Bijlage bij de Rapportage Kerk in Actie en ICCO OZ 14-01

Transcriptie

1 34 Evaluatie van de samenwerking tussen Kerk in Actie en ICCO en de ProCoDe-aanpak van de ICCO Cooperatie Bijlage bij de Rapportage Kerk in Actie en ICCO OZ Generale Synode April 2014 Expertisecentrum Dienstenorganisatie

2

3 34 Pagina 3 van 34 Inhoud 1 De opdracht 5 2 Leeswijzer 6 3 Evaluatie ICCO Alliantie 7 4 Resultaten van het werk 8 5 Co-responsibility: invloed van de regio op beleid en uitvoering van het werk 9 6 Programmatisch werken 10 7 Rollen van ICCO en Kerk in Actie in het programmatisch werken 12 8 Decentralisatie 13 9 Verantwoordelijkheid voor het beleid van Kerk in Actie De realisatie van het beleid Identiteit van het werk Partnerkeuze Relatie met gemeenten van de Protestantse Kerk en donateurs van Kerk in Actie Verdeling van Kerk in Actie middelen Uitvoeringskosten en regionale fondsenwerving Het programma Fair Climate De eigenheid van Zending en de samenhang met Werelddiaconaat 24 Bijlage 1: Tabellen gegenereerd uit de project-registratie MicroSoft Dynamics (MSD) 26 Bijlage 2: Act Alliance 30 Bijlage 3: Verantwoording interviews en analyse documenten 31 Bijlage 4: Afkortingen 33 Inhoudsopgave

4

5 34 Pagina 5 van 34 1 De opdracht In april 2010 besprak de generale synode het rapport MDO Het rapport behandelt de evaluatie van de samenwerking van Kerk in Actie met ICCO. De synode nam het volgende besluit: 2. Het moderamen op te dragen het bestuur van de Dienstenorganisatie te verzoeken: a. zorg te dragen voor de verankering van de samenhang van Zending, Werelddiaconaat en Ontwikkelingssamenwerking in bestuur en uitvoering; b. de verbeteringen die in de notitie worden genoemd in de samenwerking van Kerk in Actie met ICCO aan te brengen; 3. Het moderamen op te dragen het bestuur van de Dienstenorganisatie te verzoeken over drie jaar een tussentijdse evaluatie voor te leggen aan de generale synode omtrent resultaten van de ProCoDe-aanpak in vergelijking met de resultaten van de huidige werkwijze. In april 2012 besprak de generale synode het rapport MDO over de vorming van de ICCO Coöperatie en nam het besluit daarin deel te nemen. In deze nota zegde het bestuur het volgende toe: Voorgesteld wordt om dit besluit (=hier wordt verwezen naar het besluit n.a.v. MDO 10-01) onverkort uit te voeren en de besluitvorming aangaande de coöperatie per 1/1/2012 bij deze evaluatie te betrekken. Het bestuur zal in 2013 met een evaluatie komen over de samenwerking tussen ICCO en Kerk in Actie en daarbij voor zover mogelijk de stand van zaken van de coöperatie betrekken. In het bijzonder wordt hierbij bij gedacht aan de wijze waarop de zeggenschap van de synode aangaande het werk van Kerk in Actie binnen de organisatiestructuur van de cooperatie gestalte krijgt, de ProCoDe uitwerking coöperatie breed en het functioneren van de deskundigenpool. Deze punten zijn van belang in het licht van de verbeterpunten 1 die bij de bespreking van de tussen evaluatie zijn genoemd. In de evaluatie zal op de voortgang van deze verbeterpunten worden ingegaan. In het voor u liggende stuk worden de resultaten van de gevraagde evaluaties gepresenteerd. 1 Deze verbeterpunten hebben betrekking op a) Identiteit en Kerkelijk partnernetwerk, b) communicatie en versterking van het draagvlak, c) fondswerving en het uitbouwen van de fondswerving vanuit de Regionale kantoren, d) financiële transparantie, e) vergroten van de effectiviteit en f) Versterken van de samenwerking (zie notitie MDO blz. 5).

6 Pagina 6 van 34 2 Leeswijzer In deze evaluatie is de afkorting ProCoDe een terugkerend begrip. Hoewel het later nader wordt verklaard, lichten wij het op deze plaats vast toe De afkorting ProCoDe staat voor: Pro staat voor programmatisch werken met als doel meer samenhang te brengen tussen de verschillende projecten, partners en thema s. Co staat voor co-responsibility, dat wil zeggen de medeverantwoordelijkheid van de partners voor beleid en uitvoering van het werk te stimuleren. De staat voor decentralisatie van de organisatie waarbij de uitvoering van het werk wordt verlegd naar de regionale kantoren in de drie zuidelijke continenten. De focus van de voor u liggende evaluatie is vanuit het gezichtspunt van Kerk in Actie toegespitst op twee hoofdvragen: a) Welke betekenis heeft de ProCoDe-aanpak voor het werk van Kerk in Actie, uitgevoerd in de gezamenlijke buitenlandafdeling? b) Wat zijn de zichtbare resultaten van de ProCoDe aanpak? Of anders geformuleerd: levert deze manier van werken nieuwe perspectieven en resultaten op en welke invloed heeft Kerk in Actie op beleid en uitvoering van het werk? We bespreken deze vragen in de volgende paragrafen: - een korte evaluatie van de ICCO Alliantie (par. 3) - de resultaten van het werk (par. 4) - co-responsibility: de invloed van de regio op beleid en uitvoering van het werk (par.5) - programmatisch werken (par. 6) - de rollen van ICCO en Kerk in Actie in het programmatisch werken (par.7) - decentralisatie (par.8) - de verantwoordelijkheid voor beleid en uitvoering (par 9, 10) - de identiteit van het werk (par. 11) - de partnerkeuze in het werk (par.12) - de communicatie naar de kerkelijke achterban en draagvlak voor het werk (par.13) - de verdeling van de Kerk in Actie middelen (par.14) - de uitvoeringskosten en regionale fondsenwerving (par.15) - het programma FairClimate (par. 16) De synode heeft in 2010 ook gevraagd om te rapporteren over de samenhang van werelddiaconaat en zending. Dit onderwerp komt aan de orde in paragraaf 17. Omdat de ICCO Alliantie in 2012 is omgevormd tot ICCO Coöperatie heeft deze evaluatie ook het karakter van een rapportage over de stand van zaken betreffende de overgang van Alliantie naar Coöperatie. Deze aspecten komen in de verschillende paragrafen doorlopend aan de orde. Voor zover afkortingen in de tekst niet worden verduidelijkt, vindt u aan het eind van dit verslag een lijst met afkortingen en hun betekenis.

