M. Overing Telefoon 5113551 E-mail: m.overing@haarlem.nl SO/BD/2006/787 Te kopiëren:

Nadere informatie

Isala klinieken verheffen website tot communicatiemedium met Office SharePoint Server 2007

Isala klinieken verheffen website tot communicatiemedium met Office SharePoint Server 2007 Isala klinieken verheffen website tot communicatiemedium met Office SharePoint Server 2007 Vanuit een duidelijke visie op zorg verbeteren de Isala klinieken de serviceverlening en de communicatie met patiënten

Nadere informatie

Verwerken van binnenkomende bedrijfsdocumenten met OpenText Business Center

Verwerken van binnenkomende bedrijfsdocumenten met OpenText Business Center Verwerken van binnenkomende bedrijfsdocumenten met OpenText Business Center Inleiding Een belangrijk component van SAP Invoice Management (SIM) is de herkenning en extractie van relevante velden van een

Nadere informatie

Stadsdeel Zuidoost. illllllll. li', ü. Gemeente Amsterdam. COMMISSIE: MO DATUM : 3 oktober 2013 AGENDAPUNT NR.: TKN

Stadsdeel Zuidoost. illllllll. li', ü. Gemeente Amsterdam. COMMISSIE: MO DATUM : 3 oktober 2013 AGENDAPUNT NR.: TKN Gemeente Amsterdam Stadsdeel Zuidoost li', ü COMMISSIE: MO DATUM : 3 oktober 2013 AGENDAPUNT NR.: TKN ONDERWERP: Voortgangsrapportage (2e) Plan van aanpak Subsidies DOEL VAN DE BEHANDELING: Informeren

Nadere informatie

Wij de ontwikkeling, het beheer en de service; U het gebruikersgemak en het resultaat; Samen succesvol zijn!

Wij de ontwikkeling, het beheer en de service; U het gebruikersgemak en het resultaat; Samen succesvol zijn! Ready to go Pagina 1 van 12 Wij de ontwikkeling, het beheer en de service; U het gebruikersgemak en het resultaat; Samen succesvol zijn! Copyright Pagina 2015, 2 van 12 perbit bv Alle rechten zijn gereserveerd.

Nadere informatie

Functiebeschrijving: Directeur audit

Functiebeschrijving: Directeur audit Functiebeschrijving: Directeur audit Functiefamilie Controle en audit functies Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening 1. Context van de functie 1.1.

Nadere informatie

SNEL STARTEN. Uw eigen Ondernemingsdossier in zeven eenvoudige stappen. STAP ÉÉN: Start nu mijnondernemingsdossier.nl ACTIE!

SNEL STARTEN. Uw eigen Ondernemingsdossier in zeven eenvoudige stappen. STAP ÉÉN: Start nu mijnondernemingsdossier.nl ACTIE! SNEL STARTEN Uw eigen Ondernemingsdossier in zeven eenvoudige stappen. STAP ÉÉN: Start nu mijnondernemingsdossier.nl ACTIE! Ga naar www.mijnondernemingsdossier.nl STAP TWEE: Registreren. ACTIE! HANDIG!

Nadere informatie

Functiekaart. Werkt onder leiding van en rapporteert aan jeugdconsulent (Vrije tijd - Jeugd)

Functiekaart. Werkt onder leiding van en rapporteert aan jeugdconsulent (Vrije tijd - Jeugd) Functie Graadnaam: administratief medewerker Functienaam: administratief medewerker Functiefamilie: administratief uitvoerend Functionele loopbaan: C1-C3 Afdeling: Vrije tijd Dienst: Jeugd Subdienst: Code:

Nadere informatie

IPv6 Nieuwsbrief 27 juli 2012

IPv6 Nieuwsbrief 27 juli 2012 IPv6 Nieuwsbrief 27 juli 2012 Deze nieuwsbrief mag gratis en onbeperkt verspreid worden, maar is in eerste instantie bedoeld om de IT-managers, projectleiders en netwerkverantwoordelijken van de Belgische

Nadere informatie

Staten Generaal OSLO 31/05/2013 ir. Martin Lagauw ORIS nv

Staten Generaal OSLO 31/05/2013 ir. Martin Lagauw ORIS nv Staten Generaal OSLO 31/05/2013 ir. Martin Lagauw ORIS nv Initiatiefnemers werd in 2004 opgericht vanuit de Beroepsfederatie CIB- Vlaanderen met als primaire doelstelling de vastgoedsector te begeleiden

Nadere informatie

Krijtlijnen communicatiestrategie betreffende evaluaties/evaluatierapporten Afdeling Strategie en Coördinatie

Krijtlijnen communicatiestrategie betreffende evaluaties/evaluatierapporten Afdeling Strategie en Coördinatie Krijtlijnen communicatiestrategie betreffende evaluaties/evaluatierapporten Afdeling Strategie en Coördinatie 1. Inleiding Een meer gestructureerde aanpak van de beleidsevaluatie betreffende het beleidsdomein

Nadere informatie

Functiekaart. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Voor kennisname. Functienaam: communicatieambtenaar

Functiekaart. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Voor kennisname. Functienaam: communicatieambtenaar Functiekaart Functie Graadnaam: coördinator Functienaam: communicatieambtenaar Functiefamilie: coördinatoren Functionele loopbaan: B1-B3 Afdeling: Interne Ondersteuning Dienst: Communicatie & informatie

Nadere informatie

JAARVERSLAG. Activiteitenverslag

JAARVERSLAG. Activiteitenverslag JAARVERSLAG Activiteitenverslag 2008 DIGIPOLIS PAG. INHOUD > Visie > Synergie Antwerpen - Gent Antwerpen > Synergie Antwerpen > Stad Antwerpen > OCMW Antwerpen > Lokale politie Antwerpen > Brandweer Antwerpen

Nadere informatie

HR beleidsplan departement LV

HR beleidsplan departement LV HR beleidsplan departement LV Filip Grauls Donderdag 30 september 2010 1 Agenda De aanleiding Het resultaat Het vervolg Aandachtspunten 2 1 1. De aanleiding Eyeopener EFQM zelfevaluatie 2007 Probleemstelling

Nadere informatie

Praktisch Implementeren van EA bij Gemeenten

Praktisch Implementeren van EA bij Gemeenten Praktisch Implementeren van EA bij Gemeenten Edwin de Vries 3 juni 2008 Praktisch Implementeren van Enterprise Architectuur bij Gemeenten Waarom Architectuur bij Gemeenten? Praktische aanpak Invulling

Nadere informatie

OpenText RightFax. Intuitive Business Intelligence. Whitepaper. BI/Dashboard oplossing voor OpenText RightFax

OpenText RightFax. Intuitive Business Intelligence. Whitepaper. BI/Dashboard oplossing voor OpenText RightFax OpenText RightFax Intuitive Business Intelligence Whitepaper BI/Dashboard oplossing voor OpenText RightFax Beschrijving van de oplossing, functionaliteit & implementatie Inhoud 1 Introductie 2 Kenmerken

Nadere informatie