1. Hoe maak ik een profiel aan? 2. Wat als ik me niet kan aanmelden en A-stad een foutmelding geeft?

Transcriptie

1 Aanmelden 1. Hoe maak ik een profiel aan? 2. Wat als ik me niet kan aanmelden en A-stad een foutmelding geeft? Algemeen 1. Waarom kom ik terecht op A-stad, wanneer ik naar het oude intranet wil gaan? 2. Is er informatie verdwenen? 3. Hoe ga ik naar het oude intranet? 4. Hoe ga ik naar het kanaal Medewerkers OCMW? 5. Waarom is de informatie opgedeeld in thema s? 6. Waarom pasten jullie het oude intranet aan? 7. Wat is het verschil tussen de homepagina, startpagina en een kanaal? 8. Welke kanalen bestaan er? Hoe weet ik welke kanalen belangrijk zijn voor mijn werking? 9. Hoe weet ik wanneer er nieuwe kanalen zijn? 10. Is alle informatie toegankelijk voor iedereen? 11. Ik kan nog niet goed werken met A-stad. Wat kan ik doen om dat te verbeteren? Nieuws 1. Hoe vind ik nieuwsartikels terug? Wat als ik de titel of het kanaal ben vergeten? 2. Moet ik A-stad elke dag nakijken om op de hoogte te blijven? 3. Loop je het risico om nieuws te missen, als je veel favorieten aanduidt? 4. Kan ik belangrijk nieuws bewaren? Toepassingen 1. Hoe ga ik snel naar mijn vaste toepassingen? 2. Wat als mijn links naar het oude intranet op mijn bureaublad niet meer werken? 3. Waar vind ik het Vademecum? 4. Waar vind ik de Virtuele klok? 5. Waarom is de Virtuele klok vaak traag? 6. Waar vind ik de wordmacro s? 7. Hoe komt het dat de wordmacro s niet werken? 1

2 Contactboek 1. Ik werk niet op woensdag, waar geef ik dat in? Collega s mogen mijn gsm-nummer niet doorgeven aan klanten, waar geef ik dat in? 2. Hoe zoek ik iemand, als ik zijn naam niet ken? Hoe zoek ik iemand, als ik niet weet hoe ik de naam moet schrijven? 3. Kan ik zoeken op personeelsnummer? 4. Kan ik belangrijke contactpersonen bewaren? 5. Als ik een dienst zoek, vind ik subafdeling en afdeling terug. Wat is het verschil? 6. Hoe zoek ik een telefoonnummer van een dienst? 7. Krijgt de inhoud van het Contactboek regelmatig een update? Automatisch aanmelden 1. Moet ik me opnieuw aanmelden (met Chrome, Safari of Mozilla Fox) als ik mijn internetpagina sluit en daarna weer opstart? 2. Wanneer ik mijn computer opstart, opent A-stad in een browser. Hoe kan ik die browser aanpassen? 2

3 1. Hoe maak ik een profiel aan? Om een medewerkersprofiel aan te kunnen maken, moet je eerst een burgerprofiel aanmaken. Daarna koppel je je burgerprofiel aan je personeelsnummer. Neem deze handleiding door of bekijk het filmpje. 2. Wat als ik me niet kan aanmelden, en A-stad een foutmelding geeft? Contacteer Digipolis (tel ) of laat een collega een melding maken. Een melding maken doe je zo: 1. Ga naar de knop op de startpagina Melding maken. 2. Kies IT. 3. Kies IT-storing 4. Vul het formulier in en druk op Verstuur. Digipolis contacteert je. 3