7 34 Pagina 7 van 34 3 Evaluatie ICCO Alliantie Kerk in Actie, Edukans, Oikocredit, Prisma, SharePeople en ICCO zijn in 2005 een alliantie gestart. Daar voegden zich in 2010 Yente en het Zeister Zendingsgenootschap aan toe. De acht organisaties delen dezelfde uitgangspunten, waarden en achterban in Nederland. Samen combineren zij jarenlange ervaring en een diversiteit aan relaties en partners in ontwikkelingslanden. De alliantie kan effectiever en doelmatiger werken, een gezamenlijk programma uitvoeren en samenwerken in lobby- en fondswerving. Drie alliantie leden, te weten Kerk in Actie, Prisma en Edukans hebben in november 2012 de IC- CO coöperatie opgericht. Daarmee wordt de samenwerking geïntensiveerd. ICCO is de werkorganisatie van de coöperatie. De Alliantie blijft formeel bestaan naast de coöperatie voor de uitvoering van het beleid 2011 t/m 2015 waarvoor overheidssubsidie is ontvangen. In de tekst van dit verslag worden Alliantie en Coöperatie naast elkaar gebruikt. Het werk van de ICCO Alliantie en het werk dat de partners in het Zuiden uitvoeren met de middelen van de ICCO Alliantie wordt uitvoerig geregistreerd en geëvalueerd. Het betreft hier zowel interne als externe evaluaties. De Alliantie kent zes hoofdprogramma s, te weten: Eerlijke Economische Ontwikkeling Conflicttransformatie en Democratisering Klimaat Voedselzekerheid Onderwijs Gezondheidszorg en HIV/Aids De doelstellingen van het werk in de zes verschillende programma s zijn vertaald naar te behalen resultaten op het niveau van de verschillende projecten. Van alle partner-organisaties wordt regelmatig een organisatie-scan uitgevoerd. Daarnaast moet een partner-organisatie elke drie tot vijf jaar een projectevaluatie laten uitvoeren door een externe en onafhankelijk bureau. In deze projectevaluaties wordt sinds kort ook de vraag meegenomen of de uiteindelijke doelgroep van het project tevreden is met de behaalde resultaten. In 2012 werden 103 van dergelijke evaluaties uitgevoerd met een overwegend positieve uitkomst (zie bijlage 1, Tabellen uit de projectregistratie MSD). Daarnaast laat de ICCO Alliantie evaluaties uitvoeren op het niveau van de zes programma s en op het niveau van de organisatie als geheel. Belangrijke leerpunten daaruit worden gebruikt om het werk verder te ontwikkelen. Deze rapportage is voor een belangrijk deel gebaseerd op de resultaten van deze evaluaties (zie bijlage 3, Verantwoording interviews en documentenanalyse).

8 Pagina 8 van 34 4 Resultaten van het werk In 2013 heeft een tussenevaluatie plaatsgevonden. Deze zogenoemde Mid Term Review (MTR) werd uitgevoerd door een extern team en laat zien dat 66% van de programma s op schema liggen als het gaat om realiseren van de beoogde doelstellingen. Dit resultaat geldt voor het werk als geheel: de verschillen tussen de regio s en de programma s zijn gering. In de tussenevaluatie heeft per regio en per programma een analyse plaatsgevonden en zijn aanbevelingen gedaan voor verbetering. De belangrijkste redenen die de tussenevaluatie noemt voor het achterblijven van een derde deel van de programma s zijn: het aanpassen van het programma aan de bezuinigingsdoelstelling zonder tegelijk de te behalen doelen bij te stellen. Daarnaast zijn sommige programma s nog in de ontwikkelfase omdat de context lastiger bleek te zijn dan verwacht. Voorbeelden daarvan zijn de gebieden waar conflicten zijn (geweest), zoals de Democratische Republiek Congo en Zuid Sudan. De situatie op de grond en de verhouding tussen de (voormalige) strijdende partijen is vaak zo complex dat vertraging onvermijdelijk en begrijpelijk is. Soms is ook sprake van een gebrekkige uitvoering van de strategie. Dat laatste hangt onder andere samen met de verschillende rollen die de relatiebeheerders hebben ten opzichte van dezelfde partner. De rol van verschaffer van strategische financiering en het tegelijkertijd in een andere rol ondersteuning bieden bij organisatieontwikkeling en groei naar zelfstandigheid staat een adequate uitvoering van beide soms in de weg.

9 34 Pagina 9 van 34 5 Co-responsibility: invloed van de regio op beleid en uitvoering van het werk Een centraal begrip in de visie van de Coöperatie op internationale samenwerking is coresponsibility ofwel gedeelde verantwoordelijkheid. Een logische consequentie hiervan is om de aansturing van ons werk naar de regio te brengen. De ICCO Coöperatie gelooft dat emancipatie en zelfredzaamheid van mensen ertoe kunnen leiden dat ontwikkelingssamenwerking in de toekomst niet meer nodig is. Mensen moeten zelf en onafhankelijk kunnen beslissen over hun leven, hun gemeenschap en hun idealen. Daar past in de visie van de ICCO Coöperatie bij dat partners in arme landen meebeslissen over de doelen en de verdeling van de middelen waarover de ICCO Coöperatie beschikt. Niet wie betaalt bepaalt, maar samen de verantwoordelijkheid (durven) nemen. In de bestuursstructuur zijn bij deze woorden daden gevoegd. In acht regio s zijn acht regionale raden opgericht. De leden van de regionale raden hebben verschillende achtergronden (maatschappelijke organisaties, bedrijfsleven, kerken, overheden, etc.). Ze hebben als taak te adviseren bij de ontwikkeling van het beleid en de strategie in de regio. Tevens volgen zij de uitvoering van het beleid van de regiokantoren en adviseren ze over verbeteringen. De agenda van deze regionale raden (Regional Councils, RC s) werd in de beginfase vooral bepaald door de directie in Utrecht. Aanvankelijk was er ook sprake van onduidelijkheid over de vraag of de regionale raden meebeslissen over de strategische plannen voor de regio of dat ze daarover alleen kunnen adviseren. Na een evaluatie is in 2012 de regeling voor de regionale raden herzien en is duidelijk vastgelegd dat de zij geen besluitvormend maar een adviserend orgaan zijn. Bovendien zal de agenda van de regionale raden meer bepaald worden door de vragen en ontwikkelingen in de eigen regio en minder door de directie in Utrecht. De regionale raad adviseert de regionale manager over de strategische plannen voor de eigen regio en heeft zoals hierboven gezegd ook een rol in het toezicht houden op de uitvoering van de regionale plannen. Daarnaast adviseert de regionale raad de Coöperatie over de aanpak van vraagstukken met een mondiaal karakter vanuit een eigen, regionaal perspectief. Met het oog daarop maken de voorzitters van de regionale raden deel uit van de expert pool voor de Coöperatie die in de plaats komt van de vroegere Internationale Adviesraad van de Alliantie. Deze gaat in 2014 van start en zal ook deelnemen aan de jaarlijkse vergadering van de ICCO Coöperatie met de diverse belanghebbende partijen. De regionale raad heeft dus geen beslissingsbevoegdheid maar wel een inhoudelijke invloed. Daarom is het van belang dat de raden qua samenstelling divers zijn, aansluiten bij de inhoud van de programma s en een afspiegeling vormen van de regio. Een regionale raad heeft 7 leden die afkomstig zijn uit organisaties in het maatschappelijk middenveld, media, academische wereld, bedrijfsleven, kerk en (regionale) overheidsinstellingen. In verschillende raden zijn het bedrijfsleven en de overheidsinstellingen nog niet of onvoldoende vertegenwoordigd. Dat wordt bij het vervullen van vacatures gecorrigeerd. Deze correctie is wenselijk met het oog op het accent dat de ICCO Coöperatie de komende beleidsperiode wil leggen op sociaal ondernemen. De conclusie uit de evaluatie is dat de gedeelde verantwoordelijkheid van de regio s zich positief heeft ontwikkeld. Specifiek kijkend naar Kerk in Actie zien we dat in alle regionale raden mensen met een kerkelijke achtergrond zijn benoemd. Binnen deze raden heeft de specifieke invalshoek vanuit de kerken een duidelijke plaats gekregen en wordt haar stem gehoord. In paragraaf 11 over de identiteit van het werk wordt hierop nog nader ingegaan.

10 Pagina 10 van 34 6 Programmatisch werken Vanaf 2007 heeft zich het programmatisch werken ontwikkeld. Daaronder verstaan we dat in een coalitie organisaties en bedrijven binnen een bepaalde regio samenwerken aan één gemeenschappelijke doelstelling. Zo wordt er samenhang en meerwaarde gecreëerd om een vraagstuk van armoede of onrecht effectiever aan te kunnen pakken. De deelnemers in een programmacoalitie zijn afkomstig uit het maatschappelijk middenveld met daarnaast regionale overheidsinstellingen, bedrijven en particuliere organisaties, waaronder ook aan kerken gelieerde christelijke organisaties. Er is een voorkeur voor organisaties die op verschillende niveaus werken: lokaal, regionaal, landelijk en/of internationaal. In een programmacoalitie worden verschillende strategieën gebruikt: financiering, makelen van kennis, netwerken, lobby en training. ICCO brengt als makelaar van kennis, netwerker en financier programmacoalities tot stand. Lokale partnerorganisaties nemen de uitvoering voor hun rekening. Programmatisch werken wordt in de regio s verschillend ingevuld maar er is inmiddels een werkwijze gegroeid die gekenmerkt wordt door zes elementen: - rekening houden met steeds wisselende achtergronden van de samenwerkende organisaties en met de machtsverhoudingen tussen deze belanghebbende partijen; - werken met meerdere soorten organisaties en op verschillende niveaus; - een gedeelde visie hebben over de gewenste veranderingen en de gewenste veranderingsstrategie die daarbij gevolgd dient te worden; - niet alleen geïsoleerde problemen aanpakken maar ook gericht zijn op het aanpakken van de structurele oorzaken van de problemen; - om verandering te laten slagen moet het gekoppeld zijn aan wederzijds en systematisch leren wat werkt en wat niet werkt; - relaties van samenwerkende partijen worden gedragen door wederzijds vertrouwen en wederzijdse verantwoordingsplicht. Deze werkwijze laat zien dat programmatisch werken niet gezien kan worden als het uitvoeren van in Utrecht bedachte programma s. Het ontwikkelt zich in de praktijk van directe samenwerking met en tussen onze partners. Het eerste gedeelte van de evaluatie van programmatisch werken in 2013 laat zien dat vooruitgang wordt geboekt. De zes hoofdprogramma s worden door de Regionale Organisaties uitgevoerd in 42 landen. Er zijn in totaal (stand van zaken oktober 2013) 121 afzonderlijke programma s die worden uitgevoerd door programma coalities. Niet elk programma wordt in elk land uitgevoerd. In de aangehaalde evaluatie zijn 79 programma s en 11 land-overstijgende regionale programma s geëvalueerd. In 66% van deze programma s wordt gewerkt met programmacoalities. In 2009 (eerste evaluatie van het programmatisch werken) was dat nog 42 %. Voor sommige programma s bestaan er meerdere coalities naast elkaar die elk in een verschillend gebied of met een andere focus werken. Ongeveer de helft van deze coalities is gevormd op initiatief van ICCO Coöperatie, de andere coalities zijn door partners zelf in de regio gevormd. In gemiddeld 50% van deze coalities zijn ook organisaties betrokken uit de private sector, kennisinstituten, financiële organisaties, de publieke sector en de overheid. De meerwaarde van het programmatisch werken ligt in de brede samenwerking met verschillende soorten partners. De aan kerken gelieerde diaconale partners en andere identiteitsgebonden partners maken deel uit van een aantal van deze programmacoalities.