4 1. Waarom kom ik terecht op A-stad, wanneer ik naar het oude intranet wil gaan? Dat klopt. Sinds 1 februari 2017 vind je op A-stad alle nieuws, info en toepassingen die je nodig hebt. Zo moet je niet langer met twee startpagina s werken (A-stad en het oude intranet). Vanuit A-stad linken we door naar alle info op het oude intranet. De informatie die er was, blijft staan, maar is niet meer rechtstreeks toegankelijk. Wil je naar het oude intranet gaan? Ga dan rechtstreeks naar het kanaal Medewerkers OCMW. Daar vind je alle info onder de verschillende tabs terug. Waar je welke info vindt, kan je in dit bericht lezen. 2. Is er informatie verdwenen? Nee, er is geen informatie verdwenen. Alle informatie op het oude intranet is nog altijd beschikbaar. Alleen de weg ernaartoe is gewijzigd. Je kan die info raadplegen vanuit het kanaal Medewerkers OCMW. De informatie is ook anders opgedeeld in A- stad (volgens thema). Waar je welke info vindt, kan je in dit bericht lezen. Mis je toch informatie? Stuur dan een mail naar webbeheer@ocmw.antwerpen.be. 3. Hoe ga ik naar het oude intranet? Je kan niet meer rechtstreeks naar het oude intranet. Vanaf nu vind je alle informatie op het kanaal Medewerkers OCMW. Waar je welke info vindt, kan je in dit bericht lezen. 4. Hoe ga ik naar het kanaal Medewerkers OCMW? Je kan op verschillende manieren naar het kanaal Medewerkers OCMW gaan. Via de knop in de snellinks Op de startpagina van A-stad zie je een balk met daarin snellinks. Klik op het icoon rechts in de balk om naar het kanaal Medewerkers OCMW te gaan. Via het overzicht Op de startpagina van A-stad heb je rechts bovenaan een knop Overzicht. 4

5 Klik je daarop, dan opent er een nieuw scherm. Op de pagina die je dan krijgt, staat: o een overzicht van alle kanalen o een overzicht van toepassingen o links naar externe websites De kanalen die je als favoriet aanduidde, staan bovenaan in alfabetische volgorde. Lees meer over kanalen toevoegen als favoriet in deze Tip van de week. Via de zoek Typ Medewerkers OCMW in de zoek. Er klapt een menu open met de zoekresultaten. Daarin kan je het kanaal Medewerkers OCMW vinden. Klik je op Enter? Dan openen de zoekresultaten in een nieuw scherm. 5. Waarom is de informatie opgedeeld in thema s? Op A-stad werken we met thema- en doelgroepenkanalen. In de loop van het jaar zetten we alle info van het OCMW over naar A-stad. Die info brengen we onder in themakanalen, zoals bijvoorbeeld: o o o Wonen Transitie stad en OCMW Medewerkers OCMW Sommige kanalen zijn gedeeld met de stad. Er zijn interne en externe kanalen. Zo is Wonen een extern kanaal (voor burgers) en Medewerkers OCMW een intern kanaal (voor medewerkers). In het kanaal Personeel vind je alle personeelsinfo over bijvoorbeeld verlof, ziekte en pensioen. In het kanaal Transitie vind je alles over de transitie van het OCMW en de stad. Om je al een idee te geven van kanalen op A-stad, deelden we de informatie op in thema s. 6. Waarom pasten jullie het oude intranet aan? Zo moet je niet langer met twee startpagina s werken (A-stad en het oude intranet). Vanuit A-stad linken we door naar alle info op het oude intranet. 5