11 34 Pagina 11 van 34 Dit versterkt hun netwerk, geeft toegang tot kennis en leidt tot versterking van de kwaliteit van de organisatie. Er zijn relatief veel kleine programma s. In 24 van de landen is de gemiddelde financiering kleiner dan Dat kan nadelig zijn voor de efficiëntie en effectiviteit vooral in verband met capaciteitsopbouw, coalitievorming en de follow-up van programma s. Van de 90 programma s zijn er 9 lokaal, 27 regionaal, 35 nationaal en 11 internationaal gericht (van 8 is er geen specifieke informatie beschikbaar. Aanvullend onderzoek in de projectregistratie laat zien dat de gemiddelde omvang van de financiering van ICCO contracten ongeveer gelijk gebleven is ( ) terwijl de Kerk in Actie Zending en Werelddiaconaat contracten zijn verdubbeld. Zij hebben in 2012 hetzelfde niveau als dat van de ICCO contracten bereikt (zie bijlage 1, tabel 6). De evaluaties laten zien dat op dit moment slechts ongeveer 20% van de coalities financieel onafhankelijk zijn van ICCO Coöperatie of andere donoren. De conclusie van de evaluatoren is dat programmatisch werken de impact vergroot maar dat de schaalgrootte (hoeveel mensen van de uiteindelijke doelgroep worden bereikt) en de impact op het niveau van structurele veranderingen (vooral via lobbywerk) van de programma s nog relatief gering is en achterblijft bij de doelstellingen. Specifiek kijkend naar Kerk in Actie is bijvoorbeeld aan te geven dat door programmatisch werken op regionaal niveau verschillende partners die werken met Kinderen in de Knel (in bijvoorbeeld Colombia en Brazilië) meer zijn gaan samenwerken. Daarbij zijn zij tegelijkertijd meer accent gaan leggen op de rechten van kinderen. In de evaluatie van het Programmatisch werken is niet onderzocht wat de betrokkenheid is van kerken en christelijke organisaties bij de programma-coalities. Aanvullend onderzoek in de projectregistratie laat zien dat het percentage deelnemende christelijke organisaties tussen 2008 en 2012 ongeveer gelijk is gebleven. Wel zijn er veel nieuwe partners bijgekomen zodat het partnernetwerk deels vernieuwd is (zie bijlage 1, tabel 7a en 7b).

12 Pagina 12 van 34 7 Rollen van ICCO en Kerk in Actie in het programmatisch werken De relatiebeheerders (Program Officers, PO s) in de regio hebben verschillende rollen. Zij voorzien in strategische financiering, ondersteunen bij de eigen fondsenwerving van een programma, zij bemiddelen in de overdracht van kennis en het opbouwen van relatienetwerken, zij bevorderen capaciteitsontwikkeling en faciliteren de lobby voor structurele verandering. De evaluaties tonen aan dat de rol van ICCO/Kerk in Actie als donor of strategische financier daadwerkelijk opschuift naar die van bemiddelaar en het versterken van partners door capaciteitsopbouw en lobby. De rol van de relatiebeheerder wordt daarmee gecompliceerder. Het verschuiven van rollen zien we overigens ook bij het binnenlandwerk van Kerk in Actie: minder nadruk op financiële ondersteuning van projecten en meer nadruk op capaciteitsopbouw en ondersteunen van coalitievorming. Dit is duidelijk waarneembaar bij het project Schuldhulpmaatje, het armoede onderzoek en het werk voor vluchtelingen en asielzoekers. De rollen van bemiddelaar/makelaar en capaciteitsopbouwer zijn cruciaal voor het programmatisch werken maar staan in de praktijk nogal eens op gespannen voet met de rol van strategische financiering. Er zijn relatiebeheerders die niet voldoende competentie en/of tijd hebben voor hun rol als bemiddelaar/makelaar en capaciteitsopbouwer. De verantwoording van inhoudelijke resultaten en financiële cijfers vragen veel tijd. De managers richten hun aandacht in eerste instantie vooral op de contracten, de afhandeling van financiële en administratieve procedures en de hoeveelheid geld die wordt omgezet. Voor de rollen van kennismakelaar en capaciteitsopbouwer worden daarom nogal eens externe deskundigen ingehuurd. Dit overigens wel naar tevredenheid van de partners. Het is de bedoeling deze rollen in de toekomst wel goed binnen de eigen werkorganisatie te verankeren. De gewenste rol van ondernemende innovator in het nieuwe meerjarenbeleid van de Coöperatie is nog onduidelijk en zou gebaat zijn bij een apart budget, aldus de evaluatoren. Een zesde rol ontwikkelt zich in de praktijk: ICCO Coöperatie zelf als actieve mede-uitvoerder in de programma s. In dat kader is het van belang dat nog sterker ingezet wordt op partnerbeleid vanuit de optiek van samenwerking en minder vanuit de optiek van strategische financiering.

13 34 Pagina 13 van 34 8 Decentralisatie Tot 2007 was de ICCO Alliantie een Nederlandse organisatie met een kantoor in Utrecht van waaruit honderden partnerorganisaties en projecten werden ondersteund met geld, menskracht en kennis. In de periode is de decentralisatie van de organisatie stapsgewijs gerealiseerd. In 2010 zijn de laatste dossiers van de relatiebeheerders in Utrecht naar de regio s gegaan. In deze periode is de formatie in Utrecht gekrompen en die in de regiokantoren opgebouwd (zie bijlage 1, tabel 10). Vanwege de noodzaak om extra te bezuinigen zijn in 2011 de regionale kantoren en de regionale raden van Zuid Azië en van Centraal Azië samengevoegd en is het oorspronkelijke aantal van 8 naar 7 teruggebracht. Naast de 7 centrale kantoren zijn er 12 landenkantoren in die landen waar met meerdere grote programma s wordt gewerkt. We zien hier een neiging tot verder decentraliseren. Verdere decentralisatie biedt veel voordelen. Het personeel op de landenkantoren zit op korte afstand van de partners en projecten. Er hoeft minder vaak en ver te worden gereisd. Medewerkers op de landenkantoren hebben ook makkelijker contact met partnerorganisaties en de lokale bevolking. Ze kunnen efficiënter programmacoalities van de grond helpen tillen. De medewerkers komt vaak uit het land zelf of de regio. Ze spreken de taal en kennen de cultuur. Daarnaast vergroot de aanwezigheid in een land de kansen voor gerichte fondswerving bij ambassades en grote institutionele donoren. In de proef van samenwerken met Edukans en coprisma in de regio Central en Oost Afrika gaven deze beide organisaties aan dat zij het werken in de formule van een combinatie van een regionaal kantoor en de eigen bestaande landenkantoren ook als het meest effectief beschouwen. Decentralisatie heeft - zoals beoogd en te verwachten een duidelijk positief effect op de betrokkenheid van partners in de regio bij de ontwikkeling van beleid en de uitvoering van het werk. Decentralisatie betekent dat de regionale managers en niet meer het kantoor in Utrecht bepalend zijn voor de uitvoering van het werk, dat wil zeggen dat de regionale managers binnen de vastgestelde beleidskaders zelf bepalen hoe de programmamiddelen worden verdeeld over de landen en met welke partners en coalities wordt samengewerkt. De afgelopen jaren is er voor de besteding van de Kerk in Actie middelen door de regio s recht gedaan aan de decentralisatie. Wel is het nodig geweest om te werken aan het bieden van een beter beleidsmatig kader voor de regio s. Daarmee maakt Kerk in Actie duidelijk welke mogelijkheden er zijn om binnen het kader van het Mede Financiering Stelsel (MFS II) specifieke Kerk in Actie accenten te leggen.

14 Pagina 14 van 34 9 Verantwoordelijkheid voor het beleid van Kerk in Actie Het beleid van Kerk in Actie is onderdeel van het beleid van de dienstenorganisatie van de Protestantse kerk. Het bestuur van de Dienstenorganisatie legt daarover verantwoording af aan de generale synode. Het meerjarenbeleidsplan van de Dienstenorganisatie wordt vastgesteld door de generale synode en de daarop gebaseerde begrotingen en jaarplannen van Kerk in Actie door de kleine synode. Een deel van het werelddiaconaat van Kerk in Actie wordt uitgevoerd in een gezamenlijke buitenlandafdeling van ICCO en Kerk in Actie én binnen het raamwerk van de ICCO Alliantie / ICCO Coöperatie. Daarvoor is indertijd gekozen omdat de samenwerking de mogelijkheden voor het realiseren van diaconale doelstellingen vergroot. Het beleid voor het werelddiaconaat in de drie Zuidelijke continenten is ingebracht in het meerjarenbeleidsplan en het bedrijfsplan 2011 t/m 2015 van de ICCO Alliantie. In het bedrijfsplan staan doelen en beoogde resultaten per programma en per land. Voor de uitvoering ervan is ICCO verantwoordelijk. Kerk in Actie maakt voor het werk gebruik van de ICCO uitvoeringsorganisatie en de ICCO staf in de regiokantoren. Het werk van de ICCO Alliantie ís mede het werk van Kerk in Actie. Dat geldt eveneens voor de ICCO Coöperatie waarin het beleid wordt vastgesteld door de leden, dat zijn de Dienstenorganisatie van de PKN, Edukans en coprisma. ICCO is de uitvoeringsorganisatie die verantwoording aflegt aan de leden. Een belangrijk detail in de statuten van de Coöperatie is dat de stem van PKN/Kerk in Actie doorslaggevend is bij het vaststellen van strategisch beleid. 2 Daarnaast is door middel van het ledenreglement de specifieke diaconale verantwoordelijkheid en de inzet op noodhulp vanuit Kerk in Actie benoemd. Om de eenheid en samenhang te bevorderen heeft Kerk in Actie sinds 2012 een eigen stuurgroep. In het beleidsplan van Kerk in Actie wordt beleid geformuleerd voor het werelddiaconaat dat in de ICCO Coöperatie wordt uitgevoerd. Hier doet zich verwarring voor omdat het soms lijkt - wat niet het geval is - of er een eigen Kerk in Actie beleid is naast het gezamenlijk in Alliantieverband afgesproken beleid. In 2013 ontwikkelde Kerk in Actie een eigen strategisch plan dat als het huiswerk van Kerk in Actie ingebracht is bij het ontwerpen van een beleidsstrategie van de ICCO Coöperatie voor Twee belangrijke elementen daarin zijn dat het binnenlandwerk en buitenlandwerk met elkaar in verband gebracht worden, bijvoorbeeld op het dossier migratie en mensenhandel. En eveneens dat Zending (ZE) en Werelddiaconaat (WD) meer op elkaar betrokken worden, bijvoorbeeld in het WD programma Conflicttransformatie en het ZE programma Bruggen bouwen. Wat praktisch betekent dat in conflictgebieden en conflictsituaties actief de samenwerking met religieuze groeperingen en het netwerk van het zendingsprogramma van Kerk in Actie wordt gezocht. Ook de andere leden brachten hun plannen in en in een gezamenlijk proces mét de regionale adviesraden is een meer-jaren strategisch beleidsplan ( MASP= multi annual strategic plan) ontwikkeld en vervolgens door de leden vastgesteld. Dit is het uitgangspunt voor het ontwikkelen van het bedrijfsplan van de Coöperatie voor 2016 e.v. onder leiding van de Raad van Bestuur van de uitvoeringsorganisatie ICCO in nauwe samenwerking met de regionale managers. Het bedrijfsplan zal door de leden worden vastgesteld en alle relevante partijen worden bij de uitwerking van het strategisch beleid betrokken. 2 Het gaat daarbij om artikel 11.3: Het bestuur stelt een strategisch meerjarenbeleidsplan op dat wordt vastgesteld door de algemene vergadering. Zolang de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland, ter zake van haar werkzaamheden in het kader van Kerk in Actie lid is van de coöperatie kan een strategisch meerjarenbeleidsplan slechts worden vastgesteld met instemming van Kerk in Actie in een vergadering waarin Kerk in Actie aanwezig of vertegenwoordigd is.