6 7. Wat is het verschil tussen de homepagina, startpagina en een kanaal? Als je je aanmeldt, kom je in A-stad automatisch terecht op de startpagina voor OCMW-medewerkers. Die ziet er zo uit: Op de startpagina verschijnen de meest recente nieuwsberichten van de kanalen die je als favoriet toevoegde, plus de berichten van het kanaal Medewerkers OCMW. A-stad is opgebouwd uit kanalen. Elk kanaal bundelt nieuws en informatie over een specifiek thema of voor een bepaalde doelgroep. Zo is er een kanaal Medewerkers OCMW. Op dat kanaal vind je alleen berichten die voor OCMW-medewerkers zijn bedoeld. 8. Welke kanalen bestaan er? Hoe weet ik welke kanalen belangrijk zijn voor mijn werking? Er zijn verschillende kanalen. Je kan in het overzicht zoeken op naam of thema. Lees er meer over in deze Tip van de week. Een overzicht van nuttige kanalen voor OCMW-medewerkers vind je in het lijstje Must-have kanalen. 9. Hoe weet ik wanneer er nieuwe kanalen zijn? Als er een nieuw kanaal is, communiceren we dat altijd op A-stad. We voegen het kanaal ook toe aan het lijstje Must-have kanalen. 10. Is alle informatie toegankelijk voor iedereen? Alle informatie voor medewerkers is toegankelijk voor medewerkers van de stad, Stedelijk Onderwijs en het OCMW. Maar niet alle informatie is toegankelijk voor burgers. Zo heb je: medewerkerskanalen die niet zichtbaar zijn voor burgers burgerkanalen met daarop afgeschermde informatie voor medewerkers 6

7 Dat kan je herkennen aan het i tje voor de tekst. 11. Ik kan nog niet goed werken met A-stad. Wat kan ik doen om dat te verbeteren? Vind je je weg nog niet in A-stad? In dit bericht lees je meer over welke hulp je kan krijgen. 7

8 1. Hoe vind ik nieuwsartikels terug? Wat als ik bijvoorbeeld de titel of het kanaal ben vergeten? Je kan nieuwsberichten altijd opzoeken via de zoekfunctie in A-stad. Las je recent bijvoorbeeld iets over de procedure voor huurwaarborgen? Dan typ je in de zoek huurwaarborgen en klikt op Enter. Je hoeft niet perse de exacte titel te weten. Krijg je te veel zoekresultaten? Links van je pagina kan je de resultaten filteren. Duid in dat voorbeeld dan nieuws aan. Hoe je dat doet, lees je in deze Tip van de week. 2. Moet ik A-stad elke dag nakijken om op de hoogte te blijven? A-stad opent elke dag automatisch. Op de startpagina staat het recente nieuws van al je favoriete kanalen. Op het kanaal Medewerkers OCMW staat het nieuws van het OCMW. In deze Tip van de week vind je alle details daarover. In A-stad raadpleeg je vanaf nu flows, open je toepassingen, zoek je telefoonnummers van collega s op Heb je te weinig tijd? Elke vrijdag om 15 uur krijg je per mail een overzicht van je nieuws van de voorbije week. Lees er meer over in deze Tip van de week. 3. Loop je het risico om nieuws te missen, als je veel favorieten aanduidt? Op de startpagina staat al het nieuws van je favoriete kanalen. Als je veel favoriete kanalen hebt, dan kan het nieuws erg gevarieerd en dynamisch zijn. Daarnaast heb je nieuws dat leuk om te weten, maar ook belangrijk is. Belangrijk nieuws herhalen we meerdere keren. Bovendien krijg je op vrijdagnamiddag altijd een nieuwsbrief met daarin belangrijk nieuws. Al het nieuws van een bepaald thema vind je terug in het bijhorende kanaal. Zo lees je belangrijk nieuws over personeel in het kanaal Personeel. Lees er meer over in deze Tip van de week. 4. Kan ik belangrijk nieuws bewaren? In A-stad kan je op dit moment belangrijk nieuws niet bijhouden. Nieuws over bijvoorbeeld procedures ofwetswijzigingen vind je binnenkort in het juiste themakanaal. Wil je toch nieuws bewaren? Dan raden we je aan om dat te doen met bladwijzers (Chrome) of favorieten (Internet Explorer). Lees er meer over in deze Tip van de week. Je kan ook een bericht naar jezelf of iemand anders mailen. Dat doe je door op de groene enveloppe te klikken naast het bericht. 8