15 34 Pagina 15 van De realisatie van het beleid Bij het opstellen van het bedrijfsplan van de ICCO-Alliantie is onder meer afgesproken: a) Welke middelen van Kerk in Actie per regio beschikbaar zijn. Per regio is daarbij door Kerk in Actie aangegeven hoe de middelen bij voorkeur verdeeld worden over de verschillende programma s. De regio kan naar bevind van zaken flexibel met de verdeling van middelen per land en per programma omgaan. De Kinderen in de Knel middelen dienen binnen de zes hoofdprogramma s te worden besteed; Evaluatie: de bestedingen zijn conform de afspraken met accentverschillen per regio. Voor de regionale managers en de relatiebeheerders is echter niet altijd duidelijk welke verantwoording en informatie Kerk in Actie nu precies wil met betrekking tot de besteding van de middelen. Er zijn in 2010 duidelijker richtlijnen geformuleerd met name rond de besteding van de Kinderen in de Knel middelen en in dat bleek in de praktijk behulpzaam. In 2013 en 2014 is verder gewerkt aan het ontwikkelen van uitvoeringsarrangementen. 3 Daarin worden nog specifieker verwachtingen geformuleerd met betrekking tot de besteding van middelen, partnerschap en relaties met kerkelijke en diaconale instellingen en met betrekking tot een op te nemen paragraaf over communicatie in de contracten met partners. In de beleidscyclus zullen deze uitvoeringsarrangementen gesloten worden met de Raad van bestuur van de uitvoeringsorganisatie ICCO. Overigens gaat het in deze uitvoeringsarrangementen van Kerk in Actie met de Coöperatie niet alleen om de besteding van middelen door de regionale kantoren maar ook om afspraken over het programma Noodhulp, over de inzet van Kerk in Actie in de beleidsafdeling Policy and Development van de Coöperatie en over de participatie in het Investeringsfonds. b) Met welke (deels kerkelijke) partners er lopende contracten zijn (die dateren van voor 2011) die gestand gedaan moeten worden. Evaluatie: deze afspraken zijn nagekomen. c) Met welke landen die buiten de financiering van de ICCO Alliantie vallen, Kerk in Actie werk wil blijven doen en waarvoor de uitvoering en het relatiebeheer wel bij de regionale organisatie komt te liggen; het gaat om Colombia, Sierra Leone, Pakistan en Ghana. Evaluatie: in 2011, 2012 en 2013 is werelddiaconaal werk in Colombia, Sierra Leone, Pakistan en Ghana gefinancierd. Daarmee zijn deze afspraken nagekomen. d) Dat in de programma s ook gewerkt wordt met kerkelijke partners en samenwerking gezocht wordt met het netwerk van de Act Alliance; daarbij zijn echter geen richtgetallen gegeven. In het format voor het schrijven van programmaplannen is in 2013 opgenomen dat in de basisinformatie het Kerk in Actie doel wordt beschreven én dat nagegaan wordt of en hoe kan worden samengewerkt met het maatschappelijk middenveld, inclusief de kerken en kerkelijke organisaties. Evaluatie: zowel Kerk in Actie als ICCO zijn lid van de Act Alliance en in 33 van de Zuidelijke landen waar gewerkt wordt, zijn Act Fora aanwezig. De ICCO Coöperatie participeert actief in 26 van die Act Fora en in de 5 regionale Act Fora. Deze relaties zijn dankzij de regionale aanwezigheid opgebouwd. Bovendien neemt de ICCO Coöperatie deel aan zes van de tien thematische werkgroepen van de Act Alliance. Ook de afdeling Noodhulp werkt nauw samen met de Act Alliance. Binnen de ICCO Coöperatie is er een werkgroep die de samenwerking met de ACT Alliance coördineert en bevordert. (Zie ook bijlage 2 voor meer informatie over de ACT Alliance). 3 In de nota MDO wordt gesproken over een samenwerkingsconvenant (zoals dat nu ook de samenwerking tussen ICCO en Kerk in Actie regelt) waarin de wijze van samenwerken binnen de coöperatie zal worden geregeld en prestatieafspraken worden vastgelegd. Het uitvoeringsarrangement is daarop een aanvulling en is gericht op het beter aangeven van het inhoudelijk kader van de samenwerking.

16 Pagina 16 van 34 e) De vorming van een deskundigenpool om de uitvoering van het werk in de zes hoofdprogramma s van de verschillende leden van de Coöperatie goed op elkaar af te kunnen stemmen. Evaluatie: in 2012 is deze deskundigenpool gevormd binnen de beleidsafdeling Policy & Development. Kerk in Actie heeft in deze pool formatie ingebracht voor het programma FairClimate en voor het programma Conflicttransformatie en Democratisering. Daarbij is de nadruk van Kerk in Actie op het vraagstuk van rechten en gender in de betekenis van de sociale, culturele en psychologische invulling van het man en/of vrouw zijn. Daarnaast zitten in de pool specialisten voor de andere hoofdprogramma s. ICCO levert specialisten voor Voedselzekerheid en Duurzame economische ontwikkeling, Prisma voor het programma gezondheidszorg en Edukans voor het programma Onderwijs. Deze pool adviseert de ICCO Alliantie bij de uitvoering van beleid. Bij de voorgenomen reorganisatie van dit onderdeel van het werk is het aan te bevelen dat de beleidsafdeling van de ICCO Coöperatie expertise op de voor Kerk in Actie relevante diaconale thema s in huis heeft.