9 9

10 1. Hoe ga ik snel naar mijn vaste toepassingen? Alle toepassingen staan op het kanaal Medewerkers OCMW onder de tab toepassingen. De toepassingen zijn per thema geschikt. Zo heb je e-vita, toepassingen voor leidinggevenden, gezinsondersteuning Gebruik je een bepaalde toepassing elke dag? Dan kan je die toepassing toevoegen aan je overzicht menu. Ga naar het overzicht. Zoek in de zoekbalk onder OCMW de juiste toepassing. Een toepassing of externe website herken je aan het grijze vierkantje met een pijltje erin. Klik op het sterretje achter de toepassing. De toepassingen staan alfabetisch geordend in je overzicht. 2. Wat als mijn links naar het oude intranet (op mijn bureaublad) niet meer werken? Het oude intranet linkt nu door naar A-stad. Daardoor kan het zijn dat de links naar intranet op je bureaublad niet meer werken. De oude link mag je wissen. De nieuwe link voeg je daarna toe op je bureaublad. 10

11 3. Waar vind ik het Vademecum? Het Vademecum kan je op drie manieren zoeken: via een toepassing in je overzicht. Lees er meer over in deze vraag in het kanaal Medewerkers OCMW onder de tab Toepassingen in de submap Wiki s. via de zoekfunctie Typ Vademecum in en druk op Enter. Wist je trouwens dat je rechtstreeks in het Vademecum kan zoeken vanuit A- stad? In de zoekresultaten zie je achteraan de titel (VADEMECUM) staan. Je kan de zoekresultaten filteren op de resultaten uit een Wiki (bijvoorbeeld het vademecum). Dat doe je door in de filter links Wiki aan te vinken. 11

12 4. Waar vind ik de Virtuele klok? Je kan de virtuele klok op twee manieren terugvinden: via de snellinks op je startpagina via de zoekfunctie: typ Virtuele klok en druk op Enter. via je overzicht Lees er meer over in de vraag Hoe ga ik snel naar mijn vaste toepassingen? 12

13 5. Waarom is de Virtuele klok vaak traag? De virtuele klok is een extern programma. Heb je problemen met de virtuele klok of is ze traag? Dan is er technisch iets mis met het programma. Dat kan je inseinen door een melding te maken. Lees er meer over in de vraag Ik kan me niet aanmelden, A- stad geeft een foutmelding?. 6. Waar vind ik de wordmacro s? Je kan de wordmacro s op drie manieren vinden. via de zoekfunctie. Typ e-vita wordmacro s en druk op Enter. Je vindt de rechtstreekse link naar de e-vita wordmacro s in de zoekresultaten. in het kanaal Medewerkers OCMW onder de tab Toepassingen in de submap e-vita. via het overzicht. Lees er meer over in de vraag Hoe ga ik snel naar mijn vaste toepassingen? 7. Hoe komt het dat de wordmacro s niet werken? De e-vita wordmacro s werken alleen in Internet Explorer. Je hoeft A-stad niet meer in Chrome te openen. A-stad werkt nu perfect in Internet Explorer. Heb je nog problemen met de wordmacro s van e-vita? Contacteer dan de dienst Klantenregistratie (KLR) via het nummer of maak een melding. Hoe je een melding maakt, lees je in de vraag Ik kan me niet aanmelden, A-stad geeft een foutmelding?. 13

14 1. Ik werk niet op woensdag, waar geef ik dat in? Collega s mogen mijn gsm-nummer niet doorgeven aan klanten, waar geef ik dat in? Wil je extra informatie meegeven in het Contactboek? Ga naar je medewerkersprofiel. Dat doe je door op je naam te klikken rechts bovenaan. Klik op Medewerkersprofiel beheren. Klik in het linkermenu op Personeelsgegevens en scrol naar Contactgegevens. Klik achter Extra informatie op Wijzigen. 14