17 34 Pagina 17 van Identiteit van het werk De in de ICCO Coöperatie samenwerkende partners zijn organisaties van protestants christelijke oorsprong die zich laten leiden door de waarden uit de christelijk sociale traditie. In de bestuurssamenstelling / Raden van Toezicht van de lid-organisaties en in de Raden van Toezicht van de ICCO Coöperatie is die identiteit in personen zichtbaar aanwezig. Dat geldt eveneens voor de Internationale Adviesraad van de huidige ICCO Alliantie en voor de acht regionale adviesraden. Voor de regionale adviesraden is een richtlijn opgesteld (bijgestelde versie januari 2011) die aangeeft dat de samenstelling recht doet aan zowel de verbinding van ICCO met de oecumenische beweging als de religieuze diversiteit van de regio. In de praktijk betekent dit dat in de adviesraden in Afrika en Latijns Amerika overwegend mensen zitten met een christelijke achtergrond. In de adviesraden in Azië zitten daarnaast ook leden met een andere godsdienstige achtergrond. Het personeelsbestand van de regionale organisaties is een afspiegeling van de regio. Christen zijn is geen functie-eis voor de ICCO Coöperatie. Er wordt wel expliciet gevraagd van het personeel dat zij affiniteit hebben met geloof en religie en met mensen en organisaties met deze inspiratie kunnen werken. De indruk uit de praktijk van het werk is dat de meeste personeelsleden - behalve in de regio Azië - christenen zijn. In de samenwerking heeft ICCO vanaf 2007 de vraag over identiteit expliciet geagendeerd in het werk. Er is in 2011 een eigen identiteitsdocument geschreven waarin nadrukkelijk de verbinding met de protestantse traditie is aangegeven en als centrale waarden voor het werk worden benoemd: barmhartigheid, gerechtigheid en rentmeesterschap. ICCO is evenals Edukans lid van het kenniscentrum voor Religie & Ontwikkeling en heeft bijgedragen aan de beleidsnotitie van Aprodev (een Europees samenwerkingsverband van protestantse ontwikkelingsorganisaties) over de vraag wat de betekenis en meerwaarde is van religie voor ontwikkelingswerk. ICCO is evenals Kerk in Actie geassocieerd lid van de Wereldraad van Kerken en van de Act Alliance en draagt actief met menskracht en middelen bij aan het werk van deze organisaties. Het meer-jaren strategisch plan van de ICCO Coöperatie bevestigt deze verbondenheid met de protestantse en oecumenische traditie en de drie kernwaarden barmhartigheid, gerechtigheid en rentmeesterschap als expressie van de christelijke identiteit van de organisatie. De identiteit is daarmee goed geborgd in het beleid en in de uitvoering van het werk. Gesteld kan worden dat door de vorming van de ICCO Coöperatie en de steeds hechtere samenwerking met Kerk in Actie de identiteit van ICCO zich heeft ontwikkeld en meer dan voorheen georiënteerd is op de protestantse en oecumenische netwerken en tradities. Binnen de synode bestaat bij de verschillende fasen in de besluitvorming over de stappen in de samenwerking van Kerk in Actie met ICCO de vrees dat daardoor de identiteit van Kerk in Actie verder van de Protestantse Kerk af komt te liggen. Op basis van de uitkomsten van deze evaluatie kan gesteld worden dat voor deze vrees geen grond aanwezig is. De ontwikkeling is juist omgekeerd. De ICCO coöperatie, waarvan de Protestantse Kerk mede eigenaar, is ontwikkeld zich dichter bij en vanuit haar oorspronkelijk wortels.

18 Pagina 18 van Partnerkeuze Voor Kerk in Actie is het belangrijk dat gewerkt wordt met kerkelijke en/of identiteitsgebonden partners maar niet uitsluitend. Ook al vóór 2007 werd samengewerkt met niet-kerkelijke partners in de regio omdat daarmee ook - en soms zelfs beter - aan de doelstellingen gewerkt kan worden. Dit is conform de beleidskaders die in de kerkorde zijn geformuleerd. Tot de vorming van de gezamenlijke buitenlandafdeling in 2007 was het relatiebeheer door Kerk in Actie gebonden aan een bepaald land en een relatiebeheerder had contacten met zowel werelddiaconaat- als zendingspartners in het betreffende land. Na 2007 kwam het relatiebeheer voor werelddiaconaat terecht bij de gezamenlijke buitenlandafdeling en werd dit uitgevoerd binnen thematische programma s. Dit had ook gevolgen voor de samenwerking met kerkelijke partners. Bij deze kerkelijke partners gaat het vaak om relatief kleine bedragen. Daarnaast is de professionaliteit van deze partners doorgaans geringer waardoor ze niet konden voldoen aan de project-eisen van de gezamenlijke buitenlandafdeling en de ICCO Alliantie. Toen het relatiebeheer werd overgedragen aan de regio in het kader van de decentralisatie kwam er opnieuw onduidelijkheid. Medeverantwoordelijkheid van de regio betekende dat de keuzen met betrekking tot partnerbeleid meer bij de regio kwamen te liggen. Een dilemma dat zich in de praktijk kan voordoen - ook al vóór is de vraag of met aan kerken gelieerde organisaties óf met de kerken zelf wordt samengewerkt. Worden bijvoorbeeld de diaconale programma s van de Wereldraad van Kerken ondersteund of wordt gekozen voor samenwerken met de Act Alliance. In de praktijk gebeurt beide maar het accent ligt voor de ICCO Coöperatie en Kerk in Actie bij de Act Alliance. In enkele regio s leidt dat ook tot spanningen, bijvoorbeeld in Afrika tussen enerzijds partners die deel uitmaken van de Act Alliance en anderzijds landelijke of regionale Raden van Kerken waarin kerkleiders participeren. Mede om deze reden is door Kerk in Actie en de ICCO Coöperatie in de afgelopen jaren veel aandacht besteed aan het ontwikkelen van een gezamenlijk partnerbeleid. De inzet is dat samengewerkt kan worden met allerlei soorten partners en met partners op verschillende niveaus, zowel lokaal als landelijk en internationaal. De notitie over partnerbeleid van de ICCO Coöperatie benoemt als de natuurlijke en primaire partners de kerken, organisaties met dezelfde (christelijke) identiteit en organisaties die dezelfde doelen nastreven. Daarin speelt ook het netwerk van de Act Alliance een rol. Vastgesteld beleid is dat waar samengewerkt kan worden met Act Alliance partners, dat ook gedaan wordt, zowel op globaal niveau als in de afzonderlijke landen waar Act fora zijn. In 33 van de landen waar de ICCO Coöperatie werkt is een Act forum waar samenwerking en afstemming van het werk plaats vindt. Van 26 van die fora is de ICCO coöperatie lid. Kerk in Actie zou dat zonder de samenwerking met ICCO nooit alleen hebben kunnen realiseren. De Act Fora zijn overigens slechts één van de (vele) overleggremia waarin zuidelijke partners deelnemen (zie over de Act Alliance bijlage 2). In de gezamenlijke project- en partner registratie van ICCO en Kerk in Actie wordt bijgehouden wat de identiteit is van de partners met wie gewerkt wordt. Hierin zien we dat het aantal identiteitsgebonden partners van Kerk in Actie in de periode ongeveer gelijk gebleven is en ligt rond de 38 % (zie bijlage 1 tabellen 7a en 7b). De tabellen laten ook zien dat het gelukt is dit te realiseren en tegelijk te werken aan noodzakelijke vernieuwing van het partnernetwerk en deze nieuwe partners te betrekken bij de programmacoalities.