15 Vul het veld in en klik op Opslaan. Je collega s zien nu in het Contactboek je Extra informatie. 2. Hoe zoek ik iemand, als ik zijn naam niet ken? Hoe zoek ik iemand, als ik niet weet hoe ik de naam moet schrijven? Ken je de exacte naam van je collega? Dan kan je die in de algemene zoekbalk typen. Ken je de naam, maar niet de exacte schrijfwijze? Dan typ je een deel van voornaam en/of achternaam bij de uitgebreide zoekopties. Bijvoorbeeld: Geef je Hendri in, dan zoekt het Contactboek op alle namen met Hendri in, zoals Hendrickx, Hendriks, Hendricks... Ken je de naam van de persoon niet? Dan kan je zoeken op dienst. Er zijn twee manieren: 1. Zoek op dienst via Uitgebreide zoekopties. Typ bij Dienst (een deel van) de naam van de dienst in. Er klapt een scherm open met een lijst van alle mogelijkheden. 2. Zoek op dienst via filters. Klik Uitgebreide zoekopties weg (druk bijvoorbeeld op Enter ). Links zie je een filter. De filter is opgebouwd zoals het organogram. Zie je niet alle diensten? Klik dan op Meer tonen. 15

16 3. Kan ik zoeken op personeelsnummer? Op dit moment kan je niet zoeken op personeelsnummer. We bekijken met de ontwikkelaars of dat technisch mogelijk is. 4. Kan ik belangrijke contactpersonen bewaren? Je kan geen eigen contactboek opmaken. Je kan wel contactpersonen bijhouden met bladwijzers in Chrome of favorieten in Internet Explorer. Lees er meer over in de vraag Kan ik belangrijk nieuws bijhouden? 5. Als ik een dienst zoek, vind ik subafdeling en afdeling terug. Wat is het verschil? Het Contactboek haalt sommige gegevens automatisch op uit het personeelssysteem. Dat is ook het geval voor de dienstnamen. De opdeling is als volgt: Bedrijf Bedrijfseenheid/ Departement Afdelingsgroep Afdeling Subafdeling Een afdeling bestaat uit meerdere subafdelingen. Een voorbeeld: De afdeling sociaal centrum Balans, bestaat uit de subafdeling administratie en maatschappelijk werkers. 16

17 6. Hoe zoek ik een telefoonnummer van een dienst? Zoek je het groepsnummer van een dienst? Zoek op de dienst of een persoon die daar werkt. Lees er meer over in de vraag Hoe zoek ik iemand, als ik zijn naam niet ken?. Open een profiel van een medewerker. Als die persoon het groepsnummer heeft ingevuld, vind je het terug naast Groepsnummer. 7. Krijgt de inhoud van het Contactboek regelmatig een update? De gegevens in Hoera, de voorganger van het Contactboek, moesten we altijd manueel aanpassen. Bij het Contactboek gebeurt dat automatisch. Sommige info komt automatisch uit het personeelssysteem, zoals je adres of dienst. Die info krijgt elke nacht een update. Andere info zoals extra informatie of je groepsnummer moet je zelf ingeven. Dat doe je door je medewerkersgegevens aan te vullen. Hoe je dat doet, lees je in de vraag Ik werk niet op woensdag, waar geef ik dat in?. 17

18 1. Moet ik mij opnieuw aanmelden (met Chrome, Safari of Mozilla Fox), als ik mijn internetpagina sluit en daarna weer opstart? Dat klopt, dat heeft met de beveiliging en de instellingen van de browser te maken. Net zoals bij Facebook, meldt je browser zich automatisch af. Je kan er wel voor zorgen dat Chrome je wachtwoord onthoudt, zodat je het niet elke keer moet invullen. Hoe je dat doet, lees je in deze handleiding. Internet Explorer meldt je automatisch aan. Je kan Internet Explorer instellen als standaardbrowser. Hoe je dat doet? Lees de Tip van de week. 2. Wanneer ik mijn computer opstart, opent A-stad in een browser. Hoe kan ik die browser aanpassen? Wil je een specifieke browser instellen als standaardbrowser? Lees dan deze Tip van de week. 18