19 34 Pagina 19 van Relatie met gemeenten van de Protestantse Kerk en donateurs van Kerk in Actie Het winnen van vertrouwen en draagvlak bij de plaatselijke gemeente is de komende jaren een absoluut speerpunt in het beleid van Kerk in Actie. De al eerder genoemde focus in het werk is daarbij belangrijk. Een van de gewenste verbeteringen door de synode lag op het vlak van betere afstemming en samenwerking op het gebied van communicatie. De gezamenlijke afdeling Communicatie en Fondsenwerving (C&F) is daarom in 2010 van start gegaan. Een belangrijke opgave is het realiseren van goede communicatie over het buitenlandwerk van Kerk in Actie met de gemeenten van de Protestantse Kerk. In de communicatie met gemeenten en donateurs wordt vanaf 2014 gewerkt met een standaardpakket informatie voor gemeenten gebaseerd op een honderdtal aansprekende voorbeeldprojecten. Daarvoor worden in de partnercontracten afspraken gemaakt over door de partner te leveren informatie met het oog op communicatie (foto s, verhalen e.d.). Op deze manier wordt met meer focus sterker ingezet op het profileren van Kerk in Actie als het werk van de Protestantse kerk. Dit betekent dus minder in de diepte voor een klein aantal gemeenten en veel meer in de breedte voor een groot aantal gemeenten. In dat kader wordt ook het programma Interactief, gestart in 2007 en sinds 2010 onderdeel van de afdeling C&F, zodanig herzien dat het past in deze beoogde verbreding. Voor C&F is het cruciaal om de juiste informatie over partners en projecten te verkrijgen. De registratie van gegevens over partners en projecten door relatiebeheerders in het softwareprogramma Micro Soft Dynamics (MSD) is in de afgelopen jaren aanzienlijk verbeterd. Gewerkt wordt aan verdere verbeteringen van de korte kenschetsen in de projectregistratie. In 2013 is een gezamenlijke beeldbank gerealiseerd en in 2014 volgt een gezamenlijke mappenstructuur met partnerinformatie (waarvoor de projectregistratie in MSD niet geschikt is). Daarnaast heeft C&F samengewerkt met Togetthere en de afgelopen jaren young professionals uitgezonden naar de regionale kantoren om daar informatie over partners en projecten te halen. Tegelijk ondersteunen deze young professionals de regionale kantoren bij het ontwikkelen van een eigen (regionaal) communicatiebeleid. Dat komt overigens slechts langzaam van de grond want de regionale kantoren beschikken niet over de middelen om iemand aan te stellen voor communicatiebeleid. Het is voor C&F goedkoper om jaarlijks voor een periode van 2 of 3 weken young professionals uit te zenden met de opdracht om informatie te verzamelen voor het genoemde pakket van 100 voorbeeldprojecten. Een lastig punt is dat de communicatie tussen Utrecht en de regionale kantoren over partners en projecten over verschillende personen loopt. Het is wenselijk daar meer coördinatie in te brengen. Ten slotte is een conclusie uit de evaluatie dat er voor de afdeling C&F geen verschil is in het vergaren van informatie over partners en hun projecten tussen zendingsprojecten en projecten werelddiaconaat. Decentralisatie is kennelijk niet van invloed op de communicatie over partners en projecten met de achterban.

20 Pagina 20 van Verdeling van Kerk in Actie middelen De middelen van Kerk in Actie voor het werelddiaconale werk via de ICCO Alliantie zijn in 2012 als volgt verdeeld over de programma s. Eerlijke Economische Ontwikkeling (FED) Conflict Transformatie en Democratisering (CTD) Voedselzekerheid (FNS) Fair Climate ( FCL) Gezondheidszorg en HIV/AIDS Bedrag x miljoen KiA WD deel x miljoen WD (waarvan KK) Aantal landen Aantal partners Bereik 38,4 0,836 (0,142) ,4 miljoen clienten en kleine producenten 16,5 4,619 (1,748) individuen en 5000 groepen 9,8 1,466 (0,318) huishoudens 3,5 0,307 (0) huishoudens (incl.nl) 2,4 0,883 (0,192) huishoudens Onderwijs 4,8 0,260 (0,234) scholen Totaal 75,4 8,370 (2,633) Bronnen: jaarverslag ICCO Alliantie 2012 en financieel overzicht 2012 Kerk in Actie (in het totaal van landen zijn dubbeltellingen verwijderd) Het Kerk in Actie-deel in de jaarrekening van de ICCO Coöperatie 2012 bedraagt 11,1 %. De totale begroting van de ICCO Coöperatie voor 2014 bedraagt De inkomsten zijn als volgt samengesteld: MFS* geld voor ICCO Alliantie MFS geld voor samenwerking met WASH** en C4C*** Multilaterale instituties Diverse particuliere fondsen Kerk in Actie Het Kerk in Actie-deel in de begroting 2014 bedraagt 7,7%; gerelateerd aan MFS-gelden voor de ICCO Alliantie - om te kunnen vergelijken met is het 12,7 %. * MFS: Mede Financiering Stelsel; in dit programma financiert de rijksoverheid particuliere ontwikkelingsorganisaties zoals ICCO en Kerk in Actie ** WASH: Water, Sanitatie en Hygiëne; een samenwerkingsalliantie waarvan ICCO deel uitmaakt en die ook MFS II financiering krijgt *** C4C: Connect for Change; een van de samenwerkingsallianties waarin ICCO deelneemt en die ook MFS II financiering krijgt Fondsenwerving Kerk in Actie De resultaten van de fondsenwerving onder de achterban van Kerk in Actie zijn in 2010 t/m 2012 teleurstellend met een jaarlijkse terugloop va ca. 5%. Met het programma Interactief kon geen positieve trendbreuk worden gerealiseerd. Dat programma is in 2013 omgebouwd naar een nieu-